Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen.

Transcriptie

1 PRAKTIJKGIDS Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. Werken met ISO 14001:2015 De impact van milieumanagement René Gouwens Dick Hortensius Ronald Spruit Normalisatie: de wereld op één lijn.

2 Werken met ISO 14001:2015

3 Werken met ISO 14001:2015 De impact van milieumanagement René Gouwens, Dick Hortensius en Ronald Spruit Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut, Delft, 2016

4 Colofon Auteurs René Gouwens, NEN Dick Hortensius, NEN Ronald Spruit, TÜV Nederland Interviews Siebrand van der Ploeg, SPJ Vormgeving Kade 05, Eindhoven 1e druk, 2016 ISBN NUR 800 UIT 73 ICS Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut, Delft, 2016 Auteursrecht voorbehouden. Behoudens uitzondering door de wet gesteld mag zonder schriftelijke toestemming van het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van fotokopie, microfilm, opslag in computerbestanden of anderszins, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut is met uitsluiting van ieder ander gerechtigd de door derden verschuldigde vergoedingen voor verveelvoudiging te innen en/of daartoe in en buiten rechte op te treden, voor zover deze bevoegdheid niet is overgedragen c.q. rechtens toekomt aan de Stichting Reprorecht. Hoewel bij deze uitgave de uiterste zorg is nagestreefd, kunnen fouten en onvolledigheden niet geheel worden uitgesloten. Het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut en/of de leden van de commissies aanvaarden derhalve geen enkele aansprakelijkheid, ook niet voor directe of indirecte schade, ontstaan door of verband houdend met toepassing van door het Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut gepubliceerde uitgaven. Koninklijk Nederlands Normalisatie-instituut Vlinderweg 6, Postbus 5059, 2600 GB Delft Telefoon (015)

5 Voorwoord U overweegt serieus, of heeft al besloten, om ISO in te voeren. Een belangrijke stap, waarbij u zult ervaren dat deze ISO-norm veel toegevoegde waarde voor uw organisatie heeft. U bevindt zich hierbij in een goed en nog steeds groeiend gezelschap. Eind 2014 hadden organisaties in 170 landen van de mogelijkheid gebruikgemaakt een milieumanagementsysteem op te zetten volgens ISO en het te laten certificeren tegen deze wereldwijd erkende eisen. Waarschijnlijk heeft een nog veel groter aantal organisaties deze internationale norm als referentiekader gebruikt zonder te kiezen voor certificatie van hun milieumanagementsysteem. ISO is daarmee een belangrijk instrument voor de eigen verantwoordelijkheid die organisaties hebben om de effecten op het milieu als gevolg van hun activiteiten, producten en diensten terug te dringen en zo een bijdrage te leveren aan duurzame ontwikkeling. Ook in Nederland is ISO aangeslagen. Van meet af aan hebben overheid, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties in Nederland de handen ineengeslagen om ervoor te zorgen dat certificaten tegen ISO betekenis hebben. Daardoor kan de overheid organisaties met een gecertificeerd systeem iets bieden als tegenwaarde. Bijvoorbeeld een andere wijze van toezicht op naleving van de milieuvergunning. Daarbij blijft het belangrijk dat een organisatie laat zien dat toepassing van ISO werkelijk leidt tot naleving van wet- en regelgeving, zelfcorrigerend vermogen en verbetering van milieuprestaties. Maar ISO is meer dan een instrument om te voldoen aan wettelijke eisen. Het is een managementinstrument voor het identificeren en managen van risico's en kansen op milieugebied die verbonden zijn met de activiteiten, producten en diensten van een organisatie en van de productieketen waarvan die organisatie deel uitmaakt. Daarmee is ISO niet alleen een interessant hulpmiddel voor operationele beheersing van milieukritieke werkzaamheden, maar ook voor productgerichte milieuzorg en strategisch milieumanagement. In het kader van duurzaam inkopen door de overheid, bijvoorbeeld, kan het bezit van een ISO certificaat voordeel bieden. Maar ook in andere business-to-business transacties is aantoonbaar werken met ISO steeds meer een randvoorwaarde. 5

