Bestuursverslag april 2013

Transcriptie

1 Inleiding Het voorliggende Bestuursverslag vormt tezamen met de jaarrekening de openbare verantwoording van de Nederlandse Adoptie Stichting (NAS) over het afgelopen jaar. Met dit verslag willen we aan onze cliënten en andere belangstellenden en belanghebbenden laten zien welke activiteiten de NAS heeft ontplooid in 2012, wat de uitgangspunten van de NAS zijn en verantwoording afleggen inzake de financiële gang van zaken. Algemene informatie Kernactiviteit De Nederlandse Adoptie Stichting is vergunninghouder in de zin van de Wet Opneming Buitenlandse Kinderen ter Adoptie (WOBKA) en heeft conform deze wet vergunning om te mogen bemiddelen in interlandelijke adoptie. De missie van de NAS is als volgt: De Nederlandse Adoptie Stichting wil bemiddelen in interlandelijke adoptie, alleen wanneer deze adoptie het beste belang van het kind dient en voor het kind in het land van herkomst geen alternatieven voor adoptie aanwezig zijn. De NAS beschouwt als enige alternatieven voor interlandelijke adoptie primair opvoeding door de biologische ouders, secundair adoptie in het land van herkomst. Opgroeien in een pleeggezin of kindertehuis beschouwt de NAS principieel niet als alternatief voor adoptie. De NAS voert haar beleid uit met inachtneming van het subsidiariteitsbeginsel. Dit beleid wordt onderschreven door het Permanent Bureau van het Haags verdrag die in de Guide to good practice een nadere uitleg geeft aan het beginsel subsidiariteit. Daarin is een hiërarchie aangegeven in alternatieven voor het opgroeien bij de biologisch eigen ouders. Het beleid van de NAS is conform deze hiërarchie. Daarnaast wil de NAS geadopteerden alsmede adoptieouders gedurende de procedure bijstaan, voor zover deze bijstand zich laat verenigen met de missie en mogelijkheden van de NAS. De NAS kiest er bewust voor om als bemiddelingsorganisatie in interlandelijke adoptie geen humanitaire projecten te ondersteunen. Op deze wijze willen wij voorkomen dat een kind via de NAS ter adoptie wordt gegund in ruil voor verleende financiële diensten. Ook in 2012 heeft de NAS in contacten met de buitenlandse partners gemerkt dat het scheiden van deze twee werkvelden bijdraagt aan een ethisch verantwoorde adoptiepraktijk. Juridische structuur Ingegeven door de mogelijkheden in de WOBKA, heeft de NAS gekozen voor de juridische structuur van een stichting. De stichting bestaat uit een Raad van Toezicht en een Bureau waarbinnen de werkzaamheden worden uitgevoerd, onder verantwoordelijkheid van een directeur/bestuurder en een plaatsvervangend directeur/bestuurder. De Raad van Toezicht heeft tot taak toezicht te houden op de organisatie. De Raad van Toezicht bestaat uit 5 leden; per ultimo 2012 is er een vacature binnen de Raad. Ultimo 2012 bestond de Raad van Toezicht uit de volgende leden: De heer Mr. P. Baur voorzitter De heer A. Rieks lid Mevrouw B. Elzinga lid De heer Mr. R. van Rijssen lid pagina 1

