Deelnemeropgave Handleiding voor de werkgever / veel gestelde vragen.

Transcriptie

1 Deelnemeropgave 2010 Handleiding voor de werkgever / veel gestelde vragen. 1. Waar dient dit portaal voor? Op dit portaal geeft u aan ons door wanneer er een werknemer in dienst komt of uit dienst gaat. Dat moeten wij weten, omdat wij dan een brief sturen naar deze werknemer. Uw verzekering, het AEGON Gezond Werkplan, valt namelijk onder de Pensioenwet. En in de Pensioenwet staat dat zo n brief nodig is. En wat er in moet staan. Er zijn 2 soorten brieven: - de werknemer krijgt een Startbrief als hij in dienst komt; - de werknemer krijgt een Stopbrief als hij uit dienst gaat. 2. Vervangt dit portaal het naverrekeningsportaal waarin AEGON 1 x per jaar vraagt wie er in- en uit dienst zijn gegaan? Nee, beide portalen zijn nu nog nodig (we werken aan samenvoeging). - Het portaal waar u nu in werkt is er om de Start- en Stopbrieven aan te maken voor de werknemers, zoals de Pensioenwet dat aangeeft. - Met het naverrekeningsportaal zorgt u er voor dat u en uw werknemers goed verzekerd blijven op het AEGON Gezond Werkplan. 3. Ik heb meer dan één AEGON Gezond Werkplan (AGWP), hoe gaat het dan? Als u meer dan één AGWP heeft, is het mogelijk dat u een uitnodiging van ons krijgt om de opgave voor deze polissen te doen. Wij kunnen de gegevens namelijk (nog) niet koppelen. 4. Ik heb ook een pensioenverzekering bij AEGON waarop ik personeelsmutaties doorgeef. Vervalt die opgave? Nee, afzonderlijke doorgave is nodig. Wij kunnen de gegevens (nog) niet koppelen. Deelnemeropgave

2 5. Wat moet ik concreet doen? Alleen in- en uit dienstmeldingen ná zijn van belang! 1. U neemt een werknemer in dienst. Binnen 2 maanden doet u het volgende. (U kijkt even na of de werknemer al in het lijstje staat. Dan niets doen.) U drukt op de knop + Nieuw in dienst en u voert de gevraagde gegevens in. 2. Een werknemer gaat uit dienst. Binnen 2 maanden doet u het volgende. U zoekt de werknemer op in het lijstje, drukt op de afbeelding huisje en u geeft de Datum uit dienst op. Als de werknemer nog niet in het lijstje staat, dan moet u hem melden én uit dienst laten gaan. U doet dat met de knop: - Nieuw uit dienst en u voert de gevraagde gegevens in. 6. Ik zie werknemers in het overzicht staan die al uit dienst zijn. Moet ik die nu uit dienst melden? Ja, maar alleen als ze uit dienst zijn gegaan óp of ná (Als het u stoort dat ze nog in het rijtje staan, dan kunt u ze wel met het prullenbakje wegdoen.) 7. Ik mis in dit overzicht werknemers die nu in dienst zijn. Moet ik die nu in dienst melden? Als deze werknemers in dienst zijn gekomen óp of ná kunt u de bijbehorende gegevens, zoals onder punt 5. aangegeven, aan ons doorgeven. Gegevens van werknemers die vóór bij u in dienst zijn getreden hoeft u niet via portaal aan ons door te geven. Reden hiervoor is dat wij in 2009 blanco formats van de startbrieven aanboden aan werkgevers om zelf nader in te vullen, deze formats zijn te vinden op: - fragment-3 8. Ik krijg een melding in het portaal dat ik het portaal niet meer hoef te gebruiken. Hoezo? De Pensioenwet heeft alleen betrekking op bepaalde onderdelen ( modules ) van het AEGON Gezond Werkplan. Als die modules niet meer verzekerd zijn, of de hele verzekering is beëindigd, dan hoeft u dit portaal niet meer te gebruiken. Vandaar deze melding. 9. Werknemer diverse keren in- en uit dienst. Wat moet ik opgeven? Deze werknemer zal per gelegenheid moeten worden aan- of afgemeld. Dit is namelijk een belangrijk gegeven om vast te kunnen stellen of de werknemer, in geval van schade, wel of niet verzekerd is geweest. 10. Salariswijziging in dit portaal opgeven? Mág wel, hóeft niet. Salariswijziging zou kunnen leiden tot de plicht voor AEGON om een Start- of Stopbrief te versturen. Die brief wordt helaas niet aangemaakt als u op dit portaal een salariswijziging opgeeft.. Daarom hebben wij op de startbrieven geplaatst waarin u de werknemergegevens kunt invullen. Wij verzoeken u in deze gevallen de startbrieven rechtsreeks aan uw werknemer uit te reiken. 11. Naam en geboortedatum corrigeren? Mág wel, hoeft niet. Voor de start- en stopbrieven wordt de naam van de werknemer namelijk altijd door AEGON bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) opgevraagd. Ook krijgt AEGON de correcte geboortedatum van het GBA. Deelnemeropgave

