Hivos Jaarrekening 2012

Transcriptie

1 Hivos Jaarrekening 2012

2

3 Inhoudsopgave 1. Financieel directieverslag 2. Balans per 31 december Rekening van baten en lasten Kasstroomoverzicht Grondslagen 6. Toelichting op de balans per 31 december Overzicht van de programmafondsen Toelichting op de lastenverdeling Toelichting op de resultaten Bezoldiging directie Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

4 4 Hivos jaarrekening Financieel directieverslag Financieel mag 2012 als redelijk positief gekenschetst worden. Eiste in 2011 de combinatie van bezuinigingen en start van twee nieuwe regiokantoren nog haar tol, in 2012 waren de gevolgen daarvan volledig verwerkt en kon de aandacht uitgaan naar het ontwikkelen van nieuwe initiatieven. Ook werden nieuwe vormen van samenwerking onderzocht, bijvoorbeeld met het bedrijfsleven. Mede daardoor was Hivos succesvol in fondswerving bij institutionele donoren. Meer dan de helft (53 procent) van onze omzet was afkomstig van andere bronnen dan het MFS, ruimschoots meer dan de doelstelling voor 2012 in het bedrijfsplan Zeker zo belangrijk, zo niet belangrijker, is het feit dat de fondsen afkomstig waren van een groot aantal verschillende donoren en bestemd voor verschillende regio s en programma s. Diversificatie van inkomsten is allereerst van belang voor risicospreiding, maar het mag ook opgevat worden als een teken van brede waardering voor Hivos. We hebben 2012 afgesloten met een klein verlies van 6.100, ruim onder het begrote verlies van De totale inkomsten in 2012 bedroegen 115,8 miljoen euro, tegenover 99,7 miljoen in Na een aarzelende start in 2011, vooral vanwege de bezuinigingen, zijn de door MFS-2 gefinancierde programma s en projecten in 2012 volgens plan uitgevoerd. Dit resulteerde in een beduidend hoger volume aan nieuwe committeringen voor partners en nieuwe initiatieven. Naast MFS-2 was de grootste subsidie in 2012 afkomstig van de Nederlandse ambassade in Bolivia, voor het vervolg van het genderfonds dat Hivos daar beheert. Hivos kreeg hiervoor een subsidie van bijna 9 miljoen euro voor nog eens 4 jaar. Ook verscheidene andere grote fondsen, zoals het Tanzania Media Fund, werden verlengd. Hivos beschouwt dat als een teken dat onze donoren de kwaliteit en effectiviteit van onze programma s waarderen. Resultaat en reserves Per saldo is in 2012 een positief resultaat vóór bestemming gerealiseerd van 1,7 miljoen euro. Dit is inclusief een tekort van op de dekking voor de operationele kosten. Dit tekort is ten laste gebracht van de bestemmingsreserve bedrijfsvoering. Zoals al eerder aangegeven was dit verlies duidelijk lager dan waarmee wij in de begroting rekening hielden, vooral dankzij de succesvolle fondsenwerving op de internationale markt. Ook al is dat op zichzelf zonder meer positief, het feit dat Hivos nog met verlies draait wijst op een structureel probleem. Internationale donoren zijn niet altijd genegen om bij te dragen aan overhead, hoewel ze wel profiteren van de opgebouwde kennis en kunde van Hivos (of andere organisaties). Voor Hivos ligt dat nog iets gecompliceerder omdat wij lokale structuren voor projectuitvoering moeten opzetten, waarvan de kosten dikwijls eveneens als overhead worden gezien. In het bedrijfsplan Burgers aan Zet ( ) is de doelstelling vastgelegd om het vrij besteedbare vermogen te vergroten, totdat dit 60 procent van de operationele kosten zou bedragen. Na het tweede achtereenvolgende jaar waarin een verlies geboekt, is zeer de vraag of deze doelstelling gehaald zal worden. Hivos heeft ervoor gekozen om het vermogen niet meer alleen aan te houden (en voor zover mogelijk op te bouwen) ten behoeve van een eventuele financiering van een sociaal plan, maar het juist in te zetten voor versterking van de positie op de internationale markt om daarmee de financiële duurzaamheid van de organisatie te ondersteunen. Dat gebeurt door extra geld in te zetten voor programmaontwikkeling, ook als daar nog geen concrete financier voor gevonden is. Daarmee blijft het initiatief meer bij Hivos zelf en zijn wij beter in staat de ruimte die donoren bieden voor een eigen invulling ook daadwerkelijk te benutten. De reserves hebben enkele veranderingen laten zien. De reserve voor programmamanagement nam af met 416 duizend euro. Deze reserve is gerelateerd aan bestaande verplichtingen aan partners en projecten en is geoormerkt voor het beheer van deze verplichtingen. Hivos heeft in 2012 de berekeningswijze herzien op basis waarvan deze reserve gevuld wordt. De huidige systematiek is een betere weerspiegeling van het ritme van de projectcyclus en het programmabeheer en houdt rekening met het feit dat de hoogte van de MFS-subsidie jaarlijks herzien kan worden door het Nederlandse ministerie van Buitenlandse Zaken. De programmafondsen namen in omvang toe. In het licht van de verwachte sterke afname van programmamiddelen na 2015 heeft Hivos besloten om niet-geoormerkte fondsen te reserveren. Deze zullen vanaf 2016 gebruikt worden om projecten te financieren waarvoor geen donoren te vinden zijn, maar die wel zeer waardevol voor de verwezenlijking van Hivos doelstellingen zijn. Tot en met 2015 kunnen die projecten nog met MFS-subsidie gefinancierd worden. Hivos kiest voor een terughoudend beleggingsbeleid en heeft geen beleggingen, met uitzondering van een

