DELEGATIE VAN EMISSIEBEVOEGDHEID. Onderzoek in opdracht van Eumedion naar de delegatie van emissiebevoegdheid bij beursgenoteerde vennootschappen

Transcriptie

1 DELEGATIE VAN EMISSIEBEVOEGDHEID Onderzoek in opdracht van Eumedion naar de delegatie van emissiebevoegdheid bij beursgenoteerde vennootschappen

2 SERIE VANWEGE HET VAN DER HEIJDEN INSTITUUT TE NIJMEGEN ONDER LEIDING VAN PROF. MR. J.M.M. MAEIJER PROF. MR. H.M.N. SCHONIS PROF. MR. F.J.P. VAN DEN INGH PROF. MR. G. VAN SOLINGE PROF. MR. M. VAN OLFFEN PROF. MR. M.P. NIEUWE WEME DEEL 96

3 DELEGATIE VAN EMISSIEBEVOEGDHEID Onderzoek in opdracht van Eumedion naar de delegatie van emissiebevoegdheid bij beursgenoteerde vennootschappen MR. P.J. VAN DER KORST PROF. MR. M.P. NIEUWE WEME PROF. MR. G. VAN SOLINGE KLUWER DEVENTER 2008

4 ISBN NUR , P.J. van der Korst, M.P. Nieuwe Weme, G. van Solinge 2008, Eumedion. Auteursrechten voorbehouden Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande toestemming van de uitgever worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt. Voorzover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van art. 16h t/m 16m Auteurs - wet 1912 jo. Besluit van 27 november 2002, Stb. 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoeding te voldoen aan de Stichting Reprorecht Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor gevolgen hiervan. Kluwer BV legt de gegevens van abonnees vast voor de uitvoering van de (abonnements)overeenkomst. De gegevens kunnen door Kluwer, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft, kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op of opvragen via telefoonnummer

5 VOORWOORD Eumedion, de belangenorganisatie van institutionele beleggers op het terrein van corporate governance ( heeft het Van der Heijden Instituut verzocht onderzoek te verrichten naar het verschijnsel delegatie van emissiebevoegdheid. Het betreft de in artikel 2:96 BW geregelde mogelijkheid voor de algemene vergadering van aandeelhouders van de beursvennootschap om te besluiten een ander vennootschapsorgaan (meestal het bestuur) aan te wijzen als het orgaan dat bevoegd is tot het besluit tot uitgifte van aandelen. Het doel van het onderzoek was het verkrijgen van inzicht in de market practice betreffende deze delegatie in Nederland en in enkele buitenlandse jurisdicties om vervolgens mede op basis daarvan de best practice voor Nederlandse beursvennootschappen vast te stellen. Het onderzoek is uitgevoerd door mr. P.J. van der Korst, universitair docent ondernemingsrecht bij het Van der Heijden Instituut en advocaat te Amsterdam, prof. mr. M.P. Nieuwe Weme, hoogleraar ondernemingsrecht bij het Van der Heijden Instituut en raadsheer-plaatsvervanger bij het Gerechtshof Amsterdam (Ondernemingskamer) en prof. mr. G. van Solinge, hoogleraar ondernemingsrecht bij het Van der Heijden Instituut en advocaat te Amsterdam. Het onderzoek bestond uit een juridische analyse van de relevante wet- en regelgeving in de betrokken jurisdicties en een empirisch onderzoek naar de wijze waarop deze wet- en regelgeving in de praktijk wordt toegepast. De onderzochte jurisdicties zijn: Nederland, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en de Verenigde Staten. Het empirische onderzoek had betrekking op 36 Nederlandse beursvennootschappen (12 AEX, 12 Midcap en 12 Smallcap) en 48 buitenlandse beursvennootschappen (12 per onderzochte jurisdictie). Bij het juridische en empirische onderzoek zijn de volgende deelonderwerpen onderscheiden: (1) bij de delegatie betrokken or - ganen, (2) agendering en toelichting, (3) maximum aantal uit te geven gewone aandelen, (4) delegatieperiode, (5) toegestane uitgiftekoers, (6) uitsluiting en beperking van voorkeursrecht en (7) beschermingspreferente aandelen. Met veel genoegen nemen wij dit rapport in onze Serie op. De studie past in de traditie van het Van der Heijden Instituut om onderzoek te doen naar de werking van regelgeving. De auteurs hebben een diepgaande juridische en empirische studie verricht op het gebied van uitgifte van aandelen. De geformuleerde best practice heeft zowel oog voor de belangen van de beursvennootschappen als die van de kapitaalverschaffers. De studie draagt bij aan een beter inzicht in de behandelde problematiek en een verbetering van de Nederlandse corporate governance. Wij verwachten dat dit rapport voor Eumedion, de bij haar aangesloten institutionele beleggers en andere kapitaalverschaffers, beursvennootschappen, anderen in de praktijk voor wie V

