Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan Football Unlimited Netherlands Foundation (F.U.N.) Plaats Albatrospad TR Amsterdam Contact Datum November 2014 Opgesteld door Ton Moes Kyra Somers Stephanie Archangel Ron Brouwer Inhoudsopgave Beleidsplan Inleiding 3 2 Organisatie Organisatiebeschrijving Primair proces en ondersteunende processen Visie en missie Organisatiecultuur Organisatiestructuur Kritieke succesfactoren 4 3 Huidige situatie 4 4 Analyse huidige situatie (SWOT) Interne analyse Externe analyse 6 5 Beleid en strategie Organisatiedoelen Strategie Benodigde middelen 8 1

2 2 5.4 Gewenste situatie Toetsing haalbaarheid 9 6 Begroting 9

3 1 Inleiding Het beleidsplan Football Unlimited Netherlands Foundation (F.U.N.) is leidraad voor toekomstige bedrijfsvoering, geeft de organisatiedoelstellingen aan en geeft de strategie aan om de doelstellingen te behalen. Dit beleidsplan is geschreven voor alle actief betrokkenen van F.U.N. Foundation en het bestuur. Hoofdstuk 2 geeft een beschrijving van de organisatie Football Unlimited Netherlands Foundation. Zaken die hier aan de orde komen zijn de kernactiviteiten, visie, missie, organisatiestructuur en kritische succesfactoren. Hoofdstuk 3 beschrijft de huidige situatie aan de hand van een aantal kengetallen. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 de huidige situatie geanalyseerd met behulp van een SWOT-analyse. Op basis van de uitkomsten van de SWOT-analyse is in hoofdstuk 5 het beleid vastgesteld. Het laatste hoofdstuk (6) bevat een begroting voor het uitvoeren van het actieplan. 2 Organisatie 2.1 Organisatiebeschrijving F.U.N. heeft als organisatie geen winstoogmerk. Football Unlimited Netherlands richt zich op het geven van voetballessen aan kansarme kinderen in landen waar sporten niet altijd vanzelfsprekend is. Het land waar F.U.N. Foundation momenteel actief is, is Senegal. Door onze expertise en passie voor het voetbal over te brengen, leiden we ook de lokale trainers op, zodat zij de opgedane kennis weer kunnen overdragen aan de volgende generatie. 2.2 Primair proces en ondersteunende processen Kernactiviteiten (primaire proces) van F.U.N. zijn de plaatselijke jeugd een kans te geven zich maatschappelijk en sociaal te ontwikkelen door middel van voetbal. Ondersteunende processen zijn coaching, marketing, communicatie, financiële administratie en overige. De inkomsten bestaan uit donaties, giften en overige inkomsten. De uitgaven bestaan uit reiskosten, public relations, sport materiaal, donateurswerving acties, bouwkosten (op termijn) en overige kosten. 2.3 Visie, missie en strategische allianties Missie F.U.N. Foundation: Voetbal promoten in ontwikkelingslanden waar voetbal nog in de kinderschoenen staat in samenwerking met de lokale autoriteiten en trainers. Naschoolse activiteiten ondersteunen door de jeugd waardoor de jeugd zich kan onttrekken aan hun dagelijkse misère. Het ondersteunen van voetbaltrainingen die de lokale jeugd een kans biedt om zich sociaal/maatschappelijk te ontwikkelen. Mee helpen bij de ontwikkeling van het voetbal door workshops en voetbal clinics te organiseren en daar zoveel mogelijk lokale sportbegeleiders bij te betrekken. Het opleiden van lokale sportbegeleiders tot gecertificeerde voetbaltrainers in nauwe samenwerking met de lokale erkende voetbal federaties. Bijdragen leveren om de kansen op de arbeidsmarkt te vergroten voor zowel de kinderen als de sportbegeleiders door zich te specialiseren in de voetbalsport. 3

