ONGECONTROLEERDE KOPIE

Transcriptie

1 REGLEMENT CERTIFICATIE NCP Certificatie B.V. & SCM Certificatie B.V. Rietbaan Postbus AJ Capelle aan den IJssel Pagina 1 van 17 oktober 2007

2 Inhoud 1 Begripsomschrijvingen 2 Certificatie algemeen 3 Aanvraagprocedure 4 Vervolgaudits en herbeoordeling 5 Beëindiging van het certificaat 6 Overige bepalingen 7 Klachten en geschillen 8 Slotbepalingen Pagina 2 van 17 oktober 2007

3 Voorwoord Certificatie vormt een kernactiviteit van NCP-SCM Bij certificatie hanteert NCP-SCM de volgende uitgangspunten: 1. Het beleid en de procedures bij NCP-SCM zijn niet-discriminerend: alle leveranciers hebben toegang tot de bij NCP-SCM gehanteerde certificatieschema s en worden bij de levering van certificatiediensten gelijkwaardig behandeld; 2. NCP-SCM is volstrekt onpartijdig en onafhankelijk, en heeft daartoe de functies van: A) uitvoering en B) arbitrage ten aanzien van haar certificatiewerkzaamheden strikt gescheiden. NCP-SCM stelt alle partijen die een aanzienlijk belang hebben bij de ontwikkeling van beleidslijnen en uitgangspunten met betrekking tot de inhoud en de werking van certificatie in de gelegenheid om te participeren in College(s) van Deskundigen. Uitvoering Bij de uitvoering van certificatie wordt onpartijdig en onafhankelijk personeel ingezet, dat geen belang heeft bij de te certificeren systemen/producten of de organisatie van de klant, en gehouden is aan de daarbij door NCP-SCM voorgeschreven regels. Daarnaast is een strikte scheiding aangebracht tussen personeel dat belast is met uitvoerende certificatie/inspectiewerkzaamheden en personeel dat verantwoordelijk is voor de te nemen certificatiebeslissingen. Beroep Tegen beslissingen of maatregelen van NCP-SCM kan beroep worden ingesteld bij een door NCP-SCM in te stellen beroepscommissie. 1 Begripsomschrijvingen 1.1 Certificatie Onder certificatie wordt in dit reglement verstaan de door NCP-SCM uitgevoerde activiteiten op grond waarvan NCP-SCM verklaart dat een managementsysteem/product voldoet aan de daarvoor geldende eisen die zijn vastgelegd in een door NCP-SCM voor certificatie van toepassing verklaard eisenstellend/normatief document. 1.2 Algemene begripsomschrijvingen Als algemene begripsbepaling wordt verwezen naar: De termen en definities, zoals vastgelegd in NEN-EN-ISO 9000: 2000; Aanvullende begripsbepalingen, die in van toepassing zijnde regelingen, beoordelingsrichtlijnen, normen, documenten of systeemeisen worden gegeven. Pagina 3 van 17 oktober 2007

