HANDREIKING T.B.V. PROJECTEN DIGITALE KOPIE VAN PAPIEREN BOUWVERGUNNINGEN. P.C.]. Huismans A.J.F. de Looijer

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "HANDREIKING T.B.V. PROJECTEN DIGITALE KOPIE VAN PAPIEREN BOUWVERGUNNINGEN. P.C.]. Huismans A.J.F. de Looijer"

Transcriptie

1 HANDREIKING T.B.V. PROJECTEN DIGITALE KOPIE VAN PAPIEREN BOUWVERGUNNINGEN P.C.]. Huismans A.J.F. de Looijer 's-hertogenbosch augustus 2007

2 VERSIEBEHEER

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. Projectplan 3. Procedurele aspecten van het scanproces 3.1 Testproject 3.2 Voorbewerken te scannen dossiers Selecteren te scannen stukken Indexeren dossiers Indeling te scannen documenten Het maken van de map Categorie indeling Opschonen van de dossiers Volgorde van de stukken Nummeren van de map Stempels Materiële verzorging 3.3 Scannen OCR of niet Kwaliteitscriteria voor de scans Scanprocedure Kwaliteitscontrole Toekennen nietadata Oinschrijving per tekening Omschrijving aard van de vergunning Autorisaties 4. Technische aspecten van het scanproces 4.1 Beheersomgeving 4.2 Hard- en software tbv scanning 4.3 Bestandsformaat /-formaten 4.4 Instellingen 4.5 Documentatie 5. Publicatie op internet 5.1 Metadata 5.2 Bescherming persoonsgegevens 5.3 Auteurswet 5.4 Zoekmethoden 5.5 Duidelijke communicatie

4 1. INLEIDING Op verzoek van een aantal aangesloten gemeenten is toegezegd een handreiking op te stellen voor het vervaardigen van scans van bouwvergunningen. Daarbij is uitgegaan van de vervaardiging van een digitale werkkopie ten behoeve van de gemeente zelf. Deze kan dan naar keuze al of niet via de website worden gepubliceerd. Vooropgesteld moet worden, dat voor het aanmaken van een digitale werkkopie geen eisen of richtlijnen bestaan. Er hoeft m.a.w. in principe geen rekening te worden gehouden met de duurzaamheid van bestandsformaten, met de kwaliteit van de scan e.d. Anderzijds is het natuurlijk wel zo, dat de digitale kopieën van een bepaalde kwaliteit en betrouwbaarheid moeten zijn om er zinvol mee te kunnen werken. Zoals bekend zijn de eisen aan bestandsformaten voor duiirzame bewaring van digitale archieven in beweging. Er is echter van afgezien om te proberen aan te geven aan welke (toekomstige) eisen een kopiebestand moet voldoen, om in de toekomst mogelijk toch als vervanging van de papieren documenten te kunnen dienen. Proberen te voorspellen is koffiedik kijken, met een grote kans op wat achteraf als missers zullen worden beschouwd. Uiteraard is het zinvol de procedures en formaten goed te documenteren. Het BHIC gaat uit van overbrenging van geschoonde dossiers (met andere woorden alleen die stukken die volgens de selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen). De gemeente kan het digitale kopiebestand zelf beheren en naar keuze al of niet (gedeeltelijk) op de website zetten. Vanuit het BHIC kan bij publicatie op de gemeentelijke website een link naar die site worden geplaatst op de BHIC-site. Een digitaliseringsproject, hetzij in kopie hetzij als vervanging, is overigens niet iets waar te licht over moet worden gedacht. ICTU zegt hierover: "Het op orde brengen van dossiers en scannen van dossiers moet niet worden onderschat. Hier kan veel tijd en geld in gaan zitten, vooral als nog gewerkt wordt met geheel papieren dossiers. Goede scan apparatuur en het slim nadenken over het inzetten van middelen (zoals studenten) levert veel tijdswinst op en kostenvoordelen op de lange termijn."' 2. PROJECTPLAN Om zorgvuldig te werk te gaan moet een projectplan worden opgesteld. Het is van belang dat er vanuit de diverse disciplines naar gekeken wordt. Dit kan door een werkgroep in te stellen, waaraan bij voorkeur wordt deelgenomen door of namens: 1. de proceseigenaar of zijn vertegenwoordiger; 2. de gebruikers; 3. vertegenwoordigers uit de vakgebieden Documentaire Informatievoorziening; 4. Informatie en Communicatietechnologie; 5. Administratieve organisatie & Interne controle; 6. Juridische Zaken; 7. eventuele andere belanghebbenden uit de organisatie. Het projectplan bevat tenminste de volgende onderdelen: * Een beschrijving van het doel en het gebruik van het informatiesysteem (de systemen) en een beschrijving van de informatie; ' ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p

5 e e e o o e o Een beschrijving van de soort en type kopie. Houd bij het kiezen van een of meer bestandsformaten rekening met gebruik van de scans en de beschrijvingen op langere termijn. De gegevens moeten daartoe gemigreerd of geconverteerd kunnen worden. Het resultaat en de bevindingen van de beoordeling op vernietigbaarheid van de betrokken gegevens met de context; Een verschillenanalyse of andersoortige overzichten waarmee aangegeven kan worden waar gegevens uit het oude (papieren) systeem in het nieuwe systeem terecht zullen komen, indien nodig met opgave van de veranderde context en functionaliteit; Een testplan, zodat beoordeeld kan worden of de kopieën een weergave opleveren van de volledige en juiste gegevens, waarin opgenomen zijn: - Een overzicht van de testgegevens, deze kunnen worden samengesteld op basis van steekproeven en een inschatting van te verwachten problemen; - Een checklist en de randvoorwaarden voor de test; - Een overzicht van de samenstelling van de testgroep alsmede een beschrijving van de taak van de testgroep; - Een procedure waarin een regelmatig moment van testen bepaald wordt; Een tijdpad of planning; Een beschrijving van het gewenste resultaat en de methode van beheer en toezicht; Een beschrijving van de voortgangcontrole van het project; Een opgave. van de persoon of instantie die de eindcontrole doet Een begroting van de te verwachten kosten. Bedenk dat digitalisering een arbeidsintensieve en dure aangelegenheid is. Weeg af of het de meest effectieve en efficiënte oplossing is. 3. PROCEDURELE ASPECTEN VAN HET SCANPROCES 3.1 Testproject Het is aan te raden een test uit te voeren, waarin de onderstaande procedures en technische aspecten worden uitgeprobeerd. Aan de hand daarvan kan zo nodig nog bijgestuurd worden, zonder dat het hele project onder druk komt te staan of zelfs mislukt. In deze fase kunnen de gescande documenten stuk voor stuk worden bekeken: - of de gewenste beeldkwaliteit wordt gehaald binnen de vastgestelde foutenmarge. - of de koppeling tussen scans en index voldoen. - of de gegevens goed en gemakkelijk terugvindbaar zijn. Worden de gewenste resultaten behaald, dan kan in het project zelf worden volstaan met steekproeven. 3.2 Voorbewerken te scannen dossiers Selecteren te scannen stukken Het is niet altijd nodig alle stukken in het dossier te scannen. Voor onderdelen van de vergunning gelden verschillende bewaartermijnen. Ook de behoefte van ambtenaren en publiek kan hierin een rol spelen. Het schonen van het archief voor het scannen is een kostbare en tijdrovende zaak, die echter de moeite zeker waard is. Zorg bij het schonen voor een standaard opbouw en standaard beschrijving van ieder dossier. Hiermee kunnen de belangrijkste indexen worden gerealiseerd. Dit bespaart bij het scannen aanzienlijk veel geld en voorkomt fouten Indexeren dossiers Om in het digitale archief stukken terug te kunnen vinden worden indexen gebruikt. De ervaring leert dat dit indexeren tot op docun~ent niveau plaats moet vinden. In feite is dit de beschrijving

6 van de documenten en hun samenhang. Deze moeten duurzaam gekoppeld worden aan de scans. e Probeer de indexering vóór het scannen te realiseren. Achteraf is namelijk arbeidsintensiever dan vooraf en dus duurder. 0 Maak het indexeren niet complex en kies voor een standaard indexering. e Benoem alle tekeningen met eenduidige en simpele namen De metagegevens die tijdens het proces worden opgenomen zijn de volgende: Dossiernummer * Bouwplannummer Datum van de aanvraag Type document Naam van de aanvrager Korte omschrijving Adresgegevens Opmerkingen * Uitgebreidere omschrijving Indeling te scannen documenten Het maken van de map Een dossier is als volgt opgebouwd: m Een binnenmap of dossieromslag2, met hierin: Een voorblad, met daarop adres, datum beschikking, omschrijving beschikking en de aanwezige categorieën. m Minimaal 1 en maximaal 8 categorieën op volgorde van tabstrook en barcode of voorloopvel, met daarachter de stukken. m Voor categorie 7 'tekeningen' wordt altijd een tekeningenmap gebruikt, zodat de tekeningen niet - voor zover zij dat al niet zijn - geperforeerd worden. Alle overige stukken worden in de map vastgemaakt met een 'zippel' Categorie indeling Omdat de documenten in een digitale omgeving niet gewoon door te bladeren zijn, is het goed na te denken over een standaardindeling van de dossiers. Een geschikte indeling luidt als volgt: 1. Categorie 1 : aanvraag1 beschikking 2. Categorie 2: mechanica en statica, diverse berekeningen 3. Categorie 3: externe adviezen 4. Categorie 4: interne adviezen 5. Categorie 5: procesverloop 6. Categorie 6: overige bescheiden 7. Categorie 7: (gewaarmerkte) tekeningen 8. Categorie 8: installatiegegevens De indeling kan worden gemaakt m.b.v. tabstroken, waarop t.b.v. de scanning een barcode is aangebracht. De herkenning voor het scanproces kan echter ook d.m.v. voorloopvellen. Het zal, vooral bij oudere dossiers, vaker voorkomen dat niet van alle categorieën stukken aanwezig zijn. Dan worden alleen die categorieën waarvan stukken aanwezig zijn gevuld; als wordt gewerkt met voorbereide mappen worden de lege categorieën (tabstrook en barcode/voorloopvel) uit de map verwijderd. Indien ervoor wordt gekmen de blijvend te bewaren stukken af te splitsen van de te vernietigen stukken kan ook gewerkt worden met twee binnenmappen: EEn voor de te bewaren en M n voor de (op termijn) te vernietigen stukken. 6

