De modernisering van de EU-boekhouding

Transcriptie

1 De modernisering van de EU-boekhouding Betere informatieverstrekking aan het management en grotere transparantie Gids voor de nieuwe financiële verslaggeving van de EU EUROPESE COMMISSIE

2 Een beter beheer van overheidsgeld Een deugdelijk beheer in de overheidssector is onmogelijk zonder hoogwaardige financiële informatie. Dankzij de hervorming van de boekhouding in 2005 is de Europese Unie goed op weg over een eersterangs financieel verslaggevingssysteem te beschikken. De kern ervan is de overschakeling van een traditionele boekhouding op kasbasis naar een nauwkeurigere en efficiëntere boekhouding op transactiebasis. Het betreft hier geen louter technische aanpassing, maar een ingrijpende verandering van de managementcultuur, noodzakelijk voor een effectief toezicht op de uitgaven, minder risico op fouten en een verbetering van het dagelijks beheer van het geld van de EU. Ik ben ervan overtuigd dat deze ontwikkeling zichtbaar en op lange termijn het functioneren van de EU zal verbeteren en zodoende tastbare voordelen voor de burgers zal opleveren. Dalia Grybauskaitė, lid van de Commissie, bevoegd voor financiële programmering en begroting Rekening, verantwoording en transparantie Het gebruik van de internationale standaarden voor jaarrekeningen in de overheidssector (IPSAS) bij de ontwikkeling van haar boekhoudregels betekent een belangrijke stap in de hervorming van het financieel beheer van de Europese Commissie op weg naar volledige transparantie van de financiële verslaggeving. De Europese Federatie van accountants juicht het voeren van een boekhouding op transactiebasis door de overheid volledig toe. Het bevordert het afleggen van rekening en verantwoording evenals de transparantie van de financiële verslaggeving en levert betere informatie voor planning- en beheersdoeleinden op. Wij hopen dat het voorbeeld van de EU en de overheden die eveneens soortgelijke standaarden hebben ingevoerd, andere ertoe zal aansporen dat ook te doen en zal resulteren in doorzichtigere, duidelijkere en beter vergelijkbare financiële informatie van de overheids - sector in heel Europa en daarbuiten. David Devlin, voorzitter van de Europese Federatie van accountants

3 Boekhouding op transactiebasis in een notendop Kasbasis tegenover transactiebasis Transactieboekhouding kan het beste worden verklaard door middel van vergelijking met de meer traditionele kasboekhouding. Kasbasis: verrichtingen worden pas geboekt wanneer geld wordt ontvangen of uitbetaald. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de aankoop van activa en de betaling van uitgaven beide worden als betalingen beschouwd. Transactiebasis: verrichtingen worden geregistreerd wanneer ze zich voordoen. Een in december ontvangen factuur voor een en EU-project wordt geboekt in die maand, ook al vindt de betaling pas het jaar daarna plaats. Boekhouding op transactiebasis in de overheid Internationaal perspectief OESO-landen die hun geconsolideerde financiële rekeningen op transactiebasis opstellen ( 1 ): Australië Canada Finland Frankrijk Griekenland Nieuw-Zeeland Zweden Zwitserland Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten IJsland Italië ( 2 ) ( 2 ) ( 1 ) Bron: Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). ( 2 ) Transactiebasis met sommige onderdelen op kasbasis. Voordelen van een boekhouding op transactiebasis Volledig overzicht van activa en passiva Meerjarenperspectief in financiële staten Analytisch overzicht van geboekte posten Effectiever management en grotere besluitvaardigheid dankzij betere informatie Effectievere controles dankzij duidelijke en coherente rekeningen Nauwkeurigere politieke controle door beter inzicht in de financiële gevolgen van beleidsmaatregelen Minder risico op fouten in betalingen aan begunstigden 1

4 De rekeningen van de EU Overzicht Rekeningen van de EU Wist u Begrotingsrekeningen Geven een nauwkeurig beeld van de uitvoering van de jaarlijkse begroting. De begrotingsboekhouding is een boekhouding op kasbasis. Algemene rekeningen Geven een algemeen beeld van de uitgaven en ontvangsten (de economische situatie ) en zijn bedoeld om de financiële positie (de balans ) van de instellingen weer te geven. Worden sinds 2005 opgesteld op transactiebasis. dat in het boekhoudsysteem van de EU jaarlijks circa 1,45 miljoen betalingen worden geregistreerd? De rekeningen van de Europese Unie hebben een tweeledig doel. Ten eerste laten zij de begrotingsautoriteit van de EU (d.w.z. het Europees Parlement en de Raad van de EU, die uit vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten is samengesteld) en het grote publiek zien hoe de goedgekeurde begroting in de loop van het jaar is uitgevoerd (begrotingsrekeningen op kasbasis). Ten tweede geven zij de financiële positie van de EU op 31 december weer middels de jaarrekening van de instellingen, die de balans van de activa a en passiva omvat (algemene rekeningen op transactiebasis). 2