5 5 Hivos jaarrekening 2012 participatie in Triodos Bank, in het kader van de financiering van HTF en daarmee van de doelstelling van Hivos. Risico s Hoewel Hivos zeker succesvol is geweest in het verbreden van de financieringsbasis en daarmee de afhankelijkheid van MFS sterk heeft teruggebracht, blijft het feit dat het MFS nog steeds verantwoordelijk is voor circa 50% van de inkomsten. Het is dan ook niet vreemd dat de belangrijkste risico s verband houden met deze afhankelijkheid. De Nederlandse regering heeft besloten om met ingang van 2016 één miljard euro te bezuinigen op de begroting voor ontwikkelingssamenwerking. Hoewel nog niet bekend is of en in welke mate het MFS geraakt zal worden door de bezuinigingen, moeten we wel sterk rekening houden met de mogelijkheid dat onze inkomsten uit MFS in 2014 en 2015 lager dan verwacht zullen zijn. Mochten er inderdaad nieuwe bezuinigingen op MFS komen, dan zal Hivos waarschijnlijk niet alleen in de eigen kosten moeten snijden, maar zullen ook programma s voor partners getroffen worden. Net als in het geval van de bezuinigingen in 2011 zullen we dan niet de kaasschaaf hanteren maar duidelijke keuzes maken, zoals stopzetting van programma s in één of meer landen of terugtrekking van bepaalde beleidsterreinen. Een groter risico ligt in het feit dat MFS-2 geen vervolg zal krijgen na Hivos is zich al in 2011 op dat scenario gaan voorbereiden. In december 2012 werd het resultaat van die strategische heroriëntatie aan de Raad van Toezicht gepresenteerd. Deze kon zich vinden in de belangrijkste uitgangspunten en argumentatie, maar wilde een gedetailleerdere uitwerking van de financiële onderbouwing van het plan. Deze zal in april 2013 gepresenteerd worden aan de Raad van Toezicht. De internationale markt voor institutionele fondsen is zeer concurrerend. In de afgelopen jaren is Hivos relatief succesvol geweest op die markt, maar er is geen garantie dat dat ook zo blijft. We zijn er echter van overtuigd dat wij, door te blijven investeren in de ontwikkeling van nieuwe programma s, bijvoorbeeld op het terrein van transparency & accountability, verbetering van de positie van vrouwen en meisjes, bevordering van ruraal ondernemerschap of duurzame energie, maar ook door onze kennis steeds verder te verdiepen over welke aanpak werkt in een bepaalde context, donoren kunnen blijven betrekken bij onze programma s. Wij beschouwen onze lokale aanwezigheid en geworteldheid als een van onze belangrijkste pluspunten. De opening van twee nieuwe regiokantoren in 2011 heeft daar zonder meer aan bijgedragen. De opening van een nieuw regiokantoor in het Midden-Oosten wordt op dit moment niet als een realistische optie gezien; wel zullen wij in 2013 een liaison-kantoor in Beiroet openen om ons werk in het Midden-Oosten en Noord-Afrika beter te kunnen uitvoeren. Hivos zal kritisch blijven kijken naar haar operationele kosten en alle mogelijkheden benutten om deze terug te dringen. Tegelijkertijd moeten we erkennen dat de diversificatie van donoren, met ieder hun eigen vragen en eisen, ook een kostenopdrijvend effect heeft. Eén van Hivos belangrijkste bezittingen is haar goede naam en reputatie. Een beschadigde reputatie als gevolg van fraude of corruptie is dan ook een van de grootste risico s. Hivos kent een lange traditie van steekproefsgewijs georganiseerde financiële inspecties van partners. De intensiteit van het inspectieprogramma zal toenemen niet omdat uit de praktijk blijkt dat het risico op fraude is toegenomen, maar omdat we problemen op dit vlak liever voorkomen dan genezen. De interne controles op de regio- en landenkantoren zullen op hetzelfde hoge niveau gehandhaafd blijven. Toekomst De uitdagingen voor de toekomst zijn, zeker in financiële termen, duidelijk: mogelijke bezuinigingen op MFS-2 op de korte termijn, geen vervolg op MFS-2 na 2015 en een blijvende druk op ons vermogen om voldoende dekking voor onze operationele kosten te garanderen van onze internationale donoren. Dit zijn geen futiele uitdagingen en zeker het feit dat MFS-2 als zodanig niet door een vergelijkbare regeling opgevolgd zal worden, zal stevige gevolgen hebben voor Hivos. We zijn ervan overtuigd dat we voor de nabije toekomst 2013 en 2014 goed in staat zijn om de uitdagingen het hoofd te bieden. Er zijn tenslotte veel kansen op de terreinen waarop we veel kennis en ervaring hebben en waarvoor we over een uitstekend track record beschikken transparency & accountability; gender, mensenrechten en democratisering; duurzame landbouw en innovatieve rurale financiering en we werken graag samen met verschillende actoren, zoals het bedrijfsleven en kennisinstituten. Voor wat betreft de iets verdere toekomst vanaf 2016 zijn we een veelbelovende nieuwe strategie aan het ontwikkelen, die voortborduurt op onze huidige sterkte punten en de snel veranderende context van ontwikkelingssamenwerking verdisconteert. De komende jaren zullen gebruikt worden om die strategie te gaan implementeren. Alles bij elkaar genomen kijken wij dan ook met vertrouwen naar de toekomst. Zonder de soms moeilijke realiteit te ontkennen, kijken wij bij voorkeur naar de kansen en mogelijkheden die er zijn, in plaats van ons blind te staren op de bedreigingen, en dat zullen we ook blijven doen. Den Haag, april 2013 Manuela Monteiro, algemeen directeur Ben Witjes, directeur programma s en projecten

