Onderzoeksprogramma. ten behoeve van Artikel 213a uitvoering zelfonderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid

Transcriptie

1 Onderzoeksprogramma ten behoeve van Artikel 213a uitvoering zelfonderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid

2 Inhoudsopgave 1. Notitie aanpak artikel 213a Algemeen Transparantie gemeentelijk handelen Artikel 213a uit de Gemeentewet Periodiek zelfonderzoek en verantwoording Budget Relatie met lokale rekenkamer Mogelijkheden in onderzoeksmethodiek Keuze onderzoeksmethodiek en onderwerpen in onderzoeksplan 4 2. Onderzoeksplan Verordening 213a 7 4. Artikelsgewijze toelichting 9

3 1.1 Algemeen 1. Notitie aanpak artikel 213a Artikel 213a uit de Gemeentewet verplicht de gemeente tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek waar we de doelmatigheid onderzoeken en de doeltreffendheid toetsen. Hoewel een dergelijk onderzoek verplicht is, heeft het vooral de functie van verbeterinstrument. Dit document zorgt tevens voor een actualisatie van verordening 213a, waardoor de versie d.d. van 1 oktober 2009 komt te vervallen. 1.2 Transparantie gemeentelijk handelen Toetsing en onderzoek op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wil de gemeente Krimpen aan den IJssel de transparantie van gemeentelijk handelen vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender werken. De publieke verantwoording wordt hierbij versterkt. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen. Het is de bedoeling dat de resultaten van het onderzoek ook voor de inwoners van de gemeente Krimpen aan den IJssel door het college ter inzage wordt gelegd. 1.3 Artikel 213a uit de Gemeentewet Artikel 213a uit de Gemeentewet bestaat uit de volgende elementen: 1. Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover. 2. Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken. 3. Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid. Definities doelmatigheid en doeltreffendheid Systematisch wordt getoetst of bereikt wordt wat de gemeente wilde bereiken (doeltreffendheid) en onderzocht of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd met realisatie van het beoogde doel (doelmatigheid). 1.4 Periodiek zelfonderzoek en verantwoording Het college moet periodiek toetsen of bij de ten uitvoerlegging van het gemeentelijk beleid, deze voldoet aan de eisen van een doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie en het gemeentelijke middelen beheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a uit de Gemeentewet. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld: - gemeenschappelijke regelingen, - private rechtspersonen waar de gemeente in deelneemt, - gesubsidieerde instellingen, - opdrachtnemers die bepaalde taken van de gemeente uitoefenen. Vanuit het oogpunt van de gemeente kan in het kader van artikel 213a wél de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is. Het is de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld. De kaders en doelen die de raad gesteld heeft kunnen echter niet los gezien worden van het bestuur dat het college voert. 3

4 1.5 Budget Voor dit onderzoeksplan wordt in principe geen extra budget vrijgemaakt. De gemeente kiest ervoor dit binnen de beschikbare personele capaciteit op te lossen. Mocht dit ambtelijke capaciteitsproblemen opleveren dan wordt tijdig actie ondernomen, zo nodig via een begrotingswijziging. 1.6 Relatie met lokale rekenkamer Om onderzoek mogelijk te maken, dienen er organisatorische maatregelen door het college te worden getroffen. De controle en evaluatie in doelmatigheid en doeltreffendheid van beleid en het beheer gebeurt dus primair door de raad en het college zelf. Secundair doen de lokale rekenkamers (of degenen die de rekenkamerfunctie vervullen zoals een auditcommissie) onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a uit de Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het college. Ook kunnen zij een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven. 1.7 Mogelijkheden in onderzoeksmethodiek De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a uit de Gemeentewet kunnen verschillende vormen aannemen. Gemeenten zijn vrij in de keuze van een onderzoeksmethodiek. Zo kan men denken aan het onderzoeken van monitors, het uitvoeren van burgeronderzoeken of klanttevredenheidsonderzoeken door het meten van de effecten van begrotingsprogramma s aan de hand van tevoren bepaalde (bestaande) indicatoren. Ook kan men overgaan tot een volledig en specifiek (intern) onderzoek doormiddel van analyse, interviews en documentstudie. Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zou kunnen plaatsvinden is een doorlichting van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van organisatieactiviteiten. 1.8 Keuze onderzoeksmethodiek en onderwerpen in onderzoeksplan Binnen dit kader is er gekozen voor een onderzoeksprogramma wat verschillende facetten van de organisatie belicht. Dit doormiddel van monitoren, burgeronderzoek- en klanttevredenheidsonderzoek en peilingen. Indien facetten van organisatie-functioneren met interne processen worden mogelijk gemaakt, dan kan de doelmatigheid worden onderzocht. We maken gebruik van lopende en geplande onderzoeken binnen de onderwerpen, die passen in de geest van het onderzoeken voor artikel 213a. Voor de beeldvorming treft u hieronder een (niet-uitputtende) lijst van onderzoeken aan die recent zijn uitgevoerd of binnenkort op de planning staan en die passen binnen artikel 213a. PRG 1 Burgerpeiling Onderzoeken artikel 213a Onderwerp 2 Evaluatie integraal veiligheidsbeleid 2 Belevingsonderzoeken 2 Halfjaarlijkse schouw openbare ruimte 2 Evaluatie Pilot BOA's Onderzoek Krimpenwijzer Monitor Sociaal Domein 7 GBA-audit Klanttevredenheidsonderzoek digitale 7 dienstverlening 7 Monitoring riolering en grondwater Algemene dekkingsmiddelen BAG-audit Overhead Bedrijfsvoering 4

