Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp Geactualiseerd voor de jaarrekeningcontrole 2007

Transcriptie

1 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp Geactualiseerd voor de jaarrekeningcontrole 2007 Opgesteld door : Control Irene van t Walderveen Datum : 27 augustus 2007 Versie : geactualiseerd voor de jaarrekeningcontrole 2007

2 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp Inhoudsopgave pagina 1. Inleiding Algemeen Doelstelling Wettelijk kader Procedure / Communicatie 2 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) 2 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties Algemeen Goedkeurings- en rapporteringstoleranties gemeente Leiderdorp 4 4. Het begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheidscriteria Algemeen Uitwerking rechtmatigheidscriteria gemeente Leiderdorp Inventarisatie wet- en regelgeving gemeente Leiderdorp 7 5. Rapportage door accountant 8 Bijlagen 1. Wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Leiderdorp 2. Communicatie en periodiek overleg 3. Rapportages

3 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp 1. Inleiding 1.1 Algemeen Op 15 december 2003 heeft de gemeenteraad de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiderdorp vastgesteld, hierna te noemen de Controleverordening gemeente Leiderdorp De Controleverordening gemeente Leiderdorp 2004 regelt onder meer de opdrachtverlening voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In artikel 2 is bepaald dat de raad de accountant benoemd, dat dit geschiedt voor een periode van vier jaar en dat het college in overleg met de raad de aanbesteding voor de accountantscontrole voorbereidt. Voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2004 heeft de raad ervoor gekozen de bestaande relatie met Deloitte Accountants B.V. voort te zetten. Bij de benoeming van de accountant voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2005 zal de in de verordening voorgeschreven aanbestedingsprocedure worden gevolgd. Ter voorbereiding op deze aanbesteding is in het onderhavige document het programma van eisen c.q. het normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening vastgelegd. De opzet van het normenkader voor de accountantscontrole is voor een belangrijk deel gebaseerd op het voorbeeld controleprotocol aangereikt door de VNG op 12 oktober 2004 en inhoudelijk op het normenkader zoals dat voor 2004 is gehanteerd en is vastgelegd in de opdrachtbevestiging van Deloitte d.d. 14 oktober 2004, door de raad bekrachtigd op 15 november In het normenkader voor 2004 ontbraken de normen voor de rechtmatigheid echter nog in belangrijke mate. Deze zijn in het onderhavige normenkader wel uitgewerkt. In deze eerste opzet van het nomenkader is ervoor gekozen om sommige hoofdstukken te starten met een algemene paragraaf. In deze algemene paragraaf wordt eerst de theorie en achtergrond van bepaalde zaken toegelicht, waarna in het vervolg van het hoofdstuk wordt aangegeven welke specifieke keuzes de gemeente Leiderdorp daarbij heeft gemaakt en/of hoe de gemeente bepaalde zaken specifiek heeft ingevuld. 1.2 Doelstelling Het normenkader voor de accountantscontrole heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp. In aanvulling op het normenkader kan de raad overigens jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole en in overleg met de accountant, vaststellen of er speciale posten van de jaarrekening, (posten van) deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en/of gemeentelijke organisatieonderdelen zijn, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Zie paragraaf 1.4 Procedure / Communicatie. 1/8

4 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp 1.3 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke weten regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn. De gemeenteraad heeft op 15 december 2003 de verordening ex artikel 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiderdorp vastgesteld. Door middel van het onderhavige normenkader worden aan de accountant de nadere aanwijzingen gegeven over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp. 1.4 Procedure / Communicatie In de Controleverordening gemeente Leiderdorp 2004 zijn in artikel 2 vierde lid en in artikel 7 vierde lid een aantal communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar: de opdrachtverlening en het normenkader. In artikel 7 betreft het de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole: de rapportering en de accountantsverklaring. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt. 2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 GW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. 2/8

5 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 zesde lid GW (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (Nivra) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten, dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen: in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Zie ook hoofdstuk Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties 3.1 Algemeen De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en de financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie 1. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Provinciale Staten en Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De minimumeisen zijn: Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking accountantsverklaring: Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% 1% - 3% - 3% 3% 3% - 10% 10% - Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van dit zogenaamde professional judgement. 1 Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt. 3/8

