Gedragscode nevenwerkzaamheden

Transcriptie

1 Gedragscode nevenwerkzaamheden In toenemende mate vinden er commerciële contacten plaats tussen de Hanzehogeschool Groningen en haar omgeving. Niet alleen door schools of op het niveau van de afdelingen en diensten, maar ook door medewerkers van de hogeschool die op persoonlijke titel werkzaamheden verrichten buiten de instelling. De wisselwerking die op deze manier optreedt tussen de aanwezige kennis en de vakmatige inbreng van buiten beschouwt de Hanzehogeschool positief. Binnen de cultuur van de Hanzehogeschool is ruimte voor deze zogenaamde nevenwerkzaamheden, zij het dat deze werkzaamheden de belangen van de Hanzehogeschool als werkgever en als instelling voor hoger beroepsonderwijs niet mogen schaden. Op de vraag of nevenwerkzaamheden wel of niet toelaatbaar zijn, valt niet altijd een pasklaar antwoord te geven. Daarom heeft het College van Bestuur een aantal gedragsregels opgesteld waarvan de belangrijkste is dat van u wordt verwacht dat u overleg voert met uw direct leidinggevende over deze nevenwerkzaamheden. U voorkomt daarmee dat er fricties ontstaan, die kunnen leiden tot conflicten en zelfs ingrijpen noodzakelijk kunnen maken. Wanneer overeenstemming is bereikt ten aanzien van het verrichten van nevenwerkzaamheden bent u gevrijwaard tegen ingrijpen naderhand. Gemaakte afspraken zullen worden vastgelegd. Als u nevenwerkzaamheden verricht die onder de werking van de gedragscode (zie bijlage) vallen wordt u verzocht deze te melden aan uw leidinggevende. U dient daarbij gebruik te maken van het formulier nevenwerkzaamheden dat u achter bijgaande gedragscode vindt. Naar aanleiding van uw melding zal uw leidinggevende u voor een gesprek uitnodigen met het doel overeenstemming te verkrijgen over uw nevenwerkzaamheden.

2 GEDRAGSCODE NEVENWERKZAAMHEDEN Het College van Bestuur, gelet op artikel E-4 van de CAO-HBO besluit de volgende regeling vast te stellen: Inleiding In toenemende mate vinden commerciële contacten plaats tussen de Hanzehogeschool Groningen en haar omgeving. Genoemde commerciële contacten vinden echter niet alleen plaats op het niveau van de instelling, Schools of op het niveau van de afdelingen en diensten, maar leiden ook tot een toenemend aantal werkzaamheden dat door medewerkers van de Hanzehogeschool op persoonlijke titel buiten de instelling wordt verricht. In het algemeen wordt het verrichten van deze nevenwerkzaamheden door medewerkers positief gewaardeerd. Het is nuttig en nodig met het oog op kwaliteit, contacten en publiciteit zowel voor vakmatige input van buiten als uit overwegingen van "netwerken": contacten om de belangen van de Hanzehogeschool als instelling in diverse circuits te kunnen behartigen. Nevenwerkzaamheden kunnen een duidelijke bijdrage leveren aan de kwaliteit van de functievervulling en aan de belangen van de hogeschool. Als instelling van hoger beroepsonderwijs streeft de Hanzehogeschool er in haar wervingsbeleid ook nadrukkelijk naar medewerkers in dienst te nemen die naast een dienstverband bij de Hanzehogeschool praktisch werkzaam blijven in een relevante werkveld. Wel bestaat de behoefte aan enige ordening ter zake. Zo hoort het tot de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur om de instelling te beschermen tegen onaanvaardbare concurrentie door de eigen medewerkers en ervoor te waken dat de eigenlijke taken niet in de verdrukking komen of door anderen moeten worden overgenomen. Deze nota gedragscode nevenwerkzaamheden beoogt daartoe het instrumentarium te bieden. De grondslag voor dit beleid is gelegen in het bepaalde in artikel E-4 van de cao-hbo dat als volgt luidt: 1. De werknemer zal omvang en inhoud van aan zijn werk en professionaliteit gerelateerde werkzaamheden melden. Hij zal geen werkzaamheden verrichten die het vervullen van zijn functie en het belang van de werkgever aantoonbaar schaden, De werknemer is verplicht vergoedingen van derden door werkzaamheden verricht door de werknemer gedurende werktijd dan wel vergoedingen voor het gunnen van werkzaamheden aan die derden, dan wel enige andere vergoeding die door wordt betaald in verband met enige relatie met de arbeidsovereenkomst met de werkgever, af te dragen aan de werkgever voor zover de werkgever hem niet schriftelijk van deze verplichting ontheffing heeft verleend. 2. Indien de werknemer zich tot een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de inhoud heeft gebonden door middel van een overeenkomst, dan is hij niet gehouden om de werkgever omtrent de inhoud van de werkzaamheden te informeren.. Uitgangspunt Als uitgangspunt voor het beleid geldt dat ruimte bestaat voor het verrichten van nevenwerkzaamheden met inachtneming van een aantal gedragsregels. Daarbij staat voorop dat het verrichten van nevenwerkzaamheden zoveel mogelijk dient te gebeuren in overleg met de direct leidinggevende. Begripsomschrijving Onder nevenwerkzaamheden kunnen worden verstaan alle werkzaamheden die worden verricht door medewerkers van de Hanzehogeschool Groningen die niet behoren tot de functie die betrokkene bij de instelling bekleedt. Geen nevenwerkzaamheden zijn werkzaamheden in het kader van contractactiviteiten of - onderwijs waarbij de Hanzehogeschool Groningen zelf de contractpartner is en die dus worden verricht als werknemer in het kader van het dienstverband. Als nevenwerkzaamheden zouden ook beschouwd kunnen worden het lidmaatschap van publiekrechtelijke organen (Gemeente, Provincie, Staten Generaal) en het bijwonen van vergaderingen daarvan alsook van vakorganisaties. Deze materie kent echter een specifieke regeling in de CAO en wordt verder in deze nota buiten beschouwing gelaten.