5 2. Onderzoeksplan 2018 De gemeente Krimpen aan den IJssel maakt een uitvoeringsplan om de zelfonderzoeken voor 2018 mogelijk te maken. Dit betreft de onderzoeken Halfjaarlijkse schouw beheer openbare ruimte, Klanttevredenheid digitale dienstverlening, Monitoring riolering en grondwater en Bedrijfsvoering. In onderstaande tabellen treft u de onderzoekopzet per onderwerp aan: Object van het onderzoek Reikwijdte van het onderzoek PRG 2: Woon- en leefomgeving Halfjaarlijkse schouw beheer openbare ruimte Het verkrijgen van een objectief beeld wat betreft de kwaliteit van de openbare ruimte. De vraag is of de gemeente op een doeltreffende wijze haar onderhoud organiseerd naar aanleiding van het Kwaliteitsplan Beheer Openbare Ruimte. Onderzoeksmethode Het onderzoek wordt uitgevoerd op basis van de beschikbare onderzoeksresultaten van Antea Group en BTL-Advies. Dit door documentenstudie en analyse. Doorlooptijd Het onderzoek wordt uitgevoerd in Na verwerking van de uitkomsten uit de analyses wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage. Wijze van uitvoering Organisatieonderdeel: Beheer Buitenruimte. Object van het onderzoek Reikwijdte van het onderzoek Onderzoeksmethode Doorlooptijd Wijze van uitvoering PRG 7: Dienstverlening Klanttevredenheid digitale dienstverlening Het verkrijgen van een objectief beeld wat betreft de 'digitale volwassenheid' van de meest gebruikte producten door burgers en bedrijven (doelmatigheid). In dit onderzoek wordt de vraag gesteld of de digitale dienstverlening in voldoende mate (doeltreffend) wordt gewaardeerd door haar afnemers. Het onderzoek wordt door het uitvoeren van een klanttevredenheidsonderzoek bewerkstelligd. In verschillende perioden van ongeveer 2 maanden worden producten en diensten onderzocht op klanttevredenheid. Hierbij worden zowel afnemers van digitale producten betrokken als personen die juist geen gebruik hebben gemaakt van de digitale weg. Buiten een waardering van het betreffende product (een cijfer van 1-10) wordt ook nadrukkelijk om tips en adviezen gevraagd hoe wij onze dienstverlening kunnen verbeteren. Het onderzoek start in november 2017 en loopt door in Na verwerking van de uitkomsten uit de analyses wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage. Eveneens worden er verbetervoorstellen opgesteld n.a.v. de reacties van de respondenten. Na het doorvoeren van verbeteringen kan een product of dienst dan weer opnieuw onderzocht worden. Zo proberen wij continu onze dienstverlening te verbeteren. Organisatieonderdeel: Publiekscentrum. 5

