MsWord-sjablonen. wat is een MsWord-sjabloon? werken met MsWord-sjablonen. invulvelden

Transcriptie

1 MsWord-sjablonen wat is een MsWord-sjabloon? werken met MsWord-sjablonen invulvelden tekst plakken = Plakopties / Plakken speciaal werken met tekststijlen werken met opsommingstekens genummerde en ongenummerde titels accentueringen en citaat tabellen aanmaak van liggende pagina s voettekst en signatuur het sjabloon personaliseren Calibri instellen als standaard lettertype in MsWord De huisstijl van de sector Samenlevingsopbouw biedt Microsoft Word-sjablonen aan voor de brief en de nota. Ze werden aangemaakt voor MsWord 2007/2010. Op deze pagina lees je meer over de kenmerken en het gebruik van deze sjablonen. wat is een MsWord-sjabloon? In een sjabloon worden een aantal vormelijke elementen vastgelegd, en invulruimtes visueel gemarkeerd, zodat een eindgebruiker gegevens kan invoeren volgens een vooraf bepaalde vorm en positie. Het sjabloon dient als basis voor een werkdocument, dat de paginaschikking, visuele objecten en layout-opties bevat die in het sjabloon verankerd werden. Een sjabloon vereenvoudigt en uniformiseert op die manier de creatie van nieuwe werkdocumenten, en hun vormgeving. werken met MsWord-sjablonen Bewaar sjablonen op een centrale server zodat alle medewerkers zich op dezelfde bestanden baseren. Medewerkers kunnen op (het bureaublad van) hun eigen computer een snelkoppeling plaatsen naar de voor hen relevante sjablonen. Navigeer met de Windows-verkenner naar de server-locatie waar de sjablonen staan, en dubbelklik op het sjabloon-icoon. Een blanco werkdocument wordt geopend. Kies bewaar als en bewaar het nieuwe werkdocument op de plaats waar het thuishoort. Het sjabloon-bestand zelf blijft dus steeds onaangeroerd. invulvelden MsWord-sjablonen worden ingevuld aan de hand van klikvelden. Ze zijn te herkennen aan een toelichtingstekst tussen rode rechte haken ( [ ] ). Bij aanklikken van het veld verschijnt er een blauwe kaderrand met linksboven de naam van het invulveld, en wordt de volledige toelichtingstekst geselecteerd. 22 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

2 Klik het invulveld aan en overschrijf de toelichtingstekst. De blauwe kaderrand verdwijnt wanneer een volgend veld wordt aangeklikt, en zal ook niet afgedrukt worden. Het invulveld datum in het brief-sjabloon bevat een datumkiezer met kalender: Klik in het datum-veld. Klik op het zwarte pijltje dat rechts van het veld verschijnt. Kies de betreffende datum uit datumkiezer. Klikvelden in de hoofding van de brief of de nota kunnen niet verwijderd worden omdat ze deel uitmaken van de ruggengraat van het sjabloon. Indien een van deze velden (subtitel bijvoorbeeld) overbodig zou zijn, kan je de toelichtingstekst overschrijven met een spatie of koppelteken. Andere velden, zoals de signatuur, zijn niet verplicht en kunnen wel verwijderd worden: sleep met de muis over het veld en de bijhorende tekst (T, M, etc.), en druk op de delete-toets. tekst plakken = Plakopties / Plakken speciaal Tekst afkomstig uit externe bronnen (zoals andere MsWord-bestanden, websites, pdf s, etc.) zal vaak een opmaak hebben die afwijkt van de huisstijl van Samenlevingsopbouw. Zulke tekst moet dus in het werkdocument ingepast worden. Dit gebeurt door middel van de plakopties van MsWord, waarbij de opmaak van de brontekst volledig gewist wordt: Selecteer en kopieer het tekstblok in de externe bron. Zet het invoegpunt op de plaats in het werkdocument waar de tekst moet ingevoegd worden. Klik op het pijltje onder de knop Plakken (Start Klembord). MsWord 2010: klik op het laatste icoontje uit de rij. MsWord 2007: kies Plakken speciaal en selecteer niet-opgemaakte tekst in het dialoogvenster. MsWord zal nu het tekstblok plakken zonder de bronopmaak over te nemen. let op: Tekst die niet via de Plakopties wordt ingevoegd, zal zijn vormgeving aan het werkdocument opdringen en riskeert de huisstijl-instellingen te verstoren. plakopties (Microsoft Word 2010) plakopties en plakken speciaal (Microsoft Word 2007) 23 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