7 Hieronder volgt een opsomming van documenten die tijdens het bouwvergunningproces (kunnen) worden geproduceerd, ingedeeld naar de verschillende categorieën. Deze kunnen worden gebruikt als kabstrook. overgebracht worden alleen de stukke; achter de tabstroken waar in de kolom "Opmerkingen" staat vermeld: "bewaren t.b.v. overbrenging" (categorie 1, 4, 6 en 7). De stukken die op termijn vernietigbaar zijn kunnen bij de voorbereidende werkzaamheden desgewenst in een afzonderlijke omslag worden opgeborgen. Ze kunnen ook in één omslag worden gestoken, maar dat betekent dat vóór de archiefwettelijke overbrenging deze dossiers alsnog zden moeten worden gesplitst. Zolang geen formele aanpassing van de Selectielijst heeft plaatsgevonden, zullen in het onderstaande overzicht (indeling bouwergunningendossier) de termijnen uit de huidige Selectielijst (1995) worden vermeld. Hierbij wordt dus geen rekening gehouden met de brondocumenten zoals die in het kader van de BAG (gebouwenregister) worden genoemd, en waarbij het voorstel is om deze voor blijvende bewaring in aanmerking te laten komen. Hieronder volgt een overzicht van de brondocumenten ten behoeve van het gebouwenregister. Bij de selectie van archieíbescheiden adviseren wij om deze documenten vooralsnog uit te zonderen van vernietiging tot aan het moment dat - formeel - meer bekend is over de wijze van bewaring van deze stukken. Als brondocument voor het gebouwenreqister worden aangewezen: a. een beslissing tot verlening van een vergunning of andere publiekrechtelijke toestemming voor het bouwen, veranderen of slopen van een pand of verblijfsobject, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; b. een schriftelijke reactie van een bestuursorgaan naar aanleiding van een melding of kennisgeving waardoor het vereiste van een vergunning of toestemming, bedoeld in onderdeel a, wordt opgeheven; c. een schriftelijke melding of kennisgeving van de aanvang en het gereedkomen van bouw- of sloopwerkzaamheden met betrekking tot een pand of verblijfsobject; d. een beslissing tot verlening van een vergunning als bedoeld in artikel 30, eerste lid, of 33 van de Huisvestingswet, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; e. een beslissing tot vaststelling van een standplaats, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; f. een beslissing tot vaststelling van een ligplaats, alsmede de wijziging of intrekking daarvan; g. een document waarin de geometrie van een pand of verblijfsobject is vastgelegd in overeenstemming met de krachtens artikel 17, tweede lid, aanhef en onderdeel a, van de wet gegeven definitie van het desbetreffende gegeven; h. een rechterlijke uitspraak strekkende tot vernietiging, herroeping, intrekking of wijziging van een in het gebouwenregister ingeschreven brondocument, en i een schriftelijke verklaring van een daartoe aangewezen ambtenaar, strekkende tot: 1". een ambtshalve correctie van een of meer op grond van een ander brondocument in de gebouwenregistratie opgenomen gegevens; 2". een signalering van een wijziging in de feitelijke situatie die van invloed is op een of meer in de gebouwenregistratie opgenomen gegevens en die niet voortvloeit uit een brondocument als bedoeld in de onderdelen a tot en met h, of 3". een wijziging of opneming in het belang van een goede registratie van een of meer gegevens in de gebouwenregistratie die niet voortvloeit uit een ander brondoctiment Indeling bouwvergunningendossier

8 ideling boirwergunningendossier Selectie o.g.v. tabstrook Opmerking Selectieliist ouwaanvraag (met toelichting en de daarbij behorende bijlagen B Aanvraagt beschikking -bewaren t.b.v. overbrenging ouwvergunning: melding ourwergunning, positief besluit B.B. inclusief voonvaarden voor verlenen bouiwergunning en?stekken UW, zonder vergunning B.B. indien dit de feiteiijke situatie weergeeft orrespondentie die aan é6n van de volgende voorwaarden ddoet: B is gebouwd in afwijking van de voonuaarden van de bouiwergunning; college heeft in afwijking van het (ambtelijk) advies toch boinwergunning verleend; college heelt toch boubwergunning verleend ondanks dat Gedeputeerde Staten op grond van artikel 19 Wet Ruimtelijke Ordening weigeren; college de iliegale bouw stilzwijgend gedoogt omdat het juridisch niet mogelijk is een bourwergunning te verlenen.b. bewaren bij bouiwergunning ereedmeidingrbrief B.B. of een ander document waaruit blijkt dat gebouw is ibooidlopgeieverd, bijvoorbeeld een aantekening van een jubvinspecteur andhavingdossier - \v.o. inspectienpporten en aanschrijvingen :treffende bouwen zonder, in strijd met, of in afwijking van de!rgunning : anneer Ihandhaving heelt geleid totwijziging van de bouiwergunning B in wel ertoe heeftgeleid dat een bepaalde situatie wordtgedoogd 5 jaar na dien handhaving ertoe heeft geleid dat uiteindelijk conform afhandeling mwergunning is gebouwd, kunnen stukken worden vernietigd S jaar na dien handhaving heeft geleid tot sloop van object, moet aan de hand alhandeling in eventuele precedentiverking worden bekeken of stukken kunnen orden vernietigd,uwvergunning, ingetrokken 3 jaar Let op bepalingen BA( (gebouwenregister) ategorie 2 -(l) Statica en mechanica, diverse -vernietigbaar berekeningen mstructietekeningen 50 jaar mtructieberekeningen mdeerrapporten erkteberekeningen ppeivlakteberekeningen 50 jaar 50 jaar s0 jaar 20 jaar

9 ndeling bouwvergunningendossier Ili..tic.i ii o,: ii ii.c.i I.<i i i i r i.,rr,. ~ indien \oorlicii \an! Iir a.inirkrningrn en of gcsicmpcld cii uf athier en ui haniltckcning -vernietigbaar Bouwtekeningen, beoordeeld door brandweer: zonder aantekeningen en advies en niet gestempeld en van handtekening voorzien Bouwtekeningen, beoordeeid door welstandscommissie: indien voorzien van aantekeningen, enlof gestempeld enlof advies eniuf Ihandtekening Bouwtekeningen, beoordeeid door welstandscommissie: zonder aantekeningen en advies en niet gestempeld en van handtekening voorzien rnbtshalve weistandsadviezen Direct vernietigbaar 20 jaar Direct vernietigbaar 20 jaar (e) Adviezen (ambtelijke) aan het college m.b.t. hetverlenenvan een bou\wergunningwaaruit blijkt dat: 1- het bouwplan in strijd is met de bestemmingzplanvoo~~c11riren; - het strijdig is met andere wet- en regelgeving zoals de Bou\weroidcning, Bouwbesluit, wet Milieubeheer, wet Bodembescherming, Drank-en horecawet, Brandpreventieverordening en de Monumentenwet- indien dit wordt opgelost door liet verlenen van vrijstelling; - het bestuur een zodanige procedure volgt waardoor juridische ruimte tot het verienen van een bouwvergunningwordt geschapen -vaak d.m.v. het verienen van vrijsteliing B n erne a vieren -bewaren t.b.v. overbrenging envaai- en beroepszaken (tegen aanvragen), informatieverstrekking n advisering door afdeling belast met het bouw- en woningtoezicht etreffende behandeling bezwaar- en beroepszaken, inclusief de 20 jaar N.B. tenzij de definitieve uitspraak is te beschouwen als een precedent raak of een principe uitspraak. In dergelijke gevallen de bescheiden bewaren Bouw, melding aanvang N.B. of ander document waaruit dil blijkt Ingetrokken, niet doorgegane en niet ontvankelijk verklaarde bouwaanvragen Bouwaanvragen, geweigerde Bouwinspecteurs, aantekeningen gemaakt tijdens de bouw 20 jaar 3 jaar 3 jaar ZO jaar Lel op bepalingen (gebouwenregisterl

