Word 2010: lange documenten

Transcriptie

1 Word 2010: lange documenten I N H O U D S O P G A V E 1 Grote documenten Snel even een flinke tekst produceren Koppen Inleiding Koppen: opmaak aanpassen Koppen: nummeren Eigen stijlen maken Inhoudsopgave Index Afbeeldingen comprimeren in Word Secties Inleiding Sectie-einden invoegen Een kolomeinde invoegen Een sectie-einde verwijderen Een paginanummer toevoegen zonder andere informatie Aparte kop- en voetteksten / paginanummers voor delen van het document Afbeeldingen Inleiding Een afbeelding invoegen vanuit een bestand Een afbeelding met een hyperlink invoegen vanaf een webpagina Tabellen Bronnen Een nieuwe bronvermelding en een nieuwe bron aan een document toevoegen Een bron zoeken Een tijdelijke aanduiding voor een bronvermelding bewerken Een bibliografie maken Navigeren door het document met het navigatievenster Inleiding Zoeken in het document Zoeken naar tekst Zoeken naar andere documentelementen Zoeken en vervangen Meer zoekopties De documentstructuur weergeven Miniatuurafbeeldingen van pagina's weergeven Bladeren door koppen De documentstructuur wijzigen Overzichtsweergave Overzichtsweergave en afdrukweergave Weergeven niveaus Verplaatsen van tekst Navigeren met het bladerobject Wijzigingen bijhouden Vergelijken van documenten Met zwartregel Opmerkingen en wijzigingen van verschillende documenten samenvoegen... 28

2 7 Koppelingen Excel Gewoon koppelen Plakken speciaal Versies beheren:een eerdere versie herstellen Autoherstel We hebben het bestand opgeslagen We hebben het bestand niet opgeslagen... 32

3 1 Grote documenten 1.1 Snel even een flinke tekst produceren Er zijn in Word een drietal handige trucjes ingebouwd om even snel wat tekst te produceren om te experimenteren: Typ =lorem(x,y) op lege regel. Druk op ENTER. Geeft x alinea's met y zinnen Lorem ipsum-potjes-latijn. Typ =rand(x,y) op lege regel. Druk op ENTER. Geeft x alinea's met y zinnen aan Word-tips. Typ =rand.old(x,y) op lege regel. Druk op ENTER. Geeft x alinea's met y zinnen The quick fox Opdracht Maak even een lang document met =rand(10,50) Sla dit document even op. H. de Walle pagina 1

4 1.2 Koppen Inleiding Als we in een tekst te maken krijgen met hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen is het verstandig hiervoor de beschikbare stijlen te gebruiken, te weten Kop 1, Kop 2 en Kop 3 etc. Als we een hoofdstuktitel getypt hebben, kennen we daaraan via de tab Start de stijl Kop 1 toe: Gebruik even het vorige document. Verdeel de tekst even in stukken van drie alinea s. Zet boven elke alinea een kop. Geef deze koppen de stijl Kop Koppen: opmaak aanpassen Stel we willen de tekstkleur van de stijl Kop 1 veranderen in rood. We kunnen dat in ons document als volgt doen. Klik rechts op de stijl Kop 1. Kies Wijzigen. Klik op Opmaak. Kies Lettertype. Zet de Tekstkleur op rood. Klik twee keer op OK. Als we het goed uitgevoerd hebben, moeten nu alle koppen die met stijl Kop 1 zijn opgemaakt rood zijn geworden. H. de Walle pagina 2

5 1.2.3 Koppen: nummeren De gekozen koppen worden niet automatisch genummerd. Hoe krijgen we dat snel voor elkaar? We kiezen via de tab Start Lijst met meerdere niveaus. Kies vervolgens onder de tweede van links. Alle stijlen van het type Kop 1, 2 en 3 zullen dan opeenvolgend genummerd zijn. Hier even getoond in de Overzichtsweergave. 1.3 Eigen stijlen maken We kunnen ook onze eigen stijlen maken. Hierbij zijn de mogelijkheden zeer uitgebreid. We houden het hier even beperkt. In de tab start klikken we op het knopje onder Stijl wijzigen. H. de Walle pagina 3

6 We krijgen dan: We klikken op nieuwe stijl. H. de Walle pagina 4

7 Bij Naam typen we de naam die we aan de stijl willen geven. Bij Volgende alinea kiezen we voor Standaard (dit betekent dat we bij drukken op ENTER weer een normale alineastijl krijgen). Kiezen we voor Alleen in dit document, dan is de stijl alleen binnen dit document beschikbaar; in het andere geval via de normal.dotm voor alle nieuwe documenten. Via Opmaak en de Opmaak knop kunnen we alle opmaak van de stijl instellen. Deze stijl kunnen we vervolgens in ons document gaan toevoegen. 1.4 Inhoudsopgave Hebben we eenmaal koppen gebruikt om onze hoofdstukken etc., mee te markeren, dan is het maken van een inhoudsopgave een fluitje van een cent. Ga helemaal aan het begin van het document staan. Kies Verwijzingen Inhoudsopgave. Kies Inhoudsopgave invoegen. Het volgende scherm verschijnt dan: H. de Walle pagina 5

