Hoofdstuk 4 School en multimedia

Transcriptie

1 Hoofdstuk 4 School en multimedia Hoofdstuk 4 School en multimedia 1

2 Inhoudsopgave Pagina Inleiding Hoofdstuk 1 Veilig gebruik van internet op school Hoofdstuk 2 Algemene uitgangspunten Hoofdstuk 3 Afspraken beveiliging gegevens Hoofdstuk 4 Afspraken gebruik mobiele telefoons Hoofdstuk 5 Sancties Hoofdstuk 6 Gedragscode internet en gebruik werknemers Hoofdstuk 7 Gebruik van foto s en adressen Bijlagen Bijlage 1 Afspraken internet- en gebruik Bijlage 2 Gedragscode internet- en gebruik Bijlage 3 Gebruik van foto s en adressen Hoofdstuk 4 School en multimedia 2

3 Inleiding Het gebruik van ICT is inmiddels niet meer weg te denken uit het onderwijs. Leerlingen leren in schriftelijke en digitale bronnen informatie te zoeken, te ordenen en te beoordelen op waarde voor zichzelf en anderen. Het gebruik van het internet, en mobiele telefoons als informatie- en communicatiemiddel is een faciliteit die leerlingen onder de knie moeten krijgen. Deze middelen zijn een afspiegeling van de maatschappij: net als in de maatschappij moeten leerlingen leren wat goed is en wat niet goed is, wat kan en wat niet kan. Zowel het personeel (ook ouders, stagiaires, externen en/of vrijwilligers betrokken bij en/of werkzaam in school) als de leerlingen dienen zich te houden aan afspraken hierover zoals verwoord in dit document. In het document zal verder gesproken worden over gebruikers, daar waar nodig zal een onderscheid gemaakt worden naar personeel en leerlingen. De afspraken hebben betrekking op alle hard- en software vallend onder de ICT voorzieningen van de scholen en de schoolbesturen. Hoofdstuk 1 Veilig gebruik van internet op school Er zijn verschillende manieren om het gebruik van internet te regelen. 1.Filteren op kenwoorden. Er wordt een filter geplaatst op alle woorden die in relatie staan met seks, drugs, discriminatie en geweld. Een filter is echter nooit waterdicht. Dit houdt in dat een schijnveiligheid ontstaat die feitelijk niet waargemaakt kan worden. Door het toepassen van filtering wordt ook vaak veilige, normale en goed bruikbare informatie op internet afgeschermd. 2.Afschermen van gekende websites. Dit vraagt om voortdurend actualiseren omdat er op internet veel dynamiek is op het gebied van websites. Er zijn organisaties die lijsten bijhouden. Deze organisaties werken vanuit een visie waarbij de school moet afwegen of de filtering aansluit op de onderwijsvisie van de school. Bijvoorbeeld, de evangelische omroep geeft een CD-rom uit die door vrijwilligers is samengesteld en steeds wordt geactualiseerd. 3.Schrijven van een protocol of gedragscode rondom het gebruik van internet. Het legt de verantwoordelijkheid meer bij het kind, de ouders en de medewerkers. In dit document regelen we het gebruik van multimedia door middel van een gedragscode. Hoofdstuk 2 Algemene uitgangspunten Bij het gebruik van internet en verkeer worden de volgende algemene uitgangspunten gehanteerd. De school bevordert het verantwoordelijkheidsgevoel bij gebruikers door de toegang tot informatie- en communicatiemiddelen als internet en te begeleiden. Gebruikers hebben een eigen verantwoordelijkheid binnen de door de school gestelde kaders. De school ziet toe op verantwoord gebruik maken van informatie en communicatiemiddelen. Gebruikers worden, na uitleg over verantwoord gebruik hierover, geacht deze afspraken te respecteren en zich hieraan te conformeren. Gebruik van de ICT-voorzieningen binnen de school moet plaatsvinden binnen de kaders van de algemeen geldende Nederlandse wet- en regelgeving, inclusief de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De school heeft in het schoolveiligheidsplan beleid opgenomen, gebaseerd op voorliggende bovenschoolse gedragscode (Zie model schoolveiligheidsplan, hoofdstuk 7). Hoofdstuk 4 School en multimedia 3