10 ouwtoestemmingen, -onthefiingen en -vergunningen.b. geen formeie bouiwergunningen Selectie o.g.v. tabstrook Opmerking Selectielijst jaar Let op bepalingen BA< (gebouwenregister) omwergunnin& meldingen (voor rover nog van toepassing).b. indien het cultuurhistorisch interessante of beeldbepalende mwerken betreft stukken bewaren ou\wergunning, vergunningvrije bouwwerken 20 jaar 3 jaar Let op bepalingen BA< (gebouwenregister) ou\wergunning, verleend maar niet uitgevoerd en waatvoor een trekkingbeschikking is afgegeven ou\wergunningen, verieende voor tijdelijke bouwverken.b. pas vernietigen indien ter plekke is geconstateerd dat de oude tuatie (van voor de vergunningverlening) is hersteld ouiwergunning, voorbereidingsstukken: beginselaanvragen, skendmakingen en publicaties, bewijzen van oiitvanyt aanvraag, jksgoedkeuringen, schets- en onhverppiannen (-tekeningen), ~oilopige inlichting, adviesaanvragen ouwverk, tijdelijk.b. Dewaanermijn begint wanneer hoinwerk daadwerkelijk invijderd is; wordt lang niet ahijd venvijderd iemo's eieidebrieven, toezendingsbrieven ategorie G i het overige dat belangrijk is, maar niet onder een bepaalde itegorie geplaatst kan worden 3 jaar nadat de Let op bepalingen BA< intrckkingsbe- (gebouwenregister) schikking is afgegeven 3 jaar na Let op bepalingen BA( vetvallen (gebouwenregister) 20 jaar 3 jaar na Let op bepalingen BA( venvijderen c.q. (gebauwenregister) controle of bouwwerk is venvijderd 20 jaar Direct vernietigbaar U Overige bescheiden -bewaren t.b.v. overbrenging lederapbouwwet artikel 20, procedures N.B. ditzijn voorlopers van de art. 19 WRO procedure. I.v.m. reconstructie van de wederopbouw moeten deze stukken worden bewaard let Ruimtelijke Ordening artikel 19 en Woningwet artikel 50, stukken - N.B. sinds :keffende: aanvraag, besluit Gedeputeerde Staten en tekeningen verplicht de Wet op de Ruimtelijke Ordening om art. 19 lid 1 vrijstellingen te bewarer als bijlage bij het bestemmingsplan (Zeifstandige Project Procedure -ZPP) ategorie 7 ewaarmerkte tekeningen behorende bij bouwvergunning B (Gewaarmerkte) tekeningen -bewaren t.b.v. overbrenging ostektekeningen B

11 Indeling bouwergunnnigendossier Revisietekeningen Detaiitekeningen met onhverpkarakter (bijvoorbeeid van deuren, kozijnen, ornamenten, baikonhekjes etc.) Selectie o.g.v. tabstrook Opmerking Selectielijst 2005 B B N.B. indien niet gewaarmerkt kunnen deze tekeningen op vernietiging worden afgesteld (20 jaar) N.O. indien niet gewaarmerkt kunnen deze tekeningen op vernietiging worden afgesteld (20 jaar) Situatietekeningen (overzichtstekeningen) I U I N.B. indien niet geivaarmerkt kunnen deze tekeningen op vernietiging worden afgesteld (20 jaar) instailatietekeningen, o.a. werktekeningen van elektrische inslailaties, warm water- en CV-installaties N.B. voor installatiegegevens m.b.t. gemeente-eigendommen geldt W na sloop 20 jaar nsta atiegegeve ns - vernietigbaar Opschonen van de dossiers Dubbele stukken mogen vernietigd worden. Als er OD stukken memoblaadies zitten, moeten dc?ze eraf gehaald worden. Als het om belangrijke informatie gaat w&dt een kopie van het blaadje en toegevoegd aan het dossier Volgorde van de stukken De stukken moeten achter elke tabstrook op chronologische volgorde in de map geplaatst worden met het oudste stuk boven. m De tekeningen moeten op numerieke volgorde (geschreven nummer rechtsboven op de tekening) geplaatst worden Nummeren van de map Het etiket met het vergunningnummer kan rechtsboven in de hoek van het dossier worden geplakt, waarbij je de map op zijn zijkant houdt. Eventueel i.p.v. etiket met potlood ~chrijven.~ m Als je meerdere mappen enlof dozen hebt dan moet je hier een volgnummer opschrijven (biivoorbeeld, 435 en 435a). m Op een doos doe je dit aan de zijkant, waarbij je rekening moet houden met het feit dat een doos aan de linkerkant sluit. Natuurlijk moetje dan ook weer het vergunningnummer op de doos noteren Stempels Bij dubbele tekeningen is het vaak zo dat de tekeningen hetzelfde zijn, maar dat er andere stempels op staan. Denk hierbij aan de welstandsstempel, de stempel met parafen van andere Nb. Bij de overbrenging in de zin van ariikel 12 Archiefwet 1995 moeten de stukken voldoen aan de normen voor goede, geordende en toegankelijke staat.

12 afdelingen en de brandweerstempel. Als deze stempels op dubbele tekeningen staan, dan gebeurt er het volgende. m De gewaarmerkte tekening wordt altijd bewaard in de categorie tekeningen. Met andere tekeningen kan bijvoorbeeld als volgt worden omgegaan: m Indien er ook een welstandstekening met de welstandsstempel aanwezig is, dan wordt die ingevoegd in categorie 3: externe adviezen. Bij een dubbele tekening met de stempel met parafen van andere afdelingen of de brandweerstempel, wordt deze ook toegevoegd aan de categorie 3: externe adviezen Materiële verzorging Ten behoeve van de scanning zullen de documenten moeten worden ontdaan van nietjes, paperclips e.d. Dit biedt tevens een goede gelegenheid om de omslagen, bijlagemappen e.d. te vervangen door goede exemplaren voor een bewaring op langere terinijn. Tenminste de te bewaren en de te scannen stukken moeten worden ontdaan van: Nietjes = Paperclips Elastiekjes m Ringbandjes Celiimde kaften a Let op! Bij het verwijderen van ringbandjes en ander hechtmateriaal zal perforatierand van het papier gaan rafelen. Daarom moet deze rand er met de snijmachine afgesneden worden. 3.3 Scannen OCR of niet In sommige gevallen zal het mogelijk zijn documenten met behulp van een zoekmachine doorzoekbaar te maken na scanning. Dat kan door toepassing van Optical Character Recognition (OCR; optische tekenherkenning). Dit is een applicatie waarmee uit een beeld van een tekst door middel van patroonherkenning een tek~tbestand.~ Dit maakt documenten doorzoekbaar, wat de toegankelijkheid ten goede Ikomt. De bouwvergunningen waarvan in deze notitie sprake is zullen echter voor het grootste deel nog uit handgeschreven documenten bestaan of uit in handschrift ingevulde formulieren. En OCR is nog niet zover ontwikkeld dat de herkenning daarvan al erg zinvolle resultaten oplevert. Het bewust niet doorzoekbaar maken van documenten is ook een optie in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer: men kan dan niet op naam gaan zoeken, maar alleen op de geboden indexmogelijkheden (wijk, adres e.d.) Kwaliteitscriteria voor de scans Er mogen geen zwarte of grijze randen aanwezig zijn. De images mogen niet gedraaid op het beeldscherm verschijnen. - f3lauwd;ukkenketen in negatief worden gescand. - Besluit of grijze puntjes moeten worden weggefilterd (depixeling). Hiermee wordt vervuiling uit de scan verwijderd. Eniaringen uit soortgelijke projecten geven aan dat het aanbeveling verdient om hiermee bij tekeningen zeer voorzichtig te zijn: puntjes die verwijderd worden kunnen zowel vervuiling zijn als informatie Scanprocedure 1. voorbereiden: losmaken hechtmechaniek (indien aanwezig), invoegen tussenbladen voor documentscheiding (deze kunnen worden voorzien van de nodige metadatal 2. tellen aantal gebruikte tussenbladen "ICTUIAdvies Overheidd, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 52

13 3. tellen aantal te scannen bladen/bladzijden 4. scannen voor- en zo nodig achterzijde 5. controle op volledigheid: vergelijken aantal scans met aantal bladenibladzijden 6. controle op volledigheid: vergelijken aantal ingevoegde en verwijderde tussenbladen 7. tussenbladen documentscheiding verwijderen en zo nodig opnieuw hechten Kwaliteitccontrole Ontwikle Iwaliteitscriteria om het resultaat van het scannen te kunnen beoordelen (acceptabele ioutniarge). Tijdens het scannen: 1. visuele controle van de kwaliteit van de scans 2. zo nodig: opnieuw scannen Toekennen metadata Bij het scannen wordt een aantal tevoren bepaalde metadata vastgelegd. Deze omvatten o.a. scandatum en identificatie (scannummer) en de applicatie waarmee de documenten kunnen worden gelezen (bijvoorbeeld Acrobat Reader, of TIFF-viewer). Als de scans worden opgenomen in een DMSIRMA waarin ook andere documenten voorkomen dient ook het proces (verlenen bouwvergunning) te zijn benoemd. Aanvullende metadata betreffen de koppeling van de scan met een index waarin bij voorkeur de volgende gegevens zijn opgenomen: onderwerp documenttype (aanvraag, beschikking, advies etc.) inventarisnummer (dossielverwijzing RM) gemeente plaats (dorp, kern) straatnaam (huidig) huisnummer (huidig) evt. toevoeging (huidig) straatnaamiwijkletter bij verlening (optioneel) huisnummeriwijknummer bij verlening (optioneel) kadastrale gemeente (optioneel; van belang indien een gemeente uit meerdere kadastrale gemeenten bestaat of bestaan heeft) kadastrale sectie kadastraal nummer aard van de vergunning (bouw, verbouwing e.d.) evt. eigen registratiekenmerken Een aantal technische metadata kan worden opgeslagen in het digitale docun~ent. Het voordeel is dat ze dan onlosmakelijk met dat document verbonden zijn Omschrijving per tekening De omschrijvingen van de tekeningen kunnen het beste worden gestandaardiseerd en zeer beperkt gehouden? Het uitgangspunt hierbij is dat het zoeken op soortgelijke tekeningen mogelijk moet zijn. De volgende omschrijvingen (indexen) zijn elders toegepast en blijken zinvol te zijn: - Constructie - Details s Het verwijzen naar de soort tekening (in plaats van alleen doorlopende nummeriiigi is in de praktijk handiger gebleken, vooral bij grotere hoeveelheden tekeningen per vergunning.