4 1.3 Specifieke begripsomschrijvingen Specifieke begripsomschrijvingen binnen het kader van dit reglement zijn: Klant De partij die verantwoordelijk is voor een product, proces of dienst en die kan verzekeren dat de borging van het managementsysteem wordt toegepast. Nonconformity (Afwijking) De bevinding dat niet voldaan wordt aan een systeemeis en/of voorschrift. Proefaudit Een audit van beperkte omvang bij bepaalde bedrijfsfuncties die niet leidt tot afgifte van een certificaat. Een proefaudit is alleen van toepassing op audits gehouden onder de NEN- EN-ISO/IEC College van Deskundigen College waarin partijen die belang hebben bij de ontwikkeling van de beleidslijnen en principes met betrekking tot de inhoud en de werking van een certificatiesysteem kunnen deelnemen. College van Belanghebbenden College dat de onpartijdigheid van de Certificatie-instelling bewaakt. Leden van dit college dienen inzicht/kennis te hebben binnen het vakgebied van de regeling, het certificatietraject en als gebruiker van de dienst en/of het product. 2 Certificatie algemeen 2.1 Algemene regels De aan certificatie verbonden regels zijn vastgelegd in dit reglement Wanneer NCP-SCM door de overheid is aangewezen voor het uitvoeren van wettelijk voorgeschreven certificatie dan kan, naast dit reglement, een aanvullend reglement voor wettelijke certificatieregelingen van toepassing zijn Wanneer NCP-SCM gebruik maakt van een certificatieregeling van een externe organisatie, geldt het bepaalde in die regeling, ook als er sprake is van strijdigheid met dit reglement Bij de uitvoering van certificatie onder accreditatie van de Raad voor Accreditatie ( RvA) is NCP-SCM gebonden aan de criteria, die door de RvA worden gehanteerd De RvA is, in het kader van een aanvraag van NCP-SCM tot accreditatie en in het kader van controles, bevoegd tot het bijwonen van certificatiewerkzaamheden bij de klant. De klant is verplicht om daaraan medewerking te verlenen. 2.2 Uitvoering van certificatiewerkzaamheden Pagina 4 van 17 oktober 2007

5 2.2.1 Certificatiewerkzaamheden zullen worden uitgevoerd door gekwalificeerde NCP-SCMauditors. NCP-SCM informeert de klant over de auditor, of de samenstelling van het auditteam (indien van toepassing). De klant mag eenmalig bezwaar maken tegen door NCP-SCM in te schakelen auditor(s). Algemeen geldende kwalificatie -eisen voor auditors liggen vast in ISO Voor specifieke schema s kunnen nadere kwalificatie-eisen worden vastgesteld door het desbetreffende College van Deskundigen Uitbesteding van werkzaamheden door NCP-SCM Met toestemming van de klant kan NCP-SCM de uitvoering van onderdelen van certificatiewerkzaamheden opdragen aan derden. Voor zover er accreditatie-eisen voor deze derden zijn vastgesteld, zal NCP-SCM deze werkzaamheden uitsluitend opdragen aan derden die voldoen aan deze eisen, of zelfstandig controleren of genoemde derden hieraan voldoet door middel van het houden van een audit bij deze derden. (Wanneer in de aan de potentiële aanvrager verstrekte informatie is aangegeven dat bepaalde werkzaamheden worden uitgevoerd door derden, dan wordt het indienen van een aanvraag op basis van deze informatie beschouwd als toestemming.) Bij uitbesteding van werkzaamheden zal NCP-SCM de volledige verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat van de uitbestede werkzaamheden en voor al haar beslissingen ten aanzien van certificatie. 2.3 Betekenis, inhoud en geldigheidsduur van het certificaat Op een systeemcertificaat verklaart NCP-SCM dat het door de klant gehanteerde managementsysteem en/of product, en de toepassing ervan, voldoen aan omschreven systeemeisen, normen en/of van toepassing zijnde normatieve documenten Op het certificaat wordt ten minste vastgelegd: De naam van de klanten,indien van toepassing, de vestiging(en) waarvoor het certificaat is afgegeven; De systeemeisen waaraan het managementsysteem is getoetst (in het kader van accreditatie voor de NEN-EN-ISO/IEC 17021); De producteisen en indien van toepassing normatieve documenten waaraan het product/dienst is getoetst (in het kader van de accreditatie voor de NEN-EN 45011); Het toepassingsgebied waarop het certificaat betrekking heeft; De datum vanaf welke het certificaat geldig is en de geldigheidsduur Een systeemcertificaat wordt verleend voor een periode van 1-3 jaar een en ander afhankelijk van de betreffende regeling, of norm. Een productcertificaat wordt verstrekt voor een periode van één jaar Na het verstrijken van de geldigheidsduur zal het certificaat verlengd worden nadat NCP- SCM opnieuw heeft vastgesteld dat het gehanteerde systeem aan de systeemeisen voldoet Pagina 5 van 17 oktober 2007

