Handleiding Examencommissies

Transcriptie

1 Handleiding Examencommissies Faculteit der Geesteswetenschappen Leiden Vastgesteld door het Faculteitsbestuur d.d. 7 mei 2013, herzien december 2013 Leiden, december 2013

2 Inhoud Inleiding Positie examencommissie binnen de onderwijsorganisatie Facultaire en opleidingsspecifieke taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot toetsing en beoordeling Onafhankelijkheid examencommissie Deskundigheid examencommissie De rol van de examencommissie bij de accreditatie Taken van de examencommissie Het op objectieve en deskundige wijze vaststellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad Het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens Het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de onderwijs- en examenregeling (OER) om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen Het nemen van besluiten over vrijstellingen of in individuele gevallen over vrije onderwijsprogramma s bedoeld in artikel 7.3d van de WHW Het beoordelen van fraudezaken Het aanwijzen van examinatoren voor het afnemen van tentamens en het vaststellen van de uitslag daarvan Het jaarlijks verslag van de werkzaamheden aan het faculteitsbestuur Samenstelling en werkwijze examencommissie Samenstelling examencommissie Taken van de voorzitter Ambtelijke ondersteuning Bijlage 1 Regels en richtlijnen van de examencommissies van de Faculteit der Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden Bijlage 2 Relevante wetsartikelen WHW met betrekking tot de examencommissies Bijlage 3 Toetskwaliteit (zie aparte notitie Toetskaders FGW, april 2013) Bijlage 4 Format jaarverslag examencommissies Bijlage 5 Format beoordelingsformulier BA-eindwerkstukken en MA-scripties Bijlage 6 Verwijzingen naar relevante documenten Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

3 Inleiding De examencommissie vervult een belangrijke taak binnen de onderwijsorganisatie. Zij wordt geacht op objectieve en deskundige wijze vast te stellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de onderwijs- en examenregeling stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad (artikel 7.12 lid 2 WHW). Met de wijziging van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW), via de Wet versterking besturing per 1 september 2010, heeft de examencommissie meer inhoudelijke taken gekregen en is haar onafhankelijke positie verstevigd. De examencommissie heeft een cruciale rol in de bewaking van de kwaliteit van het toetsen en beoordelen, maar is niet het enige orgaan dat daar een rol in speelt. Ook het faculteitsbestuur, het opleidingsbestuur en de opleidingscommissie dragen een verantwoordelijkheid. Deze handleiding Examencommissies beoogt te beschrijven op welke wijze de rol van de diverse organen en met name de examencommissie binnen de FGW wordt vormgegeven. Teksten uit het Faculteitsreglement en de Gids Kwaliteitszorg die betrekking hebben op de examencommissies en de Regels en Richtlijnen examencommissies zijn hierin gebundeld. Zodra er aanleiding toe is (onder andere door herziene Regels en richtlijnen) zal de handleiding worden bijgesteld; op Internet (onder Faculteit Geesteswetenschappen OSZ examencommissies) zal steeds de meest actuele versie worden gepubliceerd. Achtereenvolgens komen aan de orde: 1. De positie van de examencommissie binnen de onderwijsorganisatie 2. De taken van de examencommissie 3. De samenstelling en werkwijze van de examencommissie. In de bijlagen zijn de Regels en Richtlijnen van de Examencommissies opgenomen, evenals de relevante paragrafen uit de WHW, het format jaarverslag, het format beoordelingsformulier en een verwijzing naar digitaal vindbare documenten. Een separate facultaire notitie Toetskaders maakt deel uit van het facultaire beleid inzake toetsing en beoordeling. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

4 1. Positie examencommissie binnen de onderwijsorganisatie 1.1 Facultaire en opleidingsspecifieke taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot toetsing en beoordeling In deze paragraaf staan de verschillende taken en verantwoordelijkheden genoemd die betrekking hebben op toetsing en beoordeling. Achtereenvolgens komen aan de orde: het faculteitsbestuur, het opleidingsbestuur, de opleidingscommissie en de examencommissie. Het faculteitsbestuur: stelt het facultaire deel van de onderwijs- en examenregeling vast; stelt de opleidingsspecifieke onderdelen van de onderwijs- en examenregeling vast op voorstel van de opleidingsbesturen; stelt het facultaire beleid inzake toetsing vast, in overleg met de examencommissies; levert een facultaire modeltekst aan voor de regels en richtlijnen tentamens en examens, ter vaststelling door de examencommissies; is verantwoordelijk voor de deskundigheidsbevordering van het wetenschappelijk personeel, met inbegrip van deskundigheidsbevordering op het terrein van toetsing van leden van examencommissies en examinatoren; is verantwoordelijk voor de borging van het onafhankelijk en deskundig functioneren van de examencommissies; om dit te ondersteunen draagt het faculteitsbestuur zorg voor de aanwezigheid van ambtelijk secretarissen; benoemt de leden van de examencommissie, na de zittende leden gehoord te hebben; delegeert het uitvoerend personeelsbeleid (zoals het voeren van R&O-gesprekken) aan de wetenschappelijk directeur van het instituut. Het opleidingsbestuur: draagt zorg voor de organisatie en integratie van het onderwijs en stelt jaarlijks het onderwijsprogramma op en maakt afspraken met een of meer instituten over de inzet van docenten hiervoor (ter nadere regeling van de onderwijs en examenregeling); stelt het toetsplan op (leerdoelen per toets, aantal herkansingen, tijdstippen tentamens, tentamenvorm); laat aan het eind van elke tentamenperiode een overzicht opstellen van de resultaten van tentamens en stelt dit ter beschikking van de examencommissie en de opleidingscommissie; draagt zorg voor de didactische kwaliteit van het onderwijs en kan docenten aanwijzingen geven; stemt af met de examencommissie over toetsbeleid, afspraken, plannen andere relevante informatie; bespreekt adviezen van de opleidingscommissie over de kwaliteit van toetsen met de examencommissie. De opleidingscommissie: adviseert het opleidingsbestuur over het opleidingsspecifieke deel van de onderwijs- en examenregeling; evalueert periodiek de afzonderlijke cursussen (zo mogelijk inclusief de toetsing) en adviseert het opleidingsbestuur (en desgewenst het faculteitsbestuur) hierover; evalueert periodiek het curriculum en adviseert het opleidingsbestuur (en desgewenst het faculteitsbestuur) hierover; brengt, indien uit de evaluaties aandachtspunten komen met betrekking tot toetsing, haar adviezen hierover (ook) rechtstreeks onder de aandacht van de examencommissie. De examencommissie: stelt op objectieve en deskundige wijze vast of een student voldoet aan de eindtermen; Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