6 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven accountantsverklaring, zoals in de bovenstaande tabel met minimumeisen is aangegeven. Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstolerantie wordt ook een rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 80 procent, van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag, bijvoorbeeld euro. De rapporteringstoleranties kunnen zich ook verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van de genoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. 3.2 Goedkeurings- en rapporteringstoleranties gemeente Leiderdorp Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Dit betekent een tolerantie van 1% voor fouten (1% van de totale brutolasten) en 3% voor onzekerheden (3% van de totale brutolasten). Op basis van de begroting 2005 van de gemeente Leiderdorp betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa euro en een totaal aan onzekerheden van circa 1,8 miljoen euro de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De tolerantie in euro s wordt jaarlijks achteraf op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid groter of gelijk aan euro rapporteert. 4/8

7 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp 4. Het begrip rechtmatigheid en de rechtmatigheidscriteria 4.1 Algemeen In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: begrotingscriterium; voorwaardencriterium; misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium; calculatiecriterium; valuteringscriterium; adresseringscriterium; volledigheidscriterium; aanvaardbaarheidscriterium; en leveringscriterium. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Vanaf het controlejaar 2004 wordt voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer, extra aandacht besteed aan de volgende specifieke rechtmatigheidscriteria: 1. Het begrotingscriterium; 2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); 3. Het voorwaardencriterium. In Audit Alert 13 van het Nivra d.d. 15 juli 2004 is over deze rechtmatigheidscriteria onder meer het volgende opgenomen. Ad 1. Begrotingscriterium Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is er voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen òf respectievelijk wèlke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Ad 2. M&O-criterium Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&Obeleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid die inherent is aan de regeling blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. 5/8

8 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp Ad 3. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: - de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; - de heffings- en/of declaratiegrondslag; - normbedragen (denk aan hoogte en duur); - de bevoegdheden; - het voeren van een administratie; - het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; - aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d. De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Omdat er (nog) geen generieke criteria zijn vastgesteld, dient de accountant over zowel de generieke als de specifieke criteria in overleg te treden met de raad. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. Een gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen. 4.2 Uitwerking rechtmatigheidscriteria gemeente Leiderdorp De drie specifieke rechtmatigheidscriteria, zoals hierboven opgenomen, zijn voor de gemeente Leiderdorp nader uitgewerkt als volgt. Begrotingscriterium Op 19 december 2005 heeft de gemeenteraad de Financiële verordening gemeente Leiderdorp voor 2006 vastgesteld. In deze verordening ex artikel 212 GW zijn de volgende bepalingen opgenomen, die betrekking hebben op het begrotingscriterium. Programmabegroting, artikel 3 zesde lid: Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden c.q. dat de inkomsten niet worden onderschreden. Productenraming, artikel 4 derde lid, letter c: Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. Tussentijdse rapportages en informatie, artikel 6 lid 5: Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld (vier weken) zijn wensen en bedenkingen ter 6/8

9 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp kennis van het college te brengen, voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde verplichtingen inzake: - investeringen groter dan euro; - aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan euro; - het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan euro. Tussentijdse rapportages en informatie, artikel 6 lid 6: Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe, niet begrote meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan euro. M&O-criterium De gemeente Leiderdorp heeft geen specifiek op het terrein van misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld beleidsdocument. Maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn in de diverse verordeningen en besluiten opgenomen. Daar waar van toepassing worden in de interne controles de aanwezigheid en de werking van getroffen maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik getoetst. Voorwaardencriterium Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de lijst met verordeningen, te betrekken in de rechtmatigheidstoets door de accountant in de volgende paragraaf, wordt het voorwaardencriterium uitgewerkt. 4.3 Inventarisatie wet- en regelgeving gemeente Leiderdorp De accountantscontrole op de rechtmatigheid is limitatief gericht op de naleving van de wettelijke kaders, zoals opgenomen in het overzicht van bijlage 1, in de kolommen Wetgeving extern en Regelgeving intern. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Bij de interne regelgeving vindt ten aanzien van het voorwaardencriterium uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen 2. De interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten, die niet zijn opgenomen in het overzicht van bijlage 1, vallen buiten de rechtmatigheidstoets. Deze interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van hogere besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van de lagere interne regels. 2 Dergelijke jegens derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening. 7/8