6 middels een (vervolg)audit. (Een vervolgaudit is alleen van toepassing bij certificatie onder de NEN-EN-ISO/IEC 17021) Een Productcertificaat kan na het verstrijken van de geldigheidsduur middels een verklaring (onder te stellen voorwaarden) worden verlengd Een aanpassing van een systeemcertificaat is nodig bij wijziging van een of meer van de onder genoemde punten. Een productcertificaat komt bij wijziging van de onder genoemde punten te vervallen. 2.4 Merken, logo s en pictogrammen Een systeemcertificaat geeft de klant niet het recht op producten een certificatiemerk aan te brengen. Een productcertificaat verplicht de klant zijn product te voorzien van een certificatiemerk. Op producten die niet kunnen worden voorzien van een certificatiemerk op het product zelf dient dit product vergezeld te gaan van een document waaruit de certificatie is op te maken en is voorzien van het certificatiemerk De klant mag, indien van toepassing, door middel van door NCP-SCM beschikbaar gestelde pictogrammen kenbaar maken dat zijn managementsysteem gecertificeerd is. Het gebruik van deze pictogrammen is alleen toegestaan volgens de door NCP-SCM verstrekte aanwijzingen over het gebruik van pictogrammen Het gebruik van logo s van derden, al dan niet in combinatie met een NCP-SCMbeeldmerk, is uitsluitend toegestaan conform de voorwaarden van de eigenaar van het logo. (Hier worden bedoeld de logo s van instellingen, waarvan NCP-SCM het gebruik van het certificatieschema in licentie heeft, of het logo van een accreditatie-instelling. Het gebruik van het logo van de RvA door gecertificeerde leveranciers ligt vast in het Reglement voor het Gebruik van Accreditatiemerken van de RvA.) Overtreding van de in deze paragraaf vermelde bepalingen ten aanzien van het gebruik van merken, logo s en pictogrammen wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel van dit reglement. 2.5 Certificatieovereenkomst Voor de uitvoering van certificatiewerkzaamheden sluiten NCP-SCM en de klant een certificatieovereenkomst, waarin ten minste wordt vastgelegd: De aard van de door NCP-SCM geleverde diensten; De verplichting van de klant om te allen tijde te voldoen aan de in of krachtens de overeenkomst vastgelegde bepalingen ten aanzien van certificatie; De van toepassing zijnde reglementen; De van toepassing zijnde systeem- en/of producteisen; De termijn van de overeenkomst; De vergoeding aan NCP-SCM. 2.6 Aan certificatie verbonden kosten Pagina 6 van 17 oktober 2007

7 2.6.1 NCP-SCM brengt aan de klant de kosten verband houdend met certificatie in rekening. Dit betreffen: a) De kosten zoals vastgelegd in de certificatieovereenkomst; b) De extra kosten voor het beoordelen van de door de klant getroffen maatregelen naar aanleiding van het toelatingsonderzoek, een vervolgaudit of de herbeoordeling vastgestelde nonconformity's (afwijkingen); c) De extra kosten die gemoeid zijn met een maatregel zoals bedoeld in artikel 4.2. De klant is gehouden de door NCP-SCM in rekening gebrachte kosten te voldoen binnen de op de factuur vermelde termijn Indien de klant in gebreke blijft om de in rekening gebrachte kosten tijdig te betalen, kan NCP-SCM: de verdere behandeling van de aanvraag en/of de verlening van het certificaat opschorten; de geldigheid van het certificaat opschorten of beëindigen Annuleringskosten Wanneer de klant een afspraak voor een toelatingsonderzoek, een vervolgaudit of een bezoek ter verificatie van getroffen corrigerende maatregelen niet tijdig annuleert, kan NCP-SCM kosten in rekening brengen, tot een maximum van: 50% van de voor het onderzoek gereserveerde tijd, wanneer annulering plaats tussen 10 en 5 werkdagen voor de geplande afspraak; 100% van de voor het onderzoek gereserveerde tijd, wanneer annulering plaats 5 of minder werkdagen voor de geplande afspraak. 2.7 Openbaarmaking Openbaarmaking door de klant De klant mag publiceren dat zijn managementsysteem of product gecertificeerd is, maar uitsluitend en ondubbelzinnig voor de in het certificaat vermelde systeemeisen, toepassingsgebied(en) en vestiging(en). Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel van dit reglement De klant is verplicht om desgevraagd belanghebbenden een kopie exemplaar van het certificaat te verstrekken Openbaarmaking door NCP-SCM NCP-SCM publiceert een overzicht van alle verleende certificaten en/of erkenningen op de website van NCP-SCM. Dit overzicht omvat ten minste de gecertificeerde leveranciers en de vermelding van de toepassingsgebieden en vestigingen waarop deze certificaten en/of erkenningen betrekking hebben. Pagina 7 van 17 oktober 2007