4 Hoofdstuk 3 Afspraken beveiliging gegevens Om ongewenste toegang tot of verlies van gegevens te voorkomen worden de volgende afspraken gehanteerd: Beveiliging van gegevens op computers, laptops, USB-sticks, externe harde schijven en andere datadragers is als eerste de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Gebruikers zijn zich bewust van de risico's van opslag en transport van gegevens en treffen voldoende maatregelen om ongewenste toegang of verlies te vermijden. Gebruikers gaan zorgvuldig om met gebruikersnamen en wachtwoorden. Deze worden zorgvuldig bewaard en niet aan anderen beschikbaar gesteld. Zodra gebruikers een werkstation (onafhankelijk van de tijdsduur) verlaten, worden applicaties waarvoor moet worden ingelogd op een juiste manier afgesloten. Schoolbesturen en scholen maken alleen gebruik van webapplicaties die beveiligd zijn. Hoofdstuk 4 Afspraken gebruik mobiele telefoons Persoonlijke elektronica zoals mobiele telefoons staan tijdens de les uit en zijn opgeborgen. Ongeoorloofd gebruik van een mobiele telefoon of andere apparatuur is zowel in en om de school als tijdens schoolactiviteiten elders niet toegestaan. Het maken van opnamen (geluid, video, foto s en dergelijke) is zowel in en op het schoolterrein als tijdens schoolactiviteiten elders te allen tijde verboden, tenzij met toestemming van de directie, c.q. leraar. Ouders kunnen in bijzondere gevallen via het telefoonnummer van de school hun kind(eren) bereiken dan wel een bericht doorgeven. Hoofdstuk 5 Sancties Voor leerlingen is een schoolspecifiek protocol beschikbaar, gebaseerd op voorliggend document. In het schoolspecifiek protocol is omschreven welke maatregelen worden genomen indien leerlingen zich niet aan de afspraken houden. Bij vermeend misbruik door gebruikers kan het bestuur overgaan tot het laten controleren van oneigenlijk gebruik van en of internet (Gedragscode internet- en gebruik). Bij handelen in strijd met voorliggend bovenschools protocol, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van internet, zullen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Hierbij gaat het, in geval van personeel, om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Tevens behoudt het schoolbestuur zich het recht voor om, in geval van opzet of bewuste roekeloosheid, de gebruiker de door de school geleden schade te laten vergoeden. Het betreft hier schade ontstaan door onverantwoord gebruik van de beschikbaar gestelde middelen en materialen, computervirussen en/of claims van derden als gevolg van illegaal softwaregebruik of het openbaar worden van leerling-gegevens. Hoofdstuk 6 Gedragscode internet- en gebruik voor werknemers De gedragscode bevat regels met betrekking tot verantwoord internet- en gebruik. Daarnaast zijn in de code regels opgenomen over de manier waarop controle op dit gebruik kan plaatsvinden, zonder dat daarmee de rechten van werknemers worden geschaad of wettelijke bepalingen in het gedrang komen. Immers, controle op de handelingen van werknemers op het internet of op e- mailberichten die worden verzonden, mag niet zomaar. De gedragscode geeft helderheid over wat wel en niet mag en wat de gevolgen kunnen zijn. Hoofdstuk 4 School en multimedia 4

5 Het voordeel van een controleregeling is dat zowel werkgever als werknemer vooraf weten waaraan zij toe zijn. Zodra er een code of protocol is samengesteld, dan dienen beiden zich hieraan te houden. In de gedragscode is bijvoorbeeld geregeld dat naast het zakelijke mailverkeer ook beperkt privéverkeer is toegestaan, mits dit niet belemmerend is voor de dagelijkse werkzaamheden. Ook zijn in de code specifieke handelingen als verboden aangeven, zoals het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende of aanstootgevende inhoud. Evenals het mailen van (seksueel) intimiderende berichten of mailtjes die aanzetten tot haat of geweld. Voor het internet is ook een verbod op het bezoeken van sites en het downloaden van materiaal met dergelijke aanstootgevende elementen. De code geeft daarnaast voorwaarden aan voor controle. Zo wordt bepaald dat er in eerste instantie alleen controle plaatsvindt op basis van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot identificeerbare personen. En dat de controle (tijdelijk) gerichter mag worden, zodra een werknemer (of werknemers) ervan wordt verdacht de regels te overtreden. Ook staan in de gedragscode heel duidelijk de doelen van een eventuele controle aangegeven, zoals het voorkomen van negatieve publiciteit, controle op bedrijfsgeheimen of bijvoorbeeld begeleiding of individuele beoordeling. Datzelfde geldt voor de rechten van de werknemers; ook die moeten worden vastgelegd. Denk aan de verplichting dat de werknemer voorafgaande aan de controle wordt geïnformeerd, het inzagerecht op de registratie en het recht om de eigen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of wellicht te verwijderen, als die gegevens voor het doel niet ter zake doen. Hoofdstuk 7 Gebruik van foto s en adressen Wat mag je wel en niet doen op een (school)website? Foto's van leerlingen plaatsen? Adresgegevens en adressen plaatsen? Wanneer moet je ouders toestemming vragen? Op deze vragen wordt antwoord gegeven in bijlage 3. Hoofdstuk 4 School en multimedia 5