6 6 Hivos jaarrekening Balans per 31 december 2012 na bestemming resultaat bedragen in duizenden euro s Activa Ref.* Immateriële vaste activa Software t.b.v. bedrijfsvoering Immateriële vaste activa 1) Materiële vaste activa Gebouwen t.b.v. bedrijfsvoering Inventaris t.b.v. bedrijfsvoering Auto s t.b.v. bedrijfsvoering Gebouwen t.b.v. doelstelling Materiële vaste activa 2) Financiële vaste activa Gereserveerde kasmiddelen Participaties / achtergestelde leningen Financiële vaste activa 3) Vorderingen en overlopende activa Vorderingen subsidies Overheid, medefinanciering EU-fondsen Overige fondsen ) Overlopende activa 5) Vorderingen en overlopende activa Liquide middelen: Kas en banken 6) Totaal * Ref. 1) t/m 6) Nader gespecificeerd in hoofdstuk 6: toelichting op de balans

7 7 Hivos jaarrekening Balans per 31 december 2012 na bestemming resultaat bedragen in duizenden euro s Passiva Ref Reserves en fondsen Reserves Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve programmamanagement Bestemmingsreserve omrekeningsverschillen ) Fondsen Bestemmingsfonds progr. Particuliere fondsen Bestemmingsfonds progr. Riek Stienstra Fonds 0 27 Bestemmingsfonds progr. Jaap Hekkelman 0 Bestemmingsfonds progr. Nat.Postcode Loterij Bestemmingsfonds progr. Stop Aids Now! Bestemmingsfonds progr. Refunds + Interest Bestemmingsfonds progr. Valutawaardering ) Reserves en fondsen Langlopende schulden Algemeen leningenfonds o/g Deelname Noord-Zuid Plan (Afgegeven) borgstellingen Projectverplichtingen langlopend Overheid. medefinanciering EU-projecten Overige projecten Langlopende schulden 9) Kortlopende schulden Projectverplichtingen kortlopend Overheid, medefinanciering EU-projecten Overige projecten Te betalen belastingen en pensioenpremies Overlopende passiva Kortlopende schulden 10) Totaal * Ref. 7) t/m 10) Nader gespecificeerd in hoofdstuk 6: toelichting op de balans

8 8 Hivos jaarrekening Rekening van baten en lasten 2012 bedragen in duizenden euro s Baten Realisatie 2012 Begroting 2012 Realisatie 2011 Begroting 2013 Baten uit eigen fondsenwerving Donaties en giften Nalatenschappen Klimaatfonds CO 2 compensatie Baten uit eigen fondsenwerving A Baten uit acties derden Subsidies van overheden waarvan MFS-2 subsidie alliantiepartners Overige baten Som der baten B

9 9 Hivos jaarrekening Rekening van baten en lasten 2012 bedragen in duizenden euro s Lasten Realisatie 2012 Begroting 2012 Realisatie 2011 Begroting 2013 Besteed aan doelstellingen / Programma s (nieuwe verplichtingen) Green Entrepreneurship Rights & Citizenship Expression & Engagement Action for Change MFS2 programma s alliantiepartners Totaal besteed aan doelstellingen C kosten besteed doel in % van som der baten (= C / B) 94.7% 97.2% 94.0% 95.3% kosten besteed doel in % van som der lasten (= C / F) 96.2% 97.0% 96.2% 95.7% Werving baten Kosten eigen fondsenwerving D Eigen fondsenwerving: kosten in % van baten uit eigen fondsenwerving (= D / A) 20.4% 21.8% 20.6% 20.0% Kosten acties derden Kosten verkrijging subsidies overheden Totaal werving baten Beheer en administratie kosten E Beheer en admin kosten in % van som der lasten (= E / F) 1.6% 1.8% 1.8% 2.0% Som der lasten F Operationeel Resultaat Buitengewone lasten Valutarisico RO budget -150 Totaal buitengewone lasten Resultaat voor bestemming Toegevoegd/onttrokken aan: Bestemmingsreserve programmamanagement Bestemmingsreserves bedrijfsvoering Bestemmingsreserve omrekeningsverschillen Bestemmingsfondsen Programma s Totaal toevoeging/onttrekking Resultaat na bestemming

10 10 Hivos jaarrekening Kasstroomoverzicht 2012 bedragen in duizenden euro s Volgens de indirecte methode Kasstroom uit operationele activiteiten Resultaat voor bestemming Afschrijvingen Mutatie vordering subsidies Mutatie overige vorderingen Mutatie schulden lange termijn Mutatie projectverplichtingen lange + korte termijn Mutatie schulden korte termijn Kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investeringsactiviteiten Investeringen immateriële vaste activa Investeringen materiële vaste activa Investeringen financiële vaste activa Kasstroom uit investeringsactiviteiten Kasstroom uit financieringsactiviteiten Ontvangsten uit langlopende schulden Aflossing van langlopende schulden Kasstroom uit financieringsactiviteiten 0 0 Mutatie liquide middelen Recapitulatie Liquide middelen einde boekjaar Liquide middelen begin boekjaar Mutatie liquide middelen