3 werken met tekststijlen De vormgeving van tekst in sjabloondocumenten gebeurt aan de hand van stijlen. Deze staan opgesomd in de groep Stijlen van het tabblad Start, maar ze werken vlotter wanneer het deelvenster Stijlen op het scherm staat: Klik op de knop Dialoogvenster ( ) van de groep Stijlen in het tabblad Start. Het deelvenster Stijlen somt alle beschikbare stijlen op.» toon deelvenster Stijlen. Sleep het deelvenster Stijlen naar de rechterrand van het MsWord-venster om het op een vaste positie op het scherm te verankeren. Wie graag een voorvertoning heeft van hoe de tekst- en alineastijlen eruit zien, kan onderaan in het deelvenster Stijlen de optie Voorbeeld weergeven aanvinken. werkwijze Alle Samenlevingsopbouw-stijlen hebben een underscore (_) aan het begin van hun naam. Verder wordt er een onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire stijlen. Deze laatste zijn toegekend aan vaste pagina-objecten, en hoeven in regel nooit geselecteerd te worden. De werkwijze is eenvoudig: Kies een opmaakstijl en begin tekst te tikken Of Selecteer een woord of tekstblok en kies een opmaakstijl Uiteraard kan de globale opmaak van de stijlen verder verfijnd worden met de standaard opmaakfuncties van MsWord: cursief, vet, kleur, etc. 24 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

4 werken met opsommingstekens MsWord-sjablonen bieden geen ondersteuning voor de MsWord-knoppen Opsommingstekens en Nummering (Start Alinea). Gebruik daarom steeds de opmaakstijlen voor genummerde en ongenummerde opsommingen: om een niveau naar rechts te springen: De stijlen voor genummerde als voor ongenummerde opsommingen zijn aan elkaar gekoppeld. Zet het invoegpunt aan het begin van het lijst-item met stijl _lijst nummering of _lijst opsomming. Druk op de tab-toets om een niveau naar rechts in te springen. Gebruik shift+tab om een niveau naar links (terug) te springen. genummerde lijsten bij 1 laten beginnen (indien ze zouden doornummeren van een vorige lijst): Rechts-klik op het nummer van het eerste lijst-item. Kies Opnieuw beginnen bij 1. genummerde en ongenummerde titels Het nota-sjabloon bevat twee sets opmaakstjlen voor titels, met elk drie niveaus: 25 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

5 opmaaktip: laat elk titelniveau steeds voorafgaan door een witregel _standaard. Dit hoeft uiteraard niet wanneer meerdere titels elkaar opvolgen (zoals in het hier getoonde voorbeeld). accentueringen en citaat 1. Woorden en alinea s kunnen benadrukt worden door ze in Samenlevingsbordeaux of Samenlevingspetroleum te zetten met de tekststijlen _accent_bordeaux en _accent_petroleum. 2. Alinea s kunnen ook als _citaat gemarkeerd worden. Een citaat springt links en rechts in ten opzichte marge, en kan genummerde en ongenummerde opsommingen bevatten. opmaaktip: plaats voor en na een _citaat steeds een witregel _standaard. tabellen Tabellen worden gemaakt met een combinatie van tekststijlen en een tabelstijl. Maak een blanco alinea en kies de tekststijl _tabel_tekst. Voeg een tabel in door het aantal rijen en kolommen te kiezen uit het keuzemenu van de knop Lint Invoegen Tabellen Tabel. Het tabblad Lint Hulpmiddelen voor tabellen Ontwerpen zal automatisch geactiveerd worden. Selecteer (indien nodig) daarin de tabelstijl _Samenleving_tabel (de eerste uit de lijst). Verfijn met de Opties voor tabelstijlen : veldnamenrij, totaalrij, eerste kolom, laatste kolom. Tabellen kunnen genummerde en ongenummerde opsommingen bevatten, met telkens drie niveaus. Boven de tabel kan een _tabel_titel geplaatst worden. 26 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

6 opmaaktip: plaats voor en na de tabel steeds een witregel _standaard. aanmaak van liggende pagina s Het nota-sjabloon is aangemaakt voor staand A4-formaat, maar kan geheel of gedeeltelijk naar liggende pagina s omgezet worden. 1. Indien de volledige nota liggend moet worden: toets ctrl+a om alle tekst te selecteren Indien slechts een deel van de nota uit liggende pagina s moet bestaan: Zet het invoegpunt aan het begin van de eerste alinea die op een liggende pagina moet komen. Kies Lint Pagina-indeling Eindemarkeringen Sectie-einden Volgende pagina. Zet het invoegpunt aan het begin van de alinea volgend op de laatste alinea die op de liggende pagina( s) moet komen. Kies nogmaals Lint Pagina-indeling Eindemarkeringen Sectie-einden Volgende pagina. Zet het invoegpunt opnieuw aan het begin van de eerste alinea die op een liggende pagina moet komen. 2. Kies Lint Pagina-indeling Afdrukstand Liggend. 3. Kies Lint Pagina-indeling Marges Aangepaste marges en geef in het tabblad Marges deze waarden op: Boven: 3.22 cm Onder: 2.8 cm Links: 3.3 cm Rechts: 3.3 cm voettekst en signatuur 1. De voettekst van de brief bevat op de eerste pagina de contactgegevens van het instituut en het werkadres. Lees het sjabloon personaliseren om sjablonen per werkadres aan te maken. 27 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

