FSMA_2016_11 dd. 22/06/2016

Transcriptie

1 FSMA_2016_11 dd. 22/06/ Openbare instellingen voor collectieve belegging naar Belgisch recht, met inbegrip van de openbare vennootschappen voor belegging in niet-genoteerde vennootschappen en in groeibedrijven naar Belgisch recht - Openbare alternatieve instellingen voor collectieve belegging naar buitenlands recht Dit document beschrijft de procedure die gevolgd moet worden bij de elektronische aanlevering van de volgende types van documenten: - definitieve documenten die worden gevraagd in een beslissingsbrief van het Directiecomité ; - definitieve documenten die worden gevraagd in brieven naar aanleiding van een dossier dat onder de toepassing valt van artikel 34 van het Koninklijk Besluit van 12 november 2012 met betrekking tot bepaalde openbare instellingen voor collectieve belegging ; - jaar- en halfjaarlijkse verslagen. 1. Algemene richtlijnen 2. Subject van de of naam van de folder op de CD-ROM of USB-stick 3. Naam van de bestanden 4. Praktische voorbeelden

2 2/7 / FSMA_2016_11 dd.22/06/ Algemene richtlijnen 1) Documenten kunnen elektronisch aangeleverd worden per , per CD-ROM of per USBstick: documenten die per aangeleverd worden, dienen doorgestuurd te worden: o naar het adres rap.cis@fsma.be indien het jaar- of halfjaarlijkse verslagen betreft ; o naar het adres def.cis@fsma.be indien het andere definitieve documenten betreft ; documenten die per CD-ROM of per USB-stick aangeleverd worden, dienen opgestuurd te worden naar het volgende adres: FSMA Transversaal toezicht op de financiële producten t.a.v. Back Office Team CIS Congresstraat B-1000 Brussel 2) Elk bestand moet overeenstemmen met één document, behalve voor wat de essentiële beleggersinformatie betreft, waar steeds één globaal bestand doorgestuurd moet worden dat de essentiële beleggersinformatie bevat van al de klassen van rechten van deelneming van het betrokken compartiment (of van de betrokken ICB indien het een ICB zonder compartimenten betreft) (zie hoofdstuk 2 voor meer info) ; 3) De bestanden moeten in PDF-formaat opgesteld zijn (en moeten de extensie ".pdf" hebben) en moeten in een normale Windows omgeving gelezen en geprint kunnen worden ; 4) Per ICB en per ontvangen brief dient er een afzonderlijke gestuurd te worden. Bij aanlevering per CD-ROM of USB-stick dient per ICB en per ontvangen brief een afzonderlijke subfolder aangemaakt te worden ; 5) De omvang van de s mag maximaal 30 MB bedragen (= omvang van de en niet de omvang na decompressie). De bestanden mogen wel gezipt worden. s met een omvang van meer dan 30 MB worden door de server van de FSMA niet doorgezonden naar de dienst "Transversaal toezicht op de financiële producten" ; 6) Voor elke brief mogen enkel de gevraagde definitieve documenten overgemaakt worden ; 7) Wanneer u documenten per opstuurt, wordt u gevraagd om voorafgaandelijk aan het daadwerkelijk overmaken van de documenten na te gaan of u een automatische ontvangstbevestiging heeft gevraagd van de bedoelde via de ad hoc functie van het beheersysteem dat u gebruikt ; 8) U bent verantwoordelijk voor de beveiliging van uw gegevens (legalisatie, confidentialiteit,...). Indien u werkt met een elektronische handtekening of met encryptie, dan dient u contact op te nemen met het secretariaat van de dienst "Transversaal toezicht op de financiële producten" op het nummer teneinde de modaliteiten van de verzending van de gegevens te bepalen. Er wordt opgemerkt dat enkel s kunnen geëncrypteerd worden en geen bestanden. Eventuele ZIP-bestanden mogen ook niet beveiligd zijn met een paswoord.

