Handleiding aanpassen sjablonen Compleet Factureren en Compleet Boekhouden

Transcriptie

1 Handleiding aanpassen sjablonen Compleet Factureren en Compleet Boekhouden Belangrijk: De hier beschreven handelingen gelden ALLEEN voor versie of hoger. Heeft u een oudere versie dan dient u eerst te UPDATEN, het werkt echt niet in oudere versies. In deze handleiding worden onderstaande pictogrammen gebruikt om bepaalde zaken nader aan te duiden. Deze functie is alleen in de PRO versie beschikbaar. Extra aandacht vereist. Extra informatie of een handige tip.

2 Stap 1 U start uw programma en open een administratie. Heeft u geen administratie dan maakt u een nieuwe administratie. Het beste kunt u even oefenen met een nieuwe administratie. Deze kunt u nadien altijd wissen. Vul bij Instellingen Stamgegevens in de tab Factuuradres zoveel mogelijk gegevens in en klik op opslaan.

3 Kies in de tab Sjablonen een sjabloon voor Factuur en vul iets in bij Factuur in de sectie Voorvoegsels. Indien u uw facturen wilt doornummeren, bijvoorbeeld na het afsluiten van een boekjaar, vult u bij Aanvangsnummering het gewenste beginnummer in. Het voorvoegsel komt op de factuur voor het factuurnummer te staan. In bovenstaand voorbeeld wordt het eerstvolgende factuurnummer dus F Klik op Opslaan en sluit daarna het venster van de stamgegevens. Alleen de PRO edities kunnen overweg met Offertes en Orders. Ook de Promotekst vindt u uitsluitend in de PRO editie. Wilt u werken met orders en offertes kijk dan op Hier kunt u snel en voordelig uw programma naar een PRO editie upgraden.

4 Stap 2 Maak een of twee relaties aan. Vul minstens de naam gegevens in, het Factuuradres en een grootboekrekening (meestal is dat voor een klant, rekening 8000) en de betalingstermijn. Desgewenst kunt u ook een omschrijving invullen.

5 Stap 3 Maak een paar producten aan. Indien u geen producten levert maar bijvoorbeeld op uren factureert, maak dan enkele uurtarieven aan. Vul zoveel mogelijk gegevens in.

6 Stap 4 Let op: Facturen kunt u niet wissen (wel veranderen) dus als u wat wilt oefenen, maak hiervoor dan een aparte administratie aan. Indien u klaar bent met oefenen, kunt u deze testadministratie altijd verwijderen. Maak nu een of twee facturen aan. In dit voorbeeld hebben we eerst een factuur gemaakt met een factuurkorting en vervolgens een factuur zonder korting te gebruiken. We gaan het voorbeeldsjabloon aanpassen voor gebruik ZONDER korting. Indien u niet met kortingen werkt, is het handiger om geen korting op een factuur te vermelden. Met een korting van nul op uw factuur zegt u eigelijk tegen uw klant dat hij geen korting krijgt. Alleen de PRO edities kunnen overweg met kortingen en verzendkosten. Wilt u werken met kortingen en verzendkosten kijk dan op Hier kunt u snel en voordelig uw programma naar een PRO editie upgraden.

7 Stap 5 Selecteer de eerste factuur uit de lijst en klik op Report Editor. U ziet een venstertje waarin u een printer, papierformaat, sjabloon en het aantal kopieen kunt kiezen. Kies Factuurvoorbeeld1 en klik op OK.

8 De Rapport Editor wordt geopend (dat kan even duren, afhankelijk van de snelheid van uw computer en de hoeveelheid geheugen) en die zier er uit als onderstaand. Dubbelklik op de titelbalk om de editor het volledige scherm te laten benutten. Klik nu als eerste op Afdrukvoorbeeld om de factuur te zien zoals die afgedrukt zal gaan worden.

9 Klik eerst even op de punaises van de Tool Box, de Property Grid en de Report Explorer zodat deze vensters wegklappen waardoor u meer ruimte krijgt op het scherm.

10 Verklein het afdrukvoorbeeld totdat u een hele pagina te zien krijgt. Hoeveel u moet verkleinen is afhankelijk van uw schermresolutie.

11 Het afdrukvoorbeeld moet er ongeveer als onderstaand uitzien. Een en ander is afhankelijk wat u in de voorgaande stappen heeft ingevoerd. Als introductie lopen we eerst even door de genummerde blokken heen. Voor alle duidelijkheid; de kaders en nummers zult u niet op het scherm zien, deze zijn speciaal voor deze handleiding gemaakt.