10 Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp 5. Rapportage door accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt. Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht in de vorm van een zogenaamde managementletter. De managementletter is gericht aan het College van burgemeester en wethouders. Een afschrift van de managementletter zal, inclusief een reactie van het college, door het college aan de raad ter inzage worden verstrekt. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht, gericht aan de raad en in afschrift aan het College van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit normenkader overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen worden de gesignaleerde onrechtmatigheden toegelicht, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, en andere). De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 is een overzicht van de verschillende rapportages, inclusief tijdstip van verschijnen, korte inhoud en geadresseerde opgenomen. 8/8

11 Bijlage 1 Wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Leiderdorp In het navolgende overzicht wordt de inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij de gemeente Leiderdorp te toetsen algemene (externe) en specifieke (interne) wet- en regelgeving. Dit overzicht is gebaseerd op het minimumkader zoals opgenomen in het voorbeeld controleprotocol van de VNG, aangevuld met de specifieke interne wet- en regelgeving van de gemeente Leiderdorp. In de eerste twee kolommen van het overzicht zijn de gemeentelijke activiteiten onderverdeeld naar enkele hoofdthema s en nadere specifieke activiteiten. In de kolom Wetgeving extern is de te toetsen algemene wet- en regelgeving aangegeven, die direct een relatie heeft met het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente. Het feitelijke toetsingkader voor een specifieke geldstroom moet echter veelal nog nader worden uitgewerkt. Voor subsidies voor derden worden bijvoorbeeld nadere subsidieregels opgesteld. Ook voor belastingen/heffingen moeten zaken nader worden geregeld en moet een juridische titel worden verkregen via een verordening. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gegaan worden onder meer ontleend aan de begroting, de financiële verordening en het delegatie en mandaatbesluit. Veelal heeft de gemeenteraad dus, ter verdere implementatie van de uitvoering van de algemene wet- en regelgeving, eigen verordeningen en/of beleidsregels opgesteld, waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. De voor de gemeente Leiderdorp in dit kader van toepassing zijnde interne regelgeving is eind 2004 geïnventariseerd en opgenomen in de kolom Regelgeving intern. Het overzicht is voor de controle op de jaarrekening 2006 geactualiseerd en opnieuw voor de controle op de jaarrekening over Daarbij zijn de wijzigingen in de interne wet- en regelgeving meegenomen tot en met de raadsvergadering van 16 juli Te ontvangen subsidies en/of specifieke uitkeringen: Door de Rijksoverheid dan wel andere instanties kunnen op grond van de algemene weten regelgeving specifieke geldstromen worden geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen, gebaseerd op specifieke (subsidie) regelgeving. Deze regelgeving is niet in het overzicht opgenomen. Voor het verkrijgen van subsidies en/of specifieke uitkeringen moet veelal wel worden voldaan aan de in deze wet- en regelgeving geformuleerde (nadere) voorwaarden, het zogenaamde voorwaardencriterium. Wanneer voor het verkrijgen van de geldstromen ook gesteund moet worden op gegevens van derden, dan zal inzake de juistheid en volledigheid van deze gegevens rekening moeten worden gehouden met mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, het zogenaamde M&O-criterium. In algemene zin gelden in voorkomende gevallen ook nog andere rechtmatigheidscriteria, vaak ook als nadere invulling van het voorwaardencriterium. Het calculatiecriterium, ofwel wordt het juiste bedrag berekend, is algemeen geldend wanneer op basis van tarieven of normen geldstromen worden verkregen. Daar waar van toepassing op de gemeente Leiderdorp, wordt de specifieke (subsidie) regelgeving in de rechtmatigheidscontrole meegenomen. Met ingang van 2006 is door de Rijksoverheid voor een aantal specifieke uitkeringen het zogenaamde SISA-principe geïntroduceerd. Dit houdt in dat de gemeente zich over deze specifieke uitkeringen alleen nog in de jaarrekening (in een afzonderlijke bijlage) hoeft te verantwoorden en niet meer via afzonderlijke verantwoordingsrapportages aan de verschillende ministeries. Met ingang van de jaarrekening over 2007 is het de bedoeling dat alle specifieke uitkeringen op deze wijze worden verantwoord. Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