5 De ABAC-hervorming ABAC (Accrual Based Accounting Transactieboekhouding) maakt deel uit van het grotere project van de Commissie om het financieel beheer van de EU te moderniseren. In december 2002 ontvouwde de Commissie een ambitieus actieplan om haar algemene rekeningen vanaf 2005 in nauwelijks twee jaar tijd dus op transactiebasis op te stellen. Het nieuwe boekhoudsysteem en een stel nieuwe boekhoudregels zijn conform de planning in januari 2005 in werking getreden. Internationale standaarden De nieuwe regels zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde normen voor de openbare sector, met name de IPSAS (International Public Sector Accounting Standards) en, wat de verrichtingen betreft waarvoor nog geen IPSAS-normen bestaan, op de overeenkomstige IAS-normen (International Accounting Standards) en IFRS-normen (International Financial Reporting Standards). Informatietechnologie De IT-architectuur een cruciaal onderdeel van het EU-boekhoudsysteem en van de hervorming is ingrijpend aangepast om ervoor te zorgen dat elke boekhoudkundige gebeurtenis volledig wordt geregistreerd wanneer ze zich voordoet, en niet uitsluitend wanneer er geld wordt ontvangen of uitgegeven. Het eindresultaat was de opstelling van de jaarrekening 2005 op basis van de nieuwe boekhoudregels. De Commissie begrotingscontrole van het Europees Parlement vergadert met de leden van de Europese Rekenkamer, Luxemburg, mei 2005 Rekeningen van de EU en DAS De betrouwbaarheidsverklaring of DAS (van déclaration d assurance) wordt elk jaar door de Europese Rekenkamer afgegeven. Daarin spreekt zij zich uit over twee afzonderlijke vragen: 1) of de rekeningen van de EU betrouwbaar zijn; 2) of alle onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn verlopen (bijv. of de begunstigden op tijd de juiste bedragen hebben ontvangen). De Rekenkamer heeft sinds de eerste DAS in 1994 de rekeningen van de EU altijd betrouwbaar ( 1 ) verklaard, zij het met voorbehouden, het belangrijkste betreffende voorfinancieringen (d.w.z. voorschotten aan ontvangers van EU-subsidies), die als schuld op de EU moeten worden geboekt zolang een project niet voltooid is. Sinds de invoering van de boekhouding op transactiebasis in 2005 is dit probleem verholpen. ( 1 ) Anderzijds heeft de Rekenkamer in geen enkele DAS tot dusver een onvoorwaardelijk positief oordeel kunnen geven over de regelmatigheid van sommige verrichtingen (de tweede vraag), hetgeen vaak ten onrechte als een negatief oordeel over de rekeningen zelf wordt beschouwd. 3

6 De financiële workflow IT-systemen Veiligheid en functionaliteitteit De IT-systemen zijn de aders waarlangs de boekhoudkundige gegevens stromen, worden geanalyseerd eerd en opgeslagen. Een ingrijpende e aanpassing anpassing van de bestaande IT-oplossingen is één van de sleutelelemen- elelemen ten van de hervorming. Data warehouse Verslaggeving Management Vergelijkbare gegevens worden naar een single data warehouse gezonden Europees Parlement Nationale regeringen EU-burgers Betere, volledigere informatie over de rekeningen van de EU ABAC-systemen voor financieel beheer Contracten Begrotingsworkflow Transactieworkflow (facturen, garanties, voorfinancieringen) Staat van de activa Opgenomen en verstrekte leningen ABAC-boekhouding (draait op SAP ( 1 )-software) Nieuwe functies: efficiëntere en veiligere gegevensopslag vlottere controle/opzoeking van gegevens leidt tot betere controle over het gebruik van EU-geld nieuwe formulieren Juridische entiteit geïntegreerde boekhoudkundige gegevens over activa analytische boekhouding functies voor projectbeheer RESULTAAT: VOLLEDIGE TRANSACTIEBOEKHOUDING Gebruiker voert financiële verrichtingen in het geïntegeerde websysteem in ( 1 ) SAP, een toonaangevende softwarefirma op het gebied van bedrijfs- en overheidsboekhouding, is een geregistreerd handelsmerk. ( 2 ) SWIFT is een coöperatieve vennootschap van de financiële sector die messagingdiensten en interfacesoftware levert aan financiële instellingen (zoals banken) in ruim 200 landen. Minder risico op fouten in betalingen aan begunstigden SWIFT ( 2 ) betalingen inning van ontvangsten 4