6 Voorwoord het ondernemingsrecht van belang is en ook de rechtswetenschap, een richtsnoer voor toekomstig handelen of een waardevolle informatiebron kan zijn. Eumedion heeft de bij haar aangesloten institutionele beleggers inmiddels geadviseerd om te bewerkstelligen dat beursvennootschappen gaan handelen conform de in dit rapport geformuleerde best practice. Het onderzoek is eind 2007 afgerond. J.M.M. Maeijer H.M.N. Schonis F.J.P. van den Ingh G. van Solinge M. van Olffen M.P. Nieuwe Weme VI

7 INHOUD Voorwoord Afkortingen V XI Samenvatting I Onderwerp, doel en methode van onderzoek XIII II Market practice XIV III Best practice XV English summary I Subject, purpose and method of research XIX II Market practice XX III Best practice XX 1. Onderzoeksopdracht en verantwoording 1.1 Onderzoeksopdracht Methodologische verantwoording Inleiding Juridisch onderzoek Empirisch onderzoek Opzet rapport Onderzochte vennootschappen en onderzoeksperiode Eerder onderzoek Terminologie 5 2. Algemeen juridisch kader 2.1 Wettelijk kader Europees recht Wet- en regelgeving in Nederland 8 a. Wetgeving 8 b. Beursregels Wet- en regelgeving in Duitsland 10 a. Wetgeving 10 b. Beursregels 11 VII

8 Inhoud Wet- en regelgeving in het Verenigd Koninkrijk 12 a. Wetgeving 12 b. Beursregels Wet- en regelgeving in Frankrijk 14 a. Wetgeving 14 b. Beursregels Wet- en regelgeving in de Verenigde Staten 15 a. Wetgeving 15 b. Beursregels Richtlijnen Corporate governance-regels Gedragsrichtlijnen en verslaglegging institutionele beleggers Stemadviezen Bij delegatie betrokken organen 3.1 Juridisch kader Nederlands recht Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice Agendering en toelichting 4.1 Juridisch kader Nederlands recht Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice Maximum aantal uit te geven aandelen 5.1 Juridisch kader Nederlands recht Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice 37 VIII

9 Inhoud 6. Delegatieperiode 6.1 Juridisch kader Nederlands recht Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice Toegestane uitgiftekoers 7.1 Juridisch kader Nederlands recht Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice Uitsluiting en beperking van voorkeursrecht 8.1 Juridisch kader Nederlands recht Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice Beschermingspreferente aandelen 9.1 Juridisch kader Nederlands recht 53 a. Inleiding 53 b. Tijdelijk karakter 54 c. Onafhankelijkheid stichtingsbestuur 57 d. Call- en putoptie Overige jurisdicties Richtlijnen Market practice Nederland Overige jurisdicties Best practice 61 IX

10 Inhoud Literatuur 63 Jurisprudentie 69 Bijlage I Wet- en regelgeving en richtlijnen 73 Bijlage II Onderzochte vennootschappen 89 Bijlage III Conclusies/samenvattingen van eerder onderzoek 93 X