4 Ondersteuning bij de bouw van trainings- en wedstrijdfaciliteiten die onder voorwaarden ook tot F.U.N. Academy uitgebouwd mogen worden Het aangaan van partenariaten met lokale organisaties met als doel capaciteitversterking en duurzame ontwikkeling. In nauwe samenwerking met alle deelnemers een bijdrage leveren aan een schoner lokaal leefmilieu door groen denken en doen als onderdeel van de F.U.N. lifestyle te introduceren. Visie F.U.N: Vanuit een nog op te zetten (eco vriendelijk) voetbalcomplex in samenwerking met de lokale voetbalautoriteiten gericht voetbal onderricht geven. Het voetbalcomplex moet bestendig zijn tegen extreme weersomstandigheden en bestaand uit; een clubhuis met kleedkamers, douches, toiletten, minstens twee grasvelden en voldoende voetbalmaterialen (waaronder: voetbaldoeltjes, hesjes, ballen). Het onderricht wordt in eerste instantie door Nederlandse gediplomeerde trainers uitgevoerd aan begeleiders en jeugd in Senegal om zo een belangrijke bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de Senegalese voetbaljeugd, die hun een stabiele en veilige omgeving biedt om met sport bezig te kunnen zijn. Uiteindelijk zullen de bestuurders/medewerkers, trainers, voetballeiders, en overig personeel voor onderhoud van het complex zorg dragen en zal na verloop van tijd worden overgedragen aan de lokale bevolking. F.U.N. hanteert de volgende uitgangspunten: - FUN geven de kinderen en trainers persoonlijke aandacht. - FUN geeft adviezen op het gebied van voetbal en voetbaltrainingen. - FUN verricht periodieke controles op het voetbalcomplex (onderhoud, vooruitgang en trainersonderwijs). - FUN medewerkers zijn vriendelijk en deskundig. - FUN biedt haar donateurs inzicht (en inspraak) in het gevoerde beleid. - FUN heeft geen winstoogmerk. 2.4 Organisatiecultuur F.U.N. kent een informele cultuur op basis van inspanning overeenkomsten. De organisatie wil dat zijn medewerkers die vrijwillig werken plezier hebben in hun werk. Medewerkers gaan informeel en vriendschappelijk met elkaar om. Maar gedragen zich formeel als de situatie hierom vraagt. 2.5 Organisatiestructuur Het bestuur bestaat uit minimaal drie leden die gezamenlijk het beleid van F.U.N. bepalen. Onze bestuursleden, bestaande uit generalisten en specialisten, hebben een brede professionele achtergrond en netwerk. Een nieuw bestuurslid wordt voorgedragen door het bestuur en benoemd door de directeur. De directeur bereidt het beleid mede voor en zorgt voor uitvoering. Het bestuur bestaat uit: - R. Brouwer, voorzitter en secretaris - T. Moes, penningmeester 2.6 Kritieke succesfactoren De kritische succesfactoren van F.U.N. zijn: 4

5 - Persoonlijke dienstverlening. - Enthousiast en gedreven team in bezit van een goed netwerk binnen de voetbalsport. - Teamleden zijn maatschappelijk betrokken. - Praktijkkennis in voldoende mate aanwezig. - Relatie met lokale bestuurders Kleinschaligheid Stichting F.U.N. is een kleine organisatie, die primair in Nederland via voetbalclubs, scholen en (social) media financiële middelen en sportmateriaal wil inzamelen om hiermee voetbal clinics te organiseren en te financieren en ter financiering van een voetbalcomplex. F.U.N. is afhankelijk van subsidieaanvragen, giften en donaties van particulieren en bedrijven. In geringe mate zullen donaties worden gebruikt om de (in)directe kosten van de stichting te financieren (bijvoorbeeld IT kosten). Dynamisch beeld Zorgen dat de Senegalese jeugd op verantwoorde en georganiseerde wijze aan het voetballen kan gaan. Het is eenvoudig te duiden dat Senegal een ontwikkelingsland is. Er zijn op een bevolking van 13 miljoen inwoners circa 2 miljoen spelers tussen 8 en 21 jaar die dagelijks voetballen. Er is nog nauwelijks sprake van voldoende ontwikkelingsstructuren waarin talent en inzet beloond worden. Hier wil FUN graag een antwoord op zijn met haar FUN Academies. Hoogwaardige karakter F.U.N. is een solvabele en betrouwbare stichting en werkt aan een heldere inzage naar derden toe. En voldoet volledig aan de eisen voor een ANBI. De naamsbekendheid zal groeien door het oprechte karakter van de stichting en haar vrijwilligers en bekende ambassadeurs. Ambassadeurs zijn: - Peter Heerschop - Viggo Waas - Andy Houtkamp - Maikel Schats Huidige beleid op hoofdlijnen: - Beleid is om de donaties te reserveren om de lopende projecten te financieren. - Donaties en sponsoring zijn noodzakelijk voor de continuïteit. - Uitbreiding van het aantal donateurs wordt vooral gezocht door Sportverenigingen te benaderen om inzamelacties op te zetten. - Scholen; benaderen om inzamelacties op te zetten. - Bekende (ex-)voetballers en bekende Nederlanders; donaties en eventueel bereidheid tot geven van trainingen. - Bedrijven; aanbieden van goederen (van bouwmaterialen tot aan allerlei voetbalmateriaal). 4 Analyse huidige situatie (SWOT) 4.1 Interne analyse 5