5 o reikt getuigschriften uit (stelt vast dat aan de diplomavereisten voldaan is; kent al dan niet cum laude toe); o besluit op verzoeken van studenten om te mogen afwijken van het onderwijsprogramma zoals vastgelegd in de OER; o besluit over verzoeken tot individuele invulling van de keuzeruimte, inclusief stagevoorstellen en het volgen van onderwijs aan andere Nederlandse of buitenlandse instellingen als invulling van de keuzeruimte; borgt, binnen de kaders van de OER, de kwaliteit van afzonderlijke tentamens en examens; o zorgt ervoor dat er uniforme afspraken (procedures en richtlijnen) zijn voor beoordeling en normering van tentamens, opdrachten, werkstukken, scripties en dergelijke en dat deze worden uitgevoerd; o controleert of de toetsen en de antwoordmodellen die in de opleiding gebruikt worden kwalitatief van goed niveau zijn (validiteit, betrouwbaarheid en transparantie); o controleert of de opleiding de beoogde eindkwalificaties bereikt door steekproefsgewijze evaluatie van bacheloreindwerkstukken en masterscripties, en op basis van andere beschikbare informatie; o intervenieert als zij van oordeel is dat zij niet garant kan staan voor de kwaliteit van tentamens en examens. De examencommissie organiseert zo nodig nader overleg tussen examencommissie, het opleidingsbestuur en het faculteitsbestuur. Het faculteitsbestuur draagt er zorg voor dat er zodanige afspraken komen dat de examencommissie wel tot een positief oordeel komt. stelt de regels en richtlijnen tentamens en examens, aangeleverd door het faculteitsbestuur, vast; handelt naar de universitair vastgestelde regels met betrekking tot de taken van de examencommissie, waaronder: o het nemen van beslissingen over het Bindend Studieadvies voor bachelorstudenten; o het optreden als verwerende partij bij beroepen van studenten tegen uitgebrachte BSAadviezen; o het adviseren van het faculteitsbestuur inzake toelating tot de bacheloropleiding(en); o het nemen van besluiten in situaties waarin een beroep wordt gedaan op een hardheidsclausule (ten aanzien van BSA, herkansingen, of andere regelingen). neemt besluiten over vrijstellingen; neemt maatregelen in geval van fraude; o beoordeelt of een student fraude heeft gepleegd bij het afleggen van een tentamen of examen, en legt eventueel een passende sanctie op. wijst de examinatoren aan; rapporteert over haar werkwijze en resultaten in het jaarverslag; o stelt jaarlijks een verslag op van haar werkzaamheden en biedt dat aan het faculteitsbestuur aan voor 1 december van hetzelfde jaar over het voorgaande academisch jaar; o bespreekt haar bevindingen en conclusies met betrekking tot de kwaliteit van toetsen met het opleidingsbestuur. 1.2 Onafhankelijkheid examencommissie In de wet worden de door het instellingsbestuur te waarborgen onafhankelijkheid en deskundigheid genoemd als belangrijke vereisten voor het goed functioneren van de examencommissie (artikel 7.12a lid 2 WHW). In de Memorie van Toelichting wordt hierover het volgende opgemerkt: De functionele onafhankelijkheid van de examencommissie ten opzichte van het faculteitsbestuur betekent dat de examencommissie weliswaar wordt ingesteld door het faculteitsbestuur, maar dat de instelling moet zorgen dat de examencommissies binnen de instelling onafhankelijk hun werk kunnen verrichten. Dat betekent bijvoorbeeld dat het college van bestuur, het faculteitsbestuur of het opleidingsbestuur geen verplichtingen kan opleggen aan de examencommissie inzake de beoordeling Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

6 van studenten. Het bestuur blijft wel eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderwijs en de graadverlening; een examencommissie moet handelen binnen de grenzen van de onderwijs- en examenregeling. Hierdoor is tevens geborgd dat de wijze van examinering past in het kader van de opleiding. Kortom: de examencommissie is werkelijk onafhankelijk (opleidingsbestuur of faculteitsbestuur kunnen geen aanwijzingen geven of ingrijpen, bijvoorbeeld om rendementsdoelstellingen te halen), maar moet wel werken binnen het kader van de OER, de regels en richtlijnen en het facultaire toetsbeleid. Studenten kunnen tegen een besluit van de examencommissie beroep aantekenen bij het College van beroep voor de examens. 1 Alleen dit College is bevoegd te oordelen over de besluiten van de examencommissie en kan de examencommissie opdracht geven voor de wijze waarop zij haar besluit moet herzien. Vanwege de eis van onafhankelijkheid is het lidmaatschap van de examencommissie niet verenigbaar met lidmaatschap van opleidingsbestuur en / of toelatingscommissie (MA) of de rol van manager met een financiële of lijnverantwoordelijkheid (zie par. 3.1). Het is mogelijk om externe leden op te nemen in de examencommissie, om de transparantie, onafhankelijkheid en professionalisering te vergroten. 1.3 Deskundigheid examencommissie Uitgaande van de wettelijke taken moeten examencommissies over deskundigheid beschikken op verschillende terreinen. Door de wijziging van de WHW is het accent van de verantwoordelijkheid van de examencommissie verschoven van procesmatige naar inhoudelijke aspecten van de examinering, onverlet de taken van de examinator. Zo heeft de examencommissie tot taak het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens. Dat brengt ook met zich mee dat de examencommissie de gelegenheid moet krijgen om actief mee te denken over het toetsbeleid. Om te bepalen of studenten voldoen aan de eisen uit de OER voor het verkrijgen van de graad, moet de examencommissie in ieder geval goede kennis van de OER hebben, waaronder kennis van de eindtermen. Verder moet de examencommissie de kwaliteit van tentamens en examens kunnen waarborgen, zoals de validiteit van de tentamens en examens en de spreiding van vragen over de stof. 2 Om deze verantwoordelijkheid te kunnen dragen, is deskundigheid op het gebied van toetsing nodig. Examencommissies moeten nagaan of die in voldoende mate aanwezig is, of dat de commissie op dit punt versterkt moet worden. Dat kan door middel van deskundigheidsbevordering via cursussen, zoals bijvoorbeeld aangeboden door het ICLON. 1.4 De rol van de examencommissie bij de accreditatie Examinering is een onderdeel van de kwaliteit van het onderwijs dat beoordeeld wordt in de opleidingsaccreditatie. In het huidige accreditatiekader van de NVAO is toetsing en gerealiseerde eindkwalificaties als aparte beoordelingsstandaard (standaard 3) opgenomen. Bij een onvoldoende beoordeling op deze standaard kan een hersteltermijn van maximaal één jaar worden toegekend. Als deze standaard daarna nog steeds niet op orde is, volgt verlies van accreditatie. De opleiding moet voor de opleidingsvisitatie (die de grondslag vormt voor de accreditatie) beschikken over een adequaat systeem van toetsing en moet aantonen dat de beoogde eindkwalificaties worden gerealiseerd. De visitatiecommissie zal zowel kijken naar de visie op toetsing, het toetsbeleid en de adequate organisatie van de toetsing, als naar de vorm en kwaliteit van de toetsen zelf en de beoordelingswijze en -criteria. Ook zal een commissie letten op de rol van de examencommissie en de wijze waarop zij de kwaliteit van de toetsing bewaakt en waarborgt. De beoordeling van de Zie voor een uitwerking: notitie Toetskaders, FGW mei 2013 Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

7 eindwerkstukken voor de bachelor en de scripties voor de master is hierbij altijd een belangrijk onderwerp. Er wordt vooral gekeken naar de expliciete beoordelingscriteria, de aanwezigheid van beoordelingsformulieren en de beoordeling door twee beoordelaars. De visitatiecommissie spreekt in ieder geval met de examencommissie. Als zij twijfels heeft over het niveau van de door haar bestudeerde afstudeerwerkstukken kan zij ook de betreffende begeleiders uitnodigen voor een gesprek. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