8 NCP-SCM stelt verder relevante en voorwaarden in acht nemende informatie over onder licentie verleende certificaten beschikbaar voor publicatie aan de licentiegever. Pagina 8 van 17 oktober 2007

9 2.8 Geheimhouding NCP-SCM medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding tegenover derden over alle gegevens waarvan zij kennis nemen als gevolg van de uitvoering van certificatiewerkzaamheden, behoudens in geval van: Wettelijke verplichtingen, Verplichting tot het verschaffen van inzage over certificatiewerkzaamheden aan de Raad voor accreditatie, zij is op haar beurt verplicht tot geheimhouding. Bij het ingesteld beroep tegen een uitspraak of beslissing van NCP-SCM. Leden van de beroepscommissie zijn op hun beurt verplicht tot geheimhouding Wanneer NCP-SCM op grond van wettelijke verplichtingen vertrouwelijke informatie verstrekt, zal NCP-SCM de desbetreffende klant hierover informeren Bij de inschakeling van externe deskundigen bij de uitvoering van certificatiewerkzaamheden zullen deze een verklaring ondertekenen, waarin de geheimhoudingsplicht als vastgelegd in artikel is geregeld. 3 Aanvraagprocedure 3.1 Informatie NCP-SCM zal een klant die daarom verzoekt alle benodigde informatie verschaffen over de aanvraagprocedure, de daarbij gehanteerde eisen, de werkwijze en de kosten die aan certificatie zijn verbonden. 3.2 In behandeling nemen van de aanvraag Na ontvangst van de aanvraag, wordt: Nagegaan of aanvullende gegevens nodig zijn om de opdracht uit te kunnen voeren; Indien overeengekomen is om eerst een proefaudit te houden wordt in overleg bepaald welke bedrijfsfuncties daarvoor in aanmerking komen In een werkplan wordt indien van toepassing vastgelegd: Het toepassingsgebied/product; De activiteiten en/of functies die in de audit zullen worden betrokken; De samenstelling van het auditteam NCP-SCM mag geen mededelingen aan derden doen over de aanvraag en de behandeling daarvan, behoudens met toestemming van de klant De klant mag tijdens de aanvraagprocedure niet de indruk wekken dat zijn systeem/product reeds gecertificeerd is. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel van dit reglement. Pagina 9 van 17 oktober 2007