7 ABAC-boekhouding Meer mogelijkheden Een algemeen register, geschikt voor transactieboekhouding, met nieuwe elementen zoals: voorfinancieringen, garanties, facturen Maakt een uitsplitsing van kosten naar directoraat-generaal en beleidsterrein mogelijk Instrument voor meerjarig projectbeheer, gebruikt door het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek Corporate Financial Module (CFM) voor buiten de EU-begroting opgenomen en verstrekte leningen van het directoraat-generaal Economische en financiële zaken Beheer van de goedgekeurde begroting en gerelateerde verrichtingen, bijv. natrekken van beschikbaarheid van middelen Financiële informatie Fondsenbeheer Kostenboekhouding Projectsysteem Opgenomen en verstrekte leningen Boekhouding van te innen en te betalen vorderingen Activaboekhouding ABACboekhouding Deze module omvat de nieuwe formulieren Juridische entiteit (Legal Entity Files LEF) voor het opslaan van gegevens van derde partijen waarmee de Commissie een financiële relatie heeft en van de desbetreffende bankgegevens. Middels de LEF kan de Commissie precies haar financiële positie t.o.v. haar partners, contractanten, debiteuren enz. bepalen. Dit systeem verzamelt boekhoudkundige informatie over de activa van de EU. Voorheen had elk beheerscentrum zijn eigen informatiesysteem; nu zijn de gegevens volledig geïntegreerd. 5

8 Wegwijs in de jaarrekening De jaarrekening 2005 was de eerste op transactiebasis. Hierna volgen enkele essentiële tabellen en cijfers. Verbetering van de begrotingsuitvoering 100 % 1. Begrotingsuitvoering De begrotingsuitvoering laat zien hoe de begrotingsmiddelen zijn besteed. Het resultaat is het verschil tussen de totale ontvangsten van het jaar en de totale betalingen uit de beschikbare kredieten met enkele aanpassingen. 95 % 90 % 85 % 80 % 75 % miljoen EUR Ontvangsten van het begrotingsjaar Betalingen uit kredieten 2005 ( ) Naar 2006 overgedragen betalingskredieten ( 1 ) (2 687) Van 2004 overgedragen EFTA-betalingskredieten (91) Geannuleerde ongebruikte betalingskredieten overgedragen van 2004 Koersverschillen van het begrotingsjaar 41 Begrotingsuitvoering ( 1 ) De begrotingskredieten van een bepaald jaar mogen slechts onder zeer strenge voorwaarden naar het volgende jaar worden overgedragen. In de financiële staten wordt een negatieve waarde (bijv. een betaling) tussen ronde haken weergegeven. In 2005 bedroeg het surplus slechts 2,3 % van de totale begroting. Dit cijfer was de resultante van twee factoren: hoger dan voorspelde ontvangsten, wat het surplus opschroefde; een uitstekende begrotingsuitvoering (een recordniveau van 99 %), wat het surplus verkleinde. Volgens de EU-Verdragen moet de jaarlijkse begroting in evenwicht zijn. Het surplus van het jaar wordt op de begroting voor het volgende jaar bijgeschreven, waardoor de lidstaten minder moeten bijdragen. 6

