1 Opening. 1 Opening. 4 Appointment of the auditors. 4 Verlening opdracht aan de registeraccountant. 5 Appointment of members of the Supervisory Board

Transcriptie

1 Agenda voor de jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van Samas N.V., te houden op vrijdag 20 juni 2008 om uur ten kantore van Samas N.V., Elzenkade 1 te Houten* Agenda of the Annual General Meeting of Shareholders of Samas N.V. ( AGM ), to be held on Friday 20 June 2008 at 2.30 p.m. at the offices of Samas N.V., Elzenkade 1, Houten, the Netherlands* 1 Opening 1 Opening 2 Jaarrekening over het boekjaar 2007/2008: a verslag van de Hoofddirectie over het boekjaar 2007/2008 en uitkomst strategische opties; b vaststelling van de jaarrekening en de resultaatsbestemming over het boekjaar 2007/2008; c decharge van de leden van de Hoofddirectie voor hun bestuur over het boekjaar 2007/2008; d decharge van de leden van de Raad van Commissarissen voor hun toezicht over het boekjaar 2007/ Annual accounts for the 2007/2008 fiscal year: a Report by the Executive Board for the 2007/2008 fiscal year and outcome of the strategic options; b Adoption of the annual accounts and result appropriation for the 2007/2008 fiscal year; c Granting of discharge from liability to the members of the Executive Board for their management of the company during the 2007/2008 fiscal year; d Granting of discharge from liability to the members of the Supervisory Board for their supervision of the company s management over the 2007/2008 fiscal year. 3 Bevoegdheid tot uitgifte van aandelen en tot het verlenen van rechten tot het nemen van aandelen a preferente aandelen en b gewone aandelen alsmede tot beperking of uitsluiting van het voorkeursrecht op gewone aandelen 3 Authority to issue shares and rights to subscribe for shares a preferential shares and b ordinary shares, and to limit or exclude pre-emption rights on ordinary shares 4 Appointment of the auditors 4 Verlening opdracht aan de registeraccountant 5 Benoeming van leden van de Raad van Commissarissen a M.D. van Doornik b Th.J. van der Raadt 5 Appointment of members of the Supervisory Board a M.D. van Doornik b Th.J. van der Raadt 6 Approval of the granting of options to the Executive Board 6 Goedkeuring toekenning van opties aan de Hoofddirectie 7 Rondvraag 7 Any other business 8 Closure 8 Sluiting * Een routebeschrijving is op de website te downloaden * Directions to reach us can be downloaded from our corporate website In the event of inconsistencies between the English and Dutch version of this agenda the latter shall prevail

2 Toelichting De volgende punten zullen ter stemming aan de vergadering worden voorgelegd: 2.b, 2.c, 2.d, 3.a, 3.b, 4, 5.a, 5.b, en 6. Ad 3: Aanwijzing van de Hoofddirectie van de vennootschap als orgaan bevoegd voor een periode van 18 maanden te rekenen vanaf 20 juni 2008 om onder goedkeuring van de Raad van Commissarissen te besluiten tot uitgifte van gewone en/of preferente aandelen en tot het verlenen van rechten tot het nemen van gewone en/of preferente aandelen in het kapitaal van de vennootschap en wel op de volgende wijze: a ten aanzien van preferente aandelen: tot het nominaal bedrag van de alsdan nog niet geplaatste preferente aandelen; b ten aanzien van gewone aandelen: tot een bedrag gelijk aan 10% van het alsdan geplaatste deel van de gewone aandelen; alsmede aanwijzing van de Hoofddirectie van de vennootschap als orgaan bevoegd voor een periode van 18 maanden te rekenen vanaf 20 juni 2008 om onder goedkeuring van de Raad van Commissarissen te besluiten tot beperking of uitsluiting van het voorkeursrecht bij uitgifte van gewone aandelen. Ad 4: Op advies van de Hoofddirectie en de Auditcommissie, die het functioneren van de huidige accountant uitvoerig hebben besproken, stelt de Raad van Commissarissen aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voor - overeenkomstig artikel 28 lid 1 van de statuten - wederom PricewaterhouseCoopers, gevestigd te Utrecht, de opdracht te verstrekken de door de Hoofddirectie opgemaakte jaarrekening te onderzoeken, voor het lopende boekjaar. Mede ingevolge interne regelgeving binnen PricewaterhouseCoopers wordt een andere lead partner aangesteld. Zowel de huidige als de nieuwe lead partner zal ter vergadering aanwezig zijn. Ad 5: Reeds eerder is bericht dat de Raad van Commissarissen tot de conclusie is gekomen dat, nu Samas aan een nieuw hoofdstuk is begonnen, het verstandig is om ook in de Raad van Commissarissen nieuwe leden te benoemen. De heren Van den Brink en Van Duyne zullen daarom per sluiting van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders terugtreden (de heer Van den Brink vervroegd en de heer Van Duyne volgens rooster). De Raad van Commissarissen stelt voor de heer Ing. M.D. van Doornik MBA te benoemen als commissaris voor een periode van 4 jaar. De in artikel 2:142 lid 3 Burgerlijk Wetboek bedoelde gegevens, alsmede de redenen waarom de Raad van Commissarissen voorstelt de heer Van Doornik te benoemen, luiden als volgt: De heer Ing. M.D. van Doornik MBA Nationaliteit: Nederlandse Leeftijd: 57 jaar Beroep: bedrijfskundige Betrekking: CEO Doorwin B.V., producent van deuren en kozijnen