10 3.3 Toelatingsonderzoek Het toelatingsonderzoek bestaat uit een documentatiebeoordeling, gevolgd door een audit waarbij NCP-SCM beoordeelt of het vastgelegde systeem en/of product en de toepassing ervan voldoen aan alle van toepassing zijnde eisen Wanneer uit de documentatiebeoordeling blijkt dat het systeem van de klant niet geschikt is om aan de eisen te voldoen, zal de uitvoering van de audit worden uitgesteld totdat de klant corrigerende maatregelen heeft doorgevoerd NCP-SCM kan de resultaten van een proefaudit, en de naar aanleiding daarvan getroffen corrigerende maatregelen, betrekken in het onderzoek conform de accreditatie-eisen zal het eerst laten uitvoeren van een proefaudit niet tot een reductie van tijdbesteding mogen leiden bij het uitvoeren van de initiële audit Klachtenprocedure De klant moet beschikken over een procedure voor de behandeling van klachten; daarin moet in ieder geval geregeld zijn dat de klant: Een registratie bijhoudt over alle klachten die in verband staan met het functioneren van de in de certificatieovereenkomst genoemde scope en/of product; Geëigende maatregelen treft in verband met dergelijke klachten; De getroffen maatregelen naar aanleiding van klachten registreert De klant stelt NCP-SCM alle relevante documentatie ten behoeve van de audit gratis ter beschikking en verleent verder alle noodzakelijke medewerking aan de audit. 3.4 Procedurele aspecten Indien bij de behandeling van de aanvraag de begroting of het tijdschema dreigt te worden overschreden, zal NCP-SCM hierover met de klant overleg plegen Indien bij de audit nonconformity s (afwijkingen) werden geconstateerd die naar het oordeel van de klant en NCP-SCM niet binnen de gestelde termijn(en) kunnen worden gecorrigeerd, kan in onderling overleg worden besloten tot verlenging van de aanvraagprocedure. Binnen deze periode dient de klant corrigerende maatregelen te treffen en deze door NCP-SCM te laten beoordelen Indien tijdens het onderzoek blijkt dat een positieve beslissing over de verlening van een certificaat redelijkerwijs niet te verwachten is, kan de behandeling van de aanvraag in onderling overleg worden beëindigd De klant kan te allen tijde zijn aanvraag tussentijds intrekken, onverminderd zijn verplichting tot betaling van reeds door NCP-SCM gemaakte kosten. Pagina 10 van 17 oktober 2007

11 3.5 Rapportage over het toelatingsonderzoek De auditor(team) zal zijn bevindingen over de mate van conformiteit van het beoordeelde managementsysteem ten opzichte van alle daaraan gestelde eisen: in een bespreking met het management van de klant bespreken; vastleggen van Non-conformiteiten (afwijkingen) in afwijkingrapporten en deze aan de klant overhandigen en vastleggen in een volledig rapport Binnen twee maanden na afronding van het toelatingsonderzoek (inclusief de opgeheven afwijkingen) stuurt NCP-SCM het rapport aan de klant. 3.6 Beslissing op de aanvraag NCP-SCM beslist binnen twee maanden nadat het onderzoek is afgerond De functionaris van NCP-SCM, die beslist over certificaatverlening is niet zelf bij het onderzoek betrokken De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld Bij een positieve beslissing ontvangt de klant een certificaat Bij een negatieve beslissing wijst NCP-SCM de aanvraag af onder vermelding van de redenen die tot deze beslissing hebben geleid. Hiermee vervalt de met de klant gesloten certificatieovereenkomst. Een klant kan binnen 6 maanden niet opnieuw een aanvraag indienen onder het zelfde inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel Indien een aanvraag is afgewezen, dan wel de behandeling in onderling overleg tussentijds is beëindigd, zal NCP-SCM een hernieuwde aanvraag alleen in behandeling nemen, nadat de klant corrigerende maatregelen heeft getroffen. 4 Vervolgaudits, vervolginspecties en herbeoordeling 4.1 Vervolgaudits Vóór het verstrijken van de geldigheidstermijn van het certificaat (onder de accreditatie op basis van de NEN-EN-ISO/IEC 17021) zal door NCP-SCM opnieuw moeten worden vastgesteld of het systeem van de klant nog volledig aan de van toepassing zijnde systeemeisen voldoet. De herbeoordeling van de onder punt genoemde certificaat vindt plaats door het opnieuw uitvoeren van een systeembeoordeling, zoals in Hoofdstuk 3 omschreven. De in de regelingen en beoordelingsrichtlijnen genoemde termijnen zijn van toepassing NCP-SCM voert periodiek vervolgaudits uit. De vervolgaudit zal ten minste betrekking hebben op: De toepassing van het systeem; Pagina 11 van 17 oktober 2007

