Definitief verslag POLITIERAAD POLITIEZONE ZUIDERKEMPEN (Herselt-Hulshout-Westerlo) VERGADERING VAN TWAALF DECEMBER TWEEDUIZEND ACHTTIEN

Transcriptie

1 Definitief verslag POLITIERAAD POLITIEZONE ZUIDERKEMPEN (Herselt-Hulshout-Westerlo) VERGADERING VAN TWAALF DECEMBER TWEEDUIZEND ACHTTIEN Aanwezig: Peetermans Luc, burgemeester-voorzitter Daems Geert en Van Hirtum Guy: burgemeester-leden Aerts Rita, De Cock Frans, De Groot Marjan, Helsen Brigitte, Hermans Guy, Huyskens Rigo, Mattheus Stef, Michiels Jan, Van Calster Winny, Van den Eynde Jef, Van den Vonder Luc, Van der Veken Maurice, Van Hove Louis, Van Reet Hilde, Vanschoubroek Patrick, Verachtert René en Vleugels Gunther: politieraadsleden. Wandelseck Cris, HCP-korpschef Vanbergen Michel, secretaris-adviseur Datum: 12 december 2018 Voorzitter Luc Peetermans opent de vergadering om 20:00 uur Openbare zitting 1. Goedkeuring verslag vergadering van 24 oktober 2018 Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Kennisgeving van het besluit (Federaal Toezicht) d.d. 5 november 2018 betreffende de goedkeuring met opmerkingen van de jaarrekening 2017 van de politiezone Zuiderkempen. Politieraadslid Jan Michiels komt de vergadering binnen om 20:01u tijdens de kennisgeving van dit agendapunt. Kennisname door de raad van het besluit van 5 november 2018 van het Federaal Toezicht, houdende de goedkeuring met opmerkingen van de jaarrekening 2017 van de politie Zuiderkempen. 3. Logistiek. Uitbreiding pro-actief onderhoud Citrixnetwerk. Vaststellen van de lastvoorwaarden en wijze van gunning. Politieraadslid Hilde Van Reet komt de vergadering binnen om 20:01u tijdens de bespreking van dit agendapunt. Motivering In de loop van 2016 werd door politiezone Zuiderkempen geïnvesteerd in een serverinfrastructuur voor virtualisatie van ISLP servers, administratieve omgeving en Mobile office infrastructuur. Gelijktijdig werd een onderhoudscontract van 5 jaar afgesloten waarbij firma Lebon IT Services 2- maandelijks een pro-actief onderhoud in het veiligheidscentrum komt uitvoeren. Juridische grond De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus. De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen 1

2 De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. De ministeriële omzendbrief PLP1 van 04 oktober 2000, betreft het Integretad System for the Local Police. Het besluit van de politieraad van 20 december 2001 bepaalt dat overheidsopdrachten door het politiecollege onderhands met een aangenomen factuur of bestelbon mogen gegund worden als deze uitgaven de Euro, exclusief BTW niet overtreffen. Het besluit van de politieraad van 24 februari 2011 inzake het vaststellen van de lastvoorwaarden en wijze van gunning van citrix-server Het besluit van het politiecollege van 20 mei 2011 inzake de gunning van aankoop, levering en installatie van een citrix server met bijhorende hard- en software Het besluit van de politieraad van 24 februari 2016 inzake het vaststellen van de lastvoorwaarden en wijze van gunning van een serverinfrastructuur voor virtualisatie van ISLP servers, administratieve omgeving en Mobile office infrastructuur. Het besluit van het politiecollege van 24 februari 2016 inzake het opstarten van de opdracht en de lijst van uit te nodigen leveranciers van een serverinfrastructuur voor virtualisatie van ISLP servers, administratieve omgeving en Mobile office infrastructuur. Het besluit van het politiecollege van 15 april 2016 betreffende de gunning van aankoop van een serverinfrastructuur voor virtualisatie van ISLP servers, administratieve omgeving en Mobile office infrastructuur. De nieuwe gemeentewet. Argumentatie In de loop van 2016 werd door politiezone Zuiderkempen geïnvesteerd in een serverinfrastructuur voor virtualisatie van ISLP servers, administratieve omgeving en Mobile office infrastructuur. Gelijktijdig werd een onderhoudscontract afgesloten met voor een periode van 5 jaar waarbij firma Lebon IT Services 2-maandelijks een pro-actief onderhoud in het veiligheidscentrum komt uitvoeren. De ICT-afdeling is het kloppend hart van het politiecommissariaat. Indien er problemen zijn met de servers of er problemen zijn in de administratieve omgeving, heeft dit invloed op de werking van de volledige politiezone. De lokale politie Zuiderkempen stelt voor om het bestaande pro-actief onderhoudscontract van firma Lebon uit te breiden naar een maandelijkse tussenkomst voor de resterende looptijd. Immers deze firma kent de netwerkinfrastructuur van de lokale politie Zuiderkempen zeer goed en is het best geplaatst om op een snelle en efficiënte wijze informaticaproblemen op te lossen. Aangezien het bedrag onder de euro excl. btw is kan deze aankoop afgesloten worden via een aanvaarde factuur (art. 92 van de wet van 17 juni 2016). Financiële gevolgen De jaarlijkse meerkost voor het uitbreiden van het bestaande onderhoudscontract naar een maandelijkse pro-actief onderhoud bedraagt 5.058,00 euro excl. btw of 6.120,18 euro incl. btw. De totale meerprijs gedurende de verdere looptijd van het onderhoudscontract (3 jaar) bedraagt ,00 euro excl. btw of ,54 euro incl. btw. Besluit Artikel 1 De politieraad keurt de lastvoorwaarden voor uitbreiding van het pro-actief onderhoud citrixnetwerk goed. De levering wordt gegund via aanvaarde factuur. Artikel 2 De politieraad belast het politiecollege met de verdere uitvoering. 2

