PRODUCTSCHAPPEN VEE, VLEES EN EIEREN

Transcriptie

1 INTEGRITEITSCODE PRODUCTSCHAPPEN VEE, VLEES EN EIEREN Vastgesteld door het GS-bestuur op 19 mei 2008, met instemming van de Ondernemingsraad (OR) Voorzitter PVE, drs. J.J. Ramekers. Voorzitter OR, T. den Hollander. 1

2 Voorwoord De Integriteitscode Productschappen Vee, Vlees en Eieren (hierna: PVE of productschappen) is met instemming van de Ondernemingsraad (OR) vastgesteld. De Integriteitscode PVE maakt een integraal onderdeel uit van de individuele arbeidsovereenkomst van PVE-medewerkers. De Integriteitscode is derhalve van toepassing op medewerkers van het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) van de PVE. De directie en de OR hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor deze Integriteitscode. De directie voor de opstelling en onderhoud, de OR voor instemming. De geldigheid van de Integriteitscode is drie jaar na datum invoering. Wanneer de Integriteitscode na afloop van de geldigheid niet door de directie met instemming van de OR is gewijzigd, zal deze geacht worden telkens voor drie jaar stilzwijgend en ongewijzigd te zijn verlengd. Dit laat onverlet dat zowel de directie als de OR te allen tijde tussentijds een voorstel van wijziging kunnen voorleggen. Zoetermeer, (DATUM) 2

3 Leeswijzer De Integriteitscode van de PVE is opgebouwd uit drie delen. Het eerste deel bevat de zogenaamde kernwaarden. Dat zijn abstracte waarden die ten grondslag liggen aan het werken bij de productschappen. De kernwaarden zijn bewust algemeen gehouden omdat het veelal onmogelijk en zelfs ongewenst is om elke situatie waarin integriteitvragen aan de orde komen te beschrijven. In deel twee zijn specifieke normen en regels vastgelegd met betrekking tot aspecten die zich daar voor lenen. Enkele aspecten zijn reeds geregeld in aparte regelingen. In die gevallen wordt onder de begeleiding van een omschrijving verwezen naar de betreffende regelgeving. In het derde deel wordt ingegaan op maatregelen die strekken tot bevordering van de integriteit. 3

4 Inhoudsopgave 1. Inleiding Kernwaarden Onpartijdigheid Betrouwbaarheid Zorgvuldigheid Dienstbaarheid en respectvolle bejegening Professionaliteit en morele verantwoordelijkheid Specifieke normen en spelregels Ongewenste omgangsvormen Geheimhouding Aannemen van Geschenken Nevenwerkzaamheden Internet-, en telefoongebruik Internet en Telefoongebruik Inkoop Gebruik bedrijfsmiddelen Voorzieningen en maatregelen ter bevordering van Integriteit Vertrouwenspersoon integriteit Klokkenluidersregeling Sancties Bijlage: Klokkenluidersregeling 4