8 2. Taken van de examencommissie Hieronder komen, in de volgorde waarin ze in de WHW (zie bijlage 2) worden genoemd, de taken van de examencommissie aan de orde: het op objectieve en deskundige wijze vaststellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad; het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens; het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de OER om de uitslag van de tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen; het verlengen van vrijstellingen voor het afleggen van een of meer tentamens en het verlenen van toestemming ten aanzien van een vrij onderwijsprogramma; het beoordelen van fraudezaken en het nemen van maatregelen; het aanwijzen van examinatoren; het rapporteren van werkwijze en resultaten in een jaarverslag. 2.1 Het op objectieve en deskundige wijze vaststellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad De examencommissie moet toetsen of de student aan de eindtermen van de opleiding voldoet. De examencommissie kan bepalen dat naast het behalen van de individuele onderdelen van het programma de opleiding nog afgesloten wordt met een afsluitend examen. De examencommissie heeft de bevoegdheid om in bijzondere gevallen af te wijken van de bepalingen in de OER, bijvoorbeeld: het toestaan van een aangepast tentamen, het verlengen van de geldigheidsduur van een tentamenuitslag, het vervangen van individuele onderwijseenheden door een andere onderwijseenheid die dezelfde leerdoelen beoogt, het afwijken van een eventuele verplichting van deelname aan praktische oefeningen. Hierbij dient de examencommissie uitdrukkelijk te waarborgen dat de kwaliteit en het niveau van het tentamen of examen in stand blijft. 2.2 Het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens De wet bepaalt in artikel 7.12b lid 1 sub a dat de examencommissie bevoegd is en de taak heeft om de kwaliteit van de tentamens en examens te borgen. Deze bepaling is sinds de wetswijziging in 2010 opgenomen in de WHW. Zij is gebaseerd op bevindingen van de Inspectie dat de examencommissies te weinig tijd besteden aan kwaliteitsborging en kwaliteitsbeleid rond examens en toetsen. Bij de accreditatie zal de examencommissie zich nu moeten kunnen verantwoorden over het aspect toetsen en beoordelen. De examencommissies worden daarom door het faculteitsbestuur betrokken bij het formuleren van het toetsbeleid. Om invulling te kunnen geven aan hun inhoudelijke taak is het immers van belang dat de examencommissies niet alleen het toetsbeleid uitvoeren, maar ook in de gelegenheid worden gesteld actief mee te denken over de manier waarop het toetsbeleid wordt vormgegeven. Dat houdt in dat: 1. De examencommissie de kaders geeft voor de manier waarop docenten toetsen maken en voor procedures en richtlijnen met betrekking tot beoordeling en normering (beoordelingsnormen en toetsingscriteria). 2. De examencommissie de kwaliteit van toetsen onderzoekt door te controleren of de toetsen die in de opleiding gebruikt worden en de antwoordmodellen waarmee die beoordeeld worden, Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

9 kwalitatief goed zijn, aansluiten bij de leerdoelen van de betreffende cursus, en zo bijdragen aan het toetsen van het realiseren van de eindkwalificaties van de opleiding. 3. De examencommissie controleert of de studenten de beoogde eindkwalificaties bereiken door evaluatie van bacheloreindwerkstukken en masterscripties, en op basis van andere beschikbare informatie; de examencommissie vormt zich jaarlijks een oordeel over het niveau en de thematiek van de afsluitende bacheloreindwerkstukken en masterscripties, ter bewaking van het niveau en de gerichtheid op de eindkwalificaties. Deze jaarlijkse evaluatie gebeurt door een steekproef van de werkstukken nader te bezien, als mede op basis van de beoordelingsformulieren van begeleider en tweede lezer, en het overzicht van titels van de scripties/werkstukken. 4. De examencommissie een beoordelingsformulier hanteert dat voldoet aan de eisen van het facultaire format (zie bijlage 5), in afwachting van een facultair standaard beoordelingsformulier. 2.3 Het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de onderwijs- en examenregeling (OER) om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen De examencommissies van de FGW stellen regels vast over de uitvoering van de taken en bevoegdheden die zij heeft en over de maatregelen die zij in dat verband kan nemen. Het faculteitsbestuur levert het model Regels en Richtlijnen. In Bijlage 1, Regels en Richtlijnen van de examencommissies FGW staan deze regels beschreven. De taken waarop de regels betrekking hebben, zijn onder andere : het aanwijzen van examinatoren de inschrijving voor tentamens de orde tijdens schriftelijke tentamens en examens de bepaling van eindcijfers het nemen van maatregelen in geval van fraude uitreiking getuigschrift besluiten examencommissie. 2.4 Het nemen van besluiten over vrijstellingen of in individuele gevallen over vrije onderwijsprogramma s bedoeld in artikel 7.3d van de WHW Een van de wettelijke taken van de examencommissie is het verlenen van vrijstelling voor het afleggen van één of meer tentamens. Examencommissies geven bij voorkeur vrijstellingen aan het begin van de opleiding. Net als bij de vaststelling door de examencommissie van het eindniveau van de student is de onderwijs- en examenregeling (OER), en dan in het bijzonder het onderwijsprogramma inclusief de cursusbeschrijvingen in de e-gids, de toetssteen voor het verlenen van vrijstellingen. De student moet kunnen aantonen dat hij/zij heeft voldaan aan de doelstellingen van de betreffende onderwijseenheid, op grond van eerder met goed gevolg afgelegde tentamens of examens in het hoger onderwijs, dan wel voor buiten het hoger onderwijs opgedane kennis of vaardigheden. Artikel 7.3d van de WHW luidt: Een student die is ingeschreven voor een opleiding in het wetenschappelijk onderwijs, kan, zelf uit onderwijseenheden die door een instelling worden verzorgd, een programma samenstellen waaraan een examen is verbonden. Indien nodig wijst het instellingsbestuur een examencommissie aan die met de in de eerste volzin bedoelde beslissing is belast. Dat betekent dat de examencommissie goedkeuring kan verlenen aan een vrij onderwijsprogramma voor een opleiding waartoe de examencommissie bevoegd is. De examencommissie bepaalt of het vrije programma het vereiste niveau heeft, de studielast voldoende is en of het programma aan de eindtermen van de opleiding voldoet. 2.5 Het beoordelen van fraudezaken Onder fraude wordt verstaan ieder handelen of nalaten van een student dat erop is gericht het vormen van een juist oordeel omtrent zijn kennis, inzicht en vaardigheden geheel of gedeeltelijk onmogelijk te maken, waaronder onder meer begrepen: Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

10 het geheel of gedeeltelijk overnemen van teksten / formuleringen van andere auteurs, waaronder ook verstaan medestudenten, zonder plaatsing van aanhalingstekens en nauwkeurige bronvermelding (plagiaat); het door anderen laten maken van (delen van) een tekst; fingeren van onderzoeksgegevens; het tijdens een tentamen ongeoorloofd beschikbaar hebben van studiemateriaal of andere informatie; het gebruiken van eigen werk zonder verwijzing (zelfplagiaat). In het geval dat de examencommissie fraude door een student vaststelt legt zij sancties op. Deze sancties staan in verhouding tot de aard en zwaarte van de gepleegde waarbij studenten het recht kan worden ontnomen om bepaalde tentamens of examens af te leggen, gedurende een door de examencommissie te bepalen termijn van ten hoogste een jaar. Bij ernstige fraude kan het instellingsbestuur op voorstel van de examencommissie de inschrijving voor de opleiding van de betrokken student definitief beëindigen. Uitgebreidere informatie is te vinden in de Regels en Richtlijnen, hoofdstuk 6, Fraude. 2.6 Het aanwijzen van examinatoren voor het afnemen van tentamens en het vaststellen van de uitslag daarvan Een van de wettelijke taken van de examencommissie is de aanwijzing van examinatoren. Dit houdt in dat de examencommissie ook bevoegd is om het examinatorschap te ontnemen, na een zorgvuldige afweging. De examencommissies binnen de FGW beschouwen alle medewerkers die zijn aangesteld bij de faculteit in een functie waarbij onderwijs tot de reguliere taken behoort, als competent om op te treden als examinator; jaarlijks legt het faculteitsbestuur in overleg met de opleidingsvoorzitter een lijst met examinatoren voor aan de examencommissie ter accordering. Ook bijzonder hoogleraren die een aanstelling als gastmedewerker hebben bij de faculteit en als opdracht onder andere het verzorgen van onderwijs komen in aanmerking om op te treden als examinator. Het aanwijzen van examinatoren staat beschreven in hoofdstuk 3 van de Regels en Richtlijnen. 2.7 Het jaarlijks verslag van de werkzaamheden aan het faculteitsbestuur Artikel 7.12b lid 5 van de WHW bepaalt dat de examencommissie jaarlijks een verslag opstelt van haar werkzaamheden. Het doel is het afleggen van verantwoording aan het faculteitsbestuur, het leveren van input voor eventuele verbetering van de kwaliteit van het onderwijs aan het opleidingsbestuur en het verschaffen van informatie in het kader van de interne en externe kwaliteitszorg. Het verslag wordt verstrekt aan het faculteitsbestuur; vervolgens stuurt het faculteitsbestuur de verslagen van de examencommissies ter kennisneming aan het College van bestuur. Het betreft hier een nieuwe bepaling. In de Memorie van Toelichting is hierover opgemerkt dat deze verplichting is bedoeld om de transparantie te bevorderen en om te benadrukken dat de examencommissie een onafhankelijk orgaan is binnen de instelling. Het jaarverslag over het afgelopen academisch jaar wordt jaarlijks voor 1 december daaropvolgend verstrekt aan het faculteitsbestuur. In bijlage 4 is het format voor het jaarverslag opgenomen. Het onderwerp kwaliteitszorg van toetsing en examinering moet ook aan de orde komen in het jaarlijkse verslag van werkzaamheden. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

