Uitwerking VGM NL Visie, doelen & strategie

Transcriptie

1 Visie VGM NL: de positie en autoriteit van de vastgoed- en VvE manager versterken door te verenigen en een gezamenlijke stem te laten horen richting vastgoedeigenaren, huurders, beleidsmakers en politiek. Missie VGM NL: samen optrekken en waar nodig een vuist maken waar dat individueel niet mogelijk is. Doelen & Strategie: 1. Belangenbehartiging / lobby (risicomanagement / modellen) 2. Data en kennis delen (vastgoeddata, -administratie, en automatisering) 3. Communicatie en PR 1. Belangenbehartiging / lobby (risicomanagement / modellen) Gezamenlijk zijn we geloofwaardiger en staan we sterker. Een individueel lid heeft beperkte mogelijkheden zijn stem in het algemeen te laten horen. Permanente monitoring ontwikkelingen wet- en regelgeving (reactief) Als collectief heb je meer middelen om actualiteiten en wetgeving gestructureerd te volgen en snel actie te ondernemen wanneer noodzakelijk. Je komt sneller 'aan tafel'. Voorbeelden van succesvolle reactieve lobbytrajecten zijn VvE s en COG buiten de Warmtewet houden, reductie WAV boeterisico en het verminderen van het risico op claims rond de verhuurkosten huurwoningen. Welke dossiers in op ons afkomen moeten we afwachten. Risicomanagement & Modellen Door samen te werken kunnen we de vastgoedmanagementbranche verder professionaliseren. Die professionaliteit wordt gerealiseerd door: het opstellen en hanteren van modellen voor beheerovereenkomsten, algemene- & inkoopvoorwaarden en leidraden met betrekking tot overdracht van beheer. namens het collectief een bijdrage te leveren aan ROZ model huurovereenkomsten en het Model Reglement voor VvE s. ketenafspraken te maken om boeterisico en reputatieschade te voorkomen dan wel beperken. Denk hierbij aan de WAV ketenafspraken en het stappenplan Wpb en meldplicht datalekken. Ook in zetten we ons in om de positie van de vastgoed en VvE managers met behulp van standaarden en modellen te ondersteunen. 1 Beïnvloeding van de (politieke) agenda en de markt (proactief) Het lidmaatschap van VGM NL betekent dat je staat voor professioneel vastgoed- en of VvE management. Deze professionaliteit wordt herkend door de markt en de politiek. Hierdoor wordt de mening en visie van VGM NL over (markt)ontwikkelingen in een vroegtijdig stadium gevraagd en gewaardeerd. Gezamenlijk optrekken vergroot de kans op een voorstel dat voor zowel vastgoed- en VvE managers als opdrachtgevers redelijk is en - indien van toepassing - politiek haalbaar. Voorbeelden van succesvolle proactieve lobby zijn erkenning belang ontwikkeling middensegment huurwoningen, inzicht in exploitatiekosten, vertegenwoordiging in de adviescommissie aan de minister met betrekking tot VvE s en VvE management. Vertegenwoordiging in de werkgroep van het notariaat dat het nieuwe Model Reglement opstelt. Tot slot praat VGM NL, via het Integriteitsoverleg Vastgoedmarkt (IOV), met de overheid over het voorkomen van criminaliteit in het vastgoed. Ook in zetten wij ons in om onderwerpen die van belang zijn voor vastgoeden VvE managers te agenderen. Vastgoed- en VvE managers die ook denken als assetmanagers