11 AFKORTINGEN AFEP Association Française des Entreprises Privées AG AktienGeschellschaft AktG AktienGesetz AvA algemene vergadering van aandeelhouders BW Burgerlijk Wetboek DCGS Dutch Corporate Governance Services HR Hoge Raad der Nederlanden ICGN International Corporate Governance Network Inc. Incorporation ISS Institutional Shareholder Services JOR Jurisprudentie Onderneming & Recht LSE London Stock Exchange MBCA Model Business Corporation Act MEDEF Mouvement des Enterprises de France NJ Nederlandse Jurisprudentie NJB Nederlands Juristenblad NV Naamloze Vennootschap NYSE New York Stock Exchange OESO Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling OK Ondernemingskamer van het Gerechtshof te Amsterdam Ondernemingsrecht Ondernemingsrecht (De Naamloze Vennootschap/TVVS) PbEG Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen PLC Public Limited Company RvC raad van commissarissen SA Société Anonyme SCGOP Stichting Corporate Governance Onderzoek voor Pensioenfondsen SEC Securities and Exchange Commission Stb. Staatsblad Stcrt. Staatscourant TOP Tijdschrift voor de Ondernemingsrechtpraktijk VEB Vereniging van Effectenbezitters VEUO Vereniging Effecten Uitgevende Ondernemingen VS Verenigde Staten van Amerika WED Wet op de economische delicten Wft Wet op het financieel toezicht XI

12

13 SAMENVATTING I Onderwerp, doel en methode van onderzoek Dit onderzoek is verricht in opdracht van Eumedion. Het onderwerp is delegatie van de bevoegdheid om te besluiten tot uitgifte van aandelen en daarmee samenhangend de bevoegdheid tot het beperken of uitsluiten van voorkeursrechten op uit te geven aandelen door de aandeelhoudersvergadering van beursgenoteerde vennootschappen. De doelstelling is het verkrijgen van inzicht in market practice betreffende deze delegatie in Nederland en parallel daaraan een aantal buitenlandse jurisdicties om op basis daarvan best practice voor Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen vast te stellen. Market practice is een beschrijving van de meest gangbare praktijk, volgend uit de onderzoeksresultaten. Best practice is de nadere invulling van de algemene beginselen van goede corporate governance gebaseerd op wetgeving, jurisprudentie, corporate governance-richtlijnen en market practice. Er kunnen valide redenen zijn om van deze best practice af te wijken. Die redenen kunnen zijn gelegen in bijvoorbeeld het aandeelhoudersbestand of de structuur van de vennootschap zelf, maar ook in de marktpositie van de betrokken onderneming of in de markt waarbinnen de onderneming opereert. Het bestuur dient voorgestelde afwijkingen van best practice toe te lichten, zodat de aandeelhouders zich een oordeel kunnen vormen over de wenselijkheid van deze afwijkingen. Market practice is vastgesteld op basis van de uitkomsten van het in dit rapport weergegeven empirische onderzoek met betrekking tot de jaarvergaderingen in 2007 en is per onderwerp opgenomen in par. 2 van ieder der hoofdstukken 3 tot en met 9. Best practice en de onderbouwing daarvan zijn per onderwerp opgenomen in par. 3 van ieder der hoofdstukken 3 tot en met 9. Het empirische onderzoek richtte zich op 36 Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen, te weten twaalf vennootschappen in de onderzoeksperiode behorend tot de AEX-Index, AMX ( Midcap ) respectievelijk AMS ( Smallcap ). Bij de keuze van vennootschappen is daarnaast een spreiding in branches gehanteerd. Met deze criteria is beoogd een representatief beeld te krijgen naar marktkapitalisatie en naar de aard van de ondernemingen. In de andere jurisdicties (Duitsland, het Verenigd Ko - ninkrijk, Frankrijk en de Verenigde Staten) zijn twaalf vennootschappen per jurisdic- XIII