3 Notes to the agenda The following points will be presented to the General Meeting for approval: 2.b, 2.c, 2.d, 3.a, 3.b, 4, 5.a, 5.b, and 6. Item 3: The Executive Board of the company is to be designated as the body authorised for a period of 18 months from 20 June 2008, with the approval of the Supervisory Board to issue ordinary and/or preferential shares and to issue rights to subscribe for ordinary and/or preferential shares in the capital of the company, in the following way: a with regard to preferential shares: up to the nominal value of the preferential shares not yet taken up at that time; b with regard to ordinary shares: to an amount equal to 10% of the ordinary shares issued at that time; as well as the designation of the Executive Board of the company as the body authorised for a period of 18 months from 20 June 2008, with the approval of the Supervisory Board to decide to limit or exclude pre-emption rights when issuing ordinary shares. Item 4: On the advice of the Executive Board and the Audit Committee, which have discussed the functioning of the current auditors in detail, the Supervisory Board proposes to the Annual General Meeting of Shareholders - in accordance with article 28 paragraph 1 of the statutes - to again appoint PricewaterhouseCoopers (with its registered office in Utrecht) to study the annual accounts drawn up by the Executive Board for the current fiscal year. In accordance with PricewaterhouseCoopers internal regulations, a different lead partner is appointed. Both the current and the new lead partner will be present at the meeting. Item 5: As already reported, the Supervisory Board had concluded that, now that Samas has begun on a new chapter, it would be advisable to also appoint new members to the Supervisory Board. Mr. Van den Brink and Mr. Van Duyne will therefore resign at the conclusion of the Annual General Meeting of Shareholders (Mr. Van den Brink s resignation is ahead of schedule; Mr. Van Duyne was scheduled for replacement). The Supervisory Board proposes to appoint Mr. Ing. M. D. van Doornik MBA as a member for a period of 4 years. The information specified in article 2:142 paragraph 3 of the Burgerlijk Wetboek (the Civil Code), and the Supervisory Board s reasons for suggesting that Mr. Van Doornik should be appointed, are as follows: Mr. Ing. M.D. van Doornik MBA Nationality: Dutch Age: 57 Occupation: manager Position: CEO of Doorwin B.V., a manufacturer of doors and frames

4 De heer Van Doornik was directeur Benelux van Radikor Electronics BV, lid van de Raad van Bestuur van Weidmüller GmbH, CEO van Hagemeyer Technische Groothandel Nederland, CEO van MCB International BV en is onder andere werkzaam geweest als CEO van Blydenstein-Willink NV, CEO van Rodi BV en Algemeen Directeur van Martinair (Partyservice). De heer Van Doornik is verder Voorzitter van de Raad van Commissarissen van Broshuis International BV. Het volledige cv ligt ter inzage ten kantore van de vennootschap. De heer Van Doornik houdt geen aandelen in het kapitaal van de vennootschap. De Raad van Commissarissen draagt de heer Van Doornik voor benoeming voor met name vanwege diens ervaring op het gebied van algemeen management, productie-omgevingen en complexe processen en omdat door deze benoeming een evenwichtige samenstelling van de Raad van Commissarissen gehandhaafd zal blijven. De Raad van Commissarissen stelt verder voor de heer Drs Th.J. van der Raadt te benoemen als commissaris voor een periode van 4 jaar. g r os ae pm a s De in artikel 2:142 lid 3 Burgerlijk Wetboek bedoelde gegevens, alsmede de redenen waarom de Raad van Commissarissen voorstelt de heer Van der Raadt te benoemen, luiden als volgt: De heer Drs Th.J. van der Raadt Nationaliteit: Nederlandse Leeftijd: 55 jaar Beroep: bedrijfseconoom Betrekking: bestuursadviseur, management, commissaris van vennootschappen (directeur PPS Consortium (John Laing/Ballast-Nedam/Strukton)/adviseur van Ballast-Nedam Concessies/CNG Net) De heer Van der Raadt was lid van de Hoofddirectie van Elsevier Science Publishers, CFO resp. CEO/Voorzitter van de Directie van Koninklijke Ahrend NV, lid van de Raad van Bestuur (CFO) van Nutreco Holding NV. De heer Van der Raadt is voorzitter van de Raad van Commissarissen van Unit 4 Agresso NV en Desso Group BV. Het volledige cv ligt ter inzage ten kantore van de vennootschap. De heer Van der Raadt houdt geen aandelen in het kapitaal van de vennootschap. De Raad van Commissarissen draagt de heer Van der Raadt voor benoeming voor met name vanwege diens ervaring als eindverantwoordelijke van een onderneming, zijn financiële ervaring alsmede zijn bekendheid met de branche en omdat door deze benoeming een evenwichtige samenstelling van de Raad van Commissarissen gehandhaafd zal blijven.