3 Gedragsregels 1. Teneinde het verrichten van nevenwerkzaamheden op een verantwoorde wijze in te bedden in de dagelijkse praktijk van de Hanzehogeschool Groningen zal als gedragsregel gelden, dat het aanhouden (bij indiensttreding) of het aanvaarden van nevenwerkzaamheden (tijdens het dienstverband met het Hanzehogeschool) in alle relevante gevallen onderwerp van overleg dient te zijn met de direct leidinggevende. Dit overleg zal kunnen voorkomen, dat op een later tijdstip mogelijk fricties ontstaan die kunnen leiden tot conflicten en zelfs ingrijpen noodzakelijk kunnen maken. Wanneer daarentegen overeenstemming is bereikt ten aanzien van het verrichten van nevenwerkzaamheden, is men gevrijwaard tegen ingrijpen naderhand door het College van Bestuur. Men kan zich natuurlijk afvragen of het nodig en zinvol is dat over alle nevenwerkzaamheden tevoren overleg wordt gepleegd. Met het oog op een dergelijk dilemma geldt het volgende: Alle nevenwerkzaamheden waarvan het een ieder duidelijk moet zijn dat de hogeschool daar belangstelling voor heeft, dienen te worden aangemeld. Bijvoorbeeld: nevenwerkzaamheden op het gebied van contractonderwijs, deskundigheidsbevordering, trainingen, adviestrajecten en toegepast onderzoek. Nevenwerkzaamheden binnen werktijd dienen altijd te worden aangemeld. Dit houdt verband met het feit dat voor het verrichten van nevenwerkzaamheden binnen diensttijd altijd toestemming is vereist. Alle nevenwerkzaamheden waarvan het duidelijk is dat de hogeschool daar geen belangstelling voor heeft, dienen niet te worden aangemeld. Als voorbeelden kunnen worden genoemd: voorzitter van de motorclub, lidmaatschap kerkenraad, enz. Ten aanzien van het grijze tussengebied geldt dat het verstandig is deze nevenwerkzaamheden wel aan te melden. Het feit dat het aanmelden van nevenwerkzaamheden in eerste instantie in ruime mate aan het eigen inzicht wordt overgelaten, laat vanzelfsprekend de toetsing van deze nevenwerkzaamheden aan de in deze nota geformuleerde gedragsregels onverlet, indien de nevenwerkzaamheden alsnog bekend worden. Men kan deze nevenwerkzaamheden aanmelden bij de direct leidinggevende. In alle gevallen is de direct leidinggevende de eerst aangewezene om een standpunt in te nemen over de nevenwerkzaamheid. Hij kan in voorkomende gevallen overleg plegen met de Dean/Directeur die vaak het beste zicht heeft op de consequenties van de nevenwerkzaamheden. Wanneer de direct leidinggevende een standpunt heeft ingenomen, meldt hij dat aan de Dean c.q. de College van Bestuur (zie verderop onder Registratie). 2. Nevenwerkzaamheden mogen de vervulling van de hoofdtaak niet aantasten. Aantasting kan van kwalitatieve of van kwantitatieve aard zijn. Nevenwerkzaamheden kunnen zoveel tijd kosten dat onvoldoende ruimte voor de eigenlijke taak overblijft. Nevenwerkzaamheden kunnen energie en creativiteit opslokken, die aan de eigenlijke taak worden onttrokken. Nevenwerkzaamheden kunnen de bereikbaarheid verminderen. 3. Nevenwerkzaamheden dienen niet strijdig te zijn met het aanzien van de functie. 4. Nevenwerkzaamheden dienen geen schade te berokkenen aan de onderwijsbelangen en zakelijke belangen van de Hanzehogeschool. Het komt voor dat op persoonlijke titel of bijvoorbeeld door middel van stichtingen contractactiviteiten worden aangegaan, die gelegen zijn op het werkterrein van de hogeschool. Waar sprake is van concurrentie met de Hanzehogeschool als werkgever is het noodzakelijk grenzen te stellen. Gevolg van het overleg over een nevenwerkzaamheid kan bijvoorbeeld zijn dat een direct leidinggevende, al dan niet na overleg met de Dean/Directeur, van oordeel is dat een activiteit zozeer in het verlengde ligt van het onderwijsprogramma of zakelijke dienstverlening van de Hanzehogeschool, dat de Hanzehogeschool zelf de activiteit zou willen uitvoeren. In een dergelijk geval is het niet ondenkbaar dat een tegenstelling van belangen ontstaat. Voorop staat daarbij dat het helemaal niet vanzelfsprekend kan worden geacht dat medewerkers zich zonder meer voor eigen rekening begeven op het terrein van de werkgever. In gevallen waar een duidelijke behoefte bestaat aan contractactiviteiten kan het zelfs onaanvaardbaar

