Collegebesluit. BBV nr: 2015/467586

Transcriptie

1 Collegebesluit Onderwerp: wijziging Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem, Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem en aanwijzing integriteitsfunctionarissen BBV nr: 2015/ Inleiding Op 30 juni 2015 heeft het college onder voorbehoud van instemming van de Ondernemingsraad vastgesteld: de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem 2015, inclusief de toelichting (Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem 2015) op deze regeling; het Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem 2015; de gewijzigde Werkinstructie Toepassing Protocol Actieve informatieplicht en Integriteitsmeldingen en, de aanwijzing van integriteitsfunctionarissen (Meldpunt Integriteit en Vertrouwenspersonen Integriteit & Ongewenste Omgangsvormen) conform voordracht door de directie. Vervolgens zijn voornoemde regelingen op basis van de Wet op de Ondernemingsraden ter instemming voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Op 2 november 2015 heeft de Ondernemingsraad zijn instemming aan deze regelingen verleend. Uit deze instemmingsprocedure vloeien wijzigingen voort ten aanzien van: - de samenstelling aan functionarissen van het Meldpunt Integriteit; - een tekstuele verduidelijking ten aanzien van de toegang van medewerkers op de procedure bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid. Op 15 oktober 2015 zijn de regelingen besproken in de Commissie Bestuur. Hieruit zijn tekstuele verduidelijkingen c.q wijzigingen voortgekomen ten aanzien van: - het instellen van extern onderzoek; - de garantie van vertrouwelijkheid (geheimhouding identiteit melder); - de toepasselijkheid van de regelingen op de griffier en het griffiepersoneel; - de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de portefeuille integriteit van het ambtelijk personeel; - rol van de advocaat bij onderzoek 2. Besluitpunten college 1. Het college besluit de benaming van de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem 2015, Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem 2015 en Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem 2015 te wijzigen in de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem, Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem en Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem. 2. Het college besluit tot wijziging van artikel 1, eerste lid, artikel 2, vierde lid, artikel 4, vijfde tot en met achtste lid, artikel 5, derde lid, artikel 8, tweede en derde lid, artikel 9, derde en vijfde lid en artikel 19 van de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem. En voorts tot wijziging van de toelichting op voornoemde artikelen en de toelichting op artikel 12 in de Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem. De wijzigingen zijn opgenomen in bijlage 1.

2 3. Het college besluit tot wijziging van artikel 3, vijfde tot en met het achtste lid, artikel 5.2, artikel 6 en artikel 8.2 van het Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem, zoals opgenomen in bijlage Het college besluit tot een gewijzigde aanwijzing van de functionarissen van het Meldpunt en Vertrouwenspersonen Integriteit (VPI&OO), conform voordracht van de directie en de ondernemingsraad gehoord. Deze aanwijzing vervangt de op 30 juni vastgestelde aanwijzing en treedt met ingang van 1 januari 2016 in werking, (bijlage 2). 5. Het college wijst de burgemeester aan als bestuurlijk verantwoordelijke voor de integriteit van de medewerkers en bestuurders van de gemeente Haarlem. 6. De in besluitpunt 1 genoemde en gewijzigde regelingen en het op 30 juni 2015 vastgestelde Toepassing Protocol Actieve Informatieplicht en Integriteitsmeldingen treden integraal in werking per 1 januari De ondernemingsraad heeft op 2 november 2015 instemming verleend aan het onderhavige besluit, (bijlage 3). Het besluit wordt ter informatie gezonden aan de Commissie voor Georganiseerd Overleg. 8. Het besluit wordt verzonden aan de werkgeverscommissie en de raad ter vaststelling van de toepasselijkheid van de in besluitpunt 1 genoemde regelingen voor de griffier en de griffiemedewerkers. 9. Het besluit wordt ter kennisneming gezonden naar de Commissie Bestuur. 10. Communicatieparagraaf: de regeling wordt gepubliceerd in het digitale gemeenteblad (GVOP) op en op De regeling wordt intern gecommuniceerd via Insite en is voor medewerkers toegankelijk op de Personeelswijzer op Insite. Extern wordt de regeling en openstelling van het Meldpunt Integriteit gecommuniceerd via Haarlem.nl. Informatieverstrekking over de meldingsprocedure, het Meldpunt Integriteit en de Vertrouwenspersonen Integriteit & Ongewenste Omgangsvormen voor medewerkers en burgers gebeurt in overleg met de afdeling M&S/Communicatie. Tenslotte wordt aandacht aan het Meldpunt Integriteit en de Vertrouwenspersonen VPI&OO besteed in de verdere opzet en uitwerking van de actualisering van het integriteitsbeleid. 3. Beoogd resultaat Formele vaststelling van de te wijzigen regelingen waardoor deze rechtskracht krijgen. Wijziging van de datum van inwerkingtreding van het hele pakket aan regelingen en de formele openstelling van het Meldpunt Integriteit per 1 januari 2016 in plaats van 1 oktober Argumenten De door het college vastgestelde Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem voorziet in: - een gemeentelijke meldingsprocedure met een gemeentelijk Meldpunt Integriteit, dat openstaat voor meldingen van medewerkers én burgers; - de mogelijkheid voor medewerkers om melding te doen bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid; - de introductie van één of meerdere vertrouwenspersonen Integriteit & Ongewenste Omgangsvormen ter ondersteuning van medewerkers. 2

