HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Martin Ovenweg HZ UTRECHT bestuur@reddingsbrigadeutrecht.nl IBAN NL79RABO KVK ALGEMEEN Artikel 1. Begripsbepaling 1. De vereniging: wanneer in dit Reglement wordt gesproken over de vereniging, dan wordt bedoeld de vereniging met volledige rechtsbevoegdheid Utrechtse vrijwillige brigade tot het redden van drenkelingen. 2. De Statuten: wanneer in dit Reglement wordt gesproken over de Statuten, dan betreft dit de op 29 maart 1997 voor notaris Nick van Buitenen verleden Statuten van de vereniging. 3. Het Bestuur: Wanneer in de Reglement wordt gesproken over het Bestuur, dan wordt daarmee bedoeld het Bestuur van de vereniging zoals genoemd in art. 17 van de Statuten. 4. Algemene Leden Vergadering (ALV): wanneer in dit Reglement wordt gesproken over de Algemene Leden Vergadering, dan wordt daarmee bedoeld de Algemene Vergadering zoals in genoemd in art. 24 van de Statuten. 5. Het Huishoudelijk Reglement: volgens artikel 26 van de Statuten van de vereniging kan de Algemene Leden Vergadering een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit reglement is het Huishoudelijk Reglement zoals in het genoemde artikel 26 is bedoeld. 6. De vereniging kent de volgende werknamen: Reddingsbrigade Utrecht, Utrechtse Reddingsbrigade en URB, waarbij in de formele communicatie met personen of organisaties buiten de vereniging de werknaam Reddingsbrigade Utrecht wordt gehanteerd, conform de richtlijnen van Reddingsbrigade Nederland. Het bestuur kan besluiten extra werknamen en/of logo s te gaan gebruiken die in dienst staan van de vereniging of de Bond 7. Daar waar in dit reglement hij geschreven staat of de mannelijke vorm gebruikt is kan desgewenst zij of de vrouwelijke vorm gelezen worden. Artikel 2. Beleid 1. Het beleid is vastgelegd in een meer-jaren beleidsplan en wordt ten minste één keer per 5 jaar geactualiseerd en herzien. 2. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de Algemene Leden Vergadering is goedgekeurd. 3. Het beleidsplan moet inzicht geven in: a. de werkzaamheden die de vereniging verricht; b. de manier waarop de vereniging wil werven; c. het beheer van het vermogen van de vereniging; d. de besteding van het vermogen van de vereniging. ORGANISATIE Artikel 3. Organisatiestructuur De vereniging heeft ten behoeve van haar organisatie een structuur die als volgt is vastgesteld: 1. De Algemene Leden Vergadering: het hoogste orgaan is de Algemene Leden Vergadering, hierna aan te duiden als ALV, welke zich in hoofzaak zal bezig houden met: a. het vaststellen van meerjarenbeleidsplannen met de daaraan gekoppelde financiële ramingen; b. het benoemen en ontslaan van leden van het Bestuur; c. het vaststellen van de commissiestructuur en de taken van commissies en werkgroepen; d. het benoemen en ontslaan van leden van de Kascommissie; e. het bespreken en beoordelen van rapportages van het Bestuur over het gevoerde beleid; f. het goed- of afkeuren van de balans en staat van baten en lasten met toelichting. 2. Het Bestuur: het Bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en algemene bestuursleden. 3. Commissies en werkgroepen: het Bestuur kan zich bij de uitoefening van zijn taak door commissies (van blijvende aard) of een werkgroep (van tijdelijke aard doen) bijstaan. Utrechtse vrijwillige brigade tot het redden van drenkelingen. Opgericht 21 januari Reddingsbrigade Utrecht is aangesloten bij Reddingsbrigade Nederland KNBRD.

