CHAIN OF CUSTODY: GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DUURZAAM BOSBEHEER. ZO DOET U MEE.

Transcriptie

1 CHAIN OF CUSTODY: GEDEELDE VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DUURZAAM BOSBEHEER. ZO DOET U MEE. IN 8 STAPPEN NAAR CHAIN OF CUSTODY CERTIFICERING Bedrijven die het PEFC keurmerk willen voeren, moeten over het Chain of Custody (CoC) certificaat beschikken. Dat certificaat waarborgt rechtmatig gebruik van het PEFC keurmerk, want het certificaat wordt verstrekt door een onafhankelijke certificeerder, die hiervoor jaarlijks een audit bij uw bedrijf doet. Met dit stappenplan kunt u bepalen wat er moet gebeuren, door wie en wanneer om een CoC certificaat te verkrijgen. Dit stappenplan is een informatief hulpmiddel voor het voldoen aan de PEFC Chain of Custody standaard. Aarzel niet om contact op te nemen indien u vragen heeft of indien u een afspraak wilt maken voor verdere toelichting. Let wel, dit stappenplan is slechts een hulpmiddel. Het is de certificeerder, niet PEFC zelf, die bepaalt of u voldoet aan de PEFC Chain of Custody Standaard. STAP 1: KIES HET CERTIFICAAT VAN UW VOORKEUR A. Het individuele Chain of Custody certificaat U bent zelfstandig bezitter van het PEFC certificaat. Let op, voor kleine bedrijven is deelname aan een groepscertificaat, zie C, het meest kosteneffectief. B. Het multi-site certificaat Beschikt uw bedrijf over meerdere productielocaties, filialen, vestigingen of franchisenemers, dan kunnen die worden ondergebracht onder één certificaat: het multi-site certificaat. Voorwaarde is dat al deze locaties een gemeenschappelijk eigendom, management of andere organisatorische relatie hebben. De deelnemende locaties en bedrijven zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het voldoen aan de PEFC CoC eisen en hebben daar een centrale interne coördinator voor aangesteld. Elke deelnemer moet individueel aan de eisen voldoen. Indien één deelnemer niet aan de regels voldoet heeft dit gevolgen voor alle deelnemers van het CoC certificaat. De coördinator ziet daarop toe. C. Het groepscertificaat Om de kosten van certificering voor een klein zelfstandig bedrijf (met minder dan 50 voltijdbanen en niet meer dan CHF 9 miljoen omzet, ongeveer 7,3 miljoen) te verlagen, kan deze zich aansluiten bij een groepscertificaat. Het beheer ligt bij een centrale coördinator: de groepsmanager. Deze ziet onder meer toe op de naleving van de CoC-regels door de groepsleden. Voor kleine bedrijven is dit de meest kosteneffectieve manier voor het behalen van een PEFC certificaat. In Nederland zijn er momenteel vier groepsmanagers waarbij bedrijven uit diverse sectoren zijn aangesloten. Neem voor deelname contact op met een groepsmanager. Klik hier voor de contactgegevens.

2 D. Het projectcertificaat PEFC kent een voorziening voor projectcertificering, waarbij meerdere leveranciers van gecertificeerd materiaal betrokken zijn zonder zelf een eigen CoC certificaat te hebben. Dit is een optie voor bijvoorbeeld (onder)aannemers die werken aan een tastbaar (groot) project waar PEFC gecertificeerd materiaal wordt gevraagd. Als projectdeelnemer hoeven zij geen eigen CoC certificaat te hebben. Er is één hoofdverantwoordelijke, bijvoorbeeld de hoofdaannemer, die verantwoordelijk is voor de controle over het PEFC-project en de uitvoering daarvan. Gedetailleerde informatie over projectcertificering kunt u in sectie 2 van dit document lezen. STAP 2: KIES DE SCHEIDINGSMETHODE VAN PEFC MATERIAAL PEFC GECERTIFICEERD MATERIAAL IS: a) gecertificeerd materiaal dat is geleverd met de claim X% PEFC gecertificeerd door een leverancier die in het bezit is van het CoC certificaat. b) gerecycled materiaal. Om het PEFC gecertificeerde hout en papier door de hele keten te kunnen volgen, is het belangrijk om PEFC gecertificeerde producten en grondstoffen te identificeren en gescheiden te houden van nietgecertificeerd materiaal. Er zijn twee methoden om PEFC materiaal in de goederenstroom te onderscheiden. Door het fysiek te scheiden, of met behulp van een percentageberekening. A) Fysieke scheidingsmethode Het fysiek scheiden is geschikt voor bedrijven die PEFC gecertificeerde grondstof inkopen en dit niet mengen met ongecertificeerde grondstof. Het kan op drie manieren: Locatie: u wijst bepaalde plekken op het terrein aan die exclusief bestemd zijn voor het ontvangen,

