Vox Novo Office. Communicatiesysteem zonder grenzen

Transcriptie

1 Vox Novo Office Communicatiesysteem zonder grenzen

2 Vox Novo Office De flexibele bedrijfscentrale Goede faciliteiten op het gebied van spraak-, data- en internetverkeer zijn een must geworden voor ieder modern bedrijf. Als kleine of middelgrote organisatie wilt u beschikken over een communicatienetwerk dat up-to-date is en aansluit bij de aard en omvang van uw business. Maar hoe realiseert u dit als uw bedrijf voortdurend in beweging is? KPN biedt u de oplossing met de flexibele Vox Novo Office. Een hypermoderne bedrijfscentrale voor al uw communicatieverkeer, die zich moeiteloos aanpast aan de wensen van uw organisatie. Waar zou u zijn zonder... Als moderne onderneming wilt u dat uw medewerkers gebruik kunnen maken van alle eigentijdse voorzieningen op het gebied van telefonie, internet en dataverkeer. In plaats van verschillende losse oplossingen biedt de Vox Novo Office u hiervoor een allesin-één systeem. Makkelijk en efficiënt want de verschillende communicatiestromen kunnen zo ook optimaal gecombineerd worden. Met één verbinding, één systeem en één investering regelt u al uw communicatieverkeer en geeft u een enorme positieve impuls aan de bereikbaarheid, klantvriendelijkheid, productiviteit en kosteneffectiviteit van uw organisatie. Investeren in wat u nodig heeft Met de Vox Novo Office van KPN beschikt u over de modernste technologie. U investeert echter alleen in toepassingen waar uw medewerkers in de praktijk daadwerkelijk gebruik van maken. Juist voor dynamische kleine en middelgrote bedrijven is de Vox Novo Office daarom een perfecte oplossing. Als uw bedrijf groeit of uw wensen toenemen, is het systeem eenvoudig uit te breiden met nieuwe faciliteiten. Ook de capaciteit van het systeem is uitermate flexibel. Door de modulaire opbouw van hard- en software wordt de reikwijdte in een handomdraai uitgebouwd van 4 tot 236 gebruikers. Betere telefonische bereikbaarheid De uitgebreide telefoniefaciliteiten van de Vox Novo Office zorgen voor een optimale bereikbaarheid. Van een breed scala aan comfortabele systeemtoestellen - al dan niet draadloos - tot en met een persoonlijke assistent en voic box voor al uw medewerkers. Efficiënte inzet van internet U kunt de Vox Novo Office direct of op een later tijdstip uitbreiden met snelle internettoegang, een geïntegreerde server en optimale beveiliging van al uw webverkeer. Gemakkelijk en voordelig. Slimme combinatie van spraak- en dataverkeer De integratie van spraak, data- en internetstromen heeft een direct positief effect op de efficiency en klantvriendelijkheid van uw organisatie. De Vox Novo Office brengt alle eigentijdse mogelijkheden zoals draadloos, thuiswerken, VoIP, CTI en Unified Messaging binnen uw bereik. De Vox Novo Office: geavanceerde oplossingen in spraak-, data- en internetcommunicatie.