2 Al sinds de oprichting van de NAS is tenminste één lid van de Raad van Toezicht (voorheen van het Bestuur) een als kind geadopteerde volwassene. Op dit moment hebben twee van de leden deze achtergrond. Hiermee geeft de NAS geadopteerden een belangrijke stem binnen de organisatie. In 2012 werd de organisatievorm gewijzigd. Bij aanvang van het kalenderjaar was er nog sprake van een Bestuur en een Directeur. Gezien de visie en ontwikkelingen in het werkveld, maar ook de intenties met betrekking tot aanpassing van het beleid van het Ministerie van Veiligheid en Justitie is de organisatievorm in de loop van 2012 gewijzigd naar de nieuwe vorm met een Raad van Toezicht en een Bureau met een Directeur/bestuurder en een plaatsvervangend Directeur/bestuurder. Deze wijziging is in 2012 verankerd in de statuten, de inschrijving in de Kamer van Koophandel en interne procedures conform het kwaliteitsmanagement systeem. De personele bezetting van het Bureau 2012 bedroeg 4,5 FTE ultimo 2012, ingevuld met 6 medewerkers. Gevoerd beleid 2012 Nadat 2011 door de NAS was aangemerkt als een jaar met een pas op de plaats, onder meer vanwege de opschorting orting van Haiti, is 2012 aan te merken als een jaar waarin de NAS zich heeft voorbereid op verdere groei. Alhoewel dit niet direct in de cijfers van 2012 is aangetoond, wordt voor 2013 wel verdere groei van de organisatie voorzien. In 2012 heeft de NAS met een proeftraject de procedures voor Haiti kunnen herstarten in goede afstemming met het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Ook is een verzoek voor accreditatie in zowel Portugal als El Salvador ingediend, waarbij de verwachting is dat dit in 2013 resultaat zal opleveren. De landen van bemiddeling Bolivia, Nicaragua, Hongarije en Ghana verliepen wat betreft het aantal bemiddelingen naar verwachting. Sri Lanka is door de Centrale autoriteit van het land in 2012 opgeschort gebleven voor internationale adoptie in afwachting van aanpassingen in de procedure en/of de voorwaarden in het betreffende land. Het aantal thuiskomsten is in 2012 gekomen op een totaal van 35 kinderen. Er zijn ruim 40 intakes met cliënten gehouden, waarbij de procedure voor een contact kon worden opgestart. Dit was iets minder dan verwacht. De NAS had verwacht intakes te kunnen opstarten voor Namibië, terwijl dit land haar buitenlandse adopties opschortte. Ook voor Bolivia konden we helaas nog geen intakes opstarten in verband met het her-accreditatie proces in Bolivia. Vergunning De vergunning van de NAS loopt voor de normale periode van 5 jaar van december 2010 tot en met december Tussentijds is een evaluatie gedaan door het Ministerie van Veiligheid en Justitie, mede naar aanleiding van een rapport van Deloitte naar aanleiding van de overgang van cliënten en contacten van Stichting FLASH. De besprekingen tussen de NAS en het Ministerie hierover zijn in december 2012 afgerond en wederzijds is het vertrouwen uitgesproken voor de toekomst. Contacten met Ketenpartners Per kwartaal voerde de NAS accountgesprekken met het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Bij deze gesprekken zijn zowel de beleidsafdeling als de Centrale Autoriteit betrokken. De NAS is voorts participant in het zogenaamde Ketenoverleg, waar de beleidsafdeling van het Ministerie en de Centrale Autoriteit aan deelnemen samen met de overige vergunninghouders, de Stichting Adoptievoorzieningen en de Centrale Raad voor de Kinderbescherming. pagina 2

3 Daarnaast participeert de NAS in het vergunninghoudersoverleg, waarbij vergunninghouders overleg voeren inzake de ontwikkelingen in het werkveld. De NAS onderhoudt oudt regelmatig contact met leveranciers, zeker zij die betrokken zijn in de dienstverlening voor cliënten van de NAS. Een legalisatieservice is toegevoegd aan dit zogenaamde Adoptie Service Pakket (ASP). Bij de enquête die aan cliënten wordt toegestuurd in het kader van kwaliteitsbewaking, wordt naar hun ervaringen gevraagd met deze partners in het ASP. In het algemeen geven cliënten een goede positieve beoordeling over de ASP leveranciers van de NAS. In 2012 heeft de NAS een kennismakingsgesprek gevoerd met nieuwe leden van de KVIA. Kwaliteit van de dienstverlening In 2012 zijn twee interne audits en één externe audit door DNV uitgevoerd. DNV heeft de 3-jaarlijkse grote audit gedaan. Vanuit deze externe audit is slechts één opmerking geplaatst die als verbeterpunt is aangemerkt voor 2013, namelijk het benoemen van omgevingsvariabelen in de interne management review. In het algemeen is de externe auditor zeer positief over het gevoerde kwaliteitsmanagement van de NAS. Afgelopen jaar is speciale aandacht gegeven aan de keuze en het implementatietraject van een Customer Relation Management (CRM) systeem, waar ook een goede waardering aan is gegeven. Bij de interne audits is aandacht gegeven aan het helder beschrijven van de praktijk in de procedures. Met de uitstekend verlopen audits wordt bevestigd dat het kwaliteitsbeleid van de NAS consistent is en continue verbetering laat zien. Ook in 2012 heeft de NAS enquêtes naar cliënten in procedure toegestuurd. Een eerste enquête wordt toegestuurd na intake wanneer het ouderdossier naar het buitenlandse contact wordt toegestuurd, de tweede enquête na thuiskomst van de adoptiereis. Vanuit de enquêtes kan worden geconcludeerd dat cliënten tevreden zijn over de dienstverlening van de NAS. In deel 1 van de enquête geven cliënten een algemene waardering over de dienstverlening van de NAS van 8.4 (op een schaal van 1 t/m 10), ten opzichte van 8.2 over Op deel 2 van de enquête is de waardering van de NAS 8.2 in 2012, ten opzichte van 8.0 over De subvragen geven een ondersteunend beeld, zowel wat betreft de dienstverlening van de NAS als de externe partners van de NAS. Het respons percentage op de enquêtes is rond de 70%. Structureel worden thuiskomst interviews gehouden, gemiddeld 3 maanden na thuiskomst van de adoptiereis. Dit levert een terugkoppeling op van informatie en ervaringen voorafgaand, tijdens en na het reizen en details inzake procedures in het zendende land. De NAS gebruikt deze informatie mede ter ondersteuning van de afstemming met de contactpersonen in het buitenland om zo tot kwaliteitsverbetering te komen. Klachten In 2012 zijn enkele klachten van cliënten direct bij de NAS in behandeling genomen. Eén klacht ging over post-placement eisen, één over tussentijdse tariefsverhoging en een over het annuleren van een retourvlucht naar Nederland door een luchtvaartmaatschappij. Alle drie de klachten zijn inhoudelijk beantwoord door de NAS en afgehandeld. pagina 3