6 Bijlage 1 Afspraken internet- en gebruik op. naam school. LOGO Leerlingen in het onderwijs maken gebruik van internet ter verrijking van het onderwijs: om informatie te zoeken, contacten te leggen met leerlingen van andere scholen en deskundigen te kunnen raadplegen. De software verwijst meer en meer naar internetsites voor aanvullend, actueel of alternatief materiaal. Internetactiviteiten worden hiermee steeds meer onderdeel van methodes en leergangen. De software bij methodes kan nu al gedeeltelijk, maar in de toekomst steeds meer door leerlingen via internet benaderd worden. Het is daarom van belang om afspraken te maken over het gebruik van internet en . Afspraken Samen met de leerlingen en de leerkrachten hebben we de volgende afspraken gemaakt: Gedragsafspraken met de kinderen Geef nooit persoonlijke informatie door op Internet, zoals namen, adressen en telefoonnummers, zonder toestemming van de leerkracht. Vertel het je leraar meteen als je informatie tegenkomt waardoor je je niet prettig voelt of waarvan je weet dat dat niet hoort. Leg nooit verdere contacten met iemand zonder toestemming van je leraar. Verstuur bij berichten nooit foto's van jezelf of van anderen zonder toestemming van je leraar. Beantwoord nooit waarbij je je niet prettig voelt of waar dingen in staan waarvan je weet dat dat niet hoort. Het is niet jouw schuld dat je zulke berichten krijgt. Verstuur ook zelf dergelijke mailtjes niet. Spreek van tevoren met je leraar af wat je op internet wilt gaan doen. Leerlingen mogen slechts printen wat echt noodzakelijk is en alleen met toestemming van het personeel. Leerlingen mogen slechts downloaden wat echt noodzakelijk is en alleen met toestemming van het personeel. Leerlingen bezoeken geen websites waarvoor ingelogd moet worden tenzij met toestemming van het personeel. Bij surfen op internet wordt niet bewust gezocht op zoekwoorden die te maken hebben met grof taalgebruik, agressie, seks, discriminatie. Afspraken met werknemers Internet wordt gebruikt voor opbouwende educatieve doeleinden. Sites die wij leerlingen willen laten gebruiken worden eerst door de leerkracht bekeken. Er worden geen sites bekeken die niet aan onze fatsoensnormen voldoen. Er wordt aan de leerlingen uitgelegd waarom zij bepaalde sites wel of niet mogen bekijken. De leerkracht draagt zorg voor een omgeving waarin leerlingen open kunnen vertellen wanneer zij op een ongewenste, onbedoelde site komen. Regels en wetten met betrekking tot copyright worden in acht genomen. Informatie die terug te voeren is op leerlingen of ouders mag niet op het openbare deel van het net terechtkomen. Dit geldt ook voor privégebruik van social media (hyves, facebook, twitter, etc) door werknemers. Werknemers dragen er zorg voor dat de school geen schade berokkend wordt door privégebruik van social media. Namen in combinatie met foto's van leerlingen worden niet op het net gepubliceerd. In voorkomende gevallen alleen met toestemming van de ouders. Ook voor het publiceren van individuele foto's wordt eerst toestemming gevraagd. Er wordt door werknemers zeer terughoudend omgegaan met het privé aangaan van zgn. vriendschapsverzoeken met ouders of leerlingen via social media. Voor geldt ook het briefgeheim, maar op grond van hun pedagogische verantwoordelijkheid mogen de leerkrachten van leerlingen bekijken Hoofdstuk 4 School en multimedia 6

