1. Opening, mededelingen en vaststelling van de concept-agenda.

Transcriptie

1 De voorzitter van de Auditcommissie nodigt de leden van de Auditcommissie uit voor de extra vergadering van de commissie op dinsdag 11 juni 2013, aanvang uur tot uur. Locatie: gemeentehuis Zwijndrecht. De voorzitter van de Auditcommissie, F.Loos Concept-Agenda 1. Opening, mededelingen en vaststelling van de concept-agenda. 2. Concept-verslag van de vergadering van 14 mei verslag 3. To-do lijst. memo 4. Discussienotitie P&C-cyclus: Het goede debat over de juiste dingen. De auditcommissie wordt verzocht hierover advies uit te brengen aan de agendacommissie. notitie 5. Actiepunt: Nagaan vormgeving projectadministratie binnen de gemeente. De leden is gevraagd om binnen hun gemeente na te gaan hoe de projectenadministratie is vormgegeven. Zie hierover ook het verslag van de vergadering van 5 februari De secretaris zal bij de gemeenten de benodigde gegevens opvragen en hiervan een overzicht maken. 6. Voorstel: organiseren van een workshop over grondexploitaties. In de offerte van Deloitte is een aanbod opgenomen voor het organiseren van een workshop voor de Drechtraad. Gezien het belang van grondexploitaties voor de financiële positie van gemeenten wordt voorgesteld dit als onderwerp te kiezen. 7. Inventariseren agendapunten voor de volgende vergadering d.d. 5 november 2013 ( uur). Interimcontrole en to-do lijst. Afspreken extra vergadering auditcommissie over ontwikkeling nieuwe opzet begroting voor Rondvraag en sluiting.

2 Concept-Verslag van de Auditcommissie Drechtsteden op 14 mei 2013 in Cultureel Centrum Landvast in Alblasserdam Aanwezig: Dhr. F. Loos Mevr. G.A.M. Burger-Van Denzel Dhr. N. de Jager Mevr. L. Kroes Dhr. A.C. van t Zelfde Mevr. J. Heijmans Dhr. R.T.A. Korteland Dhr. J.P. Tanis Dhr. M.J.A. van Bijnen Dhr. A. Overbeek Dhr. B.C.A. Poiesz Dhr. J. van Dijk Dhr. R.A. van Vugt Mevr. M. Schouten Afwezig: Dhr. M.C. Hoogland Dhr. P.J.T. Tiebosch Voorzitter Auditcommissie, namens de Drechtraad Namens de gemeenteraad Hendrik-Ido-Ambacht Namens de gemeenteraad Sliedrecht Namens de gemeenteraad Zwijndrecht Namens de gemeenteraad Alblasserdam Namens de gemeenteraad Dordrecht Portefeuillehouder Financiën ca Drechtstedenbestuur Portefeuillehouder bedrijfsvoering ca Drechtstedenbestuur Algemeen directeur/secretaris Drechtsteden Coördinerend griffier Secretaris Auditcommissie Concerncontroller Drechtsteden Accountant, Deloitte Notuliste Uitzendbureau IJsselmonde (verslag) (gemeenteraad Papendrecht) (gemeenteraad Dordrecht) 1. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering en meldt dat er geen mededelingen zijn. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Concept-verslag van de vergadering van 5 februari 2013 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Ten aanzien van het concept-verslag van de Auditcommissie van 5 februari 2013 meldt mevrouw Burger dat er in een klein comité gesproken is over een voorstel aan de Raad over de griffie en de rekenkamercommissie. Daar is besloten om een afspraak te maken met de voorzitters van de rekenkamercommissies van de 6 Drechtsteden. Op11 juni is een gesprek met 3 van de 4 voorzitters om te inventariseren wat men wil en hoe dit wordt aangekleed. Hierover volgt in een volgende vergadering een terugkoppeling. Naar aanleiding van de actiepuntenlijst meldt de heer Poiesz dat er geïnventariseerd zou worden hoe de projectadministraties in de diverse gemeenten geregeld zijn. In de actiepuntenlijst staat dit punt per abuis voor Dat moet zijn De voorzitter concludeert dat dit punt wordt doorgeschoven naar een volgend overleg. De voorzitter dankt de notuliste voor het verslag. 3. Bespreking concept-jaarstukken GrD 2012 en controleverslag De accountant de heer R.A. van Vugt is aanwezig voor het geven van een toelichting. Hij meldt dat de controle van de jaarrekening van GR Drechtsteden bijna afgerond is en dat de eerste controle gehouden is conform eerder gemaakte afspraken. In het algemeen is te zeggen dat de werkafspraken beter zijn toegepast dan in het verleden, dat er minder correcties waren en dat de regie binnen de GR ook beter was. De specifieke verantwoordingen en controles bij SCD, belastingen en sociale dienst zijn afgerond en daar zijn verklaringen over afgegeven op 20 april Een belangrijk punt is hierbij dat met name bij het SCD de kwaliteit van de werkzaamheden fors is verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Dit betreft vooral de werkzaamheden met betrekking tot klantrelaties Ontwikkelpunten binnen het SCD liggen op het vlak van automatisering en P&O. De komende periode gaat veel aandacht uit naar decentralisaties, de AWBZ en de participatiewet. Mevrouw Burger vraagt of Jeugd ook onder de decentralisatie valt.

3 - 2 - De heer Van Vugt bevestigt dat en vult aan dat dit niet onder GR Drechtsteden valt maar onder de Dienst Publieke Gezondheidszorg en Jeugd. De heer Van Vugt meldt dat hij verbetering heeft gezien met betrekking tot versterking van de BVV-regels. Verder vraagt hij aandacht voor de timing van de interne controle op processen. Bij kleinere dochters zou dit eerder in het jaar gedaan kunnen worden. Ook vraagt de heer Van Vugt aandacht voor de processen omtrent inkoop en aanbesteding van diensten en contractverlengingen. Hij meldt verder dat het fiscaal in controle raken voor de hele Drechtsteden een aandachtspunt is en dat dit reeds is opgepakt voor zowel het BTWcomponent als het loonheffingscomponent. Ten slotte noemt hij de regionale afstemming van bijzondere posten waar in 2013 sterker op ingezet kan worden. Hierna gaat de heer Van Vugt door middel van een presentatie dieper in op de details. Over de post frictiekosten meldt hij dat er te weinig ondersteunende informatie was om de onderbouwing van de genoemde 5 miljoen te kunnen volgen. Met behulp van P&O en SCD is er een uitgebreide analyse beschikbaar gekomen. Daaruit is geconstateerd dat de voorziening van 5 miljoen toereikend is, maar daarbij wordt ervan uitgegaan dat er een jaarlijkse gelijkblijvende last is van ongeveer ,- waarvoor geen verplichting mag worden opgenomen. Wanneer dit over vier jaar wordt bekeken dan kan het bij gelijkblijvende lasten gaan om een bedrag van circa 2,6 miljoen. Er is een risico van ongeveer 7,5 miljoen, maar dit kan lager uitvallen wanneer mensen eerder een baan vinden of hoger uitvallen wanneer mensen langer gebruik moeten maken van het sociaal statuut of van de WW-regeling. In het ergste scenario wordt rekening gehouden met 13 miljoen. De heer De Jager vraagt of het een verantwoorde keuze is om uit te gaan van 5 miljoen in combinatie met 4x ,- bij een scenario van normale uitloop. De heer Van Vugt antwoordt dat er een realistische schatting van werkelijke kosten en uitstroom van medewerkers aan ten grondslag ligt. Over de vermogenspositie stelt de heer Van Vugt dat de reserves zijn toegenomen met 16,3 miljoen maar dat de algemene reserve is afgenomen met ,-. Verder is er in het rapport aandacht gegeven aan de werkzaamheden die nodig zijn in het geval Drechtwerk zich aansluit bij GR Drechtsteden. Er wordt op pagina 16 van het rapport gesproken over consistentie en concreetheid. Gevraagd wordt hoe dit in de praktijk gezien moet worden. De heer Van Vugt antwoordt dat er in het verleden al vaker is gerapporteerd over besluiten om reserves aan te wenden. In dit geval is er een tekstuele toelichting over de aanwending van een reserve maar er is geen concreet besluit vastgelegd. Wanneer besluiten concreet staan vermeld is de controle ervan makkelijker en hoeven niet allerlei toelichtende of aanvullende teksten te worden doorgenomen. De heer Van Vugt meldt dat er bij de SDD een uitvoerige interne controle ten behoeve van de klantrelaties plaatsvindt en dat fouten of onzekerheden naar aanleiding van deze controle in de rapportage vermeld staan. Het draait hier om kleine fouten. Via een specifieke verantwoording worden deze fouten doorvertaald naar de afzonderlijke gemeenten. Tenslotte bespreekt de heer Van Vught de EDP-audit. Deze is inmiddels gereed en er zijn detailbevindingen in deze rapportage opgenomen. Er is in 2012 weinig gewijzigd ten opzichte van In het transitieplan in de plannen met betrekking tot de ontwikkeling van ICT zijn de genoemde punten verankerd en meegenomen. Het is de bedoeling dat deze punten bij de uitvoering van het transitieplan gaan verdwijnen. De heer Van Vugt komt nog even op de reserves terug. Per saldo is er een toename van 16,2 miljoen, maar hierbinnen is de omvang van de algemene reserve beperkt. Er zijn veel bestemmingsreserves. Over het weerstandsvermogen in relatie tot de weerstandscapaciteit zegt de heer Van Vugt dat hij aandacht heeft gevraagd om ook voor GR Drechtsteden het risicoprofiel opnieuw in beeld te brengen en dit af te zetten tegen beschikbare middelen voor het afdekken van deze risico`s. De financiële positie staat onder druk met een lage algemene reserve, maar om een duiding te kunnen geven of deze te hoog of te laag is is kennis van de risico`s nodig.