8 Als we kort door de bocht willen, kunnen we gewoon op OK klikken en de inhoudsopgave is daar! Als er zich vervolgens veranderingen voordoen in het document, wordt de inhoudsopgave niet automatisch bijgewerkt. We doen dat door op de inhoudsopgave te klikken met de rechter muisknop: Kies dan voor Veld bijwerken: Vink In zijn geheel bijwerken aan. H. de Walle pagina 6

9 Klik op OK. De inhoudsopgave is dan weer bijgewerkt. 1.5 Index In Word is het mogelijk op een betrekkelijk eenvoudige manier een groot document van een trefwoordenregister of index te voorzien. Ga daarbij als volgt te werk: Maak een nieuw document. Vul dit snel met door te typen: =lorem(100,100) Druk op ENTER. Sla het document op als Hoofd. Maak een nieuw document. Typ daarin onder elkaar de trefwoorden die we in het register willen terugvinden. Maecenas purus tempus Aliquam Dit bestand wordt in Word een concordantiebestand genoemd. De woorden hoeven niet op alfabet. Indexering is wel hoofdlettergevoelig. Als we Tempus typen, wordt tempus niet in de index opgenomen. Sla dit document op als Index. Ga terug naar het document Hoofd. Ga in dit document achteraan staan. Druk op CTRL + ENTER. Ga naar de tab Verwijzingen Index invoegen. Klik daar op de knop Automarkeren... Open het bestand Index met de trefwoorden. Alle trefwoorden zullen nu automatisch gemarkeerd worden. H. de Walle pagina 7

10 Ga nu opnieuw naar tab Verwijzingen Index invoegen. Klik op OK. De index zal nu gegenereerd zijn. We zien dat gedurende het proces de Alineamarkeringen e.d. aangezet zijn. Dit kan weer uit door op in de tab Start op de knop te klikken. Als we later woorden gaan toevoegen aan het bestand Index of we breiden de tekst uit, dan zullen we de indexering opnieuw moeten uitvoeren. Ga naar de tab Verwijzingen Index invoegen. Klik daar op de knop Automarkeren... Open het bestand Index met de trefwoorden. Alle nieuwe trefwoorden of trefwoorden in nieuwe tekst zullen nu automatisch gemarkeerd worden. Ga vervolgens naar de index. Klik hier op met de rechter muisknop. Kies Veld bijwerken. H. de Walle pagina 8

11 De index is dan weer up to date. Opmerking Een concordantiebestand kan ook een document zijn met een tabel die uit twee kolommen bestaat. In de eerste kolom typen we dan de tekst van een item dat we willen markeren. Als een woord meermalen keren voorkomt in het document, hoeven we het maar één keer in het concordantiebestand op te nemen. In de tweede kolom type we dan het indexgegeven voor de tekst in de eerste kolom. Zo kan het voorkomen dat we in het document het woord kantlijn aantreffen, maar dat we dat als marge in de index willen opnemen. We typen dan in de eerste kolom kantlijn en in de tweede kolom marge. In alle andere gevallen is het woord in de eerste kolom hetzelfde als het woord in de tweede kolom. Alleen het woord marge zal dan in de index worden opgenomen. Voorbeeld van een concordantiebestand met een tabel met twee kolommen: kantlijn marge marge marge 1.6 Afbeeldingen comprimeren in Word Gebruiken we afbeeldingen in een document, dan is het wel zo slim om deze te comprimeren. Word slaat alle afbeeldingen die in een document gebruikt worden op in dat document. Zeker als we meerdere afbeeldingen gebruiken kan de bestandsgrootte van zo'n document flink oplopen. Pak even een plaatje via Internet of via een druk op PRT SCR. Plak dit plaatje in een document. Sla het document op. Bekijk de grootte ervan. Ga het plaatje nu bijsnijden door het plaatje aan te klikken. Kies de tab Opmaak Bijsnijden Bijsnijden. Snij het plaatje enigszins bij. Klik buiten het kader. Sla het document opnieuw op. Bekijk opnieuw de grootte ervan. Ga nu naar Bestand Opslaan als. H. de Walle pagina 9