11 3. Samenstelling en werkwijze examencommissie 3.1 Samenstelling examencommissie 1. Het faculteitsbestuur stelt voor elke opleiding of groep van opleidingen een examencommissie in. 2. Een examencommissie bestaat uit een oneven aantal leden. Het aantal leden bedraagt ten minste drie en ten hoogste zeven. Het faculteitsbestuur benoemt de leden van de examencommissie op basis van hun deskundigheid op het terrein van de desbetreffende opleiding of groep van opleidingen. Ten minste één lid is als docent verbonden aan de opleiding of aan een van de opleidingen die tot de groep van opleidingen behoort. De benoeming van de leden van de examencommissies geschiedt voor een periode van twee jaar. Herbenoeming is mogelijk. 3. Alvorens tot benoeming van een lid over te gaan hoort het faculteitsbestuur de leden van de desbetreffende examencommissie. 4. Het lidmaatschap van de examencommissie is niet verenigbaar met lidmaatschap van het faculteitsbestuur, het instituutsmanagement, het opleidingsbestuur en de toelatingscommissie voor een masteropleiding waar ook de examencommissie bevoegd voor is. 5. De examencommissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. 6. De examencommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. 3.2 Taken van de voorzitter De voorzitter van de examencommissie: 1. is verantwoordelijk voor het onafhankelijke en deskundig functioneren van de examencommissie en is daarop aanspreekbaar; 2. verantwoordt het beleid en de genomen besluiten tegenover interne en externe partijen, waaronder het College van beroep voor examens; 3. ondertekent het getuigschrift en het diplomasupplement; 4. adviseert namens de examencommissie het faculteitsbestuur over de benoeming van leden van de examencommissie; 5. bereidt samen met de ambtelijk secretaris de vergaderingen voor; 6. leidt de vergaderingen van de examencommissie. De voorzitter kan bij afwezigheid worden vervangen door de plaatsvervangend voorzitter van de examencommissie. Deze heeft in dat geval dezelfde taken en bevoegdheden als de voorzitter. Getuigschriften en supplementen kunnen ook getekend worden door de plaatsvervangend voorzitter dan wel leden van de examencommissie onder vermelding van plaatsvervangend voorzitter of lid examencommissie. De examencommissie kan deze tekenbevoegdheid niet mandateren aan anderen. 3.3 Ambtelijke ondersteuning De ambtelijk secretaris van de examencommissie heeft de volgende taken: 1. bereidt de besluitvorming van examencommissies voor, ondersteunt deze en draagt zorg voor de afhandeling van de besluiten, met inbegrip van de schriftelijke neerslag hiervan; 2. kan in geval van standaardbesluiten, namens de examencommissie verzoeken van studenten rechtstreeks afhandelen; 3. geeft procedureel en juridisch advies aan de examencommissies; 4. toetst voorgenomen standpunten en besluiten van de examencommissie aan de relevante kaders en wettelijke bepalingen, zoals de OER en de WHW; 5. ontwikkelt de jaaragenda van examencommissies, houdt deze actueel en bereidt het jaarverslag van de examencommissie voor; 6. vertegenwoordigt de examencommissie in overlegsituaties met in- en externe belanghebbenden; Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

12 7. beheert het archief van de commissie; 8. ontwerpt zelfstandig notities over beleid- en besluitvorming en werkt deze uit; 9. ontwikkelt nieuwe besluitvormingsprocedures en reglementen en voert deze in; 10. structureert en standaardiseert in samenspraak met andere belanghebbenden werkprocessen waarin examencommissies een rol spelen en implementeert deze voor wat de rol van die commissies betreft; 11. draagt bij aan algemeen ondersteunende activiteiten voor examencommissies, zoals de introductie van nieuwe commissieleden en de voorbereiding van het geregeld overleg van faculteitsbestuur met examencommissies. 3.4 Vergaderfrequentie examencommissie 1. De examencommissie komt minimaal vier maal per jaar voltallig bijeen om lopende zaken te behandelen. 2. De voorzitter en de ambtelijk secretaris voeren vaker overleg, onder andere naar aanleiding van verzoeken van studenten. 3. De vergaderingen van de examencommissie zijn in principe besloten. De examencommissie kan advies inwinnen bij een studiecoördinator. 4. De examencommissie kan een student uitnodigen voor een hoorzitting. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

13 Bijlage 1 Regels en richtlijnen van de examencommissies van de Faculteit der Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden zoals bedoeld in artikel 7.12b, 3 e lid, van de Wet op Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek. Zie voor de bevoegdheden van de examencommissie ook art. 25 en 33 van het Faculteitsreglement Geesteswetenschappen. Vastgesteld in september 2013 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1.1 Toepasselijkheid Deze regels zijn van toepassing op de tentamens en examens van de opleiding van de Faculteit Geesteswetenschappen van de Universiteit Leiden, hierna te noemen de opleiding. Artikel 1.2 Deeltoets Eindwerkstuk Fraude: Begripsbepaling Voor de definitie van deeltoets in deze Regels en richtlijnen wordt verwezen naar het ter zake bepaalde in artikel 1.2 onder b en r van de OER. Waar in deze regels en richtlijnen bepalingen aangaande tentamens staan opgenomen, zijn deze bepalingen eveneens van toepassing op de deeltentamens die tezamen dat tentamen vormen, tenzij anders vermeld. Voor BA-opleidingen het BA-eindwerkstuk, voor MA-opleidingen de Master s thesis. Onder fraude wordt verstaan ieder handelen of nalaten van een student dat erop is gericht het vormen van een juist oordeel omtrent zijn kennis, inzicht en vaardigheden geheel of gedeeltelijk onmogelijk te maken, waaronder onder meer begrepen: a. het geheel of gedeeltelijk overnemen van teksten / formuleringen van andere auteurs, waaronder ook verstaan medestudenten, zonder plaatsing van aanhalingstekens en nauwkeurige bronvermelding (plagiaat); b. het door anderen laten maken van (delen van) een tekst; c. fingeren van onderzoeksgegevens; d. het tijdens een tentamen ongeoorloofd beschikbaar hebben van studiemateriaal of andere informatie; e. het gebruiken van eigen werk zonder verwijzing (zelfplagiaat). OER: Surveillant Tentamen De door het faculteitsbestuur vastgestelde Onderwijs- en examenregeling van de opleiding; Persoon door of namens de examencommissie belast met het feitelijke toezicht op de orde tijdens een tentamen. Voor de definitie tentamen in deze Regels en richtlijnen wordt verwezen naar het ter zake bepaalde in artikel 1.2 onder b en s van de OER. Voor het overige hebben de begrippen de betekenis die de wet of de OER daaraan verbindt. Hoofdstuk 2 Taken en werkwijze van de examencommissie Artikel 2.1 Benoeming van de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter De examencommissie heeft een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De commissie kiest voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden Aan de examencommissie wordt een ambtelijk secretaris toegewezen. Artikel 2.2 Taken en bevoegdheden van de examencommissie De examencommissie is het orgaan dat de opdracht heeft op objectieve en deskundige wijze vast te stellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad Onverminderd de wet en de daarop gebaseerde regelgeving heeft de examencommissie voorts in ieder geval tot taakopdracht: a. het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens; b. het vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de OER om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen; Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