4 - 3 - Mevrouw Burger stelt dat dit vorig jaar en het jaar daarvoor ook het geval was. Zij is van mening dat de accountants veel geduld hebben. De heer De Jager stelt dat het lijkt alsof niet alle risico`s te kwantificeren zijn. De heer Van Vugt antwoordt dat er risico`s kunnen zijn in bedrijfsvoering of externe risico`s die niet goed te berekenen zijn. Het is dan van belang dat deze risico`s worden benoemd. Hij raadt aan om er transparant in te zijn dat risico`s om een bepaalde reden niet gekwantificeerd kunnen worden Mevrouw Burger vult aan dat de eerste stappen zijn gedaan om risico`s in kaart te brengen maar het heeft het afgelopen jaar stilgestaan. Zij vindt dat er minder mee gebeurd is dan ze had verwacht. De heer Korteland geeft aan dat er vooruitgang is geboekt. Hij vraagt zich wel af of alle risico`s gekwantificeerd moet worden. Hij is geen voorstander van allerlei reserves. De heer De Jager meldt dat er in het voorwoord van de jaarrekening beter, sneller, goedkoper staat. Hij heeft enige tijd geleden een brochure gezien waarin geschetst werd wat de gemeenschappelijke regeling, ook kwantitatief, betekend heeft en hij vraagt zich af of de tabellen overgenomen kunnen worden in de jaarrekening zodat dit in de afzonderlijke gemeenten teruggekoppeld kan worden. De heer Korteland geeft aan dat hij de strekking snapt Hij Is bereid om jaarlijks een fact-sheet uit te brengen met resultaten. Waarvan akte. Mevrouw Burger meldt dat er op pagina 4 van het Raadsvoorstel een schema staat dat in de jaarrekening terugkomt maar dat daar verschillen in zitten. Verder wordt er gesproken over een stuwmeer van verlofdagen maar er staat geen bedrag bij. Mevrouw Burger vindt dat - in het kader van risicomanagement - wel wenselijk. De heer Korteland geeft aan dat het schema in de vergadernotitie de juiste is. Over de kwestie omtrent de verlofuren zegt hij dat het een managementkwestie is. De voorzitter meldt dat de jaarrekening met een positief advies naar de Drechtraad zal worden verstuurd. 4. Presentatie risico s reservepositie/weerstandsvermogen Naar aanleiding van de jaarrekening in 2012 is de heer Van Vugt gevraagd om inzicht te geven in het weerstandsvermogen van de diverse gemeenten. Voorafgaande aan zijn presentatie meldt hij dat de eerste 5 sheets uit theorie bestaan. Belangrijk hierbij is om te vermelden dat het weerstandsvermogen de enige indicator is die een wettelijke verankering heeft maar dat gemeenten de vrijheid hebben om er op eigen manier mee om te gaan. Hierdoor zijn onderlinge vergelijkingen moeilijk te maken. Er komt er een nieuwe belangrijke indicator met wettelijk verankering die gevolgd moet gaan worden: het EMU-saldo. Wanneer er iets gezegd moet worden over de gemeenten dat zijn er meer indicatoren nodig dan alleen het weerstandsvermogen. Er worden jaarlijks 14 indicatoren doorgenomen. Hierna houdt de heer Van Vugt zijn presentatie. De volgende vragen komen aan bod: Mevrouw Burger vraagt ter verduidelijking of er voor het risicoprofiel gewerkt is met gemiddelden. Als rekenvoorbeeld noemt zij een fictief risico dat 10 miljoen kost als het zich voordoet met een kans van 50% = 5 miljoen. De heer Van Vugt beaamt dit. Hij vult aan dat er 3 subjectieve factoren zijn: de inventarisatie, de inschatting van de grootte van het risico en de kwantificering van de mogelijke schade van een risico. De voorzitter stelt voor dat deze presentatie aan alle auditcommissies wordt toegestuurd en alle aanwezigen gaan hiermee akkoord. De heer Korteland meldt dat deze presentatie ook in het PFO wordt geagendeerd, mede omdat er vanuit de Drechtraad gevraagd is of er meer uniformiteit in de methoden mogelijk is. De verschillen zijn nu heel groot in waarderen en inschatten van risico`s. De heer Korteland meent dat het goed is dat collega`s inzicht hebben in de stand van zaken bij elkaar en wat er voor nodig is om te komen tot meer uniformiteit.

5 - 4 - Mevrouw Heijmans geeft aan dat er in Dordrecht grote vooruitgang is geboekt en dat zij meer onderlinge uniformiteit op prijs stelt. Verder intrigeert de samenhang tussen weerstandscapaciteit haar en waar de risico`s onderling liggen. Wanneer gekeken wordt naar gemeenschappelijke regelingen dan is de GR Drechtsteden één grote gemeenschappelijke regeling met onderlinge afhankelijkheden. Zij vraagt zich af of er onbedoeld risico wordt gelopen wanneer niet duidelijk is welke risico`s zich mogelijk voor doen. Mevrouw Kroes vindt dat er een discussie over lokale autonomie aan vast hangt. Haar voorkeur ligt in dit geval bij een coördinerend portefeuillehouder zodat de onderlinge gemeenten aangezet kunnen worden om van elkaar te leren. Mevrouw Heijmans vindt dit te vrijblijvend en vraagt aandacht voor de gevolgen voor de overige gemeenten wanneer één van de gemeenten de kosten van het risico dat zich heeft voorgedaan niet kan betalen. Mevrouw Kroes benadrukt dat het mooi zou zijn wanneer men van elkaar zou willen leren. De heer Overbeek stelt voor dat dit deel van de presentatie naar alle auditcommissies wordt gestuurd. De voorzitter vat samen dat dit stuk van de presentatie samen met het betreffende stuk uit het verslag aangaande dit onderwerp aan de auditcommissies wordt gestuurd waarna door hen bekeken kan worden wat er verder mee wordt gedaan richting de gemeenteraden. De voorzitter concludeert dat er geen vergadertijd meer is om vandaag de overige agendapunten te behandelen en hij stelt voor om deze op 11 juni 2013 tussen 18:30 een 19:00 uur te behandelen? Mevrouw Burger vraagt om een andere oplossing omdat zij vreest dat er onvoldoende tijd is. De voorzitter meent dat er voldoende tijd beschikbaar is. Hij vraagt de coördinerend griffier om er voor te zorgen dat de vergaderruimte op tijd beschikbaar is zodat er direct met de vergadering gestart kan worden Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering. Actielijst afstemmingsoverleg 14 mei 2013 Datum afspraak Onderwerp Actie door Tijdstip 5 febr To-do-lijst agenderen voor de volgende vergaderingen van de auditcommissie. secretaris 14 mei febr febr mei 2013 Extra vergadering auditcommissie over ontwikkeling nieuwe opzet begroting. Nagaan vormgeving projectadministratie binnen de Drechtstedengemeenten. Vervolgvergadering op 11 juni 2013, uur. secretaris Najaar 2013 Alle leden 14 mei 2014 allen 11 juni mei 2013 Paragraaf weerstandcapaciteit en deelverslag auditcommissie toezenden aan auditcommissies Drechtstedengemeenten. secretaris z.s.m.