3 Artikel 3 De bijzondere rekenplichtige regelt de financiële aspecten van de kosten van het uitgebreid pro-actief onderhoud binnen de gewone dienst. Kopieën Voor beheer Voor kennisname Voor archief De dienst Materiële Middelen, De bijzonder rekenplichtige De Provinciegouverneur 4. Vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie consulent verkeerskundige (niveau B) in het administratief en logistiek kader. Motivering Voorgeschiedenis Besluit van de politieraad van 25 oktober 2017 tot vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie consulent verkeerskundige (niveau B) in het administratief en logistiek kader. BU/000696/2017 gericht aan de voorzitter van de politieraad betreffende het advies van de korpschef over de vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie van verkeerskundige niveau B in het administratief en logistiek kader. BS 637/2018 BS 663/2018 Besluit van het politiecollege van 24 augustus 2018 betreffende de vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie consulent verkeerskundige (niveau B) in het administratief en logistiek kader in mobiliteit. BU/000424/2018 gericht aan de voorzitter van het politiecollege betreffende het advies van de korpschef over de vacant verklaring bij hoogdringendheid door het politiecollege van één functie verkeerskundige consulent in het administratief en logistiek kader in de mobiliteit. Bekrachtiging besluit politiecollege van 24 augustus 2018 i.v.m. de vacant verklaring van één functie consulent verkeerskundige (niveau B) in het administratief en logistiek kader in mobiliteit. BU/000510/2018 gericht aan de voorzitter van de politieraad betreffende het advies van de korpschef over de vacant verklaring van één functie consulent verkeerskundige (niveau B) in het administratief en logistiek kader in mobiliteit - bekrachtiging besluit politiecollege. De vorige consulent verkeerskundige had verlof wegens persoonlijke aangelegenheden van 1 november 2017 tot en met 31 oktober Deze consulent verkeerskundige heeft ontslag genomen en is sedert 1 november 2018 uitdienst. Feiten en context De vorige consulent verkeerskundige had verlof wegens persoonlijke aangelegenheden van 1 november 2017 tot en met 31 oktober Naar aanleiding van het besluit van de politieraad van 25 oktober 2017 tot vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie consulent verkeerskundige (niveau B) in het administratief en logistiek kader, hield op 20/02/2018 de selectiecommissie een gesprek met 2 kandidaten maar geen van deze werd geschikt bevonden. Momenteel wordt de verkeerskundige vervangen door een hoofdinspecteur net in een korps waar er een gebrek is aan operationelen. Deze hoofdinspecteur heeft immers ook de taak om deel te nemen aan verkeersacties op het terrein en deze te leiden. Bovendien coördineert deze hoofdinspecteur het actiedomein verkeer. Het is onmogelijk om meer administratieve taken te vragen van dit personeelslid. De plaats werd vervolgens in mobiliteitsronde bij hoogdringendheid door het politiecollege opengesteld maar er waren geen kandidaten. De vorige consulent verkeerskundige heeft ontslag genomen en is sedert 1 november 2018 uitdienst. 3

