BELEID ROND ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE

Transcriptie

1 BELEID ROND ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE NIKE Inc, alle filialen en partners ( NIKE ) stellen elektronische communicatiesystemen ter beschikking ter ondersteuning van uiteenlopende zakelijke activiteiten. Die systemen omvatten: NIKES wereldwijd bedrijfsnetwerk, internet, , Nike GRID, forums, directe berichtensystemen, blogs en tal van andere systemen. Onderstaand beleid reikt richtlijnen aan die ervoor moeten zorgen dat alle elektronische communicatie rond het bedrijf NIKE betamelijk, professioneel en wettelijk verloopt. NIKE KAN ZICH TOEGANG VERSCHAFFEN TOT UW SYSTEEM OM UW COMMUNICATIE TE CONTROLEREN Die elektronische communicatiesystemen zijn bedoeld om de bedrijfsactiviteiten van NIKE en u in uw werk te ondersteunen. Hoewel toevallig en occasioneel niet-werkgerelateerd gebruik van de elektronische communicatiesystemen binnen NIKE toegelaten is, en voor zover wordt voldaan aan een lokaal controlebeleid of afspraken daaromtrent (die de bepalingen in deze paragraaf eventueel herroepen), en voor zover toegelaten door het bestaand wettelijk kader, mag NIKE elk gebruik van de elektronische communicatiesystemen controleren en registreren en zonder waarschuwing of andere beperkingen aan anderen bekend maken. Voor zover toegelaten door een lokaal controlebeleid of afspraken daaromtrent binnen NIKE en binnen het kader van de geldende wetgeving, behoudt NIKE zich het recht voor zich toegang te verschaffen tot de elektronische communicatiesystemen, en gegevens en berichten daarin te controleren, te lezen, te weigeren of te verwijderen. Dat geldt ook voor de bijlagen die op eender welk moment en om eender welke reden werden samengesteld, verzonden of ontvangen. NIKE behoudt zich het recht voor de toegangsrechten voor elektronische communicatiesystemen op elk moment te beperken of te beëindigen. DE GEHEIMEN VAN NIKE BEWAREN Alle medewerkers moeten er mee voor zorgen dat niet-openbare bedrijfsbezittingen en vertrouwelijke informatie niet via elektronische weg in het openbaar domein terecht komen. Alle medewerkers moeten de ondertekende vertrouwelijkheidsclausules en overeenkomsten rond bedrijfsbezittingen naleven, evenals gelijkaardige bepalingen in het arbeidscontract of in andere beleidsclausules van NIKE.

2 De gegevens omtrent NIKES bedrijfsbezittingen en vertrouwelijke informatie omvatten, maar zijn niet beperkt tot enige informatie, gegevens, ideeën, plannen, strategieën, concepten en voorstellen met betrekking tot: Uitvindingen, octrooien, prototypes en producten die nog niet in omloop werden gebracht; Plannen en ideeën rond marketing, verkoop en promotie, en klantengegevens; Productiegegevens, geplande bestellingen en prognoses; Bedrijfsinformatie die onder de SEC-regelgeving valt, zoals: inkomsten, verkoopcijfers en prognoses; Communicatie met bedrijfsjuristen; Enige andere informatie die, in verkeerde handen, voordelig zou kunnen blijken voor concurrenten van NIKE of die de concurrentiekracht van NIKE zou kunnen ondermijnen. Twijfelt u of bepaalde gegevens bedrijfsbezit of vertrouwelijk zijn? Overleg met uw manager! In sommige gevallen is de bescherming van vertrouwelijke gegevens wettelijk verplicht en niet alleen maar een kwestie van bedrijfsbeleid. De wettelijke bepalingen variëren van land tot land. Medewerkers kunnen bij de juridische afdeling van NIKE navragen of er lokaal relevante wettelijke bepalingen gelden. Gebruik de veiligste communicatiekanalen waarover u commercieel kan beschikken om bedrijfsbezittingen of vertrouwelijke informatie van NIKE door te geven: NIKES besloten netwerk en de door NIKE ter beschikking gestelde tools genieten steeds de voorkeur boven internet. Gebruik voor zakelijk verkeer de NIKE accounts. Gebruik geen persoonlijke accounts op Gmail of Yahoo. ZORG VOOR BETAMELIJKE EN PROFESSIONELE COMMUNICATIE Gebruik geen woorden, uitdrukkingen of symbolen in uw elektronische communicatie (interne communicatie binnen NIKE of externe persoonlijke communicatie) die door verschillende doelgroepen kunnen worden ervaren als ongepast, beledigend of lasterlijk. Herlees de inhoud van elke communicatie grondig vóór u die publiceert of verspreidt en hou de (on)bedoelde doelgroepen in het achterhoofd (misschien wordt de informatie ook buiten de vooropgestelde doelgroep gedeeld). Weeg af of de inhoud schadelijk of schaamtelijk zou kunnen zijn voor uzelf of voor NIKE indien die openbaar zou worden gemaakt of in het kader van een dagvaarding zou worden opgevraagd. NIKES beleid tegen intimidatie en discriminatie, en gelijklopende bepalingen in bedrijfshandboeken, arbeidsreglementen, reglementen van interne orde of arbeidsovereenkomsten zijn van toepassing op zowel de mondelinge als de schriftelijke interne en externe communicatie. Binnen het kader van het lokale controlebeleid en de afspraken daaromtrent en voor zover de geldende wetgeving dat toelaat, mag NIKE communicatie opvragen om te achterhalen of enige bepaling in NIKES beleid werd geschonden. NIKE onderneemt de nodige stappen om bij ongepast gedrag in te grijpen.