12 Wet- en regelgeving ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole jaarrekening 2007 Gemeente Leiderdorp Hoofdthema Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern 3 Algemeen Bestuur en ondersteunende processen Algemeen financieel middelenbeheer - Grondwet - Burgerlijk Wetboek - Gemeentewet - Besluit Begroting en Verantwoording - Wet gemeenschappelijke regelingen - Algemene Wet Bestuursrecht - Financiële verordening gemeente Leiderdorp 2005 (raad 12/2005) - Controleverordening gemeente Leiderdorp 2004 (raad 12/2003) - Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Leiderdorp 2004 (raad 12/2003) - Verordening gemeentelijke rekenkamer 2004 (raad 05/2004) - Organisatiebesluit gemeente Leiderdorp 2006 (B&W 04/2006) - Delegatiebesluit gemeente Leiderdorp 2003 (raad 04/2003) - Besluit mandaat, machtiging en volmacht gemeente Leiderdorp (diverse data, regelmatige actualisatie, besluiten door B&W) - Nota reserves en voorzieningen (raad 12/2005) - Regeling budgethouders gemeente Leiderdorp 2007 (B&W 05/2007) Treasurybeheer - Wet financiering decentrale overheden - Treasurystatuut 2004 gemeente Leiderdorp (raad Arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid - Ambtenarenwet - Fiscale wetgeving - Sociale verzekeringswetten - CAR/UWO 05/2004) - Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling (bij wijzigingen vaststelling door B&W) - Uitwerkingsovereenkomst (UWO) (bij wijzigingen vaststelling door B&W) - Bezoldigingsregeling Leiderdorp 1999 (raad 02/2000) - Verordening vergoeding reiskosten en kinderopvang wethouders 2006 (raad 02/2006) - Regeling vuilwerktoeslag, herwaardering (B&W 12/2005) - Regeling beschikbaarheidsdiensten 1999, 2 e herziening (B&W 12/2003) 3 Tussenhaakjes staat de maand plus het jaar waarin vaststelling door de raad dan wel B&W heeft plaatsgevonden. Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

13 Hoofdthema Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern 3 Burgerzaken en Belastingen Inkopen en contractbeheer Burgerlijke stand en afgifte documenten - EU-aanbestedingsregels - Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten - Burgerlijk wetboek - Gemeentewet - Wet GBA - Wet rechten burgerlijke stand - Regeling reiskosten woon-werkverkeer 2001, 3 e herziening (B&W 02/2006) - Regeling reiskostenvergoeding gemeente Leiderdorp 1998 (dienstreizen, studiereizen), 1 e herziening (B&W 01/2002) - Regeling maaltijdvergoeding 2002, herziening van bedragen (B&W 01/2006) - Regeling stagevergoeding c.a. (DIR 12/2002) - Nota inkopen en aanbesteden in de gemeente Leiderdorp (deel I Beleid: raad 11/2006, deel II Uitvoering: B&W 10/2006) - Regeling budgethouders gemeente Leiderdorp 2007 (B&W 05/2007) - Regeling budgethouder griffie gemeente Leiderdorp 2005 (raad 06/2005) - Verordening op de heffing en invordering van leges 2007 (raad 12/2006) - Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (raad 06/2006) - Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (B&W 12/2006) - Verordening op de heffing en invordering van onroerende-zaakbelasting 2007 (raad 12/2006) geen OZB - Gemeentewet - Wet waardering Onroerende Zaken Parkeerbeheer - Gemeentewet - Wet Mulder administratiefrechtelijke heffigen Toeristenbelasting - Gemeentewet - Verordening op de heffing en invordering van toeristenbelasting 2007 (raad 12/2006) Forensenbelasting - Gemeentewet geen Grafrechten - Gemeentewet - Wet op de lijkbezorging - Verordening beheer begraafplaatsen Leiderdorp 1994 (raad 12/1994) - Verordening op de heffing en invordering van lijkbezorgingsrechten 2007 (raad 12/2006) Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