3 produceren, verpakken en verzenden van gecertificeerde producten. Deze plekken zijn fysiek herkenbaar op het terrein met behulp van borden, markeringen op de grond / stelling, enz. Tijd: u bepaalt een specifieke periode waarin alleen gecertificeerd materiaal wordt ontvangen, verwerkt en verzonden. Identificatie: u maakt gecertificeerde producten duidelijk herkenbaar en onderscheidend van andere producten, met behulp van het PEFC logo, kleurcodes of barcodes, enz. B) Percentagemethode Als u PEFC gecertificeerd met ongecertificeerd hout of papier mixt uit non-controversiële bronnen (bijvoorbeeld FSC), dan moet u weten en kunnen verantwoorden wat het percentage PEFC gecertificeerd materiaal in een eindproduct(groep) is. Hiervoor berekent u voor elk product (of productgroep) het percentage PEFC gecertificeerd materiaal óf in geval van verkoop volgens de volume kredietmethode (zie 2b op de volgende pagina), houdt u een kredietrekening bij. Voor het berekenen van het percentage PEFC gecertificeerd materiaal geldt onderstaande formule (niet-bosproducten als aluminium, staal, enzovoorts rekent u niet mee): % PEFC Gecertificeerd Voor het berekenen van het percentage of krediet bij inkoop kunt u kiezen tussen twee manieren: a) De eenvoudig percentage methode gebruikt u als u PEFC gecertificeerd materiaal voor een specifieke order inkoopt. Het is een weergave van het daadwerkelijk aanwezige gecertificeerde materiaal in de specifieke order waarvoor u het percentage/krediet berekend. Voorbeeld: Een drukkerij koopt voor een brochure vellen 100% PEFC gecertificeerd papier en vellen nietgecertificeerd papier (non-controversieel). De inkoop kan dan worden beschouwd als 80% PEFC gecertificeerd ( / ( ) x 100% = 80%). U heeft dan voor deze order 80% PEFC krediet.

4 b) De doorlopend percentage methode gebruikt u als u voor een langere toekomstige periode het percentage/krediet wilt berekenen waarbij u eerder ingekocht gecertificeerd materiaal wilt meerekenen. Voorbeeld: Een palletfabriek koopt gedurende drie maanden 5.000, en m³ gezaagd hout (totaal m³ dat voor 100% PEFC gecertificeerd is) en gedurende dezelfde periode ook 1.000, en m³ niet-gecertificeerd hout uit niet-controversiële bronnen (totaal m³). In de daarop volgende maand mag het totaal ingekochte hout (en de daaruit gemaakte pallets) als 75% PEFC gecertificeerd worden beschouwd ( / ( ) x 100% = 75%). Voor het verdelen van het percentage PEFC bij de verkoop van producten kunt u kiezen tussen twee manieren: a) Met de gemiddelde percentage methode worden alle producten uit een bepaalde productgroep met het voor deze productgroep berekende certificeringspercentage verkocht. Voorbeeld: het certificeringspercentage van een partij ingekocht gezaagd naaldhout gedurende een bepaalde periode of voor een bepaalde order is door de leverancier bepaald op 80%. Alle leveringen vanuit deze partij kunnen vervolgens als 80% PEFC gecertificeerd worden verkocht. b) Met de volume krediet bouwt u een krediet op voor producten die als PEFC gecertificeerd kunt verkopen. U moet daarvoor een kredietrekening aanleggen waaraan volumekredieten worden toegevoegd als u gecertificeerd materiaal inkoopt. Wanneer u producten als PEFC gecertificeerd verkoopt, dan worden deze volumekredieten op uw kredietrekening in mindering gebracht. Met deze methode kunt u (een deel van) de producten met een ander percentage dan het

