FLASH B ULLETIN VAN HET B EROEPSINSTITUUT VAN ERKENDE B OEKHOUDERS EN F ISCALISTEN

Transcriptie

1 B ULLETIN VAN HET B EROEPSINSTITUUT VAN ERKENDE B OEKHOUDERS EN F ISCALISTEN FLASH Het BIBF zal gesloten zijn op maandag 10 en dinsdag 11 november 2003 Erratum : Er is een fout geslopen op pagina 3 van Pacioli nr 149 De rekening kapitaal (uit reserves) moet gelezen worden als Wij bieden onze verontschuldigingen aan voor deze fout De redactie Overeenkomstig artikel 41bis 1, lid 5 van het KB van 27 november 1985 zal de Nationale Raad een voorstel tot benoeming doen aan onze voogdijminister van twee commissarissen- BIBF leden (één Nederlandstalige en één Franstalige), belast met het nazicht van de rekeningen Zij worden door de Minister benoemd voor een periode van twee jaar en mogen geen lid zijn van de Raad of van de Kamers, noch door enig orgaan van het BIBF belast zijn met een opdracht Kandidaturen, samen met een gedetailleerde CV, dienen ingediend te worden bij de Voorzitter op de zetel van het BIBF en dit uiterlijk tegen 15 november 2003 Boekhouding van vzw s P Afgiftekantoor 2800 Mechelen 1 Tweewekelijks behalve van 21 juli tem 24 augustus De Wet van 2 mei 2002, met als opschrift «Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen», tot wijziging van de Wet van 27 juni 1921, moest in het Belgisch Staatsblad van 11 december 2002 opnieuw worden gepubliceerd om de eerste versie van 18 oktober 2002 te verbeteren en te vervangen Sindsdien werd uitgekeken naar een uitvoeringsbesluit dat de datum van inwerkingtreding en de praktische modaliteiten van de nieuwe bepalingen moest vaststellen In het Belgisch Staatsblad werden twee Koninklijke Besluiten van 26 juni 2003 gepubliceerd die deze verplichtingen nader toelichten, maar enkel voor wat de «kleine vzw s» of kleine stichtingen aangaat Beoogd worden verenigingen en stichtingen die bepaalde grensbedragen niet overschrijden Om als «klein» te worden beschouwd, mogen de verenigingen en stichtingen niet meer dan één van onderstaande criteria overschrijden : het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijdse werknemers; EUR aan ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde (uitzonderlijke ontvangsten niet inbegrepen); een balanstotaal van EUR Deze algemene regel staat te lezen in artikel 17, 2 en 3 van de Wet van 2 mei 2002 (vzw) Behoudens in geval van bijzondere bepalingen die voortvloeien uit de bijzondere aard van hun werkzaamheden en hun wettelijk statuut, moeten de kleine verenigingen een 1 vereenvoudigde boekhouding voeren die tenminste betrekking heeft op de mutaties in contant geld en op de rekeningen Het beheersorgaan moet de jaarrekening van het afgesloten boekjaar en de begroting van het volgend jaar opstellen Deze I N H O U D Flash 1 Boekhouding van vzw s 1 De grootte van de vennootschap en de commissarisplicht 4 Zakelijke zekerheden gesteld op eigen activa (rubriek 02) 5 P A C I O L I N R B I B F - I P C F 2 0 OKTOBER 2 NOVEMBER

2 jaarrekening en begroting moeten ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd Overeenkomstig art 1 van het KB van 26 juni 2003, moet de boekhouding aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten van de vereniging Afhankelijk van hun omvang kunnen verenigingen en stichtingen overigens onderworpen worden aan meer gedetailleerde boekhoudkundige verplichtingen betreffende het voeren van hun boekhouding en het opmaken, het bekendmaken en het controleren van hun jaarrekening 1 Voeren van een kasboekhouding Het KB van 26 juni 2003 stelt een boekhoudkundig model vast, gebaseerd op het voeren van een kasboekhouding, met name de verrichtingen die betrekking hebben op de mutaties in contant geld of op rekeningen-courant (met uitzondering van de termijnrekeningen) voor iedere rekening-courant bij de bank of als zodanig te beschouwen en voor iedere kas afzonderlijk, ongeacht deze mutaties tot stand gekomen zijn met derden of intern in de vereniging Aanpassingen die betrekking hebben op niet-liquide verrichtingen, zoals afschrijvingen, waardeverminderingen, voorzieningen, voorzieningen voor vakantiegeld of overlopende rekeningen, kunnen