14 Hoofdthema Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern 3 Hondenbelasting - Gemeentewet - Verordening op de heffing en invordering van hondenbelasting 2007 (raad 12/2006) Baatbelasting - Gemeentewet geen Openbare orde en veiligheid Vreemdelingenzaken en integratie Marktgelden - Gemeentewet - Verordening op de heffing en invordering van marktgelden 2007 (raad 12/2006) Reclame en precariorechten - Gemeentewet - Verordening op de heffing en invordering van precariorechten 2007 (raad 12/2006) Handhaving - Gemeentewet - Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Leiderdorp 2005 (raad 07/2005) - Bouwbeleidsplan (raad 12/2006) - Nota Handhaving bouwregelgeving en bestemmingsplannen gemeente Leiderdorp (raad 01/2000) - Winkeltijdenwet - Verordening winkeltijden Leiderdorp (raad 11/2006) - Marktverordening Leiderdorp 2003 (raad 09/2003) Brandweer en - Brandweerwet Verordening regelende de aanspraken bij ongeval voor rampenbestrijding vrijwilligers bij de gemeentelijke brandweer 1995 (raad 12/1995) - Verordening op de heffing en de invordering van brandweerrechten 2007 (raad 12/2006) Brandbeveiligingsvergunningen - Gemeentewet - Bouwverordening 2007 (raad 07/2007) Woonwagens - Gemeentewet - Verordening verhuiskosten woonwagenlocatie Persant Snoepweg Leiderdorp (raad 04/2005) Vreemdelingenzaken - Vreemdelingenwet geen Integratie - Wet inburgering - Verordening Wet inburgering gemeente Leiderdorp 2007 (raad 03/2007) - ROA/VVTV geen Groen en milieubeheer Groenbeheer - Boswet - Kaderwet LNV-subsidies - Verordening op de beplantingen in Leiderdorp 2005 (raad 10/2005) - Eerste wijziging op de verordening op de beplantingen in Leiderdorp 2005 (raad 12/2005) Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

15 Hoofdthema Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern 3 Afvalstoffenbeheer - Gemeentewet - Verordening op de heffing en invordering van afvalstoffenheffing en reinigingsrechten 2007 (raad 12/2006) - Afvalstoffenverordening 2004 (raad 12/2004) Rioolbeheer en reiniging - Gemeentewet - Wet op de waterhuishouding - Waterleidingwet Verkeer en Vervoer Wegenbeheer - Wegenverkeerswet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer - Regeling gehandicaptenparkeerkaart - Verordening op de heffing en invordering van rioolrechten 2007 (raad 12/2006) Milieubeheer - Wet belastingen op milieugrondslag Is ondergebracht bij de Regionale Milieudienst West Holland - Wegsleepverordening gemeente Leiderdorp 2007 (raad 02/2007) - Wet personenvervoer geen Stedelijke ontwikkeling, wonen en economie Havenbeheer Grondexploitatie Intensivering Stedelijke Vernieuwing - Binnenschepenwet geen - Besluit administratieve bepalingen wegverkeer - Taxiwet geen - Wet ruimtelijke ordening - Besluit op de ruimtelijke ordening - Wet ISV geen - Procedureregeling planschadevergoeding 2006 (B&W 03/2006) - Exploitatieverordening gemeente Leiderdorp 1998 (raad 03/1998) - Nota Gronduitgiftebeleid groenstrookjes (raad 12/2000) - Nota Grondbeleid (raad 07/2006) - Bouwverordening 2007 (raad 07/2007) - Bouwbeleidsplan (raad 12/2006) - Verordening op de heffing en invordering van leges 2007 (raad 12/2006) Telecommunicatie - Telecommunicatiewet geen Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