6 De huidige versie van ISO is gestructureerd volgens de High Level Structure (HLS). Hiermee volgt ISO een basisstructuur met kerneisen, die algemeen geldend zijn voor alle ISO-managementsystemen. Alle nieuwe en herziene ISO-managementsysteemnormen zullen volgens deze structuur zijn opgebouwd. Integratie van milieumanagement met bijvoorbeeld kwaliteits- en arbomanagement of informatiebeveiliging is zo veel gemakkelijker. Hierdoor sluiten managementsystemen beter aan op de trend van integraal management. Een ander belangrijk aspect van deze ISO is dat er een directe koppeling wordt gelegd tussen de bedrijfsstrategie ( de goede dingen doen ) en de operationele bedrijfsvoering ( die dingen ook goed doen ). Daarmee vereist ISO het koppelen van het milieubeleid aan de strategie van de organisatie en het integreren van managementsysteemprocessen in de dagelijkse bedrijfsvoering. Het resultaat daarvan is dat het milieumanagementsysteem de directie helpt om strategische milieudoelen te realiseren en voor de medewerkers een praktisch hulpmiddel is om op een milieuverantwoorde wijze hun werkzaamheden uit te voeren. De milieumanager kan daarbij de rol pakken als verbindende schakel tussen strategie en operatie, namelijk het doorvertalen van de onderwerpen waar het in de directiekamer over gaat, naar operationele processen. Andersom moet hij ervoor zorgen dat informatie over het presteren van de operatie weer managementinformatie wordt. Deze gids biedt praktische handvatten om een milieumanagementsysteem op te zetten volgens of aan te passen aan de eisen van ISO Interviews tussen de theorie door geven interessante praktijkdoorkijkjes. Door het stappenplan in deze praktijkgids uit te voeren kunt u de komst van de certificerende instelling met een gerust hart afwachten. Maar nog belangrijker is dat u zult ervaren dat ISO echt helpt bij het realiseren van de strategische (milieu)doelstellingen van uw organisatie. Wij wensen u veel succes bij deze voor uw organisatie belangrijke stap! René Gouwens, Dick Hortensius en Ronald Spruit 6

7 Inhoud Inleiding Milieumanagement en ISO Aandacht voor milieu Milieumanagement bij organisaties De essentie van een managementsysteem Algemene eisen voor managementsystemen De toegevoegde waarde van een milieumanagementsysteem De normen voor milieumanagement Interview Mia Goetvinck, Ricoh BeLux over het toepassen van ISO: Gebruik het concept, maar probeer de term ISO te vermijden Managementthema s Inleiding Koppeling strategie en operatie Leiderschap Risicogebaseerd denken, compliancemanagement en stakeholdermanagement Procesmanagement Verbetermanagement Mensen en middelen Verdieping Risicogebaseerd denken Interviews Ton Dijkzeul, GITP, over de relatie tussen leiderschap en ISO: Inspireren en consulteren passende leiderschapsstijlen bij nieuwe ISO s

8 Renco Bakker, BPM Consult, over procesmanagement: Zie processen niet alleen als een bedrijfskundig systeem, maar vooral ook als een sociaal systeem Wegwijs in de norm ISO Schematisch overzicht Inleiding Onderwerp en toepassingsgebied Normatieve verwijzingen Termen en definities Context van de organisatie Leiderschap Planning Ondersteuning Uitvoering Evaluatie van de prestaties Verbetering Bijlagen A en B Interview Bertus Wessels, Aebi Schmidt Nederland, over ISO 14001:2015: We deden alles al zoals het hoort, maar we wilden het ook aantoonbaar maken De stappen voor het opzetten en invoeren van een milieumanagementsysteem Inleiding Het stappenplan Interviews Edwin Martherus over risicodenken: We moeten het risico- en kansenmanagement gaan noemen! Ronald Spruit, TÜV Nederland, over managementsystemen en documentatie: Competenties, onderlinge communicatie, gereedschappen en documentatie zijn communicerende vaten Certificatie Inleiding Wel of niet certificeren Principes van certificatie Het certificatieschema van SCCM De verschillende stappen bij certificatie