3 Naar aanleiding van de instemmingsprocedure met de Ondernemingsraad en de bespreking van de regelingen in de Commissie Bestuur worden de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem (hierna Regeling ), de toelichting in de Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem (hierna Notitie ) en het Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem (hierna Onderzoeksprotocol) gewijzigd conform het onderstaande en zoals verwoord in bijlage 1: Toepasselijkheid van de meldingsregeling op de griffier en griffiepersoneel artikel 1, eerste lid, en artikel 4, vijfde tot en met het zevende lid van de Regeling en de toelichting daarop in de Notitie (wijzigingen 1 van bijlage 1) De Commissie Bestuur heeft de wens uitgesproken om de regeling tevens van toepassing te verklaren op de griffier en de griffiemedewerkers. Voor vaststelling van de regelingen voor gedragingen van griffiepersoneel enerzijds en meldingsmogelijkheden voor griffiepersoneel anderzijds moeten de regelingen via de griffier worden geagendeerd voor bespreking in de Werkgeverscommissie van de raad en - bij akkoord bevinden door de Werkgeverscommissie - door de raad formeel worden vastgesteld. Gezien het dualisme en de eigen verantwoordelijkheid van de raad, moet de raad zelf een regeling voor zijn raadsleden vaststellen, hetgeen reeds al eerder in de notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem was verwoord. In de Regeling is daarom opgenomen in artikel 1 en artikel 4 dat onder medewerkers in de zin van de regeling tevens worden begrepen de griffier en griffiemedewerkers voor zover de toepasselijkheid van deze regeling op hen is vastgesteld door de raad. Voorts is in artikel 4 opgenomen dat voor zover de raad onderhavige regeling van toepassing heeft verklaard op de griffier en de griffiemedewerkers, de burgemeester respectievelijk de griffier het bevoegd gezag is. Rechtsbijstand melder naar vrije advocaatkeuze conform de polisvoorwaarden artikel 2, vierde lid van de Regeling en de toelichting daarop in de Notitie, (wijzigingen 2, bijlage 1) Aanvullend aan het recht op een beroep op de rechtsbijstandsverzekeraar voor gemeentelijk personeel voor juridische bijstand is opgenomen dat in lijn met Europese regelgeving een vrije advocaatkeuze geldt. Het recht op rechtsbijstand is conform de polisvoorwaarden van de gemeentelijke rechtsbijstandsverzekeraar waarin deze vrije keuze is opgenomen. Bestuurlijke verantwoordelijkheid integriteit bij burgemeester, artikel 4, achtste lid van de Regeling en de toelichting daarop in de Notitie, artikel 3, achtste lid van het Onderzoeksprotocol Op aangeven van de Commissie Bestuur wordt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor integriteit van het personeel belegd bij de burgemeester in plaats van de wethouder personeelszaken vanuit het oogpunt van scheiding van portefeuilles zoals financiën, vastgoed, personeelszaken en dergelijke enerzijds en de integriteit van de gehele gemeentelijke organisatie anderzijds. Het overkoepelend begrip in deze is integriteit en daarin hoeft niet een scheiding tussen integriteit van medewerkers en dat van collegeleden te bestaan voor het aanwijzen van een bestuurlijk 3