11 11 Hivos jaarrekening Grondslagen Deze jaarrekening betreft de stichting Hivos te Den Haag. De jaarrekening is opgesteld conform de Richtlijn Verslaggeving Fondsenwervende Instellingen en met inachtneming van het Financieel Reglement MFS van het ministerie van Buitenlandse Zaken/Ontwikkelingssamenwerking. De jaarrekening is opgesteld na toedeling van het resultaat conform de resultaatbestemming. Alle bedragen in de toelichting zijn bedragen in euro s tenzij anders vermeld. De grondslagen zijn ongewijzigd ten opzichte van het vorige boekjaar. 5.1 Algemene toelichting Activiteiten Hivos steunt ruim 700 partners in 27 landen in Afrika, Azië en Latijns-Amerika. Aan deze lokale particuliere organisaties levert Hivos financiële middelen, kennis, advies en politieke ondersteuning. Daarnaast ontwikkelt Hivos eigen programma s en is de Stichting actief op het gebied van beleidsbeïnvloeding, zowel op het internationale toneel als in Nederland. Als deelnemer aan coalities en als makelaar van contacten is Hivos onderdeel van een groot aantal netwerken. Maatschappijopbouw en duurzame economische ontwikkeling vormen de centrale beleidsterreinen van Hivos. Het programma wordt hoofdzakelijk uitgevoerd vanuit de regiokantoren in Zimbabwe, India, Costa Rica, Indonesië, Kenia en Bolivia. Deze kantoren verzorgen een belangrijk deel van de relaties met partnerorganisaties, die zij advies en begeleiding bieden, evenals kapitaal, kennis en contacten. Met een omvangrijk kennisprogramma stimuleert Hivos de opbouw, uitwisseling en toepassing van kennis voor ontwikkeling Schattingswijzigingen In 2012 heeft Hivos een schattingswijziging doorgevoerd met betrekking tot de realisatie van de Programma Management dekking (PMF). In voorgaande jaren werd de PMF berekend op basis van de daadwerkelijk gedane overmakingen. De nieuwe methode verdeelt de beschikbare PMF in twee delen: 95% wordt gelijkmatig over de programmaperiode verdeeld en 5% over de zes maanden na afloop. Realisatie vindt plaats aan de hand van een drietal toetsen: 1) zijn alle beschikbare gelden gebruikt, 2) bestedingsbudget versus de daadwerkelijk gedane betaling in een bepaald jaar en 3) openstaand bedrag in % van het totaal versus de nog resterende looptijd Consolidatie In deze jaarrekening zijn de balansen en baten & lasten rekeningen van de Hivos-kantoren in de verschillende landen samengevoegd met de jaarrekening van het Hivos hoofdkantoor. Over al deze kantoren heeft het bestuur van Hivos volledige zeggenschap. Doordat alle kantoren in één systeem werken, worden onderlinge transacties geëlimineerd. In de consolidatie begrepen kantoren zijn: Hoofdkantoor (Den Haag, Nederland) Regiokantoor Zuidelijk Afrika (Harare, Zimbabwe) Regiokantoor Oost-Afrika (Nairobi, Kenia) Regiokantoor Midden-Amerika (San Jose, Costa Rica) Regiokantoor Zuid-Amerika (La Paz, Bolivia) Regiokantoor India (Bangalore, India) Regiokantoor Zuidoost-Azië (Jakarta, Indonesië) Landenkantoor Zuid-Afrika (Johannesburg, Zuid Afrika) Toelichting op het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen. Kasstromen in vreemde valuta zijn omgerekend tegen een gemiddelde koers. Ontvangsten en uitgaven uit hoofde van interest zijn opgenomen onder de kasstroom uit operationele activiteiten. Transacties waarbij geen instroom of uitstroom van kasmiddelen plaatsvindt zijn niet in het kasstroomoverzicht opgenomen Schattingen Om de grondslagen en regels voor het opstellen van de jaarrekening te kunnen toepassen, is het nodig dat de directie van Hivos zich over verschillende zaken een oordeel vormt, en dat de directie schattingen maakt die essentieel kunnen zijn voor de in de jaarrekening opgenomen bedragen. Schattingen zijn gemaakt met betrekking tot de inbaarheid van de debiteuren. Hierbij loopt Hivos geen risico voor het resultaat, aangezien de verplichtingen die tegenover de vorderingen staan niet uitbetaald hoeven te worden, mocht deze vordering niet inbaar blijken te zijn. 5.2 Grondslagen voor waardering van activa en passiva Algemeen De geconsolideerde jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving 650.

12 12 Hivos jaarrekening 2012 Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans, de winst-enverliesrekening en het kasstroomoverzicht zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting Vergelijking met voorgaand jaar Vreemde Valuta Activa in vreemde valuta zijn omgerekend tegen de koersen per balansdatum. Eventuele koersverschillen zijn verwerkt in de rekening van baten en lasten Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs onder aftrek van afschrijvingen. Er wordt rekening gehouden met bijzondere waardeverminderingen. De overige vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde in euro s van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering Liquide middelen Liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde in euro s Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor verplichtingen en risico s die samenhangen met de bedrijfsvoering. Zij hebben geen betrekking op specifieke activa. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld Materiële vaste activa Bedrijfsgebouwen en -terreinen worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs plus bijkomende kosten of vervaardigingsprijs onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de geschatte toekomstige gebruiksduur. Er wordt rekening gehouden met de bijzondere waardeverminderingen die op balansdatum worden verwacht. Voor de kosten van groot onderhoud aan de bedrijfsgebouwen is geen voorziening voor groot onderhoud gevormd. Overige vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen Financiële vaste activa Gereserveerde kasmiddelen betreffen kasmiddelen ter zekerheid van verplichtingen, conform de richtlijn van het ministerie van Buitenlandse Zaken/Ontwikkelingssamenwerking inzake leningen en garanties. Participaties in, en achtergestelde leningen aan partnerorganisaties worden gewaardeerd op 1 euro Vorderingen subsidies en overige vorderingen Vorderingen subsidies betreffen vorderingen op overheid en andere instanties voortkomend uit verplichtingen die de Stichting conform daartoe strekkende overeenkomsten is aangegaan in het kader van haar programma; dit is inclusief de daarmee samenhangende programmamanagement vergoeding Reserves en Fondsen a Bestemmingsreserves In het verslagjaar goedgekeurde projecten worden als lasten verantwoord. De daarmee samenhangende subsidies worden, inclusief de programmamanagement vergoeding, als baten verantwoord. De nog niet gerealiseerde programmamanagement vergoeding wordt ondergebracht in de bestemmingsreserve programmamanagement. Het nog niet bestede deel van de programma baten wordt gedoteerd aan bestemmingsreserve programmafondsen. De bestemmingsreserve bedrijfsvoering is vrij besteedbaar b Bestemmingsfondsen programma De in een bepaald jaar ontvangen bedragen welke betrekking hebben op een specifiek bestemmingsfonds worden aan de fondsen toegevoegd. De programma verplichtingen (inclusief de gerealiseerde programma management vergoeding) worden aan de fondsen gedoteerd Langlopende schulden en overige schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde in euro s. Schulden in vreemde valuta zijn omgerekend tegen de laatst bekende koersen per balansdatum. Eventuele koersverschillen zijn verwerkt in de rekening van baten en lasten. Projectverplichtingen betreffen alle verplichtingen die de Stichting kent uit hoofde van met partnerorganisaties afgesloten financieringsovereenkomsten.