5 gemiddelde certificeringspercentage verkopen. Voorbeeld: een timmerfabriek heeft een hoeveelheid hout ingekocht met een certificeringspercentage van 50% waarvan in totaal kozijnen worden gemaakt. Het bedrijf kan vervolgens 600 kozijnen verkopen als 100% PEFC gecertificeerd of meer dan 600 kozijnen met een lager gecertificeerd percentage dan 100%. Bijvoorbeeld 750 kozijnen als 80% (0.8) PEFC gecertificeerd (600 kozijnen krediet/0.8 = 750 kozijnen). Het resterende aantal kan niet als PEFC gecertificeerd worden verkocht. STAP 3: PAS DUE DILIGENCE TOE Om het risico te minimaliseren dat materiaal uit controversiële bronnen terecht komt in PEFC gecertificeerde producten moet u het PEFC Due Diligence System (DDS) gebruiken (zie voorbeelden onderaan deze pagina). De DDS betekent het volgende voor uw inkoop voor producten die u met PEFC claim wilt verkopen (ook van toepassing op ingekocht materiaal met PEFC of FSC claim): 1.Regel met bijvoorbeeld een leveranciersverklaring of contractuele bepaling met deze inhoud toegang tot de volgende informatie: Product-/materiaalidentificatie (doorgaans voldoet een leveringsdocument, daar staat immers op wat je koopt) Naam boomsoort in het product/materiaal (handelsnaam en/of wetenschappelijke naam) Land van oogst van het materiaal en waar van toepassing de sub-nationale regio en/of oogstconcessie. 2. Voer een risicoanalyse uit op herkomstgebied en handelsketen. Hieruit volgt een verwaarloosbaar of significant risico op controversiële herkomst. Voor leveringen met een verwaarloosbaar risico (bijvoorbeeld PEFC en FSC gecertificeerd materiaal) is geen verder onderzoek nodig tenzij er substantiële klachten zijn van derden over de controversiële herkomst. Meer details vindt u in paragraaf 5.3 en 5.4 van de PEFC Chain of Custody Standaard. 3. Tot slot: in geval van leveringen met significant risico is nader onderzoek vereist, bijvoorbeeld door verificatie door derden. Klik hier voor een hulpmiddel voor het opstellen van procedures voor de DDS voor een organisatie die de fysieke scheidingsmethode hanteert of klik hier voor een hulpmiddel voor de percentagemethode. (Engelse versie is respectievelijk hier en hier beschikbaar)

6 PEFC VERMIJDT CONTROVERSIËLE BRONNEN Dit zijn bosbeheeractiviteiten die: a) niet in overeenstemming zijn met lokale, nationale en international wetgeving, met name op de gebieden: boswerkzaamheden en oogstwerkzaamheden waaronder omvorming van bos naar ander gebruik; beheer van gebieden met aangewezen hoge natuur- en culturele waarde; beschermde en bedreigde soorten, waaronder CITES-bepalingen; arbeidsomstandigheden en gezondheid van de bosarbeiders; eigendoms-, beheers- en gebruiksrechten van de inheemse bevolking; het betalen van belastingen en royalties. b) niet voldoen aan handels- en douanewetgeving van het land van oogst voor zover dit de bossector betrekt. c) gebruik maken van genetisch gemanipuleerde organismen. d) bos omvormen naar een andere vegetatietype, waaronder het omvormen van primaire bossen naar plantagebossen. STAP 4: LEG EEN REGISTRATIESYSTEEM AAN EN ZORG VOOR INTERNE PROCEDURES Voor uw Chain of Custody moet u nauwkeurig bijhouden welke bosproducten (hout, papier of andere uit bos afkomstige producten zoals paddenstoelen) op de locatie worden aangevoerd en welke producten als PEFC gecertificeerd zijn verkocht. De eisen aan het managementsysteem hebben betrekking op de interne procedures van het bedrijf en zijn bedoeld om onterecht gebruik van het PEFC-keurmerk te voorkomen. De ervaring leert dat als bedrijven al ISO 9001 en/of (of FSC) gecertificeerd zijn, de PEFC certificering eenvoudiger kan worden afgerond. Een voorwaarde is het niet. Er wordt van bedrijven gevraagd: a) een managementverklaring af te leggen dat het bedrijf zich aan de CoC-standaard zal houden. U kunt een modelverklaring hier downloaden b) iemand aan te stellen die verantwoordelijk is voor het PEFC systeem; c) te verzekeren dat alle bij de CoC betrokken werknemers over de juiste vaardigheden beschikken en de noodzakelijke training en scholing krijgen; d) gedocumenteerde procedures voor alle stappen van de CoC te hebben, namelijk; structuur van de organisatie, bijvoorbeeld organogram beschrijving van de grondstoffenstromen, o.a. de productgroepen het vaststellen van herkomst/pefc claim, fysieke scheiding en/of berekening van percentage en/of beheer van de kredietrekening, verkoop van producten, uitbesteding

