Whitepaper: 7 Manieren om Uw ipad Productiviteit te Maximaliseren

Transcriptie

1 Whitepaper: 7 Manieren om Uw ipad Productiviteit te Maximaliseren Pagina 1 van 10

2 De manier waarop we werken is veranderd De voordelen van mobiel werken 45% van mkb ondernemers is ervan overtuigd, dat hun werknemers creatiever zijn, wanneer ze niet gebonden zijn aan één werkplek. Het wordt geschat, dat mobiele werkoplossingen de productiviteit met 25-50% vergroten. Veel werknemers zijn bereid van salarisverhoging af te zien in ruil voor de mogelijkheid om mobiel te werken. De consumerisatie van ICT en het zakelijk gebruik van privé apparaten is een opkomende en doorzettende trend. Zorgen over dataveiligheid, verloren apparaten en de daarbij behorende kosten zullen moeten worden geadresseerd, wanneer mobiel werken blijft groeien. In 2014, zullen 90% van alle organisaties, bedrijfsapplicaties ondersteunen op privé-apparaten - Monica Basso, Research VP, Gartner Research, Spring 2011 Steeds minder vaak zitten werknemers tijdens hun dagelijks ingeplande uren vastgekluisterd aan hun bureaus. Medewerkers en leidinggevenden werken steeds vaker van huis uit en mobiel onderweg. We zijn nu flexibeler en meer responsief dankzij mobiele werkoplossingen. Deze trend is alomtegenwoordig en zal verder doorgroeien. Een recente enquête van 200 MKB directeuren gaf het volgende aan: Bijna de helft van de bedrijven heeft mobiel werkend personeel 73% van dit mobiele personeel werkt minstens één keer in de week buiten kantoor 93% ziet mobiel werken als een aanhoudende of opkomende trend Sommige organisaties streven naar het inzetten van tablets als onderdeel van een strategie om de werkgewoontes van hun medewerkers te ontwikkelen en ondervinden daarmee ook andere voordelen. Business softwarebedrijf SAP heeft één van's werelds grootste implementaties van de ipad uitgevoerd; meer dan personeelsleden gebruiken er één. Tezamen met de toegenomen flexibiliteit hebben het gebruiksgemak en de draagbaarheid van de ipad gezorgd voor een hogere nauwkeurigheid en actualiteit van de doorgestuurde gegevens van vertegenwoordigers en andere medewerkers 'op afstand'. Dus hoe we de productiviteit ondersteunen moet ook veranderen De ipad is een populaire mobiele werkoplossing door de nieuwe en creatieve manieren waarop het ons laat werken. In de trein, in een hotel, in een vergaderzaal, op een conferentie. Onze verwachtingen van wat een 'kantoor' is, verandert collectief. Mobiele technologie en zijn constant toenemende rekenkracht creëert mogelijkheden voor organisaties om hun productiviteit te boosten in een economie met steeds meer concurrentie. Van laptops tot tablets, van smartphones tot ultrabooks, allen bieden ze nieuwe, flexibelere mogelijkheden om de business gedaan te krijgen. Dankzij de ipad spelen afstanden en de noodzaak van conventionele kantoorruimtes een steeds kleinere rol.. Pagina 2 van 10