2 4. Kascommissie: de ALV wijst een kascommissie aan, zoals genoemd in art. 28 van de Statuten. Deze controleert het Bestuur op het gevoerde financieel beleid en de financiële verantwoording daarvan door de penningmeester. De kascommissie brengt een advies uit aan de ALV over het dechargeren van de penningmeester. De Algemene Leden Vergadering dechargeert het Bestuur over het gevoerde beleid en dechargeert de penningmeester over de ingediende financiële verantwoording daarvan. 5. Vertrouwenspersonen: de ALV stelt één of meerdere Vertrouwenspersonen aan. De taak en functie van de vertrouwenspersoon / -personen wordt geregeld in een apart protocol dat aansluit bij de wet ARBO en de regelgeving van Reddingsbrigades Nederland. Artikel 4. Taken en bevoegdheden van het Bestuur en bestuursleden 1. Het Bestuur is (mede) belast met: a. besturen en vertegenwoordigen van de vereniging; b. nemen van bestuursbesluiten; c. coördineren commissies en werkgroepen; d. financiële verantwoording; e. leden administratie; f. vertegenwoordiging in bovenliggende organen van Reddingsbrigade Nederland, momenteel zijnde: RVR (Regionale Voorziening Reddingsbrigades), Rayon en Bond. 2. Het Bestuur beslist over uitgaven tot een bedrag van euro. Voor uitgaven binnen de door een ALV goedgekeurde begroting maar boven de euro is geen aanvullende toestemming van de ALV vereist. Voor bestedingen van bestemmingsreserve(s) boven de euro maar binnen de aan de bestemmingsreserve toegekende bestemming is geen aanvullende toestemming van de ALV vereist. 3. Het Bestuur handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan en de begroting. 4. Het Bestuur alsook de bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden. 5. Taken van de voorzitter: a. begeleiding van de gehele vereniging. De voorzitter wordt hierin bijgestaan door de andere bestuursleden en door eventuele commissies; b. leiden van de bestuurs- en de Algemene Leden Vergadering en het komen tot besluiten over de agendapunten van deze vergaderingen, alsook toezien op tijdige inzending van stukken; c. bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door een andere bestuurslid dat door het Bestuur wordt aangewezen; d. toezien op de uitvoering van alle besluiten van de bestuursvergadering en Algemene Leden Vergadering. De uitvoering van de besluiten wordt door de voorzitter opgedragen aan één of meerdere bestuursleden; 6. Taak van de secretaris is het beheren van de administratie van de vereniging, tenzij belegd in een commissie. Dit houdt onder andere in: a. beheren en vastleggen van de inkomende en uitgaande post; b. beheren van het archief van de vereniging; c. maken van de agenda voor bestuursvergaderingen en de agenda en jaarverslag voor de Algemene Leden Vergadering, beide in overleg met het Bestuur; d. Notuleren van de diverse vergaderingen; e. Voorbereiding, administratie en communicatie rondom VOG van kaderleden, contributiebrieven, etc. 7. Taken van de penningmeester: a. innen van gelden; b. het betalen van rekeningen en declaraties; c. het beheren en verzorgen van de financiële administratie; d. het maken van begrotingen voor het komende boekjaar; e. het bestuur en de ALV inlichten over de financiële stand van zaken van de vereniging.

3 Artikel 5. Ondersteuning van het Bestuur door commissies en werkgroepen 1. Een commissie is van blijvende aard, een werkgroep van tijdelijke aard. 2. Wanneer in dit artikel wordt gesproken over commissie, dan wordt bedoeld een commissie of werkgroep. 3. Elke commissie, met uitzondering van de Kascommissie, legt verantwoording af aan het Bestuur en valt onder verantwoordelijkheid van één bestuurslid. 4. Een commissie bestaat uit zoveel leden als gewenst of nodig wordt geacht voor het uitvoeren van de taken. 5. Het Bestuur benoemt met hun instemming leden van de commissie. Naast leden van de vereniging kunnen ook door het Bestuur benoemde derden zitting nemen. 6. Vóór deelname in meerdere commissies beschouwt het Bestuur of er conflicterende in taken zijn. In dat geval zal een gecombineerd lidmaatschap niet toegestaan zijn. 7. Het lidmaatschap van een commissie eindigt door: a. het niet meer voldoen aan de eisen van het lidmaatschap; b. opheffing c.q. ontbinding van de commissie; c. schriftelijk bedanken door het lid bij het Bestuur; d. beëindiging van de termijn waarvoor men gekozen of benoemd is; e. beëindiging van lidmaatschap van de vereniging. 