14 Samenvatting tie onderzocht. De lijst van onderzochte vennootschappen is opgenomen als Bijlage II. Het onderzoek is afgerond eind december II Market practice Market practice inzake delegatie van emissiebevoegdheid in Nederland heeft het afgelopen decennium een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Uit onderzoek door Dutch Corporate Governance Services (DCGS) in 1997 bleek dat destijds de verreweg meest gebruikelijke periode waartoe het bestuur tot emissie werd gemachtigd drie tot vijf jaar bedroeg (par ). De huidige market practice is een delegatieperiode van achttien maanden (par ). Uit hetzelfde onderzoek van DCGS bleek dat het maximaal aantal uit te geven aandelen op grond van gedelegeerde emissiebevoegdheid in 1997 in de meeste gevallen neerkwam op het totale nog niet geplaatste kapitaal (par ). De huidige market practice is een machtiging tot uitgifte van gewone aandelen tot maximaal 10% van het geplaatste kapitaal na uitgifte, te verhogen tot 20% in geval van uitgifte in het kader van een fusie of overname (par ). Uit onderzoek door de Erasmus Universiteit Rotterdam over de besluitvorming in aan deelhoudersvergaderingen van Nederlandse beursgenoteerde vennootschappen in de periode 1998 tot en met 2002 bleek dat voorstellen inzake delegatie van emissiebevoegdheid en uitsluiting van het voorkeursrecht verreweg de meeste weerstand opriepen bij aandeelhouders, zij het dat maar in een zeer beperkt aantal gevallen een voorstel van bestuur en de raad van commissarissen (RvC) daartoe is verworpen door de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) of is ingetrokken (par ). Dit beeld wordt bevestigd door de rapporten van de Monitoring Commissie Cor - porate Governance Code uit december 2006 en december 2007 (par ). Uit deze onderzoeken blijkt dat tijdens aandeelhoudersvergaderingen een relatief hoog percentage tegenstemmen werd uitgebracht tegen voorstellen tot machtiging tot uitgifte van aandelen (in 2005: 13,01%, in 2006: 10% en in 2007: 6,62%) en tegen voorstellen tot (machtiging tot) uitsluiting of beperking van het voorkeursrecht van aandeelhouders (in 2005: 12,6%, in 2006: 6,03% en in 2007: 5,92%). Alleen voorstellen tot dividendbeleid leidden in 2007 tot een hoger percentage tegenstemmen (13,74%). Uit het onderhavige onderzoek blijkt dat in 2007 bij 27 van de 36 onderzochte Ne - derlandse vennootschappen delegatie van emissiebevoegdheid was geagendeerd. Het ging daarbij in totaal om 32 agendapunten omdat in vijf gevallen sprake was van een gesplitst agendapunt voor gewone aandelen respectievelijk preferente aandelen. Het voorstel tot delegatie van emissiebevoegdheid voor aandelen is in alle gevallen aangenomen. Bij acht van de negen overige vennootschappen was sprake van een vóór 2007 verleende delegatie die in 2007 nog van kracht was (par ). XIV

15 Samenvatting III Best practice Uitgangspunten De hierna opgenomen best practice-aanbevelingen hebben als uitgangspunt dat het ter discretie van de aandeelhoudersvergadering (AvA) is om al dan niet te besluiten tot delegatie van emissiebevoegdheid en van de bevoegdheid om voorkeursrechten te beperken of uit te sluiten. De AvA moet in staat worden gesteld om tot een geïnformeerde en afgewogen besluitvorming daarover te komen. De best practice-aanbevelingen richten zich dan ook voor een belangrijk deel op (a) een eenduidige en afdoende toelichting op een daartoe strekkend voorstel en (b) een uitsplitsing van agendapunten op grond van de onderscheiden vormen van delegatie (zoals gewone aandelen, financieringspreferente aandelen, beschermingspreferente aandelen en aandelen in het kader van personeelsparticipatieplannen). Als een voorstel tot delegatie afwijkt van één of meer best practice-aanbevelingen dient dat in de toelichting te worden gemotiveerd. a. Bij delegatie betrokken organen (zie par. 3.3) Het ligt gezien de wettelijke taak- en bevoegdheidsverdeling binnen de vennootschap het meest voor de hand dat in geval van delegatie van emissiebevoegdheid het bestuur daartoe door de AvA wordt aangewezen. Om dezelfde reden dient statutair of in het delegatiebesluit vast te liggen dat aandelenuitgifte op basis van deze delegatie de voorafgaande goedkeuring van de RvC vereist. In het delegatiebesluit kan worden opgenomen onder welke omstandigheden emissie op basis van deze delegatie niet de voorafgaande goedkeuring van de RvC vereist, zoals emissie in het kader van een door de AvA goedgekeurd personeelsparticipatieplan. Er is geen reden om delegatie door de AvA van haar wettelijke bevoegdheden te onderwerpen aan goedkeuring van een ander vennootschapsorgaan zoals van de RvC. b. Agendering en toelichting (zie par. 4.3) Bij het voorstel tot delegatie van emissiebevoegdheid dient een toelichting openbaar te worden gemaakt waarin de motieven voor dit voorstel en de voorwaarden voor uitoefening van de te delegeren bevoegdheid (waaronder het maximum aantal uit te geven aandelen, de delegatieperiode en de wijze van vaststelling van de uitgiftekoers) uiteen worden gezet. Deze toelichting dient op de website van de vennootschap te worden geplaatst en ten kantore van de vennootschap ter kennisneming te worden neergelegd. In geval van delegatie van emissiebevoegdheid voor verschillende soorten aandelen dienen deze voorstellen afzonderlijk te worden geagendeerd en toegelicht. In geval van delegatie van emissiebevoegdheid met verschillende doelstellingen (zo - als beoogde acquisities of personeelsparticipatieplannen) dienen deze doelstellingen in de toelichting te worden gespecificeerd en dient delegatie van emissiebe- XV