5 Mr. Van Doornik has been the Benelux Director for Radikor Electronics BV, a member of the Executive Board of Weidmüller GmbH, CEO of Hagemeyer Technische Groothandel Nederland, CEO of MCB International BV and has held positions as CEO of Blydenstein- Willink NV, CEO of Rodi BV and General Director of Martinair (Partyservice). In addition, Mr. Van Doornik chairs the Supervisory Board of Broshuis International BV. His full CV can be inspected at the offices of the company. Mr. Van Doornik owns no shares in the capital of the company. The Supervisory Board proposes the appointment of Mr. Van Doornik in particular because of his experience in the field of general management, manufacturing environments and complex processes and because this appointment will maintain the Supervisory Board s balanced composition. The Supervisory Board also proposes that Mr. Drs. Th. J. van der Raadt should be appointed as a member for a period of 4 years. The information specified in article 2:142 paragraph 3 of the Burgerlijk Wetboek (the Civil Code), and the Supervisory Board s reasons for suggesting that Mr. van der Raadt should be appointed are as follows: Mr. Drs. Th.J. van der Raadt Nationality: Dutch Age: 55 Occupation: business economist Positions: management consultant, member of executive and supervisory boards (Director of the PPS Consortium (John Laing/Ballast-Nedam/Strukton)/adviser to Ballast-Nedam Concessies/CNG Net) Mr. Van der Raadt has been a member of the Executive Board of Elsevier Science Publishers, CFO and CEO/Chairman of the Executive Board of Koninklijke Ahrend NV, and a member of the Executive Board (CFO) of Nutreco Holding NV. Mr. van der Raadt chairs the Supervisory Board of Unit 4 Agresso NV and Desso Group BV. His full CV can be inspected at the offices of the company. Mr. Van der Raadt owns no shares in the capital of the company. The Supervisory Board proposes the appointment of Mr. Van der Raadt in particular because of his experience of final corporate responsibility and finance, because of his familiarity with the industry, and because this appointment will maintain the Supervisory Board s balanced composition.

6 Ad 6: De Raad van Commissarissen heeft onder voorbehoud van goedkeuring door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders op 20 mei 2008 aan de heer M.C. van den Biggelaar en aan de heer C.C. Held ieder opties op gewone aandelen in de vennootschap toegekend en wel tegen de slotkoers van die dag. Tezamen met de aan het overige management toegekende opties komt dit op circa 0,85% van het ten tijde van de toekenning van de opties uitstaande geplaatste aandelenkapitaal. Bij de heren Van den Biggelaar en Held is het algemene bezoldigingsbeleid gevolgd. Uitoefening van de opties is mogelijk indien: a betrokkene nog steeds in dienst van de vennootschap is; b. minimaal drie jaren zijn verstreken sinds de toekenning van de opties en c. de beurskoers op enig moment in die drie jaren minimaal een bepaald percentage hoger is geweest dan de koers ten tijde van de toekenning van de opties, welk percentage voor de komende jaren op 25% is gesteld. Het is beleid van de vennootschap om in geval van optieuitoefening nieuwe aandelen uit te geven.

7 Item 6: On 20 May 2008 the Supervisory Board granted Mr. M.C. van den Biggelaar and Mr. C.C. Held, 50,000 options each for ordinary shares in the company, at the closing rate for that day, subject to the approval of the General Meeting of Shareholders. Together with the other options granted to management, this represents approximately 0.85% of the outstanding share capital at the time the options were granted. The granting of options to Mr. Van den Biggelaar and Mr. Held is in accordance with the general salaries policy. The options can be exercised if: a the person concerned is still employed by the company; b at least three years have passed since they were granted; and c the market quotation at any moment in those three years has been at least a certain percentage higher than the rate at the time the options were granted. For the years ahead this percentage has been set at 25%. It is company policy to issue new shares if the options are exercised.