14 - Doorsneden - Gevelaanzichten - Installatie - Plattegronden - Situatie - Totaaloverzicht Omschrijving aard van de vergunning De omschrijvingen per bouwplan kunnen worden opgebouwd aan de hand van een 'blokkenschema'. Onderstaand schema is een voorbeeld wat aangepast en uitgebreid kan worden. / I Soort bouwwerk / I Aanpassing I 1 I woning I I I Bouwen 2 I Vrijstaand bijgebouw 12 I Aanbouw/uitbouw / 1 l achterzijde 3 I Bedrijfspand 1 3 I Aanbouw/uitbouw / 2 Constructie Funderin Woning I Winkel Overi e M Autorisaties Vastgelegd dient te worden welke medewerker welke rechten heeft met betrekking tot de gescande stukken. Hierin kunnen worden onderscheiden: inzage in de registratie, inzage van de scans, wijziging van de registratie c.q. scan en verwijdering van de registratie c.q. scan. 4. TECHNISCHE ASPECTEN VAN HET SCANPROCES 4.1 Beheersomgeving Uiteraard dient het gescande bestand te worden beheerd. Daarvoor is een of andere vorm van DMS onontbeerlijk. Omdat het om een kopiebestand gaat (de papieren zijn de originelen) is het alleen voor intern gebruik belangrijk dat er volledige en betrouwbare informatie uit kan worden gehaald. Eisen in de zin van inrichting in verband met overbrenging, lange termijnbewaring e.d.

15 worden dus niet gesteld. Wel is het van belang dat zo nodig ook de papieren bestanden gemakkelijk kunnen worden teruggevonden, liefst door een verwijzing naar de betreffende omslag in de toegang op de scans. Wanneer het de bedoeling is de scans (later) te gebruiken voor een verzoek tot vervanging (in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995) dan zullen de dossiers moeten worden beheerd in een records management applicatie die zowel voor wat betreft de mogelijkheden als voor wat betreft de inrichting voldoet aan de normen van Rernano of NEN Ongeacht of de intentie is te komen tot toekomstige vervanging is het in verband met het toekomstige beheer van belang goed te documenteren welke hard- en software voor de beheersomgeving wordt gebruikt om in de toekomst de toegankelijkheid optimaal te houden. Bij voorbeeld in geval van noodzakelijke conversie, migratie e.d. 4.2 Hard- en software tbv scanning Indien het scannen in eigen beheer wordt uitgevoerd zal de nodige hard- en software voor scanning moeten worden aangekocht. Bezuinigen op een goede scanner is niet raadzaam: de scanner moet voldoen aan hoge kwaliteitseisen. Natuurlijk kan bekeken worden of de scanner ook in andere processen of projecten kan worden ingezet. Wanneer het project wordt ~iitbesteed is het zaak een beheersomgeving te hebben waarin de digitale documenten kunnen worden beheerd. Het beheer van in opdracht gemaakte scans hoort te worden getest om te zien of er geen fouten in de functies zitten. Beschrijf: -welk merk en type scanner wordt gebruikt - welke scansoftware wordt gebruikt -welke software wordt gebruikt voor verdere opneming in het DMS (capture) - hoe deze captute in zijn werk gaat (bijvoorbeeld: gescand in TIFF en vervolgens in PDF opgeslagen in het DMS). In het model van E-DAVID worden de volgende (technische) metadatavelden in de TIFF-header, software voor maken afbeelding DateTime: datum en tijd van scanning I m instelling becturingccysteem Copyright: houder auteursrecht NB. Deze tags bevatten een ASCII- Hostcomputer: hardware en / 316 I m I m m m ". Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 2005) p

16 Metadataveld veld, waarvan de laatste byte "NULL" moet zijn. Private tags Tagnr Tekst Tekeningen Gebruik wordt afgeraden i.v.m. leesbaarheid en uitwisselbaarheid met andere programma's. Programma's als Photoshop en PageMaker voegen zelf altijd private tags Beschrijvende metadata worden meestal niet in de header van de scan opgenomen. Dit zou bijvoorbeeld batchbewerkingen kunnen bemoeilijken. De scanconfiguratie dient te worden gekalibreerd alvorens met scannen wordt begonnen. 4.3 Bestandsformaat /-formaten Voor een kopiebestand worden hieraan geen eisen gesteld. Het is afhankelijk van de organisatie welk formaat en welke kwaliteit wordt gekozen. Is het bijvoorbeeld wenselijk om de tekeningen tot A0 maatvast te kunnen reproduceren vanaf de digitale kopie, dan levert dat uiteraard andere kwaliteit en omvang van het bestand op, dan wanneer hiervoor zal worden teruggegrepen op de papieren tekening. Bedenk wel, dat die tekening dan mogelijk in het BHIC berust en niet direct bij de hand is. Het is in elk geval van belang per documenttype vast te leggen: - bestandsformaat en digitaliseringsparameters - structuur van de toe te passen bestandsnamen7 - softwareapplicatie waarmee de gegevens kunnen worden gecontroleerd en gelezen.' Het is raadzaam om in te spelen op de laatste archiefstandaarden om de duurzaamheid van informatie te waarborgen. Immers, de informatie moet in principe over vele jaren nog raadpleegbaar zijn. Het inscannen van een A0 tekening dient snel te verlopen maar vooral ook weinig kilobytes in beslag te nemen om snel opvraagbaar te maken op het Internet? Veelal zal daarom gebruik worden gemaakt van een (onbewerkte) moederkopie van een zo hoog mogelijke kwaliteit en afgeleide kopieën (bijvoorbeeld voor raadpleging op intra- of internet). Dit betekent dat het gekozen bestandsformaat open is, gedocumenteerd en stabiel, verder veelgebruikt, platformonafhankelijk, geen informatieverlies oplevert (geen of lossless compressie), bij voorkeur metadata velden mee kan opslaan, de authenticiteitvan de documenten vasthoudt en niet afhankelijk is van de gekozen dragers en apparatuur.'' Wanneer het de bedoeling is de scans (later) te gebruiken als vervanging (in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995) dan zullen de documenten moeten voldoen aan de eisen die de regeling ex artikel 12 Archiefbesluit (geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden). Deze schrijft standaardformaten voor als PDF en (ongecomprimeerde) TIFF, maar zal in een volgende versie verwijzen naar NEN enlof ISO-normen voor bestandsformaten. De bestandsgrootte van de digitale documenten zal hierdoor veel groter zijn dan in het geval van een digitale kopie. Het valt niet te voorspellen welke bestandsformaten en -kwaliteiten straks aan de nieuwe normen voldoen. Daarom kan geen garantie worden gegeven dat de scans op een later tijdstip als vervanging mogen dienen. ' F. Boudrez, Mappenstructuur en bestandnamen voor digitale documenten (Richtlijn e-david nr. 3): V, Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 2005) p ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 52. 'O F. Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 2005), pp en 6.

17 Voor tekstdocumenten is momenteel PDF (bij voorkeur PDFIa) een geschikt formaat. Voor tekeningen geldt TIFF als een goed formaat. Het levert zonder compressie een betrouwbaar bestand, dat echter wel erg groot is. Het kent echter ook compressiemogelijkheden, waaronder een "lossless" methode. Het ]PEG-formaat levert kleinere bestanden op. Hoeveel kleiner is afhankelijk van de toegepaste compressie, die in het geval van JPEG overigens niet lossless is. Daarbij moet worden opgemerkt: hoe minder compressie hoe betrouwbaarder het beeld na decompressie. Omdat het om een kopiebestand gaat is het de vraag hoe erg dat is: er kan zo nodig immers op het papieren origineel worden teruggegrepen. E-DAVID geeft voor tekst en tekeningen de volgende specificaties: 1. Bestandsformaat TIFF Compressie: geen 3. byte-volgorde: "Intel" TIFF" 4.4 Instellingen Aangeven: kleur / grijswaarden 1 zwart-wit. Hiervan kan worden gesteld dat bij bouwtekeningen kleur van belang kan zijn. Als het de bedoeling is in te zetten op toekomstige toestemming voor vervanging, dan zal hier zeker kleur moeten worden gekozen. Beslist moet worden of al of niet depixeling wordt toegepast.12 Hiermee wordt vervuiling uit de scan verwijderd. Het verdient aanbeveling om hiermee bij tekeningen zeer voorzichtig te zijn: "vlekjes" die het programma herkent als vervuiling kan op een tekening evengoed informatie zijn. Voor wat betreft de leesbaarheid dient gekozen te worden voor een aantal dpi dat een goed leesbare tekst c.q. tekening oplevert. In tot dusver uitgevoerde projecten zijn naar tevredenheid uiteenlopende instellingen gebruikt: voor tekeningen variërend van JPEG 100 dpi tot Tiff G 4 (zwart-wit, 200 dpi). Het verschil tussen 200 en 300 dpi bleek bij tekeningen minimaal te zijn. E- DAVID adviseert resoluties van dpi bij een bitdiepte van 24 of 48 bitslpixel (voor kleur), 8 of 16 bitslpixel (voor grijswaarden) en 1 bitlpixel (voor zwartlwit) en srgb (IEC ) voor de kleurmodus. Tekst werd in ons bekende projecten veelal zwart-wit gescand op 300 dpi. E-DAVID adviseert voor tekstdocumenten een resolutie van dpi bij een bitdiepte van 24 of 48 bitclpixel (voor kleur), 8 of 16 bitslpixel (voor grijswaarden) en 1 bitlpixel (voor ~wart/wit).'~ 4.5 Documentatie Het is, zowel voor het aantonen van de authenticiteit als voor het latere beheer van groot belang dat zoveel mogelijk aspecten van het digitaliseringsproces en het beheer van de gescande gegevens vastliggen. Een goede documentatie van de procedures, gebruikte hard- en software (incl. versie), instellingen, opslagmedia, bewerking e.d. is daarvoor essentieel. 5. PUBLICATIE OP INTERNET Wanneer een bouwvergunningenarchief digitaal is opgeslagen kan er al of niet voor worden gekozen - deze ook via internet beschikbaar te stellen. Sommigen, - zoals de gemeente - Tilburg, vragen daarvoor een inlog met een een DiglD, anderen, zoals Coevorden en Nijmegen, geven (delen van) de scans zonder meer ter inzage. Indien u overgaat tot publicatie van de vergunningen " Ibidem, l2 Zie ook p. 12. j3 F. Boudrez, Digitaliseren van analoge archiefdocumenten, in: Archiefbeheer in de Praktijk, (maart 20051, pp