16 Samenvatting voegdheid van aandelen in dezelfde klasse met verschillende doelstellingen afzonderlijk te worden geagendeerd. c. Maximum aantal uit te geven aandelen (zie par. 5.3) Het maximum aantal gewone aandelen of financieringspreferente aandelen uit te geven op basis van het delegatiebesluit dient te zijn afgestemd op de redelijkerwijs te verwachten financieringsbehoefte van de vennootschap (zoals wegens acquisities of reorganisaties) gedurende de periode waarvoor de delegatie wordt gevraagd. In de toelichting bij het voorstel dient dit maximum aantal te worden ge - motiveerd. Als geen materiële financieringsbehoefte in de beoogde delegatieperiode is voorzien, dient een machtiging tot uitgifte van gewone aandelen of financieringspreferente aandelen te strekken tot uitgifte van maximaal 10% van het geplaatste kapitaal na uitgifte. d. Delegatieperiode (zie par. 6.3) Delegatie van emissiebevoegdheid dient te worden verleend voor een periode van maximaal achttien maanden vanaf het moment van het delegatiebesluit. Het delegatiebesluit dient te vermelden of de door de AvA verschafte delegatie door haar kan worden ingetrokken. In geval van een nog lopende delegatieperiode dient het voorstel te worden geformuleerd als een verlenging van deze lopende delegatie, ter voorkoming van onduidelijkheid of de lopende delegatie naast de te verlenen delegatie blijft bestaan. e. Toegestane uitgiftekoers (zie par. 7.3) Het is de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van het bestuur als orgaan aan wie de emissiebevoegdheid is gedelegeerd en van de RvC als toezichthoudend orgaan om de uitgiftekoers zodanig te bepalen dat alle betrokken belangen, waaronder met name de belangen van aandeelhouders, in acht worden genomen. Indien de uitgiftekoers materieel (dat wil zeggen meer dan 10%) lager is dan de gemiddelde beurskoers van het betrokken aandeel over de voorafgaande periode van drie maanden, dan dient het bestuur dit via een persbericht en op de website van de vennootschap te melden met een toelichting op deze uitgiftekoers. Het belang van aandeelhouders tegen verwatering als gevolg van een te lage uitgiftekoers wordt beschermd door hun wettelijk voorkeursrecht, waarbij wordt verwezen naar de aanbeveling onder f. f. Uitsluiting en beperking van voorkeursrecht (zie par. 8.3) Een aandelenemissie tegen een inbreng lager dan de beurskoers op het moment van emissie benadeelt houders van reeds uitgegeven aandelen, aangezien emissie tegen lagere inbreng leidt tot waardedaling van hun aandelen. Het wettelijk voorkeursrecht respectievelijk de verhandelbare claim die zij in dat kader ontvangen beschermt hen daartegen respectievelijk compenseert die waardedaling. Als naast XVI