in dit boekhoudsysteem niet tot uiting worden gebracht Het uitvoeringsbesluit bevat geen nadere bepaling inzake de begroting Maar met het oog op relevantie, duidelijkheid en vergelijkbaarheid van de informatie raadt het verslag aan de Koning aan de begroting op dezelfde wijze op te maken als de staten waaruit de jaarrekening bestaat Ten slotte legt geen enkele wettelijke of regelgevende bepaling het voeren van een analytische boekhouding op De boekhouding wordt gevoerd in een ongesplitst dagboek, opgemaakt volgens een minimaal model dat als bijlage A bij het KB van 26 juni 2003 (B S 11 juli 2003) is opgenomen In principe gaat het om een ingebonden of ingenaaid boek Dit ongesplitst dagboek in hoofdzaak de staat van de ontvangsten en uitgaven kan worden aangepast opdat de boekhouding zou aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten van de vereniging of de stichting, en zulks door er kolommen aan toe te voegen tot onderverdeling van het minimaal model Het dagboek bevat twee delen (Uitgaven en Ontvangsten), en splitst de uitgaven en ontvangsten uit over (ten minste) vier kolommen, volgens hun aard : Uitgaven : Nr, datum van registratie, omschrijving Goederen en diensten - Bezoldigingen - Diensten en diverse goederen - Andere (in kolommen) Ontvangsten : Nr, datum van registratie, omschrijving Lidgeld - Schenkingen en legaten - Andere (in kolommen) Totaal ontvangsten Noot : het volledig model vindt u op www bibf be Het KB voorziet jammer genoeg niet in de vermelding van een saldo, resulterend uit het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven Het KB bepaalt (noch verbiedt) evenmin een nummer voor de rubrieken van de rekeningen naar hun aard, maar enkel een omschrijving Elke lijn vertegenwoordigt in principe een financiële verrichting Op de laatste lijn van de periode moet in iedere kolom van het dagboek het totaal van de uitgaven of ontvangsten worden vermeld Het dagboek moet gemerkt zijn en geïdentificeerd zijn door de naam van de vereniging of de stichting Het moet dus niet door een officiële instantie worden geviseerd maar gewoon door een persoon die de vereniging of de stichting ten aanzien van derden vertegenwoordigt worden ondertekend Het dagboek wordt bijgehouden naar tijdsorde, zonder witte vakken, noch weglatingen, opdat de materiële continuïteit, alsook de regelmatigheid en de onomkeerbaarheid van de boekingen gewaarborgd zouden zijn Bij correctie moet de oorspronkelijke boeking leesbaar blijven Het originele dagboek moet gedurende tien jaar worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan Noot : niets belet dat computerlistings in een boek gekleefd worden, voor zover dit procédé het onveranderlijk karakter van de geregistreerde gegevens verzekert Ook de originele verantwoordingsstukken of een afschrift ervan moeten tien jaar worden bewaard, in origineel of in afschrift Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard 2 Jaarrekening De Wet van 2 mei 2002 verplicht de raad van bestuur van iedere vereniging (en dus niet van een stichting) de jaarrekening ter goedkeuring aan de (gewone) algemene vergadering voor te leggen Het KB van 26 juni 2003 bepaalt, met betrekking tot de kleine verenigingen, dat de jaarrekening samengesteld is uit een staat van ontvangsten en uitgaven en een toelichting Deze staat van de ontvangsten en de uitgaven moet rechtstreeks voortvloeien uit het dagboek Totaal uitgaven 2 0 OKTOBER 2 NOVEMBER P A C I O L I N R B I B F - I P C F

3 Een voorbeeld ervan vindt u in bijlage B bij het KB van 26 juni 2003 (genormaliseerd minimaal schema) : Uitgaven Goederen en diensten Bezoldigingen Diensten en diverse goederen Andere uitgaven Totaal uitgaven Ontvangsten Lidgeld Schenkingen en legaten Subsidies Andere ontvangsten Totaal ontvangsten De vermelding van ontvangen of terugbetaalde subsidies in de staat van ontvangsten en uitgaven alsook van te ontvangen of beloofde subsidies, tussen de schuldvorderingen en de rechten, in de staat van het vermogen, kan worden aangevuld met de vermelding van de subsidiërende overheid Het KB van 26 juni 2003 bevat verschillende gebruikelijke