18 op internet zal het BHIC graag verwijzen naar de website voor de raadpleging van de vergunningen. ICTUIAdvies Overheid heeft een uitgebreide brochure samengesteld over de publicatie van vergunninggegevens op internet.14 Het is zeker aan te raden kennis te nemen van deze brochure. Daarnaast is de Juridische wegwijzer archieven en musea online van de Taskforce Archieven lezenswaardig en veel voorzichtiger. De Taskforce raadt eigenlijk aan de auteursrechten van de tekeningen na te trekken en tenminste een disclaimer met klachtenregeling erbij te zetten. Enkele zaken die in het oog springen zijn de volgende, die niet allemaal van toepassing zijn op kopiebestanden van bestaande bouwvergunningen maar nadrukkelijk wel indien de serie ook meer dynamisch gebruikt gaat worden (aanvulling met nieuwe vergunningen). "Uit de leerervaringen die zijn opgedaan bij de spitsprojecten zijn een aantal items veelvuldig naar voren gekomen en vormen daarmee de rode draad tot een succesvolle afronding: 0 Stroomlijning van processen alvorens de IT publicatie architectuur op te zetten: het is van belang om de stroon~lijning van processen en de onderlinge afhankelijkheden tussen processen in beschouwing te nemen bij het project. De ITArchitectuur dient hier vervolgens op te worden aangepast. Hierbij kunt u denken aan één integraal vergunningen handhavingssysteem. Overbodige processtappen worden verwijderd, afdelingen samengevoegd en IT eilanden samengevoegd tot één integrale oplossing waardoor ook de beheerkosten dalen. Deze aanpak sluit ook prima aan op de eisen die de omgevingsvergunning met zich mee brengt. Een integraal proces is echter geen noodzaak voor succesvolle afronding van dit project. Ook met het in kaart brengen van de bestaande wocessen is het oroiect zeer roed " tot een goed einde te brengen. u u e Zorg ervo& dat je backofficedusdanig goed is ingericht dat je dynamische gegevens kunt ontsluiten (geautomatiseerd publicatieprotocol): Bij publicatie is het van belang om aan te geven in welke fase het proces verkeert. in veel &vallen gaat de productie van een document samen met de overgang van het proces naar een volgende fase. Ook bij al gepubliceerde documenten moet de nieuwe fase worden vermeld waarin het proces verkeerd bijvoorbeeld. Dit betekent dat het sterk aan te bevelen is dat documenten en de bijbehorende fase dynamisch vanuit systemen moet worden ontsloten om de actualiteit en betrouwbaarheid van informatie goed te kunnen waarborgen. Dit kan uiteraard ook handmatig georganiseerd worden, maar dit verhoogt het risico enorm dat de informatie niet meer actueel en betrouwbaar is. Een geautomatiseerde controle is immers beter dan een handmatige controle en werkt veel efficiënter. 0 Integrale benadering voor het registreren en ontsluiten van informatie: veel projecten haken tevens aan op het programma stroomlijning basisgegevens (SBC). Veel vergunningeninformatie maar ook de basisregistraties zelf zoals postcodes, xy coördinaten, persoonsgegevens zijn dubbel uitgevoerd of niet betrouwbaar. Veel efficiencywinst is te boeken door deze gegevens vanuit één bronsysteem te ontsluiten. Daarnaast is de ontsloten vergunningeninformatie maar ook andere informatie veel betrouwbaarder geworden. Het is aan te bevelen om informatie ook integraal te ontsluiten via bijvoorbeeld één CIS viewer. Een gemeente wil immers niet alleen vergunningen informatie via een geografische kaart opvraagbaar maken maar ook WOZ gegevens, publiek rechterlijke beperkingen, bestemmingsplannen, bodeminformatie etc. l4 ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen -algemeen deel 3.0, Den Haag Behalve dit algemene deel bestaat er ook een technisch deel. Annemarie Beunen en Tjeerd Schiphof,luridische wegwijzer archieven en musea online, Taskforce Archieven Te downloaden van wemviizeriluridischewemviizerprint.pdf

19 Beveiliging van gegevens: het is van groot belang alvorens (vergunningen) informatie te ontsluiten het bronsysteem met alle data van de gemeente optimaal te beveiligen. Eisen rondom beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid dienen van te voren goed in kaart te worden gebracht. Maatregelen dienen getroffen te worden om dit ook te waarborgen zoals goede back-up vo~rzieningen."'~ Daaraan zou kunnen worden toegevoegd, dat eerst moet worden vastgesteld welke scans op internet beschikbaar komen. Dit hoeven niet perse alle documenten van elke vergunning te zijn. Er kan ook voor gekozen worden alleen de vergunning en vergunningstekening(en) en eventuele constructieberekeningen op internet te publiceren en de overige documenten alleen intern voor de ambtenaren beschikbaar te stellen. Uiteraard is het ookzaak de vergunningen van daarvoor in aanmerking komende gebouwen niet te publiceren. Te denken valt aan bankgebouwen, politiebureau, gevangenissen e.d. 5.1 Metadata Met standaardisering van de metadata, bij voorkeur gebaseerd op de internationaal erkende Dublin Core en het op basis hiervan opgestelde Handboek 0verheid.nl Webmetadata,"j kan worden bereikt dat vergelijkbare informatie die door andere organisaties wordt geproduceerd ook gevonden wordt (bijvoorbeeld van een buurgemeente, of van een andere overheidsorganisatie) en dat er ook gerelateerde informatie gevonden wordt (bijvoorbeeld wet- en regelgeving waar vergunningen op gebaseerd zijn)." Voor de standaardisering bestaat ook de norm NEN-IS Bescherming persoonsgegevens "Het stelsel van de Wbp brengt met zich mee dat persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn ter uitvoering " van een wetteliike verdichting " niet zonder meer mogen worden verwerkt. Indien het gegevens van een aanvrager van bijvoorbeeld een vergunning betreffen, kan dit verbod worden weggenomen door een ondubbelzinnig toestemmingssysteem in te stellen. Dit kan door opname V-... van een zinsnede in een aanvraagformulier." Dit geldt uiteraard voor procedures van nieuw te verlenen vergunning. "Bij handhavingverzoeken bestaat echter geen mogelijkheid om vooraf toestemming te vragen. In dergelijke gevallen zullen persoonsgegevens waarschijnlijk moeten worden geanonimiseerd en in niet tot individuen herleidbare vorm moeten worden opgenomen. In de praktijk kunnen overheden problemen op dit gebied voorkonlen door persoonsgegevens van de aanvrager (dus zijn naam) niet te vermelden of zoals gezegd waar mogelijk de aanvrager toestemming te laten geven voor verwerking van de gegevens."'8 In Nijmegen heeft men ervaring opgedaan met het publiceren op internet van bestaande vergunningen, het zogenaamde "B~uwarchief".'~ Voor wat betreft de privacy is door het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) een onderzoek ingesteld, dat zich specifiek richt op e- mailadres en telefoonnummer, overige persoonsgegevens op het aanvraagformulier bouwvergunning mogen openbaar gemaakt worden via Internet. Een andere conclusie luidde dat openbaarheid via Internet is toegestaan mits gebruik wordt gemaakt van Optout-constructie. Een ICTUIAdvies Overhdnl, Internelpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, pp l6 Versie 3.0 van het handboek is een conceptversie en vervangt de oude versie 1 Ll. Deze versie van het handboek bevat de vastgestelde set elementen en hun schrijfwijze. De toelichting bij de elementen en de begeleidende hoofdstukken van het handboek versie 3.0 zijn echter nog niet volledig afgestemd met de verschillende gebruikers van de standaard. Kijk voor meer informatie op " Ibidem, p. 24. 'O ICTUIAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen -algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, pp " htti~:l/mw.niimesen.nl/~ns/no indexíwebbdwebbaonineving.asp

