Jaargang 7 Nieuwsbrief nr 2 Juni 2007

Transcriptie

1 Jaargang 7 Nieuwsbrief nr 2 Juni 2007 Stichting Chenrezig Nederland Emmastraat DT Alkmaar Telefoon Postbank (Registratie K.v. K. Noordwest-Holland ) gechoe@xs4all.nl Website: "Pensioen" -Paul Vleugels- Monique Severens, penningmeester van de Stichting Chenrezig Nederland gaat met pensioen. Na vanaf het begin intensief betrokken geweest te zijn bij het ontstaan van de stichting, werd Monique Severens meteen bij de oprichting van de Stichting Chenrezig Nederland de eerste penningmeester. Nu na jaren waarin de functie meerdere malen inhoudelijk wijzigde en zij bij heeft gedragen aan de efficiëntie en financiële onderbouwing en het inzichtelijk maken van de geldstromen wil Monique haar functie teruggeven. Na een kleine tien jaar wil zij haar aandacht, tijd en activiteiten weer eens verleggen. Voor alle andere bestuursleden een bij tijden wel eens herkenbaar gegeven. Dit was dus al enige tijd bekend. In het bestuur werd met Monique gekeken hoe dit verder ingevuld kan worden. Voorlopig blijft Monique gewoon in functie als penningmeester zodat het resterende bestuur naar een nieuwe penningmeester en bestuurslid kan uitkijken. Een kort stukje in een nieuwsbrief geeft onvoldoende weer hoe aangenaam, intensief en waardevol de samenwerking is geweest en hoe in onderling vertrouwen beleid kon worden ontwikkeld. Monique blijft ook gewoon intensief betrokken bij onze 1 stichting en de doelstellingen. En wij volgen haar gewoon als een goede vriendin. Nogmaals dank. De rest volgt buiten deze nieuwsbrief. Monique Severens Beleid werving penningmeester SCN -Paul Vleugels en Peter Albers- Driemaal raden: wij (het overgebleven bestuur bestaande uit Peter Albers secretaris en ondergetekende als voorzitter) hebben natuurlijk meteen zitten overleggen over hoe nu verder. Statutair dient het bestuur van een stichting uit minimaal drie leden verdeeld over de drie functies te bestaan. Er kunnen dus ook leden in het bestuur zitten die geen operationele functie/taak hebben. Tijdelijk kan/mag door vertrek van een bestuurder en een vacature het bestuur uit minimaal twee personen bestaan waarbij de taken van een functie worden waargenomen. Feitelijk worden in elk bestuur operationele taken onderling gedelegeerd en ligt het dagelijkse bestuur vaak bij een bestuurder. Binnen onze stichting liggen deze taken 1