boekhoudkundige beginselen, namelijk : compensatie tussen ontvangsten en uitgaven is verboden; de staat van de ontvangsten/uitgaven moet voorzichtig, oprecht, te goeder trouw en duidelijk worden opgemaakt 3 Inventaris en waarderingsregels Het KB van 26 juni 2003 bepaalt dat ten minste eens per jaar de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen worden verricht om op de gekozen datum de inventaris op te maken van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, van de vereniging (art 5) De raad van bestuur bepaalt de regels die, rekening houdend met de kenmerken van de vereniging, ten grondslag liggen aan de waarderingen in de inventaris Deze regels zijn samengevat in de toelichting Deze samenvatting moet voldoende nauwkeurig zijn teneinde de toegepaste waarderingsmethodes te kunnen beoordelen Het schema van de toelichting is opgenomen in bijlage C van het koninklijk besluit, en bevat de volgende elementen : 1 Samenvatting van de waarderingsregels (art 6); 2 Aanpassing van de waarderingsregels (art 7); 3 Bijkomende inlichtingen (art 11); 4 Genormaliseerd minimaal schema van de staat van het vermogen (art 14) zie hierna; 5 Belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weergegeven (art 14) De waarderingsregels moeten in principe voor alle boekjaren dezelfde zijn Maar ze kunnen altijd worden aangepast ingeval zij niet langer de mogelijkheid bieden om de beginselen van voorzichtigheid, oprechtheid en goede trouw na te leven Deze aanpassingen gebeuren door bepaalde vermeldingen en verantwoordingen in de toelichting bij de jaarrekening De staat van het vermogen moet rechtstreeks voortvloeien uit de inventaris; hij maakt integrerend deel uit van de toelichting Hij vermeldt stelselmatig het bedrag van het geheel van de bezittingen en rechten en van de schulden en verplichtingen Het schema van deze staat van het vermogen, voorgesteld in bijlage C punt 4 van het KB, ziet er als volgt uit : Bezittingen Schulden Onroerende goederen Financiële schulden (terreinen, ) behorende tot de vereniging in volle eigendom andere Machines Schulden ten aanzien van behorende tot de vereniging leveranciers in volle eigendom andere Roerende goederen en rollend Schulden ten aanzien van leden materiaal behorende tot de vereniging in volle eigendom andere Stocks Fiscale, salariële en sociale Schuldvorderingen schulden Geldbeleggingen Liquiditeiten Andere activa Andere schulden Rechten Beloofde subsidies Beloofde schenkingen Andere rechten Verplichtingen Hypotheken en hypotheekbeloften Gegeven waarborgen Andere verbintenissen De jaarrekening van de verenigingen moet ter goedkeuring aan de algemene vergadering van de vereniging worden voorgelegd Ze moet worden opgenomen in het dossier dat wordt gehouden ter griffie van de rechtbank van eerste aanleg of bij de Ministerie van Justitie, en omvat de staat van de ontvangsten alsook de toelichting die moet worden opgemaakt overeenkomstig het minimaal schema, voorgeschreven door het KB van 26 juni 2003 Overeenkomstig art 15 van het KB van 26 juni 2003, kan een «kleine vzw» evenwel beslissen zich vrijwillig te onderwerpen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van de Wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen (zoals gewijzigd door de Koning krachtens artikel 17, 3, tweede lid van de wet) met name de verplichtingen van de «grote vzw s», die neerkomen op het opstellen van een volledige jaarrekening, samengesteld uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting Deze mogelijkheid is onderworpen aan diverse voorwaarden teneinde de oprechtheid en de vergelijkbaarheid van de boekhoudkundige gegevens te vrijwaren P A C I O L I N R B I B F - I P C F OKTOBER 2 NOVEMBER