12 Klik op Extra Afbeeldingen comprimeren. Vink Bijgesneden gebieden van afbeeldingen verwijderen. Vink bij Doeluitvoer bijvoorbeeld Documentresolutie gebruiken. Klik op OK. Bekijk opnieuw de grootte van het document. De omvang van het document zou nu flink kleiner moeten zijn. In ons geval liep de grootte terug van Kb naar 777 Kb. 1.7 Secties Inleiding Standaard is een document in Word 2010 één grote sectie. Dit betekent dat wanneer we kenmerken als paginanummering, papierformaat en kop- en voetteksten instellen, deze automatisch voor het hele document gelden. Als we een paginanummering zouden toevoegen, dan zou deze op elke pagina zichtbaar worden. Stel dat we geen paginanummering willen op de titelpagina en op[ de pagina s met de inhoudsopgave, maar pas vanaf hoofdstuk 1. Dan moeten we met secties gaan werken. De eerste sectie moet dan lopen tot aan hoofdstuk 1; sectie twee begint met hoofdstuk 1. We kunnen secties gebruiken om verschillende opmaakwijzigingen op verschillende pagina's in het document aan te brengen, waaronder: Paginanummering (ontkoppel de kop- of voettekst van de vorige sectie) Kop- en voetteksten (ontkoppel de kop- of voettekst van de vorige sectie) Papierformaat en afdrukstand Regelnummering Nummering van voetnoten en eindnoten H. de Walle pagina 10

13 Om het een en ander voorelkaar te krijgen, moeten we sectie-einden in gaan voegen Sectie-einden invoegen Als we een sectie-einde willen invoegen, klikken we op de tab Pagina-indeling Eindemarkeringen. Vervolgens kiezen we het sectie-einde dat we willen toevoegen. Met het sectie-einde Volgende pagina wordt de nieuwe sectie op de volgende pagina gestart. Met het sectie-einde Doorlopend wordt de nieuwe sectie op dezelfde pagina gestart. Een doorlopend sectie-einde is handig als we de opmaak willen wijzigen, zoals het aantal kolommen, zonder een nieuwe pagina te starten. Met het sectie-einde Even pagina of Oneven pagina wordt een nieuwe sectie gestart op de volgende pagina met een even of oneven paginanummer. Als we willen opgeven dat documenthoofdstukken altijd op een oneven pagina moeten beginnen, gebruiken we het sectie-einde Oneven pagina.\ Ga terug naar het document waaraan we de inhoudsopgave hebben toegevoegd. Ga achter de Inhoudsopgave staan. Ga naar Pagina-indeling Eindemarkeringen. Kies Sectie-einden Volgende pagina. Controleer of het gelukt is door Alles weergeven aan te zetten via de tab Start. Zet alles weergeven weer uit. H. de Walle pagina 11

14 1.7.3 Een kolomeinde invoegen Als we de indeling van een sectie willen wijzigen in kolommen, klikken we achtereenvolgens op Pagina-indeling, Kolommen en het gewenste aantal kolommen. We kunnen bijvoorbeeld een doorlopend sectie-einde toevoegen en een pagina met één kolom indelen als twee kolommen. Sectie die is opgemaakt als één kolom Sectie die is opgemaakt als twee kolommen Het sectie-einde is een soort afscheiding die de kolomopmaak afbakent. Als we echter een sectieeinde verwijderen, gaat de tekst erboven deel uitmaken van de sectie die zich onder het sectieeinde bevond en wordt deze hetzelfde opgemaakt. Bekijk nu het voorbeeld in bovenstaande afbeelding. Als we het sectie-einde tussen de eerste en tweede sectie verwijderen, wordt het gehele document opgemaakt in twee kolommen, omdat dit de opmaak is die onder het sectie-einde gebruikt is Een sectie-einde verwijderen We kunnen een sectie-einde eenvoudiger zoeken en verwijderen wanneer we Weergeven/verbergen inschakelen. Klik op de tab Start. Klik vervolgens op Alles weergeven om sectie-einden en alineamarkeringen weer te geven. Als we een sectie-einde willen verwijderen, schuiven we hierheen. Selecteer het sectie-einde door te slepen van de linker rand naar de rechter rand. Druk op DELETE. Wanneer we een sectie-einde verwijderen, wordt de tekst boven het sectie-einde onderdeel van de sectie onder het sectie-einde. De tekst is nu op dezelfde manier opgemaakt als de tekst onder het sectie-einde Een paginanummer toevoegen zonder andere informatie Als we op elke pagina snel een paginanummer willen, kunnen we snel een paginanummer toevoegen uit de galerie of kunnen we een aangepast paginanummer of een aangepast paginanummer inclusief het totaal aantal pagina's (pagina X van Y pagina's) maken. H. de Walle pagina 12