3 De drie sleutels tot productiviteit Er is al veel geschreven over het nieuwe werken en cloud oplossingen en hoe deze uw (vaste) kosten kunnen verminderen. Omdat dure kantoorruimte geen noodzaak meer is, is het mogelijk om efficiënter te zijn en tegelijkertijd het personeel de mogelijkheid te bieden om precies te werken, waar en hoe zij dat willen. De trends van flexibel werken en werken op afstand, creëren mogelijkheden om de flexibiliteit van uw organisatie te vergroten. Dit leidt onder meer tot een flexibele vergroting van uw personeelsbestand door het uw medewerkers mogelijk maken om hun eigen apparaten te gebruiken (ook wel BYOD, bring your own device ). En meer apparaten zoals smartphones en tablets toegang laten verschaffen tot uw bedrijfssysteem kan ook nieuwe mogelijkheden creëren voor partnerintegratie. De sleutel tot het realiseren van deze voordelen om efficiëntie en flexibiliteit te realiseren ligt erin om de technologie bruikbaar te maken, zodat de potentiële voordelen niet gehinderd worden door 'ipad Nek', simpele ergonomische uitdagingen of verkeerde set-ups, die de productiviteit niet ten goede komen. Daarnaast zijn er ook risico's verbonden aan de diefstal van deze gewilde technologie, vooral door de systemen en data die hieraan zijn verbonden. In dit document bieden wij u een aantal ideeën voor tools, addons, apps en gewoontes, die u en uw organisatie in staat zullen stellen om het meeste uit uw ipad en mobiel werken te halen. #1: Schaf een ipad keyboard aan om uzelf een ipad nek te besparen Als u ooit een document heeft uitgewerkt op een ipad zult u gemerkt hebben dat dit geen comfortabele ervaring is. U moet over de tafel buigen om het scherm te kunnen zien, waardoor u al snel last krijgt van uw nek en rug. Er zijn zelfs meldingen van massage-therapeuten die steeds vaker ipad nek klachten behandelen sinds deze populaire tablet op de markt is. Dit klinkt misschien grappig, maar deze klachten en pijn zijn een serieus en steeds vaker voorkomend probleem. RSI klachten ('repetitive strain injuries') kunnen voorkomen wanneer u langere tijd in een oncomfortabele positie werkt. Door langdurige zware belasting van uw spieren, gewrichten en zenuwen kan een lichte pijn uiteindelijk escaleren tot chronische, langdurige pijn wat tot ziekteverzuim of zelfs vervroegd pensioen kan leiden. In het Verenigd Koninkrijk verlaten zes mensen per dag hun baan als het gevolg van RSI. Pagina 3 van 10

4 In 2004, kostte RSI bedrijven in het Verenigd Koninkrijk 4.7 miljoen dagen en 20 biljoen aan verloren productiviteit. Dus het moge duidelijk zijn, dat een goede houding tijdens het werken en het gebruik van ergonomische tools essentieel zijn voor uw comfort en fysieke gesteldheid. Wanneer het op typen aankomt is de juiste ergonomische positie een 'neutrale' positie met de onderarmen in een hoek van 90º en het hoofd voorwaarts gericht, in plaats van gebogen over een tafel. Om deze juiste ergonomische positie aan te nemen, terwijl u uw ipad gebruikt zult u twee dingen nodig hebben: een los ipad keyboard en een standaard waar u uw ipad op kunt zetten, wat een comfortabele kijkhoek zal bieden. Hiermee zit u comfortabeler, met een rechte rug en ontspannen nek. Naast het voorkomen van RSI zal comfortabel typen er ook toe leiden dat u langer aan één stuk kunt doorwerken en daardoor uw productiviteit zal verhogen. Kensington s KeyLite Ultra Slim Touch Keyboard Folio combineert een Bluetooth touch sensitive keyboard met een verstelbare standaard welke u in twee posities kunt gebruiken in een handige reistas. #2: Zorg voor comfort en denk aan ergonomie tijdens het mobiele werken Een studie uit 2008 in het Verenigd Koninkrijk wees uit, dat 68% van de medewerkers een RSI-klacht had. De situatie is ook niet veel beter in de VS waar RSI het meest voorkomende en meest kostbare beroepsgezondheidsprobleem is. Mobiel werken kan zeer oncomfortabel zijn op plaatsen, die niet direct ontworpen zijn als werkplek, en vermoeide ogen, pijn in uw spieren en moeheid kunnen de bijwerkingen zijn van overal werken. Hier zijn enkele tips voor comfortabel werken, die uw ipad productiviteit zullen verhogen: Ga in een comfortabele en neutrale positie zitten, die niet tot spierbelasting leidt Neem tenminste elk uur één korte pauze Haal uw voordeel uit de draagbaarheid van de ipad en verander uw positie met regelmaat Zorg dat u een rechte kijkhoek op uw scherm behoudt, zodat u uw nek niet hoeft te buigen Stel uw scherm direct voor u op Stel het contrast en de helderheid van uw scherm in naargelang de omgeving om hoofdpijn en moeheid tegen te gaan Pagina 4 van 10