6 Paragraaf weerstandsvermogen (concept) jaarrekeningen 2012 Drechtsteden-gemeenten Auditcommissie Drechtraad Alblasserdam 14 mei 2013 Rein-Aart van Vugt Erik Wijnstok Chantal Wemmerus

7 Financieel gezond Financiële positie: Het vermogen van een organisatie in relatie tot de exploitatie, met inachtneming van de risico s Dat is: Breder dan reserves Breder dan het weerstandsvermogen Ook de toekomstige reguliere exploitatielasten En dus niet uit de balans af te leiden! Deloitte The Netherlands

8 Financieel gezond Financiële positie Voor het inzicht zijn meer factoren belangrijk (= stresstest) Jaarlijks voor Dordrecht Sluitende begroting Weerstandsvermogen Risico s AO/IC Verzekeren Voorzieningen Weerstandscapaciteit Reserves Stille reserves Onbenutte belastingcapaciteit Deloitte The Netherlands

9 Begrippen Bruto risico: Risico inherent aan de aard van het proces, waarbij geen rekening wordt gehouden met beheersmaatregelen. Bruto risico Netto risico: Netto risico is het (geaccepteerde) rest risico waarbij ervan uit wordt gegaan dat beheersmaatregelen (controls) zijn geïmplementeerd. Beheersmaatregelen Netto risico Deloitte The Netherlands

10 Model voor risicomanagement Risicoanalyse Risico G e m e Kaderstelling & Strategie 1 2 Analyse 3 Risicoweging e n t e r regelen Verbetering 6 College & Management Team Beheers- maat- Risicobeheersing a a d Toezicht & Toetsing 5 Monitoren Resultaten 4 Gebeurtenissen Resterende risico s Weerstands capaciteit Deloitte The Netherlands

11 Wettelijke verplichtingen paragraaf weerstandsvermogen Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) (artikel 11 lid 2) De paragraaf weerstandsvermogen bevat ten minste: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit. b. Een inventarisatie van de risico s. c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en risico s Deloitte The Netherlands

12 Financiële positie Drechtsteden gemeenten per 31 december 2012 Bedragen X Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GR Drechtsteden Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal % van de balans Voorz. voor risico's etc Egalisatievoorzieningen Voorziening middelen derden Totaal Netto schuld Aantal inwoners Eigen vermogen per inwoner Voorzieningen per inwoner Netto schuld per inwoner Landelijke gemiddelden 2011 Eigen vermogen in % van de balans: 36% Eigen vermogen per inwoner: Netto schuld per inwoner: Deloitte The Netherlands

13 Weerstandsvermogen per 31 december 2012 Bedragen X Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GR Drechtsteden Weerstandscapaciteit Risicoprofiel p.m. Ratio WC / RP 2,2 0,4 1,7 2,5 1,1 1,9 p.m. Weerstandscapaciteit per inwoner Algemene reserve per inwoner Eigen vermogen per inwoner Deloitte The Netherlands

14 Samenstelling weerstandscapaciteit per 31 december 2012 Bedragen X Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GR Drechtsteden Samenstelling weerstandscapaciteit - Algemene reserves (*) (**) 84 - Bestemmingsreserves p.m (***) - Post onvoorzien 40 p.m. p.m. p.m. - Onbenutte belastingcapaciteit p.m. p.m p.m. - Stille reserves p.m. p.m. p.m. p.m. Totaal (*) Inclusief resultaat 2012 (**) definitie weerstandscapaciteit Zwijndrecht = algemene reserve (***) definitie weerstandscapaciteit GR Drechtsteden = algemene reserve + exploitatiereserves dochters Deloitte The Netherlands

15 Weerstandsvermogen grondexploitatie per 31 december 2012 Bedragen X Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GR Drechtsteden Afzonderlijke risicoreserve grondbedrijf Omvang risicoreserve grondbedrijf Ja Ja Ja Ja Ja Ja nvt nihil nihil nvt Voorziening onderhanden werk Mutatie 2012 is nvt Risico grondexploitaties in totale risicoprofiel Ja (alleen voor risico's waar voor de risicoreserve niet toereikend is). Ja Ja (Volgerlanden is voor 2,1 miljoen meegenomen) Ja Ja ('Projectrisico's') Ja nvt Deloitte The Netherlands

16 Paragraaf weerstandsvermogen nader beschouwd Alblasserdam Dordrecht Hendrik Ido Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht GR Drechtsteden Aantal pagina's Totaal aantal risico's Aantal risico's in paragraaf beschreven 23 Top 10 exploitatie en grondbedrijf opgenomen 4 Geen Risico's gekwantificeerd? 8 risico's berekend + een buffer voor de p.m.posten Ja Deels Ja Ja ja Voor 3 van de 9 risico's is de impact opgenomen Impact (financieel) Geschat bedrag O.b.v. simulatie (Monte Carlo) Geschat bedrag Geschat bedrag Geschat bedrag Geschat bedrag Geschat bedrag Kans Percentage O.b.v. simulatie (Monte Carlo) Percentage? Kansklasse Kansklasse Kansklasse Tool berekenen risico s Eigen methode Naris Eigen methode Eigen methode Eigen methode Eigen methode Eigen methode Beheersmaatregelen opgenomen? Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja Kaderstelling Raad opgenomen 10 Nee Ja (weerstandsratio van 1,0) Nee Nee Ja (minimumbedrag van de algemene reserve van 0,5 miljoen) Nee Nee 2013 Deloitte The Netherlands

17 Samenvatting paragrafen weerstandsvermogen jaarrekeningen 2012 Informatiedichtheid over met name de geïdentificeerde risico s verschilt sterk per gemeente. Het aantal geïdentificeerde risico s verschilt sterk per gemeente. Ieder gemeente hanteert een eigen systematiek voor de identificatie en waardering van risico s. Beschikbare weerstandscapaciteit wordt door alle gemeenten voorzichtig berekend (voornamelijk algemene reserve). Andere bronnen van weerstandscapaciteit worden wel benoemd, maar zijn gewaardeerd op p.m. Iedere gemeente heeft een eigen risico-reserve voor de grondexploitatie. Omvang ultimo 2012 varieert sterk per gemeente. Bij alle gemeenten maken de grondexploitatierisico s deel uit van het algemene risico-profiel van de gemeente. Bij niet alle gemeenten is echter duidelijk of het hierbij gaat om de risico s die niet kunnen worden gedekt uit de risico-reserve grondexploitatie (risico op dubbele weerstandscapaciteit). Twee van de zes gemeenten hebben de kaderstelling voor de weerstandsratio opgenomen. Drie van de zes gemeenten hebben de beheersmaatregelen voor het mitigeren van de geïdentificeerde risico s opgenomen. Niet duidelijk is of de kwantificering van de geïdentificeerde risico s inclusief of exclusief deze beheersmaatregelen heeft plaatsgevonden. Geen van de gemeenten maakt in de paragraaf weerstandsvermogen een koppeling met de voorzieningen die op de balans gevormd zijn voor het afdekken van specifieke risico s per balansdatum (deze voorzieningen zijn beheersmaatregelen) Deloitte The Netherlands

18 FOR CLIENTS Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and high-quality service to clients, delivering the insights they need to address their most complex business challenges. Deloitte has in the region of 200,000 professionals, all committed to becoming the standard of excellence. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte Network ) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte The Netherlands

19 Agendapunt 3 VOORSTEL AUDITCOMMISSIE 14 MEI 2013 / 11 juni 2013 Portefeuillehouder Datum R.T.A. Korteland Steller Telefoonnummer A. Tolsma a.tolsma@drechtsteden.nl Onderwerp Stand van zaken opvolging adviezen follow-up lijst en management letter 2012 Voorstel Kennisnemen van de huidige stand van zaken met betrekking tot de follow-up lisjt en de adviezen die zijn uitgebracht bij de management letter Samenvatting In dit voorstel wordt de huidige stand van zaken met betrekking tot de follow-up lijst en de adviezen die zijn uitgebracht bij de management letter van 2012 weergegeven. Toelichting op het voorstel Sinds medio 2010 is er gestart met de to-do lijst. De to-do lijst bevatte aanbevelingen van de accountant en daarnaast verdere noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsvoering. De punten met betrekking tot bedrijfsvoering waren in begin 2012 afgerond, dan wel opgenomen in de P&C kalender. Punten die nog open stonden op de to-do lijst betroffen bevindingen van de accountant bij de interimcontrole en de jaarrekening controle. Deze bevindingen worden door de accountant opgenomen als bijlage (genaamd follow-up lijst) in de management letter, de rapportage die de accountant opstelt na aanleiding van de interim controle. Tijdens de auditcommissie van 5 februari 2013 is een stand van zaken gegeven rondom de opvolging van de follow-up lijst zoals die door de accountant is opgenomen in de management letter van Totaal gaat het om 49 uitgebrachte adviezen waarvan er 10 zijn afgerond. De resterende adviezen opgepakt. Een van deze adviezen was het zichtbaar vastleggen van de controle op de juistheid van de parameters rondom de salarissen. Vanaf 2013 wordt per kwartaal dit nu vastgelegd door de afdeling P&O van het SCD. Daarnaast heeft er een interne controle naar de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen plaatsgevonden en zijn de processen rondom de overlopende activa en passiva bij de jaarrekening aangescherpt. De door de accountant uitgebrachte adviezen in het rapport van bevindingen behorende bij de jaarrekening controle 2012 zullen worden opgenomen in de follow-up lijst. Deze bevindingen zullen dan ook worden opgepakt en de opvolging hiervan wordt door de accountant bij de interim controle beoordeeld. Consequenties Financiële consequenties Geen Personele en organisatorische consequenties Geen Juridische consequenties Geen Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties Geen Advies en draagvlak NVT