12 1. Deze gegevens komen uit de Stamgegevens. 2. Dit zijn de gegevens die we bij het maken van een relatie hebben opgegeven. 3. Hier zien we gegevens uit de factuurkopregel. Iedere factuur bestaat uit één factuurkopregel en één of meer factuurdetailregels. Het woord Factuur is een stukje vaste tekst, een zogenoemd Label. Ook de grijze balk met daarin de woorden Factuurnummer, Factuurdatum, Factuurbedrag, Klantnummer en Referentie, zijn Labels. Het factuurnummer zelf (F ) en de datum, bedrag, klantnummer en het referentienummer zijn afkomstig uit de factuur. 4. Dit zijn de zogenoemde factuurregels of factuurdetails. De woorden Artikel, Aantal, Stuksprijs en Bedrag bestaan weer uit labels de regels daaronder uit de factuurdetails komen. 5. Dit zijn weer gegevens uit de factuurkoperegel. 6. Deze informatie komt uit de Termijnen tabel en toont de termijn die we bij het maken van de Klant hebben opgegeven dan wel de termijn die we bij het maken van de factuur hebben gekozen. 7. Deze gegevens komen uit de Stamgegevens. 8. Dit is de inhoud van het veld Promotekst uit de Stamgegevens. In principe is het niet nodig aanpassingen aan de sjabloon te maken tenzij u bijvoorbeeld niet met kortingen werkt. U kunt de sjabloon natuurlijk van uw logo voorzien en misschien gebruikt u een bepaalde maat vensterenveloppe. In de volgende stap voegen we een logo to en verplaatsen we het adresblok om het passend te maken voor een bepaalde maat vensterenveloppe.

13 Stap 5 Toevoegen van een logo (afbeelding) Klik op de tab Ontwerper om uit de voorvertoningsmodes te gaan. Schuif de scrollbalk helemaal naar boven omdat we het logo rechtsboven willen plaatsen.

14 appart aanklikken. Begin met alle velden van de Stamgegevens te selecteren. Dit doet u het snelst door met de muis iets onder het groepje velden te gaan staan, de linkermuisknop in te drukken en terwijl u die ingedrukt houdt, een rechthoek te maken die alle velden die u wilt selecteren, bevat. U kunt ook terwijl u de Ctrl toets ingedrukt houdt, ieder veld Met alle velden van de Stamgegevens geselecteerd, gebruikt u de pijltjestoetsen op uw toetsenbord om de velden naar links te verplaatsen. Ongeveer zoals in onderstaand scherm.

15 Beweeg de muis nu over de tab Tool Box aan de linkerkant van het scherm. De Tool Box zal nu uitklappen zodat u de PictureBox kunt aanklikken. Klik met de linkermuisknop op de Picturebox en sleep deze (de muisknop ingedrukt houden) naar een plek rechts van het blok met de stamgegevens.

16 Laat nu de muisknop los en u ziet een nieuw veld staan. Klik op het pijltje (>) aan de rechterbovenkant van het veld. Er verschijnt een venstertje zoals in onderstaande afbeelding. Maak het veld eerst wat groter door met de muis aan een van de hoekpunten te trekken. (muisaanwijzer in een vierkantje, rechtermuisknop indrukken en de muis bewegen terwijl u de knop ingedrukt houdt totdat de gewenste grootte is bereikt). Klik op de knop met de drie puntjes rechts van het veld Image. Er opent zich een bestandsselectiedialoog zodat u de gewenste afbeeling kunt openen. Wilt u miniatuurafbeeldingen zien in plaats van een lijst met bestandsnamen, kies dan voor Miniatuurweergaven door op de meest rechter knop boven in het venster te klikken.

17 U ziet nu de gekozen afbeelding in het veld. De kans is groot dat de afbeelding niet helemaal past. Kies daarom bij Image Sizing voor de optie StretchImage en de afbeelding wordt aan de grootte van het veld aangepast. Het resultaat is nu zoals in onderstaande afbeelding. We zien dat een drietal velden een rood symbootje hebben gekregen. Dit betekent dat de velden elkaar overlappen. Hieronder zien we hoe dit op te lossen is.

18 Selecteer het rechteronder veld door er op te kikken (het veld CompanyInfo.BillingAddressCity om precies te zijn) en beweeg dan de muis over de tab Property Grid. Deze tab zal nu uitklappen. Klik op het plusje links van Location. Wat we moeten veranderen is de Y positie van het veld. Dit heeft (in dit voorbeeld) de waarde 119. Maak hier 120 van. Het veld ovelapt nu niet meer met het bovenstaande. Doe hetzelfde voor het veld met de postcode (ZipCode).