5 1. Inleiding De missies van het Productschap Vee en Vlees (PVV) en van het Productschap Pluimvee en Eieren (PPE) kunnen als volgt worden omschreven. Het Productschap Vee en Vlees: Het productschap is een gespecialiseerde organisatie die op basis van zijn wettelijke positie en bevoegdheden de sociaal-economische ontwikkeling van de vee- en vleessector in een maatschappelijk kader faciliteert en ondersteunt bij die zaken die noch door individuele bedrijven noch door private organisaties kunnen worden opgepakt. Zij legt verantwoording af aan de bedrijfsgenoten, de democratische staatsorganen en de maatschappij in brede zin. Het productschap Pluimvee en Eieren: Het productschap wordt, als publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie, paritair bestuurd door de sociale partners en is onderdeel van het geheel van instellingen dat door sociale partners in het leven is geroepen om de belangen te behartigen, regelingen uit te voeren en diensten te leveren voor sociale partners, private organisaties en individuele ondernemingen, werknemers en overheid. Het PPE vervult een platformfunctie, die in beginsel openstaat voor andere maatschappelijke organisaties. De PVE is de naam van het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) van het Productschap Vee en Vlees (PVV) en het Productschap Pluimvee en Eieren (PPE). Deze twee productschappen zijn zelfstandige organisaties met een eigen bestuurlijke verantwoordelijkheid. De taken van de schappen staan in het teken van het gemeenschappelijke belang van de sector én het algemeen belang van de maatschappij. De schappen voeren taken uit die niet door brancheorganisaties of vakbonden (kunnen) worden verricht en ook niet door individuele bedrijven. Een medewerker van de PVE levert derhalve direct of indirect een bijdrage aan sectoroverstijgende taken die uitgevoerd worden in het belang van bedrijfsgenoten 1 in de sector en de maatschappij. Vanuit deze functie is het vanzelfsprekend dat de sector en de maatschappij integer handelen van de medewerker van de PVE mogen verwachten. Tevens is de integriteit essentieel voor medewerkers van de PVE met betrekking tot de onderlinge verhoudingen op de werkvloer en het gedrag van medewerkers jegens elkaar. Integriteit is een kwaliteitskenmerk voor het functioneren van personen en organisaties. Het geeft niet alleen de mate van onkreukbaarheid en betrouwbaarheid aan, maar is ook een maatstaf of iemand zich in zijn handelen laat leiden door de normen en waarden die kenmerkend zijn voor goed werknemerschap 2. Integriteit als persoonlijke eigenschap komt het beste tot haar recht in een omgeving waarin aandacht wordt besteed aan integer gedrag. De cultuur binnen de PVE moet zó zijn dat iedereen, als het om integer gedrag gaat, het hoogste nastreeft. Het instellen van een Integriteitscode bevordert het integer gedrag van medewerkers naar de sector toe en jegens collega s binnen de productschappen. Een Integriteitscode waarin kernwaarden en normen zijn beschreven en vastgelegd, biedt medewerkers immers een duidelijk kader waaraan zij zich moeten houden. Een Integriteitscode brengt dus niet alleen verplichtingen voor de medewerker mee. Ook op de werkgever rusten verplichtingen. De medewerker heeft recht op een volwaardig integriteitbeleid. Dat wil onder andere zeggen dat 1 Met het begrip bedrijfsgenoten wordt in deze Integriteitscode bedoeld: de ondernemingen waarvoor de productschappen zijn ingesteld en de bij die ondernemingen betrokken personen (de werknemers). 2 Zoals bedoeld in artikel 7:611, zesde lid, Burgerlijk Wetboek (BW) 5