15 Een paginanummer toevoegen uit de galerie Ga door met het document met de Inhoudsopgave. Klik op de tab Invoegen in de groep Koptekst en voettekst op Paginanummer. Klik op de gewenste locatie voor het paginanummer: Onder aan pagina. Doorloop in de galerie de opties. Klik vervolgens op de gewenste indeling voor het paginanummer, bijv. alleen nummer 3. Om terug te keren naar de hoofdtekst van het document, klikken we op Koptekst en voettekst sluiten, op de tab Ontwerp (onder Hulpmiddelen voor kop- en voetteksten). Opmerking: In de galerie Paginanummer vinden we indelingen in de vorm pagina X van Y pagina's, waarbij Y het totale aantal pagina's van het document is Aparte kop- en voetteksten / paginanummers voor delen van het document We kunnen kop- en voetteksten / paginanummers toevoegen aan slechts een gedeelte van het document. Zo kunnen we ook verschillende paginanummerindelingen gebruiken in verschillende delen van het document. We kunnen bijvoorbeeld de nummering i, ii, iii gebruiken voor de inhoudsopgave en de inleiding, de nummering 1, 2, 3 voor de rest van het document en geen paginanummers voor de index. Ga door met het document met de Inhoudsopgave. Ga naar de pagina waar de eigenlijke tekst begint; dus na de inhoudsopgave. Dubbelklik in het voettekstgebied (onder aan de pagina). De tab Ontwerpen wordt geopend. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Navigatie op Aan vorige koppelen om de optie uit te schakelen. Als we het eerste nummer willen kiezen, klikken we achtereenvolgens op Paginanummer in de groep Koptekst en voettekst. Klik op Opmaak paginanummers. Klik in het vakje Beginnen bij. Vul 1 in. Vervolgens op OK. Als we willen terugkeren naar de hoofdtekst van het document, klikken we op Koptekst en voettekst sluiten op het tabblad Ontwerpen. Klik dan dubbel op de voettekst van het gedeelte met de Inhoudsopgave. Verwijder de paginanummering daar. Werk de Inhoudsopgave bij. H. de Walle pagina 13

16 1.8 Afbeeldingen Inleiding We kunnen een grote verscheidenheid aan bronnen gebruiken als we afbeeldingen willen invoegen in een document of willen kopiëren naar een document. We kunnen afbeeldingen bijvoorbeeld downloaden van een website, kopiëren vanaf een webpagina of invoegen vanuit een map waarin we onze afbeeldingen opslaat. Het is ook mogelijk om de manier waarop een afbeelding of illustratie wordt geplaatst ten opzichte van de tekst in een document, te wijzigen met de opdrachten Positie en Tekstterugloop Een afbeelding invoegen vanuit een bestand Ga door met het document met de Inhoudsopgave. Klik op de tab Invoegen in de groep Illustraties op Afbeelding. We krijgen dan: In de lijst met resultaten klikken we op de afbeelding die we willen invoegen. H. de Walle pagina 14

17 1.8.3 Een afbeelding met een hyperlink invoegen vanaf een webpagina Ga door met het document met de Inhoudsopgave. Ga naar Op de webpagina klikken we met de rechter muisknop op de gewenste afbeelding. Vervolgens klikken we op Kopiëren. In het Word-document klikken we met de rechter muisknop op de plaats waar we de afbeelding willen invoegen. Vervolgens klikken we op Plakken. 1.9 Tabellen Een tabel is een veelgebruikt middel voor opmaak. Met behulp van een tabel kunnen we stukken tekst redelijk exact plaatsen op een pagina. Vooral bij formulieren en schema s is een tabel een uiterst handig hulpmiddel. H. de Walle pagina 15

18 1.10 Bronnen Een bibliografie is een lijst van de bronnen die we bij het maken van het document geraadpleegd hebben of waaruit we geciteerd hebben. De bibliografie wordt gewoonlijk aan het eind van het document geplaatst. We kunnen in Word 2010 automatisch een bibliografie genereren op basis van de broninformatie die we voor het document aanleveren. Telkens wanneer we een nieuwe bron maken, wordt de broninformatie op onze computer opgeslagen, zodat we elke bron die we gemaakt hebben, kunnen terugvinden en gebruiken. H. de Walle pagina 16

19 We kunnen de gewenste bibliografiestijl kiezen en we kunnen nieuwe bibliografiestijlen toevoegen Een nieuwe bronvermelding en een nieuwe bron aan een document toevoegen Wanneer we een nieuw bronvermelding aan een document toevoegen, maken we ook een nieuwe bron die in de bibliografie wordt weergegeven. Klik op het tabblad Verwijzingen in de groep Citaten en bibliografie op de pijl naast Stijl. Klik op de stijl die we voor de bronvermelding en de bron willen gebruiken In documenten die betrekking hebben op sociale wetenschappen worden meestal de stijlen MLA of APA voor bronvermeldingen en bronnen gebruikt Klik aan het einde van de zin of de woordgroep waarvoor we een bronvermelding willen maken. Klik op het tabblad Verwijzingen in de groep Citaten en bibliografie op Bronvermelding invoegen. Ga op een van de volgende manieren te werk: Klik op Nieuwe bron toevoegen als we de broninformatie willen toevoegen. Klik op Nieuwe tijdelijke aanduiding toevoegen als we een tijdelijke aanduiding willen toevoegen zodat we een bronvermelding kunnen maken en later de broninformatie kunnen opgeven. Naast tijdelijke aanduidingen voor bronnen verschijnt in Bronbeheer een vraagteken. Begin met het invullen van de broninformatie door op de pijl naast Type bron te klikken. Uw bron kan bijvoorbeeld een boek, rapport of website zijn. Geef de bibliografische gegevens voor de bron op Een bron zoeken De lijst met bronnen die we raadplegen of waaruit we citeren kan behoorlijk lang worden. Soms kan het handig zijn om een bron die we in een ander document geciteerd hebben te zoeken met de opdracht Bronnen beheren. Klik op het tabblad Verwijzingen in de groep Citaten en bibliografie op Bronnen beheren. Als we een nieuw document openen dat nog geen bronvermeldingen bevat, worden alle bronnen die we in vorige documenten gebruikt hebben onder Hoofdlijst weergegeven. H. de Walle pagina 17