4 verantwoordelijke. Dan is het voor de hand liggend dat de burgemeester in alle gevallen die bestuurlijk verantwoordelijke is (waarbij hij uiteraard binnen het college afstemming zal (moeten) zoeken met de portefeuillehouder Personeelszaken als het ambtelijk personeel betreft). Wijziging samenstelling Meldpunt artikel 5, derde lid van de Regeling en de toelichting in de Notitie Het Meldpunt Integriteit bestaat nog steeds uit drie vaste functionarissen. De eerder opgenomen klachtencoördinator wordt vervangen door een juridisch adviseur. Deze wijziging vloeit voort uit de instemmingsprocedure bij de Ondernemingsraad vanwege de mogelijke ongewenste dubbelfunctie van de Klachtencoördinator bij verwevenheid tussen de algemene klachtenprocedure en integriteitsmeldingen. En voorts vanwege de behoefte aan een algemeen brede juridische adviseur. De Directie heeft een voordracht tot aanwijzing van een juridisch adviseur gedaan. Deze voordracht is bijgevoegd en komt in de plaats van de eerder besloten aanwijzing, bijlage 2. Vertrouwelijkheid meldingen artikel 8, tweede en derde lid, artikel 9, derde lid van de Regeling en de toelichting in de Notitie daarop alsmede artikel 5.2 Onderzoeksprotocol De Commissie Bestuur en de Ondernemingsraad hebben beiden aangegeven dat vertrouwelijkheid onder alle omstandigheden moet kunnen worden gegarandeerd en hierop geen uitzondering mag worden gemaakt indien het onderzoek dit vereist. De teksten van betreffende artikelen worden zodanig aangepast dat geen misverstand meer kan bestaan over het vertrouwelijk behandelen van de melding en de geheimhouding van de identiteit van de melder. Voor die gevallen waarin onderzoek zonder het prijsgeven van de identiteit niet mogelijk is en een andere ingang voor het onderzoek ontbreekt, wordt de melding als niet-onderzoekswaardig in de zin van artikel 9, derde lid van de Regeling en artikel 5.2 van het Onderzoeksprotocol aangemerkt. Verder onderzoek op basis van enkel de melding is dan niet meer mogelijk. Om potentiële melders die hun identiteit geheim willen houden niet tot het doen van een melding te weerhouden is deze garantie noodzakelijk. Onderzoek (extern onderzoek en rol advocaat bij feitenonderzoek) artikel 9, vijfde lid van de Regeling, de toelichting daarop en artikel 6 en artikel 8.2 Onderzoeksprotocol De Commissie Bestuur heeft aangegeven voorstander te zijn van het uitvoeren van extern onderzoek bij meldingen. In de regeling was reeds opgenomen dat onderzoek zowel door een intern onderzoeker als extern onderzoeker kan worden verricht. Ter verduidelijking wordt opgenomen dat intern onderzoek zaken betreft van eenvoudige aard ter afdoening van omissies en kennelijk ongegronde zaken. In andere gevallen zal van extern onderzoek gebruik worden gemaakt. Onderzoek door een extern onderzoeker zal dan vaak nodig zijn gezien de complexiteit of gevoeligheid van de aard van de zaak dan wel de benodigde specifieke expertise of gezien de gevergde omvang van onderzoekscapaciteit. Naar aanleiding van vragen vanuit de Commissie Bestuur naar de rol van een advocaat /raadsman als toehoorder bij het in artikel 8.2 van het Onderzoeksprotocol bedoelde interview in het kader van onderzoek is de aanvulling opgenomen dat het 4