6 hij niet onnodig wordt blootgesteld aan integriteitrisico s tijdens zijn werkzaamheden en dat hij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is daartegen door zijn werkgever wordt beschermd. Dit vloeit voort uit de eis van goed werkgeverschap. Met de Integriteitscode wordt uitwerking gegeven aan Principe XI van de Code Goed Bestuur. In Principe XI is bepaald dat het bestuur van de PVE een integriteitprotocol voor medewerkers van de PVE opstelt. Deze Integriteitscode bevat voorschriften met betrekking tot het ontvangen en aanbieden van geschenken en het privé-gebruik van bedrijfsmiddelen, derhalve wordt met deze code ook uitwerking gegeven aan Principe IX en X van de Code Goed Bestuur. 2. Kernwaarden. Kernwaarden zijn beginselen die tot uitdrukking brengen waar mensen in organisaties voor staan en hoe een organisatie wil werken. Ze vormen als het ware het onderliggende gedachtegoed voor (een aantal van) de integriteitnormen en -regels die hierna aan de orde komen. Zij geven een breder, soms een abstracter, kader voor het ethisch handelen binnen een organisatie. Op deze wijze kan in situaties waarin de concrete integriteitregels mogelijk onvoldoende houvast bieden, of waar deze afwezig zijn, op deze waarden worden teruggevallen. Kernwaarden hebben zowel betrekking op het handelen van de medewerkers in hun contacten met bedrijfsgenoten of andere externe relaties als in de onderlinge verhoudingen. Er zijn verschillende categorieën kernwaarden te onderscheiden die gelden voor de productschappen. 2.1 Onpartijdigheid Omdat de productschappen het sectorbelang vertegenwoordigen, moeten bedrijfsgenoten en derde partijen erop kunnen vertrouwen dat de medewerkers van de productschappen niet de ene sectorgenoot voortrekt ten opzichte van de andere, met andere woorden dat de productschappen niet bevooroordeeld of partijdig zijn. De medewerker moet op zuiver zakelijke gronden tot een oordeelsvorming kunnen komen en mag daarbij niet worden gehinderd door oneigenlijke of persoonlijke motieven. Een medewerker mag dan ook geen belanghebbende of partij zijn bij beslissingen die hij ten opzichte van bedrijfsgenoten of externe derden vanuit zijn functie neemt. Derhalve moet iedere vorm, als ook iedere schijn van belangenverstrengeling worden vermeden. Deze kernwaarde van onpartijdigheid en het daarmee samenhangende vermijden van belangenverstrengeling manifesteert zich in een aantal concrete integriteitregels. In de voorschriften inzake nevenwerkzaamheden, de inkoop van goederen en diensten en het aannemen van geschenken of giften zijn normen uitgewerkt die nadere invulling geven aan de kernwaarde onpartijdigheid. 2.2 Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid betekent dat de sectorgenoot erop moet kunnen vertrouwen dat de productschappen en de medewerkers afspraken of toezeggingen nakomen of waarmaken. Dit heeft te maken met de geloofwaardigheid van de organisatie. Dit vertrouwen staat of valt met de betrouwbaarheid van de individuele medewerker. Veel van wat hij doet, op welke plaats en op welk moment dan ook, heeft invloed op hoe anderen tegen medewerkers aankijken en daarmee op het vertrouwen dat in de organisatie moet kunnen worden gesteld. Betrouwbaar zijn als medewerker betekent ook dat zorgvuldig wordt omgegaan met informatie waarover deze uit hoofde van zijn functie beschikt. Deze informatie mag uitsluitend worden aangewend voor het doel waartoe die is verstrekt en er moet bovendien rekening worden gehouden met de aard van de informatie (bijvoorbeeld politiek gevoelig, privacy gevoelig of vertrouwelijke documenten). Door het lekken van informatie wordt het vertrouwen in de productschappen geschaad. 6