4 Uit de laatste klacht is de lering getrokken dat onze ASP partner, het reisbureau, ook in het algemeen zal aangeven waar haar verantwoordelijkheid eindigt ten opzichte van de verantwoordelijkheid van de luchtvaartmaatschappij bij vertragingen. Een klacht uit 2011 die bij de KVIA werd ingediend, is begin 2012 inhoudelijk behandeld, eveneens over postde NAS in 2012 een reglement placements. In vervolg op de afhandeling van deze klacht is door waarborgsom opvolgrapportages opgesteld in verband met de borgstelling. Uit dit reglement blijkt welke voorwaarden verbonden zijn aan de borgsom en op welke wijze de borg vervalt of terugbetaald wordt. Het instellen van het reglement in het derde kwartaal was een omvangrijke operatie omdat, om zo volledig mogelijk te kunnen zijn en de samenhang te bewaren, ook de algemeen voorwaarden en de contracten van de NAS opnieuw zijn beoordeeld en daar waar nodig aangepast. Nazorg In 2012 is veel aandacht gegeven aan de post-placement placement rapportages. Geconstateerd mag worden dat na invoering van het beleid van een financiële borgstelling, de verplicht gestelde post-placements placements in het algemeen goed worden aangeleverd. De thuiskomstinterviews na thuiskomst van cliënten van hun adoptiereis., worden zowel de betrokken cliënten als door de NAS als plezierig en nuttig ervaren. De mogelijkheid voor cliënten om als vanzelfsprekend onderdeel van hun adoptieprocedure een terugkoppeling te kunnen geven op hun ervaringen wordt gewaardeerd. Het is gebleken dat cliënten, wanneer zij na een aantal maanden in alle rust terug kunnen kijken op hun procedure, zij hele zinvolle terugkoppelingen kunnen geven, zowel ten aanzien van de voorbereiding als de reis als de dienstverlening na thuiskomst. De NAS heeft bij de SAV onder de aandacht gebracht dat adoptief ouders i.h.a. relatief snel besluiten om thuisgekomen kinderen naar school of de crèche te laten gaan. Uit de nazorgpraktijk blijkt dat het aan te bevelen is om de focus na thuiskomst in eerste instantie vooral op hechting en gewenning te leggen, waarbij crèche che of school gedurende de eerste periode na thuiskomst liever nog niet bezocht wordt. In 2012 is door de SAV in samenwerking met de NAS een reünie georganiseerd voor ouders en kinderen die betrokken waren bij de Haiti luchtbrug van januari 2010 en is een boek met interviews met betrokkenen aan de betreffende ouders uitgereikt. Met de reünie is een intensieve en indrukwekkende periode afgesloten. Ook in 2012 kregen cliënten die afreizen voor hun adoptiereis een speciaal telefoonnummer van de NAS, dat tijdens de reis en in het eerste jaar na thuiskomst kan worden benut voor ondersteuning en nazorg. We zien dat cliënten hiermee de NAS goed weten te vinden voor overleg en vragen. Het contact met de NAS wordt gezocht bijvoorbeeld om procedurele zaken bij thuiskomst, maar ook voor ondersteuning bij opvoeding of hechtingsvraagstukken. Hiermee is de NAS laagdrempelig bereikbaar gebleken voor cliënten. Financieel beheer De jaarrekening 2012 geeft aan een opbrengst uit de bemiddelingen (baten) van ,= en een toevoeging van het eigen vermogen van ,=. In het budget was rekening gehouden met meer opbrengsten en toevoeging van het eigen vermogen, maar vanwege iets achter blijvende intakes is dit lager uitgekomen. pagina 4