12 Eventuele consequenties voor het systeem van: -wijziging van de organisatie; -wijziging van het voortbrengingsproces; -wijzigingen in het handboek; De toepassing van gewijzigde procedures en regels; Openbaarmaking van het certificaat volgens artikel van dit reglement; Eigen beoordeling van het systeem door de leverancier; Corrigerende maatregelen naar aanleiding van externe audits en eigen beoordelingen van de leverancier; Behandeling van klachten De frequentie en de aard van de vervolgaudits zijn gebaseerd op de eisen die door accreditatie-instellingen worden gesteld, en eventueel door het desbetreffende College van Deskundigen gestelde aanvullende eisen De klant stelt NCP-SCM alle relevante documentatie ten behoeve van de vervolgaudits gratis ter beschikking, en verleent verder alle noodzakelijke medewerking aan de vervolgaudits NCP-SCM rapporteert binnen twee maanden na de vervolgaudit. 4.2 Maatregelen bij nonconformity s (afwijkingen) Indien bij de vervolgaudit, of op grond van andere informatie, nonconformity s (afwijkingen) worden vastgesteld zal de klant moeten aangeven welke corrigerende maatregelen getroffen zullen worden, binnen een met NCP-SCM overeen te komen termijn. Bovendien kan NCP-SCM, afhankelijk van de ernst, een of meer van de volgende maatregelen treffen (Het College van Deskundigen is bevoegd om een beleid vast te stellen, waarin de aard van de door NCP-SCM te treffen maatregelen in relatie tot de vastgestelde nonconformity s is vastgelegd.): a. Een schriftelijke waarschuwing; b. Extra vervolgsaudits; c. Een opschorting van het recht op het gebruik van het certificaat gedurende een bepaalde periode; d. Onmiddellijke beëindiging van de certificatieovereenkomst; e. Publicatie van de onder c of d genoemde maatregelen in die organen die NCP-SCM daarvoor geschikt acht NCP-SCM stelt de klant schriftelijk en met opgave van redenen op de hoogte van haar beslissing. Voor zover met bovenvermelde maatregelen extra kosten voor NCP-SCM zijn gemoeid, worden deze aan de klant doorberekend. Pagina 12 van 17 oktober 2007

13 4.2.3 Binnen de gestelde periode van opschorting, als bedoeld in artikel 4.2.1, punt c.: Blijft de certificatieovereenkomst van kracht Een opschorting laat de door de klant tegenover NCP-SCM ontstane financiële verplichtingen op grond van de certificatieovereenkomst onverlet. Zal NCP-SCM toezicht houden op de door de klant te treffen maatregelen die moeten leiden tot de opheffing van de opschorting; Mag de klant geen gebruik maken van het certificaat. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de zin van artikel van dit reglement; Mag de klant geen certificaten uitgeven Indien binnen de gestelde periode van opschorting door de klant geen adequate corrigerende maatregelen zijn getroffen, zal NCP-SCM de certificatieovereenkomst beëindigen Voor certificatie onder de EN-NEN norm, gelden geen eisen met betrekking tot vervolgaudits. Per product kan bepaald worden en/of zijn of herinspectie vereist is. Bij herinspectie wordt geen nieuw certificaat uitgegeven, maar een verklaring van herinspectie. 4.3 Wijzigingen Wijzigingen bij de klant De klant dient NCP-SCM tijdig op de hoogte te stellen van wijziging van de structuur, eigendom of naam van de leverancier, evenals van ingrijpende wijziging van het systeem, het product en/of het voortbrengingsproces NCP-SCM stelt daarop vast of een aanvulling op de eerdere audit noodzakelijk is en stelt de klant daarvan op de hoogte Wijziging van systeemeisen NCP-SCM informeert de klant tijdig over een (te verwachten) wijziging van de eisen, de datum van bindend verklaring en de eventuele overgangstermijn. Bovendien geeft NCP-SCM daarbij aan wat de aard, de omvang en de kosten zijn van een eventueel noodzakelijk aanvullend onderzoek Wanneer de klant niet akkoord gaat met de wijzigingen en/of het voorgestelde aanvullend onderzoek, dient hij dit binnen 30 dagen schriftelijk aan NCP-SCM te berichten. In dat geval vervalt het certificaat op de datum, waarop de gewijzigde eisen bindend worden Wanneer de klant de wijzigingen accepteert en de uitslag van het aanvullende onderzoek positief is, ontvangt hij geen nieuw certificaat. Pagina 13 van 17 oktober 2007