4 1) De beslissing tot wijziging van het boekhoudschema moet in de toelichting worden vermeld en verantwoord; 2) De vereniging moet het geheel van de bepalingen die gelden voor de grote verenigingen toepassen gedurende ten minste drie opeenvolgende boekjaren De vereniging moet derhalve alle bepalingen op het stuk van de dubbele boekhouding toepassen, ze moet haar jaarrekening opstellen en openbaar maken De beslissing moet worden vermeld en verantwoord in de toelichting bij de jaarrekening met opgave van de belangrijkste gevolgen voor de vereniging Volgens het verslag aan de Koning (bij het KB van 26 juni 2003) zou deze keuze kunnen worden gerechtvaardigd door de verplichting tot inachtneming van sommige wettelijke of regelgevende (inzonderheid op het stuk van de BTW) of zelfs contractuele bepalingen 4 Inwerkingtreding Voor bestaande verenigingen zijn de nieuwe bepalingen in principe van toepassing vanaf het boekjaar beginnende op 1 januari 2004 Voor nadere details kan men het KB van 2 april 2003 (B S 6 juni 2003) raadplegen Stéphane Mercier Boekhouder-fiscalist BIBF De grootte van de vennootschap en de commissarisplicht In een vorig artikel werden de criteria beschreven waardoor het W Venn de kleine vennootschap definieert De grootte van de vennootschap zal ook in aanmerking komen om te bepalen wanneer een commissaris moet benoemd worden Alle regels uiteengezet in een vorig artikel (zie Pacioli nr 150 van 15 oktober 2003) zijn hier ook van toepassing behalve de berekeningswijze en de overstapregeling De bepaling die de benoeming van de commissaris regelt, is terug te vinden in artikel 141 W Venn Daarin wordt eerst bepaald dat de kleine vennootschappen in de zin van artikel 15 vrijgesteld zijn van de commissarisplicht Nadien volgt een bijzondere berekeningswijze, zoals hierna uiteengezet 1 Berekeningswijze 1 1 Algemene regel : individuele berekening De kleine vennootschappen die niet meer dan één van de criteria van artikel 15 W Venn overschrijden, zijn vrijgesteld van de verplichting om een commissaris te benoemen Voor de toepassing van deze bepaling wordt iedere vennootschap afzonderlijk beschouwd Dat betekent dat de berekeningswijze niet op geconsolideerde basis gebeurt, zoals dat het geval is voor het gebruik van het jaarrekeningschema en het opstellen van een jaarverslag Voorbeeld : A, B en C zijn verbonden vennootschappen A B C Personeel Omzet Balanstotaal A overschrijdt afzonderlijk de drie criteria : A benoemt een commissaris B en C overschrijden afzonderlijk niet meer dan één van de criteria en bijgevolg benoemen zij geen commissaris 1 2 Uitzonderingen op de berekeningswijze op afzonderlijke basis Op de regel van afzonderlijke berekening van de criteria zijn drie uitzonderingen voorzien door het W Venn Deze regel geldt niet (en dus wel de geconsolideerde basis) voor : A Vennootschappen die deel uitmaken van een groep die gehouden is een geconsolideerde jaarrekening op te stellen en te publiceren Aan de twee voorwaarden moet cumulatief worden voldaan : groep en consolidatieplicht Voorbeeld : A is een moedervennootschap die consolidatieplichtig is B en C zijn dochtervennootschappen van A A B C Personeel Omzet Balanstotaal A benoemt een commissaris, zelf op afzonderlijke basis B en C benoemen een commissaris omdat ze op geconsolideerde basis meer dan één van de criteria overschrijden Deze regel geldt onafgezien van het feit dat de vennootschap die consolideert een vennootschap naar Belgisch recht is dan wel naar buitenlands recht B Portefeuillemaatschappijen Het W Venn vermeldt deze vennootschappen in art 142, 2 b, maar het KB tot erkenning van de portefeuillemaatschappijen is ondertussen opgeheven Een uitvoeringsbesluit wordt 2 0 OKTOBER 2 NOVEMBER P A C I O L I N R B I B F - I P C F

5 verwacht en daarin zal de controleplicht worden bepaald voor portefeuillemaatschappijen C Vennootschappen waarvan de effecten zijn opgenomen in de officiële notering van een effectenbeurs De wetgeving verwijst naar het begrip «officiële notering» wat de «eerste markt» betekent De effectenbeurs moet niet noodzakelijk in België gelegen zijn 2 De overstapregeling De overstapregeling zoals uiteengezet in een vorig nummer van Pacioli (nr 150 van 15 oktober 2003), geldt eveneens voor de benoeming van een commissaris Een kleine vennootschap die groot wordt, blijft niettemin nog een boekjaar als klein beschouwd Een grote vennootschap die klein wordt, blijft nog een boekjaar als groot beschouwd Voor de toepassing van deze overstapregeling moet een onderscheid gemaakt worden