5 Pas de lettergrootte aan zodat u gemakkelijk kunt lezen zonder uw ogen te belasten Pas de 20/20/20 regel toe neem pauzes van 20 seconden, elke 20 minuten, kijk dan 20 ft (ongeveer 6 meter) ver Een schoon scherm is makkelijker af te lezen. Gebruik een geschikte vloeistof om stof en vingerafdrukken, die uw zicht belemmeren te verwijderen Gebruik een losse ipad keyboard en ipad stand om een optimale ergonomische positie aan te nemen #3: Let op de levensduur van uw batterij om uw werktijd te maximaliseren Wanneer u op weg bent naar een belangrijke vergadering of presentatie is een lege batterij van uw ipad wel het laatste waar u aan wilt denken. Met een goede planning is dit een makkelijk te voorkomen ongemak. Toen de ipad geïntroduceerd werd, was het kekke touchscreen het meest vernieuwend. Maar Apple verdient nog een compliment: zij hebben hun populaire mobiele werkoplossing van een batterij voorzien, die wel tot 10 uur mee kan gaan. Dit zou in principe genoeg moeten zijn om u zelfs door de meest mobiele werkdagen te helpen. Voor het geval u bent vergeten om uw tablet op te laden, en elke procent telt, zijn dit tips om de levensduur van de batterij zo lang mogelijk te rekken, waardoor u uw ipad productiviteit zo lang mogelijk kunt volhouden: Houd de tablet uit de zon en hete auto's want dit zal de batterij schaden Het aanpassen van de helderheid van uw scherm is de meest effectieve manier om die paar extra minuten vol te houden Check of de apps, die u gedownload heeft, gebruik maken van 'location-based services' (bijvoorbeeld Google Maps) want dat zijn echte stroomvreters Zet de WiFi en 3G connecties uit wanneer u geen gebruik maakt van het internet Zet de Notifications van ipad productivity apps, zoals instant messenger uit Check minder vaak of u nieuwe s heeft Conditioneer uw batterij door het één keer per maand door een gehele cyclus te laten gaan van een volledige oplading en ontlading De Kensington PowerBack Battery Case met Kickstand en Dock bevestigt u gemakkelijk aan de achterkant van uw ipad en Pagina 5 van 10

6 geeft u tot wel 5 uur extra stroom, plus bescherming en een handige steun. #4: Download deze 6 ipad productiviteit apps om uw mobiele werkcapaciteit extra vermogen te geven Of u nu graag een herinnering ontvangt over waar u heen moet, uit wilt vinden hoe u daar het snelst komt of nog even snel bepaalde bestanden nodig heeft: er is een schat aan ipad productivity apps verkrijgbaar om uw mobiele werk iets gemakkelijker te maken. Hier zijn zes uitstekende ipad productivity apps die het downloaden waard zijn: ithoughtshd We hebben allemaal wel eens geweldige ideeën, op de meest uiteenlopende momenten. De uitdaging is vaak om die ideeën meteen vast te leggen en er direct mee aan de slag te kunnen gaan. Als u wel eens moeite heeft om uw gedachten en ideeën in een samenhangend geheel ordenen, kijk dan eens naar ithoughtshd. Deze mindmapping tool maakt maximaal gebruik van het ipad touchscreen en laat u uw ideeën makkelijk verplaatsen, gemakkelijk notities toevoegen en die grote presentatie visueel te overdenken. Reeder Deze app is de perfecte tool om door een berg artikelen en RSS feeds heen te ploegen. Het stelt u in staat om in enkele minuten door honderden artikelen te bladeren en daar de meest interessante uit te kiezen. Reeder is een tijdsbesparend alternatief voor de meer ontspannen bladerervaring van de populaire Flipboard app. PocketInformantHD Deze ipad productivity app verzamelt al uw to-do lijstjes en meerdere Google kalenders op één plaats. Winnaar van de Best of Show apps op de MacWorld Expo 2011, PocketInformantHD synchroniseert automatisch alles met Outlook of Google Kalender zodat u altijd up-todate bent. Evernote Als onderweg vaak notities, ideeën, foto's of notulen moet maken, is Evernote de perfecte mobiele werkoplossing. Wanneer u klanten spreekt, kunt u een ipad keyboard gebruiken om snel al uw notities te maken, die vervolgens direct in de cloud worden opgeslagen, zodat u deze thuis op uw gemak verder kunt uitwerken. Genius Scanner Plus Deze handige tool zal alle documenten, die u moet scannen met de ipad camera, recht leggen en verscherpen. Afbeeldingen kunnen in JPEG of PDF formaat worden opgeslagen en naadloos worden geëxporteerd naar Dropbox, Evernote of GoogleDocs. Pagina 6 van 10