13 13 Hivos jaarrekening Grondslagen voor bepaling van het resultaat Algemeen Ontvangsten en uitgaven worden in de staat van baten en lasten toegekend aan de periode waarop ze betrekking hebben. Bij deze toerekening wordt een bestendige gedragslijn gevolgd. In de balans wordt rekening gehouden met de aan een periode toe te rekenen bedragen die in een andere periode zijn ontvangen dan wel betaald. Verliezen worden verantwoord als deze voorzienbaar zijn; baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa Immateriële vaste activa inclusief goodwill en materiële vaste activa worden vanaf het moment van ingebruikneming afgeschreven over de verwachte toekomstige gebruiksduur van het actief. Over terreinen en vastgoedbeleggingen wordt niet afgeschreven. Indien een schattingswijziging plaatsvindt van de toekomstige gebruiksduur, dan worden de toekomstige afschrijvingen aangepast Nalatenschappen Nalatenschappen worden verantwoord in het jaar waarin de omvang betrouwbaar kan worden vastgesteld Subsidiebaten Subsidiebaten, inclusief de programmamanagement vergoeding, worden verantwoord in het jaar waarin de aanspraak definitief wordt. Gewijzigde subsidiebedragen worden in mindering gebracht op de subsidiebaten in het jaar waarin de toegekende subsidie wijzigt Projectverplichtingen Projectverplichtingen worden verantwoord in het jaar waarop de verplichting definitief wordt Lasten Alle lasten, met uitzondering van buitengewone lasten, worden volgens bedrijfseconomische criteria en met inachtneming van de richtlijnen van de VFI terzake toegerekend aan te onderscheiden kostensoorten: besteed aan doelstellingen / werving baten / beheer en administratie. Lonen, salarissen en sociale lasten worden op grond van de arbeidsvoorwaarden verwerkt in de winst- en verliesrekening voor zover ze verschuldigd zijn aan werknemers Pensioenen Hivos heeft alle pensioenregelingen verwerkt als een toegezegde bijdrage regeling. De over het verslagjaar verschuldigde premie wordt als last verantwoord Koersverschillen Koersverschillen die optreden bij de afwikkeling of omrekening van monetaire posten worden in de winst en verliesrekening verwerkt in de periode dat zij zich voordoen.

14 14 Hivos jaarrekening Toelichting op de balans per 31 december 2012 bedragen in duizenden euro s Activa 1) Immateriële vaste activa De geaccumuleerde aanschafwaarden en afschrijvingen van de immateriële vaste activa per 31 december zijn aanschaf waarde desinvesteringen aanschaf waarde cumulatieve afschrijvingen desinvesteringen cumulatieve afschrijvingen boek waarde investeringen afschrijvingen boek waarde na desinvesteringen na desinvesteringen Immateriële activa bedrijfsvoering software (4 jaar) Totaal immateriële vaste activa ) Materiële vaste activa De geaccumuleerde aanschafwaarden en afschrijvingen van de materiële vaste activa per 31 december zijn: aanschaf waarde desinvesteringen aanschaf waarde cumulatieve afschrijvingen desinvesteringen cumulatieve afschrijvingen boek waarde investeringen afschrijvingen boek waarde na desinvesteringen na desinvesteringen Materiële activa bedrijfsvoering gebouwen (10-50 jr) inventaris (3-10 jr) auto s (5 jr) Materiële activa doesltelling gebouw Harare (50 jr) Totaal materiële vaste activa ) De kantoorpanden met erf en tuin te s-gravenhage aan de Raamweg 15 en 16 kadastraal bekend gemeente s-gravenhage, sectie X, nummer 472, groot 5 are en 55 ca en nummer 522, groot 5 are en 55 ca. zijn in 1987 aangekocht voor De WOZ waarde 2012 bedraagt ) Het kantoorpand te Harare, stand 2956 Salisbury Township, groot 2855 ca. is eind 1994 aangekocht voor Bij verkoop van dit kantoorpand zal boekwinst ten goede komen aan het programma in Zuidelijk Afrika, verlies zal ten laste van de Stichting gebracht worden.

15 15 Hivos jaarrekening ) Financiële vaste activa Gereserveerde kasmiddelen Noord-Zuid Plan bankrekeningen Hivos Borgstelling & garantie bankrekeningen Hivos Totaal gereserveerde kasgelden Deze middelen dienen ter dekking van de borgstelling aan het Hivos-Triodos Fonds (HTF) en garantiestelling aan de Stichting Triodos Sustainable Trade Fund (TSTF) Participaties / achtergestelde leningen De achtergestelde leningen bedragen en zijn verstrekt aan Hivos-Triodos Fonds (HTF) om deelnemingen van HTF in lokale kredietinstellingen in het Zuiden te financieren. De leningen zijn gewaardeerd op 1. De actuele waarde van de participaties waaraan de achtergestelde leningen zijn gekoppeld bedragen De participaties betreffen: 1) Triodos Bank N.V., certificaten van aandelen voor de aankoopwaarde van De intrinsieke waarde per van deze certifcaten bedraagt ) Vorderingen subsidies De openstaande vorderingen per jaareinde hebben allen betrekking op vorderingen op donoren en zijn: 2012 Totaal Resterende looptijd > 1 jaar Eigen Fondswerving Fondsen Werving derden Subsidies ) Overlopende activa De overlopende activa per 31 december bestaan uit: 2012 Debiteuren niet zijnde subsidies Rekening Courant verhoudingen Hoofd-/Regiokantoren Vooruitbetalingen (personeel/reis) 143 Project vooruitbetalingen 651 Te ontvangen (en vooruitbetaald) 504 Overig ) Liquide middelen De liquide middelen staan ter vrije beschikking van de Stichting. De liquide middelen bestaan uit: 2012 Kas 8 Bank