7 Bijlage 2 LOGO Gedragscode internet- en gebruik 1 De (naam bestuur), gevestigd te (plaats). Gelet op Artikel 7:611 en 7:660 van het Burgerlijk Wetboek De Wet Bescherming Persoonsgegevens Overwegende dat De (naam bestuur) en haar werknemers zich ten opzichte van elkaar dienen te gedragen als een goed werkgever en een goed werknemer (art. 7:611 BW). Het gebruik van internet en voor (veel van) de werknemers binnen (naam bestuur) noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen. Aan het gebruik van internet risico s verbonden zijn die nopen tot het stellen van gedragsregels. Tegen de achtergrond van deze risico s van de werknemers verantwoord gebruik van internet en e- mail wordt verwacht. (Naam bestuur) gerechtigd is tot het geven van voorschriften voor gebruik van internet en en het nemen van maatregelen ter bevordering van de goede orde in de organisatie (artikel 7:660 BW). De onderhavige gedragscode voorschriften en maatregelen bevat zoals hiervoor genoemd. (Naam bestuur) gerechtigd is persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de controle op de naleving van deze gedragscode. (Naam bestuur) bij de controle de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken werknemer(s) in acht neemt, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer (artikel 8 sub f WBP). heeft met instemming van de (G)MR de volgende gedragscode vastgesteld: Artikel 1. Werkingssfeer Deze regeling is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam voor (naam van het bestuur). Artikel 2. Uitgangspunten 2.1 De controle op persoonsgegevens over en internetgebruik is een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. 2.2 De controle op - en internetgebruik binnen (naam van het bestuur) zal conform deze regeling worden uitgevoerd. Indien er zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader in overleg met de (G)MR gehandeld worden. 1 Voorliggende gedragscode is gebaseerd op de model-gedragscode van het CNV. 7

8 2.3 Gestreefd wordt naar een goede balans tussen verantwoord - en internetgebruik en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. 2.4 Persoonsgegevens over en internetgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden. 2.5 De werkgever treft voorzieningen over de positie en integriteit van de systeembeheerder en/of afdeling systeembeheer en de controle daarop. Artikel 3. Doel 3.1 Deze gedragscode bevat regels ten aanzien van verantwoord - en internetgebruik en over de wijze waarop controle op persoonsgegevens over - en internetgebruik plaatsvindt. 3.2 De controle op persoonsgegevens over en internetgebruik vindt plaats met als doel: a. Begeleiding/individuele beoordeling b. Voorkomen van negatieve publiciteit c. Tegengaan van seksuele intimidatie d. Controle op bedrijfsgeheimen e. Systeem en netwerkbeveiliging f. Kosten en capaciteitsbeheersing g. Tegengaan van discriminatie Artikel 4. gebruik 4.1 Het systeem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie. 4.2 Beperkt persoonlijk gebruik van het systeem is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden gebruik in de zin van artikel 5 oplevert. Artikel 5. Verboden gebruik 5.1 Het is de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende of aanstootgevende inhoud. 5.2 Het is de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een (seksueel) intimiderende inhoud. 5.3 Het is de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld. 5.4 Het is de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van ontvangen van kettingbrieven. 5.5 Het is de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een dreigende inhoud. 5.6 Het is de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten die de goede naam van de school/bestuur kunnen beschadigen. 8

9 Artikel 6. Internetgebruik 6.1 Internetsysteem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is derhalve verbonden met taken die voortvloeien uit de functie. 6.2 Beperkt persoonlijk gebruik van het internet is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden gebruik in de zin van artikel 7 oplevert. Artikel 7. Verboden internetgebruik 7.1 Het is de werknemer niet toegestaan om op internet sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten. Noch is het toegestaan dergelijk materiaal te downloaden 7.2 Het is de werknemer niet toegestaan om zich ongeoorloofd toegang tot niet openbare bronnen op internet te verschaffen. 7.3 Het is de werknemer niet toegestaan om op internet te handelen in strijd met de wet. 7.4 Het is de werknemer niet toegestaan om software of applicaties te downloaden. Artikel 8. Voorwaarden voor controle 8.1 Controle van persoonsgegevens over - en internetgebruik vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3.2 genoemde doelen. 8.2 Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot identificeerbare personen. 8.3 Indien een werknemer of een groep werknemers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden. 8.3 Controle beperkt zich in beginsel tot verkeersgegevens van het - en internetgebruik. Slechts bij zwaarwegende redenen vindt controle op de inhoud plaats. 8.4 Verboden - en internetgebruik wordt zo waar mogelijk softwarematig onmogelijk gemaakt. Overige controle vindt slechts steekproefsgewijs plaats. 8.5 Bij constatering van verboden gebruik wordt dit onmiddellijk met de betrokken werknemer besproken. De werknemer wordt gewezen op de consequenties wanneer hij niet stopt met het verboden gebruik berichten van leden van de (P)GMR en MR onderling, van bedrijfsartsen en van een ieder die zich op grond van zijn functie op enige vertrouwelijkheid moet kunnen beroepen, worden niet gecontroleerd. Artikel 9. Controle 9.1 De controle in het kader van begeleiding en/of individuele beoordeling vindt steekproefsgewijs plaats en beperkt zich tot zakelijke mailberichten. 9.2 De controle ter voorkoming van negatieve publiciteit en seksuele intimidatie en de controle in het kader van systeem- en netwerkbeveiliging vindt plaats op basis van content filtering. Verdachte berichten worden automatisch teruggestuurd naar de afzender. 9