2 bij de voorzitter en dus tevens uitvoerder van het dagelijkse bestuur. Er werd een stappenplan opgezet waarin werd besloten om eerst enkele maanden intensief te investeren in het werven van een nieuwe penningmeester en bestuurder in onze stichting. Onderdeel hiervan zijn een vacature (zie volgende stukje in deze nieuwsbrief), het gericht werven onder potentiële kandidaten, het opstellen van een profielschets en vaststellen van de sollicitatieprocedure. Indien er in de loop van het najaar geen vooruitzicht is dat de functie op korte termijn opgevuld gaat worden, gaan we verder onderzoeken welke consequenties dit kan hebben en zetten hier indien nodig acties op in. De tijdsdruk is laag omdat een onvolledig bestuur statutair geruime tijd mag functioneren zonder dat hier consequenties aan zijn verbonden. Daarnaast heeft Monique Severens aangegeven voorlopig juridisch als penningmeester en bestuurder aanspreekbaar te blijven tot wij een nieuwe penningmeester hebben. In de praktijk worden met ingang van de laatste bestuursvergadering ( ) alle taken van de penningmeester tot nader order/besluit overgenomen door het dagelijkse bestuur en dus gedelegeerd naar de voorzitter. Profielschets en Vacature Penningmeester Stichting Chenrezig Nederland. Voor verdere achtergrondinformatie over de stichting verwijzen we naar de website, nieuwsbrieven en jaarverslagen van de stichting. Wij zijn ook te allen tijde bereid om aanvullende informatie te verstrekken. Zowel het adres van de website als adressen en telefoonnummers staan boven aan deze nieuwsbrief. Mochten sponsoren of donateurs zelf geen interesse hebben maar in hun omgeving mensen kennen die hier mogelijk interesse in hebben, willen we vragen of jullie deze kunnen attenderen op onze vacature. Alvast bedankt. Wat verwachten we van een penningmeester: Betrokkenheid bij de Stichting Chenrezig Nederland, haar doelgroepen en ondersteunen van haar visie; Bereidheid om op vrijwillige basis vrije tijd te investeren: concreet komt dit neer op één dagdeel per maand. (Meer mag altijd maar is niet noodzakelijk); Computervaardigheid: Internetten en Windows, bekend zijn met Excel, of de bereidheid om een cursus Excel te volgen; Participatie in bestuursvergaderingen en besluitvorming binnen de stichting; Affiniteit met logistieke processen en financiële verantwoording/verslaglegging; Affiniteit met het werken met vrijwilligers. Het is noodzakelijk dat men in bezit is van een operationele computer met een internetaansluiting. Het is wenselijk dat met naast Nederlands ook een redelijke tot goede uitdrukkingsvaardigheid heeft in het Engels, zowel schriftelijk als verbaal. Vacature penningmeester SCN -Paul Vleugels en Peter Albers- Niet noodzakelijk maar wel handig is enige uitdrukkingsvaardigheid in: Frans, Duits, Hindi, Nepali, Tibetaans, Kanada, en een of meerdere Chinese talen. Wij bezitten deze vaardigheden ook niet. (Geintje) 2 2

3 Beleid -Paul Vleugels - 3 Beleid als een nieuwe rubriek in de nieuwsbrief. Waarom? Omdat door de tijd op kleine punten binnen het bestuur besluiten werden genomen, die we toch graag meer onder de aandacht willen brengen onder alle sponsoren en donateurs. Tevens willen we naast het jaarverslag (terugkijkend op afgelopen jaar met financiële afronding en verantwoording) een beleidsnotitie gaan opstellen waarin we naast beleid met betrekking tot actuele zaken ook een meerjaren planning van het beleid willen uitwerken met een inschatting van de financiële middelen (vooruitkijkend). Als je het zo leest, denk je meteen zo zo, want feitelijk zijn het beleid en de vooruitzichten van de financiële reserve nogal eenduidig binnen de stichting. Toch wijzigt de financiële grondslag van de stichting voortdurend. De afgelopen jaren lieten een enorme verschuiving van eenmalige donaties naar een veel structurelere gelijkmatige sponsoring zien. Een verschuiving welke wij als bestuur als aangenaam ervaren. De vraag is echter of de redenen daarvoor bekend zijn bij de sponsoren en donateurs. Daarom is een meer beleidsmatige notitie wenselijk. Maar het is niet alleen vrijblijvend: in de wijziging van het voormalige artikel 24 beschikking van de Belastingdienst stelt men het opstellen van een beleidsnotitie ook verplicht. Vanaf nu heet deze beschikking ANBI (beschikking Algemeen Nut Beogende Instellingen). Vanaf 1 januari 2008 kunnen daardoor giften voor inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting als aftrekbaar worden aangemerkt. We worden op dit moment getoetst of we weer in aanmerking komen voor een beschikking. De informatieverstrekking vanuit de Belastingdienst is uiterst summier, wel duidelijk is dat men andere criteria gaat gebruiken en het vermoeden bestaat dat er minder beschikkingen zullen worden verstrekt. Nederland is de afgelopen jaren overspoeld met ondersteunings-, n financieringsorganisaties, ontwikkelings- en financieringsorganisaties, wij zijn hier een voorbeeld van. Een eerste indruk, zeker ook door de onvolledige informatie, is dat het ook een bezuinigingsactie van de regering betreft om teruggaven van inkomsten-regering om teruggaves van inkomstensten en edige informatie welke toegankelijk is betreft het ook een bezuinigingsactie van de en vennootschapsbelasting te beperken. Wij zullen jullie verder informeren indien wij hier meer informatie over hebben. Beleidswijziging 1 ( ) Sinds enkele jaren worden we er regelmatig mee geconfronteerd dat sponsoren van kinderen in de Bylakuppe en Hunsur Taluk dorpen soms 1 of 2 euro teveel hebben gestort aan het einde van een kalender- en boekjaar. Tot nu toe werden deze bedragen telkens overgeboekt naar het volgende jaar. Dit is veel administratief werk. Feitelijk lost dit het betalingsoverschot ook niet op, het verschuift het enkel. Het betreft dus ook alleen de sponsoren welke een kind ondersteunen omdat hier een vast bedrag ( 8,00 per maand) is afgesproken om rivaliteit tussen de gesponsorde kinderen en hun familie te voorkomen. Regelmatig hebben wij de sponsoren hierover geïnformeerd. Maar omdat juist 3