16 16 Hivos jaarrekening 2012 Passiva 7) Reserves De reserves staan borg voor continuïteit in de bedrijfsvoering op de korte en middellange termijn. Bestemmings reserve bedrijfsvoering Bestemmings reserve programma management Bestemmings reserve omrekenings verschillen *) Totaal reserves Stand per 1 januari Toevoeging Onttrekking Totaal mutaties ) 2) Stand per 31 december *) De Hivos kantoren in het buitenland werken met lokale valuta. Voor de samenvoeging in de Hivos jaarrekening in euro s wordt voor de balans met de eindkoersen 2011 en 2012 gerekend. Voor de staat van baten en lasten wordt met de gemiddelde koers 2012 gerekend. De resulterende verschillen worden in de reserve omrekeningsverschillen vereffend. 1) Goedgekeurde programmamanagement vergoeding 2) Gerealiseerde programmamanagement vergoeding Bestemmingseserve bedrijfsvoering Toevoeging t.l.v. Resultaat Onttrekking t.g.v. Resultaat Continuïteitsreserve bedrijfsvoering Onderhoud panden Automatisering Scholing (Hivos acadamy) Saldo per 31 december ) Fondsen Programmafondsen Baten categorie Toevoeging 1) Onttrekking 2) Eigen fondswerving eigen fondswerving Riek Stienstra fonds eigen fondswerving Jaap Hekkelman fonds eigen fondswerving Nationale Postcode Loterij (NPL) acties derden Stop Aids Now! (SAN!) acties derden Refunds en interest subsidies overheden Valutawaardering alle categorieën Saldo per 31 december ) Toevoegingen betreffen de baten in ) Onttrekkingen betreffen de nieuwe programma verplichtingen 2012

17 17 Hivos jaarrekening ) Langlopende schulden De langlopende schulden van Hivos bestaan uit projectverplichtingen langer dan 1 jaar plus overige verplichtingen Stand per Betalingsverplichting na 2013 Betalingsverplichting na 2014 Betalingsverplichting na 2015 Projectverplichtingen langlopend Overheid, medefinanciering EU-projecten Overige projecten ) Kortlopende schulden De kortlopende schulden van Hivos bestaan uit projectverplichtingen welke binnen een 1 jaar betaald moeten worden plus overige verplichtingen De overlopende passiva per 31 december bestaan uit: 2012 Crediteuren Nog te betalen kosten Nog te betalen Projectbetaling Betalingen onderweg Nog te betalen belastingen 23 Overig Overige gegevens Pensioenkosten: Stichting Hivos te Den Haag is aangesloten bij het PFZW pensioenfonds. Deze pensioenregeling kan worden geclassificeerd als een toegezegd-pensioenregeling. Op grond van par. 310 van RJ 271 mag deze regeling worden verwerkt als een toegezegde bijdrage regeling wat inhoudt dat kan worden volstaan met het vermelden van de pensioenlast in de resultatenrekening. Niet in de balans opgenomen verplichtingen: De volgende langlopende huurovereenkomsten zijn afgesloten: - Raamweg 17 begane grond en 1e etage. Verhuurder: van Rossum, beleggingsmakelaardij & bedrijfsvoering. De huurverplichting tot bedraagt (prijspeil 2012)

18 18 Hivos jaarrekening Overzicht van de programmafondsen 2012 (bedragen in duizenden euro s) Programmafondsen: verloop vordering subsidies Totaal fondsen BuZa Medefinanciering Europese Unie Overheid + overige fondsen Vordering subsidies Stand per 1 januari Mutatie projectverplichtingen Programmamanagement vergoeding Bij: vordering subsidies Af: ontvangen subsidies in Mutatie valuta waardering per Reconciliatie Stand per 31 december Programmafondsen: verloop projectverplichtingen Totaal fondsen BuZa Medefinanciering Europese Unie Overheid + overige fondsen Projectverplichtingen Stand per 1 januari Bij: mutatie projectverplichtingen in Af: projectovermakingen in Mutatie valuta waardering per Reconciliatie Stand per 31 december

19 19 Hivos jaarrekening 2012 EUR Contracten Partner Contract Partner Betalingen Donor Fondsnr Referentie Valuta Fonds bedrag Ontvangsten Contracten voor 2012 Contracten in 2012 Totaal Betalingen voor 2012 Betalingen in 2012 Totaal Min BuZa Div DSO/MO-28/2011 EUR /DMW EUR /DMH EUR MRF ; Act.no. EUR MRF ; Act.no. EUR Act.no EUR Activity no EUR CIDA ICT EW EUR DFID / 41959/ EUR EU Div Div EUR NORAD INS -11/0036 EUR RNE Indonesia ACT VS NR EUR IN20750 EUR Activity Nr EUR EUR RNE Mozambique Activity EUR RNE Zimbabwe EUR SBE 1312S00 Human EUR Rights Facility Activity no EUR RNE South Africa Activity no EUR SDC DCI-FOOD/2010/ EUR ACTAF EUR DCI-NSA PVD/2009/228- EUR Cosude-Cieric EUR SIDA /01 EUR /01 EUR EUR EUR