14 Wanneer de uitslag van het aanvullende onderzoek negatief is, vervalt het certificaat met ingang van de datum waarop de gewijzigde systeemeisen bindend worden of na het verstrijken van de overgangstermijn Uitstel van vervolgaudit kan door een erkend bedrijf worden aangevraagd. Deze aanvraag dient met reden omkleedt te geschieden aan de directeur van NCP-SCM. Genoemde aanvraag dient minimaal veertien dagen voor de vervolgaudit bij de directeur NCP-SCM ingediend te worden. De directeur beslist hierover en deelt zijn besluit schriftelijk en gemotiveerd mee aan de aanvrager. De maximale termijn van uitstel is vastgesteld op 6 maanden. 5 Beëindiging van het certificaat of intrekking van de erkenning 5.1 Een certificaat/erkenning kan door NCP-SCM met onmiddellijke ingang worden ingetrokken in de volgende gevallen: Vaststelling door NCP-SCM van ernstige nonconformity s; zie artikel 4.2.1, sub d; Het niet treffen van adequate corrigerende maatregelen tijdens een periode van opschorting, zie artikel 4.2.4; De klant in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met één of meer van zijn verplichtingen ingevolge de certificatieovereenkomst, waaronder ook vallen zijn financiële verplichtingen; De klant de belangen van NCP-SCM ernstig heeft geschaad. 5.2 De certificatieovereenkomst kan door de klant met onmiddellijke ingang worden opgezegd, wanneer NCP-SCM in ernstige mate in strijd heeft gehandeld met één of meer van haar verplichtingen ingevolge de certificatieovereenkomst of de belangen van de klant ernstig heeft geschaad. 5.3 In andere dan de hierboven genoemde gevallen, en behoudens het in artikel bepaalde (beëindiging als gevolg van wijziging van eisen), kan het de certificatieovereenkomst alleen worden beëindigd met inachtneming van de in de certificatieovereenkomst vastgelegde termijn. 5.4 Beëindiging dient per aangetekende brief aan de andere partij te worden meegedeeld, onder vermelding van de datum van de beëindiging. Bij een opzegging door NCP-SCM zal deze met redenen zijn omkleed. 5.5 Beëindiging laat de door de klant tegenover NCP-SCM ontstane financiële verplichtingen onverlet. 5.6 Bij beëindiging van de certificatieovereenkomst vervalt het certificaat van de klant. 5.7 Vanaf de datum van beëindiging van het certificaat mag de klant geen gebruik maken van het certificaat. Zij mag ook niet de indruk wekken dat zij nog het recht zou hebben op het gebruik van het certificaat. Overtreding van deze bepaling wordt beschouwd als oneigenlijk gebruik in de Pagina 14 van 17 oktober 2007