7 Splashtop Remote Desktop Als u software nodig heeft, die thuis op uw PC staat geïnstalleerd, is dat geen reden tot paniek dankzij deze ipad productivity app. Hiermee kunt u Word, Excel of welke andere software dan ook gebruiken, alsof u zelf achter uw computer zit. Laptop diefstal feiten: Meer dan mobiele apparaten en laptops worden jaarlijks in taxi s achtergelaten. Op Heathrow worden maandelijks 120 laptops ingeleverd. 84% van alle ondernemingen heft ooit te maken gehad met een verloren of gestolen laptop. 24% van de diefstallen van zakelijke laptops vindt plaats tijdens conferenties, 13% uit vergaderzalen en 6% uit de auto. 6 van de 10 laptops worden niet teruggeclaimd, omdat de politie geen eigenaar kan herleiden. #5: Bescherm uzelf tegen downtime door diefstal Het is moeilijk productief te zijn wanneer uw ipad zojuist is gestolen. En diefstal is een groot probleem, 76% van bedrijven meldt ieder jaar minimaal één gestolen of verloren laptop/tablet. De vergaderzalen van vandaag zijn een ware schatkamer voor dieven. Ze zijn gevuld met dure, draagbare apparatuur wiens eigenaars blijkbaar niet de juiste stappen nemen om ze te beveiligen. Elk jaar worden 34,000 laptops gestolen (meer dan 100 per dag) en dat zijn alleen nog maar de diefstallen, die zijn aangegeven bij de politie. Bedrijven dragen het merendeel van de verliezen, 24% van de diefstallen van zakelijke laptops vindt plaats tijdens conferenties, 13% uit vergaderzalen en 6% uit de auto. U kunt uw kansen op het veilig houden van uw ipad, en daarmee uw productiviteit, echter sterk verbeteren met het gebruik van een veiligheidskoffer en kabelslot. Dit zou ongeveer 40% van de diefstallen zou kunnen voorkomen. U kunt ook de volgende stappen ondernemen om uw laptop terug te krijgen, wanneer deze verloren of gestolen is: Zorg dat hij is beveiligd met een wachtwoord, dat makkelijk te onthouden maar moeilijk te raden is Bewaar de serienummers van uw ipad, zodat u deze door kunt geven aan de politie De Kensington SecureBack Veiligheidskoffer met 2-Way standaard en ClickSafe Slot biedt een sterke doch dunne driedelige constructie om uw ipad te beschermen. #6: Gebruik Dropbox om samenwerking te verbeteren en uw ipad productiviteit te maximaliseren Wanneer uw ipad kwijtgeraakt of gestolen is zullen de vervangingskosten niet de enige prijs zijn. ICT zal tijd moeten spenderen om uw nieuwe apparatuur te installeren en er is ook de prijs die u betaalt voor de verloren gegevens. Door Dropbox te gebruiken, zult u deze kosten echter kunnen besparen. Pagina 7 van 10