14 c. het door de meest daarvoor in aanmerking komende examencommissie verlenen van toestemming aan een student om een door die student samengesteld programma als bedoeld in artikel 7.3d van de wet te volgen, waarvan het examen leidt tot het verkrijgen van een graad, waarbij de examencommissie tevens aangeeft tot welke opleiding van de instelling dat programma wordt geacht te behoren voor de toepassing van deze wet; d. het verlenen van vrijstelling voor het afleggen van één of meer tentamens op een van de gronden die zijn vermeld in de OER; e. het in voorkomende gevallen verlengen van de in de OER bepaalde geldigheidsduur van met goed gevolg afgelegde tentamens; f. het in bijzondere gevallen bepalen of een tentamen mondeling, schriftelijk of op een andere wijze wordt afgelegd, in afwijking van hetgeen daarover in de OER is geregeld; g. het in bijzondere gevallen bepalen of een tentamen in openbaarheid wordt afgenomen, in afwijking van hetgeen daarover in de OER is geregeld; h. het al dan niet onder oplegging van vervangende eisen verlenen van vrijstelling van de verplichting tot het deelnemen aan praktische oefeningen met het oog op de toelating tot het afleggen van het desbetreffende tentamen; i. het goedkeuren in individuele gevallen van de keuze van onderwijseenheden die tot de opleiding behoren; j. het op verzoek van de student en met inachtneming van het ter zake bepaalde in de OER verlenen van toegang het afleggen van een of meer onderdelen van het afsluitend examen voordat hij het propedeutisch examen van de desbetreffende opleiding met goed gevolg heeft afgelegd; k. het vaststellen, voor zover het faculteitsbestuur dat heeft bepaald als voorwaarde voor het afleggen van examens of onderdelen daarvan, dat het bewijs is geleverd van voldoende beheersing van de Nederlandse taal voor het met vrucht kunnen volgen van het onderwijs door degene aan wie vrijstelling is verleend van de vooropleidingseis als bedoeld in artikel 7.24 van de wet op grond van het bezit van een buiten Nederland afgegeven diploma, dan wel in geval vrijstelling is verleend van de toegangseis voor de postpropedeutische fase van de opleiding; l. het namens het faculteitsbestuur uitbrengen van het (bindend) studieadvies als bedoeld in artikel 7.8b van de wet; m. het uitreiken van een getuigschrift en een supplement uitgereikt als bedoeld in artikel 7.11 van de wet ten bewijze dat het examen met goed gevolg is afgelegd; n. het afgeven van een verklaring waarin in elk geval de tentamens zijn vermeld die door hem met goed gevolg zijn afgelegd in geval een student meer dan een tentamen met goed gevolg heeft afgelegd doch aan wie geen getuigschrift als bedoeld onder m. kan worden uitgereikt; o. het nemen van maatregelen en het opleggen van sancties indien een student of extraneus fraudeert. Artikel 2.3 Werkwijze De examencommissie beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking der stemmen geeft het oordeel van de voorzitter de doorslag Leden kunnen worden gemandateerd voor bepaalde taken. Dit wordt vastgelegd door de examencommissie Gemandateerde leden nemen besluiten op basis van de OER en eerder gevormd beleid en leggen verantwoording af over hun handelen. Er wordt vastgelegd hoe deze verantwoording plaatsvindt. Bij afwijkingen van eerder gevormd beleid beslist de gehele examencommissie De examencommissie heeft in ieder geval het volgende vastgelegd: de taken die gemandateerd worden aan de diverse leden, inclusief wijze van verantwoording over besluitvorming; interne werkwijze ten aanzien van: o aanwijzing examinatoren; o borging kwaliteit van tentamens; o aanvragen vrijstelling; o fraude; o BSA. registratie van de handtekeningen van de leden De examencommissie houdt een deugdelijk archief bij van de door haar genomen besluiten onder de en alsmede van besluiten over verzoeken van studenten. van deze regeling Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

15 2.3.6 De examencommissie is bij een geschil over de beoordeling niet bevoegd de uitslag van het tentamen vast te stellen. Wel kan de examencommissie op verzoek van partijen bemiddelend optreden en kan de examencommissie in dat kader voor het betreffende tentamen een andere examinator aanwijzen naast of in plaats van de eerder aangewezen examinator Enig optreden van de examencommissie bij geschillen over de beoordeling van tentamens schorst de beroepstermijn van vier weken niet De student c.q. geëxamineerde kan de examencommissie of examinator verzoeken om advies in te winnen van de studiecoördinator en/of studentendecaan alvorens een besluit te nemen op basis van deze regels en richtlijnen. Hoofdstuk 3 Aanwijzing examinatoren De examencommissie beschouwt alle bij de faculteit Geesteswetenschappen aangestelde medewerkers, in de rang van hoogleraar, universitair (hood)docent of (taalvaardigheids)docent, als competent om op te treden als examinator; zij worden daarom geacht als zodanig door de examencommissie te zijn aangewezen. Ook bijzonder hoogleraren die een aanstelling als gastmedewerker hebben bij de Universiteit Leiden en als opdracht onder andere het verzorgen van onderwijs worden geacht als examinator te zijn aangewezen door de examencommissie De examencommissie kan besluiten een medewerker de bevoegdheid op te treden als examinator voor de opleiding waarvoor de commissie bevoegd is te ontnemen. De medewerker, diens leidinggevende en de voorzitter van de opleiding(en) waartoe de examencommissie is ingesteld ontvangen een afschrift van dit besluit. De examencommissie gaat niet over tot het intrekken van de bevoegdheid dan nadat zij haar twijfels over de competentie van de examinator heeft gedeeld met de betreffende examinator en diens leidinggevende De examencommissie verleent anderen dan degenen die op grond van het eerste lid de bevoegdheid hebben als examinator op te treden deze bevoegdheid op grond van hun inhoudelijke en didactische deskundigheid en geeft daarbij aan welke onderwijseenheid of onderwijseenheden dit betreft. De opleidingsvoorzitter ontvangt een afschrift van dit besluit De examinatoren verstrekken de examencommissie de gevraagde inlichtingen. Hoofdstuk 4 Toetsen Artikel 4.1 Vorm van de tentamens De vorm van de tentamens is vastgelegd in de OER. In bijzondere gevallen kan de examencommissie in overleg met de examinator besluiten dat het tentamen in een andere vorm dan aangegeven zal plaatsvinden. De examinator maakt ten minste 25 werkdagen voor het afnemen van het tentamen namens de examencommissie bekend op welke wijze dit zal worden afgenomen De examencommissie kan op gemotiveerd verzoek van de student toestaan dat een tentamen op andere wijze wordt afgelegd dan in de OER is vastgelegd. De examencommissie beslist na overleg met de examinator, binnen tien werkdagen na ontvangst van het verzoek. Artikel 4.2 Kwaliteitsborging van tentamens Elk tentamen omvat een onderzoek naar de kennis, het inzicht en de vaardigheden van de student, alsmede de beoordeling van de uitkomsten van dat onderzoek De vragen en opgaven van een tentamen zijn duidelijk en ondubbelzinnig en bevatten voldoende aanwijzingen voor de vereiste detaillering van de antwoorden Het tentamen is geschikt en dient uitsluitend om te onderzoeken of de student de kwaliteiten heeft verworven die tevoren als doel van de betrokken onderwijseenheid zijn vastgesteld en zijn vastgelegd in de OER Het tentamen is zo specifiek dat alleen de studenten die de stof voldoende beheersen de vragen goed kunnen beantwoorden. Het tentamen is afgestemd op het niveau van de onderwijseenheid De vragen en opgaven van het tentamen zijn zo evenwichtig mogelijk gespreid over de examenstof De vragen en opgaven van het tentamen hebben uitsluitend betrekking op de tevoren bekend gemaakte examenstof. Voor studenten is het vooraf duidelijk hoe en waarop ze beoordeeld worden De duur van elk tentamen is zodanig dat de student redelijkerwijs voldoende tijd heeft om de vragen te beantwoorden en/of de opgaven te maken De beoordeling van schriftelijke toetsen geschiedt aan de hand van te voren schriftelijk vastgestelde normen. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