17 Samenvatting de emissiebevoegdheid ook de bevoegdheid tot het uitsluiten of beperken van het voorkeursrecht aan het bestuur wordt gedelegeerd valt deze waarborg weg. Een zodanig gecombineerd delegatiebesluit dient er daarom in te voorzien dat: (i) bij het uitoefenen door het bestuur van deze beide bevoegdheden de waarde van de inbreng niet meer dan 10% lager is dan de gemiddelde beurskoers over de aan de emissie voorafgaande periode van drie maanden; en (ii) een bestuursbesluit gebaseerd op deze delegatie op de website van de vennootschap wordt geplaatst, tezamen met een uiteenzetting en toelichting van de voorgenomen inbreng. Daarnaast dient statutair of in het delegatiebesluit vast te liggen dat een bestuursbesluit gebaseerd op deze delegatie de voorafgaande goedkeuring van de RvC vereist. g. Beschermingspreferente aandelen (zie par. 9.3) Beschermingspreferente aandelen worden slechts uitgegeven: (i) als een tijdelijke, noodzakelijke en proportionele bescherming tegen een concrete bedreiging van de continuïteit van (het beleid van) de vennootschap of een concrete bedreiging van de belangen van de vennootschap, de met haar verbonden onderneming, de aandeelhouders, de werknemers en andere bij de vennootschap en haar onderneming betrokkenen en na zorgvuldige afweging van deze belangen; (ii) aan een rechtspersoon waarvan het bestuur onafhankelijk 1 is ten opzichte van de vennootschap; (iii) tot een maximum dat niet hoger mag zijn dan 100% van het nominaal bedrag van de reeds geplaatste aandelen; 2 en (iv) met als doel om het bestuur en de RvC van de vennootschap de tijd te verschaffen om in constructief overleg te treden met de bieder, om mogelijke alternatieven te verkennen, om de aandeelhouders van de vennootschap te informeren of om de continuïteit van (het beleid van) de vennootschap en de onder (i) vermelde belangen te beschermen. In geval van een voorstel tot delegatie van de bevoegdheid tot het uitgeven van be - schermingspreferente aandelen welke gedelegeerde bevoegdheid zal worden uitgeoefend door verlening van een call- of putoptie dient de toelichting een om - schrijving te bevatten van: 1 Dat wil zeggen onafhankelijk ten opzichte van elkaar, het bestuur en welk deelbelang dan ook (par. 9.3). 2 Ervan uitgaande dat het maatschappelijk kapitaal in aandelen van eenzelfde bedrag is verdeeld conform art. 2:118 lid 2 BW. XVII

18 Samenvatting (v) de (concept-)optieovereenkomst, met vermelding van de voorwaarden waaronder de optie kan worden uitgeoefend; (vi) het maximum aantal beschermingspreferente aandelen dat kan worden uitgegeven; (vii) de maximumperiode gedurende welke de beschermingspreferente aandelen zullen uitstaan; (viii) de voorwaarden waaronder de vennootschap tot intrekking van de beschermingspreferente aandelen kan overgaan; en (ix) de samenstelling van het bestuur van de rechtspersoon met welke de optie - overeenkomst is of wordt gesloten. Ingeval een call- of putoptie ter zake van beschermingspreferente aandelen is verleend vermeldt de vennootschap de hierboven (onder (v)-(ix)) vermelde gegevens ieder jaar in haar jaarverslag. XVIII

19 ENGLISH SUMMARY I Subject, purpose and method of research This research has been commissioned by Eumedion. The subject is the delegation of the power to resolve to issue shares and, in connection with this, the power to restrict or preclude pre-emption rights to shares to be issued by the annual general meeting of listed companies. The objective is to obtain an insight into market practice in respect of this delegation in the Netherlands and a number of international jurisdictions in order to establish best practice for Dutch listed companies. Market practice is a description of the most common practice, as established by the research results. Best practice is the detailed interpretation of the general principles of good corporate governance based on legislation, jurisprudence, corporate governance guidelines and market practice. There may be valid reasons for departing from this best practice. These reasons may for example be linked to the composition of the shareholders group or the structure of the company itself, but also to the market position of the company concerned or to the market within which the company operates. The board of directors must explain the proposed departures from best practice to enable the shareholders to form an opinion as to the desirability of these departures. Market practice has been established on the basis of the results of the research set out in this report over the annual general (shareholders) meetings in 2007 and is reflected for each subject in Subsection 2 of Chapters 3-9. Best practice and the foundations thereof are provided for in Subsection 3 of Chapters 3-9. The research focused on 36 Dutch listed companies, namely 12 companies which were quoted on AEX Index, AMX ( Mid Caps ) and AMS ( Small Caps ) in the relevant period. The companies selected covered a number of industries. These criteria were used to obtain a representative picture of market capitalisation and the nature of the businesses concerned. In the other jurisdictions (Germany, the United Kingdom, France and the United States), 12 companies from each jurisdiction were studied. The list of companies studied is attached as Appendix II. The research is concluded by the end of December XIX