15 zin van artikel van dit reglement. Vanaf de datum beëindiging wordt de mogelijkheid om certificaten on-line aan te melden geblokkeerd voor de betreffende regeling. 6 Overige bepalingen 6.1 Arbeidsomstandigheden De klant dient er zorg voor te dragen, onverlet zijn verplichting uit hoofde van de hierop betrekking hebbende wetgeving, dat de arbeidsomstandigheden in zijn bedrijf zodanig zijn dat geen gevaar bestaat voor de veiligheid en gezondheid van functionarissen van of namens NCP- SCM bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Zonodig dient de klant veiligheidsmiddelen ter beschikking te stellen met de daarbij behorende instructie. 6.2 Klachten van derden Wanneer NCP-SCM een klacht van een derde over de gecertificeerde klant ontvangt zal NCP-SCM contact opnemen met de klant over het uit te voeren onderzoek naar de aard en de oorzaak van de klacht en toezien op de afhandeling binnen redelijke termijn NCP-SCM behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van een ontvangen klacht onafhankelijk onderzoek in te stellen. De daaraan verbonden kosten kan NCP-SCM op basis van ongelijk aan klager of klant in rekening brengen Indien de klacht gegrond blijkt, kan dit voor NCP-SCM aanleiding zijn tot nader overleg met de klant over corrigerende maatregelen, of tot het treffen van een maatregel zoals bedoeld in artikel Oneigenlijk gebruik van certificaten, certificatiemerken, pictogrammen en logo s Oneigenlijk gebruik door derden NCP-SCM verplicht zich er op toe te zien dat geen oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van certificaten, certificatiemerken, pictogrammen en logo s door derden NCP-SCM kan, al dan niet tezamen met gecertificeerde leveranciers, een vordering instellen tegen derden die oneigenlijk gebruik maken van certificaten, certificatiemerken, pictogrammen en logo s Oneigenlijk gebruik door certificaathouders NCP-SCM ziet toe op het oneigenlijk gebruik van certificaten, certificatiemerken, pictogrammen en logo s door certificaathouders. Daaronder valt ook het oneigenlijk gebruik tijdens een periode van opschorting of het gebruik binnen een periode van zes maanden na Pagina 15 van 17 oktober 2007

16 beëindiging van de certificatieovereenkomst. Na deze periode van zes maanden zal NCP-SCM tegen oneigenlijk gebruik optreden conform het gestelde in artikel Bij constatering van oneigenlijk gebruik kan NCP-SCM het bedrijf een terstond opeisbare boete van maximaal 5.000,- opleggen, alsmede een boete van maximaal 500,- voor iedere dag dat genoemde overtreding voortduurt. 6.4 Aansprakelijkheid NCP-SCM is niet aansprakelijk voor schade, in welke vorm dan ook, ontstaan in verband met de aanvraag, het aangaan, de uitvoering en/of de beëindiging van de certificatieovereenkomst of het gebruik van het certificaat, tenzij en voor zover de schade te wijten is aan opzet dan wel grove schuld of grove nalatigheid van NCP-SCM. De klant vrijwaart NCP-SCM tegen alle aanspraken en schadevorderingen ter zake van derden. 6.5 Bij beëindiging van de certificatie-overeenkomst verplicht het bedrijf alle niet uitgegeven certificatn retour te zenden aan NCP-SCM. 7 Klachten en geschillen 7.1 Klachten Wanneer NCP-SCM een klacht ontvangt over het eigen functioneren wordt deze behandeld door een daartoe bevoegde medewerker van NCP-SCM die niet zelf betrokken was bij het functioneren dat reden tot de klacht is De klacht moet binnen een termijn van twee maanden na registratie van ontvangst van de klacht zijn afgehandeld in de vorm van een schriftelijke reactie aan de klager. 7.2 Geschillen Tegen een beslissing of maatregel van NCP-SCM, verband houdende met de inhoudelijke en procedurele aspecten van certificatie, kan door belanghebbenden binnen zes weken na dagtekening beroep worden ingesteld bij een commissie van beroep, behoudens voorzover in het gegeven geval een andere rechtsgang geldt Het instellen van beroep vindt plaats op basis van het NCP-SCM reglement van Beroep Het instellen van beroep laat de beslissing of maatregel van NCP-SCM onverlet, totdat De commissie van beroep hierover een uitspraak heeft gedaan. 13 Het NCP-SCM reglement van Beroep is bij NCP-SCM op te vragen. 8 Slotbepalingen 8.1 Dit reglement vervangt het NCP certificatiereglement D02/282 van 15 augustus Pagina 16 van 17 oktober 2007

17 8.2 Dit reglement kan worden aangehaald onder de naam Certificatiereglement NCP-SCM versie Wijzigingen van dit reglement treden eerst in werking na openbaarmaking door NCP- SCM onder vermelding van het tijdstip van in werking treden. 8.4 Dit reglement is bindend verklaard door de Directeur van NCP-SCM, en treedt in werking op 1 november Pagina 17 van 17 oktober 2007