3 3/7 / FSMA_2016_11 dd.22/06/ Subject van de of naam van de folder op de CD-ROM of USB-stick De subject van de of de naam van de folder op de CD-ROM of USB-stick dient de volgende structuur te hebben: CISNAME-REFERENCE-DOCUMENTCODE waarbij: CISNAME REFERENCE DOCUMENTCODE = naam van de betrokken ICB (niet de naam van het eventuele compartiment van de ICB) = referentie van de brief die u ontvangen heeft van de FSMA (zie ons kenmerk op de eerste bladzijde rechtsboven). Deze referentie begint steeds met de letters BNEW, BMOD, FNUNEW of FNUMOD. brief ontvangt van de FSMA, gebruikt u als referentie PRUPL- XXXX-XXXXXX. = de code die het type van document identificeert. Indien er meerdere documenttypes tegelijk opgestuurd worden, moeten deze na elkaar opgesomd worden, gescheiden door het teken "-". Document Type document code 1 Prospectus van een Belgische ICB Prospectus van een buitenlandse alternatieve ICB, met inbegrip van 2 de eventuele Belgische bijlage 3 Oprichtingsakte 5 Gecoördineerde statuten 6 Attest van de buitenlandse controleautoriteit 8 Notulen van de raad van bestuur of van de algemene vergadering 9 Verslag van de commissaris 10 Beheerreglement Schriftelijke bevestiging van de notaris dat de oprichtingsakte van de ICB voor hem verleden werd, met aanduiding van de datum, de 11 benaming van de ICB, en eventueel de benaming van de statutair opgerichte compartimenten Essentiële beleggersinformatie van een buitenlandse alternatieve ICB 13 of één van zijn compartimenten 1 Essentiële beleggersinformatie van een Belgische ICB of één van zijn 14 compartimenten 1 15 Jaarverslag 16 Halfjaarlijks verslag 1 Voor wat de essentiële beleggersinformatie betreft, mag er per compartiment en per taal (of per ICB en per taal indien het een ICB zonder compartimenten betreft) hoogstens één bestand met code 13 of 14 doorgestuurd worden. Er dient dus steeds één globaal bestand doorgestuurd te worden dat de essentiële beleggersinformatie bevat van al de klassen van rechten van deelneming van het betrokken compartiment (of van de betrokken ICB indien het een ICB zonder compartimenten betreft). Deze regel geldt ook indien slechts één document met essentiële beleggersinformatie wijzigt, terwijl de andere documenten met essentiële beleggersinformatie van hetzelfde compartiment (of van dezelfde ICB indien het een ICB zonder compartimenten betreft) niet worden aangepast. In dat geval zal het bestand met code 13 of 14 de meest recente versie van ieder document met essentiële beleggersinformatie van het betrokken compartiment (of van de betrokken ICB indien het een ICB zonder compartiment betreft) bevatten.

4 4/7 / FSMA_2016_11 dd.22/06/ Naam van de bestanden De benaming van elk bestand opgenomen in bijlage bij de of opgenomen in de folder op de CD-ROM of USB-stick dient de volgende structuur te hebben: YYYY-IDCISCODE-LANGUAGE-REFERENCE-SERIALNUMBER_AA_BB_CCCC-DOCUMENTCODE-DD_MM.pdf waarbij: YYYY IDCISCODE LANGUAGE = het jaartal (in 4 cijfers) opgenomen in de datum van het document. Indien een bestand met code 13 of 14 meerdere documenten met essentiële beleggersinformatie bevat, neemt men het jaartal (in 4 cijfers) dat opgenomen is in de datum van het meest recente document uit het bestand. = IDCIS-code van de ICB of het compartiment. Voor documenten met code 1, 2, 13 of 14, dient u ofwel de IDCIScode van de ICB (indien het betrokken document opgesteld is op ICB-niveau) ofwel de IDCIS-code van het compartiment (indien het betrokken document opgesteld is op compartimentsniveau) te vermelden. Voor alle overige documenten, die steeds op ICB-niveau opgesteld moeten zijn, dient u de IDCIS-code van de ICB te vermelden. Voormelde IDCIS-codes worden u bij de registratie van een nieuwe ICB of een nieuw compartiment meegedeeld in de beslissingsbrief van het Directiecomité. Deze codes kan u eveneens raadplegen op de website van de FSMA: Voor Belgische ICB s: _lists_be.ashx Voor buitenlandse ICB s: _lists_fo.ashx = taal van het document (in 2 letters) = "NL" (indien Nederlands), "FR" (indien Frans), "DE" (indien Duits) of "EN" (indien Engels). Er mag slechts één taalcode vermeld worden in elke bestandsnaam. Meertalige documenten dienen meermaals opgestuurd te worden (vb. Nederlandstalig en Franstalig jaarverslag in één enkel document 2 afzonderlijke (maar identieke) bestanden opsturen, één met met taalcode NL en één met taalcode FR ).

