Afsprakenkader voor leenlaptops i.h.k.v. DigitArte - campus Kantienberg

Transcriptie

1 Afsprakenkader voor leenlaptops i.h.k.v. DigitArte - campus Kantienberg 1 SITUERING De in HOC-protocol 236 afgesloten regeling betreffende het hogeschoolbrede programma DigitArte vermeldt volgende afspraken aangaande hardware: De hogeschool rust haar campussen (auditoria, klassen, vergaderzalen, kantoren, flexplekken, ) uitsluitend uit met desktopcomputers, die de hogeschool niet verlaten en ter beschikking staan voor professioneel gebruik. Er worden door de hogeschool geen laptops, tablets of andere toestellen met een expliciet mobiele functie aangekocht en structureel, langdurig ter beschikking gesteld van haar medewerkers. Een beperkte hoeveelheid uitleenlaptops zal op iedere campus ter beschikking worden gehouden, beheerd door de (opleidings-)secretariaten, met geregistreerd uitlenen en onder voorwaarden van kortdurend professioneel gebruik. De medewerker staat zelf in voor de aankoop van mobiel ICT-materiaal. Onder mobiele ICT-uitrusting verstaan we als Arteveldehogeschool vandaag : een tablet of een laptop, maar deze definitie kan evolueren volgens technologische ontwikkelingen. De hogeschool zal hierover bij eventuele wijziging communiceren. Deze mobiele hardware, eigendom van de medewerker, wordt zowel privé als professioneel gebruikt. De hogeschool draagt de kost van het professioneel gebruik via een jaarlijkse tussenkomst aan de medewerker (kost eigen aan de werkgever). Door het aanvaarden van de financiële tussenkomst van de hogeschool voor het professioneel gebruik, stemt de medewerker erin toe : bij de keuze van het privé aangekochte mobiele ICT-materiaal rekening te houden met de noden eigen aan zijn opdracht, het aangekochte toestel actief te gebruiken voor het beoefenen van zijn/haar professionele taken in de hogeschool. Dit document beschrijft hoe en onder welke voorwaarden leenlaptops op campus Kantienberg kunnen worden uitgeleend. 2 HARDWARE De hogeschool voorziet op campus Kantienberg een pool van 5 leenlaptops, incl. draagtas, lader en muis. Deze laptops zijn voorzien van recente, veelgebruikte standaardsoftware 1 en krijgen elk jaar in augustus een nieuw softwarebeeld. Het aantal laptops zal jaarlijks stelselmatig afgebouwd worden tot een minimum, werkbaar niveau. 3 UITLEENVOORWAARDEN Enkel voor kortdurend 2 professioneel mobiel gebruik kunnen medewerkers van de hogeschool een leenlaptop uitlenen. Dit betekent concreet voor volgende activiteiten naar afnemende prioriteit: 1. notuleren tijdens een vergadering in de rol van notulant 2. presenteren op externe locatie (buiten de hogeschool) 3. digitaal raadplegen van specifieke documenten tijdens het bijwonen van een vergadering; enkel voor medewerkers die niet ingetekend hebben op DigitArte 1 Geïnstalleerde software: Win7, Office2013, Adobe reader, Citrix, FreeMind 2 Kortdurend: gaande van een uur tot maximaal 24 uur m.u.v. bepaalde situaties - zoals buitenlandse reizen - die ad hoc geëvalueerd worden door de directie IT & FB Afsprakenkader leenlaptops DigitArte campus Kantienberg versie 8 juli 2014.docx 1

2 Wanneer het aantal gelijktijdige aanvragen het aanbod aan laptops overschrijdt, krijgen de activiteiten met de hoogste rangschikking in bovenstaande lijst voorrang. 4 UITLENEN PRAKTISCH Leenlaptops worden gereserveerd via Outlook, waar tevens ook de beschikbaarheid kan worden geraadpleegd. Een reservatie kan maximaal één maand op voorhand gebeuren. Leenlaptops worden beheerd door de AVM uitleendienst en dienen daar te worden opgehaald en opgeladen teruggebracht, met melding van eventuele defecten/problemen. Bij elke uitlening worden het nummer van het toestel en de uitlener geregistreerd. In Outlook volg je volgende stappen om een leenlaptop te reserveren. a. Maak in je agenda een Nieuwe afspraak b. Kies Deelnemers uitnodigen c. Klik op Aan en typ leenlaptop Afsprakenkader leenlaptops DigitArte campus Kantienberg versie 8 juli 2014.docx 2

3 d. Selecteer een leenlaptop van locatie Kantienberg en klik op Vereist en OK e. Controleer de beschikbaarheid van deze leenlaptop via de knop Planningsassistent f. Is deze leenlaptop niet beschikbaar, selecteer dan een andere in stap d. In het andere geval, klik op Afspraak en vul in het veld Onderwerp de reden in waarom je een leenlaptop wil uitlenen, nl. notuleren, presenteren of bijwonen. g. Klik op Verzenden je aanvraag tot reservatie wordt nu naar de beheerder van de leenlaptops verstuurd. Je krijgt een automatische bevestiging van je aanvraag (nog geen reservatie). Afsprakenkader leenlaptops DigitArte campus Kantienberg versie 8 juli 2014.docx 3

4 h. De beheerder van de leenlaptops zal je aanvraag nu goed- of afkeuren, waarna je opnieuw een ontvangt. Dit is in geval van goedkeuren de bevestiging van de definitieve reservatie. i. De door jou gereserveerde leenlaptop kan je nu zelf afhalen aan de AVM uitleendienst van campus Kantienberg. De reservatie via Outlook geldt als registratie van de uitlening. De AVM uitleendienst zal geen leenlaptops uitlenen wanneer deze niet via Outlook aangevraagd en gereserveerd werden. j. Na afloop van de vergadering bezorg je zelf de opgeladen leenlaptop incl. randapparatuur in de bijhorende tas terug aan de AVM uitleendienst met een melding van eventuele technische problemen. Laat geen persoonlijke gegevens achter op een leenlaptop; deze zullen Afsprakenkader leenlaptops DigitArte campus Kantienberg versie 8 juli 2014.docx 4

5 verwijderd worden bij een eerstvolgende nieuwe installatie. Zowel het ophalen als het terugbrengen van de laptop kan enkel tijdens de openingsuren van de AVM uitleendienst. Afsprakenkader leenlaptops DigitArte campus Kantienberg versie 8 juli 2014.docx 5