6 Organisatie Sterk Enthousiast en gedreven team in bezit van een goed netwerk binnen de voetbalsport Teamleden zijn sociaal en maatschappelijk betrokken Zien het inzamelen van donaties als en uitdaging Praktijkkennis in voldoende mate aanwezig Zwak De stichting is afhankelijk van ondersteuning van derden, zowel bedrijven alsook particulieren Weinig knowledgesharing tussen betrokken land(- en) en Nederland Medewerkers Commercieel Product Goed opgeleid, deskundig, betrokken, plichtsgetrouw Overzichtelijk en effectieve website Sterke donateursbinding Goede samenwerking met soortgelijke stichting Football Maties Geeft kinderen weer kans op ontwikkeling, recreatie en vermaak We werken slechts met vrijwilligers, die zich al dan niet tegen onkostenvergoeding tijd moeten vrijmaken om zich in te zetten Doelgroep is beperkt tot slechts sporten voetballiefhebbers Wordt niet gezien als een levensbehoefte door velen Bedrijfsmiddelen Financiën Sterk Organisatie maakt gebruik van gedoneerde bedragen en sportmateriaal. Er zijn veel donateurs die de overlevingskans van de stichting vergroten Zwak Gedoneerd sportmateriaal is niet altijd kwalitatief goed. Geen maandelijkse vast bedrag, F.U.N. is afhankelijk van derden en het 6

7 bedrag die ze kunnen missen 4.2 Externe analyse De externe analyse gaat over de 'buitenwereld'. De kansen en mogelijkheden (Opportunities) en bedreigingen (Threats) voor de organisatie zijn geanalyseerd op basis van de trends, ontwikkelingen en nieuwe technologieën die 'in de buitenwereld' zijn waar te nemen. Opportunities - Er wordt al goed gebruik gemaakt van het feit dat vele (bekende) Nederlanders de motieven van de stichting ondersteunen op diverse manieren - Connectie met lokale voetbalbond zijn gelegd en zijn belangrijk om de zaken op te starten (vergunningen en locatie van het complex) Threats - Gebrek aan vrijwilligers en de tijd die deze vrijwilligers kunnen vrijmaken - Uitblijven van donaties - Verlies van momentum De belangrijkste ontwikkelingen zijn: - Toenemende regelgeving wat betreft initiatieven rondom ontwikkelingshulp. - Een dalend consumentenvertrouwen in goede doelen drukt de donatiewaarden. De volgende bedrijfsprocessen zijn uitbesteed: - Het maken van promotiefilmpjes en bouw website De externe analyse ziet er als volgt uit: Factor Kansen Bedreigingen Donateurs Concurrenten Overheid Door meer naamsbekendheid meer donateurs Door samenwerkingen en dus meer mankracht en netwerk kan de stichting groeien Mogelijke subsidies en fondsen De slechte media imago van goede doelen kunnen voor minder donaties zorgen Concurrent biedt hetzelfde kan mogelijk in de weg zitten Toenemende regelgeving 5 Beleid en strategie Op basis van de uitkomsten van de SWOT-analyse is het beleid vastgesteld. 5.1 Organisatiedoelen We onderscheiden doelstellingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. De strategische doelstellingen van F.U.N. betreffen de lange termijn doelen en zijn richtingbepalend. Tactische doelstellingen zijn doelstellingen op functioneel gebied en zijn afgeleid van de strategische doelstellingen. De doelstellingen op operationeel niveau staan beschreven in het actieplan. 7