20 Als we een document openen dat bronvermeldingen bevat, worden de bronnen voor de bronvermeldingen onder Huidige lijst weergegeven. Alle bronnen die we in vorige documenten of in het huidige document gebruikt hebben, worden onder Hoofdlijst weergegeven. Als we een specifieke bron zoeken, gaan we op een van de volgende manieren te werk: Voer in het sorteervak een sorteerbewerking uit op auteur, titel, label of jaar en zoek in de lijst met resultaten naar de gewenste bron. Voer in het vak Zoeken de titel of auteur in van de bron die we zoeken. De lijst wordt dynamisch aan onze zoekcriteria aangepast. Opmerking: we kunnen in Bronbeheer op de knop Bladeren klikken als we een andere hoofdlijst willen selecteren waaruit we nieuwe bronnen in ons document kunnen importeren. We kunnen bijvoorbeeld een verbinding maken met een bestand op een gedeelde server, op de computer of server van een collega-onderzoeker of op een website van een universiteit of een onderzoeksinstituut Een tijdelijke aanduiding voor een bronvermelding bewerken Wellicht willen we een tijdelijke aanduiding voor een bronvermelding maken, waarbij we pas naderhand de volledige broninformatie invullen voor de bibliografie. Elke wijziging die we in een bron aanbrengen, wordt automatisch in de bibliografie verwerkt, mits we deze gemaakt hebben. Naast tijdelijke aanduidingen voor bronnen verschijnt in Bronbeheer een vraagteken. Klik op de tab Verwijzingen in de groep Citaten en bibliografie op Bronnen beheren. Klik onder Huidige lijst op de tijdelijke aanduiding die we willen bewerken. Opmerking: Tijdelijke aanduidingen voor bronnen verschijnen in Bronbeheer in alfabetische volgorde op basis van het label van de tijdelijke aanduiding, samen met alle andere bronnen. Standaard zijn labels van tijdelijke aanduidingen nummers, maar we kunnen deze labels aanpassen en vervangen door een label naar keuze. Klik op Bewerken. Begin met het invullen van de brongegevens door op de pijl naast Type bron te klikken. Onze bron kan bijvoorbeeld een boek, rapport of website zijn. Geef de bibliografische gegevens voor de bron op. Gebruik de knop Bewerken om velden in te vullen zodat we de namen niet in de juiste notatie hoeven in te voeren Een bibliografie maken Nadat we een of meer bronnen in een document ingevoegd hebben, kunnen we later op elk moment een bibliografie maken. Als we niet alle informatie over een bron hebben die nodig is om een volledige bronvermelding te maken, kunnen we een tijdelijke aanduiding voor een bronvermelding gebruiken en de broninformatie later voltooien. Opmerking: Tijdelijke aanduidingen voor bronvermeldingen worden niet in de bibliografie weergegeven. Klik op de locatie waar we een bibliografie willen invoegen. Meestal is dit aan het eind van een document. Klik op de tab Verwijzingen in de groep Citaten en bibliografie op Bibliografie. H. de Walle pagina 18

21 Klik op een van de vooraf ontwikkelde stijlen om de bibliografie in het document in te voegen. H. de Walle pagina 19

22 2 Navigeren door het document met het navigatievenster 2.1 Inleiding Zijn we op zoek naar tekst of een tabel in ons document? In het nieuwe navigatievenster kunnen we zoeken naar tekst, tabellen, grafieken, opmerkingen, voetnoten en vergelijkingen. We kunnen ook de structuur van het document in een oogopslag bekijken en we kunnen de structuur wijzigen door koppen binnen het navigatievenster te slepen. 2.2 Zoeken in het document In Word 2010 kunnen we het document doorzoeken met het navigatievenster Zoeken naar tekst We gaan door met ons document met de inhoudsopgave. Ga naar het tabblad Start. Klik in de groep Bewerken op Zoeken (of druk op Ctrl+F). Het navigatievenster wordt geopend. Typ in het vak Document zoeken de te zoeken tekst. Klik op een resultaat als je dit in het document wilt weergeven of blader door alle resultaten door op de pijlen Volgend zoekresultaat en Vorig zoekresultaat te klikken Zoeken naar andere documentelementen Ga als volgt te werk voor het zoeken naar een tabel, grafiek, commentaar, voetnoot of eindnoot: Ga naar het tabblad Start. Klik in de groep Bewerken op Zoeken (of druk op Ctrl+F). Het navigatievenster wordt geopend. Klik op de pijl naast het vergrootglas. Klik op de gewenste optie. Klik op een resultaat als je dit in het document wilt weergeven of blader door alle resultaten door op de pijlen Volgend zoekresultaat en Vorig zoekresultaat te klikken Zoeken en vervangen Ga naar het tabblad Start. Klik in de groep Bewerken op Vervangen. Typ in het vak Zoeken naar de te zoeken tekst. Typ in het vak Vervangen door de vervangende tekst. Klik op Volgende zoeken. Voer één van de volgende handelingen uit: Als we de gemarkeerde tekst willen vervangen, klikken we op Vervangen. Als we alle vindplaatsen van de tekst willen vervangen in het document, klikken we op Alles vervangen. Als we deze vindplaats van de tekst willen overslaan en naar de volgende vindplaats willen gaan, klikken we op Volgende zoeken. H. de Walle pagina 20