4 zijn, wanneer medewerkers hun mogelijkheden voor het aantrekken van dergelijke activiteiten niet (mede) ten dienste stellen van de Hanzehogeschool, maar deze (uitsluitend) ten eigen bate aanwenden. Dit geldt des te meer waar deze mogelijkheden juist ontstaan doordat men bij de hogeschool werkzaam is. Naarmate een opdracht of contract meer is toegespitst op de specifieke unieke kwaliteiten van de betreffende medewerker binnen de Hanzehogeschool, heeft een medewerker meer belang dat hij/zij de nevenwerkzaamheden zelf of onder eigen verantwoordelijkheid kan uitvoeren. In deze gevallen blijven de in deze nota geformuleerde gedragsregels van toepassing. 5. Bij contacten met derden en binnen de hogeschool dient duidelijkheid te worden betracht ten aanzien van de onderscheiden posities. Het mag van hogeschoolmedewerkers worden verwacht dat ze in hun contacten met derden, zoals eventuele contractpartners, duidelijk onderscheid aanbrengen tussen de positie als particulier en als werknemer van de Hanzehogeschool. Men zal naar derden toe duidelijk moeten zijn over het feit dat men als werknemer niet geheel vrij is zich als contractpartner op het werkterrein van de hogeschool te begeven. Ook bij de contacten binnen de hogeschool dienen medewerkers duidelijk te maken vanuit welke positie wordt geopereerd. In zijn algemeenheid is het niet toegestaan binnen de hogeschool wervingsactiviteiten te ondernemen voor het eigen bedrijf. Wanneer men dit al dan niet bewust nalaat kan sprake zijn van misbruik van positie. Het is duidelijk dat ook op parttimers het bovenstaande van toepassing kan worden geacht. 6. Gebruik van middelen en/of medewerkers van de hogeschool voor activiteiten die voor eigen rekening worden verricht zonder toestemming is vanzelfsprekend onaanvaardbaar en niet toegestaan. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan gebruik van in werktijd ontwikkeld lesmateriaal en syllabi. 7. Zonder expliciete toestemming zijn nevenwerkzaamheden binnen werktijd niet toegestaan. Elke werknemer wordt geacht in werktijd de uit zijn functie voortvloeiende taken te verrichten. Als hoofdregel geldt dan ook dat nevenwerkzaamheden binnen werktijd niet zijn toegestaan. Wanneer nevenwerkzaamheden binnen diensttijd een permanent karakter en/of een zekere regelmaat aannemen dient als regel (tijdelijk dan wel structureel) werktijdvermindering plaats te vinden. De problematiek rond het verschijnsel nevenwerkzaamheden is slechts in beperkte mate te ordenen met behulp van het begrip werktijden. Immers onttrekken de meeste gedragsregels en afwegingen ten aanzien van nevenwerkzaamheden zich aan een benadering vanuit het begrip werktijden. Niettemin nemen nevenwerkzaamheden binnen werktijd een aparte plaats in en vragen deze om een specifieke benadering. Waar sprake is van werktijd of werktijden wordt geduid op de na overleg voor de werknemer vastgestelde reguliere werktijd als bedoeld in hoofdstuk 9 van de cao-hbo. Voor zover nevenwerkzaamheden binnen werktijd zullen worden verricht geldt een algemene aanmeldingsplicht en is toestemming vereist. Toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden binnen werktijd kan worden gegeven door middel van: het verlenen van vakantieverlof (ingeval van incidentele, kortdurende nevenwerkzaamheden) een (tijdelijke) wijziging in de overeengekomen werktijden buitengewoon verlof als bedoeld in artikel J-9 (kort buitengewoon verlof) of artikel J-14 (lang buitengewoon verlof) van de cao-hbo. Als regel zal buitengewoon verlof worden verleend zonder behoud van bezoldiging en zal de werknemer het werkgeversgedeelte van de pensioenpremie voor zijn rekening moeten nemen. Indien het buitengewone verlof wordt verleend met behoud van bezoldiging is de werknemer op grond van het bepaalde in artikel E-4 van de cao-hbo verplicht vergoedingen voor c.q. inkomsten uit de nevenwerkzaamheden af te dragen aan de werkgever. 8. Het verdient aanbeveling periodiek aandacht te besteden aan het effect van nevenwerkzaamheden. Zo is het goed mogelijk dat permanente of langdurige nevenwerkzaamheden naast een volledige hoofdtaak worden verricht. Wel zal dan behoefte bestaan regelmatig na te