8. Een commissie of het Bestuur kan besluiten een voorzitter en/of secretaris te benoemen. Deze rollen kunnen verenigd worden in één persoon. 9. Een commissie kan voor zichzelf richtlijnen en procedures afspreken en de onderlinge taakverdeling binnen een commissie regelt de commissie zelf. 10. Het Bestuur kan besluiten een commissie een zelfstandig budget toe te delen. De commissie dient dan een van zijn leden als budgetbeheerder aan te stellen. Dit commissielid beheert de in- en uitgaven voortvloeiend uit activiteiten van de commissie en stelt een begroting voor de commissie op. Alle declaraties van commissieleden met betrekking tot activiteiten van de commissie worden behandeld via de budgetbeheerder. De budgetbeheerder van de commissie dient de betreffende commissieboekhouding te laten controleren door de penningmeester van de vereniging. 11. Alle bestuursleden hebben het recht vergaderingen van een commissie bij te wonen en daarin het woord te voeren. 12. Van elk overleg van een commissie wordt de agenda en notulen aan het Bestuur gezonden. 13. Tenzij uit dit Reglement anders blijkt, mag contact van een commissie met overheidsorganen en andere instellingen buiten bondsverband slechts worden gevoerd na toestemming van het Bestuur. 14. Het jaarverslag, inclusief begroting en jaarplan voor zover van toepassing, van de commissie, dient in de maand januari van het jaar volgend op het verslagjaar te worden ingediend bij het Bestuur. Het Bestuur kan dit verslag aan de Algemene Leden Vergadering ter kennisneming aanbieden. Artikel 6. Commissies van de vereniging 1. Volgens artikel 28 van de Statuten kan de vereniging commissies en werkgroepen instellen. De vereniging heeft, naast een kascommissie de volgende commissies ingesteld:

4 2. Voorts zijn de volgende overleggen ingesteld (zie artikel 9 en 10): a. technisch overleg met minimaal één van de vaste leden van de Commissies Pool, Open Water, Bewaking en Opleidingen. Overige commissies en werkgroepen hoeven niet vertegenwoordigd te zijn; b. instructeursoverleg met Commissie Opleidingen en instructeurs en aspirant instructeurs. Artikel 7. Taken van de commissies 1. Commissie Opleidingen is belast met: a. betreffende instructeurs, aspirant instructeurs, toezichthouders, examinatoren, hulp lesgevers, praktijkbegeleiders, leercoaches, competentiebeoordelaars t.b.v. competentiegericht opleiden: i. aan het Bestuur ter benoeming en ontslag voordragen; ii. zorg dragen voor voldoende capaciteit in aantallen; iii. opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak voor het zorg dragen voor voldoende geldige diploma s in de vorm van nieuw op te leiden leden en behoud van diploma s voor zittende leden in één of meer van de bovenstaande rollen. b. het minimaal twee maal per jaar organiseren en voorzitten van het instructeursoverleg ; c. het ontwikkelen van les-/trainingsprogramma s in overleg met de commissies Pool, Open Water en Bewaking; d. het plannen en organiseren van proefexamens, examens en onderlinge competities; e. het verzorgen van de administratie ten behoeve van de opleiding, examinering, verlening en diplomering in de recreatieve- en beroepslijn; f. het onderhouden van contacten op het gebied van opleidingen met andere verenigingen met een vergelijkbaar doel. 2. Commissie Pool is belast met: a. het uitvoeren van het lesprogramma voor Zwemmend Redden, momenteel zijnde: Junior Redder, Zwemmend Redder en Lifesaver; b. het ondersteunen van Commissie Opleidingen bij het ontwikkelen van het lesprogramma Zwemmend Redden; c. het indelen van deelnemende leden in lesgroepen; d. het toedelen van deelnemende instructeurs Zwemmend Redden aan lesgroepen en aan een positie in het zwembad; e. het eerste aanspreekpunt voor de leden tijdens en rondom de lessen; f. afstemming met Commissie Materiaal en Huisvesting betreffende onderhoud, vervanging of aanschaf van materiaal nodig voor de zwemmend redden activiteiten. 