als volgt : 2 1 Een kleine vennootschap wordt groot Stel dat de vennootschap per einde boekjaar N niet meer dan een van de drempels overschrijdt Per einde boekjaar N+1 overschrijdt ze meer dan één van de drempels Van kleine vennootschap wordt ze grote Hoe wordt de uitstapregeling toegepast? Voor het lopend boekjaar N+2 blijft de vennootschap klein en op de algemene vergadering gehouden in N+2 (over het boekjaar N+1) hoeft ze nog geen commissaris te benoemen De commissaris zal slechts moeten benoemd worden op de algemene vergadering van N+3 (over het boekjaar N+2) en dit voor een duur van drie jaar (N+3 tot N+5) Zijn herbenoeming of vervanging gebeurt in N Een grote vennootschap wordt klein Stel dat de vennootschap per einde boekjaar N meer dan één van de drempels overschrijdt Per einde boekjaar N+1 overschrijdt ze niet meer dan één van de drempels Van grote vennootschap wordt ze kleine Het mandaat van de commissaris eindigt met het boekjaar N+1 en moet dus normaal hernieuwd worden in N+2 Hoe wordt de uitstapregeling toegepast? Voor het lopend boekjaar N+2 blijft de vennootschap als groot beschouwd Zij moet dus een commissaris (her)benoemen in N+2 en dit voor een duur van drie jaar (boekjaren N+2+3 en +4) Pas vanaf boekjaar N+3 is de vennootschap als klein te beschouwen Mag ze dan haar commissaris om wettige redenen ontslaan op grond van art 135 W Venn? Hierop moet ontkennend worden geantwoord : het feit dat de vennootschap niet meer beantwoordt aan de criteria die een vennootschap verplichten een commissaris aan te stellen, kan niet worden beschouwd als een wettige reden tot ontslag (Arrest Hof van Beroep Luik, 23 november 1989) De commissaris zal dus zijn mandaat uitdoen en pas vanaf boekjaar N+5 moet de vennootschap geen commissaris meer benoemen Zakelijke zekerheden gesteld op eigen activa (rubriek 02) 1 Definitie Onder deze rubriek worden de zakelijke zekerheden geboekt waarmee de onderneming haar eigen activa heeft bezwaard of die ze onherroepelijk heeft beloofd, en dit om de goede afloop te waarborgen van actuele of potentiële schulden en verbintenissen van zichzelf of van derden De crediteuren In rekening 020 «Crediteuren van de onderneming, houders van zakelijke zekerheden» wordt het volgende onderscheid gemaakt : Belastingadministraties Overige overheidsinstellingen en -diensten Kredietinstellingen Overige crediteuren Klanten, Leveranciers In de rekeningen 021 en 023 betreffende de zekerheidstellingen moet in voorkomend geval een onderscheid worden gemaakt tussen de soorten van bezwaarde activa 2 Onderscheid De rekeningen 020/021 zijn voorbehouden voor de boeking van de voor eigen rekening gestelde zekerheid De rekeningen 022 en 023 zijn voorbehouden voor de boeking van de voor rekening van derden gestelde zekerheid De waarborgen Rekening 021 «Zakelijke zekerheden gesteld voor eigen rekening» en rekening 023 «Zakelijke zekerheden gesteld voor rekening van derden» De zakelijke zekerheden : de hypotheken op onroerende goederen (zie ook CBNadvies 106/1); pand op goederen (voorraden, schuldvorderingen, enz ); pand op handelsfonds; het eigendomsvoorbehoud P A C I O L I N R B I B F - I P C F OKTOBER 2 NOVEMBER

6 3 Boekhoudkundige verwerking Voorbeeld 1 Een onderneming verkrijgt van haar bank een lening van EUR, terug te betalen in vijf annuïteiten van EUR De bank neemt een hypothecaire inschrijving voor het bedrag van de lening op de onroerende goederen van de onderneming De aldus gestelde zekerheid zal op volgende manier geboekt worden 020 Crediteuren van de onderneming, houders van zakelijke zekerheden Bank Z aan Zakelijke zekerheden gesteld voor eigen rekening Hypotheek op onroerend goed Op het einde van het eerste jaar zal de onderneming EUR terugbetaald hebben De hypotheek zal niet dienovereenkomstig afgelost worden, maar zal worden verminderd Op deze manier wordt een onderscheid gemaakt tussen het aan de crediteuren verschuldigd bedrag en het bedrag van de gestelde zekerheden Die beide bedragen zullen niet identiek mogen zijn Toelichting : we nemen dit op in de toelichting onder rubriek XVII (volledig schema) of VIII (verkort