23 2.2.4 Meer zoekopties Ga als volgt te werk voor het oude dialoogvenster Zoeken met alle bijbehorende opties: Ga naar het tabblad Start. Klik in de groep Bewerken op de pijl naast Zoeken. Klik op Geavanceerd zoeken. Klik in het navigatievenster op de pijl naast het vergrootglas. Klik op Geavanceerd zoeken. Opmerking: Als we alleen een basisoptie nodig hebben, zoals Identieke hoofdletters/kleine letters, kunnen we op de pijl naast het vergrootglas klikken en op Opties klikken. 2.3 De documentstructuur weergeven In het navigatievenster kunnen we miniatuurafbeeldingen van de documentpagina's weergeven of door het document bladeren op basis van koppen. Pas kopstijlen toe als we van kop naar kop willen kunnen bladeren Miniatuurafbeeldingen van pagina's weergeven Ga door met het document met de Inhoudsopgave. Ga naar het tabblad Weergave. Schakel in de groep Weergeven het selectievakje Navigatievenster in. Klik in het navigatievenster op het tabblad Door de pagina's in uw document bladeren. Als we naar een pagina in het document willen gaan, klikken we op de miniatuurafbeelding Bladeren door koppen Klik in het navigatievenster op de knop Door de koppen in uw document bladeren. H. de Walle pagina 21

24 Als we naar een kop in het document willen gaan, klikken we op de kop. Als we een subkop willen weergeven of verbergen, klikken we op de driehoek naast de bijbehorende kop De documentstructuur wijzigen We kunnen onderdelen van het document verplaatsen door deze in het navigatievenster te slepen. We kunnen ook het niveau van koppen wijzigen en nieuwe koppen toevoegen. Ga door met het document met de Inhoudsopgave. Ga naar het tabblad Weergave. Schakel in de groep Weergeven het selectievakje Navigatievenster in. Klik in het navigatievenster op het tabblad Door de koppen in uw document bladeren. Ga op een van de volgende manieren te werk: Als we een gedeelte van het document willen verplaatsen, klikken we op de kop en slepen we deze naar een nieuwe locatie. Als we de kop willen wijzigen in een hoger of lager niveau, klikken we met de rechtermuisknop op de kop en klikken we op Niveau verhogen of Niveau verlagen. H. de Walle pagina 22

25 Als we een koptekst willen toevoegen, klikken we op Nieuwe kop voor of Nieuwe kop na. H. de Walle pagina 23

26 3 Overzichtsweergave Een lang document bestaat uit hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen. Zo kan een rapport over Mobiliteit bestaan uit hoofdstukken en paragrafen zoals we in de afbeelding kunnen zien. We kunnen dit zichtbaar maken via de Overzichtsweergave. We kunnen zelfs overwegen bij het schrijven van een rapport met deze Overzichtsweergave te beginnen. Maak een nieuw document. Schakel naar de Overzichtsweergave via de tab Beeld Overzicht (of gebruik het kleine knopje Overzicht rechts onderin het scherm). Word plaatst een extra tab op het scherm met pijlen en cijfers. Typ de titel van het eerste hoofdstuk, Mobiliteit in Nederland. Druk op ENTER. Typ de titel van het tweede hoofdstuk, Openbaar vervoer. Druk op ENTER. Dit hoofdstuk kent drie paragrafen en twee sub paragrafen. Druk op de toets Tab om een niveauverandering aan te geven. We zien dat nu dat Niveau 2 in beeld komt en dat voor het hoofdstuk een plusteken is verschenen om de beschikbaarheid van meer niveaus aan te geven. Typ de titel van de paragraaf, Bus. Druk op ENTER. Typ de titel van de paragraaf, Trein. Druk op ENTER. Druk op de toets Tab voor het derde niveau. Typ NS. Druk op ENTER. Typ Arriva. Druk op ENTER. Gebruik de toets combinatie SHIFT+TAB voor een vorig niveau. Typ Metro. Druk op ENTER. Typ op dezelfde manier de titels van de andere hoofdstukken en paragrafen. Als we de hoofdstukken en paragrafen willen nummeren of elk hoofdstuk op een nieuwe bladzijde laten beginnen, dan moeten we de stijl Kop 1 aanpassen 3.1 Overzichtsweergave en afdrukweergave In een groot document kunnen we via de Overzichtsweergave eenvoudig de cursor naar een bepaald invoegpunt in het document verplaatsen. H. de Walle pagina 24