8 Strategische doelstellingen - Wij streven naar continuïteit. - Wij willen forse jaarlijkse donatiegroei van minimaal 50% (bij bestaande en nieuwe donateurs) om ieder geval de clinics te kunnen continueren en uit te breiden - Wij streven naar een hoge tevredenheid, zowel bij de jeugd, de trainers (in opleiding), onze vrijwilligers als bedrijven en particulieren die een financiële bijdrage leveren. - Wij willen voldoen aan wet- en regelgeving. - Wij willen integere vrijwilligers. - Doelstelling is om in drie jaar tijd te groeien naar een vermogen van ,00 primair ter financiering van een (of meerdere) sportcomplex. - FUN wil efficiënte coaching processen. - FUN wil goed gemotiveerd personeel met een proactieve houding. - FUN wil een gezonde portefeuille met alleen risico's die voldoen aan ons acceptatiebeleid. Tactische doelstellingen - FUN wil jaarlijkse workshops en voetbal clinics organiseren en zoveel mogelijk lokale sportbegeleiders daarbij betrekken. - FUN wil zorgen voor juiste expertise in huis en de nodige financiën om reiskosten (enz.) te vergoeden. - FUN wil goede kwaliteit sportmateriaal inkopen tegen zo laag mogelijke kosten, daar waar mogelijk gedoneerd. 5.2 Strategie F.U.N. richt zich op haar kernactiviteiten. Ondersteunende processen zijn uitbesteed (met uitzondering van de administratie). Met de gekozen leveranciers wordt een duurzame samenwerking nagestreefd. F.U.N. hanteert de volgende strategische uitgangspunten. Commercieel Wij delen onze voetbal expertise rechtstreeks aan onze doelgroep. Product Het eindproduct moet de realisatie van FUN Academies worden i.c.m. het geven van trainingen en begeleiden van lokale medewerkers. Compliance Compliance gaat ook over gedrag. Van de bestuurders eisen we minimaal een verklaring van goed gedrag en er wordt een inspanningsovereenkomst opgesteld. Interne processen Wij laten onze interne processen toetsen middels audits. Personeel Vooralsnog werkt F.U.N. met vrijwilligers. Indien F.U.N. groeit en het aantal taken en verantwoordelijkheden toenemen kan het bestuur overwegen iemand in loondienst te nemen. Financieel F.U.N. wil geen kort- of langlopende kredieten afsluiten t.b.v. de stichting en zal afhankelijk zijn van donateurs en sponsoren. 8

9 Inkoop Wij besteden alleen een bedrijfsproces uit als er voldoende waarborgen zijn dat de leverancier de dienstverlening goed kan uitvoeren. 5.3 Benodigde middelen De benodigde middelen staan beschreven in de begroting 2014 (zie hoofdstuk 6). 5.4 Gewenste situatie F.U.N. wil een organisatie zijn met een duurzame en sterk sociaal maatschappelijke ontwikkelingspositie, een gezonde financiële portefeuille, zeer tevreden deelnemers (kinderen) en proactieve en trotse vrijwilligers. 5.5 Toetsing haalbaarheid (STOEP-factoren) - Sociaal. De maatregelen die op basis van het beleid worden genomen, moeten voor management en betrokkenen sociaal aanvaardbaar zijn. Op sociaal gebied is er geen weerstand te verwachten. Zowel vrijwilligers als bestuur zijn betrokken geweest bij het opstellen van dit plan. - Technisch. Er zijn geen technische belemmeringen om het beleidsplan uit te voeren. - Organisatie. Er is voldoende capaciteit en deskundigheid aanwezig voor de uitvoering van het beleidsplan. Bij het opstellen van dit plan is rekening gehouden met de beperkte vrijwilligerscapaciteit. Er wordt deskundigheid van derden ingehuurd mits noodzakelijk. - Economisch. De kosten van dit plan zijn overzichtelijk. De financiering van dit plan (lees: sportcomplex) wordt in dit stadium nog niet meegenomen in de begroting. - Politiek. Het is van essentieel belang dat er op termijn een goede relatie wordt ontwikkeld met lokale bestuurders 6 Begroting Begroting Stichting FUN Foundation 2014 Inkomsten: Donaties & sponsoring Uitgaven: Algemene kosten; Telefoonkosten 250 Overige kosten 500 Totaal 750 Logistieke kosten; Verblijfskosten 500 Reiskosten* Containers 300 Totaal Totale kosten