9 Bijlagen 1 Termen en definities High Level Structure Documentatievereisten ISO 14001: Overzicht van de ISO normen voor milieumanagement Over de auteurs

10 10

11 Inleiding Na een periode van relatieve rust is de aandacht voor milieu de afgelopen jaren weer flink toegenomen. Denk aan het nationale Energieakkoord, het mondiale klimaatverdrag van Parijs en de aandacht voor circulaire economie op nationaal en Europees niveau. Al deze ontwikkelingen in de context van organisaties hebben invloed op de manier waarop zij met milieuzaken omgaan en op het milieumanagementsysteem dat hen daarin ondersteunt. Daarom is het goed dat ISO van tijd tot tijd wordt herzien om ervoor te zorgen dat de eisen die de norm stelt, blijven aansluiten bij de behoeften en verwachtingen van organisaties die de norm toepassen en van hun belanghebbenden. De nieuwe ISO 14001:2015 gaat impact hebben op de inhoud en positionering van milieumanagement in veel organisaties in en buiten Nederland. Dat staat voor ons als een paal boven water. En het kan ook bijna niet anders, want de nieuwe ISO is gebaseerd op twee belangrijke uitgangspunten die tot fundamentele veranderingen in de structuur en inhoud van de norm hebben geleid. Ten eerste de toepassing van de High Level Structure (HLS), die ervoor zorgt dat de integratie van verschillende managementsystemen eenvoudiger wordt. Ten tweede een aantal nieuwe en aangepaste milieumanagementconcepten, met de bedoeling dat ISO blijft aansluiten bij de laatste inzichten in het vakgebied milieumanagement. Het resultaat is een gloednieuwe ISO 14001, waarmee u richting overheden, klanten en andere belanghebbenden kunt aantonen dat u streeft naar steeds betere milieuprestaties in het perspectief van duurzame ontwikkeling. Niet alleen in uw eigen bedrijfsvoering, maar ook in de keten waar uw organisatie deel van uitmaakt. ISO bevat eisen die wereldwijd toepasbaar zijn voor alle typen organisaties, ongeacht aard, omvang, soort milieuproblemen en de (natuurlijke) omgeving waarin ze opereren. Dat betekent dat de eisen tamelijk abstract zijn geformuleerd. Elke organisatie zal dus een vertaalslag moeten maken van de generieke eisen in ISO naar de eigen situatie. Inleiding 11

12 Daarvoor is allereerst een goed begrip van die eisen noodzakelijk. De bijlage bij ISO en de richtlijn ISO geven al de nodige toelichting om de eisen goed te kunnen interpreteren en toe te passen. Deze gids beoogt nog een stap verder te gaan en organisaties praktische handvatten te geven om met ISO aan de slag te gaan. Daarbij is ons uitgangspunt niet omdat het moet van ISO, maar omdat het uw organisatie helpt (nog) beter te presteren in een omgeving die voortdurend en steeds sneller verandert. En om milieumanagement echt te integreren in de strategie van de organisatie en in te bedden in de normale bedrijfsprocessen. In hoofdstuk 1 gaan we kort in op de redenen voor organisaties om een milieumanagementsysteem invoeren, wat dat eigenlijk inhoudt en hoe het een organisatie kan helpen doelstellingen op milieugebied te realiseren. Daarbij besteden we ook aandacht aan de achtergrond, inhoud en betekenis van de HLS, de nieuwe kern van de ISO-managementsysteem normen en dus ook van ISO Een goed inzicht in die kern is belangrijk, omdat die bepalend is voor de nieuwe structuur en onderlinge samenhang van de hoofdelementen van ISO Bovendien kunt u op basis van die kern uw milieumanagementsysteem integreren met kwaliteitsmanagement of naderhand andere managementsystemen introduceren in uw organisatie, bijvoorbeeld arbomanagement of informatiebeveiliging. Ook lichten we toe tegen welke achtergrond de internationale normen voor milieumanagement zijn ontwikkeld en wat de belangrijkste normen en richtlijnen zijn voor het opzetten, invoeren en aantonen van milieumanagementsystemen. Daarbij besteden we ook aandacht aan enkele nauw met ISO verwante normen, zoals die voor energiemanagement en maatschappelijke verantwoordelijkheid van organisaties. In hoofdstuk 2 laten we zien dat de HLS helpt een aantal belangrijke managementthema s in te bedden in uw organisatie. Het gaat om onderwerpen die steeds belangrijker worden voor de winstgevendheid, de continuïteit en het imago van bedrijven en daarom hoog op de agenda van de directie staan. Bijvoorbeeld risicomanagement, compliance en de relatie met stakeholders. En de koppeling van strategie met de operationele activiteiten van een organisatie en de aandacht voor mensen en middelen. Inzicht in deze onderliggende managementthema s helpt u om milieumanagement onderdeel te laten worden van deze besturingsprocessen. Hoofdstuk 3 is de kern van deze praktijkgids. Hierin maken we u wegwijs in de norm en lichten we alle eisen van ISO toe. Per eis geven we aan wat de essentie is vanuit de HLS, wat de betekenis daarvan is voor milieumanagement en hoe u aan deze eisen kunt voldoen. Hoofdstuk 4 geeft een stappenplan voor de invoering van ISO We reiken hierbij praktische handvatten aan voor het proces dat ertoe moet leiden dat u met succes de letter, en wat ons betreft ook de geest, van de norm implementeert in uw (milieu-) managementsysteem. 12 Inleiding