27 Plaats de cursor achter de laatste letter van Metro. Toon de Afdrukweergave via het menu Beeld Afdrukweergave (of gebruik het kleine knopje Afdrukweergave rechts onderin het scherm). De cursor staat nog steeds achter Metro. Druk op ENTER. Typ wat tekst. De tekst na een titel heeft automatisch de stijl Standaard. Schakel terug naar de Overzichtsweergave. 3.2 Weergeven niveaus Door het gebruik van de stijlen Kop 1, Kop 2, etc. kunnen we in de Overzichtsweergave naar believen alleen de titels van de hoofdstukken tonen of meerdere niveaus tegelijk. Klik in de tab achter Niveau weergeven op niveau 1. Alleen de titels van de hoofdstukken worden getoond. Klik ook op niveau 2 en op niveau 3. Klik op Alle niveaus om ook de tekst van het document te zien. 3.3 Verplaatsen van tekst Een groot voordeel van het gebruik van de Overzichtsweergave wordt bij het verplaatsen van een paragraaf in het document duidelijk. Besluiten we dat de paragraaf Metro beter aansluit bij de paragraaf Bus, dan moeten we in de Afdrukweergave de titel én de bijbehorende tekst selecteren om deze selectie te verplaatsen. In de Overzichtsweergave is het verplaatsen van de titel voldoende. De tekst gaat automatisch mee. Klik op de knop niveau 2. Klik voor de titel Metro in de kantlijn om de regel te selecteren. Klik op Knippen. Plaats de cursor voor de T van de titel Trein. Klik op Plakken. Klik op Alle niveaus. Constateer via Afdrukweergave dat door het verplaatsen van de titel ook de tekst verplaatst is. H. de Walle pagina 25

28 4 Navigeren met het bladerobject We vinden het bladerobject rechts onderin. Aan weerskanten van dit object vinden we dubbele pijlpunten. Door te klikken op deze dubbele pijlpunten navigeren we door het document volgens de instelling van het bladerobject. Als we op dit object klikken, verschijnen er een 12-tal opties. Bladeren per veld. Bladeren per eindnoot. Bladeren per voetnoot. Bladeren per opmerking. Bladeren per sectie. Bladeren per pagina. Ga naar Zoeken Bladeren per bewerking Bladeren per kop. Bladeren per afbeelding. Bladeren per tabel. De standaard optie is Bladeren per pagina. Bij een andere keuze worden de dubbele pijlpunten blauw van kleur. H. de Walle pagina 26

29 5 Wijzigingen bijhouden Tekstverwerking bij uitstek, maar nog niet door iedereen gebruikt. Wat doet deze optie? Ze zorgt ervoor dat alle veranderingen die we in een bestaande tekst aanbrengen, gemarkeerd worden. Hoe zetten we de optie aan? Maak even een document met de =lorem(10,10) formule. Via de tab Controleren Wijzigingen bijhouden komen we in dit venster: Daar klikken we de bovenste optie aan. Via Opties voor bijhouden wijzigingen komen we in het volgende venster waar we kleuren en markeringen kunnen instellen. Nadat we in de tekst de nodige veranderingen aangebracht hebben, kunnen we redacteur worden door te kiezen voor Controle Wijzigingen bijhouden Accepteren of Negeren aan te klikken. H. de Walle pagina 27

30 6 Vergelijken van documenten 6.1 Met zwartregel Met de optie Zwartregel kunnen we twee documenten met elkaar vergelijken en uitsluitend de wijzigingen tussen beide documenten weergeven. De documenten die met elkaar worden vergeleken, worden niet gewijzigd. De resultaten van dit type vergelijking worden standaard weergegeven in een nieuw, derde document. Als we wijzigingen van verschillende revisoren met elkaar willen vergelijken, selecteren we niet deze optie, maar kiezen we Revisies van verschillende auteurs combineren in één enkel document. Maak opnieuw een document met de =lorem(10,10) formule. We gaan nu naar Klik op het tabblad Controleren in de groep Vergelijken op Vergelijken. Klik op Twee versies van een document vergelijken (zwartregel). Ga onder Oorspronkelijk document naar het document dat we als oorspronkelijk document willen gebruiken. Blader onder Gereviseerd document naar het andere document dat we met het oorspronkelijke document willen vergelijken. Klik op Meer. Selecteer de instellingen voor wat we in de documenten willen vergelijken. Geef onder Wijzigingen weergeven aan of we wijzigingen op teken- of woordniveau willen weergeven. Als we wijzigingen niet in een derde document willen weergeven, geven we op in welk document de wijzigingen moeten worden weergegeven. Klik op OK. Als voor een van beide documenten al bijgehouden wijzigingen bestaan, verschijnt er in Microsoft Word een berichtvenster. Klik op Ja als we de wijzigingen willen accepteren en de documenten met elkaar wilt vergelijken. Er wordt een nieuw, derde document weergegeven. Hierin worden bijgehouden wijzigingen in het oorspronkelijke document geaccepteerd en worden wijzigingen in het gereviseerde document als bijgehouden wijzigingen weergegeven. De brondocumenten die met elkaar worden vergeleken, worden niet gewijzigd. 6.2 Opmerkingen en wijzigingen van verschillende documenten samenvoegen Als we een document ter revisie naar verschillende revisoren zenden en elke revisor het document vervolgens terugstuurt, kunnen we de documenten twee aan twee combineren, totdat we alle wijzigingen van de revisoren in één document hebben samengebracht. Klik op het tabblad Controleren in de groep Vergelijken op Vergelijken. H. de Walle pagina 28