2 2. Data en kennis delen (vastgoeddata, -administratie, en automatisering) Het hebben van data over de markt waarin je je begeeft, maakt dat je verhaal steviger is, maakt dat je uitspraken serieuzer genomen worden en draagt bij aan je geloofwaardigheid. Niet allemaal het wiel uitvinden, maar stelselwijzigingen gecoördineerd doorvoeren. Dit alles met behulp van up to date systemen waardoor de balans tussen investering en toegevoegde waarde positief is. Vastgoeddata VGM NL database Doordat we als leden van VGM NL data gaan aanleveren aan één VGM NL database kunnen alle leden indien zij ook data aanleveren - beschikking over informatie met betrekking tot het segment / de segmenten waarin zij zich begeven: - inzicht in de prestaties van je eigen organisatie ten opzicht van de markt zodat interne processen kunnen worden verbeterd en onze werkzaamheden en prestaties beter kunnen worden onderbouwd en verklaard richting opdrachtgevers; - het beschikbaar krijgen van een steeds breder spectrum van kengetallen waarmee wij onze kennis, kunde, prestaties en dus toegevoegde waarde en professionaliteit kunnen vergroten; Een doel op kortere termijn is het beschikbaar maken van een tool waarmee leden eigen analyses kunnen maken in de VGM NL database. Een doel op langere termijn is marktrapportages. Vooralsnog zal die zich richten op de transactiedata huurwoningen. Daarnaast zal koppeling aan andere databronnen, zoals BAG, corporaties en Locatus, indien zinvol, worden gerealiseerd. Voorspellen is een doel dat ver aan de horizon staat. Hoe en wanneer we informatie uit de VGM NL database kunnen gebruiken om de autoriteit van VGM NL te onderbouwen wordt per onderwerp bepaald. Onderzoek door derden is alleen toegestaan na een besluit door het bestuur van de stichting VGM Benchmark. De lopende dataprojecten; de VGM Benchmark, de SK Benchmark kantoren en de transactiedata huurwoningen zullen opgaan in de VGM NL database. 2 Koppeling VGM NL lidmaatschap en aanlevering data VGM NL database Alle leden van VGM NL gaan data aanleveren. We starten alleen niet met alle leden en alle segmenten tegelijk. De data aanlevering aan de VGM NL database gaan we gefaseerd invoeren. Welke gegevens we gaan delen wordt per segment door een data-advies-commissie bepaald. Het Strategisch data overleg / VGM benchmark deelnemersoverleg benoemt, per segment, een data-advies-commissie. Per 1 januari 2017 worden bestaande verplichtingen met betrekking tot het aanmelden van data niet uitgebreid. We zetten bestaande afspraken voort. Onderstaande afspraken zijn door VGM NL leden gemaakt: - elk VGM NL lid dat huurwoningen in beheer heeft en huurmutaties verwerkt is verplicht bij VGM NL gegevens te melden omtrent huurmutaties bij verhuur, betrekking hebbend op in Nederland gelegen objecten (Reglement art. 5.4.); - de deelnemers aan de VGM benchmark hebben overeenstemming over de data die zij delen. Deze afspraak zetten deze VGM NL leden in 2017 op vrijwillige basis voort; - de afspraken met betrekking tot de Servicekosten benchmark kantoren blijven onverkort van toepassing. Ook hieraan nemen de deelnemers in 2017 vrijwillig deel. We nemen in de VGM NL voorjaarsledenvergadering 2017 besluiten over: - aanpassing van de regelgeving VGM NL (organogram november 2016)