5 Investeringen In 2012 zijn geen belangrijke investeringen gedaan binnen de NAS. Financiële administratie De financiële administratie is in 2012 door de NAS zelf uitgevoerd met externe ondersteuning bij de boekhoudkundige afsluiting van het kalenderjaar. Accountantskantoor Flynth heeft de samenstellingsverklaring over de jaarrekening 2012 afgegeven. Tweemaal per jaar maakt de NAS intern een tussentijdse verlies en winstrekening en balans op, waardoor gedurende het jaar nog kan worden bijgestuurd op het jaarplan. Contactlanden Bolivia Voor Bolivia geldt dat de accreditatie die in december 2004 voor 5 jaar werd afgegeven aan de NAS al geruime tijd is verlopen. In 2012 hebben we nog steeds geen nieuwe accreditatie ontvangen vanuit Bolivia, net zoals overigens organisaties uit andere landen die werkzaam zijn in Bolivia. Opsturen van nieuwe ouderdossiers gedurende de periode dat de NAS nog geen nieuwe accreditatie heeft, is niet helaas niet mogelijk gebleken. Wanneer de accreditatie wordt ontvangen kan de NAS starten met de hervatting van intakes en opsturen van nieuwe ouderdossiers. Ghana Voor Ghana geldt dat na het proeftraject adopties op gang zijn gekomen en heeft geleid tot aankomsten in Haiti Na de aardbeving van 12 januari 2010 heeft in eerste instantie de NAS het contact Haiti voor adoptiebemiddelingen opgeschort. Eind 2010 is deze opschorting overgenomen door het Ministerie van Veiligheid en Justitie en deze is 2011 door het Ministerie voortgezet. In 2012 is in overleg met het Ministerie besloten de adopties te hervatten in een proeftraject om zodoende mede te beoordelen of het gerechtvaardigd is om de formele opschorting ongedaan te maken. In het proeftraject zijn 25 gezinnen opgenomen, vooral van cliënten die reeds voor de aardbeving de procedure voor dit land waren opgestart. De eerste erste matchingen hebben kunnen plaatsvinden in Hongarije Het contact Hongarije loopt zoals verwacht mag worden. Er zijn minder beschikbare ouders voor Hongarije dan kinderen en die voor adoptie in aanmerking komen. Hierdoor wordt voor Hongarije geen wachtlijst tot intake aangehouden. Mongolië Voor Mongolië, een klein contactland van de NAS waar rechtstreeks met de Centrale autoriteit wordt gewerkt, was is 2012 sprake van een status quo nadat begin 2012 een paar nieuwe dossiers zijn aangeleverd. Als gevolg van de verkiezingsuitslag was het wachten in 2012 op een nieuwe bezetting bij de betreffende Ministeries. pagina 5