3 Spraakmakende oplossingen De klant is koning, meer dan ooit. Klantvriendelijkheid en bereikbaarheid hebben vandaag de dag dan ook hoge prioriteit. De moderne telefoniefaciliteiten van de Vox Novo Office kunnen uw organisatie hierbij aanzienlijk ondersteunen. Dat zorgt voor meer tevreden klanten en medewerkers. De klant is altijd welkom Met de Vox Novo Office beschikken telefonistes en afdelingsecretaresses over alle faciliteiten voor het managen van binnenkomend gespreksverkeer. Kiest u voor geautomatiseerde gespreksopvang, dan zijn er diverse - meertalige - begroetingsteksten waarmee u uw telefonische ontvangst een persoonlijk stempel geeft. U kunt de beller diverse opties bieden ( Kies 1 voor... ), bijvoorbeeld automatische doorverbinding met een specifieke afdeling. Of u brengt zo een speciale actie onder zijn aandacht. Natuurlijk kunt u uw medewerkers en afdelingen ook voorzien van eigen telefoonnummers. Geavanceerd ingebouwd callcenter Met het Welcome Office Callcenter worden grote hoeveelheden telefoonverkeer automatisch verdeeld over groepen medewerkers, zodat uw bedrijf pieken in het telefoonverkeer goed kan verwerken. Inkomende gesprekken worden automatisch verdeeld over de agents. Als de agent bezet is, wordt de oproep in een wachtrij geplaatst en krijgt de beller een meldtekst te horen. De oproepen van belangrijke klanten kunnen vooraan in de wachtrij worden geplaatst waardoor u de dienstverlening voor deze klanten kunt optimaliseren. Verder ondersteunt het Welcome Office Callcenter een reeks toepassingen die een grote meerwaarde bieden: Agentassistent: biedt de agents ondersteuning en inzicht in het telefoonverkeer Supervisor: biedt realtime inzicht in het functioneren van het callcenter Statistiekmanager: voor het genereren van statistische rapporten en het optimaliseren van de prestaties van het callcenter Maximaal kunnen 32 medewerkers verdeeld over acht groepen worden ondersteund. Iedereen overal bereikbaar De medewerker die het gesprek af gaat handelen, is even niet op zijn werkplek. Met de Vox Novo Office is dit geen enkel probleem. Bevindt hij zich op het bedrijfsterrein, dan neemt hij het gesprek gewoon op zijn draadloze toestel aan. Is hij verder weg of komt het telefoontje niet gelegen, dan biedt de persoonlijke geautomatiseerde telefoonassistent van uw medewerker de beller maximaal vijf klantvriendelijke opties. Afhankelijk van hetgeen uw medewerker heeft ingesteld, kan de beller een voic bericht achterlaten, kiezen voor doorschakeling naar zijn GSM, of doorverbonden worden met de telefoniste of een - intern of extern - (mobiel) telefoonnummer. Deze unieke telefoonassistent verhoogt de persoonlijke bereikbaarheid en is een sluitende remedie tegen verdwalende telefoontjes. Efficiënte inzet van voic De Vox Novo Office geeft voic een nieuwe dimensie. Uw medewerkers kunnen (delen van) gesprekken opnemen en de opnames desgewenst kopiëren naar de voic box van de secretaresse of een andere collega.

4 Grensverleggend internetgemak Internet en telefonie, dat zijn toch twee aparte zaken? Met de Vox Novo Office behoort die scheiding definitief tot het verleden. Het alles-in-één systeem kan u behalve uitstekende telefoniefaciliteiten, ook internettoegang, een geïntegreerde server en optimaal beveiligd webverkeer bieden. Uw voordeel? Het beheer van uw gehele communicatienetwerk geïntegreerd in één systeem. Alles samen in één systeem Snelle toegang tot informatie Alleen al de enorme hoeveelheid informatie die er op het web te vinden is, heeft gezorgd voor een razendsnelle inburgering van internet in de zakelijke wereld. U wilt dus dat uw medewerkers de benodigde webgegevens snel kunnen vinden. De Vox Novo Office kan worden aangesloten op één breedband internettoegang waarover alle gerechtigde medewerkers toegang krijgen tot het internet. Internet als verbindende factor Als uw medewerkers regelmatig thuis werken of indien u meerdere vestigingen heeft, dan is het handig als bedrijfsinformatie vanaf een andere locatie veilig toegankelijk is. Met behulp van een LAN (Local Area Network) en een VPN (Virtual Private Network) kunnen ook uw medewerkers buiten de deur grote hoeveelheden informatie uitwisselen, databases raadplegen en multimediale applicaties gebruiken. Efficiënt én kostenbesparend. Gecontroleerd webverkeer Met de Vox Novo Office bepaalt u zelf welke medewerkers van uw bedrijf op hun eigen PC toegang hebben tot internet. Dat kan dus de hele organisatie zijn, maar ook alleen de systeembeheerder. De toegangsmogelijkheid - al dan niet gelimiteerd tot bepaalde tijden of internetadressen - is zeer eenvoudig in te stellen en te wijzigen. Veilige gegevensuitwisseling Heeft internet een volwaardige plaats in uw bedrijfsvoering, dan moet de veiligheid van het webverkeer natuurlijk perfect geregeld zijn. De ingebouwde firewall in de Vox Novo Office is bekroond met de West Coast Labs Checkmark. Deze onderscheiding is verleend na uitgebreide, onafhankelijke tests en wordt beschouwd als onomstotelijk bewijs dat de firewall Iedereen zijn eigen adres voldoet aan de desbetreffende beveiligingsnorm. Zo plaatst u uw organisatie veilig midden in het world wide web. Met iedere geeft uw bedrijf in feite een visitekaartje af. De Vox Novo Office biedt al uw medewerkers een eigen, individueel adres. Dat komt de productiviteit en de professionele uitstraling van uw bedrijf zeker ten goede.