5 5/7 / FSMA_2016_11 dd.22/06/2016 REFERENCE SERIALNUMBER AA_BB_CCCC DOCUMENTCODE DD_MM = referentie van de brief die u ontvangen heeft van de FSMA (zie ons kenmerk op de eerste bladzijde rechtsboven). Deze referentie begint steeds met de letters BNEW, BMOD, FNUNEW of FNUMOD. brief ontvangt van de FSMA, gebruikt u als referentie PRUPL- XXXX-XXXXXX. = volgnummer (steeds bestaande uit 2 cijfers) dat voor het betrokken document vermeld wordt in de brief die u ontvangen heeft van de FSMA (zie voorlaatste kolom van de tabel met op te leveren definitieve documenten, opgenomen achteraan in de brief). brief ontvangt van de FSMA, gebruikt u als volgnummer 01. = datum van de brief die u ontvangen heeft van de FSMA, waarbij AA = dag (in 2 cijfers), BB = maand (in 2 cijfers) en CCCC = jaartal (in 4 cijfers). brief ontvangt van de FSMA, gebruikt u als datum "XX_XX_XXXX". = de code die het type van document identificeert (zie tabel in hoofdstuk 2 hierboven). Deze code wordt eveneens vermeld in de laatste kolom van de tabel met op te leveren definitieve documenten, opgenomen achteraan in de brief die u desgevallend ontvangen heeft van de FSMA. DD = dag (in 2 cijfers) en MM = maand (in 2 cijfers) opgenomen in de datum van het document. Indien een bestand met code 13 of 14 meerdere documenten met essentiële beleggersinformatie bevat, neemt men de dag (in 2 cijfers) en de maand (in 2 cijfers) die opgenomen is in de datum van het meest recente document uit het bestand.

6 6/7 / FSMA_2016_11 dd.22/06/ Praktische voorbeelden 1) Verzending van het prospectus en essentiële beleggersinformatie van de Belgische ICB zonder compartimenten "BOND FUND" (met IDCIS-code BE CBF) (beiden gedateerd op 01/10/2016 en opgesteld op ICB-niveau, zowel in NL als FR) en van de notulen van de raad van bestuur (gedateerd op 28/09/2016, enkel in NL), zoals gevraagd in de brief gedateerd op 25/09/2016 en met referentie BMOD Het in de brief vermelde volgnummer voor de 3 voormelde documenten is 05. BOND FUND-BMOD BE CBF-NL-BMOD _25_09_ _10.pdf 2016-BE CBF-FR-BMOD _25_09_ _10.pdf 2016-BE CBF-NL-BMOD _25_09_ _09.pdf 2016-BE CBF-NL-BMOD _25_09_ _10.pdf 2016-BE CBF-FR-BMOD _25_09_ _10.pdf 2) Verzending van het prospectus van de Belgische ICB "EQUITY FUND" (met IDCIS-code BE CBF) (gedateerd op 25/06/2016 en opgesteld op ICB-niveau, zowel in NL als FR), de essentiële beleggersinformatie van het compartiment "EUROPE INVEST" (met IDCIScode BE CBF) van dezelfde ICB (gedateerd op 25/06/2016 en opgesteld op niveau van het compartiment "EUROPE INVEST", zowel in NL als FR) en de gecoördineerde statuten (gedateerd op 20/06/2016, enkel in FR), zoals gevraagd in de brief gedateerd op 10/06/2016 en met referentie BNEW Het in de brief vermelde volgnummer voor de 3 voormelde documenten is 01. EQUITY FUND-BNEW BE CBF-NL-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-FR-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-FR-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-NL-BNEW _10_06_ _06.pdf 2016-BE CBF-FR-BNEW _10_06_ _06.pdf 3) Verzending van een halfjaarlijks verslag (gedateerd op 30/06/2016, zowel in NL als FR) van de Belgische ICB "CLICK" (met IDCIS-code BE CBF). CLICK-PRUPL-XXXX-XXXXXX BE CBF-NL-PRUPL-XXXX-XXXXXX-01_XX_XX_XXXX-16-30_06.pdf 2016-BE CBF-FR-PRUPL-XXXX-XXXXXX-01_XX_XX_XXXX-16-30_06.pdf