20 20 Hivos jaarrekening 2012 USD Contracten Partner Contract Partner Betalingen Donor Fondsnr Referentie Valuta Fonds bedrag Ontvangsten Contracten voor 2012 Contracten in 2012 Totaal Betalingen voor 2012 Betalingen in 2012 Totaal CIDA KMP USD DANIDA Div ZADT USD DANIDA Ken Nbo USD DFID ARIES Code Nr USD Ministry of Foreign Affairs Finland / USD PO /S-36 USD ARIES Code Nr USD NIC-2289 NIC07/004 Avtale USD The Global Fund BOL-910-G09-H USD GUA-311-G05-H USD MEI-011-G01-H USD GUA-M-MSPAS USD GUA-311-G05-H USD GUA-M-MSPAS-2 USD BOL-910-G09-H USD BOL-910-G09-H USD NORAD Cultural Cooperation in USD Zimbabwe ZIB-0300 Agreement no. USD /0044 RNE Bolivia Contrato No. LAP USD LAP Act USD Fondo Emancipación USD LAP RNE Kenya Activity USD Activity USD SDC Tanzania Media Fund USD Phase I F USD USD SIDA SIDA Contract nr. USD USD US Department of State S-LMAQM-12-CA-1126 USD USD Waarde in EUR Totalen in EUR

21 21 Hivos jaarrekening Toelichting op de lastenverdeling 2012 (bedragen in duizenden euro s) Bestemming Doelstelling Werving baten Beh. & adm. Lasten Green entrepreneurship Rights & Citizenship Expression & Engagement Action for Change MFS2 alliantie partners Totaal Doelstelling Eigen fondsenwerving Acties derden Subs. Overh. Totaal werving baten Totaal beheer & admin Subsidies en bijdragen Totaal 2012 Begr Totaal 2011 Publ. en communicatie Personeelskosten Huisvestingskosten Kantoor- en alg.kosten Afschrijving en rente Subtotaal operationele kosten Totalen

22 22 Hivos jaarrekening Toelichting op de resultaten 2012 Begroting versus realisatie Baten De beschikbare baten voor de doelstelling van Hivos bedroegen in ,8 miljoen, waar 93,2 miljoen begroot was. Alle categorieën eigen fondsenwerving. acties derden en subsidies van overheden leverden meer baten op dan begroot. Het verschil is deels te verklaren doordat Hivos bewust een conservatieve begroting opstelt. Daarnaast blijkt steeds weer dat het lastig te voorspellen is hoeveel tijd gemoeid zal zijn met het hele proces van voorstellen indienen, beoordelen, goedkeuring ten principale door de donor en uiteindelijke goedkeuring van begroting en implementatieplan. Met name de eerste en laatste fase kunnen langer duren dan verwacht. De hoogste subsidie buiten de MFS-subsidie was afkomstig van de Nederlandse ambassade in Bolivia en CIDA, voor een vierjarig vrouwenemancipatiefonds (ruim 9 miljoen euro). Grote subsidies waren er daarnaast o.a. voor het vervolg van het Tanzania Media Fund en een mensenrechtenprogramma in Midden-Amerika. waarin ook culturele activisten participeren. Als penvoerder van de Hivos Alliantie People Unlimited 4.2 heeft Hivos 3,6 miljoen aan baten gerealiseerd voor de andere leden van de Alliantie (Free Press Unlimited, Mama Cash en IUCN Nl). Deze baten zijn volledig doorgesluisd naar de Alliantie leden. Lasten De bestedingen in het kader van de doelstelling van Hivos bedroegen in ,7 miljoen (inclusief de bijdrage voor de Hivos Alliantie leden). De bestedingen in het kader van de doelstelling beliepen daarmee (afgerond) 95% van de totale baten en 96% van de totale lasten. Het % van de bestedingen aan doelstelling ten opzichte van de totale baten was iets lager dan begroot. De niet bestede baten zijn bestemd in programmafondsen. De bestedingen aan programma s lieten relatief grote verschillen ten opzichte van de begroting zien. De begroting is gebaseerd op het bedrijfsplan. De verhouding binnen de werkvoorraad aan voorstellen bij institutionele fondsen is daarmee min of meer in lijn, maar het is lastig te voorspellen welke voorstellen wanneer succes zullen hebben. Hierdoor treden van jaar tot jaar ook vrij grote schommelingen op in de hoogte van de totale baten en lasten. De kosten voor eigen fondsenwerving bedroegen Dit is hoger dan begroot, maar omdat de inkomsten eveneens hoger uitvielen dan begroot zijn de kosten als percentage van de opbrengsten iets onder de begroting gebleven (20,4%). Ondanks het relatieve succes blijven de kosten voor eigen fondsenwerving een belangrijk aandachtspunt voor Hivos. Door het betrekkelijk lage volume aan fondsen heeft een kleine verandering meteen gevolgen voor de verhouding tussen kosten en opbrengsten. De kosten voor eigen fondswerving zijn als volgt samengesteld: de volledige personeelskosten voor degenen die belast zijn met eigen fondsenwerving (3.6 fte) plus een opslag per fte voor materiële kosten (huisvesting, kantoorbenodigdheden, automatisering). De opslag wordt berekend door het totaal van de betreffende materiële kosten om te slaan over de totale personeelskosten van Hivos. Tevens worden de kosten van mailings en ander promotiemateriaal toegerekend. De kosten voor fondsenwerving op de internationale markt nemen duidelijk toe. Dat is noodzakelijk en in lijn met het groeiende aandeel van deze fondsen in de totale baten van Hivos. De groei van de kosten voor internationale fondsenwerving legt echter ook een grotere druk op het programmabeheer, omdat op de internationale fondsen markt weinig tot geen rekening wordt gehouden met wervingskosten en deze dus gedekt moeten worden uit het programmabeheer. De kosten voor internationale fondsenwerving worden als volgt toegerekend: de volledige personeelskosten van de afdeling Office for Donor Relations, 25% van de kosten voor programmahoofden, directeuren van regiokantoren en senior adviseurs en 5% van de kosten van de overige programmastaf. De kosten van Hivos voor beheer en administratie zijn laag in verhouding tot andere grote goededoelenorganisaties. Dat is deels eigen verdienste, maar vooral ook het gevolg van het feit dat Hivos het merendeel van haar baten doorgeeft aan organisaties in het Zuiden.