20 pagina 2 Stand van zaken follow-up lijst en adviezen ML2012 Verdere procedure, communicatie en uitvoering NVT Onderliggende stukken Follow-up lijst stand van zaken en opvolging adviezen ML2012

21 Openstaande punten uit de follow-up lijst van Deloitte In onderstaande tabel zijn de punten opgenomen uit de follow-up lijst van Deloitte zoals zij deze hebben gepresenteerd in de bijlage van de management letter. Hierbij gaat het om bevindingen die zijn gedaan bij de interim controles en jaarrekening controles. De punten waarbij Deloitte in de management letter heeft aangegeven dat het advies is uitgevoerd en afgerond zijn niet in deze tabel opgenomen. In de tweede kolom wordt weergegeven welke prioriteit het heeft. Dit is gelijk aan de lijst zoals deze is gepresenteerd in de bijlage van Deloitte (H= hoog, M= midden en L= laag). Daarnaast is hierbij aangeven wat de status was ten tijde van de interim controle (N= advies is nog niet ten uitvoer gebracht, = advies wordt uitgevoerd, maar is nog niet afgerond). Onderwerp Pri Korte omschrijving Oplossing/advies Investeringsfonds Manden Maken Opdrachtverstrekking aan IBD Tussenrekeningen (GRD, SDD, SCD) Aanbestedingen SDD Waardering dubieuze debiteuren H- L- N H- H- L- De handhaving van de naleving van de subsidievoorwaarden door de gemeenten ligt onvoldoende vast. Een zichtbare toets op de provinciale regelgeving ontbreekt nog. Procesgang opdrachtverstrekking moet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels en aan de normen van integriteit. Niet alle tussenrekeningen hebben een verklaarbaar saldo, risico op onverwachte financiële resultaten Naleving intern aanbestedingsproces vindt onvoldoende plaats De waardering van de debiteuren wordt tussentijds niet aangepast. De gemeenten een accountantsverklaring te laten overleggen in dien de provincie meefinanciert voor meer dan Wij hebben geadviseerd de provinciale eisen expliciet in de verordening Investeringsfonds op te nemen. Daarnaast hebben wij geadviseerd de toets met de provinciale regelgeving zichtbaar te maken door gebruik van checklisten. Periodiek (minimaal jaarlijks) de procedures rondom de opdrachtverstrekking en integriteit te monitoren. Geadviseerd wordt om de ondernomen acties om tot afwikkeling over te gaan toe te lichten in de specificaties. Analyseer de tussenrekening periodiek en zorg voor administratieve afwikkeling van de saldi. De naleving van de Europese aanbestedingsregels en de interne richtlijnen aan te scherpen. Beoordeel periodiek de waardering van de debiteuren en pas de voorziening hierop aan. Follow up van accountant bij intrim controle 2012 Er is door Deloitte geen ontwikkeling geconstateerd met betrekking tot deze bevinding in 2012 In 2012 is geen ontwikkeling op dit punt te melden, de periodieke monitoring hiervan ligt niet vast. In 2012 is vastgesteld dat er tussentijdse actuele specificaties aanwezig waren. Inhoudelijk kan het beheer nog verder worden aangescherpt. Dit proces maakt onderdeel uit van de interne controle rechtmatigheid. Deloitte zal op dit punt terug komen als de interne controle rechtmatigheid is uitgevoerd. Tussentijds heeft wel een analyse plaatsgevonden, maar deze is niet in de financiële administratie en burap zichtbaar gemaakt. Stand van zaken De meeste mutaties uit het investeringsfonds Manden maken hebben in de jaren tot en met 2011 plaats gevonden. Een deel van de cofinanciering vanuit de Provincie is niet aan de Drechtsteden beschikt, maar rechtstreeks aan de gemeenten. Daarnaast is voor een aantal afrekeningen van projecten een bestuursverklaring of een accountantsverklaring ontvangen. Periodieke controle is opgenomen in het jaarplan. Het (inhoudelijk)beheer van de tussenrekeningen is de verantwoordelijkheid van de klantorganisaties. SCD stelt de specificaties op en benadert de klant m.b.t. snelle afhandeling van deze posten. Bij de interne controle 2012 zal dit punt worden meegenomen. Bij de 1 e bestuursrapportage 2013 zal de begroting op dit punt worden aangepast. Conform besproken met Deloitte 1

22 Onderwerp Pri Korte omschrijving Oplossing/advies Follow up van accountant bij intrim controle 2012 Op aangeven van SDD heeft Deloitte meegekeken met de huidige systematiek van begroten. De in de afgelopen jaren gehanteerde systematiek behoeft aanpassing. Gebleken is dat zowel de baten als lasten in voorgaande jaren te laag zijn verantwoord in Dit heeft geen effect op het financiële resultaat. Afgesproken is om voor 2013 de boekingsgang aan te passen. Stand van zaken Verbijzonderde interne controle IBD, OCD en BD SCD Verbijzonderde interne controle SCD Verplichtingenadministratie SDD interne controle - risicoanalyse SDD interne controle - structurele of incidentele fouten H- H- M- L- M- De verbijzonderde interne controle vindt niet gespreid over het jaar plaats. De verbijzonderde interne controle vindt te laat plaats. Als gevolg van het niet tijdig inboeken van inkoopfacturen is er onvoldoende zicht op nog te verwachte kosten De omvang van de deelwaarnemingen wordt bepaald door een risicoanalyse. In 2010 is er voor alle regelingen uitgegaan van een midden risico. Hier ligt echter geen gestructureerde risicoanalyse per regeling aan ten grondslag. In de RMO rapportages worden fouten gespecificeerd naar soort. Een analyse of sprake is van een structurele of incidentele fout Gespreid over het jaar de interne controle laten plaatsvinden en over de uitvoering hiervan afspraken maken met de directeuren van de dochters. Gespreid over het jaar de interne controle laten plaatsvinden. Invoeren verplichtingenadministratie Risicoanalyse per regeling opnemen in controleplan, waarmee u aantal deelwaarnemingen zo kan verdelen over de massa dat u de meeste aandacht geeft aan regelingen met een hoog risico. Alsnog de analyse uit te voeren. De werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle zijn in 2012 in een keer tot en met september uitgevoerd. De bedoeling is om de interne controle in 2013 per kwartaal uit te voeren. De verbijzonderde interne controle dekt momenteel niet de juistheid en rechtmatigheid van de personeelslasten af. Daarover zullen nog afspraken moeten worden gemaakt tussen Deloitte en SCD. Bij uitvoering van de interne controle nadrukkelijk aandacht besteden aan de boring van de volledigheid van de verplichtingen door het uitvoeren van een analyse op de werkvoorraad bij budgethouders. In het controleplan 2012 is een onderscheid gemaakt tussen laag, midden en hoog risico per regeling. De afweging is mondeling toegelicht, maar ligt niet vast in het controleplan. Er is vastgesteld dat een toereikende analyse wordt uitgevoerd, maar dat de toelichting op incidentele of structurele fouten nader toegelicht kan worden. In het 3e kwartaal 2013 zal er in integrale aanpak met betrekking tot interne controles voor de kleine dochters en verbijzonderde interne controle worden opgesteld. Control en Bedrijfsvoering SCD heeft inmiddels alle verbijzonderde interne controles (inclusief de rechtmatigheid van de personeelslasten) uitgevoerd. Een afrondende afspraak met Deloitte is gehouden (23 jan) en Deloitte stelt een conclusie met bevindingen op. De doelstelling om in 2013 per kwartaal controles te gaan uitvoeren blijft staan. Verplichtingenadministratie is ingevoerd binnen de GRD. In 2013 zal de verplichtingenadministratie onderdeel zijn van de interne controle. In het jaarplan 2013 is in de bijlage de risico-overweging toegelicht op de controle gebieden/ onderdelen Het incidentele karakter cq structurele karakter wordt ondervangen door de beslisboom methodiek. 2