3 INTERNE BLOGS, GRID EN ANDERE INTERNE COMMUNICATIE Wie voor een afdeling een blog opzet of andere communicatie voert, moet ervoor zorgen dat die binnen het kader van NIKES beleid vallen. Denk daarbij aan het beleid rond elektronische communicatie en het Een kwestie van respect beleid. Bevat uw blog of andere communicatie links naar andere inhoud waarover u geen controle heeft? Bekijk eerst alle links en controleer of de inhoud in orde is! SOCIAAL MEDIABELEID Het gebruik van sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, Renren, Mixti) wordt belicht in NIKES beleid rond communicatie op externe websites en sociale media. RESPECTEER AUTEURSRECHTEN EN ANDER MATERIAAL DAT EIGENDOM IS VAN DERDEN Het downloaden, delen en bewaren van muziek, films, software e.a. waarvoor geen licentie werd aangevraagd en die het eigendom zijn van derden is op NIKE-systemen verboden. BEWAREN VAN VERKEER NIKE bewaart zakelijke bestanden en informatie voor een specifieke periode, afhankelijk van het type bestand. Sommige wetten of regels kunnen NIKE ertoe verplichten bepaalde bestanden een tijd te bewaren, en het past in NIKES beleid om zich aan die verplichting te houden. Na verloop van die gepaste bewaarperiode wordt de informatie vernietigd of opgeslagen om te voldoen aan de relevante wetgeving. Voor meer informatie omtrent de gepaste bewaarperiode verwijzen we naar het Beleid en schema rond het bewaren van bestanden. ONGEOORLOOFD GEBRUIK Ongeoorloofd gebruik van elektronische communicatiesystemen kan leiden tot een intrekking van uw toegangsrechten op dat vlak en tot disciplinaire maatregelen (die zelfs tot ontslag kunnen leiden). Activiteiten die worden bestempeld als ongeoorloofd gedrag omvatten, maar zijn niet beperkt tot: Het verzenden van bedrijfsbezit of vertrouwelijke informatie van NIKE, van NIKE-verkopers, van NIKE-partners of van NIKE-klanten aan al wie niet gerechtigd is daarvan op de hoogte te zijn, ermee aan de slag te gaan of er toegang tot

4 te hebben; de toegang tot bedrijfsbezittingen of vertrouwelijke informatie van NIKE of een NIKE-verkoper, -partner of klant voor niet-zakelijke doeleinden; Het verzenden of opvragen van seksueel beladen of aanstootgevende berichten, cartoons of grappen, etnische leuzen, racistische scheldwoorden of andere stellingen of beelden die kunnen worden geïnterpreteerd als intimidatie, laster of smaad; Het voeren van zakelijke transacties voor NIKE met behulp van elektronische communicatiesystemen die niet door NIKE werden ter beschikking gesteld, noch werden goedgekeurd; Een eigen zaak runnen met behulp van elektronische communicatiesystemen die door NIKE ter beschikking werden gesteld óf NIKES elektronische communicatiesystemen gebruiken voor andere commerciële doeleinden die niets met NIKE te maken hebben; Overdreven of onredelijk persoonlijk gebruik van NIKES elektronische communicatiesystemen, met inbegrip van gebruik dat uw prestaties op de werkvloer ondermijnt óf toepassingen die meer dan een te verwaarlozen hoeveelheid ressources vereisen; Verzenden van ongevraagde of ongewenste persoonlijke standpunten met betrekking tot maatschappelijke, politieke, religieuze of andere niet-werkgerelateerde kwesties; Ontplooien van onwettige activiteiten, met inbegrip van het verzenden of ontvangen van materiaal waarop auteursrechten rusten (schending van de wet op de auteursrechten of van de licentieovereenkomsten); Automatisch doorsturen van s naar externe adressen; Uit eigen naam winstgevende zakelijke of persoonlijke activiteiten ontplooien die extra kosten voor NIKE impliceren of die de prestaties van de betrokkene op de werkvloer ondermijnen; Het aanmaken en installeren van virussen, wormen, Trojaanse paarden of andere types elektronische bestanden die in staat zijn andere gebruikers of systemen te beschadigen of die zonder instemming persoonlijke of zakelijke informatie verzamelen; Verzenden van kettingbrieven, niet-werkgerelateerde bijlagen, advertenties, wensen en mededelingen (met inbegrip van waarschuwingen voor computervirussen); Het bewust aanvaarden, doorsturen of verspreiden van ongevraagde junkmail, het verzamelen of benutten van e- mailadressen uit het NIKE-netwerk om de betrokkenen ongevraagde mails toe te sturen; of Eender welke inbreuk op NIKES beleid of de geldende wetgeving. ALGEMEEN NIKE behoudt zich het recht voor dit beleid op elk moment te wijzigen of bij te sturen in overeenstemming met de geldende wetgeving. Dit beleid moet passen in en kan worden herroepen door het plaatselijk beleid van een NIKEvestiging. Zo moeten retailmedewerkers nakijken of er in het beleid voor kleinhandel- en winkeltransacties andere of bijkomende vereisten worden vermeld.

5 Dit beleid mag niet ingaan tegen rechten beschermd door lokale of nationale wetgeving, noch tegen het recht van werknemers om hun arbeidsomstandigheden en voorwaarden bespreekbaar te maken (indien van toepassing). Bijgewerkt: 30/04/ uur Doelgroep: Werknemers Locatie: Wereldwijd Trefwoorden: Tewerkstellingsbeleid