20 English summary II Market practice Market practice in terms of the delegation of power to issue shares in the Netherlands has developed considerably over the past decade. Research conducted by Dutch Corporate Governance Services (DCGS) in 1997 showed that at that time by far the most common period for which the board of directors was authorised to issue shares was 3 to 5 years (Subsection 1.2.6). Current market practice is a delegation period of 18 months (Subsection 6.2.1). The same research by DCGS showed that in 1997 the maximum number of shares to be issued on the basis of delegated issuing power was, in most cases, equivalent to the total amount of capital not yet subscribed (Subsection 1.2.6). Current market practice is to authorise an issue of ordinary shares up to a maximum of 10% of the subscribed capital after issue, to be increased to 20% if a share issue is held as part of a merger or acquisition (Subsection 5.2.1). Research by Erasmus University in Rotterdam on decision-making at annual general meetings of Dutch listed companies in the period showed that proposals to delegate issuing power and to preclude pre-emption rights provoked by far the most opposition among shareholders, although a proposal by the board of directors and supervisory board to this effect was only rejected by the general (shareholders) meeting (AGM) or withdrawn in a very limited number of cases (Subsection 1.2.6). This is confirmed by the Corporate Governance Monitoring Committee s reports dating from December 2006 and December 2007 (Section 1.2.6). These researches show that during general (shareholders) meetings a relatively high percentage of opposing votes is cast against proposals relating to the power to issue shares (in 2005: 13.01%, in 2006: 10% and in 2007: 6.62%) and relating to (authorisation to) exclude or limit shareholders pre-emption rights (in 2005: 12.6%, in 2006: 6.03% and in 2007: 5.92%). Only proposals relating to dividend policy resulted in 2007 to a higher percentage of opposing votes (13.74%). The present research shows that delegation of the power to issue shares was on the agenda of 27 of the 36 Dutch companies studied in The total number of agenda items was 32, because in five cases the company included separate agenda items for ordinary shares and for preference shares. In all cases, the proposal to delegate the power to issue shares was adopted. In case of eight of the nine companies that did not include delegation of the power to issue shares on their agenda in 2007, this power was delegated before 2007 which delegation was still valid (par ). III Best practice Principles The best practice recommendations stated below are based on the principle that it is at the discretion of the AGM whether or not to delegate the power to issue shares and XX

21 English summary the power to restrict or preclude pre-emption rights. The AGM must be given the opportunity to come to an informed and balanced decision. The best practice recommendations therefore focus for the most part on (a) a clear and conclusive explanation of any proposal to this end and (b) the splitting of agenda items to reflect the different forms of delegation (e.g. ordinary shares, financing preference shares, anti-takeover preference shares and shares issued as part of staff participation schemes). If a delegation proposal departs from one or more best practice recommendations, reasons for this must be given in the explanatory note. a. Governing bodies involved in delegation (see Subsection 3.3) In view of the statutory division of tasks and powers within the company, it is most obvious that where the power to issue shares is delegated, the board of directors is instructed to issue them by the AGM. For the same reason, the articles of association or the resolution to delegate must state that the issuing of shares based on this delegation requires the prior approval of the supervisory board. The resolution to delegate may lay down the circumstances in which a share issue based on this delegation does not require the prior approval of the supervisory board, e.g. shares issued as part of a staff participation scheme approved by the AGM. There is no reason to subject the AGM s delegation of its statutory powers to the approval of another body within the company, such as the supervisory board. b. Agenda items and explanatory note (see Subsection 4.3) A note on the proposal to delegate the power to issue shares must be published explaining the reasons for this proposal and the conditions under which the power to be delegated is to be exercised (including the maximum number of shares to be issued, the delegation period and the method of determining the issue price). This explanatory note must be placed on the company s website and lodged at the company s office for perusal. Where the power to issue different types of shares is delegated, these proposals must be separate agenda items with separate explanatory notes. Where the power to issue shares is delegated with different objectives in mind (e.g. proposed acquisitions or staff participation schemes), these objectives must be itemised in the explanatory note, and delegation of the power to issue shares of the same class but with different objectives must be separate agenda items. c. Maximum number of shares to be issued (see Subsection 5.3) The maximum number of ordinary shares or financing preference shares to be issued on the basis of the resolution to delegate must be geared to the company s reasonably expected financing requirements (e.g. on account of acquisitions or reorganisations) during the period for which delegation is being requested. The reasons for this maximum number must be given in the notes to the proposal. XXI