23 Onderwerp Pri Korte omschrijving Oplossing/advies SDD interne controle Follow-up SDD interne controle Ondertekening van contracten GBD- Opleggen rioolrecht Vermogen en resultaat algemeen Kortlopende schulden L- L- M- M- H- ontbreekt tot nu toe. Een dergelijke analyse is van belang om af te wegen of de geconstateerde fout moet worden vertaald naar de massa en of aanpassing van de interne beheersing noodzakelijk is. In de RMO rapportages ontbreekt een follow up van eerdere aanbevelingen. Er vindt geen zichtbare controle plaats op de ondertekening van contracten overeenkomsten. Voor het opleggen van het rioolrecht maakt GBD gebruik van gegevens van het waterleidingbedrijf. Deze gegevens worden door het waterleidingbedrijf in een bestand aan GBD aangeleverd. De autenciteit van dit bestand wordt niet zichtbaar door GBD vastgesteld. De reservepositie en uw weerstandvermogen is niet op orde. Van het UWV zijn een aantal ontvangsten opgenomen op een tussenrekening. Het is onbekend voor Opnemen van follow-up in de kwartaalrapportages Uitbreiden van de interne controle met de toetsing op rechtmatige ondertekeing van majeure contracten. Deloitte adviseert de interne controlesop dit bestand te versterken door minimaal het generaal totaal van het verbruik te laten bevestigen door de directeur of controller van het waterleidingbedrijf. Beter zou zijn een generieke mededeling (Assurance rapport) op te vragen waarin de accountant van het waterleidingbedrijf rapporteert over de kwalitatieve aspecten van de administratieve organisatie en interne controle en daarbij een oordeel met een redelijke mate van zekerheid uitspreekt over de toereikendheid daarvan ten behoeve van de waarboring van de verbruiksgegevens. Deloitte adviseert om te komen met een plan om de reservepositie en uw weerstandsvermogen verder op orde te brengen. Uitzoeken van de ontvangsten Follow up van accountant bij intrim controle 2012 In het 2e kwartaalrapport 2012 staat een korte opmerking dat de bevindingen van het eerste kwartaal nog niet voldoende zijn opgevolgd. Over de bevindingen van voorgaande jaren zijn geen opmerkingen geplaatst. De follow up moet nog explicieter zichtbaar worden gemaakt in de rapportages. Contractbeheer monitoort aan de voorkant op de contracten naar de juiste personen voor ondertekening worden verzonden. Het is een bewuste keuze dat het RMO team achteraf geen controle op de juiste ondertekening van de mandaatregeling uitvoert. Daarom dit advies laten vervallen. In 2012 is een contract afgesloten met een drinkwaterbedrijf. IN dit contract is het advies van Deloitte niet opgenomen. Wel analyseert de GBD de ontvangen gegevens van de waterbedrijven om te kijken of er belangrijke afwijkingen zijn, die aanvullende aandacht behoeven. U bent bezig met een actualisatie van de nota reserves en voorzieningen waarin dit wordt meegenomen. De omvang van de grootboekrekening is in 2011 afgenomen. In september 2012 stond er nog een saldo van Stand van zaken Het model/ layout van de kwartaal rapportages wordt aangevuld met een follow-up lijst ter borging en controle op aanbevelingen. Gezien opmerking van Deloitte in de management letter niet meer relevant. Dit punt zal in het 2 e kwartaal worden opgepakt en naar verwachting in 3 e kwartaal worden afgrond. Overigens zijn de drinkwaterbedrijven wettelijk verplicht de opgaven naar waarheid te leveren. In het voorjaar komt de GRD met een actualisatie van deze nota. P&O beheert de tussenrekeningen met ontvangsten en uitgaven van het UWV. Dit wordt wekelijks bijgewerkt. 3

24 Onderwerp Pri Korte omschrijving Oplossing/advies Inhuur externe deskundigheid Uurtarieven SDD Verplichtingen administratie Prognose nog op te leggen belastingen H- L- N M- L- welke klantorganisatie deze ontvangsten zijn. De GRD loopt risico ten aanzien van de rechtmatigheid van de aanbesteding van de inhuur van derden. Aangezien de meeste inhuur binnen de GRD valt te bestempelen als zogenaamde 2B-diensten, heeft dit geen gevolgen voor de controleverklaring van de accountant. Er worden verschillende uurtarieven gehanteerd bij het detacheren van medewerkers binnen het Drechtsteden-netwerk. Geeft aanleiding tot discussie. Cliënten die moeite hebben met het participeren in de maatschappij kunnen extra ondersteuning en begeleiding nodig hebben. De SDD zorgt dan voor extra begeleiding, cursussen of trainingen in de vorm van een traject. Bij de start van een traject registreert de klantmanager gegevens over het traject in de uitkeringsadministratie. Op basis van het soort traject wordt er automatisch een verplichting opgeboekt. Het bedrag van deze verplichting is door een aantal functiegroepen handmatig aan te passen. Vanaf boekjaar 2011 heeft de GBD zelf de prognose voor de begroting 2011 opgesteld voor de gemeenten. In praktijk passen de gemeenten deze prognoses op basis van eigen inschatting soms aan, waardoor de Deloitte adviseert de naleving van de Europese aanbestedingsregels aan te scherpen. Overwegen om te komen tot een meer eenduidige calculatie van uurtarieven voor het detacheren van medewerkers in het Drechtstedennetwerk. Hierbij verdient ook aanbeveling met een eenduidige kostprijs voor alleen de directe kosten te werken zonder opslag voor overhead dan wel met slechts één tarief voor overhead. De SDD heeft aangegeven de autorisaties tot het muteren van verplichtingen te heroverwegen. Wij adviseren bij dergelijke begrotingswijzigingen te bepalen of aanpassing van de prognose nog op te leggen belastingen realistisch is en met objectieve gegevens kan worden onderbouwd. Follow up van accountant bij intrim controle open met betrekking tot ontvangen van het UWV. Opmerking blijft van kracht. Door de toekomstige invoering van Inkoop Nieuwe Stijl, waaronder het uitvoeren van een inkoopscan, is het de bedoeling dat jaarlijks meer inzicht zal komen in de bestaande contracten en bijbehorende contractacties. Deze proactieve houding streeft onder andere naar het waarborgen van naleving van het aanbestedingsbeleid. Ten tijde van de interim-controle begin oktober 2012 was de SDD bezig met de afronding van de opschoonactie van de verplichtingenadministratie. Bij deze opschoonactie zijn alle openstaande verplichtingen doorgelopen en indien nodig gecorrigeerd. Na deze opschoonactie wordt een nieuw proces ten aanzien van de verplichtingenadministratie ingevoerd en is het risico dat meer voor een traject wordt betaald dan is afgesproken geminimaliseerd. De werking van dit proces wordt bij de volgende controle getoetst door Deloitte. Dit heeft niet gespeeld in Voor 2013 is echter één gemeente die een andere begroting aanhoudt voor de belastingopbrengsten, omdat de gemeente over andere informatie beschikt. De GBD en de Stand van zaken Stand van zaken op dit moment verdeeld over 8 posten. Voor een aantal oude posten (ontvangsten) is (nogmaals) contact opgenomen door de senior medewerker crediteuren SCD met het UWV om de herkomst te achterhalen. De inkoopscan is met het concern en de controllers van de GRD besproken. Eén van de punten uit het ontwikkelprogramma betreft het uitwisselen van medewerkers in het Drechtsteden netwerk. Onderdeel hiervan is het tarief waarvoor medewerkers in het netwerk werkzaam zijn. Opschoning heeft plaats gevonden. Uitwerking van proces vindt nu plaats (januari 2013). Werkwijze 2013 wordt aangepast. Voor de behandeling van de kadernota/ voorjaarsnota geeft de GBD een eerste prognose af. Wordt ook in het vooroverleg 2013 met de gemeenten afgestemd. 4