schema) Voorbeeld 2 Vennootschap «A» geeft haar handelsfonds als waarborg voor een lening van EUR ten gunste van haar dochteronderneming, vennootschap «Z» 022 Crediteuren van derden, houders van zakelijke zekerheden Dochteronderneming, vennootschap Z aan Zakelijke zekerheden gesteld voor rekening van derden handelsfonds We vermelden dit in de toelichting (rubriek XVII voor een volledig schema of rubriek VIII voor een verkort schema) 4 Enkele definities 4 1 De zakelijke zekerheden De zakelijke zekerheden onderscheiden zich van de persoonlijke zekerheden in die zin dat zij betrekking hebben op één of meer materiële goederen, op een «zaak» die tot het vermogen van de schuldenaar behoort De onderneming kan haar goederen bezwaren voor eigen rekening (zij geniet zelf van het pand) of voor rekening van derden, waarbij zij door haar borgstelling een verhaalrecht verkrijgt op deze derde «Onherroepelijk» beloofde waarborgen, zoals het onherroepelijk mandaat tot hypothekeren, worden gelijkgesteld met de door de onderneming gestelde reële waarborgen 4 2 De hypotheek De hypotheek De hypotheek is een zakelijk recht op onroerende goederen (onroerend recht) krachtens hetwelk de schuldeiser het recht heeft het onroerend goed, dat het voorwerp uitmaakt van de hypotheek, in beslag te nemen ongeacht in wiens handen het zich bevindt (volgrecht) en zich voor de andere schuldeisers uit de opbrengst te laten betalen (voorrang) De hypotheek laat de exploitant toe het goed te blijven gebruiken Hij neemt er geen afstand van Komen enkel voor hypotheek in aanmerking, de onroerende goederen en de rechten van vruchtgebruik, erfpacht en opstal, gevestigd op dezelfde goederen en dit gedurende de duur van het recht Die ondernemingen kunnen daardoor voor hun investeringen onmisbare leningen op lange termijn verkrijgen, met de duurzame zekerheid over middelen te kunnen beschikken De ontlener beperkt het nietbetalingsrisico Hij zal slechts middelen ter beschikking stellen ten belope van een bedrag dat een percentage vertegenwoordigt (b v 70 %) van de waarde in geval van gedwongen verkoop van het goed waarop de hypotheek rust Onherroepelijk mandaat tot hypothekeren (CBN-advies nr 106/1) In de toelichting wordt uitdrukkelijk bepaald dat onherroepelijk beloofde waarborgen worden gelijkgesteld met de door de onderneming gestelde reële waarborgen tot zekerheid van haar eigen schulden Dit is het geval voor het onherroepelijk mandaat tot hypothekeren aangezien de daadwerkelijke vorming van de hypotheek niet meer afhangt van de debiteur, maar van zijn schuldeiser of diens mandataris Om gelijke redenen moeten ook de onherroepelijke mandaten tot hypothekeren die tot zekerheid van schulden of van verbintenissen van derden werden verleend eveneens in de toelichting worden vermeld Verbintenis om bepaalde goederen niet te verkopen (CBNadvies nr 106/2) De verbintenis om bepaalde goederen niet te verkopen of om er geen reële zekerheden op te vormen zonder de instemming van een schuldeiser is geen waarborg Ze moet niet worden vermeld in de toelichting bij de jaarrekening 2 0 OKTOBER 2 NOVEMBER P A C I O L I N R B I B F - I P C F

7 4 3 Het pand Het pand is een overeenkomst die aan de schuldeiser het recht geeft om zich, bij voorrecht en voorrang boven de andere schuldeisers, uit de in pand gegeven zaak te doen betalen Het in waarborg gegeven pand is een roerend goed De ontlener kan een zaak overmaken aan de pandhouder Die instelling zal evenwel enkel die zaken aanvaarden die weinig plaats innemen en in waarde gelijk zijn aan of hoger ligt dan die van de ontleende bedragen, zoals roerende waarden, aandelen, obligaties, kasbons, enz Bij niet-betaling kan de crediteur niet zomaar over het pand beschikken Er moet een vonnis zijn waarin wordt uitgesproken dat hij er over kan beschikken of dat de zaak verkocht zal worden 4 4 Het pand op de handelszaak De inpandgeving van de handelszaak, vertegenwoordigd door het gehele vermogen van de onderneming, wordt geregeld door een Wet van 25 oktober 1919 Het vermogen omvat : klantenbestand, het uithangbord, de handelsinrichting, de merken, het recht op de huurceel, het