Handleiding handtekening, afwezigheidsbericht en mailforwarding instellen in Outlook

Transcriptie

1 Handleiding handtekening, afwezigheidsbericht en mailforwarding instellen in Outlook Hoe stel je een digitale handtekening, een afwezigheidsbericht of mailforwarding in. Deze handleiding is bedoeld voor Outlook Inhoudsopgave 1. Handtekening instellen Afwezigheidsbericht instellen Mailforwarding instellen

2 1. Handtekening instellen 1. Klik op het tabblad FILE linksboven in het venster. 2

3 2. Klik links op het tabblad Options. 3

4 3. Klik links op het tabblad Mail en klik daarna op de knop Signatures rechts in het venster om een handtekening in te stellen. 4

5 4. Klik op New om een nieuwe handtekening aan te maken en een naam daarvoor op te geven. Je kunt in dit venster de tekst van de handtekening aanpassen. Je kunt ook instellen of je de handtekening alleen onder nieuwe berichten wilt, alleen onder replies/forwards of onder allebei. 5

6 2. Afwezigheidsbericht instellen 1. Klik linksboven in het venster op het tabblad FILE. 6

7 2. Klik op de knop Automatic Replies om je afwezigheidsbericht in te stellen. 7

8 3. In dit venster stel je het afwezigheidsbericht in. De periode dat het bericht automatisch verstuurd moet worden kan ingesteld worden door Only send during this time range aan te vinken en een beginen eindtijd in te voeren. Je kunt instellen of het bericht naar contacten binnen de organisatie of buiten de organisatie verstuurd kan worden onder de tabbladen Inside My Organization (binnen) en Outside My Organisation (buiten). Klik op OK om je afwezigheidsbericht op te slaan. 8

9 3. Mailforwarding instellen In deze handleiding gaan we ervan uit dat je alle mail wilt doorsturen naar een ander adres. 1. Klik linksboven in het venster op het tabblad FILE. 9

10 2. Klik op de knop Manage Rules & Alerts. 10

11 3. Klik op New Rule om een nieuwe regel toe te voegen. 11

12 4. Onderin dit scherm zie je nu de optie Check messages when they arrive. Klik hier op en vervolgens op Next. 12

13 5. Door in dit venster geen keuze te maken en op Next te klikken, geef je geen voorwaarden op waaraan voldaan moet worden. Dat betekent dus dat alle mail doorgestuurd wordt. 13

14 6. Door hier op Yes te klikken bevestig je dat het doorsturen van alle mail correct is. 7. Het is ook mogelijk om mailforwarding in te stellen voor een beperkt aantal gebruikers of groepen. Zet een vinkje in het vorige venster bij redirect it to people or distribution list. Klik vervolgens op de people or public group. 14

15 8. Als de mail doorgestuurd moet worden naar een adres binnen de HvA of UvA kun je het adres opzoeken in de lijst. Linksboven kun je adressen opzoeken. Je kunt ook handmatig een adres opgeven in het vak onderin het venster. Na je keuze te hebben gemaakt klik je op OK om deze op te slaan. 15

16 9. In dit venster kun je uitzonderingen toevoegen aan de mailforwarding door die aan te vinken. Let op: als alle mails doorgestuurd dient te moet geen enkel vakje aangevinkt zijn. 16

17 10. Hier kun je een naam opgeven voor de regel die je hebt aangemaakt. Klik nu op Finish. 17