10 9.3 De controle op het uitlekken van bedrijfsgeheimen vindt plaats op basis van steekproefsgewijze content filtering. Verdachte berichten worden apart gezet voor nader onderzoek. 9.4 De controle in het kader van kosten- en capaciteitsbeheersing wordt beperkt tot verkeersgegevens. Artikel 10. Rechten van de werknemer 10.1 (Naam bestuur) informeert de werknemer voorafgaand aan de controle op persoonsgegevens over en internetgebruik, omtrent de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling De werknemer kan zich tot (naam bestuur) wenden met het verzoek voor een volledig overzicht van zijn bewerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord De werknemer kan de (naam bestuur) verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift zijn. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. Artikel 11. Slotbepaling (Naam bestuur) kan deze gedragscode met instemming van de (G)MR wijzigen of intrekken. 10

11 Toelichting Artikel 1 Deze gedragscode is van toepassing op (geheel of gedeeltelijke) geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam voor het bestuur. Hieronder vallen niet alleen de personen, die een arbeidsovereenkomst hebben met het bestuur, maar ook de personen die bij het bestuur zijn gedetacheerd, uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers etc. Artikel 2 De hoofdregel van de Wet Bescherming Persoonsgegevens eist dat persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet worden verwerkt. De WBP kent een ruime betekenis toe aan het begrip verwerking van persoonsgegevens. Hieronder wordt verstaan: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. Een persoonsgegeven in de zin van de WBP is elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Het kan om allerlei soorten informatie gaan: om eigenschappen van de betrokkene, diens opvattingen of gedragingen. Meer in het algemeen gaat het om gegevens die bepalend kunnen zijn voor de manier waarop de betrokken persoon in het maatschappelijk verkeer wordt beoordeeld of behandeld. Artikel 3 Persoonsgegevens mogen slechts voor bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en niet worden verwerkt voor doeleinden die daarmee onverenigbaar zijn. De werkgever (verantwoordelijke) moet de doelen bepalen vóórdat hij begint met het verwerken van persoonsgegevens. Hierbij is van belang dat het doel van de verwerking zo nauwkeurig en volledig mogelijk wordt omschreven. Als er meerdere doelstellingen zijn, moeten deze afzonderlijk worden genoemd en getoetst op de noodzaak om persoonsgegevens te verzamelen. In overleg met het (G)MR moet worden vastgesteld welke doeleinden voor controle van en internetgebruik noodzakelijk zijn voor de eigen organisatie. De privacybelangen van de werknemers horen hierbij meegewogen te worden. De doeleinden, die in artikel 3.2 worden genoemd, zijn voorbeelden van de meest voorkomende doeleinden voor controle op -en internetgebruik. De hier genoemde voorbeelden zijn uiteraard niet limitatief. Hieronder volgt enige toelichting: a. begeleiding en individuele beoordeling In het kader van begeleiding of individuele beoordeling van werknemers kan controle op de inhoud van zakelijke aan de orde zijn. Deze controle moet verband houden met de taken van de werknemer. Indien een medewerker (mede) tot taak heeft om per met klanten te communiceren, kan hij aan een steekproefsgewijze inhoudelijke controle onderworpen worden. De controle die wordt uitgevoerd in het kader van deze doelstelling dient zich uitsluitend te richten op zakelijke en mag niet structureel van aard zijn. Indien de werkgever geen bezwaren heeft tegen het gebruik van het systeem voor privédoeleinden, is het vanuit het oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers wenselijk om de zakelijke mail van de privé-mail te scheiden. Indien scheiding tussen zakelijke en privé-mail onmogelijk blijkt, dient de werkgever de privé-mail zoveel mogelijk te ontzien. b. Voorkomen van negatieve publiciteit Werknemers kunnen via de goede naam van een organisatie behoorlijk aantasten. Het plegen van strafbare feiten, seksuele intimidatie of discriminerende uitingen geschiedt immers onder gebruikmaking van het adres van de organisatie. Het verdient de voorkeur hier de controle geheel geautomatiseerd te laten plaatsvinden middels content-filtering. Verdachte berichten zowel inkomende als uitgaande dienen zoveel mogelijk (geautomatiseerd) te worden teruggestuurd naar de afzender, waardoor vastlegging van de inhoud van het bericht niet nodig is. Bij gebruik van het internetverkeer via vaste IP-adressen kan een bezoek aan een bepaalde internetsite altijd herleid worden tot een bepaalde organisatie. Om negatieve publiciteit te voorkomen, kan de werkgever het internetgebruik steekproefsgewijs controleren, mits deze doelstellingen reeds van te voren is vastgelegd en in het bestuur bekend is gemaakt. 11