31 Klik op Revisies van verschillende auteurs combineren. Onder Oorspronkelijk document klikken we op de naam van het document waarin we de wijzigingen uit meerdere bronnen willen combineren. Als het document niet in de lijst voorkomt, klikken we op Zoeken naar oorspronkelijk document. Onder Gereviseerd document zoeken we naar het document dat de wijzigingen van één van de revisoren bevat. Klik op Meer. Onder Wijzigingen weergeven selecteren we de opties voor wat we in de documenten willen vergelijken. In Word worden de wijzigingen standaard als wijzigingen van het hele woord weergegeven. Als we bijvoorbeeld het woord tafel veranderen in tafels, wordt het hele woord tafels als gewijzigd woord weergegeven en niet alleen het teken s. Onder Wijzigingen weergeven in klikken we op Oorspronkelijk document. Klik op OK. Als we in de groep Vergelijken op Brondocumenten verbergen of op Brondocumenten weergeven klikken, kunnen we daarmee wijzigen welke documenten op het scherm worden weergegeven wanneer we op OK klikken. Herhaal de stappen. Alle wijzigingen worden dan in het oorspronkelijke document samengevoegd. Opmerking: Er kan slechts één set opmaakwijzigingen tegelijkertijd worden opgeslagen. Bij het samenvoegen van meerdere documenten wordt daarom soms gevraagd of we de opmaak van het oorspronkelijke document willen behouden of de opmaak van het bewerkte document willen gebruiken. Als we geen opmaakwijzigingen willen bijhouden, schakelen we het selectievakje Opmaak in het dialoogvenster Documenten vergelijken en samenvoegen uit. H. de Walle pagina 29

32 7 Koppelingen Excel 7.1 Gewoon koppelen Een gedeelte van een Excel werkblad kan gewoon via kopiëren en plakken naar Word worden overgebracht. De data zijn dan niet gekoppeld. Worden gegevens in Excel bijgewerkt, dan krijgt het Word document dit niet mee. 7.2 Plakken speciaal Een gedeelte van een Excel werkblad kunnen we ook aan Word koppelen zodat de data wel worden bijgewerkt bij verandering in Excel. Ga door met het document met de inhoudsopgave. Maak een Excel document. Vul even wat cijfers in. Selecteer het stuk in Excel dat de cijfers bevat. Druk op CTRL + C. Ga naar het Word document. kies vervolgens via de tab Start Plakken Plakken speciaal: Daar kiezen we voor Koppeling plakken en daarna bijvoorbeeld voor Microsoft Excel-werkblad-object. We krijgen dan zoiets: H. de Walle pagina 30

33 8 Versies beheren: een eerdere versie herstellen 8.1 Autoherstel De computer loopt wel eens vast. De stroom valt uit. Soms sluiten mensen een bestand per ongeluk zonder het op te slaan. Wanneer zoiets gebeurt, moeten we ervoor zorgen dat AutoHerstel en Automatisch opslaan zijn ingeschakeld om te voorkomen dat al ons werk verloren gaat. Klik op Bestand Opties Opslaan. Controleer of het selectievakje Elke x minuten AutoHerstel-informatie opslaan is ingeschakeld. Als de optie AutoHerstel is ingeschakeld, kunnen we automatisch versies van ons bestand opslaan terwijl we hieraan werken. De manier waarop we een bestand herstellen, is afhankelijk van wanneer we dit opgeslagen hebben. 8.2 We hebben het bestand opgeslagen Open het bestand waarin we werkten. Klik op Bestand Info. Klik onder Versies op het bestand met het label (wanneer ik zonder op te slaan heb afgesloten). Klik in de gele balk boven aan het bestand op Herstellen om eerder opgeslagen versies te overschrijven. Tip We kunnen in Word ook versies vergelijken door op Vergelijken te klikken in plaats van op Herstellen. H. de Walle pagina 31

34 8.3 We hebben het bestand niet opgeslagen Klik op Bestand Info Versies beheren Niet-opgeslagen documenten herstellen in Word. Selecteer het bestand. Klik vervolgens op Openen. Klik in de gele balk boven aan het bestand op Opslaan als om het bestand op te slaan. H. de Walle pagina 32