16 4.2.9 De werkwijze rond de kwaliteitsborging van tentamens is vastgelegd door de examencommissie De examencommissie beoordeelt steekproefsgewijs de validiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de tentamens. Het resultaat van de beoordeling wordt besproken met de betrokken examinator of examinatoren De examencommissie kan een onderzoek instellen naar de validiteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van het tentamen Elk tentamen omvat een onderzoek naar de kennis, het inzicht en de vaardigheden van de student, alsmede de beoordeling van de uitkomsten van dat onderzoek. Bij de in en bedoelde beoordeling kan de examencommissie zich laten bijstaan door deskundigen. Artikel 4.3 Toegangseisen voor tentamens en practica De examinator vergewist zich ervan dat is voldaan aan de voorwaarden voor toelating tot het tentamen die in de OER zijn vastgelegd dan wel voortvloeien uit de wet of een universitaire regeling. Ten aanzien hiervan zijn de volgende regels van toepassing: a. Voorafgaand aan, tijdens, of na afloop van elk tentamen controleert de examinator of de student die aan het tentamen deelneemt, daartoe gerechtigd is. Deze controle omvat zowel de vraag of de student zich tijdig en correct voor het betreffende tentamen heeft ingeschreven als de vraag of de student voldoet aan de overige voorwaarden voor deelname aan het betreffende tentamen zoals vastgelegd in de OER en/of de cursusbeschrijving van de betreffende onderwijseenheid in de e- studiegids. b. Indien blijkt dat de student zich niet op correcte wijze voor het tentamen heeft ingeschreven maar overigens gerechtigd is aan het tentamen deel te nemen, wordt voor deze student pas een uitslag geregistreerd of op andere wijze bekend gemaakt nadat de student zich alsnog op de daartoe voorgeschreven wijze heeft ingeschreven voor het betreffende tentamen. c. Indien blijkt dat de student niet voldoet aan de ingangseisen van het betreffende tentamen wordt zijn tentamen niet beoordeeld en wordt voor die student geen uitslag vastgesteld Een verzoek als bedoeld in de OER, artikelen en wordt alleen behandeld indien het vergezeld gaat van een studieplan en een overzicht van door het College van Bestuur erkende nevenactiviteiten waaraan de student heeft deelgenomen en voornemens is deel te nemen De opleiding kent voorwaarden voor deelname aan hertentamens. Deze zijn beschreven in de OER en de e-studiegids De opleiding kent voorwaarden voor deelname aan en/of de beoordeling van stages. Deze zijn beschreven in de e-studiegids De opleiding kent aanvullende voorwaarden met betrekking tot voorkennis voor deelname aan onderwijseenheden, tentamens of practica. De e-studiegids vermeldt deze aanvullende voorwaarden Artikel 4.4 Data van de tentamens Voor zover die niet in de OER zijn vastgelegd, worden de data waarop tentamens schriftelijk worden afgenomen uiterlijk een maand voor de aanvang van het studiejaar namens de examencommissie vastgesteld en bekendgemaakt Van het bepaalde in het kan worden afgeweken in geval van overmacht, na ontvangen advies van de opleidingscommissie en indien belangen van de studenten daardoor redelijkerwijze niet worden geschaad Bij de vaststelling van de tijdstippen bedoeld in het eerste lid wordt zo veel mogelijk voorkomen dat tentamens uit hetzelfde jaar van één opleiding samenvallen De data voor mondelinge tentamens worden vastgesteld door de examinator, indien mogelijk in goed overleg met de student Het bepaalde in is zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing op toetsingen die anders dan schriftelijk of mondeling plaats vinden. Artikel 4.5 Aanmelding en terugtrekking onderwijseenheden en tentamens De student dient zich voor elke onderwijseenheid die de student wil volgen, in te schrijven via het universitaire studenteninformatiesysteem (usis). Voor onderwijseenheden kan een beperking van het aantal deelnemers gelden, in welk geval art. 3.4 van de OER van toepassing is De student dient zich voor elk af te leggen tentamen, uitgezonderd het eindwerkstuk en deeltoetsen die niet in usis zijn geregistreerd, tijdig in te schrijven via het universitaire studenteninformatiesysteem (usis). Voor toegang tot het BA-eindwerkstuk van de opleiding Geschiedenis moet de student zich aanmelden bij het studiecoördinaat door middel van het invullen van een afstudeerplan. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

17 4.5.3 In bijzondere gevallen kan de examencommissie toestaan dat wordt afgeweken van wat op grond van en is bepaald aangaande de uiterste datum en de wijze van aanmelding Gedurende de periode waarin aanmelding voor een tentamen mogelijk is, is terugtrekking op dezelfde wijze toegestaan Alleen in geval van overmacht, ter beoordeling en vaststelling door de examencommissie, is terugtrekking mogelijk tussen het moment van verstrijken van de aanmeldingstermijn en het begin van het tentamen Als een student die zich heeft aangemeld en zich niet heeft teruggetrokken het tentamen niettemin niet aflegt, dan wordt de tentamenkans als gebruikt beschouwd, tenzij er sprake was van overmacht, ter beoordeling en vaststelling door de examencommissie. Artikel 4.6 Het afnemen van de tentamens De betrokken examinator of examinatoren dragen er zorg voor dat ten behoeve van de schriftelijke tentaminering zo nodig surveillanten worden aangewezen die erop toezien dat het tentamen in goede orde verloopt. Indien bij het tentamen alleen een of meer surveillanten aanwezig zijn kunnen dezen de in dit artikel bevoegdheden van de examinator gedurende het tentamen De student dient zich op verzoek van of vanwege de examinator deugdelijk te legitimeren Studenten worden tot uiterlijk 30 minuten na de vastgestelde aanvangstijd toegelaten tot de ruimte waarin het tentamen wordt afgenomen en kunnen niet eerder dan een uur voor het vastgestelde eindtijdstip van het tentamen het afleggen daarvan beëindigen Communicatieapparatuur, waaronder mobiele telefoons, dient gedurende het afnemen van het tentamen te zijn uitgeschakeld. Andere elektronische apparatuur mag niet worden gebruikt dan met toestemming van de examinator De student is verplicht de aanwijzingen van de examencommissie dan wel de examinator die voor de aanvang van het tentamen zijn gepubliceerd, alsmede aanwijzingen die tijdens en onmiddellijk na afloop van het tentamen worden gegeven, op te volgen Indien de student een of meer aanwijzingen als bedoeld in lid t/m niet opvolgt, dan kan hij door de examinator worden uitgesloten van de verdere deelname aan het desbetreffende tentamen. De uitsluiting heeft tot gevolg dat het tentamen beoordeeld wordt met het cijfer 1. Voordat de examinator een besluit tot uitsluiting neemt, geeft hij de student de gelegenheid een korte verklaring te geven De examinator stelt de examencommissie onverwijld schriftelijk in kennis van een maatregel genomen op grond van het bepaalde in In afwijking van het bepaalde in de OER kan de examencommissie op gemotiveerd verzoek van de student toestaan dat een tentamen wordt afgelegd voordat aan de daaraan voorafgaande praktische oefening is deelgenomen dan wel vrijstelling is verleend van deelneming daaraan. In dat geval wordt een bewijs dat het tentamen met goed gevolg is afgelegd eerst verstrekt nadat alsnog aan de praktische oefening is deelgenomen dan wel vrijstelling van deelneming daaraan is verleend. Artikel 4.7 Orde tijdens een practicum De practicumleiding zorgt ervoor dat ten behoeve van de practicumproeven zo nodig assistenten worden aangewezen, die erop toezien dat het practicum in goede orde verloopt De student is verplicht zich op verzoek van of vanwege de examencommissie te legitimeren met zijn collegekaart of wettig legitimatiebewijs De student is verplicht de aanwijzingen van de practicumleiding die voor of tijdens het practicum worden gegeven, onverwijld op te volgen Een student die niet voldoet aan de in of gestelde verplichtingen, kan door de examencommissie worden uitgesloten van verdere deelname aan het desbetreffende practicum. De uitsluiting heeft tot gevolg dat het practicum wordt beoordeeld met het cijfer 1. Voordat de examinator een besluit tot uitsluiting neemt, geeft zij de student de gelegenheid een korte verklaring te geven. Artikel 4.8 Mondelinge tentamens Bij een mondeling tentamen zijn, naar keuze van examinator c.q. de examencommissie, ofwel minimaal twee examinatoren aanwezig, ofwel wordt een geluidsopname gemaakt van het tentamen Indien er meer dan één examinator aanwezig is, maakt één van hen tijdens het tentamen korte notities waarin puntsgewijs wordt vermeld welke onderwerpen aan de orde komen en of de student deze onderwerpen voldoende beheerst De notities dan wel de opname worden gedurende drie maanden door de examinator bewaard en kunnen door de student die het mondeling tentamen heeft afgelegd indien nodig worden ingezien dan wel beluisterd. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