25 Onderwerp Pri Korte omschrijving Oplossing/advies Treausry - Financiering GRD Beheer kasgeldleningen M- H- N Investeringskredieten L- N Afschrijvingen Tussenrekening verkeer Vooruitontvangen RAS subsidies Voorziening oninbare vorderingen L- L- M- M- N taakstelling voor de GBD wijzigt. Wij zijn van mening dat een de prognose nog op te leggen belastingen niet afhankelijk moet zijn van een taakstelling, maar van een realistische prognose. Het opnemen van een post nog op te leggen in de jaarverslaggeving is gebonden aan de verslaggevingsregels van het BBV. Het BBV vraagt om een inhoudelijke onderbouwing van de posten. Algemeen aandachtspunt is de bevoorschottingsstructuur van uw GR. Bij bijvoorbeeld het IBD en OCD is veelal sprake van voorfinanciering. Bij de controle van de opgenomen kasgeldleningen 2011 was bij 3 van de 13 kasgeldleningen geen schriftelijke bevestiging van de bank aanwezig, maar een bericht. Een bericht is een onvoldoende betrouwbaar document om de juiste verantwoording van de kasgeldlening vast te stellen. Tussentijds is geen totaal overzicht van de stand van zaken van de investeringskredieten Tussentijds worden geen afschrijvingen geboekt, hierdoor risico van te lage raming bij burap Voor beide tussenrekeningen (Verkeer en RPV MJP) wordt één kostenplaats gebruikt, risico van verkeerde toerekening van kosten Personeelkosten ten laste van de subsidie, worden tussentijds niet geboekt Gedurende 2011 heeft geen actualisatie van de omvang van de voorziening plaatsgevonden. Wij adviseren u de financiering in relatie tot de benodigde kasstromen voor uw activiteiten nader te beoordelen en te onderzoeken of hier op een andere wijze invulling aan gegeven kan worden Bij alle kasgeldleningen een schriftelijke bevestiging van de bank opvragen. Overzicht opnemen in burap Periodiek boeken van afschrijvingen gedurende het boekjaar Kosten op aparte grootboekrekeningen boeken Tussentijds personeelskosten toerekenen en boeken in de financiële administratie Tussentijds bepalen van de omvang van de voorziening. Follow up van accountant bij intrim controle 2012 desbetreffende gemeente zijn hierover in overleg. Wij adviseren om dergelijke afwijkingen vooraf met elkaar af te stemmen voor een juiste en realistische bepaling van de begrootte belastingopbrengsten. In 2012 zijn geen kasgeldleningen afgesloten. Overzicht wordt toegevoegd aan burap In 2012 gedurende het boekjaar de afschrijvingskosten voor het gehele jaar geboekt. Op één tussenrekening staat een saldo over de periode Dit wordt in 2012 afgerond, zodat deze tussenrekening kan worden afgesloten. Specificaties zijn aanwezig, maar de daadwerkelijke boeking in de financiële administratie heeft tussentijds niet plaatsgevonden. De voorziening oninbare vorderingen bestaat grotendeels uit de voorziening dubieuze uitkeringsdebiteuren. Aan het einde van het boekjaar wordt deze voorziening door de SDD in de Stand van zaken In het 2 e kwartaal 2013 zal de financieringsstructuur van de GRD worden herzien. In de geldmarkt (kortlopende transacties) worden de door de bemiddelende kantoren naar de wederzijdse partijen gezonden e- mailbevestigingen als afdoende beschouwd. Een schriftelijke bevestiging wordt dan ook niet verstrekt. Dit punt wordt in de eerst volgende burap opgepakt. Dit is de 1 e burap van Werkwijze voor boeken zal ook in 2013 worden gehanteerd. De tussenrekening met het saldo over de periode staat inmiddels op 0 en zal worden afgesloten. De werkelijke boeking zal plaats vinden bij het opmaken van de jaarrekening In 2012 is reeds de administratie hierop tussentijds aangepast. In 2013 is dit in het proces in gebed en zal naast alleen de berekening ook daadwerkelijk in de financiële administratie worden verwerkt 5

26 Onderwerp Pri Korte omschrijving Oplossing/advies FUWA voorziening/ ID-banen Overlopende activa en passiva Borging van subsidievoorwaarden van ontvangen subsidies L- H- L- Tussentijds is de omvang van de voorziening in de financiële administratie niet aangepast, terwijl in de tweede burap is aangegeven dat de besteding heeft plaatsgevonden en een gedeelte van de voorziening kan vrijvallen De presentatie en waardering van de overlopende activa en passiva was niet conform BBV-richtlijnen. Een centrale coördinatie van de subsidies via een subsidieregister ontbreekt Tussentijds actualiseren van de omvang van de voorziening Kennis over de toepassing van het BBV in de organisatie aan te scherpen Een centrale coördinator voor het subsidieregister aanwijzen Follow up van accountant bij intrim controle 2012 financiële administratie verwerkt. Deloitte adviseert om periodiek de mutaties op een juiste wijze in de financiële administratie te verwerken. In de 2e burap SDD is aangegeven dat de voorziening FUWA en IDbanen kan komen te vervallen. De daadwerkelijke boeking zal bij het opstellen van de jaarrekening plaatsvinden. Dit punt zal bij de eindejaarscontrole door Deloitte worden getoetst. Centrale coördinator is aangewezen in 2012 en beheert het subsidieregister. Uit inhoudelijke beoordeling van tussenrekeningen komen correctieboekingen op voorgaande jaren naar voren in verband met kosten die ten onrechte ten laste van project zijn gebracht. De naleving van de subsidievoorwaarden inhoudelijk (rechtmatigheid van de geboekte kosten) is nog een aandachtspunt. Stand van zaken Bij de jaarrekening zal worden voorgesteld om deze voorziening te laten vervallen. In december zijn medewerkers van het SCD en SDD op een actualiteiten BBV-bijeenkomst van Deloitte geweest. In het jaarrekening proces zijn met betrekking tot de overlopende activa en passiva extra controles ingeboekt. De tussenrekeningen, waarop de vooruitontvangen subsidies worden geboekt in de administratie zijn volledig in beeld. Bij het opstellen van de buraps wordt een aansluiting gemaakt met de werkelijke cijfers en de prognose uit de exploitatie en de tussenrekening. 6

27 Management letter 2012 In de managementletter 2012 heeft de accountant op een aantal punten adviezen uitgebracht. Deze adviezen zijn in onderstaande tabel opgenomen. In de laatste kolom is weergegeven wat de huidige stand van zaken is met betrekking tot de opvolging van dit punt. Onderwerp Korte omschrijving Oplossing/advies Stand van zaken Ouderdomsanalyse debiteuren (SDD) Afboeking vordering Controle parameters salarisadministratie Variabele vergoeding Inkoopfacturen Voorziening frictiekosten Op dit moment vindt er een intensivering plaats van oude openstaande vorderingen. Bij deze actie wordt, vooralsnog voor de meeste relevante groep vorderingen, per vordering beoordeeld of deze nog inbaar is en welke vervolgstappen moeten worden genomen. Deze intensivering kan gevolgen hebben voor de opbouw en omvang van de voorziening dubieuze debiteuren. De afboeking van vorderingen kan inde uitkeringsadministratie door één persoon plaatsvinden. Hierdoor wordt het risico gelopen dat er onterecht een afboeking plaatsvindt. De salarisverwerking is uitbesteed aan Raet. Dit betekent dat wijzigingen in de parameters zoals percentages voor de loonheffing en sociale lasten door Raet worden ingevoerd. De verantwoordelijkheid voor een juiste en rechtmatige salarisverwerking ligt echter bij het SCD. Deloitte heeft vastgesteld dat via de salarisadministratie aan één medewerker een vergoeding is betaald zonder dat het declaratieformulier ondertekend is door de leidinggevende. Daarnaast is deze declaratie niet onderbouwd met onderliggende kwitanties of andere bewijsstukken. Dit betekent dat de SCD een niet-geautoriseerde declaratie heeft uitbetaald. Het SCD heeft een procedure voor het verrichten van spoedbetalingen. Spoedbetalingen brengen veelal hoger frauderisico, dan wel een risico op fouten (dubbele betaling) met zich mee. Het SCD ontmoedigt daarom het gebruik van spoedbetalingen. Uit de verbijzonderde interne controle van het SCD is naar voren gekomen dat bij 4 van de 30 gecontroleerde spoedbetaling geen controleerbare parafen van de klantorganisatie aanwezig is. Volgens de procedure moet de spoedbetaling door de budgethouders en de controller van de klantorganisatie vooraf worden goedgekeurd. Voor de frictiekosten dient nog een voorziening te worden gevormd. Deloitte adviseert bij het opstellen van de eindejaarsverantwoording 2012 hier rekening mee te houden. Geadviseerd wordt, vanuit het oogpunt van risicobeheersing, om afboekingen boven een bepaald bedrag door het afdelingshoofd te laten autoriseren. De salarisadministrateurs controleren de juistheid van de gehanteerde parameters aan de hand van de (individuele) salarisstroken. Deze controle wordt echter niet zichtbaar gemaakt. Wij adviseren de controle van de salarisstroken zichtbaar vast te leggen door elk kwartaal 5 salarisstroken volledig en zichtbaar na te rekenen op de juistheid van het bruto-netto traject. De afdeling P&O heeft naar aanleiding van deze bevinding een fout-analyse is uitgevoerd. Deze omissie is ontstaan door het inregelen van het nieuwe systeem E-HRM. Deloitte adviseert om een parafenlijst op te stellen en actueel te houden. Daarnaast adviseert Deloitte om alleen opdrachten voor spoedbetalingen te accepteren die door de budgethouder en de controller expliciet per mail worden goedgekeurd. Wanneer uit de intensivering blijkt dat er gevolgen zijn voor de opbouw en omvang van de voorziening dubieuze debiteuren wordt dit meegenomen. Bij de jaarrekening is het eerstvolgende moment dat de voorziening dubieuze debiteuren worden herzien. Bij de interne controles zal dit in 2013 steekproefsgewijs worden gecontroleerd. Met ingang van 2013 rekent P&O ieder kwartaal 5 salarisstroken handmatig na. De eerste follow up volgt met de kwartaalcontrole van Aan Deloitte is aangegeven dat het proces inmiddels is geoptimaliseerd. Deze optimalisatie van het proces en de fout-analyse zal Deloitte betrekken bij de eindejaarscontrole. Spoedbetalingen worden zoveel als mogelijk via de reguliere route uitbetaald. Wanneer dit niet mogelijk is wordt via mail toestemming gegeven door gemachtigden binnen de desbetreffende klantorganisatie. Veelal zijn dit de beleidsmedewerker/ kredietbeheerder en een P&Cmedewerker. Deze mailberichten worden bij de betaling bewaard Bij de jaarrekening van 2012 zal er een voor de fricitekosten een voorziening worden gevormd. Op dit moment wordt de hoogte en uitgangspunten hiervan bepaald. 7