20 aanvrager heeft bij aanvraag maar ook op later moment het recht om zijn persoonsgegevens te laten verwijderen uit het bou~archief.~~ 5.3 Auteurswetn "De [Auteurswet] heeft tot doel de maker van documenten, zoals constructieve berekeningen, bouwtekeningen en externe adviezen te beschermen tegen ongeoorloofde vermenigvuldigingiverspreiding van zijn geestesproducten. Hier kan een conflict ontstaan tussen enerzijds het belang van openbaarmaking van bepaalde documenten en anderzijds het belang van de maker van deze documenten (auteursrechthebbende). Naar de samenloop van de Wob en de [Auteurswet] is onderzoek gedaan. (...) De [Auteurswet] staat niet in de weg aan de passieve of actieve openbaarheid van auteursrechtelijk beschermde documenten. Het is wel wenselijk bij de (elektronische) verstrekkingipublicatie van dergelijke documenten de ontvanger erop te attenderen dat de documenten auteursrechtelijk zijn beschermd en aan te geven wat de consequenties hiervan zijn.22 Dit kan naar ons oordeel via een standaardmededeling die ook nu al wordt gebruikt door bijvoorbeeld uitgevers van boeken, cd's en dergelijke. Anderelaanvullende oplossingen zijn echter ook denkbaar. Wij noemen er (niet uitputtend) een paar: *het is technisch mogelijk documenten op het Internet te plaatsen die kunnen worden geraadpleegd zonder dat deze "gedownload" kunnen worden; *het document kan in een zodanig formaat worden aangeboden dat onmiddellijk duidelijk is dat sprake is van een beschermd document (bijvoorbeeld een verkleining van een bouwtekening van A0 naar A4); *het document kan in samengevatte vorm worden aangeboden. Kortom: de Aw vormt geen daadwerkelijke beperking en extra waarborgen zijn in te bouwen om de belangen van de auteursrechthebbende voldoende te be~chermen.~~ 5.4 Zoekmethoden "Het afbeelden van vergunningen op een digitale kaart gebeurt door een Geografisch informatiesysteem (GIS). Een CIS markeert de locaties waarvoor vergunningsinformatie beschikbaar is met stippen of vlaggetjes op de digitale kaart. Een aantal overheidsorganisaties past deze presentatiewijze al toe."24 "Thematisch zoeken kan heel doelgerichtwerken. Hierbij kun je denken aan het thema Wonen of Milieu of zoals de Provincie Gelderland het heeft aangepakt door "Mijn leefomgeving" als ingang te kiezen. Hierbij dient je eigen postcode en huisnummer te worden ingevoerd en kan daardoor binnen een bepaalde straal alle relevante informatie thematisch opgehaald worden. Zoeken op kenmerken kan ook effectief werken. Vooral specialisten of burgers die hun eigen aanvraag willen volgen kunnen hier veel baat bij hebben."25 Presentatie Bouwarchief gemeente Nijmegen, dia 11. Zie ook C. Dekker, Bouwarchief online, in: Proces&Document nr. 2, juni 2007 (Sdu-uitgevers, ISSN: ). In de brochure van ICTU/Advies 0verheid.n is Auteurswet afgekort als Aw. Omdat dit in de DIV-wereld de gebruikelijke afkorting is voor Archiefwet is de afkorting steeds ingevuld cn tusscn [l gezet. Nijmegen sluit de auteursrechtelijke aansprakelijkheid uit met de volgende disclaimer: "Verder gebruik, waaronder begrepen verspreiding, van de geraadpleegde documenten en de daarin vervatte gegevens is ondenuorpen aan beperkingen en aansprakelijkheid op grond van het auteursrecht. De digitale documenten hebben de status 'di~itale werkkopie' en aan de inhoud ervan kunt u geen rechten ontlenen." ICTUlAdvies Overheid.nl, Internetpublicatiemodel Vergunningen - algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, pp ICTUlAdvies Overheid.nl, Internetpiiblicatiemodel Vergunningen -algemeen deel 3.0, Den Haag 2006, p. 54. '' Ibidem, p. 55.

Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers

Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers Schoning, digitalisering en overbrenging van de bouwdossiers Schoning Algemeen Schoning vindt plaats voorafgaand aan de digitalisering en de overbrenging naar het Noord- Hollands Archief (NHA). Reden voor

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Bestemmingsplannen Online

Bestemmingsplannen Online Bestemmingsplannen Online Ingrid Ensing en Paul Geurts 2 applicaties met vergunningdossiers: Digitaal bouwarchief: bevat de bouwdossiers van bouwwerken in de bestaande stad. Dossiers zijn dus afgerond.

Nadere informatie

Datum: januari 2015. versie 1.0

Datum: januari 2015. versie 1.0 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring

Nadere informatie

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Onderwerp Datum 28-09-2015

Onderwerp Datum 28-09-2015 Besluit omgevingsvergunning Pagina 1 van 5 BESLUIT OMGEVINGSVERGUNNING 1.1 Aanvraag Gezien de aanvraag omgevingsvergunning van: Naam : W.P. Kanters wonende/gevestigd : Merseloseweg 1335801 CC Venray ontvangen

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO)

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) 14 maart 2013 Inleiding Hieronder vind u een plan van aanpak, alsmede een prijsofferte voor het digitaliseren van milieudossiers

Nadere informatie

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces

Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Stadsarchief Zo vroeg mogelijk in het proces Anje van der Lek Wat gaan we doen? Vanuit mijn perspectief: (overheid, archiefwet) Het e-depot Tenant architectuur Vanuit jullie perspectief: (particuliere

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

OMGEVINGSVERGUNNING (Nummer: W12/003578

OMGEVINGSVERGUNNING (Nummer: W12/003578 OMGEVINGSVERGUNNING (Nummer: W12/003578 Aanvraag Op 30 maart 2012 is een aanvraag voor een omgevingsvergunning ontvangen voor het oprichten van een woning (vervangende bouw), kadastraal bekend gemeente

Nadere informatie

BESLUIT OP BEZWAAR tegen het verlenen van een reguliere bouwvergunning voor het bouwen van 10 woningen aan de Kooweide (Schollenkamp) in Borculo.

BESLUIT OP BEZWAAR tegen het verlenen van een reguliere bouwvergunning voor het bouwen van 10 woningen aan de Kooweide (Schollenkamp) in Borculo. BESLUIT OP BEZWAAR tegen het verlenen van een reguliere bouwvergunning voor het bouwen van 10 woningen aan de Kooweide (Schollenkamp) in Borculo. Nummer : BA 2009435 Verzonden : BESLUIT Gelet op het bepaalde

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

OMGEVINGSVERGUNNING Datum: 11 november 2014

OMGEVINGSVERGUNNING Datum: 11 november 2014 OMGEVINGSVERGUNNING Datum: 11 november 2014 Burgemeester en wethouders hebben op 14 januari 2013 een aanvraag voor een omgevingsvergunning ontvangen voor het legaliseren van appartementen. De aanvraag

Nadere informatie

I-R-E. Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG

I-R-E. Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG ( M E E N Ì- E I-R-E Mandaatbesluit uitvoering Wet BAG Burgemeester en wethouders van de gemeente Waalre; overwegende: - dat in artikel 2 van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen (Wet bag), die

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

OMGEVINGSVERGUNNING (definitief besluit) Nummer: W12/003358

OMGEVINGSVERGUNNING (definitief besluit) Nummer: W12/003358 OMGEVINGSVERGUNNING (definitief besluit) Nummer: W12/003358 Aanvraag Op 29 februari 2012 is een aanvraag voor een omgevingsvergunning ontvangen voor het oprichten van 28 woningen, kadastraal bekend gemeente

Nadere informatie

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003

De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 De Eindhovense wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 RHC-Eindhoven (c) 1 Opzet presentatie Omgeving Uitgangspunten Aanpak: de Eindhovense

Nadere informatie

PRIVACY REGLEMENT PERCURIS

PRIVACY REGLEMENT PERCURIS PRIVACY REGLEMENT PERCURIS Inleiding. Van alle personen die door Percuris, of namens Percuris optredende derden, worden begeleid -dat wil zeggen geïntervenieerd, getest, gere-integreerd, geadviseerd en

Nadere informatie

1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon.

1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Vastgesteld door de Raad van Bestuur, november 2010 Artikel 1 Begripsbepalingen 1.1 persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. 1.2 verwerking van persoonsgegevens:

Nadere informatie

Privacy reglement. Inleiding

Privacy reglement. Inleiding Privacy reglement Inleiding De Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) vervangt de Wet persoonsregistraties (WPR). Daarmee wordt voldaan aan de verplichting om de nationale privacywetgeving aan te passen

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning

SIMPLIFYSCAN. A sharp choice in intelligent scanning SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan maakt het voor gebruikers mogelijk om documenten op een eenvoudige wijze te scannen

Nadere informatie

Privacy reglement publieke XS-Key

Privacy reglement publieke XS-Key Privacy reglement publieke XS-Key Dit is het Privacy reglement behorend bij XS-Key Systeem van Secure Logistics BV (hierna te noemen SL ). 1. Definities In dit reglement worden de navolgende begrippen

Nadere informatie

A. Wat zijn digitale afbeeldingen? B. Bitonaal, grijswaarden of kleur en de bitdiepte C. Resolutie, bestandsgrootte, compressie en bestandsformaten

A. Wat zijn digitale afbeeldingen? B. Bitonaal, grijswaarden of kleur en de bitdiepte C. Resolutie, bestandsgrootte, compressie en bestandsformaten CURSUS DIGITAAL ATELIER AFBEELDINGEN A. Wat zijn digitale afbeeldingen? B. Bitonaal, grijswaarden of kleur en de bitdiepte C. Resolutie, bestandsgrootte, compressie en bestandsformaten A. Wat zijn digitale

Nadere informatie

Leges: bouwactiviteiten : 6.291,00 buitenplanse afwijking (bouw/aanleg) Wabo art 2.12 lid 1 onder a 3o : 4.917,00

Leges: bouwactiviteiten : 6.291,00 buitenplanse afwijking (bouw/aanleg) Wabo art 2.12 lid 1 onder a 3o : 4.917,00 ONTWERP OMGEVINGSVERGUNNING (Wabo artikel 2.1) Dossiernummer: VROM/HZ_WABO-2014-0257 Burgemeester en wethouders van de gemeente Someren Datum gezien de aanvraag van : Twan Kusters Holding B.V. vertegenwoordigd

Nadere informatie

OMGEVINGSVERGUNNING. daarom besluiten wij u de gevraagde omgevingsvergunning te verlenen.