23 23 Hivos jaarrekening 2012 De toerekening van kosten voor beheer en administratie gebeurt conform de richtlijn van de Vereniging Fondsenwervende Instellingen (VFI). De personeelskosten voor de algemeen directeur en het directiesecretariaat, voor kwaliteitsbeheer en interne controle en voor de afdeling financiën worden volledig toegerekend aan beheer en administratie. Op basis van het aandeel van deze functies in de totale formatie op het hoofdkantoor worden de personeelskosten van de afdeling personeelszaken doorberekend. De kosten van de afdeling automatisering en facilitaire zaken worden doorberekend op basis van de werkplekken. Financieel resultaat Per saldo is er in 2012 een positief resultaat vóór bestemming gerealiseerd van 1,7 miljoen. Dit is inclusief een tekort van op de dekking voor de operationele kosten. Dit tekort is ten laste gebracht van de bestemmingsreserve bedrijfsvoering. Het positieve resultaat voor bestemming is het gevolg van het feit dat een deel van de baten niet meteen is omgezet in verplichtingen aan partners en projecten. Deze baten (2,1 miljoen euro) zijn volledig aan het bestemmingsfonds programma s gedoteerd. De gelden in dit bestemmingsfonds kunnen alleen aangewend worden om partners en projecten mee te financieren. Aangezien er geen vervolg op MFS-2 zal komen zal Hivos na 2015 over veel minder (relatief) vrij besteedbare middelen beschikken dan nu het geval is. Met het oog op die situatie heeft Hivos besloten om de vrij besteedbare middelen die tussen 2012 en 2015 ontvangen worden te besteden vanaf 2016 en tot die tijd in het programmafonds aan te houden. Op deze manier kan Hivos ook in 2016 en later een aantal van de innovatieve projecten blijven bekostigen waarvoor nog geen donor gevonden is. Tevens is er een onttrekking van geweest uit de bestemmingsreserve programmamanagement. Deze middelen zijn bestemd ter dekking van de uitvoeringskosten die gemoeid zijn met verplichtingen die vóór 2012 zijn aangegaan. Tegenover de onttrekking staat een dotatie van aan de bestemmingsreserve bedrijfsvoering en een onttrekking van uit de bestemmingsreserve omrekenverschillen. De bestemmingsreserve omrekenverschillen is bedoeld om de fluctuaties op te vangen die optreden omdat een steeds groter deel van de uitvoeringskosten van Hivos in andere valuta dan de euro gemaakt wordt. De dotatie aan de bestemmingsreserve bedrijfsvoering heeft te maken met de lokale regelgeving in enkele van de landen waar Hivos kantoren gevestigd heeft (m.n. Zuid- Afrika en India) die het niet toestaat om een eventueel lokaal surplus binnen het concern te verevenen. Lastenverdeling De tabel toelichting lastenverdeling laat ten opzichte van de begroting een forse groei zien in de subsidies en bijdragen (fondsen die aan partnerorganisaties ter beschikking worden gesteld). Dit ligt in lijn met de hogere baten die in 2012 zijn gerealiseerd. De groei ten opzichte van 2011 is substantieel, omdat Hivos erop stuurt om vóór eind % van de volledige MFS-subsidie besteed (gecommitteerd) te hebben. Aangezien 2011 mede door de bezuinigingen een langzame start in dit opzicht kende, betekent dit dat in 2012 de bestedingen relatief hoog waren. Hetzelfde beeld zal te zien zijn in 2013 en In 2015 zullen de bestedingen vervolgens zeer sterk teruglopen en zullen, althans voor wat betreft de MFSsubsidie, uitsluitend nog overmakingen aan partners en projecten gerealiseerd worden. De lastenverdeling is net als voorgaand jaar gedaan op basis van verschillende verdeelsleutels. Hierbij is gekeken naar de kostensoort en de mate waarin kosten toe te delen zijn aan de drie categorieën; doelstelling, werving baten en beheer en administratie. Bij alle verdeelsleutels is onderscheid gemaakt tussen de kosten welke betrekking hebben op ons kantoor in Den Haag en de kosten met betrekking tot de regiokantoren. De operationele kosten zijn eveneens gestegen ten opzichte van de begroting. De belangrijkste posten hierbinnen zijn personeelskosten en kantoor- en algemene kosten. De groei wordt door twee ontwikkelingen veroorzaakt. Hivos is meer dan voorheen ook uitvoerder van projecten en moet daar (tijdelijk) staf voor aannemen. Voorbeelden hiervan zijn het Kenya Media Fund, het Strenghtening Accountable Governance programma in Zimbabwe (beide lokaal beheerd) of het Digital Defenders Partnership, dat niet aan een specifieke regio gebonden is en vanuit Den Haag wordt beheerd. Daarnaast neemt met de diversificatie van financiering ook de programmastaf toe diversificatie is weliswaar gunstig voor de financiële duurzaamheid, maar vooralsnog niet bevorderlijk voor efficiëntie. De groei heeft hoofdzakelijk plaats binnen de regiokantoren en landenkantoren. Een groeiende staf betekent automatisch ook meer algemene kantoor- en algemene kosten. Een bezuiniging werd bereikt doordat met de ingebruikname van één geïntegreerde financiële administratie en de geïntensiveerde interne controle het niet langer noodzakelijk was om voor alle kantoren dezelfde accountant in te zetten, maar dat ook gebruik gemaakt kon worden van de diensten van goedkopere, lokale accountantskantoren.