4 Juridische grond Artikel 118 van de wet op de geïntegreerde politie gestructureerd op twee niveaus. Wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten. Artikel IV.I.37 en IV.I.60 RPPol Het advies van de korpschef van de zone 5365 Zuiderkempen (BU/000626/2018) Advies BU/000626/2018 gericht aan de voorzitter van de politieraad betreffende het advies van de korpschef over de vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie van verkeerskundige niveau B in het administratief en logistiek kader. Argumentatie De politieraad onderschrijft het advies van de korpschef uit BU/000626/2018 over de vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie van verkeerskundige niveau B in het administratief en logistiek kader. Besluit Artikel 1 De politieraad beslist unaniem om tot vacant verklaring bij hoogdringendheid over te gaan van de functie van verkeerskundige via aanwerving met een arbeidsovereenkomst van 12 maanden. Artikel 2 De politieraad besluit om de selectie te laten geschieden door de dienst rekrutering en selectie van de federale politie en het in aanmerking nemen van het advies van een plaatselijke selectiecommissie. Artikel 3 De samenstelling van de plaatselijke selectie als volgt te bepalen: Voorzitter Lid Lid + Secretaris Effectieve leden: Korpschef van de PZ Zuiderkempen HCP Cris Wandelseck Politiezorgcoördinator PZ Zuiderkempen, CP Carla Meessens Calog personeelslid, Consulente Marjan Goolaerts Plaatsvervangende leden: Voorzitter Zoals aangeduid door het politiecollege Lid Officieren PZ Zuiderkempen, Aangesteld CP Wim Ooms en Aangesteld CP Hans Vercammen Lid + Secretaris Calog personeelslid, Adviseur Annelies Budts Artikel 4 Het profiel, de taakinhoud en de gewone plaats van het werk vast te stellen zoals bepaald in BU/000626/2018 gericht aan de voorzitter van de politieraad betreffende het advies van de korpschef over de vacant verklaring bij hoogdringendheid van één functie van verkeerskundige niveau B in het administratief en logistiek kader. Artikel 5 De verkeerskundige te plaatsen onder de rechtstreekse leiding van de Politiezorgcoördinator van de lokale politie Zuiderkempen. Artikel 6 De uiterste datum van indienen van de sollicitaties te laten vastleggen door de dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie. 4

5 Artikel 7 De vacature via verschillende kanalen te laten publiceren. Artikel 8 De datum van indienstneming later te bepalen en uitwerking te laten hebben op de dag dat het ambt daadwerkelijk wordt opgenomen. Artikel 9 Er wordt voorzien in een wervingsreserve van 24 maanden die geldt voor een gelijkwaardige functionaliteit. Kandidaten die in vorige rondes ongeschikt werden bevonden mogen zich niet meer kandidaat stellen. Taken Dienst Taak Dienst HRM overmaken van de nodige gegevens aan de dienst rekrutering en selectie van de federale politie publicatie van de vacature via de verschillende kanalen Kopieën Voor beheer Voor kennisname Voor archief dienst rekrutering en selectie van de Federale Politie de korpschef van de lokale politie Zuiderkempen de gouverneur van de provincie Antwerpen de dienst HRM van de lokale politie Zuiderkempen 5. Buitengewone algemene vergadering van IOK op 18 december 2018, incl. statutenwijziging Kennisname en goedkeuring. Motivering Feiten en context Een buitengewone algemene vergadering van IOK vindt plaats op 18 december De agenda van deze algemene vergadering in buitengewone zitting bevat volgende agendapunten: 1. Statutenwijziging 2. Activiteitenplan Begroting Varia De raad neemt kennis van de toelichtende nota die aan de deelnemers wordt voorgelegd. Juridische grond De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus; de statuten van IOK; het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; decreet Lokaal Bestuur. Argumentatie De besluitvorming betreffende de agenda van de buitengewone algemene vergadering van IOK dient geagendeerd te worden op de politieraad. 5