5 Spraak en data: samen sterk Internet, telefoon- en datavoorzieningen vormen samen de drie pijlers van uw communicatienetwerk. KPN ziet deze informatiestromen met de Vox Novo Office niet los van elkaar. Juist hun combinatie en integratie zorgen voor slimme toepassingen en kostenbesparende opties die u niet wilt missen. Voice over IP Multisite-ondernemingen kunnen aanzienlijk besparen op de telefoonkosten als zij hun datanetwerk ook gebruiken voor het telefoonverkeer tussen de vestigingen. De Vox Novo Office biedt u die mogelijkheid met VoIP, oftewel telefonie over uw datanetwerk. Met name voor kleine nevenvestigingen is VoIP een Computer Telefoon Integratie De koppeling tussen computer en telefonie (CTI) geeft een enorme positieve impuls aan al uw gespreksverkeer. Onder de naam PIMphony biedt de Vox Novo Office verschillende CTI-varianten. Met de gratis PIMphony Basic kunnen al uw medewerkers al hun telefonische oproepen eenvoudig via de PC aannemen, doorverbinden en afsluiten. Zij hoeven bij hun werkzaamheden dus niet meer steeds te wisselen tussen toetsenbord, muis en systeemtoestel. Bij een binnenkomende oproep verschijnt het telefoonnummer van de beller in beeld, en ook zijn naam indien deze geregistreerd is in de Interne Telefoongids (2200 klant- en relatienummers). Eenvoudig en klantvriendelijk. PIMphony Pro PIMphony Pro legt de belangrijke verbinding met uw klantenbestand in Outlook. Uw medewerkers krijgen bij inkomend en uitgaand telefoonverkeer direct de bijbehorende klantgegevens op het scherm, waardoor zij klanten en partners veel efficiënter en persoonlijker te woord kunnen staan. Ook het uitbellen wordt makkelijker, want daarvoor hoeven alleen de beginletter(s) van de geadresseerde nog ingetoetst te worden. PIMphony Team De meest uitgebreide variant is PIMphony Team, waarmee uw medewerker een statusoverzicht tot zijn beschikking krijgt van al het gespreksverkeer in en vanuit uw bedrijf. Hij ziet op zijn PC-scherm niet alleen welke medewerkers telefonisch in gesprek zijn, maar ook welke medewerkers niet gestoord willen worden en welke toestellen staan doorgeschakeld. Een ideale rechterhand voor telefonistes en secretaresses. Alle berichten bij elkaar PIMphony Pro en Team geven u direct toegang tot het razendsnel populair geworden Unified Messaging. Een overzicht van alle berichten, of het nu s of voic s zijn, verschijnt hiermee bij iedere gebruiker in een mailbox op de PC. Met deze geavanceerde optie kunnen uw medewerkers hun berichten lezen, selecteren en verwerken op hun eigen werkplek. U maakt hierdoor het gebruik van alle moderne communicatiemedia zo eenvoudig en comfortabel mogelijk. aantrekkelijke optie. De toestellen van de collega s op de nevenvestiging gedragen zich als een volwaardig systeemtoestel van de bedrijfscentrale, waardoor de telefoniste van de hoofdvestiging ook alle diensten voor de nevenvestiging kan verrichten. De collega s kunnen ook probleemloos en veilig s of bestanden op het bedrijfsnetwerk raadplegen. Eenvoudig, slim, kostenbeparend