5 gaan of deze de taak niet aantasten. De jaarlijkse functioneringsgesprekken vormen daarvoor de vanzelfsprekende gelegenheid. Bevoegd gezag Het onderwerp nevenwerkzaamheden valt onder het personeelsbeheer en behoort conform het Bestuursreglement van de Hanzehogeschool tot de taken en bevoegdheden van de school c.q. het bedrijf of het bureau. Het zwaartepunt bij het overleg over nevenwerkzaamheden zal in eerste instantie liggen bij de direct leidinggevende, indien van toepassing in overleg met de Dean/Directeur. Wanneer genoemde personen geen bezwaar hebben tegen de nevenwerkzaamheid, zal de direct leidinggevende in het algemeen dit standpunt overnemen. Hij/zij zal zwaarwegende argumenten moeten hebben om de nevenwerkzaamheid alsnog af te wijzen. Zoals al vermeld behoort de beoordeling van de geoorloofdheid van nevenwerkzaamheden tot het mandaat van de direct leidinggevenden. Concreet betekent dit dat: medewerkers verbonden aan schools nevenwerkzaamheden dienen te melden aan hun teamleider. medewerkers van de stafbureaus nevenwerkzaamheden dienen te melden aan hun teamleider Teamleiders en hoofden nevenwerkzaamheden dienen te melden aan de Dean c.q. directeur Deans en directeuren van de bedrijven en stafbureaus nevenwerkzaamheden dienen te melden aan het College van Bestuur. Registratie Het is met betrekking tot nevenwerkzaamheden van belang dat alle lijnen uiteindelijk op één punt samen komen. Als regel geldt daarbij dat verleende instemmingen met het verrichten van nevenwerkzaamheden door de direct leidinggevende gemeld worden aan het naast hogere echelon én de verleende instemming ter archivering wordt aangeboden aan stafbureau HR met gebruikmaking van het Meldingsformulier Nevenwerkzaamheden. In deze melding dient per geval vastgelegd te zijn: De aard en de omvang van de nevenwerkzaamheden waarvoor toestemming is verleend De voorwaarden en beperkingen die aan de toestemming zijn verbonden, inclusief de looptijd van de toestemming (voor bepaalde of onbepaalde tijd) Voor zover buitengewoon verlof wordt verleend: de regeling die is getroffen betreffende de pensioenpremie en inkomsten uit de nevenwerkzaamheden. Beleidsruimte Elk besluit betreffende het al dan niet ruimte geven voor nevenwerkzaamheden zal gebaseerd moeten zijn op een redelijke afweging van belangen. In het voorafgaande zijn een aantal overwegingen dat daarbij een rol kan spelen naar voren gekomen. Inhoudelijke criteria betreffende welke nevenwerkzaamheden wel of niet geoorloofd kunnen worden geacht en onder welke omstandigheden zijn echter in het algemeen niet goed te formuleren. Gebleken is dat een dergelijke benadering leidt tot een onmogelijke casuïstiek. Dit brengt met zich mee dat een zekere ruimte bestaat voor de schools bij de uitvoering van het beleid op het gebied van nevenwerkzaamheden. Zo staan voor de verrekening van inkomsten uit nevenwerkzaamheden die (gedeeltelijke) binnen diensttijd worden verricht, of die gebaseerd zijn op de functie (knowhow) of waarvoor de infrastructuur van de hogeschool als ondersteuning dient (administratie, enz.), verschillende mogelijkheden ter beschikking. Naar omstandigheden kan de Dean of de stafdirecteur beslissen. Voor het inbrengen van contractactiviteiten binnen de school kan een toelage of gratificatie worden verstrekt, op grond van de regeling voor differentiatie van beloning vanwege bijzondere prestaties (zie de HG-regeling Bijzondere Beloningen). Ook is het bijvoorbeeld mogelijk dat een school van mening is, dat voor bepaalde categorieën medewerkers beperkende voorwaarden dienen te gelden, met verwijzing naar gedragsregels onder 2. Waar sprake is van beleid van de school, is gezien de bevoegdheid van de Dean ook een rol weggelegd voor de School-Medezeggenschap.