19 Sla nu het sjabloon op zodat u het voor uw facturen kunt gaan gebruiken. Klik op het symbool met de floppy disk en bewaar uw sjabloon in de map: Mijn documenten\osirius Business Software\Sjablonen\Factuur Geef een betekenisvolle naam aan het sjabloon zodat u niet de kans loopt bij het factureren een verkeerde sjabloon te kiezen. Dit laatste geldt natuurlijk alleen wanneer u verschillende facturen gebruikt. Let op. Geef aangepaste sjablonen nooit dezelfde naam als de sjablonen die met het programma worden meegeleverd. U loopt de kans uw aanpassingen kwijt te raken bij een herinstallatie of Update.

20 Stap 5 Aanpassen sjabloon voor vensterenveloppe Klik op het > teken in de linkerbovenhoek van het werkblad om de instellingen van de Rapport Ontwerper op de juiste maatvoering te zetten. Zorg ervoor dat de instelling Report Unit op TenthsOfAMillimeter staat. De lineaal geeft nu milimeters aan.

21 De waardes die de lineaal aangeeft zijn EXCLUSIEF de kantlijnen. Om de kantlijnen te zien klikt u op Afdrukvoorbeeld (linksonder in het scherm) en dan op Pagina Instellingen. U ziet dat de Bovenkantlijk op 25,4 mm staat en de Linkerkantlijn ook op 25,4. Die waarden moet u dus bij de waarde van de lineaal optellen om tot de juiste positionering te komen. Stel u heeft een vensterenveloppe van 23 bij 12,5 cm met het venster op 6 cm van de bovenrand en 18 mm van de linkerrand. Het venster is 3 cm hoog en 9 cm lang. De onderkant van het venster bevindt zich 4 cm van de onderkant van de enveloppe. Het adresblok maakt u wat kleiner dan het venster omdat de factuur enige speling in de enveloppe heeft. Uw papier (A4) is 21 cm breed en de enveloppe 23. Om het adresblok op de juiste plaats te krijgen, zou dat op ongeveer 4,5 cm van de vouwrand moeten komen en 2,5 cm van de linkerpapierrand. 5 cm van de vouwrand is ongeveer 3 cm cm van de bovenrand van het papier. (1/3 van 30 cm is 10 cm, 10 4,5 2,5 =3 cm). Houden we rekening met de kantlijnen dan komt het tekstblok tegen de linkerkantlijn in de ontwerper te staan en 0,5 cm van de bovenrand. (2,5 2,5 = 0 en 3 2,5 = 0,5).

22 Selecteer de velden van het adresblok en sleep die naar de linkerbovenhoek. Op de lineaal kunt u de locatie en de grootte van het blok zien door middel van een groene verkleuring. Nadat het blok is verplaatst, kijkt u even in het afdrukvoorbeeld of alles er nog goed uitziet. Maak vervolgens een proefafdruk op de printer door op het printersymbooltje te klikken. Vouw de factuur in drieën en test of het adresblok goed in het venster van de envelope zichtbaar is. Maak nog wat aanpassingen en sla uw sjabloon op. Gebruik de map Mijn documenten\osirius Business Software\Sjablonen\Factuur om het sjabloon te bewaren anders zal het niet in de sjablonenlijst van het programma terecht komen. Geef een betekenisvolle naam aan het sjabloon zodat u niet de kans loopt bij het factureren een verkeerde sjabloon te kiezen. Dit laatste geldt natuurlijk alleen wanneer u verschillende facturen gebruikt. Stap 5 Aanpassen sjabloon voor gebruik zonder kortingen Indien u niet met kortingen werkt dan is het beter om niet continue een kortingsbedrag van nul op uw facturen te vermelden. U kunt dat veld dan ook zonder problemen verwijderen. Open de Rapporten Editor zoals in de vorige stappen is beschreven en selecteer het labelveld Kortingsbedrag en het data veld ItemsTotalDiscount en druk op Del (op het toetsenbord). De velden met betrekking tot de korting zijn verdwenen. Selecteer de de resterende velden die onder de kortingsvelden stonden en verplaats die een beetje omhoog zodat het geheel weer mooi aansluit. Sla het sjabloon weer op in Mijn documenten\osirius Business Software\Sjablonen\Factuur.