28 Projectovereenkomst Procedurebeschrijving Organisatiewijziging Prognose nog op te leggen Bij het OCD is door Deloitte een waarneming uitgevoerd op een project dat niet onder het basispakket valt. Voor dit project is geen getekende overeenkomst aangetroffen. Wel was er een ondertekend intern projectstartformulier en mailwisseling met de klantorganisatie over het project aanwezig. De mailwisseling gaat vooral inhoudelijk over het project, maar niet over de financiële afspraken. Het ontbreken van een getekend productovereenkomst brengt een risico met zich mee voor de facturatie van de opdracht. Het GBD werkt met meerdere procedurebeschrijvingen voor haar processen en actualiseert deze indien dit nodig wordt geacht. Door Deloitte is vastgesteld dat niet alle procedure beschrijvingen zijn voorzien van een versienummer en een datum waarop deze is vastgesteld. Hierdoor kan het onduidelijk zijn welke beschrijving de meest actuele en geldende versie is. De organisatiestructuur is binnen de GBD gewijzigd in Deze wijziging heeft geen directe gevolgen voor functiescheiding, bevoegdheden en interne controlemaatregelen. Echter in het mandaatbesluit regeling tekenbevoegdheid van de GBD, waarin ondermandaat wordt verleend aan de desbetreffende functionarissen, sluit de benaming van de functies niet aan op de gewijzigde functies volgens de nieuwe organisatiestructuur. Deloitte heeft vastgesteld dat er de raming van de nog op te leggen afwijkt van de realisatie. Deloitte adviseert voor elk project de klantorganisatie de projectvoorwaarden (inclusief projectbegroting) te laten goedkeuren. Deloitte adviseert om het versienummer en de datum van vaststelling voor elke procedurebeschrijving vast te leggen. Deloitte adviseert om het mandaatbesluit aan te passen. Door Deloitte wordt geadviseerd om bij de jaarverantwoording na te gaan in hoeverre de verschillen gevolgen kunnen hebben voor de omvang van de belastingopbrengsten over 2012, inclusief de raming nog op te leggen. De onderbouwing van de berekening zal door Deloitte bij de eindcontrole worden gecontroleerd. In de mailwisseling zal nu er naast de inhoudelijke afspraken nu ook expliciet afspraken met betrekking tot financiën worden opgenomen. De afdeling GEO zal worden geïntegreerd binnen het GBD. Als gevolg hiervan worden de AO/IB gewijzigd. Het advies van Deloitte zal hierin worden opgenomen. Dit zal in het 2 e kwartaal 2013 worden opgepakt. Mandaatbesluit moet worden aangepast. Wordt meegenomen bij de overige wijzigingen als gevolg van de integratie met de afdeling Geo. Dit zal opgepakt worden in het 2 e kwartaal van 2013 en naar verwachting afgerond in 3 e kwartaal. GBD levert bij de Buraps aan de gemeenten altijd een onderbouwd advies over het al dan niet bijstellen van de begroting (opbrengstprognoses). De realisatie wijkt in de 2 e Burap altijd af van de raming. Enerzijds vanwege het moment van rapporteren (jaar is nog niet voorbij) en ten tweede omdat een deel van de opbrengst eerst één of twee jaar later kan worden opgelegd. Vanzelfsprekend is de onderbouwing van eventuele afwijkingen of geprognosticeerde afwijkingen onderdeel van de controle. 8

29 agendapunt 4 CONCEPT MEMO aan Agendacommissie Drechtraad (tk 17-4)) & Auditcommissie Drechtraad (14-5/11-6) van De coördinerend griffier & de secretaris van de Auditcommissie onderwerp P&C cyclus: het goede debat over de juiste dingen datum 3 april Aanleiding Het vergaderschema voor de Drechtraad van 2013 is al weer enige tijd geleden vastgesteld. Op basis hiervan heeft uw agendacommissie op 17 oktober gesproken over het proces van behandeling van de P&C stukken voor U hebt toen het volgende ritme vastgesteld: P&C stuk Opiniërend Drechtraad Jaarrekening 2012 (mei auditcie) 11 juni juli e burap juli juli 2013 Primaire begroting 2014 (voor 15-7) 11 juni juli e burap december december 2013 Actualisering begroting december januari 2014 In beginsel worden de stukken eerst opiniërend besproken en tijdens een volgende Drechtstedendinsdag in de plenaire Drechtraad geagendeerd en vastgesteld. Met dien verstande dat de 1 e bestuursrapportage voor de zomer wordt vastgesteld; gelijktijdig met de behandeling van de jaarrekening 2012 en de primaire begroting Voor de 2 e bestuursrapportage vindt concentratie van de opiniërende behandeling en de vaststellende behandeling op 3 december plaats. Voor de goede orde: de 2 e bestuursrapportage dient voor het eind van het jaar te worden vastgesteld in verband met begrotingsrechtmatigheid. Bij eerdere gelegenheden is door een aantal fracties in de Drechtraad de vraag gesteld of het twee maal houden van algemene beschouwingen binnen een P&C-cyclus efficiënt en effectief is: draagt dat bij tot het goede debat over de juiste dingen? Deze memo bevat voor de kortere termijn 1 twee voorstellen: Voorstel 1: Voorstel 2: De laatste DR voor 15 juli inrichten als Drechtstedelijke verantwoordingsdag. Deze koppelen aan de behandeling van de jaarrekening in de DR.. De eerste DR van het jaar inrichten als als algemene beschouwingen. Deze koppelen aan de behandeling van de geactualiseerde begroting is de DR.. De notitie bevat in die zin suggesties om de hele cyclus te ontbureaucratiseren. Dat geeft een handvat om de bestuursrapportages (nog) meer inhoud te geven en bieden zo een betere mogelijkheid tot bijsturing van het beleid lopende het jaar. In het vervolg wordt een en ander kort toegelicht. 1 Voor de wat langere termijn heeft de accountant aangegeven dat de nieuwe Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen van invloed kan zijn op de regionale P & C cyclus. 1

30 2. De primaire begroting Proces De besluitvorming over de primaire begroting dient op basis van de bestaande regelgeving voor 15 juli te zijn afgerond, zodat deze aan de Provincie ter goedkeuring kan worden aangeboden. Dit stelt onze eigenaren in casu de gemeenten in staat tot een doorvertaling in hun begroting te komen. In concreto betekent dit dat de primaire begroting in het jaar 2013 op 2 juli door de Drechtraad dient te worden vastgesteld. Zes weken daaraan voorafgaand wordt de primaire begroting aan de colleges van B & W aangeboden ter doorgeleiding naar hun respectievelijke gemeenteraden. Beleidsarm Effecten van Prinsjesdag kunnen logischerwijs niet worden meegenomen in de primaire begroting. Het wettelijk bepaalde moment van indiening (15 juli) is dan ook zeer betekenisvol voor het karakter van de primaire begroting: het is in hoge mate een staand beleid begroting, c.q. de primaire begroting is per definitie relatief beleidsarm. Dit is tegenstelling tot de geactualiseerde begroting die bol staat van het beleid en dan ook uitnodigt tot debat over het te voeren beleid. Ter illustratie wordt kortheidshalve verwezen naar het zeer levendige en inhoudsvolle debat van 15 januari jl. 3. Verantwoording De gemeenschappelijke regeling is een vorm van verlengd lokaal bestuur. Dat houdt in dat de (wettelijke) verantwoordingslijn als volgt loopt: - Het DSB is verantwoording schuldig aan de DR, waarbij de leden van het DSB formeel ook deel uitmaken van de DR. - De DR is verantwoording schuldig aan de lokale gemeenteraden. Daarbij geldt dat elk DR-lid individueel ter verantwoording kan worden geroepen door zijn eigen gemeenteraad. Deze vorm van toezicht is ingericht op basis van de P & C cyclus. Sturing loopt via de begroting, de bestuursrapportages en de jaarrekening. Concreet voor 2013: op 2 juli 2013 vindt de besluitvormende behandeling plaats van de jaarrekening 2012, de 1 ste burap 2013 en de primaire begroting Inkadering in één dag van de verantwoording is gezien het karakter van de respectievelijke documenten goed mogelijk en logisch. Op de dag van de verantwoording legt het Drechtstedenbestuur dan verantwoording af over het gevoerde beleid van het afgelopen jaar. Plaatsing in het perspectief van de meerjarige ontwikkelingen op het gebied van financiën en wetgeving is daarbij een interessante optie. In het debat komen beleidsvragen nadrukkelijk aan de orde: hoe gaat het met het aantal werkzoekenden in onze regio? Zijn de duurzaamheidsdoelstellingen bereikt? Hebben de investeringslijnen de gewenste effecten gesorteerd? etc. Zo nodig kan op basis van het debat het beleid worden bijgestuurd. In het verlengde van het debat wordt door het DSB de geactualiseerde begroting voor het komende jaar opgesteld. In die zin geeft het verantwoordingsdebat een duidelijke boodschap naar het bestuur, via de primaire begroting, richting opstelling geactualiseerde begroting. Voorstel 1: De laatste DR voor 15 juli inrichten als Drechtstedelijke verantwoordingsdag. Deze koppelen aan de behandeling van de jaarrekening in de DR.. 4. Algemene beschouwingen Voordat het DSB plannen gaat uitvoeren, moet de DR deze beoordelen en goedkeuren. De geactualiseerde begroting is op te vatten als het plan van het DSB en de financiële onderbouwing daarvan. In de geactualiseerde begroting zijn ook de effecten van Prinsjesdag zoals het DSB die ziet - op het te voeren beleid opgenomen. Dat betekent dat de behandeling van de geactualiseerde begroting een goed moment is om de algemene beschouwingen te houden. Een goed debat is gebaat bij goede stukken. De vertaling van doelen in een goede, leesbare begroting biedt de raad houvast in het maken van keuzes. Daartoe is echte informatie nodig die ondersteunend is voor de kaderstellende (en controlerende) rol van de DR. Het werken aan de kwaliteit van de stukken is een permanent proces. De portefeuillehouder financiën heeft hiertoe het 2