OMGEVINGSVERGUNNING. daarom besluiten wij u de gevraagde omgevingsvergunning te verlenen. OMGEVINGSVERGUNNING Burgemeester en wethouders van Doesburg hebben op 15 mei 2015 een aanvraag voor een omgevingsvergunning ontvangen en geregistreerd onder nummer 2015OMG0038. Het betreft het plaatsen

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Vergunningen op Internet IPM 4.0: Aanbevelingen voor de zaakpagina Versie 1.0 april 2009

Vergunningen op Internet IPM 4.0: Aanbevelingen voor de zaakpagina Versie 1.0 april 2009 Vergunningen op Internet IPM 4.0: Aanbevelingen voor de zaakpagina Versie 1.0 april 2009 Zaakpagina en metadata In het Informatie Publicatie Model (IPM) 4.0 staat beschreven hoe u als deelnemer aan Vergunningen

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

"Omgevingsvergunning 2013, herbouw woning met bijgebouw Dorpstraat 3"

Omgevingsvergunning 2013, herbouw woning met bijgebouw Dorpstraat 3 MAASDRIEL OMGEVINGSVERGUNNING "Omgevingsvergunning 2013, herbouw woning met bijgebouw Dorpstraat 3" NL.IMRO.0263.OV0012-VG01 Gemeente Maasdriel Burgemeester en Wethouders hebben op 23 oktober 2012 een

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Ontwerp Omgevingsvergunning HZ-13-07-159. gezien de op 19 juli 2013 ingediende aanvraag om omgevingsvergunning van:

Ontwerp Omgevingsvergunning HZ-13-07-159. gezien de op 19 juli 2013 ingediende aanvraag om omgevingsvergunning van: Burgemeester en wethouders van de gemeente Leek; Ontwerp Omgevingsvergunning HZ-13-07-159 gezien de op 19 juli 2013 ingediende aanvraag om omgevingsvergunning van: de heer W. de Vries Zuiderweg 16 9356

Nadere informatie

Artikel 45 Woningwet en artikel 3.22 Wet ruimtelijke ordening

Artikel 45 Woningwet en artikel 3.22 Wet ruimtelijke ordening Tijdelijke bouwvergunning en tijdelijke ontheffing Artikel 45 Woningwet en artikel 3.22 Wet ruimtelijke ordening Burgemeester en Wethouders van Texel; beschikkende op de aanvraag om een bouwvergunning

Nadere informatie

E-mail gemeente@leeuwarden.nl

E-mail gemeente@leeuwarden.nl Oldehoofsterkerkhof 2 Postbus 21000 8900 JA Leeuwarden Telefoon 14058 www.leeuwarden.nl E-mail gemeente@leeuwarden.nl Uitvoering: archief via BAG beheerder afschrift : aanvrager kopie : team Toezicht en

Nadere informatie

De gemeente heeft hoger beroep ingesteld. Zo nodig kan bij de Raad van State meteen worden gezegd wat u zelf precies van de aanvraag vindt.

De gemeente heeft hoger beroep ingesteld. Zo nodig kan bij de Raad van State meteen worden gezegd wat u zelf precies van de aanvraag vindt. Raadsvoorstel Inleiding:Ons college heeft op 15 december 2006 op bezwaar besloten een besluit tot bouwvergunning- en vrijstellingverlening te handhaven, voor een carport en veranda op het perceel Laagstraat

Nadere informatie

8.50 Privacyreglement

8.50 Privacyreglement 1.0 Begripsbepalingen 1. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; 2. Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben

Nadere informatie

Voorbeeld: digitalisering van foto s

Voorbeeld: digitalisering van foto s Voorbeeld: digitalisering van foto s Matthias Vandermaesen A. Achtergrond Dit voorbeeld is gebaseerd op een reële situatie. In oktober 2004 wenste het Stadsarchief Antwerpen een digitaliseringsopdracht

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

1.8. Betrokkene Degene over wie Persoonsgegevens in de Persoonsregistratie zijn opgenomen.

1.8. Betrokkene Degene over wie Persoonsgegevens in de Persoonsregistratie zijn opgenomen. Privacyreglement 1. Begripsbepalingen 1.1. Persoonsgegevens Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon. 1.2. Persoonsregistratie Elke handeling of elk geheel van handelingen

Nadere informatie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie Bijlage IV Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog werkinstructie april 2013 INLEIDING Deze werkinstructie is een nadere detaillering van het Generiek scanprotocol backlog van de gemeente Nijmegen.

Nadere informatie

De elektronische handtekening en de Dienstenrichtlijn De elektronische handtekening Wat zegt een elektronische handtekening?

De elektronische handtekening en de Dienstenrichtlijn De elektronische handtekening Wat zegt een elektronische handtekening? De en de Dienstenrichtlijn Deze factsheet behandelt de Dit is een middel om te kunnen vertrouwen op berichten en transacties. Op 28 december 2009 moet in alle EU-lidstaten de Dienstenrichtlijn zijn ingevoerd.

Nadere informatie

Opleiding De BAG de baas. DAG 3 21 juni 2013 Gouda

Opleiding De BAG de baas. DAG 3 21 juni 2013 Gouda Opleiding De BAG de baas DAG 3 21 juni 2013 Gouda Programma Dag 3 9:00 Samenvatting en beantwoording vragen n.a.v. dag 2 10:00 Kwaliteit van de BAG BAG Inspectie (Beheeraudit) Pauze Rollenspel Inspectie

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie.

Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. Het digitaal samenstellen en uniformeren van projectdocumentatie. As-Built Documentatie digitaal op orde Als uw bedrijf actief is in de Marine, Off-Shore, energie of chemische industrie, dan heeft u voor

Nadere informatie

Omgevingsvergunning OMGEVINGSDIENST. Plaatsing opslagloods Maximacentrale IJsselmeerdijk 101 1 0 NOV 2014 FLEVOLAND & GOOI EN VECHTSTREEK

Omgevingsvergunning OMGEVINGSDIENST. Plaatsing opslagloods Maximacentrale IJsselmeerdijk 101 1 0 NOV 2014 FLEVOLAND & GOOI EN VECHTSTREEK 1 0 NOV 2014 OMGEVINGSDIENST FLEVOLAND & GOOI EN VECHTSTREEK Omgevingsvergunning Plaatsing opslagloods Maximacentrale IJsselmeerdijk 101 141106/MvSC/mlu-001 Kenmerk aanvraag: OLO 1496803, dd. 15 oktober

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

DigiGIDS@work. Digitale opruimdag: de mappenstructuur onderhouden

DigiGIDS@work. Digitale opruimdag: de mappenstructuur onderhouden DigiGIDS@work Colofon Archief en Museum voor het Vlaams leven te Brussel Arduinkaai 28 1000 Brussel Auteur: Stephanie Aertsen Vormgeving: Kevin Van Campenhout Afbeeldingen: Luc Vermeersch Verantwoordelijke

Nadere informatie

*15.173770* 15.173770

*15.173770* 15.173770 omgevingsvergunning brandveilig gebruik van het zorgcentrum brandveilig gebruik van het zorgcentrum Beschikking 243812 *15.173770* 15.173770 ONTWERP-OMGEVINGSVERGUNNING nr. 243812 Uitgebreide procedure

Nadere informatie

het oprichten van een appartementengebouw Onyxdijk 167 te Roosendaal

het oprichten van een appartementengebouw Onyxdijk 167 te Roosendaal Stichting S&L Zorg T.a.v. D. van Randwijk Postbus 148 4700 AC Roosendaal NEDERLAND contactpersoon : Mevr. M. Bezemer (Aanw.op ma,di,do) Roosendaal : doorkiesnummer : (0165) 579875 (W20_vrl_OU) onderwerp

Nadere informatie

*15.183695* 15.183695

*15.183695* 15.183695 omgevingsvergunning veranderen (intern) van een zorgcentrum en het brandveilig gebruiken van een zorgcentrum (intern) veranderen van een zorgcentrum en het brandveilig gebruiken van een zorgcentrum Beschikking

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Bouwfonds Ontwikkeling B.V. Postbus 6540 5600 HM Eindhoven. Geachte heer Verschueren,

Bouwfonds Ontwikkeling B.V. Postbus 6540 5600 HM Eindhoven. Geachte heer Verschueren, Bouwfonds Ontwikkeling B.V. Postbus 6540 5600 HM Eindhoven Behandeld door : Wouters, R. Uw brief van : -- Doorkiesnummer : 040-2631674 Uw kenmerk : -- E-mailadres : r.wouters@nuenen.nl Ons kenmerk : 2013.23982