meubilair van het magazijn, het gereedschap Het mag ook tot 50 % van de aanwezige voorraad alsook de schuldvorderingen omvatten Het is een middel speciaal voor de handelaar In uitzondering op het beginsel dat het pand de overhandiging van de in pand gegeven zaak veronderstelt, gaat het hier om een pand zonder bezitsoverdracht die de handelaar toelaat zijn activiteit verder uit te oefenen De verrichting is aan voorwaarden onderworpen : het zijn enkel banken die een lening met een pand op het handelsfonds kunnen verstrekken; het contract is een authentieke akte of onderhandse overeenkomst Het identificeert het fonds en vermeldt het bedrag en de termijn van de schuldvordering; een kopie of afschrift wordt bijgehouden in een afzonderlijk register in het hypotheekkantoor 4 5 De borgtocht De borgtocht is een overeenkomst via dewelke een persoon (de borg) zich er ten aanzien van een schuldeiser toe verbindt de schuld van de hoofdschuldenaar (de handelaar) te betalen indien deze die schuld niet betaalt De borg is jegens de schuldeiser enkel tot betaling gehouden wanneer de schuldenaar in gebreke blijft (art 2021 B W ) 4 6 Het eigendomsvoorbehoud (CBN-advies nr 106/4) Het eigendomsvoorbehoud vormt een zakelijke zekerheid Via deze contractuele bepaling wordt het eigendom van een verkocht of gefinancierd goed voorbehouden tot aanzuivering van de aangegane schuld voor de verwerving van het goed waarvan sprake Dit wijzigt niets aan de normale boekingswijze van de aan- en verkoopverrichting Maar moet de waarborg ten gevolge van de clausule geboekt worden? Wat de informatieverstrekking aan derden betreft, bepaalt het KB/W Venn dat activa waarvoor eigendomsvoorbehoud geldt ten gunste van een derde-verkoper, samen met de activa waaraan een pandrecht is verbonden tot uitdrukking moeten worden gebracht in de toelichting bij de jaarrekening van de onderneming die deze activa bezit De verwerver boekt het goed in zijn balans aan de schuld die uit de aankoop is ontstaan (zonder BTW) 230 Installaties, machines en uitrusting 440 aan Leveranciers Lopende schuldvorderingen Het eigendomsvoorbehoud wordt geboekt 020/022 Crediteuren van de onderneming, Crediteuren van derden, houders van zakelijke zekerheden Eigendomsvoorbehoud 021/027 aan Zakelijke zekerheden gesteld voor eigen rekening Aangekochte goederen Het bedrag van de verrichting dient u te vermelden in de Toelichting onder rubriek XVII A 2 Opgelet! Wat het voorrecht van de verkoper betreft, dient er aan herinnerd te worden dat de wet, bij uitzondering, voorziet in een begunstiging van de verkoper van bedrijfsuitrusting door hem een voorrecht te verlenen gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de levering, en dit zelfs in geval het goed onroerend wordt door bestemming of van faillissement van de koper Daartoe moet de verkoper binnen de 15 dagen na levering een eensluidend verklaard afschrift van de factuur of de verkoopovereenkomst neerleggen ter griffie van de rechtbank van koophandel van de woon- of verblijfplaats van de koper 5 Waarderingsregels 5 1 De waarborgen De waarborg wordt geëvalueerd tegen de boekwaarde van het bezwaarde goed, ongeacht het bedrag van de gewaarborgde schuld Deze regel dringt zich op aangezien het volledige goed gerealiseerd zal worden in geval van uitvoering van de waarborg Indien de opbrengst van de realisatie de schuld niet dekt, zal de onderneming zelf moeten bijpassen In tegenovergesteld geval zal zij het saldo innen P A C I O L I N R B I B F - I P C F OKTOBER 2 NOVEMBER