3 Betrouwbaarheid We garanderen de vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid door samenwerking volgens afspraken tussen aanleverende leden, VGM NL, de Stichting VGM Benchmark en onderzoeksinstellingen. Een object, vastgoedeigenaar of vastgoedmanager is in geen enkele analyse of rapportage herkenbaar, anders dan voor een lid zelf. Data van niet-vgm NL leden Per onderwerp adviseert de data-advies-commissie van het betreffende segment het bestuur van de stichting VGM Benchmark over aanlevering van data door niet-vgm NL leden, dan wel terugkoppeling aan niet-vgm NL leden. Bij verschillende besluiten in de data-advies-commissies over een zelfde onderwerp, neemt het VGM NL bestuur de uiteindelijke beslissing. Vastgoedadministratie VGM NL wil een sparringpartner worden van alle vastgoedeigenaren om vooraf aanstaande stelselwijzigingen af te stemmen. Hierdoor hoeft niet iedereen bij nieuwe instructies het wiel opnieuw uit te vinden. Voorbeelden van onderwerpen op de agenda vastgoedadministratie zijn het opstellen van ISAE framework Beheersmaatregelen, berekening verrekenbare BTW, gebruik G-rekening, rapportages buiten Redex om en standaard controle punten accountantsverklaring. Vastgoedautomatisering Professionele vastgoedmanagers zijn innovatief, probleemoplossend en op zoek naar efficiency. Vastgoedautomatisering is een hulpmiddel om processen te optimaliseren en informatie efficiënt aan te leveren aan opdrachtgevers en de VGM NL database. Uiteraard zijn met automatisering forse investeringen gemoeid. Door gezamenlijk op te trekken richting ICT bedrijven staan we sterker en wordt een automatiseringsvraag sneller en goedkoper (per organisatie) opgepakt. Als collectief zijn er meer mogelijkheden om bepaalde zaken af te dwingen. Dit geldt ook richting opdrachtgevers. Het is wel afhankelijk van welk software pakket wordt gebruikt. Maar zeker waar hetzelfde systeem gebruikt wordt kan dit van toepassing zijn Communicatie en PR Het is van groot belang zowel intern naar de aangesloten vastgoed- en VvE managers als extern naar de markt en de politiek te communiceren welke mijlpalen we bereiken en over welke kennis, producten en diensten zowel VGM NL leden als de vereniging beschikken. We zullen extra aandacht besteden aan de positionering van VvE beheerders binnen VGM NL en herkenbaarheid van VGM NL voor VvE beheerders. Voordeel VGM NL lidmaatschap: - VGM NL logo = kwaliteitslabel - kennis op basis van data t.b.v. advies (potentiele) opdrachtgevers - informatie over prestaties eigen organisatie ten behoeve van verbetering individuele processen - risico beperking d.m.v. modellen en afspraken (VvE geschillencommissie, ketenafspraken en juridische arrangementen) - namens collectief gesprekspartner markt, overheid en politiek waar dat individueel niet mogelijk is (spreekbuis) - sterke, geloofwaardige, snelle, gezamenlijke reactie op (markt) ontwikkeling wanneer noodzakelijk - netwerk en bijeenkomsten Voor stellen we een Communicatie & PR plan op. VGM NL: Toegevoegde waarde als uitgangspunt

4 Aanpassing Regelgeving en overeenkomsten Om de VGM NL doelen te kunnen realiseren moeten we reglementen aanpassen en overeenkomsten sluiten. Deze wijzigingen en afspraken hebben vooral betrekking op VGM NL doelen met betrekking tot een VGM NL database, de aanlevering en het raadplegen van die VGM NL database. Doordat - per 1 januari bestaande verplichtingen met betrekking tot het aanmelden van data niet worden uitgebreid maar we de bestaande afspraken voortzetten, is het mogelijk te starten met de realisatie van een VGM NL database en de integratie van de contributiestructuur per 1 januari De regelgeving en de overeenkomsten worden in 2017 aangepast. De stichting VGM Benchmark zal aan de deelnemers voorstellen de overeenkomst die de deelnemers nu met de stichting VGM Benchmark hebben met 1 jaar te verlengen, met als enige wijziging dat er geen financiële bijdrage in rekening wordt gebracht via de stichting VGM Benchmark. De financiering van de VGM Benchmark is vanaf 1 januari 2017 opgenomen in de VGM NL contributie. Hierdoor worden de totale kosten voor de deelnemers aan de benchmark lager. Als er in de loop van 2017 nieuwe regelgeving en overeenkomsten zijn vastgesteld, zullen die afspraken de overeenkomsten tussen de stichting VGM Benchmark en de deelnemers vervangen. Organogram besluitvorming data: 4 De wijzigingen in de regelgeving en de overeenkomsten die moeten worden gesloten zijn complex. Dit proces van aanpassingen van reglementen en afsluiten van overeenkomsten moet zorgvuldig gebeuren. Daarom gaan we in 2017 de aanpassingen in de reglementen en de overeenkomsten verder uit werken, toetsen en vindt er besluitvorming over plaats in de VGM NL Ledenvergadering.