6 Mogelijkheid van bezwaar Als men het niet eens is met een besluit van direct leidinggevende betreffende nevenwerkzaamheden, kan men daartegen schriftelijk bezwaar aantekenen op grond van de Algemene Bezwaar- en Beroepsregeling van de HG. Doel en handhaving Doel van deze nota is het ordenen van het verschijnsel nevenwerkzaamheden. De intentie staat voorop dat door middel van overleg op een verantwoorde manier het verrichten van nevenwerkzaamheden zijn plaats vindt binnen de cultuur van de hogeschool. De nota heeft een aantal gedragsregels geformuleerd die het interne en extern verkeer ten aanzien van nevenwerkzaamheden in goede banen kunnen leiden. De verwachting bestaat dat deze gedragsregels kunnen steunen op een draagvlak binnen de instelling en in het algemeen geaccepteerd zullen worden. Het College van Bestuur is echter bereid in het uiterste geval, waar bovenstaande gedragsregels worden geschonden en overleg geen oplossing biedt, maatregelen te nemen om het beleid in stand te houden. Ingangsdatum en overgangsbepalingen Deze nota treedt in werking met ingang van 1 september 2002 en kan worden aangehaald als de Regeling Gedragscode Nevenwerkzaamheden. De toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden die is verleend vóór 1 september 2002 blijft geldig voor de duur van de nevenwerkzaamheden maar maximaal 2 jaar. Deze nota is op 8 juli 2002 vastgesteld door het College van Bestuur van de Hanzehogeschool en geactualiseerd op 31 januari 2019.

7 Naam Adres Postcode en woonplaats Werkzaam bij (school/bedrijf/stafbureau) FORMULIER NEVENWERKZAAMHEDEN Aard van de nevenwerkzaamheden Geef hieronder aan wat de aard van de nevenwerkzaamheden is (betaald/onbetaald, in dienstbetrekking of als zelfstandig ondernemer) Omvang van de nevenwerkzaamheden Inhoud van de nevenwerkzaamheden Geef hieronder een beschrijving van de inhoud van de nevenwerkzaamheden uur per week / maand / jaar Aldus naar waarheid ingevuld, Datum Handtekening Lever dit formulier ingevuld in bij uw direct leidinggevende.

8 Naam School/bedrijf/stafbureau In te vullen door leidinggevende: Wordt akkoord gegaan met de gemelde nevenwerkzaamheden? O ja O nee Zijn er voorwaarden of beperkingen aan de instemming verbonden (bijvoorbeeld over de looptijd van de verleende instemming)? O ja (hieronder specificeren) O nee Is in het kader van het verrichten van nevenwerkzaamheden een afspr gemaakt m.b.t. buitengewoon verlof? O ja O nee (hieronder specificeren) Specificeer hier de afspraken m.b.t. het verlenen van buitengewoon verlof in verband met nevenwerkzaamheden. Vermeld expliciet de regeling die is getroffen inzake de pensioenpremie en inkomsten uit nevenwerkzaamheden. Datum Handtekening Het document kan digitaal ingeleverd worden aan de HRadministratie@org.hanze.nl ten behoeve van het personeelsdossier. Hanzehogeschool Groningen/stafbureau HR/januari 2019