7 2.3 Zorgvuldigheid Naast het feit dat besluitvorming zorgvuldig dient te geschieden, onder andere door het betrekken in de afweging van alle relevante belangen en een juist gebruik van de gegeven bevoegdheden, komt deze kernwaarde ook tot uiting in het gedrag waarbij zorgvuldig met de door de productschappen verstrekte middelen moet worden omgegaan. Behalve apparatuur, kantoorartikelen en voertuigen behoren ook nadrukkelijk intranet-, - en internetvoorzieningen daartoe. Aangezien dit publieke middelen zijn, mogen deze in beginsel enkel worden gebruikt voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Eveneens wordt zorgvuldig omgegaan met de ter beschikking staande financiële middelen, dat wil zeggen zuinig en efficiënt alsmede dat deze enkel mogen worden aangewend voor geoorloofde doelen. 2.4 Dienstbaarheid en respectvolle bejegening Het handelen van medewerkers dient gericht te zijn op het belang van de organisatie en de bedrijfsgenoten die daarvan afhankelijk zijn. Medewerkers dienen de bedrijfsgenoten maar ook elkaar vanuit een respectvolle houding te bejegenen waarin standpunten, visies en inbreng van anderen serieus worden genomen. Dit komt onder andere tot uiting in de wil en het vermogen tot samenwerking. Verder betreft het de aspecten als klantgerichtheid, hulpvaardigheid of fatsoen. Een onderdeel van een respectvolle bejegening is het zich onthouden van discriminatie. Deze, ook wettelijk verankerde, waarde houdt in dat discriminatie in welke vorm dan ook moet worden voorkomen en waar het zich voordoet, worden bestreden. Het gaat om het voorkomen van discriminatie binnen de organisatie, maar ook om het voorkomen van mogelijke discriminatie van bedrijfsgenoten en derde partijen buiten de productschappen. 2.5 Professionaliteit en morele verantwoordelijkheid Professionaliteit wordt niet als laatste genoemd omdat deze kernwaarde het minst belangrijk zou zijn, maar omdat deze de bovengenoemde kernwaarden als het ware omspant. Professionaliteit houdt in dat de medewerker zich gedraagt zoals een goed medewerker betaamt, dat hij zijn werk goed uitvoert en integer is. Dit behelst tevens het vermogen om kernwaarden tegelijkertijd toe te kunnen passen en daar waar de verschillende waarden om voorrang strijden (bijvoorbeeld in het geval van efficiency versus rechtmatigheid) de juiste en (moreel) verantwoorde afweging te maken. Er zijn meerdere redenen waarom het belangrijk is te investeren in professionaliteit en moreel oordeelsvermogen. Het is in de praktijk zowel onmogelijk als onwenselijk om voor elke mogelijke situatie regels te stellen. En toch moeten medewerkers ook in die situaties waar regels ontbreken, onduidelijk of zelfs in enige mate tegenstrijdig zijn, in staat zijn om juiste en verantwoorde beslissingen te nemen. Een en ander vergt dat medewerkers in staat moeten worden gesteld om die vrijheid op een (moreel) verantwoorde en integere wijze in te vullen. Leidinggevenden dienen adequaat om te kunnen gaan met integriteitvraagstukken. Het is van belang dat de directie van de productschappen aandacht besteedt aan de vaardigheden en eigenschappen van leidinggevenden met betrekking tot integriteit. Hierdoor worden medewerkers niet onnodig louter op zichzelf teruggeworpen en kunnen integriteitvraagstukken al reflecterend en in gezamenlijkheid belicht worden, hetgeen in voorkomende gevallen kan leiden tot het ontwikkelen van aanvullende handelingsnormen. 3. Specifieke normen en spelregels 3.1 Ongewenste omgangsvormen Medewerkers van de PVE dienen vanuit een respectvolle houding hun werkzaamheden uit te voeren. Medewerkers gaan collegiaal met elkaar en anderen om en respecteren ieders integriteit. 7

8 Dat betekent dat medewerkers hun werkzaamheden verrichten zonder daarbij onderscheid te maken op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of andere persoonsgebonden kenmerken. Beledigingen, discriminatie, seksuele intimidatie en pesten zijn uitingen van ongewenste omgangsvormen en van een gebrek aan respect voor een ander. Wees er in dit verband van bewust dat bepaalde gedragingen of uitlatingen, zowel binnen als buiten het werk, discriminerend kunnen zijn voor groepen of individuen, zelfs als dit niet zo bedoeld is. Seksuele intimidatie is bovendien een aantasting van iemands persoonlijke integriteit. Hierbij gaat het om een vorm van seksueel getinte aandacht door een persoon, die zich uit in verbaal, fysiek of ander gedrag waarbij de andere persoon dit ervaart als ongewenst, kwetsend of bedreigend. 3.2 Geheimhouding De medewerker is verplicht tot geheimhouding met betrekking tot alle aangelegenheden waar de werkgever geheimhouding heeft opgelegd en zaken waarvan openbaarmaking het functioneren van de medewerker of de productschappen onevenredig kunnen schaden Aannemen van Geschenken In deze code wordt met betrekking tot het aannemen van geschenken aangesloten bij hetgeen is bepaald in artikel 9, tweede lid, van de CAO PBO. Dit artikel luidt: Het is de werknemer verboden in zijn betrekking anders dan met schriftelijke toestemming van de werkgever vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden te vorderen, te verzoeken of aan te nemen. In de CAO PBO is dus vastgelegd dat een medewerker schriftelijke toestemming van de werkgever dient te hebben alvorens hij een geschenk van een derde kan aannemen. In beginsel is een schriftelijke toestemming van een (direct) leidinggevende voldoende om een geschenk 4 of gift aan te nemen. Aan het aannemen van schenken door medewerkers van de PVE zitten integriteitrisico s verbonden. Derhalve zal de (direct) leidinggevende, alvorens hij schriftelijke toestemming verleent, een afweging maken. Deze afweging maakt hij, zonodig in overleg met de verantwoordelijke secretaris van het GS, aan de hand van de volgende criteria, waarbij met name de context rondom het aanbieden van het geschenk of de dienst een rol speelt: waarvoor wordt iets gegeven; op welk moment wordt iets aangeboden (bijv. vóór of na afloop van de gunning van een contract); staat het geschenk of de dienst in juiste verhouding tot de geleverde prestatie (proportionaliteit- en redelijkheidsvereiste); bestaat het risico dat er een contra-prestatie wordt verlangd; betreft het een incidenteel geval of ontvangt betrokkene vaker iets van dezelfde relatie, en wat is de waarde van het geschenk of de dienst. Daarnaast geldt dat: 3 Artikel 7 CAO PBO 4 Onder geschenk wordt mede verstaan uitstapjes, reizen, lunches, diners e.d. 8