6 (Kosten)beheer in de hand De beheermodules van de Vox Novo Office sluiten aan bij het flexibele karakter van het systeem. Mutaties in uw software, noodzakelijk door personeelswijzigingen of groei, zijn zo gemakkelijk en goedkoop mogelijk. Bovendien bent u in staat de communicatiekosten in de hand te houden en te analyseren. Professionele ondersteuning Specialisten Uw Vox Novo Office wordt geïnstalleerd door gespecialiseerde monteurs. Zij leveren de centrale kant en klaar op. Dat houdt bijvoorbeeld in dat alle faciliteiten en toestelnummers volgens uw opgave zijn ingesteld. Opleidingen voor gebruikers en beheerders Efficiënt beheer op afstand (TeleMutatieSupport) Wijzigingen in uw personeelsbestand, interne verhuizingen, uitbreiding van faciliteiten...met de beheermodule van de Vox Novo Office kunt u mutaties geheel in eigen hand houden. Wilt u het gebruikersbeheer liever uitbesteden, dan biedt KPN u TeleMutatieSupport. Met deze dienst worden mutaties snel en efficiënt uitgevoerd. Het is niet nodig dat een monteur uw bedrijf bezoekt en dit scheelt tijd en geld! De eerste maand na installatie maakt u voor wijzigingen of aanvullende wensen zelfs gratis van deze dienst gebruik. Goed zicht op kosten Met het systeem Vox Account krijgt u direct stevig grip op de communicatiekosten. U kunt deze eenvoudig per toestel of per afdeling analyseren, ongeacht het type verkeer (spraak, data of fax). Gesprekken gevoerd in het kader van een project of klantactie, kunt u zo direct doorberekenen aan de betreffende afdeling of projectgroep. Via de Vox Account zijn de kosten van meerdere vestigingen bovendien centraal te beheren, waardoor het beheer op lokale basis aanzienlijk vereenvoudigd wordt. Ook voor bedieningsinstructies aan telefonistes en overige gebruikers kunt u KPN inschakelen. Voor systeembeheerders zijn er uitgebreidere opleidingen. Hierin worden alle programmeringsmogelijkheden van de apparatuur behandeld. Verder kunt u bij KPN terecht voor trainingen die niet direct verbonden zijn met uw bedrijfscentrale, zoals de training Klantgericht Telefoneren. Service - op locatie en op afstand KPN biedt ook uitstekende servicemogelijkheden waarmee u (financiële) risico s afdekt en de continuïteit van uw bedrijfscommunicatie waarborgt. Omdat storingen vaak een softwarematig karakter hebben, kunnen herstelwerkzaamheden vaak direct op afstand worden uitgevoerd waardoor er geen monteur hoeft langs te komen. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om nadere afspraken vast te leggen in een servicecontract op maat. Voortvarend communicatiemanagement De Vox Novo Office geeft u met het kostenbeheersysteem Vox Account een perfect instrument voor communicatiemanagement in handen. U kunt te allen tijde fax- en telefoonstatistieken genereren, die op een overzichtelijke manier alle informatie geven die u nodig heeft. Al het in- en uitgaande telefoonverkeer, ook eventuele niet beantwoorde oproepen, worden geregistreerd op datum, tijd, herkomst en duur. U weet dus ook meteen hoe het gesteld is met uw telefonische bereikbaarheid. Meer informatie Voor meer informatie over de Vox Novo Office kunt u contact opnemen met uw adviseur van KPN. U kunt ook bellen met ( 0,10 per minuut) of bezoek trefwoord Vox Novo Office.

7 Voor nadere informatie kijk op trefwoord: Vox Novo Office