7 De voettekst op de vervolgpagina van de brief bevat het instituut-logo en het paginacijfer. 2. De voettekst van de nota bevat: De titel van de nota. De datum of klassementscode. Het paginacijfer. Deze gegevens worden automatisch opgehaald uit de hoofding op de eerste pagina van de nota. 3. Aan het eind van de nota staat een signatuur waarin de auteur van de nota haar/zijn contactgegevens kan vermelden. Het staat iedereen vrij deze signatuur te gebruiken, dan wel gedeeltelijk of geheel te verwijderen. Meer informatie vind je in de rubriek het sjabloon personaliseren. het sjabloon personaliseren In de sjablonen die op deze website ter download worden aangeboden, staan de contactgegevens van het instituut reeds vooringevuld. Daarnaast bevatten de sjablonen invulruimtes voor de contactgegevens een werkadres of team, en de identificatie van de auteur of afzender (= medewerker): Nota: de contactgegevens van het werkadres en de medewerker staan in de signatuur aan het eind van het document. Brief: de contactgegevens van het werkadres staan rechts in de voettekst. de afzendergegevens staan in de signatuur aan het einde van de brief. Er zijn twee redenen om het sjabloon te personaliseren: 1. De huisstijlverantwoordelijke moet voor elk instituut dochter-sjablonen aanmaken voor elk team of werkadres. Voor locaties waar het werkadres niet relevant is, moeten de betreffende velden verwijderd worden, zoniet zullen de veld-teksten ( [ klik hier om het werkadres in te voegen ] ) mee afgedrukt worden. 2. Sommige medewerkers zullen het fijn vinden dat ook hun persoonlijke contactgegevens reeds vooringevuld staan, zodat ze die niet telkens moeten intikken. Zij kunnen het sjabloon dat voor hun team/werkadres aangemaakt werd, in een tweede stap bijkomend personaliseren. werkwijze Navigeer met de Windows-verkenner naar de serverlocatie waar de huisstijlsjablonen bewaard worden. Selecteer het sjabloon dat als moederbestand zal dienen (hetzij het generieke instituutsjabloon, hetzij het generieke werkadres-sjabloon). toets ctrl+c en ctrl+v om dat moederbestand te dupliceren. Geef dat duplicaat een heldere bestandsnaam. Bijvoorbeeld: Nota-sjabloon_oVla_Dendermonde Brief-sjabloon_pAnt_teamWonen_JanJanssen Open dit nieuwe bestand in de sjabloon-modus via Rechtsklik Openen. Vul de contactgegevens in van hetzij (!) het werkadres, hetzij (!) de medewerker. tip: voor gegevens die in de voettekst staan, moet deze zone eerst geopend worden door erop te dubbelklikken. Bewaar het sjabloon en sluit Microsoft Word af. Dubbelklik op het sjabloon om te verifiëren dat de gegevens die in de sjabloon-modus ingevoerd werden nu vooringevuld staan. 28 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

8 Calibri instellen als standaard lettertype in MsWord Het lettertype Calibri zit reeds verankerd in de huisstijlsjablonen van Samenlevingsopbouw. Maar hoe zorg je ervoor dat MsWord ook de Calibri gebruikt wanneer je een nieuw document aanmaakt dat niet op de huisstijlsjablonen gebaseerd is? 1. Sluit Microsoft Word af (indien nodig). 2. Open Microsoft Word. Er zal meteen een blanco document geopend worden. 3. Klik op de knop Dialoogvenster ( ) van de groep Lettertype in het tabblad Start. 4. Specifieer de typografie in het dialoogvenster Lettertype : Lettertype: Calibri Tekenstijl: Standaard Punten: 10 Verifieer dat alle andere opties inactief staan.» toon dialoogvenster Lettertype. 5. Klik op de knop Als standaard instellen linksonder in het dialoogvenster. 6. Selecteer indien nodig de optie Alle documenten gebaseerd op de sjabloon Normal.dotm en klik op OK.» toon dialoogvenster Lettertype als standaard instellen. 7. Klik op de knop Dialoogvenster ( ) van de groep Alinea in het tabblad Start. 8. Stel het dialoogvenster Alinea in: Uitlijnen: Links Regelsafstand: Meerdere Op: 1.1 Verifieer dat alle andere opties op nul staan.» toon dialoogvenster Alinea. 9. Klik op de knop Als standaard instellen linksonder in het dialoogvenster. 10. Selecteer indien nodig de optie Alle documenten gebaseerd op de sjabloon Normal.dotm en klik op OK.» toon dialoogvenster Alinea als standaard instellen. 11. Sluit Microsoft Word af. 29 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

9 MsWord-sjablonen» afbeeldingen in overlay [ afbeelding SOcip_sjabloon_05.jpg geen bijschrift ] 30 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

10 [ afbeelding SOcip_sjabloon_12.jpg - bijschrift: Dialoogvenster Lettertype ] [ afbeelding SOcip_sjabloon_13.jpg bijschrift: Dialoogvenster Lettertype als standaard instellen ] 31 Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )

11 [ afbeelding SOcip_sjabloon_14.jpg bijschrift: Dialoogvenster Alinea ] [ afbeelding SOcip_sjabloon_15.jpg bijschrift: Dialoogvenster Alinea als standaard instellen ] -- sectie-einde -- hieronder niets toevoegen of verwijderen Samenlevingsopbouw :: concept huisstijlsite ( 03 MAART 2013 )