16 Hoofdthema Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern 3 Zorg, Welzijn en Sport Wonen, economie en beheer gemeentelijke panden en accommodaties Algemeen welzijn en sport - Leegstandswet - Woningwet - Huurprijzenwet woonruimte - Huisvestingswet - Huurwet - Huursubsidiewet - Besluit woninggebonden subsidies - Wet bevordering eigen woningbezit - Huisvestingsverordening 1998, inclusief wijziging (raad 09/2001) - Huisvestingsverordening Leidse Regio 2005 (Holland Rijnland) (raad 12/2005) - Welzijnswet - Algemene subsidieverordening Leiderdorp 2007 (raad 03/2007) Gehandicaptenzorg - Wet maatschappelijke ondersteuning - Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning gemeente Leiderdorp (raad 09/2006) - Besluit voorzieningen maatschappelijke ondersteuning (B&W 12/2006) Kinderopvang - Wet kinderopvang - Verordening toekenning tegemoetkoming kinderopvang gemeente Leiderdorp (raad 10/2004) - Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten geen Jeugd, onderwijs en cultuur Verzorgen basis- en speciaal onderwijs - Wet op het primair onderwijs - Wet op de basiseducatie - Wet op de expertisecentra - GOA - Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Leiderdorp (raad 11/2006) - Verordening leerlingenvervoer gemeente Leiderdorp (raad 11/2005) Verzorgen voortgezet onderwijs - Wet op het voortgezet onderwijs - Wet op het hoger onderwijs en wetenschapplijk onderzoek - Wet educatie- en beroepsonderwijs - Mediawet - Wet op het specifiek cultuurbeleid Cultuur en lokale media Volksgezondheid Ambulance vervoer - Wet ambulancevervoer geen geen - Algemene subsidieverordening Leiderdorp 2007 (raad 03/2007) Ongediertebestrijding - Gemeentewet - Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Leiderdorp 2005 (raad 07/2005) Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

17 Hoofdthema Specifieke activiteit Wetgeving extern Regelgeving intern 3 Werk en inkomen Sociale inkomensvoorzieningen Werkgelegenheid Schuldhulpverlening - Wet Werk en Bijstand - IOAW en IOAZ - Sociale en Fiscale wetgeving - Wet Werk en Bijstand - Wet Sociale Werkvoorziening - Wet op het kredietbeheer - Wet schuldsanering natuurlijke personen - Verordening reïntegratie 2004 (raad 09/2004) - Beleidsplan reïntegratie gemeente Leiderdorp 2006/2007 (raad 12/2006) - Verordening toeslagen en verlagingen WWB 2004 (raad 09/2004) - Handhavingsverordening WWB 2004 (raad 09/2004) - Afstemmingsverordening WWB 2004 (raad 09/2004) - Beleidsregels bijzondere bijstand 2005 (B&W 11/2005) - Beleidsregels langdurigheidstoeslag WWB 2006 (B&W 11/2006) - Beleidsregels vrijlating inkomen WWB 2004 (B&W 11/2004) - Beleidsregels vrijlating inkomen IOAW en IOAZ 2004 (B&W 11/2004) - Beleidsregels terugvordering WWB 2005 (B&W 05/2005) - Beleidsregels verhaal WWB 2005 (B&W 05/2005) - Beleidsregels krediethypotheek en pandrecht WWB (B&W 05/2005) geen geen Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 1

18 Bijlage 2 Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn over het algemeen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en/of management gewenst. Gesprekspartner Aantal per jaar Toelichting Presidium twee De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. Het presidium is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met het presidium zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen worden teruggekoppeld naar het presidium. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen) worden besproken in de commissie voor de rekening. Griffier pm Informeel voortgangsoverleg naar behoefte. Financieel management drie Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interimcontrole (op basis van de concept managementletter) en van de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen). Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Afdelingen pm Binnen de afdelingen zal, in het kader van de controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingshoofden en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen. Portefeuillehouder Financiën College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad twee pm Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad. Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 2

19 Bijlage 3 Rapportagemomenten De volgende standaard rapportages worden onderkend. Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Na afronding van de interimcontrole Mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), evenals overige van belang zijnde onderwerpen. College van B&W (rapportage inclusief reactie van het college ter inzage aan de raad) Verslag van bevindingen Na afronding van de controle van de jaarrekening De vraag of de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast de fouten, onzekerheden en/of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met de afgesproken rapporteringstoleranties. Tenslotte de relatie tussen de goedkeuringstolerantie en de feitelijke bevindingen. Raad Accountantsverklaring Na afronding van de controle van de jaarrekening Oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. Raad Normenkader voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp bijlage 3