3. Commissie Open Water is belast met: a. het uitvoeren van het les-/trainingsprogramma voor Open Water, momenteel zijnde: Life Saver Open Water, Lifeguard, Vaarbewijs en buiten sporten; b. het ondersteunen van Commissie Opleidingen bij het ontwikkelen van het les-/ trainingsprogramma Open Water; c. het indelen van deelnemende leden in lesgroepen; d. het toedelen van deelnemende instructeurs Open Water aan lesgroepen; e. afstemming met Commissie Materiaal en Huisvesting betreffende onderhoud, vervanging of aanschaf van materiaal nodig voor de Open Water activiteiten. 4. Commissie Bewaking is belast met: a. het uitvoeren van het lesprogramma voor EHBO, momenteel zijnde: basisopleiding en vervolg- /herhalingscursussen; b. het ondersteunen van Commissie Opleidingen bij het ontwikkelen van het lesprogramma EHBO; c. afstemming met Commissie Materiaal en Huisvesting betreffende onderhoud, vervanging of aanschaf van materiaal nodig voor de EHBO activiteiten; a. het inplannen voorbereiden en bemensen van de gevraagde Waterhulpverlening of EHBO bewaking; b. tijdens de Waterhulpverlening of EHBO bewaking het coördineren van de taakverdeling en de handhaving van de uitgangspunten bewaking; c. factureren van de Waterhulpverlening of EHBO bewaking;

5 d. implementeren van Uniforme Hulpverleningsregistratie; e. het onderhouden van contacten met diverse instanties op het gebied van bewakingen. f. Rampenbestijding: alle verplichtingen voortvloeiend uit de reddingseenheden van de Nationale Reddingsvloot, op dit moment zijn één reddingseenheid die binnen de vereniging gestationeerd is. 5. Commissie PR en Communicatie is belast met: a. de interne en externe communicatie en activiteiten die erop gericht zijn de naamsbekendheid van de vereniging te vergroten, nieuwe leden te werven, nieuwe activiteiten te ontplooien, de onderlinge contacten tussen de leden te bevorderen en de binding van de leden met de vereniging te vergroten, veelal in samenwerking met de Jeugd en Evenementen Commissie; b. de inrichting en het onderhoud van en publicaties via communicatiemiddelen, zoals de website, folders, posters, het verenigingsblad, social media zoals facebook en twitter, etc.; c. het aangaan, onderhouden en versterken van contacten met gemeenten, media, andere brigades, etc.; d. alle activiteiten die erop gericht zijn financiële middelen te vergaren, zoals sponsoren, subsidies, speciale acties van bedrijven, etc. Inkomsten voortkomend uit deze activiteiten vloeien in de verenigingskas; e. het verzorgen van de administratie ten behoeve van het verenigingsblad. 6. Jeugd en Evenementen Commissie (JEC) is belast met: a. het plannen, organiseren en leiden van evenementen die geen bewaking of opleiding als primair doel hebben, maar die erop gericht zijn de naamsbekendheid van de vereniging te vergroten, nieuwe leden te werven, nieuwe activiteiten te ontplooien, de onderlinge contacten tussen de leden te bevorderen en de binding van de leden met de vereniging te vergroten, indien het externe evenementen betreft in samenwerking met Commissie PR en Communicatie. 7. Commissie Materiaal en Huisvesting is belast met: a. het beheer van materialen benodigd voor alle activiteiten van de commissies Pool, Open Water en Bewakingen; b. het beheer van het clubhuis. 8. Alle commissies kunnen worden belast met alle andere voorkomende taken, waarvan het Bestuur van mening is dat deze door de betreffende behoren te worden uitgevoerd. FORMELE OVERLEGORGANEN EN COMMUNICATIE Artikel 8. Algemene Leden Vergadering 1. Het Bestuur kan indien zij dit wenselijk acht voor bestuursvergaderingen en Algemene Leden Vergaderingen gasten uitnodigen. Een gast hoeft geen lid van de vereniging te zijn. 2. Elk lid van de vereniging is bevoegd schriftelijk voorstellen in te dienen ter behandeling in een bestuursvergadering of een Algemene Leden Vergadering. Artikel 9. Technisch overleg 1. Naast de commissies is een technisch overleg ingesteld met minimaal één van de vaste leden van de Commissies Pool, Open Water, Bewaking en Opleidingen. Overige commissies en werkgroepen hoeven niet vertegenwoordigd te zijn in het technisch overleg. Zij vallen dan onder de verantwoordelijkheid van één van de bestuursleden. Overige commissies hebben wel het recht een afvaardiging van de commissie te laten deelnemen aan het technisch overleg. 2. Het technisch overleg bespreekt de lopende zaken in de vereniging en stemt de activiteiten van de verschillende commissies op elkaar af. 3. Ten minste één van de leden van het technisch overleg is lid van het Bestuur.