18 4.8.4 De examencommissie kan besluiten dat een bepaald mondeling tentamen door meer personen tezamen zal worden afgelegd indien de te examineren personen daarmee instemmen. Artikel 4.9 Beoordeling algemeen De wijze van beoordeling moet inzichtelijk zijn De beoordeling van schriftelijke tentamens geschiedt aan de hand van schriftelijk vastgelegde, en eventueel naar aanleiding van de correctie van het tentamen bijgestelde, normen De beoordeling van tentamens en deeltoetsen wordt uitgedrukt in cijfers van 1 tot en met 10, afgerond op ten hoogste één decimaal. Men heeft een tentamen met goed gevolg afgelegd als het eindcijfer voor een onderwijseenheid hoger of gelijk is aan het cijfer 6.0, met inachtneming van hetgeen bepaald is in lid 4. De hoogst mogelijke onvoldoende is 5.0; er worden geen eindcijfers gegeven die liggen tussen 5.0 en 6.0. Deeltentamens kunnen wel een cijfer tussen 5.0 en 6.0 krijgen, met uitzondering van deeltentamens van de bachelor- en masteropleiding Japanse taal en cultuur. Daar worden in het geheel geen cijfers gegeven die liggen tussen de 5.0 en 6.0, ook niet voor deeltentamens In afwijking van het voorgaande lid kan de examinator volstaan met de beslissing of de kandidaat al dan niet aan de tentameneisen heeft voldaan Indien een onderwijseenheid wordt getoetst door middel van verschillende deeltoetsen, kan de examinator eisen dat alle of bepaalde deeltoetsen voldoende moeten worden afgesloten. Of tussen deeltoetsen compensatie mogelijk is, wordt beschreven in de e-studiegids Indien een eindcijfer samengesteld wordt als gewogen gemiddelde van verschillende deelcijfers, dan geldt dat voor de bepaling van het eindcijfer in hele cijfers de eerste decimaal beslissend is; bij een eindcijfer in één decimaal is de tweede decimaal beslissend. In beide gevallen wordt een 5 of hoger naar boven afgerond; een 4 of lager naar beneden Deelcijfers vervallen aan het eind van elk collegejaar. De student die wel één of meer deelcijfers heeft behaald, maar de onderwijseenheid als geheel niet heeft afgerond, kan in het volgende collegejaar geen beroep doen op eerder behaalde deelresultaten. Artikel 4.10 Beoordeling: deeltoetsen In artikel van de OER is bepaald dat de student verplicht deelneemt aan elk van de deeltoetsen waar een tentamen uit bestaat Indien een student aan verschillende deeltoetsen niet heeft deelgenomen kan hij de onderwijseenheid niet afronden en ontvangt hij in het betreffende collegejaar voor deze onderwijseenheid geen eindcijfer Het aantal en de vorm van de deeltoetsen alsmede het gewicht van elk van de deeltoetsen in de bepaling van het eindcijfer staan beschreven in de cursusbeschrijving in de e-studiegids. Artikel 4.11 Beoordeling eindwerkstuk Het eindwerkstuk wordt steeds door twee examinatoren beoordeeld, waarbij de waardering in overleg wordt vastgesteld. Hierbij hanteren de examinatoren een hiervoor door de examencommissie vastgesteld beoordelingsformulier; de student ontvangt een kopie van het ingevulde formulier. De Facultaire regeling BA-eindwerkstuk c.q. de Regulations concerning the procedure surrounding the Master s thesis zijn van toepassing. Indien de examinatoren niet tot overeenstemming kunnen komen, dan wijst de examencommissie een derde examinator aan. De derde examinator heeft de beslissende stem Indien studenten verschillende opleidingen volgen, schrijven zij in beginsel voor elke opleiding een zelfstandig eindwerkstuk, door elk van beide opleidingen afzonderlijk te beoordelen Indien de student dat wenst kan hij echter onder de volgende voorwaarden voor beide opleidingen één eindwerkstuk schrijven (een dubbelscriptie ): a. de student kan door de opzet en probleemstelling aantonen dat de dubbelscriptie zal voldoen aan de leerdoelen en eindtermen van beide opleidingen; b. de dubbelscriptie heeft een omvang die gelijk is aan de omvang die is voorgeschreven voor elk van beide betrokken opleidingen bij elkaar opgeteld; 3 Ter illustratie twee voorbeelden. a. De rekenkundige uitkomst is 5,49. Tussen 5.0 en 6.0 worden géén decimale cijfers gegeven, dus er moet worden afgerond op een heel cijfer. Een 5.49 wordt dan afgerond een 5.0; de eerste decimaal telt b. De rekenkundige uitkomst is Eindcijfers voor tentamens worden [buiten het traject ] gegeven met één decimaal. Indien wordt afgerond op één decimaal, dan wordt een 6.45 afgerond een 6.5 (maar dus géén 7); een 6.44 wordt een 6.4. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