12 c. Tegengaan van seksuele intimidatie Via kan eenvoudig seksuele intimidatie worden gepleegd. Zowel de inhoud van het bericht als de bijlagen kunnen seksueel intimiderend zijn. Een werkgever die het beleid hiervoor wil handhaven, kan inkomende berichten onderwerpen aan een geautomatiseerde controle. De tekst kan gescand worden op verboden woorden en kunnen verdachte berichten (geautomatiseerd) teruggestuurd te worden aan de oorspronkelijke afzender. Op die wijze kan de privacy van de werknemers ongeschonden blijven. d. Controle op bedrijfsgeheimen Controle op het uitlekken van bedrijfsgeheimen via en internet zal zoveel mogelijk moeten geschieden via geautomatiseerde controle middels content-filtering. e. Systeem en netwerkbeveiliging Vanuit beveiligingsoogpunt is het wenselijk om te controleren. Het kan dan gaan om het tegengaan van systeemaanvallen door virussen of andere schadelijke programma s. Bij deze controle verdient een geheel geautomatiseerde controle van inkomende berichten en bijlagen de voorkeur. Indien een besmet bericht gevonden wordt, kan dit op een aparte locatie worden bewaard voor nader onderzoek en eventuele herstelwerkzaamheden. f. Kosten en capaciteitsbeheersing Uiteraard kost het versturen van geld en legt het beslag op de beschikbare capaciteit van het netwerk. Het kostenaspect is met name aan de orde als de verbinding via de telefoon loopt. Deze vorm van controle kan beperkt blijven tot het controleren van de verkeersgegevens. Kennisneming van de inhoud van de mail is voor dit doel niet noodzakelijk. g. Tegengaan van discriminatie Zie sub c. Artikel 4 Onder verantwoord gebruik wordt het volgende verstaan. Werknemers mogen het systeem gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke berichten waarbij de werknemer zich realiseert dat op bericht het logo van de school/bestuur staat en het bericht niet de goede naam van de school/ bestuur aantast. Werknemers mogen incidenteel en kortstondig het systeem gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke berichten, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. Bestanden die veel ruimte op het computernetwerk innemen, zoals foto s zijn niet toegestaan. Artikel 5 In de gedragscode zijn gedragsregels opgenomen over wat niet toegestaan is bij een verantwoord e- mailgebruik. Artikel 6 In de gedragscode zijn gedragsregels opgenomen over wat er in de organisatie onder verantwoord internetgebruik wordt verstaan. Werknemers mogen het internetsysteem voor persoonlijke doeleinden gebruiken, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. Werknemers mogen kortstondig het internetsysteem voor persoonlijke doeleinden gebruiken, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. Artikel 7 In de gedragscode zijn gedragsregels opgenomen over wat niet toegestaan is bij een verantwoord internetgebruik. Artikel 8 Wanneer de werkgever constateert dat een werknemer zich schuldig maakt aan verboden gebruik van het - en/of internetsysteem, bespreekt hij dit onmiddellijk met de betrokken werknemer. Daarbij wordt de werknemer gewaarschuwd voor de (rechtspositionele) consequenties die het verboden gebruik van het - en/of internetsysteem voor hem kan hebben. 12