8 Dropbox is een data-opslagservice in de cloud, die al uw documenten op veilige afstand opslaat. U kunt deze via al uw apparaten bekijken en downloaden, en daarnaast ook toegang krijgen tot de documenten, die uw collega's met u delen. Dropbox als een mobiele werkoplossing gebruiken heeft drie voordelen: Wanneer uw ipad kwijtraakt of gestolen wordt zal uw downtime minimaal zijn. U kunt simpelweg een ander apparaat, of een nieuwe ipad, gebruiken; uw documenten downloaden en weer onderweg zijn binnen enkele minuten. U hoeft niet meer afhankelijk zijn van uw collega's op kantoor om u documenten te en als u op afstand werkt. In plaats daarvan heeft u toegang tot alle documenten wanneer u deze ook nodig heeft. Omdat documenten automatisch up-to-date worden gebracht tot de laatste versie kunnen managers gemakkelijk zien welke ontwikkelingen zich hebben voorgedaan en hoe het project ervoor staat, zelfs op afstand Dropbox is gratis tot 2 GB opslag. Maar als u het wilt gebruiken als een serieuze mobiele werkoplossing is het een idee om het Teams pakket te overwegen. Dit geeft u tot wel 1000 GB opslagruimte (extra opslag kan worden gekocht), wat u een fortuin kan besparen op het zelf hosten van deze gegevens. Dus als u de impact op ipad productiviteit wilt minimaliseren, en de samenwerking met collega's wilt maximaliseren dan is de cloudgegevens hosting van Dropbox een waardevolle mobiele werkoplossing. #7: Tover uw ipad om tot een volledig functionerende teleprompter Als het u tegenstaat een zware teleprompter mee te sjouwen of 1200 euro neer te tellen om er een te kopen biedt uw ipad een praktische en kostenbesparende mobiele werkoplossing. Teleprompter+ is een ipad productivity app, die uw trouwe ipad om zal toveren tot een volledig functionerende teleprompter. Het is zeer eenvoudig: drop een tekst uit Google Docs of Dropbox in het programma en klaar is kees. Tezamen met de optie om de playback snelheid aan te passen aan uw (presentatie)tijd, heeft de Teleprompter+ een aantal handige functies, die u kunt gebruiken om uw presentaties te verbeteren: Leer van uw publiek Naast het opnemen van uw audio, kan de Teleprompter+ een video opnemen van het publiek met de camera achterop de ipad. Dit stelt u in staat om de Pagina 8 van 10

9 reacties van het publiek op de presentatie (en uw grappige opmerkingen ) te analyseren. Verhelp problemen met uw tempo Teleprompter+ stelt u in staat om de playback-snelheid aan te passen aan uw presentatie tijd. Natuurlijk zal dit ervoor zorgen dat u op tijd klaar bent, maar het kan ook worden gebruikt om problemen op te lossen, die u heeft met het houden van een gelijkmatig tempo. Vereenvoudigde interactie Raakt u wel eens de draad van uw verhaal kwijt, nadat u het publiek heeft aangekeken? Dit zal nooit meer een probleem zijn met het gebruik van de Teleprompter+, omdat deze op ieder moment exact aangeeft, waar u bent in uw verhaal. U bent de baas Teleprompter+ kan ook worden gebruikt met een wireless presentatie afstandsbediening zodat u op pauze kunt drukken wanneer u een vraag beantwoordt, zonder terug te hoeven lopen naar uw ipad Kensington s Presentatie Afstandsbediening biedt een wireless, comfortabele en gebruiksvriendelijke mobiele werkoplossing waarmee u de baas zult blijven over iedere presentatie. Voor meer informatie over Kensington s productenscala, ga naar of bel Pagina 9 van 10

10 Bronnen Bronnen artikels 1 en universal-tablet-stand-(black).aspx #3: Zoek een werkplek met stopcontacten en breng een extra adapter mee #4: Installeer de juiste apps #5: U kunt niet werken als uw ipad gestolen is Security.htm ml #6: Gebruik Dropbox #7: Als u vaak presenteert is een teleprompter app iets voor u Panels: Overzicht van mobiel werken en productiviteit statistieken Pagina 10 van 10