6 Artikel 10. Instructeursoverleg 1. Naast de commissies is een instructeursoverleg ingesteld met minimaal één van de vaste leden van Commissie Opleidingen en alle instructeurs en aspirant instructeurs. 2. Het instructeursoverleg bespreekt de stand van zaken, ontwikkelingen en plannen op het gebied van opleidingen met de instructeurs en aspirant instructeurs. 3. Ten minste één van de leden van het technisch overleg is lid van het Bestuur. Artikel 11. Bestuurs-, commissie-, of werkgroep vergadering, technisch- of instructeursoverleg Vergadering: wanneer in dit artikel wordt gesproken over Vergadering, dan wordt bedoeld een van de volgende formele overlegorganen: bestuurs-, commissie-, of werkgroep vergadering, technisch- of instructeursoverleg. 1. Vergaderingen worden belegd op verlangen van de voorzitter of ten minste de helft van de leden van het orgaan. 2. Besluiten zijn geldig indien het besluit is genomen in een vergadering waarin ten minste 3/5 van de leden van het orgaan bij de besluitvorming aanwezig of vertegenwoordigd is. 3. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. 4. Indien in een vergadering niet het vereiste aantal leden van het orgaan aanwezig is, kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen en zal binnen veertien dagen een nieuwe vergadering worden belegd, waarin de betreffende besluiten, ongeacht het dan aanwezige aantal leden van het orgaan, met meerderheid van stemmen genomen volledige rechtsgeldigheid bezitten. Artikel 12. Contacten buiten de vereniging 1. Contacten door of namens een lid van de vereniging met andere verenigingen, personen, particuliere of overheidsinstanties mogen slechts plaatsvinden na uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van het Bestuur. OVERIGE BEPALINGEN Artikel 13. Contributie 1. De contributie voor het lidmaatschap van de vereniging wordt door de ALV vastgesteld. 2. Een aanpassing van de contributie wordt van kracht in het verenigingsjaar direct volgend op de vaststelling daarvan. 3. Indien de ALV in enig jaar niet tot een aanpassing van de hoogte van de contributie besluit, dan heeft het Bestuur het mandaat de contributie te verhogen dan wel te verlagen in overeenstemming met de Consumentenprijsindex van het CBS, afgerond op hele Euro s. 4. In de volgende gevallen zijn door het Bestuur vastgestelde kortingen van toepassing: a. bestuursleden, vaarinstructeurs en (actieve) commissieleden; b. zweminstructeurs die elke week lesgeven; c. vanaf het derde zwemmend gezinslid. Deze korting geldt voor het gezinslid dat het laatste is ingeschreven. 5. Beperkende voorwaarden op kortingen: a. totale korting kan er nooit toe leiden dat per lid minder dan 20 verschuldigd is; b. Bij lidmaatschap van meerdere commissies geldt korting éénmaal. 6. Zwemmende leden kunnen er eventueel voor kiezen om te betalen in twee termijnen. Het totaal te betalen bedrag wordt dan wel verhoogd met 8 administratiekosten. Artikel 14. Onkostenvergoeding 1. Aan de leden van het Bestuur, commissies en alle andere daartoe door de ALV of het Bestuur aangewezen personen, worden de onkosten die zij, in redelijkheid, maken in het belang van de vereniging en uit hoofde van hun functie, vergoed. 2. De declaratie moet aan het einde van ieder of kwartaal worden ingediend, doch in ieder geval voor 15 januari van het volgende boekjaar bij de penningmeester zijn ingediend. 3. Indien de penningmeester niet akkoord gaat met de ingediende declaratie, stelt hij de betrokkene zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte, onder opgave van zijn niet akkoord bevinding.

7 4. Indien de penningmeester en de indiener van een declaratie niet komen tot een gezamenlijke oplossing in enig geschil, zal het geschil worden voorgelegd aan het Bestuur van de vereniging, die dan een voor beide partijen bindende uitspraak zal doen. 5. De hoogte van de onkostenvergoeding zal worden vastgesteld op grond van de door de penningmeester begrote uitgaven. Artikel 15. Hulpverlening en Aansprakelijkheid 1. De leden van de vereniging worden geacht de in nood verkerende medemens naar beste weten en kunnen te helpen, zij kunnen echter uit hoofde van het lidmaatschap van de vereniging niet verplicht worden het eigen leven in de waagschaal te stellen. 2. De leden aanvaarden de gevolgen van hun handelen, ondernomen in het belang van de medemens zonder enige aansprakelijkheid jegens de vereniging. 3. De vereniging acht zich verantwoordelijk doch niet aansprakelijk voor personen die onder leiding van, of met toestemming van het Bestuur, bij oefeningen voor hulpverlening of voor daadwerkelijke inzet bij calamiteiten van meer dan geringe omvang, een daarbij persoonlijke schade ondervinden. Artikel 16. Slotbepalingen 1. Alle leden worden geacht de Statuten en het huishoudelijk reglement te kennen. Alle leden ontvangen een exemplaar van de Statuten, het huishoudelijk reglement en andere reglementen bij aanvang van het lidmaatschap of na een omvangrijke herziening van de Statuten of één van de reglementen. 2. In alle gevallen waarin de Statuten of reglementen niet voorzien, beslist het Bestuur. 3. Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de Algemene Leden Vergadering met een meerderheid van ten minste twee derde deel van het aantal uitgebrachte stemmen. Dit reglement treedt in werking direct na vaststelling in de Algemene Leden Vergadering. 4. Het huishoudelijk reglement mag nimmer in strijd zijn met de Statuten. 5. Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering van de vereniging gehouden te Utrecht op 17 februari Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking op 17 februari 2016 en komt in de plaats van het Huishoudelijk Reglement dat laatstelijk werd vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering gehouden te Utrecht op 15 februari Opgesteld namens het Bestuur Reddingsbrigade Utrecht Versie januari 2016 Utrecht