7 7/7 / FSMA_2016_11 dd.22/06/2016 4) Verzending van de gewijzigde documenten met essentiële beleggersinformatie van de aandelenklassen A1 en A2 van het compartiment "AMERICA INVEST 2" (met IDCIS-code BE CBF) van de Belgische ICB "CLICK" (met IDCIS-code BE CBF), zoals gevraagd in de brief gedateerd op 03/01/2016 en met referentie BMOD Het in de brief vermelde volgnummer voor de documenten is 10. Het compartiment "AMERICA INVEST 2" bevat in totaal 4 aandelenklassen (A1, A2, A3 en A4). Voor elke klasse bestaat er een document met essentiële beleggersinformatie, zowel in NL als FR. In dit geval wijzigden enkel de documenten met essentiële beleggersinformatie van de aandelenklassen A1 en A2 (beiden gedateerd op 05/01/2016). De documenten met essentiële beleggersinformatie van de aandelenklassen A3 en A4 wijzigden niet en zijn respectievelijk gedateerd op 15/10/2015 en 05/04/2015. In dit geval worden er 2 PDF-bestanden aangemaakt met code 14. Het eerste bestand bevat de 4 Nederlandstalige documenten met essentiële beleggersinformatie van de aandelenklassen A1, A2, A3 en A4. Het tweede bestand bevat de 4 Franstalige documenten met essentiële beleggersinformatie van de aandelenklassen A1, A2, A3 en A4. Voor wat de naam van de bestanden betreft, geldt als datum 05/01/2016 (= datum van het meest recente document uit het bestand). CLICK-BMOD BE CBF-NL-BMOD _03_01_ _01.pdf 2016-BE CBF-FR-BMOD _03_01_ _01.pdf 5) Verzending van het prospectus (met inbegrip van de Belgische bijlage) van de Luxemburgse alternatieve ICB zonder compartimenten "ABC FUND" (met IDCIS-code LU CBF) (gedateerd op 01/12/2015 en opgesteld op ICB-niveau, enkel in DE), de essentiële beleggersinformatie van dezelfde ICB (gedateerd op 05/12/2015 en opgesteld op ICB-niveau, zowel in DE als NL) en het attest van de buitenlandse controleautoriteit (gedateerd op 25/11/2015, enkel in EN), zoals gevraagd in de brief gedateerd op 30/11/2015 en met referentie FNUNEW Het in de brief vermelde volgnummer voor de documenten is 01. ABC FUND-FNUNEW LU CBF-DE-FNUNEW _30_11_ _12.pdf 2015-LU CBF-EN-FNUNEW _30_11_ _11.pdf 2015-LU CBF-DE-FNUNEW _30_11_ _12.pdf 2015-LU CBF-NL-FNUNEW _30_11_ _12.pdf *************************