6 1. Statutenwijziging In dit voorstel van statutenwijziging wordt conform artikel 605 Decreet Lokaal Bestuur (DLB) een invulling gegeven aan de nieuwe bepalingen in het DLB inzake de voordracht en benoeming in functie van de samenstelling van de raad van bestuur en worden ook de voorwaarden in functie van de in-housedoctrine bestendigd. Daarnaast worden ook de statutaire verwijzingen naar het directiecomité geschrapt. In het licht van juridische vraagstelling rond de verdere toepassing van de in-housedoctrine werd door het Agentschap Binnenlands Bestuur advies gevraagd bij het advocatenkantoor Equator. Professor Steven Van Garsse kwam in zijn advies van 16 juni 2017 tot een volgende variant van voordrachtregeling: Er is een voordrachtregeling voor de leden van de raad van bestuur, waarbij alle gemeenten gezamenlijk een lijst opstellen voor de raad van bestuur die hen vertegenwoordigen. Die leden worden daarbij in beginsel voorgedragen vanuit de eigen gemeenteraden Er is een ontslagregeling mogelijk die elke gemeente verzekert van zijn greep op hun bestuurders, waarbij bepaald wordt dat een voorgedragen bestuurder ambtshalve ontslagen wordt wanneer blijkt dat deze niet meer het vertrouwen geniet van de deelnemers of een deelnemer die hem hebben/heeft voorgedragen Er is tenslotte ook een verslagplicht van de bestuurders aan, in geval van voordracht door de gemeenten, de gemeenteraden van de deelnemers die hem voorgedragen hebben Het voorstel van voordrachtregeling is dan ook gebaseerd op de uitgangspunten in deze variant, omdat de in-housedoctrine de basis vormt van het bestaande en toekomstige samenwerkingsmodel, zowel bij de dienstverlenende als opdrachthoudende vereniging. De modaliteiten van de ontslagregeling van bestuurders indien zij niet langer het vertrouwen genieten van voordragende deelnemers en de modaliteiten rond de verslagplicht aan de deelnemers zullen het voorwerp uitmaken van besluitvorming van de nieuwe samengestelde raden van de deelnemers en opgenomen worden in een statutenaanpassing in Voor wat betreft de voordrachtregeling en de samenstelling van de raad van bestuur wordt voorzien in een aantal criteria, met name de gendervereiste, verdeling op basis van het aantal aandelen van de gemeenten, voldoende regionale spreiding en politieke pluriformiteit. Om tot een gezamenlijke lijst te komen met invulling van bovenstaande criteria is het noodzakelijk om een consultatie- en formatieopdracht uit te werken. Gelet op bovenstaande criteria is de samenstelling praktisch onmogelijk te organiseren via geheime stemming op de algemene vergadering. Een transparante aanpak is aangewezen. Voorgesteld wordt om deze consultatie- en formatieopdracht toe te vertrouwen aan de groep van voorgedragen burgemeesters van de deelnemende gemeenten die reeds begin januari na de gemeenteraadsverkiezingen voorgedragen zijn en die in hun schoot formateurs mandateren. Het consulteren van de deelnemers in functie van de formatieopdracht kan dan worden opgestart begin januari, wat noodzakelijk is om einde maart tot een nieuwe raad van bestuur te komen. De besluitvorming rond de voordracht komt toe aan de deelnemers, aan de gemeenteraden voor de gemeenten en voor andere deelnemers aan het bevoegde orgaan. De deelnemers komen tot besluitvorming inzake de samenstelling van en de vertegenwoordiging in de raad van bestuur. De benoeming van de 15 leden van de raad van bestuur komt toe aan de algemene vergadering. Het artikel van de statuten in verband met de leden met raadgevend stem blijft behouden, maar het aantal leden met raadgevende stem wordt in het licht van de gewenste beperking van het aantal leden van de raad van bestuur en de nieuwe bestuurlijke organisatie, waarbij ook het dagelijks bestuur wordt gestuurd door de raad van bestuur, beperkt tot 2 leden. De overige modaliteiten zoals de vervanging van bestuurders bij ontslag of overlijden zullen het voorwerp uitmaken van een statutenwijziging die zal worden voorgelegd aan de nieuw samengestelde raad van bestuur en algemene vergadering in Als gevolg van de decretaal verplichte uittreding van de provincie worden alle verwijzingen naar de provinciale deelname geschrapt op 18 december 2018, datum waarop de uittreding effectief plaatsvindt. 2. Activiteitenplan 2019 In uitvoering van artikel 44 DIS wordt een activiteitenplan 2019 voorgelegd. 3. Begroting 2019 In uitvoering van artikel 44 DIS wordt een begroting 2019 voorgelegd. De raad neemt kennis en sluit zich aan bij het voorstel van statutenwijziging, het voorgestelde activiteitenplan 2019 en de begroting 2019 en de hierin vervatte werkingskosten voor de inhousedienstverlening van de kostendelende vereniging IOK. 6