7 Due Dillengence System (DDS) interne audit voor het controleren van of de organisatie zich nog houdt aan de eisen in de PEFC Chain of Custody Standaard en beoordeling van directie (daarop) klachtenbehandeling voor aan de Chain of Custody gerelateerde klachten van leveranciers, klanten of andere partijen e) een administratie over de CoC te voeren van in- en verkoop, die controle mogelijk maakt en vijf jaar wordt bewaard; f) ten minste eens per jaar een interne audit te houden en eventuele daaruit noodzakelijke corrigerende en preventieve maatregelen te nemen; De adviseurs en groepsmanagers zijn u graag behulpzaam. STAP 5: REGEL EEN AUDIT Kies een certificeringbureau. Vraag een offerte en maak een afspraak voor het uitvoeren van de audit op uw bedrijf. De auditor beoordeelt of u voldoet aan de PEFC International Chain of Custody standaard. Indien de audit succesvol verloopt, zult u spoedig uw certificaat ontvangen. STAP 6: KIES UW PEFC LABELS Gecertificeerde bedrijven kunnen een gratis logolicentie aanvragen bij PEFC Nederland. Vervolgens ontvangt u inloggegevens voor de online labelgenerator waarmee op een eenvoudige wijze de logo s en labels kunnen worden gedownload met uw persoonlijke logolicentienummer. Het logolicentienummer is uw unieke herkenningsnummer dat u altijd onder het PEFC logo moet vermelden. Als u gecertificeerd bent mag u het PEFC logo op uw gecertificeerde producten plaatsen en op uw website, in brochures etc. U dient zich te houden aan de PEFC logogebruiksregels. We gaan er vanuit dat u het logo en label verantwoord gebruikt, maar u kunt ons altijd raadplegen. Het PEFC logo & de letters PEFC zijn exclusief eigendom van PEFC en is een internationaal geregistreerd handelsmerk. U krijgt als PEFC gecertificeerd bedrijf ook een certificaatnummer. Het certificaatnummer gebruikt u op facturen en pakbonnen als bewijs dat u gecertificeerd bent (eventueel samen met een kopie van uw certificaat).

8 a) On-product labels Het on-product label geeft aan dat het product ten minste 70% PEFC gecertificeerd materiaal bevat (uit PEFC gecertificeerd en/of gerecyclede bron), aangevuld met hout uit gecontroleerde bronnen. Het onproduct gebruik geldt op: tastbare producten; documenten die verwijzen naar bepaalde PEFC gecertificeerde producten (catalogi, advertenties, brochures enz. waarbij het logo specifiek verwijst naar de gecertificeerde status van het product). b) Off-product label Met het promotionele off-product gebruik van het PEFC logo kunnen bedrijven en organisaties hun betrokkenheid bij PEFC certificering duidelijk maken. Het gaat om gebruik in/op: jaar-, en MVO-verslagen; brochures; overige geschreven media informatiepanelen en posters in bijvoorbeeld winkels of op beurzen advertenties en flyers websites

9 STAP 7: ZORG DAT U ZELF PEFC-GECERTIFICEERD MATERIAAL HERKENT Inkomende en uitgaande leveringen van PEFC gecertificeerd materiaal moeten zijn voorzien van de volgende gegevens: 1) Adresgegevens van de leverancier 2) Adresgegevens van de klant/ontvanger 3) Identificatie van product(en) 4) De geleverde hoeveelheid van gedocumenteerde product(en) 5) Een datum (om de geldigheid van het CoC certificaat ten tijde van levering te kunnen controleren) 6) De PEFC claim: X% PEFC gecertificeerd 7) Het certificaatnummer van de leverancier (een kopie van het certificaat zelf is éénmalig vereist, niet voor iedere levering) Wie certificaten wil verifiëren kan het publiekelijk toegankelijke PEFC register online raadplegen: Voorbeeld van de PEFC verantwoording op een factuur. Behaalt uw organisatie het PEFC certificaat dan komt ook uw organisatie in deze database. Hoe nauwkeuriger u uw producten doorgeeft aan uw certificeerder, hoe beter potentiële klanten uw organisatie kunnen vinden in de openbare datebase. STAP 8: ONDERHOUD UW CERTIFICAAT Jaarlijks voert de certificeerder een controle-audit uit om te controleren of uw bedrijf nog steeds aan alle CoC eisen voldoet.

10 WILT U MEER INFORMATIE DAN KUNT U ALTIJD CONTACT MET ONS OPNEMEN. WE HELPEN U GRAAG. Meer weten over de officiële PEFC Chain of Custody Standaard? Klik hier: voor de vertaling van de PEFC Chain of Custody standaard. Voor het Engelstalige Chain of Custody guidance document met toelichtingen op de Chain of Custody Standaard. Klik hier: PEFC Nederland Kokermolen DG Houten info@pefcnederland.nl PEFC Nederland PEFC. HET KEURMERK VOOR DUURZAAM BOSBEHEER