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Gewaamierkte documenten

Gewaamierkte documenten Ons kenmerk- 2014/140140 gemeente Zaanstad Omgevingsvergunningen Gemeente Zaanstad De heer R. van Zonneveld Postbus 2000 1500 GA ZAANDAM Stadhuisplein 100 1506 MZ Zaandam Postbus 2000 1500 GA Zaandam Telefoon

Nadere informatie

Toelichting op de Coördinatieverordening

Toelichting op de Coördinatieverordening Toelichting op de Coördinatieverordening Hoofdstuk 1: Algemene toelichting 1. Coördinatieregeling ex artikel 3.30 Wro Afdeling 3.6 Wro bevat verschillende coördinatieregelingen voor Rijk, provincie en

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Stappenplan publiceren van zakelijke mededeling in de Staatscourant via de GVOP applicatie

Stappenplan publiceren van zakelijke mededeling in de Staatscourant via de GVOP applicatie Stappenplan publiceren van zakelijke mededeling in de Staatscourant via de GVOP applicatie Versie: 0.1 Wijzigingsbeheer Versie Datum Omschrijving Auteur(s) 0.1 27-5-2015 Initiële versie Pieter Lammers

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak? 6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel Tijdens deze sessie Kader: Wet- en regelgeving Andere kaders Vereisten Aan de slag: Wat ga ik morgen doen 1 Welke Gemeenten Provincies Rijk Beheersverordening

Nadere informatie

Privacyreglement Heerenlanden College. Hoofdlijnen en beknopte aanwijzingen voor de uitvoering

Privacyreglement Heerenlanden College. Hoofdlijnen en beknopte aanwijzingen voor de uitvoering Privacyreglement Heerenlanden College Hoofdlijnen en beknopte aanwijzingen voor de uitvoering Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verwerking en verstrekking van gegevens... 4 3 De toegang tot en het opslaan van

Nadere informatie

Privacy reglement kinderopvang Opgesteld volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (W.B.P.)

Privacy reglement kinderopvang Opgesteld volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (W.B.P.) Privacy reglement kinderopvang Opgesteld volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens (W.B.P.) 1. Begripsbepalingen 1. Persoonsgegevens: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare

Nadere informatie

Privacy Reglement Flex Advieshuis

Privacy Reglement Flex Advieshuis Privacy Reglement Flex Advieshuis Paragraaf 1: Algemene bepalingen Artikel 1: Begripsbepaling In aanvulling op de Wet bescherming persoonsgegevens en het Besluit Gevoelige Gegevens wordt in dit reglement

Nadere informatie

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701 Fax: 084-718 8468. Documentenbeheer

ManageWare Pro Postbus 568 3700AN Zeist Tel.: 030-692 5701 Fax: 084-718 8468. Documentenbeheer Documentenbeheer Inleiding ConsultManager heeft nu een professionele module om documenten te archiveren, te koppelen aan cliënten, artsen, etc., en te beheren. Het was al mogelijk om externe documenten

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Beleidsregels intrekken omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen 2. Artikel 1 Begripsbepaling 2

Beleidsregels intrekken omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen 2. Artikel 1 Begripsbepaling 2 Versie 1-12-2010 Inhoudsopgave Beleidsregels intrekken omgevingsvergunning voor de activiteit bouwen 2 Artikel 1 Begripsbepaling 2 Artikel 2 Intrekkingsregeling bij uitblijven aanvang bouw 2 Artikel 3

Nadere informatie

a) Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

a) Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Privacyreglement QPPS LIFETIMEDEVELOPMENT QPPS LIFETIMEDEVELOPMENT treft hierbij een schriftelijke regeling conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor de verwerking van cliëntgegevens. Vastgelegd

Nadere informatie

zaak die van algemeen belang is wegens zijn schoonheid, betekenis voor de wetenschap of cultuurhistorische

zaak die van algemeen belang is wegens zijn schoonheid, betekenis voor de wetenschap of cultuurhistorische GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Amsterdam. Nr. 18715 3 april 2014 Erfgoedverordening Stadsdeel Zuidoost 2013 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat

Nadere informatie

Aanvraagformulier vergunning woonruimteonttrekking

Aanvraagformulier vergunning woonruimteonttrekking Aanvraagformulier vergunning woonruimteonttrekking Als bedoeld in de Huisvestingsverordening Stadsregio Rotterdam 2006, en/of Huisvestingsverordening Aangewezen gebieden Rotterdam / Nadere regels kamerbewoning

Nadere informatie

Beschikking van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

Beschikking van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Beschikking van Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Directie Ecologie Ons kenmerk C2026458/2827646 op de op 3 mei 2011 bij hen ingekomen aanvraag van Autosloperij W. Broeren, om vergunning krachtens

Nadere informatie

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief

Helemaal Digitaal. Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Helemaal Digitaal Tips voor een beter beheer van je digitaal archief Digitaal archief? - digital born archief: - alle documenten/stukken die digitaal werden aangemaakt - bv. verslagen van bestuursvergaderingen

Nadere informatie

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2

Wie doet wat? 30-5-2013. Gebruik en beheer van applicaties. Een kader VHIC VHIC. Pagina 1. Pagina 2 Gebruik en beheer van applicaties Wie doet wat? Pagina 1 Een kader Pagina 2 Bron: daanrijsenbrij, Elementaire bedrijfsinformatica 1 Functioneel beheer Applicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie.

Nadere informatie

OMGEVINGSVERGUNNING. verleend aan. RWZI Veendam. ten behoeve van de activiteit het bouwen van een bouwwerk. "bouw blowergebouw"

OMGEVINGSVERGUNNING. verleend aan. RWZI Veendam. ten behoeve van de activiteit het bouwen van een bouwwerk. bouw blowergebouw OMGEVINGSVERGUNNING verleend aan RWZI Veendam ten behoeve van de activiteit het bouwen van een bouwwerk "bouw blowergebouw" (locatie: Vosseveld 4-a te Veendam) Groningen, 5 november 2013 Zaaknummer: 488811

Nadere informatie

Persoonsgegevens Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.

Persoonsgegevens Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon. Privacyreglement Intermedica Kliniek Geldermalsen Versie 2, 4 juli 2012 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. Begripsbepalingen Persoonsgegevens Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare

Nadere informatie

BRIDGIS EN DE BAG Opgesteld door Bridgis Geoservices BV Datum Mei 2013

BRIDGIS EN DE BAG Opgesteld door Bridgis Geoservices BV Datum Mei 2013 BRIDGIS EN DE BAG Opgesteld door Bridgis Geoservices BV Datum Mei 2013 INHOUD Wat is de BAG 3 Waarom de BAG? 4 Bridgis en de BAG 4 Het datawarehouse van Bridgis 4 Gevolgen van de BAG 5 Advies & Maatwerk

Nadere informatie

ONTWERPBESLUIT. aan de aanvraag planologische medewerking kan worden verleend middels het nemen van een projectbesluit;

ONTWERPBESLUIT. aan de aanvraag planologische medewerking kan worden verleend middels het nemen van een projectbesluit; ONTWERPBESLUIT Projectbesluit Bokt 19 en besluit reguliere bouwvergunning (10/1132/1111649) Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven; gezien de op 1 april 2010 ingekomen aanvraag

Nadere informatie

Omgevingsvergunning. De overwegingen om te komen tot dit besluit staan in de bijlage welke een onderdeel is van dit besluit.

Omgevingsvergunning. De overwegingen om te komen tot dit besluit staan in de bijlage welke een onderdeel is van dit besluit. Omgevingsvergunning Burgemeester en wethouders van de gemeente Molenwaard hebben op 26 april 2016 van de heer E.J. van der Grijn een aanvraag voor een omgevingsvergunning ontvangen voor het tijdelijk plaatsen

Nadere informatie

1.1. Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.1. Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. PRIVACY REGLEMENT Algemene bepalingen Begripsbepalingen 1.1. Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 1.2 Gezondheidsgegevens / Bijzondere

Nadere informatie

*14.040393*14.040393omgevingsvergunningomgevingsvergunning150743543

*14.040393*14.040393omgevingsvergunningomgevingsvergunning150743543 Zaaknummer: 186570 Behoort bij besluit van het college van burgemeester en wethouders van Uden van, 09 01 2015 wnd. hoofd afdeling Bouwen en Milieu. *14.040393*14.040393omgevingsvergunningomgevingsvergunning150743543

Nadere informatie

eurne Verlenen omgevingsvergunning Wij hebben de omgevingsvergunning verleend. U vindt de vergunning in de bijlage.

eurne Verlenen omgevingsvergunning Wij hebben de omgevingsvergunning verleend. U vindt de vergunning in de bijlage. eurne J.J.C. Jaspers Gender 42 5751 XA DEURNE Deurne, 25 februari 2015 Kenmerk: HZ-2015-0023 Betreft: toezending omgevingsvergunning Bijlage: vergunning Geachte heer Jaspers, Op 4 januari 2015 diende u

Nadere informatie

Privacy reglement voor het parkeervergunningen systeem van de gemeente Nijmegen

Privacy reglement voor het parkeervergunningen systeem van de gemeente Nijmegen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Nijmegen. Nr. 22050 16 maart 2015 Privacy reglement voor het parkeervergunningen systeem van de gemeente Nijmegen Overwegende dat: in het kader van een goede

Nadere informatie