4 deze sponsoren vaak eenmaal per jaar de bijdrage storten, blijkt deze informatie een jaar later weer vergeten. Meestal stort men weer hetzelfde bedrag en dus weer 1 of 2 euro teveel. Om hier veel onkosten en administratieve werk te beperken gaan wij deze overschotten (op jaarbasis spreken we over een totaal van ongeveer 5,00 tot 10,00 op een totaal van ongeveer 7.500,00 en het betreft telkens 2 tot 5 sponsors) samenvoegen en toekennen aan een kind waar de sponsor gedurende het lopende boek- en kalenderjaar de sponsoring heeft beeindigd en deze sponsoring niet werd overgenomen en indien er geen sponsoring werd beeindigd toekennen aan een kind met een nieuwe sponsor welke maar een gedeelte van dat kalenderjaar werd gesponsord. Voor alle duidelijkheid: indien het overschot van een sponsor groter is dan 1 maand ( 8.00) worden de bijdragen wel overgeboekt en toegekend. 4 Beleidswijziging 2 ( ) Tijdens de laatste bestuursvergadering werd uitgebreid gesproken over de projecten binnen de Stichting. In de laatste jaren hebben wij hierin, zoals in de nieuwsbrieven inzichtelijk werd gemaakt, veel geïnvesteerd. Projecten zijn zeer arbeidsintensief en vragen zeker in hun financiele verantwoording een hoge mate van toezicht. De locale setting werkt nauwelijks met een sluitende verantwoording en de kwitanties zijn lang niet altijd van een eenduidigheid welke wenselijk is. Ook bezitten wij een beperkte deskundigheid in het beoordelen of de voorgestelde watertank, de keuze van materiaal en noodzaak achter het project wel het meest rendabel, efficiënt of noodzakelijk is. In kleinschalige projecten valt deze controle achteraf nog wel te verantwoorden, maar geleidelijk aan worden, mede door de belangen die er spelen in de dorpen, de projectaanvragen omvangrijker. Terwijl wij juist op zeker moment ook vragen hebben over de eigen inbreng van de lokale bevolking. Waar zit die eigen inbrengvan de eigen bevolking, zowel financieel als zeker ook sociaal. Daarnaast ontstaan er belangentegenstellingen in de Bylakuppe dorpen die soms worden uitgespeeld. Soms zelfs met verwijzingen naar bezoekenden sponsoren. Maar met de wisseling van veldwerker vonden we tussen de papieren van Tenzin Rabten ook een briefwisseling van een organisatie welke begin jaren negentig (dus vóór ons) actief was in deze dorpen. Hierin werden dezelfde vragen gesteld over eigen verantwoordelijkheden (sociaal en financieel) en inbreng (financieel) en ntig dus en naar bezoekenden sponsoren. Dit was een organisatie van Tibetanen die in het buitenland verblijven. Door onze nieuwe veldwerker Tenzin Yankey, een nogal nuchtere vrouw die weliswaar geboren is in deze dorpen maar na haar huwelijk vertrok naar een ander dorp, werd dit nogmaals benadrukt. Zij is niet ontvankelijk voor het spel rond deze belangen. Door dit soort problematiek werd door het bestuur besloten om voorlopig de grootschalige projecten niet te honoreren. Duidelijk is dat de kleinschalige sociale projecten zoals medicatie en verbandverstrekking in de Namgyal Clinic en schoolartikelen in de Primary School of 4