8 Voorbeeld (CBN-advies nr 106/5) Wanneer een schuld van 100 aan een kredietinstelling gewaarborgd wordt door de inpandgeving van effecten die eigendom zijn van de onderneming en die voor een bedrag van 150 opgenomen zijn in de activa van de balans, dient het volgende te worden vermeld : 1) Rek 284 of 510/520 Andere aandelen 150 EUR 2) Rubriek XVII/3 Pand op andere activa code 919 Boekwaarde van de in pand gegeven activa (overgemaakte effecten) 150 EUR 3) Rubriek X B staat van de schulden B Gewaarborgde schulden code 896/2 Gewaarborgde schulden jegens de kredietinstelling onder staat (code?) 896/2 zakelijke zekerheden op eigen activa 100 EUR Voor de zakelijke zekerheden gesteld voor rekening van derden heeft de onderneming die wordt aangesproken door de schuldeisers een verhaalrecht tegen deze derden Indien die derde insolvabel is geworden, dient een voorziening voor risico s en kosten te worden aangelegd 5 2 Het pand op handelszaak Het is een courant gebruik de handelszaak in pand te geven, maar de definitie ervan is variabel Indien de handelszaak gevormd wordt door het materiaal en de voorraad, zal de waarborg geraamd worden door de optelling van de boekwaarde van al die elementen Indien de handelszaak echter de cliëntèle, de handelspositie, de knowhow, enz omvat, dan zal men enkel kennis hebben van de geraamde waarde die in de overeenkomst opgenomen wordt Het is die vermelding die onder 020/021 geboekt wordt en opgenomen in de Toelichting, Rubriek XVII A -2-code Opmerking inzake de toelichting met betrekking tot de gewaarborgde schulden Rubrieken X B (volledig schema) en V (verkort schema) Er dient te worden opgemerkt dat, behoudens de door de Belgische overheidsinstellingen gewaarborgde schulden, enkel melding moet worden gemaakt van de schulden of delen van schulden gewaarborgd door werkelijke zekerheden op de activa van de onderneming, gesteld of onherroepelijk beloofd (zie Rubriek 00 - zie Pacioli nr 139 van 31 maart 2003) 5 4 Concordantie Wat gebeurt er wanneer het werkelijke niveau van het recht of van de verbintenis plotseling afwijkt van het nominale bedrag ervan, zoals dit geboekt werd? Hypotheek verleend op een werkplaats ten belope van EUR ter dekking van een investeringskrediet van EUR op dit krediet, EUR werden reeds terugbetaald De hypothecaire inschrijving blijft ongewijzigd, de boeking mag niet worden gewijzigd De informatieverstrekking voor derden dient evenwel adequaat te zijn Er moet dus melding van worden gemaakt in de Toelichting bij de jaarrekening Rubriek X B Schulden gewaarborgd door Belgische overheidsinstellingen of door zakelijke zekerheden gesteld op activa van de onderneming het nominale bedrag van het zakelijk recht of van de belofte = EUR Rubriek XVII Boekwaarde van de bezwaarde goederen het werkelijke bedrag, op afsluitdatum, dat aanleiding was tot het stellen van het zakelijk recht of de belofte = EUR Georges HONORÉ Federatie voor vrije en intellectuele beroepen Algemene Conventie - 29 november 2003, met als centraal thema : «Onafhankelijkheid van het vrije beroep» Onafhankelijkheid is een kwaliteitseis die vanuit de samenleving, de cliënt en de beroepsgroep gesteld wordt aan het vrije beroep De FVIB wil een breed maatschappelijk debat openen over de toegevoegde waarde van het vrije beroep en de basiswaarden ervan Dit initiatief wordt georganiseerd in samenwerking met 16 representatieve beroepsorganisaties, waaronder het BIBF Het volledig programma vindt U op onze website www bibf be Na afloop van de Conventie wordt u vriendelijk uitgenodigd op een receptie De Conventie vindt plaats op 29 november 2003 van 14 u tot 18 u in het Auditorium Herman Teirlinck, KBC, Havenlaan 2, 1080 Brussel De deelname is kosteloos In het kader van permanente vorming werd de Conventie erkend bij het BIBF Voor meer informatie, contacteer Ellen Theunen, tel 02/ , ellen theunen@unizo be Noch deze publicatie, noch gedeelten van deze publicatie mogen worden gereproduceerd of opgeslagen in een retrievalsysteem, en evenmin worden overgedragen in welke vorm of op welke wijze ook, elektronisch, mechanisch of door middel van fotokopieën, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen info, waarvoor zij echter niet aansprakelijk kan worden gesteld. Verantwoordelijke uitgever : Marcel-Jean PAQUET, B.I.B.F. Legrandlaan 45, 1050 Brussel, Tel. 02/ , Fax. 02/ bibf.be, URL : Redactie : Valérie CARLIER, Geert LENAERTS, Marcel-Jean PAQUET, Joseph PATTYN Adviesraad : Professor P. MICHEL, Ecole d Administration des Affaires de l Université de Liège, Professor C. LEFEBVRE, Katholieke Universiteit Leuven, José HAUSTRAETE, Georges HONORÉ. In samenwerking met Kluwer uitgevers 2 0 OKTOBER 2 NOVEMBER P A C I O L I N R B I B F - I P C F