5 een gesprek in het feitenonderzoek in een bestuursrechtelijke (ambtenaarrechtelijke) context betreft en dat de raadsman hier niet dezelfde rol vervult als bij onderzoek in het strafrecht. Bij een onderzoek wordt gesproken met de te interviewen persoon zelf en niet via de raadsman als gemachtigde. De raadsman mag deze persoon bijstaan door aanwezig te zijn bij het onderzoek om toe te zien op een correct verloop van het gesprek en ter ondersteuning. Externe meldingsprocedure bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid Toelichting op artikel 12 van de Regeling in de Notitie De toelichtende tekst op de procedure bij de Onderzoeksraad (artikel 12) is op basis van de instemmingsprocedure bij de Ondernemingsraad in de Notitie Integriteitsmeldingen gewijzigd in die zin dat meer duidelijk naar voren komt dat niet in alle gevallen eerst de gemeentelijke meldingsprocedure moet worden gevolgd maar dat hierop uitzonderingen mogelijk zijn. Deze uitzonderingsituaties waren in de Regeling zelf reeds omschreven maar konden in de toelichtende Notitie meer toelichting en nadruk gebruiken. Wijziging datum inwerkingtreding artikel 19 van de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem Artikel 19 van de Regeling wordt gewijzigd wat betreft de datum van inwerkingtreding. Op 30 juni 2015 heeft het college het hele pakket aan regelingen vastgesteld met als ingangsdatum 1 oktober Aangezien de regelingen niet op de wettelijk voorgeschreven wijze zijn gepubliceerd zijn zij nog niet formeel in werking getreden. Hiervoor is bewust gekozen in verband met de nog lopende instemmingsprocedure met de Ondernemingsraad en de daaruit vloeiende wijzigingen alsmede de wijzigingen voortvloeiende uit de bespreking in de commissie Bestuur op 15 oktober Om ook de griffier en het griffiepersoneel in deze regeling mee te nemen en de daarvoor geëigende procedure nog dit jaar te volgen wordt de datum van inwerkingtreding van deze regelingen voor de gehele gemeente gesteld op 1 januari Door deze verlegde datum van inwerking treden zal het jaartal 2015 in de benamingen van de regelingen worden weggelaten (besluitpunt 1). 5. Risico s en kanttekeningen Verwezen wordt naar het besluit van 30 juni 2015, BBV-nr waarin de regelingen eerder door het college zijn vastgesteld. 6. Uitvoering Afdeling M&S/HRM draagt zorg voor de uitvoering van de meldingsregeling en ondersteunt de inrichting van het Meldpunt Integriteit. Interne en externe communicatie in samenwerking met M&S/Communicatie. 7. Bijlagen Bijlage 1. Ter besluitvorming: de wijzigingen in artikelen van de Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem en de toelichting daarop in de Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem alsmede de te wijzigen artikelen in het Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem; 5

6 Bijlage 2: Ter besluitvorming: gewijzigde voordracht directie aanwijzing integriteitsfunctionarissen; Bijlage 3: Ter informatie: instemmingbrief OR Bijlage 4: Ter informatie: Regeling Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem en Notitie Integriteitsmeldingen gemeente Haarlem (integraal en aangepaste versie) Bijlage 5: Ter informatie: Onderzoeksprotocol Integriteitsschendingen gemeente Haarlem (integrale en aangepaste versie) Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester 6