3 12. Hoe werkt het op de achtergrond? Als u een werknemer in of uit dienst meldt, controleert AEGON op uw polis voor welke module(s) een start- of stopbrief moet worden opgemaakt. AEGON verstuurt deze brieven vervolgens rechtstreeks, een wettelijke verplichting, aan de werknemer. De actuele naam- en adresgegevens van de werknemer worden door AEGON bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) opgevraagd. Deze gegevens zijn voor AEGON leidend en worden dan ook letterlijk overgenomen in de start- of stopbrief. Als het GBA de werknemergegevens niet kan leveren, bijvoorbeeld in geval van een werknemer die in het buitenland woont, zullen wij de start- of stopbrief aan de werkgever toesturen. Wij vragen u in dat geval om de start- of stopbrief aan de werknemer te geven. 13. Wanneer in / uit dienst doorgeven aan AEGON op dit portaal? De Pensioenwet stelt dat de werknemer zijn start- / stopbrief binnen drie maanden na de eerste respectievelijk laatste werkdag behoort te ontvangen. Wij vragen u daarom om in ieder geval binnen twee maanden de melding hiervan in het portaal te maken. Zodat wij het nog tijdig kunnen verwerken. Toezichthouders Pensioenuitvoerders staan onder toezicht van de AFM (Autoriteit Financiële Markten) en DNB (De Nederlandse Bank). Beide zien erop toe dat er op een correcte wijze uitvoering wordt gegeven aan de verplichtingen vanuit de Pensioenwet. Sanctie De Pensioenwet stelt dat werkgever en pensioenuitvoerder / verzekeraar beboet kunnen worden door de toezichthouders als zij hun verplichtingen niet nakomen. In de Pensioenwet (art. 176 PW) staat een lijst met verplichtingen die bij niet nakomen kunnen worden bestraft met een bestuurlijke boete. Meer informatie over de Pensioenwet Voor werknemers zie: Voor werkgevers zie: Deelnemeropgave

4 Aanvullende informatie. Inloggen AEGON heeft u per brief een wachtwoord verstrekt waarmee u kunt inloggen. Als u niet meer beschikt over uw wachtwoord voor dit portaal kunt u via de button wachtwoord vergeten uw wachtwoord opnieuw aanvragen. Let op, als een adres wordt ingevuld dat niet bekend is bij AEGON wordt er een automatische melding aangemaakt dat AEGON dit adres niet kent. Komt u er dan niet uit, stuur dan een mailtje naar hulplijnagwp@aegon.nl en vraag om een wachtwoord. Deelnemeropgave

5 Zoeken: In het overzichtscherm kunt u in het zoekveld een individuele werknemer opzoeken. Als zoekcriterium kunt u diverse werknemergegevens gebruiken. Met de knop Terug keert u terug naar het overzichtscherm. Internet browser De website werkt het beste met versie 7 of hoger van de Microsoft Internet Explorer, of met andere internet browsers zoals Mozilla FireFox, Apple Safari, etc. Als u met een andere versie werkt, kan dat onverwachte resultaten opleveren. Technnische storing Neem alstublieft contact op met AEGON. Contactgegevens AEGON - hulplijnagwp@aegon.nl Deelnemeropgave