7 Besluit Artikel 1 De politieraad hecht artikelsgewijs goedkeuring aan de voorgestelde statutenwijziging met daarin vervat: Samenstelling van de raad van bestuur, benoeming en voordrachtregeling Schrapping van het directiecomité als orgaan Schrappen van de verwijzingen naar de provincie in functie van de decretaal verplichte uittreding van de provincie Antwerpen op 18 december Artikel 2 De politieraad hecht goedkeuring aan het activiteitenplan Artikel 3 De politieraad hecht goedkeuring aan de begroting 2019 en de hierin vervatte werkingskosten voor de inhousedienstverlening van de kostendelende vereniging IOK. Artikel 4 De volmachtdrager wordt gemandateerd om conform dit besluit te handelen en te beslissen op deze buitengewone algemene vergadering. Taken Dienst Secretariaat Politie Zuiderkempen Taak overmaken van het besluit aan IOK Kopieën Voor beheer de korpschef van de lokale politie Zuiderkempen 6. Logistiek. Leveren van brandstoffen voor voertuigen d.m.v. magnetische kaarten. Vaststellen lastvoorwaarden en wijze van gunnen. Motivering Voorgeschiedenis Sinds de opstart van de politiezone maakt de lokale politie Zuiderkempen zoveel mogelijk gebruik van de overschrijdende raamcontracten van FOR-CMS voor het tanken van haar motorvoertuigen. Feiten en context Het nieuw raamcontract FORCMS-pomp-108 voor het tanken van de motorvoertuigen werd recent toegewezen aan firma Belgian Shell NV met een looptijd van 4 jaar (einde contract 31/10/2022). Juridische grond De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus. De wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, en latere wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 7

8 De nieuwe gemeentewet. Argumentatie Sinds de opstart van de politiezone maakt de lokale politie Zuiderkempen zoveel mogelijk gebruik van de overschrijdende raamcontracten van FOR-CMS voor het tanken van haar motorvoertuigen. De Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie heeft momenteel een contract afgesloten met Belgian Shell nv voor de levering van brandstofkaarten voor motorvoertuigen. Deze overeenkomst loopt af op 31/10/2022. De lokale politie Zuiderkempen wenst echter niet op deze raamovereenkomst in te tekenen. De dichtstbijzijnde tankstations van Belgian Shell NV staan in Morkhoven (6,5 km), Herentals (8 km) en Geel (10,5 km) ten opzichte van het veiligheidscentrum. Indien de dienstvoertuigen van de lokale politie Zuiderkempen steeds dergelijke afstanden moeten afleggen voor het tanken van hun voertuigen zal er steeds veel kostbare tijd verloren gaan. Dit kan ernstige moeilijkheden geven bij een oproep voor een dringende interventie. De lokale politie Zuiderkempen wil steeds een snelle interventie- en dienstverlening aan de bevolking kunnen garanderen. Bij een oproep dienen de interventieploegen immers zo snel mogelijk gevolg te geven aan de oproep zodat de dienstverlening niet in het gedrang komt. Daarom heeft de lokale politie Zuiderkempen een lastenboek met referte MM/BRANDSTOF/19 opgesteld. Het betreft een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor het tanken van brandstoffen voor voertuigen van politie Zuiderkempen door middel van magnetische kaarten. De voorziene begindatum van dit contract is bepaald op 1 april 2019 en eindigt op 31 oktober Er wordt gekozen om het contract een looptijd van 43 maanden te geven. Dit biedt de lokale politie Zuiderkempen de mogelijkheid om mogelijks toe te treden tot de nieuwe groepsaankoop georganiseerd door FORCMS vanaf 1/11/2022. Financiële gevolgen De jaarlijkse kosten voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 euro, btw inbegrepen. Het nodige krediet is voorzien in de begroting 2019 op artikel 330/127/03 van de gewone dienst. Besluit Artikel 1 De politieraad hecht haar goedkeuring aan het bestek met nummer MM/BRANDSTOF/19 en de raming voor de opdracht met als voorwerp Tanken van brandstoffen voor dienstvoertuigen van politie Zuiderkempen d.m.v. magnetische kaarten opgesteld door de Lokale politie Zuiderkempen. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en opgenomen in de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De jaarlijkse kostenraming bedraagt ,00 euro, 21% btw inbegrepen. Artikel 2 De opdracht wordt gegund bij wijze van onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Artikel 3 De opdracht zal gefinancierd worden op artikel 330/127/03 van de gewone dienst van het betrokken dienstjaar. Artikel 4 De politieraad belast het politiecollege met de verdere uitvoering. Kopieën Voor beheer De dienst Materiële Middelen, 8

9 Voor kennisname Voor archief De bijzonder rekenplichtige De Provinciegouverneur 7. Kennisgeving datums politieraad De politieraad neemt kennis van de datums waarop zij zal bijeenkomen in 2019: Woensdag 20 februari :00u Woensdag 26 juni :00u Woensdag 23 oktober :00u Woensdag 11 december :00u De voorzitter sluit de vergadering om 20:03u Westerlo, 12 december 2018 De secretaris Michel Vanbergen De burgemeester voorzitter Geert Daems 9