23 Stap 5 Aanpassen sjabloon, alleen totalen plus BTW hoog/laag apart vermeld. Wellicht zijn er omstandigheden waardoor u op uw factuur alleen totalen wilt afgedrukt hebben. Als voorbeeld kunt u voor klanten binnen een maand steeds artikelen of diensten of uren op een factuur bijboeken en een keer per maand de factuur afdrukken en versturen. Misschien gebruikt u artikelomschrijvingen voor uw persoonlijke aantekeningen en wilt u uw klant alleen een factuur voor het maandtotaal sturen. Levert u producten in verschillende BTW tarieven dan is het een aardige service wanneer u voor uw klant de BTW bedragen op uw factuur uitsplitst. Dan hoeft uw klant niet met de rekenmachine aan de gang. We gaan een aantal velden verplaatsen vanuit de GroupFooter1 naar de bovenste groep die Detail heet. Plaats de muisaanwijzer op de bovenste rand van de groene balk die DetailReport ÏnvoiceDetails heet. De aanwijzer verandert nu in een zwart streepje met pijltjes naar boven en beneden wijzend. Druk de linkermuisknop in en terwijl u de knop

24 ingedrukt houdt beweegt u de muis naar beneden. We maken de bovenste sectie van het rapport groter om ruimte te bieden aan extra velden. Selecteer de velden die de betalingstermijn aangeven. Dit zijn de velden net boven de groene band met als naar PageFooter. Sleep deze velden naar de detailsectie. Klik nu met de muis op de groene band die naar de kleur blauw verandert om aan te geven dat deze is geselecteerd. Druk op DEL (op het toetsenbord) om deze sectie te wissen. Maak nu de labels aan voor de BTW uitsplitsing. Het handigst is om een bestaand label te kopieren en te plakken. Selecteer het label Factuurnummer en klik met de rechtermuisknop op het label. Kies uit het popup menu de optie Kopieer. Klik nu met de rechtermuisknop ergens in het rapport zonder iets te selecteren en kies uit het menu de optie Plakken. Het veld wordt nu ergens in het sjabloon gezet. Sleep het naar de gewenste plek en klik op het > symbool (eerst het veld selecteren anders is het > symbool niet zichtbaar). Verander de tekst in het veld Text in Omzet Hoog. Doe dit ook voor labels met als tekst BTW hoog, Omzet laag en BTW laag.

25 Klik op de tab Field List om die te openen. Scroll naar het einde van de veldenlijst. Hier ziet u een aantal velden die met de BTW te maken hebben. Klik op het veld TotalSalesAmountHigh en sleep dat net onder het label Omzet hoog. Doe hetzelfde met het veld TotalSalesAmountLow dat onder het label Omzet laag moet komen en met de velden TotalVatAmountHigh dan onder BTW hoog komt en TotalVatAmountLow dat onder BTW laag komt te staan. Selecteer de velden die u net heeft toegevoegd en maak ze rechtslijnend. Dit doet u door op het symbool voor rechtsuitlijnen te klikken. Dit werkt hetzelfde als in MS Word en Excel. Als laatste geven we de velden een zogenoemde formatstring mee waarin we bepalen hoeveel decimalen we gaan tonen.

26 Selecteer het veld, klik op > en klik vervolgens op de knop met de drie puntjes naast het invulveld Format String. Er opent zich een venster waarin u verschillende formats kunt kiezen. Klik eerst op Nummer in de lijst aan de linkerkant en klik dan op de bovenste keuze (#.00). Herhaal dit voor alle velden die u voor de BTW gegevens heeft ingevoerd. Uw sjabloon moet er nu ongeveer als onderstaand scherm uitzien.

27

28 En in het venster van het afdrukvoorbeeld ziet het er zo uit. Gebruik de map Mijn documenten\osirius Business Software\Sjablonen\Factuur om het sjabloon te bewaren anders zal het niet in de sjablonenlijst van het programma terecht komen. Geef een betekenisvolle naam aan het sjabloon zodat u niet de kans loopt bij het factureren een verkeerde sjabloon te kiezen. Dit laatste geldt natuurlijk alleen wanneer u verschillende facturen gebruikt.

29 Alle hier beschreven sjablonen vindt u in de map Mijn documenten\osirius Business Software\Sjablonen\Factuur. U kunt ze ongewijzigd gebruiken of ze naar eigen wensen aanpassen. Geef uw aanpassingen wel altijd een andere naam zodat u uw werk niet kwijtraakt bij een update of herinstallatie. Kopieer uw aangepaste sjablonen ook even naar een andere map of nog liever naar een geheugenstick of CD/DVD als backup. De rapporten editor kent veel mogelijkheden. Wees niet bang een beetje met de mogelijkheden te spelen