31 discussiedocument Kanteling Programmabegroting GRD in de auditcommissie van november 2012 ingebracht.. De algemene beschouwingen zijn, het is evident, een belangrijk debat. Erosie van het belang van het debat moet worden voorkomen. Daarom is er veel voor te zeggen de algemene beschouwingen één keer per jaar te houden. Tegen de achtergrond van bovenstaande is het zeer de vraag of de gegroeide praktijk van algemene beschouwingen in januari (geactualiseerde begroting) én juli (primaire begroting) voortzetting verdient. Centrale vraag is wat nut en noodzaak daarvan is. Voorstel 2: De eerste DR van het jaar inrichten als als algemene beschouwingen. Deze koppelen aan de behandeling van de geactualiseerde begroting is de DR.. Als beide voorstellen worden overgenomen ziet de P & C- kalander er voor 2014 als volgt uit: P&C stuk Opiniërend Drechtraad Jaarrekening 2013 (mei auditcie) 2 juni 2014 dag van de verantwoording 1 juli e burap juli juli 2014 Primaire begroting 2015 (voor 15-7) 2 juni juli e burap december december 2014 Actualisering begroting december 2014 algemene beschouwingen januari 2015 P.M.: De begroting 2015 is de eerste van de Drechtraad in de nieuwe samenstelling in verband met de verkiezingen van maart Hier ligt uiteraard een verband met het nieuw op te stellen rmjp

32 Bijlage tbv voorbereiding discussie in agendacommissie en auditcommissie Regionale P&C producten Bestuursrapportages: Met de bestuursrapportages informeert het Drechtstedenbestuur de Drechtraad over de uitvoering van de begroting. Twee maal per jaar (gegevens tot en met 4 e maand en 8 e maand) leveren de dochters een inhoudelijke en financiële analyse van de prestaties tot dan toe. Op basis van deze informatie kunnen raad, college en management bijsturen als dat nodig is. In de eerste bestuursrapportage licht het accent op bijsturing van de begrotingsuitvoering. Daar waar financiële afwijkingen een hard gegeven zijn, wordt een voorstel voor begrotingswijziging gedaan. Daar waar afwijkingen nog bijgestuurd kunnen worden, melden we de afwijking wel en voorzien we deze van de voorgestelde bijsturingsmaatregel. Doel van de tweede bestuursrapportage is het zo betrouwbaar voorspellen van het te verwachten rekeningresultaat. Alle niet meer beïnvloedbare afwijkingen moeten uitmonden in een begrotingswijziging, met het oog op de begrotingsrechtmatigheid en de daaraan verbonden accountantscontrole van de jaarrekening. Melden van verwachte afwijkingen per en voorstel hoe deze afwijking te corrigeren Primaire Begroting: Bevat de beleidsdoelen en beoogde effecten op de gekozen programma s, inclusief de daarvoor uit te voeren activiteiten (op hoofdlijnen). Daarbij hoort ook het meerjarig financieel beeld per programma. Met het vaststellen van de begroting autoriseert de raad de budgetten op het niveau van de programma s. De primaire begroting wordt door de Drechtraad voor de zomer van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar vastgesteld. Geactualiseerde Begroting: Aan het einde van het jaar wordt de begroting geactualiseerd en worden inhoudelijke ontwikkelingen die zich in de tussentijds hebben voorgedaan benoemd en vertaald naar financiële consequenties. Ook worden gehanteerde percentages voor kostenstijgingen e.d. geactualiseerd op basis van recente CPB ramingen. De structurele doorwerkingen van de rekeningresultaten van het voorgaande jaar worden verwerkt alsook de eventuele effecten van de miljoenennota van september. De actualisatie van de begroting wordt door de Drechtraad in december van het voorgaande jaar vastgesteld. Jaarrekening: Na afloop van ieder begrotingsjaar legt het Drechtstedenbestuur daarover verantwoording af aan de Drechtraad middels de jaarrekening. De jaarrekening gaat enerzijds in op de mate van doel- en effectrealisatie. Anderzijds bevat de jaarrekening de financiële resultaten van het afgelopen begrotingsjaar met een programmarekening. De accountant toetst de rechtmatigheid van de jaarrekening en geeft daartoe een verklaring af. De jaarrekening en de verklaring dienen uiterlijk 15 juli te worden ingediend bij de provinciale toezichthouder. De P&C cyclus van de Drechtraad De Drechtraad heeft twee rollen: een kaderstellende rol en een controlerende rol. Deze rollen worden op vaste momenten in de P&C-cylcus ingevuld: A. Kaderstellend: Het meest logische moment voor een gemeenteraad om haar kaderstellende rol in te vullen is bij de bespreking van de begroting. In het geval van de GRD-begroting zijn daarbij echter 4

33 twee besluitvormingsmomenten: de primaire begroting in juni/juli en de geactualiseerde begroting in december. De bespreking van de primaire begroting kan theoretisch worden vergeleken met de bespreking van de lokale voorjaarsnota s of perspectiefnota s. Deze ieder voorjaar te maken nota s bevatten de nieuwe of gewijzigde meerjarige beleidsvoornemens van het college en het bijgestelde meerjarig financieel perspectief voor de volgende vier jaar. Het college bespreekt de perspectiefnota voor de zomer met de raad, om vervolgens die beleids- en financiële kaders te (laten) verwerken in de programmabegroting. Kaders voor de perspectiefnota zijn het raadsprogramma en de programmabegroting van het lopende jaar. Als je dit vertaalt naar de GRD, zou je kunnen stellen dat de regionale primaire begroting overeenkomst (qua moment) vergelijkbaar is met de lokale voorjaars- en perspectiefnota s. Echter, inhoudelijk is de regionale primaire begroting té beleidsarm om als zodanig te kunnen worden beschouwd. Uiteraard kan dit worden veranderd als de raad die wens uitspreekt. De inhoudelijke wensen en kaders die bij de bespreking van de primaire begroting (in een nieuwe vorm dan) door de Drechtraad worden meegegeven aan het DSB, verwerkt het bestuur vervolgens in de Geactualiseerde Begroting. Dan is ook het meest geschikte moment m.i. om algemene beschouwingen te organiseren. De Drechtraad kan dan discussiëren over de plannen die het DSB in de uitgewerkte begroting presenteren. B. Controlerend: De controlerende rol van de Drechtraad wordt ingevuld bij de beoordeling van de Jaarrekening en Jaarverantwoording (één document), in juni/juli. Daarin zijn m.i. geen andere opties mogelijk (behoudens de optie die ik hieronder nader toelicht, maar dat is onderdeel van een grotere wijziging in de P&C cyclus). Suggestie (valt voor nu buiten de vraag die is gesteld over het juiste moment voor de algemene beschouwingen maar wellicht wel interessant): Voorgesteld kan worden om uit te werken hoe de beleidscyclus (het inhoudelijk debat) losgeknipt kan worden van de administratieve onderdelen van het begrotings- en rekeningproces. Uiteraard hoort bij een debat over inhoud ook het debat over de inzet van middelen, maar dit hoeft niet direct gekoppeld te worden aan de technische verwerking en/of verantwoording daarvan. Losknippen van de cyclus levert op dat focus echt op het inhoudelijk debat komt te liggen, dat documenten korter en meer to the point worden en binnen de organisatie de werkdruk beter verdeeld wordt over het jaar. Een jaarplanning zou er dan op hoofdlijnen als volgt kunnen uitzien (indicatief): Een nadere toelichting op deze gedachte is terug te lezen in bijgevoegd artikel. 5

34 6

35 7

36 8

37 9

38 10