5 Ghulladahalli gecontinueerd worden, effectief en te verantwoorden zijn. Besluitvorming over beleid met betrekking tot grootschalige projecten, zowel de financiële toetsing en verantwoording, de inhoudelijke toetsing als de werkbelasting binnen de stichting (fondswerving koppelen aan projectleider) zullen vooruit geschoven worden tot er weer een volledig bemand bestuur is. Algemene jaarvergadering SCN -Paul Vleugels - De projecten binnen het klooster leveren, zowel in financiële verantwoording als inhoudelijke beoordeling, niet de hierboven beschreven problemen op. De grootschalige projecten werden wel geïnventariseerd en uitgewerkt maar gezien de tijdsbelasting (fondswerving) niet binnen de stichting opgepakt, mede ook omdat juist voor dit soort projecten een groot draagvlak is in Taiwan. Terwijl voor structurele sponsoring en kleinschalige projecten daar zo goed als geen interesse en draagvlak is. Op 24 juni 2007 werd de algemene jaarvergadering 2006 van de stichting gehouden. Behoudens enkele afzeggingen was er géén belangstelling voor deze vergadering. Dat was ook de verwachting vooraf. De vergadering was dus ook van korte duur. De afgelopen jaren werd al duidelijk dat door een combinatie van factoren er weinig belangstelling is voor deze vergadering. Enerzijds voelt men zich voldoende geïnformeerd door middel van de nieuwsbrieven, jaarlijkse updates bij sponsoren van kinderen in de Bylakuppe en Hunsur Taluk dorpen en in het geval van donaties door de individuele financiële verslaglegging. Anderzijds beperken de locatie en tijdstip ook de mogelijkheden. Ongeacht welke oplossing men ook neemt door de enorme verspreidheid van sponsoren en donateurs over het gehele land is dit niet oplosbaar. Bovendien zijn er ook meerdere sponsoren en donateurs die in het buitenland wonen, o.a. Australië, Groot Brittannië, Duitsland, Canada en Oostenrijk,lie,nderstalig zijn en veelal anderstalig zijn. ook niet goed Deze verspreidheid is het gevolg van de mogelijkheden van het Internet en de digitale organisatie van onze stichting. Toch zijn we wettelijk verplicht om eenmaal per jaar in een openbare algemene jaarvergadering ons jaarverslag te presenteren en financiële verantwoording af te leggen. Mochten 5 5

6 er sponsoren of donateurs suggesties hebben hoe dit anders vorm te geven laat het ons weten. Wie weet vinden we een andere, meer aansprekende vorm waarin we deze jaarlijkse verplichting kunnen vormgeven. Ondertussen gaan we wel gebruik maken van de mogelijkheden die de digitale organisatie biedt. Het afgelopen jaar hebben we een enorme afname van de administratieve kosten weten te bewerkstellingen doordat we de nieuwsbrief digitaal zijn gaan versturen. Slechts enkele sponsoren en donateurs ontvangen nog, tegen betaling van de productiekosten, een gedrukte versie van de nieuwsbrief. Ondertussen zijn alle nieuwsbrieven (vanaf maart 2002) altijd te downloaden van onze website Ze staan onder de rubriek Nieuws. Sinds kort staan daar ook de jaarverslagen met financiële bijlagen (2004, 2005 en 2006). Al deze bestanden worden verstuurd als PDF bestand, indien men deze niet kan openen, dan staat boven aan de website pagina hoe men gratis de benodigde software kan downloaden. Op deze manier hopen we de informatie van de jaarverslagen breder toegankelijk te maken. Ook voor potentiële toekomstige donateurs en sponsoren. Indien hier onduidelijkheden of vragen over zijn dan horen we ze graag. Tevens suggesties of opmerkingen over het jaarverslag kunt u mailen naar ons adres gechoe@xs4all.nl. Alvast bedankt voor de moeite en Mieke voor de wel zeer aantrekkelijk lay-out van het jaarverslag