13 Artikel 10 De betrokken werknemer heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot zijn werkgever te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De werkgever deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt De betrokken werknemer kan de werkgever verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens - onjuist zijn, - voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, - dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift of met deze gedragscode zijn verwerkt. De werkgever bericht de verzoeker (werknemer) binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk in hoeverre hij aan het verzoek zal voldoen. Een weigering is met redenen omkleed. De werkgever draagt er zorg voor, dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 13

14 Bijlage 3 Gebruik van foto s en adressen In het algemeen geldt dat publicatie van persoonsgegevens, en foto's waarop iemand herkenbaar is, niet is toegestaan als iemand daar schade van kan ondervinden. In de wet staat: "Openbaarmaking van foto's waarop personen herkenbaar in beeld komen is niet geoorloofd indien de geportretteerde een redelijk belang heeft zich tegen de openbaarmaking te verzetten".bijvoorbeeld,iemand die in een compromitterende toestand is afgebeeld. Uitgangspunt van de huidige wetgeving is dat je op de één of andere manier toestemming moet hebben om foto's te publiceren. De wetgever wil hiermee individuen beschermen. Het is nog steeds niet duidelijk in jurisprudentie of publicatie pas mag na toestemming of dat publicatie mag totdat blijkt dat er een redelijk belang is dat zich tegen publicatie verzet. Het eerste wordt in het algemeen geadviseerd. Bij twijfel: toestemming vragen. Scholen kunnen het gebruik van foto s ook regelen volgens het zogenaamde piepsysteem. Foto s worden geplaatst, maar worden verwijderd als personen bezwaar hebben. Juridisch is dit niet verboden, maar neem wel de volgende maatregelen. Vermeld in de schoolgids dat mogelijk foto's van schoolactiviteiten online gezet worden en hoe mensen bezwaar kunnen maken tegen plaatsing van foto's. Het is hierbij belangrijk om goed bij te houden wie bezwaar heeft gemaakt en voor publicatie van elke foto dus te kijken of er iemand herkenbaar op staat die bezwaar heeft gemaakt. Ook moet gezorgd worden dat deze informatie bij iedereen bekend is. Dit kan naast de schoolgids ook op het inschrijfformulier vermeld worden. Voor werknemers kan deze informatie vermeld worden in een Nieuwsbrief of op de website van het bestuur. Nieuwe werknemers worden schriftelijk geïnformeerd wanneer ze in dienst treden. Het is te overwegen foto's te beschermen, bijvoorbeeld via een wachtwoord. Dat wachtwoord is dan alleen bekend bij de ouders. Dit is beter dan geen wachtwoord, maar uiteraard kan niet gegarandeerd worden dat het wachtwoord alleen bekend blijft bij ouders. Nog enkele opmerkingen: Indien foto's "op de rug" van personen met bijvoorbeeld een erg kenmerkend kledingstuk aan geplaatst worden op de publiek toegankelijke website van school, kan sprake zijn van persoonsgegevens (in de zin van iemand is voor anderen te identificeren). Door namen aan foto s te koppelen is de anonimiteit niet meer gewaarborgd en zijn personen te traceren. Een foto kan ook zonder naam worden misbruikt, waarbij bijvoorbeeld een lichaamsdeel wordt gecombineerd met compromitterend ander beeldmateriaal. Als foto's met toestemming worden genomen en de gefotografeerden op de hoogte wordt gesteld dat de foto's getoond worden op een openbare website wordt er gesproken van 'in opdracht van de geportretteerde gemaakte portretten' (Artikel 19 & 20 Auteurswet). Als bezwaar wordt gemaakt, is publicatie niet toegestaan. Gebruik van adressen Op sommige scholen krijgen leerlingen een adres. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens is niets geregeld over het geven van toestemming door ouders aan de school voor het krijgen van een adres. Breng de ouders wel hiervan op de hoogte. Maak afspraken over het plaatsen van adressen op een website. Er zijn programma's die automatisch adressen opzoeken, om deze vervolgens te bestoken met ongevraagde reclame. Een bekende truc daarvoor is een mailadres op te nemen in de vorm: pietje@(dit weglaten)provider.nl Mensen die dat lezen weten dan dat ze een deel weg moeten laten. De automatische zoekprogramma s niet en gebruiken dan een onjuist adres. 14