6 Namibië Nadat de NAS in 2011 gereed was om Namibië op te starten is door een Namibisch Ministerie medewerking aan interlandelijke adoptie opgeschort. Namibië wenst zich eerst aan te sluiten bij het Haags Verdrag. Volgens informatie van de NAS, ingewonnen bij het Permanent bureau van het Haags verdrag, is in 2012 is door de Namibische overheid nog geen aansluiting gezocht of verzocht bij het Haags verdrag. Nicaragua Vanaf einde 2010 is het contact Nicaragua open gesteld. In 2012 heeft de NAS een aantal plaatsingen kunnen realiseren en zijn intakes voor Nicaragua uitgevoerd. De samenwerking met de autoriteiten en de vertegenwoordiger van de NAS verloopt plezierig. In afwachting van een wetswijziging heeft Nicaragua gemeld dat nieuwe aanvragen van alleenstaande vrouwen voorlopig niet kunnen worden ingediend. Naar verwachting komt hier in 2013 duidelijkheid over. Panama Begin 2012 is een bezoek gebracht door de Panamese contactpersoon van de NAS naar Nederland en is de actuele status besproken. Hieruit bleek dat er mogelijk weer enig perspectief leek te komen om dit contact opnieuw op te starten. Na het bezoek bleek dat Panama haar regelgeving aan het wijzigen is, waardoor de NAS er toch voor heeft gekozen om dit eerst af te wachten voordat een herstart zal kunnen plaatsvinden. Sri Lanka Adoptie uit dit land is door de Sri Lankaanse Centrale autoriteit sinds eind 2011 opgeschort. Deze opschorting was in 2012 ook nog steeds van kracht. De opschorting is bedoeld om aanpassing van de procedures en wijziging van de voorwaarden voor te bereiden. De NAS hoopt in 2013 een door de Centrale autoriteit van Sri Lanka toegezegde brief te ontvangen zodat het contact kan worden hervat eventueel met nieuw te bepalen condities. Turkije Einde 2010 is Turkije als nieuw contactland opengesteld. In verband met de eisen vanuit Turkije is het essentieel dat cliënten de Turkse taal beheersen, waardoor het aantal aanmeldingen gering blijft. Een eerste matching heeft in 2012 kunnen plaatsvinden. Verenigde Staten Full Circle Adoptions (FCA) Het adoptie traject voor FCA kent een status quo en het wachten is op matchingen. Verenigde Staten Premier Adoption Agency Voor Premier is de wachtlijst opengesteld en eerste families hebben hierop ingeschreven en de procedure hiervoor opgestart, plaatsingen atsingen worden in 2013 verwacht. Zambia Het contactland Zambia is door de NAS sinds langere tijd opgeschort, vanwege problemen in de behandeling van de adopties in Zambia door de betrokken autoriteiten. Cliënten die in een proeftraject zaten zijn gestopt met deze bemiddeling en in voorkomende gevallen overgestapt naar een ander contactland van de NAS. De NAS blijft de ontwikkelingen in Zambia volgen. In 2012 was er nog geen aanleiding om heropening van het contact te overwegen. pagina 6

7 Contactontwikkelingen De NAS blijft accent leggen op contactontwikkeling naast contactbeheer van reguliere contacten. In 2012 heeft dit geleid tot nadere stappen inzake Ecuador, El Salvador, Peru, Portugal en Zuid-Afrika. Ook zijn enkele andere landen door de NAS opgepakt met eerste onderzoek zoals Madagascar, Dominicaanse Republiek, Eritrea en Niger. In 2013 zal dit verder worden vervolgd met naar verwachting wachtlijst opening van enkele landen, waarbij Portugal waarschijnlijk voor adoptie opgestart kan worden in de eerste helft van Plaatsingen 2012 In 2012 heeft de NAS 35 plaatsingen kunnen realiseren gelijk aan het aantal van Voor 2013 verwacht de NAS een toename in het aantal plaatsingen. Plaatsingen naar herkomstland Land aantal kinderen aantal jongens aantal meisjes Bolivia Ghana Hongarije 14 Mongolie 1 Namibië 1 Nicaragua 7 Sri Lanka V.S. Totaal Plaatsingen naar leeftijd per land Land Bolivia Ghana Hongarije Mongolie Namibië 1 1 Nicaragua Sri Lanka V.S. Totaal Special needs Aantal plaatsingen van kinderen met special needs achtergrond vanuit alle contacten: 22 (63%). Het percentage special needs is relatief hoog. Hierbij dient te worden opgemerkt dat dit deels wordt veroorzaakt door de gewijzigde manier waarop de term special needs wordt gedefinieerd: dit is breder dan enkele jaren eerder. pagina 7

8 Trends In 2012 hebben we kunnen constateren dat, zoals de NAS reeds 4 jaar geleden heeft voorspeld, een tekort aan adoptieouders gaat ontstaan voor de beschikbare kinderen. Aan onze contacten in Bolivia, Nicaragua en Hongarije moeten wij met enige regelmaat melden dat de NAS geen beschikbare adoptief ouders heeft voor kinderen die ter adoptie zijn. De verwachting is dat deze situatie zich vaker zal gaan voordoen. Beleidsvooruitzicht 2013 Alhoewel er sprake is van een landelijke tendens van minder aspirant adoptief ouders, verwacht de NAS in 2013 meer intakes en meer plaatsingen te zullen doen in 2013 ten opzichte van Het portfolio aan landen, de vooruitzichten op nieuwe contacten n waardoor continuïteit gewaarborgd en afhankelijkheid verminderd worden, de verschillende doelgroepen van ouders en in het algemeen de diversiteit aan landen met voorwaarden zorgt er voor dat de NAS een relatief grote groep kinderen bij een brede groep ouders kan bemiddelen. Oudewater, pagina 8