6 Object van het onderzoek Monitoring riolering en grondwater Binnen dit onderzoek gaat men na of de doelen die zijn gesteld bij het opstellen van het meetplan riolering (2008) en meetplan grondwater (2005) zijn gehaald en wordt Reikwijdte van het onderzoek tevens gekeken of zij de informatie geven die nodig is. Met deze data willen we een antwoord geven of de doelmatigheid en doeltreffendheid van de genomen maatregelen in achterliggende periode zijn toegenomen. Het onderzoek wordt uitgevoerd op basis van de beschikbare onderzoeksresultaten door de gestelde doelen Onderzoeksmethode en resultaten met elkaar te vergelijken. Dit door documentenstudie en analyse. Doorlooptijd Het onderzoek wordt uitgevoerd in 2017 en Wijze van uitvoering PRG 7: Dienstverlening Na verwerking van de uitkomsten uit de analyses wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage. Organisatieonderdeel: Beheer Buitenruimte. Object van het onderzoek Reikwijdte van het onderzoek Bedrijfsvoering Overhead Met dit onderzoek worden de prestaties op alle onderdelen van de bedrijfsvoering objectief in beeld gebracht. Dit gebeurt door gebruik te maken van verschillende invalshoeken. Onderzoeksmethode Middels een feitenonderzoek worden de prestaties van de bedrijfsvoering gemeten, geanalyseerd en vergeleken met andere gemeenten (benchmark) op basis van objectieve prestatieindicatoren. Doorlooptijd Het onderzoek wordt uitgevoerd in Wijze van uitvoering Na verwerking van de uitkomsten uit de analyses wordt het onderzoek afgesloten met een rapportage. Organisatieonderdelen: Financiën & Control / P&O. 6

7 3. Verordening 213a De verordening artikel 213a Gemeentewet De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel besluit gelet op artikel 213a uit de Gemeentewet, vast te stellen: Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of met de beschikbare middelen zo veel mogelijk resultaat wordt bereikt. b. Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal 1 (delen van) programma of paragraaf. Artikel 3. Onderzoeksplan 1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor 1 december een onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid. 2. In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal aangegeven: a. het object van onderzoek b. de reikwijdte van het onderzoek c. de onderzoeksmethode d. doorlooptijd van het onderzoek e. de wijze van uitvoering Artikel 4. Voortgang onderzoeken Het college van B&W rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen. 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college van B&W indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college van B&W neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. 7

8 Artikel 6. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2018 Met deze verordening komt verordening 213a d.d. van 1 oktober 2009 te vervallen. Artikel 7. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Krimpen aan den IJssel Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 8 februari 2018 de burgemeester, de griffier, 8

9 4. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Definities De definities in het artikel zijn gegeven, echter hieronder worden de definities verder toegelicht in andere bewoordingen: Doeltreffendheid: Bij doeltreffendheid wordt getoetst of de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Het gaat dan dus om de vraag of de goede activiteiten zijn gekozen om bepaalde doelen te halen. Heeft de gemeente het doel bereikt wat ze voor ogen had? Doelmatigheid: Hierbij gaat het om de verhouding tussen de prestaties of de activiteiten enerzijds en de hiervoor ingezette middelen anderzijds of met andere woorden: de dingen goed doen. Doelmatig hoeft niet persé goedkoper. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en het toetsen van de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken en haar organisatieactiviteiten. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht. De toetsende onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3. Onderzoeksplan De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht: a. Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven. b. De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in het beginsel uit over alle organen (raad en college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het 9

10 onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken. c. Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts). d. Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen. e. Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Artikel 4. Voortgang onderzoek De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens betreffende de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekking Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter niet uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Artikel 6. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2018 en wordt gepubliceerd op de website van de gemeente Krimpen aan den IJssel en de website 10

11 Afdeling Financiën en Control Bezoekadres: Publiekscentrum Raadhuisplein 2 Krimpen aan den IJssel Openingstijden: Maandag uur Dinsdag uur Woensdag uur Donderdag uur Vrijdag uur Correspondentieadres: Postbus AE Krimpen aan den IJssel T: E: gemeente@krimpenaandenijssel.nl I: Verschijning November 2017