9 2. Economische situatie Deze rekening bevat alle ontvangsten en uitgaven van het begrotingsjaar, ook al vinden de overeenkomstige geldbewegingen pas in de daaropvolgende jaren plaats. De ontvangstenbronnen in 2005: 66 %: een uniform percentage van het bruto nationaal inkomen (BNI) van de lidstaten; 15 %: een uniform percentage van de BTW-grondslag van de lidstaten; 13 %: douanerechten, landbouwheffingen en suikerheffingen; 6 %: ongebruikte middelen van voorgaande begrotingsjaren, personeelsbijdragen enz. miljoen EUR Operationele ontvangsten Eigen middelen en ontvangsten uit bijdragen Ontvangsten uit de beleidsvoering (incl. boetes, teruggevorderde uitgaven, ontvangsten uit administratief beheer) Operationele uitgaven Administratieve uitgaven Beleidsuitgaven ( 1 ) Surplus van de operationele activiteiten 293 (Tekort) op de niet-operationele activiteiten ( 2 ) (8 014) Nettoaandeel (tekort) in geassocieerde (91) deelnemingen en joint ventures ( 3 ) (Tekort) op de gewone activiteiten (7 812) Economisch resultaat (7 812) Wist u dat 76 % van de EU-uitgaven aan de lidstaten worden gedelegeerd via zogeheten gedeeld beheer? Centraal beheerd (door de Commissie): 22 % ( 1 ) Omvat alle belangrijke uitgavenposten van de EU, zoals Cohesiefonds en structuurfondsen, subsidies voor onderzoek enz. ( 2 ) Deze post bevat het resultaat van financiële verrichtingen ten bedrage van 30 miljoen EUR en de variatie in de geraamde totale waarde van de pensioenrechten van het EU-personeel (8 044 miljoen EUR), die in de rekeningen moeten worden verwerkt niettegenstaande de overeenkomstige ontvangsten pas in toekomstige begrotingen zullen worden opgenomen (zie Woordenlijst: voorzichtigheidsbeginsel). ( 3 ) Deelnemingen in het Europees Investeringsfonds en in het Europees satellietnavigatieprogramma Galileo. Gedeeld beheerd: 76 % Decentraal en gezamenlijk beheerd (gedelegeerd aan derde landen of internationale organisaties): 2 % Het economisch resultaat van het begrotingsjaar is een weerspiegeling van de beginselen van de transactieboekhouding, waarbij uitgaven (met inbegrip van langetermijnramingen) vóór de ontvangsten worden verwerkt. Het eindcijfer komt overeen met door de lidstaten aanvaarde en in volgende jaren te dekken uitgaven. Niet te verwarren met een nationaal begrotingstekort (wanneer in een jaar meer wordt uitgegeven dan er binnenkomt); in 2005 vertoonde de EU-begroting immers een overschot, dat terugvloeide naar de lidstaten (zie blz. 6). 7

10 3. Balans De balans geeft een overzicht van de activa en passiva op het einde van het jaar. De activa worden gerangschikt volgens hun liquiditeitsgraad (d.i. het gemak waarmee zij te gelde kunnen worden gemaakt), de passiva volgens de mate waarin ze verschuldigd zijn. miljoen EUR Vaste activa Immateriële vaste activa 27 Materiële vaste activa Materiële vaste activa Leningen Voorfinanciering op lange termijn Te ontvangen bedragen op lange termijn 244 Vlottende activa Voorraden 126 Beleggingen op korte termijn Voorfinanciering op korte termijn Te ontvangen bedragen op korte termijn Liquide middelen Totale activa Vaste passiva Personeelsbeloningen Voorzieningen voor risico s en verplichtingen Financiële schulden Overige langlopende schulden Vlottende passiva Voorzieningen voor risico s en verplichtingen 275 Financiële schulden 22 Crediteuren Totale passiva Nettoactiva (62 145) Nettoactiva worden gevormd door: Reserves Bij de lidstaten op te vragen bedragen, (64 953) waarvan: pensioenen (lange termijn) (33 156) overige (31 797) Voorbeelden van vaste activa: immateriële vaste activa bijv. computersoftware; materiële vaste activa grond, gebouwen, machines enz.; deelnemingen Garantiefonds, Europees Investeringsfonds, gemeenschappelijke ondernemingen (bijv. Galileo); voorfinanciering op lange termijn bijv. voorschotten uit de structuurfondsen aan lidstaten. Voorbeelden van vlottende activa: voorraden, zoals wetenschappelijke apparatuur en materiaal van het Gemeenschappelijk Centrum voor onderzoek, publicaties van het Publicatiebureau; beleggingen op korte termijn direct realiseerbare effecten; voorfinanciering op korte termijn uitstaande voorschotbetalingen aan begunstigden; te ontvangen bedragen op korte termijn bijv. door lidstaten verschuldigde eigenmiddelenafdrachten; liquide middelen alle middelen die de Commissie aanhoudt op bankrekeningen, inclusief in afwachting van rechterlijke uitspraken bevroren bedragen. Voorbeelden van vaste passiva: toekomstige pensioenrechten van EU-personeel (personeelsbeloningen); ontmanteling van kerninstallaties (voorzieningen voor risico s en verplichtingen). Vlottende passiva omvatten bijv. de subsidiabele kosten van begunstigden van bijstand uit de EU-fondsen (crediteuren). De nettoactiva van de EU zijn een weerspiegeling van de toepassing van de regels en -beginselen van de transactieboekhouding (bijv. het voorzichtigheidsbeginsel zie Woordenlijst) op een openbaar lichaam dat zijn activiteiten niet financiert uit materiële activa, maar overwegend uit het recht om bijdragen (eigen middelen) van zijn lidstaten te vragen. De nettoactiva zijn reeds gedane uitgaven waarvoor de overeenkomstige ontvangsten later worden geïnd, voordat de eigenlijke uitbetaling verschuldigd is. De betrokken uitgaven zijn slechts aangegaan omdat de lidstaten ermee hebben ingestemd ze te financieren. 8