5 Verenigingsreglement: concept wijzigingen Onderstaand een eerste aanzet tot aangepaste artikelen VGM NL Verenigingsreglement. Zwart is huidige tekst en rood mogelijke wijzigingen. Artikel 1 1. Vastgoedmanagement: het verlenen van diensten op het gebied van de exploitatie van vastgoed. 2. Vastgoedmanagement-diensten: technische, commerciële, administratieve en juridische diensten op het gebied van de exploitatie van vastgoedobjecten. 3. Vereniging van Eigenaren (VvE): groepering van (rechts)personen die eigenaar zijn van een appartementsrecht in een gebouw. Een VvE is een rechtspersoon. 4. VvE-diensten: technische, commerciële, administratieve en juridische diensten ten behoeve van VvE s. 5. Vastgoedmanagement-onderneming / ondernemingsdeel: zelfstandige, duurzame organisatie van kapitaal en arbeid ter uitoefening van dienstverlening op het gebied van Vastgoedmanagement-diensten en VvE-diensten. 6. Data-advies-commissie: door het Strategisch data overleg / VGM benchmark deelnemersoverleg benoemde commissie per segment die VGM NL bindend adviseert over de indicatoren die door de leden voor het betreffende segment dienen te worden gemeld. 7. Vereniging VGM NL: vereniging met als doel het behartigen van de belangen van zowel onafhankelijke als afhankelijke, professionele ondernemingen die diensten verlenen op het gebied van exploitatie van vastgoed, ten behoeve van eigenaren van vastgoed en het verder professionaliseren van het vakgebied vastgoedmanagement 8. Stichting VGM Benchmark: stichting met als doel het verwerven, in stand houden, doen beheren en doen exploiteren van gegevens van de vastgoedbranche, daarmee verband houdende gegevensuitwisseling en het houden van toezicht op het beheer en de exploitatie van de gegevens. 5 Artikel 5 ALGEMEEN DATAUITWISSELING 1. Elk lid is verplicht zich in te spannen om haar kennis van het vakgebied te delen met de overige leden van de vereniging. BRANCHEONDERZOEK (BVO / doelmatigheid) 2. Elk lid is verplicht deel te nemen aan een brancheonderzoek, dat in opdracht van Vastgoedmanagement Nederland wordt verricht. 3. De verplichting tot kennisdeling en deelname aan het brancheonderzoek is beperkt tot die onderwerpen die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd. TRANSACTIEDATA HUURWONINGEN 4. Elk VGM NL-lid dat huurwoningen in beheer heeft en huurmutaties verwerkt is verplicht bij VGM NL gegevens te melden omtrent huurmutaties bij verhuur, betrekking hebbend op in Nederland gelegen objecten. Deze meldingsplicht vloeit voort uit de doelstelling van VGM NL om transparantie in de huurmarkt te bevorderen. VGM NL leden leveren mutatiedata aan uiterlijk 5 dagen na afloop van de opgevraagde periode. De huurmutatie heeft betrekking op eventuele wijzigingen in bedoelde gegevens, daaronder als voorbeeld begrepen de huurprijs, oppervlakte, locatie, type woning, bouwjaar e.d.

6 Artikel 5 (vervolg) VASTGOED- EN VVE MANAGEMENT DATABASE (VGM Benchmark) Elk VGM NL-lid dat in opdracht van een vastgoedeigenaar vastgoedmanagementdiensten, dan wel VvE-diensten verleent, is verplicht gegevens te melden omtrent de indicatoren die zijn vastgesteld door de data-advies-commissie van het segment. Deze meldingsplicht vloeit voort uit de doelstelling van VGM NL om individuele leden te voeden met informatie omtrent: - het functioneren van hun eigen organisatie; - de eigen prestatie in opdracht van een vastgoedeigenaar met betrekking tot een specifiek object van die opdrachtgever in relatie tot de benchmark; - het onderbouwen van de autoriteit van VGM NL. Een data-advies-commissie heeft minimaal 6 en maximaal 10 leden, waaronder het bestuurslid met het betreffende segment in portefeuille. Commissieleden worden voor 2 jaar benoemd en kunnen worden herbenoemd. Benoemingen door de ledenvergadering vinden bij meerderheid plaats. Besluiten dienen met een gekwantificeerde meerderheid van 2/3 van de aanwezige stemmen te worden genomen. De data-advies-commissie stelt eveneens de frequentie van meldingen vast. Indien een data-advies-commissie herhaaldelijk niet, dan wel met minder dat 50% van de deelnemers, bijeenkomt besluit het VGM NL Bestuur over de te treffen maatregelen. 6