19 c. de student heeft vooraf schriftelijk toestemming verkregen voor het schrijven van een dubbelscriptie van beide betrokken examencommissies Elk van beide examencommissies kan besluiten geen toestemming te verlenen voor het schrijven van een dubbelscriptie De dubbelscriptie wordt door de daartoe aangewezen examinatoren van elk van beide betrokken opleidingen afzonderlijk beoordeeld aan de hand van de voor die opleiding geldende eisen aan vorm en inhoud. Dit kan leiden tot verschillende eindcijfers Voor elke opleiding wordt het toegekende cijfer geregistreerd in de eigen onderwijsadministratie onder vermelding van het aantal studiepunten dat het eindwerkstuk binnen die opleiding omvat. Artikel 4.12 Geldigheidsduur van tentamens De geldigheidsduur van met goed gevolg afgelegde tentamens die in de OER is vastgelegd wordt op verzoek van de student door de examencommissie, gehoord de betrokken examinator, maximaal met één jaar verlengd indien er sprake is van persoonlijke omstandigheden en daarnaast de leerdoelen van de onderwijseenheid niet ingrijpend zijn veranderd. Artikel 4.13 Inzage en nabespreking Gedurende de in de OER genoemde termijn kan kennis worden genomen van de vragen en opdrachten van het desbetreffende tentamen, alsmede de normen aan de hand waarvan de beoordeling heeft plaatsgevonden. De vragen en opgaven kunnen éénmaal op een door de examencommissie aan te wijzen locatie worden ingezien. Op geen enkele wijze mogen kopieën van de vragen en opgaven worden gemaakt Indien tien of meer examinandi tegelijkertijd schriftelijk zijn getentamineerd, dan houdt de examinator een collectieve nabespreking op een door hem vast te stellen plaats en tijdstip. Artikel 4.14 Vrijstelling van het afleggen van tentamens en van deelneming aan praktische oefeningen Een verzoek om vrijstelling van het afleggen van een of meer (deel)tentamens dan wel van de verplichting tot deelneming aan een of meer praktische oefeningen als bedoeld in de OER wordt door de student schriftelijk en met redenen omkleed uiterlijk zes weken voor (deel)tentamen of praktische oefening ingediend bij de examencommissie De examencommissie beslist gemotiveerd binnen twintig werkdagen na de indiening van het verzoek. Indien de examencommissie overweegt het verzoek niet in te willigen kan de student gehoord worden. Indien de examencommissie niet heeft beslist binnen de genoemde termijn dan wordt het verzoek geacht te zijn ingewilligd Een gemotiveerd verzoek tot vrijstelling van het propedeutisch examen wordt ingediend bij de examencommissie uiterlijk binnen een half jaar na inschrijving voor de betreffende bacheloropleiding Vrijstelling voor het afleggen van een examen of tentamen houdt in dat de student geacht wordt voor het desbetreffende examen of tentamen te zijn geslaagd zonder cijfer of ander judicium. Artikel 4.15 Bewaartermijnen Het tentamen en het in het kader van dit tentamen gemaakte werk, met inbegrip van de opgaven, wordt gedurende een termijn van ten minste twee jaar digitaal dan wel op schrift bewaard Het eindwerkstuk van een student wordt, inclusief beoordelingsformulier, gedurende een termijn van tenminste zeven jaar digitaal of op schrift bewaard Tentamenuitslagen (brondocumenten) en afschriften van diploma s worden ten minste dertig jaar bewaard. Artikel 4.16 Registratie en publicatie van behaalde resultaten In geval een tentamen is afgenomen, ziet de examencommissie erop toe dat de examinator volgens het facultaire Protocol vaststelling cijfers (zie bijlage) een daarop betrekking hebbend brondocument aan de onderwijsadministratie wordt overlegd waaruit de uitslag blijkt. Dit brondocument wordt ondertekend door de examinator dan wel een lid van de examencommissie Onder brondocument wordt verstaan een door de examinator of een lid van de examencommissie ondertekend schriftelijk bewijsstuk dat dient als basis voor registratie van de tentamenuitslag in het universitaire studenteninformatiesysteem (usis). Het brondocument vermeldt de achternaam en voorletters van de student(en), het studentnummer, het studieonderdeel waarop het resultaat betrekking heeft, het aantal studiepunten en het toegekende cijfer. Het brondocument kan ook betrekking hebben Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december

20 op aan een andere instelling behaalde resultaten. In dat geval dient het document ook door deze instelling te zijn ondertekend of gewaarmerkt De onderwijsadministratie draagt zorg voor de registratie van de uitslagen van examens en tentamens. Zij registreert tevens welke getuigschriften aan een geëxamineerde zijn uitgereikt. Over geregistreerde gegevens van individuele studenten met uitzondering van getuigschriften, doet de examencommissie aan anderen dan de geëxamineerde, de studiecoördinator, een door de opleiding als docentmentor aangewezen examinator, de studentendecaan, College van Beroep voor de Examens of bij of krachtens de wet aangewezen instellingen geen mededeling. Met toestemming van de geëxamineerde kan van het in de vorige volzin bepaalde worden afgeweken Voor de publicatie van uitslagen gelden met inachtneming van de OER de volgende regels: a. Eindcijfers worden via usis ter kennis van de student gebracht. b. Uitslagen van schriftelijke deeltoetsen worden ofwel via usis ofwel op andere wijze ter kennis van de student gebracht. c. Uitslagen van mondelinge tentamens worden vastgelegd in een schriftelijke verklaring, waarvan één exemplaar aan de student wordt uitgereikt en één exemplaar ter registratie aan de onderwijsadministratie wordt overlegd (zie voor de eisen aan dit document artikel 16). d. Een publicatie van (deel)cijfers die voor anderen dan de student zelf toegankelijk is bevat uitsluitend de studentnummers van de deelnemende studenten, en onder geen beding hun namen. Hoofdstuk 5 Examens en getuigschriften Artikel 5.1 Aanmelding voor een examen: afstudeerformulier en examendatum Ten behoeve van de uitreiking van het getuigschrift levert de student uiterlijk de laatste dag van de maand voorafgaand aan de maand waarin naar verwachting het laatste tentamen wordt behaald het afstudeerformulier (bijlage 2) in bij de examencommissie Als examendatum geldt de laatste dag van de maand waarin de student zijn laatste tentamen heeft behaald, waaronder ook verstaan de datum waaronder het cijfer voor het eindwerkstuk wordt geadministreerd. Artikel 5.2 Het afleggen van het examen In afwijking van artikel van de OER kan de examencommissie bepalen dat het examen tevens omvat een door haar zelf te verrichten onderzoek als bedoeld in Artikel 5.3 Compensatie In afwijking van behoeft niet ieder tentamen van het examen met goed gevolg te zijn afgelegd. Artikel 5.4 Goedkeuring van examenprogramma's Een verzoek tot goedkeuring van een examenprogramma als bedoeld in artikel 7.3d van de wet dient schriftelijk en gemotiveerd bij de examencommissie te worden ingediend. De examencommissie beslist binnen dertig werkdagen na ontvangst van het verzoek. Bij het uitblijven van een besluit binnen deze termijn wordt de examencommissie geacht de gevraagde toestemming te hebben verleend. Artikel 5.5 Getuigschrift en diplomasupplement Ten bewijze dat het examen met goed gevolg is afgelegd, wordt door de examencommissie, nadat het College van Bestuur heeft verklaard dat aan de procedurele eisen voor de afgifte is voldaan, een getuigschrift en een bijbehorend diplomasupplement uitgereikt. Op dit getuigschrift worden de gegevens vermeld als omschreven in artikel 7.11, tweede lid, van de wet. Het diplomasupplement vermeldt de tot het examen behorende onderdelen met het behaalde resultaat vermeld. Daarboven worden vermeld de niet tot het examen behorende onderdelen waarin op verzoek van de student is geëxamineerd, mits die onderdelen met goed gevolg zijn afgelegd en op de juiste wijze zijn geregistreerd in het universitaire studenteninformatiesysteem Het getuigschrift wordt opgesteld in het Nederlands of het Engels. Tevens wordt er een certificaat opgesteld in het Latijn. Het getuigschrift en het certificaat wordt/en namens de examencommissie ondertekend door de voorzitter. Bij ontstentenis of afwezigheid van de voorzitter ondertekent de plaatsvervangend voorzitter het getuigschrift en het certificaat Degene die meer dan een tentamen met goed gevolg heeft afgelegd en aan wie geen getuigschrift als bedoeld in kan worden uitgereikt, ontvangt desgevraagd een door de examencommissie af te geven verklaring waarin in elk geval de tentamens zijn vermeld die door hem met goed gevolg zijn afgelegd. Handleiding Examencommissies FGW, mei 2013, herzien december