11 Woordenlijst orde ABAC (Accrual Based Accounting Transactieboekhouding): letterwoord waarmee het project van de Europese Commissie om van een kasboekhouding op een transactieboekhouding over te schakelen en het daarmee samenhangende nieuwe boekhoudsysteem worden aangeduid (zie blz. 3-5). Activa: uit gebeurtenissen in het verleden voortkomende bezittingen van een entiteit waarvan in de toekomst economische baten of dienstenpotentieel worden verwacht. DAS (déclaration d assurance): door de Europese Rekenkamer afgegeven verklaring betreffende de betrouwbaarheid van de EU-rekeningen en de onderliggende verrichtingen (zie blz. 3). Eigen middelen: bedragen die op grond van de Verdragen en de afgeleide wetgeving direct aan de begroting van de EU toevloeien, zonder dat daarvoor nog een besluit van de nationale overheid vereist is. Kasboekhouding: boekhoudsysteem waarin verrichtingen slechts worden geregistreerd nadat een geldbeweging heeft plaatsgevonden (zie blz. 1). Kredieten: de op de begroting opgevoerde middelen. De begroting is een raming van de vastleggingen (bindende financieringsbeloften vandaar vastleggingskredieten ) en betalingen (overmaking van geldmiddelen, cash of banktegoeden, aan begunstigden betalingskredieten ). De kredieten voor vastleggingen en die voor betalingen zijn vaak niet gelijk omdat meerjarige programma s en projecten gewoonlijk worden vastgelegd in het jaar waarin het besluit wordt genomen en gespreid worden betaald, naarmate de uitvoering van het programma of project vordert. Passiva: uit gebeurtenissen in het verleden voortvloeiende verplichtingen en schulden van een entiteit, waarvan de voldoening voor die entiteit resulteert in een afname van de bezittingen. Transactieboekhouding: boekhoudsysteem waarbij gebeurtenissen primeren op geldbewegingen (zie blz. 1). Voorfinanciering: betaling van een voorschot aan een begunstigde (een float ) met het oog op de uitvoering van een project; wordt in het systeem van transactieboekhouding geboekt onder de activa omdat de uitgave pas definitief wordt wanneer de desbetreffende contractuele voorwaarden vervuld zijn (zie blz. 3, 8). Voorzichtigheidsbeginsel: bboekhoudkundig beginsel volgens hetwelk activa en ontvangsten niet mogen worden overgewaardeerd en passiva, verplichtingen en schulden niet mogen worden ondergewaardeerd (zie blz. 8). De reden waarom in een transactieboekhouding uitgaven vóór ontvangsten worden geregistreerd. Het nieuwe boekhoudsysteem moet er met name door het bevorderen van de financiële workflow en een doelmatiger projectbeheer toe bijdragen dat de steun van de EU vlotter bij de begunstigden terechtkomt en het risico op fouten verkleint.

12 Hebt u vragen over de Europese Unie? Neem dan contact op met de dienst Europe Direct op het gratis telefoonnummer (*): (*) Sommige aanbieders van mobiele telefonie geven geen toegang tot nummers of rekenen deze oproepen aan. KV NL-C Fotorechten: Digital Vision Ltd, blz. 9; Getty lmages, cover; Europese Gemeenschappen, blz. 2, 3, 4, 5. Meer informatie over de Europese Unie is beschikbaar op internet via de Europaserver ( Luxemburg: Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen, 2008 ISBN Europese Gemeenschappen, 2008 Overneming met bronvermelding toegestaan. Printed in Belgium GEDRUKT OP CHLOORVRIJ GEBLEEKT PAPIER Feedback met betrekking tot de brochure: budget@ec.europa.eu Voor nadere informatie over de rekeningen, de begroting, de financiële programmering en de boekhouding van de EU: EU-begroting: Commissaris Dalia Grybauskaitė: Directoraat-generaal Begroting: Europese Federatie van accountants: ISBN