13 In hoofdstuk 5 geven we informatie over het certificeren van uw milieumanagementsysteem. Tot slot bevat deze gids nog een aantal bijlagen. In bijlage 1 vindt u de termen en definities voor milieumanagement uit ISO In bijlage 2 is de kerntekst (HLS) opgenomen die de basis vormt van alle ISO managementsysteemnormen. In bijlage 3 hebben we de documentatievereisten uit ISO op een rijtje gezet. Bijlage 4 bevat een overzicht van alle normen in de ISO serie die u kunt toepassen om onderdelen van uw milieumanagementsysteem te verdiepen. Inleiding 13

14 14

15 1 Milieumanagement en ISO Aandacht voor milieu Milieu is belangrijk! Er is een toenemend besef dat de draagkracht van de aarde grenzen heeft. Denk aan: uitputting van grondstoffen; klimaatverandering; schaarste van zoet water; vervuiling van de oceanen Deze problemen bedreigen welzijn en welvaart. Daarom wordt duurzame ontwikkeling steeds meer het richtsnoer voor het handelen van overheden en organisaties. Een ontwikkeling die de huidige behoeften dekt, mag het vermogen van toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien niet in gevaar brengen. Er is een gebalanceerde aandacht nodig tussen: economische ontwikkeling; sociale rechtvaardigheid; een duurzaam milieu. Organisaties zorgen voor producten en diensten die in maatschappelijke behoeften voorzien. Ze zorgen ook voor werkgelegenheid. Willen zij die functies kunnen blijven vervullen? Dan is aandacht voor de natuurlijke omgeving onontbeerlijk. Unilever kan immers geen vis meer verkopen als de oceanen leeg zijn, Shell geen olie meer als de bronnen zijn opgedroogd en Van den Bergh geen tropisch hardhout meer als de Amazone ontbost is. Aandacht voor het milieu is tegenwoordig een harde randvoorwaarde voor duurzaam succes en continuïteit van organisaties. Niet alleen in mondiaal perspectief, maar ook op lokaal niveau. Milieumanagement en ISO

16 Bestelformulier Stuur naar: NEN Standards Products & Services t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer WB Delft NEN Standards Products & Services Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft Ja, ik bestel ex. UIT 73-Werken met ISO 14001:2015 nl Praktijkgids Werken met ISO T (015) F (015) Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: klantenservice@nen.nl Post: NEN Standards Products & Services, t.a.v. afdeling Klantenservice Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2018, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: LEREN, WERKEN EN GROEIEN MET NEN preview