9 geschenken nooit op het huisadres mogen worden ontvangen, leveranciers worden hier, voor zover nodig, per brief op gewezen; indien een (direct) leidinggevende geen schriftelijke toestemming verleent, het geschenk dient te worden geweigerd dan wel te worden teruggestuurd. 3.4 Nevenwerkzaamheden Als een medewerker van de PVE tegen vergoeding of betaling nevenwerkzaamheden wil gaan verrichten of uitbreiden, moet hiervan melding worden gemaakt bij de sectiecoördinator van de sectie Personeel & Organisatie (afdeling Algemene Zaken). Als deze werkzaamheden nadelig of onverenigbaar zijn met de uitoefening van de functie bij de PVE, kan de verantwoordelijke secretaris van het GS die werkzaamheden verbieden of daaraan voorwaarden stellen 5. De nevenwerkzaamheden waarvoor goedkeuring is verleend, worden geregistreerd. De (algemeen) secretaris én de secretarissen kunnen niet zelf een (profit of non-profit) onderneming drijven en ook niet in dienst zijn van een natuurlijk of rechtspersoon die een onderneming drijft of enige andere functie ten behoeve van een dergelijke natuurlijke of rechtspersoon vervullen Internet-, en telefoongebruik Internet en Onder voorwaarde is het voor medewerkers van de PVE toegestaan om het internetsysteem en het systeem te gebruiken voor niet zakelijke doeleinden, mits het gebruik niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden van de medewerker. Voor zowel het internetgebruik als het gebruik zijn nadere regels gesteld in afzonderlijke regelingen, zoals het protocol van de PVE, het Privacyreglement Internetgebruik LNV en de huisregels PVE. De in deze regelingen vervatte voorschriften zijn onverkort van toepassing op de medewerkers van de PVE en maken derhalve integraal onderdeel uit van deze Integriteitscode. Hier wordt in beginsel volstaan met een verwijzing naar de betreffende regelingen. Voorts wordt kort een beschrijving gegeven van de inhoud van de regelingen. Het protocol van de PVE en het Privacyreglement Internetgebruik LNV bevatten afspraken over de wijze waarop de productschappen en het ministerie omgaan met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data omtrent het gebruik van . Voorts bevatten de regelingen nadere voorwaarden die worden gesteld aan het gebruik en internetgebruik voor privé-doeleinden en voorschriften ter bescherming van de medewerker. De regeling huisregels PVE bevat tevens een aantal nadere voorschriften betreffende het - en internetgebruik. Deze voorschriften kennen een overlap met de voorschriften opgenomen in het protocol van de PVE en het Privacyreglement Internetgebruik LNV Telefoongebruik Het is medewerkers toegestaan bij uitzondering en van korte duur voor privé doeleinden gebruik te maken van de door de werkgever aangeboden vaste telefoonfaciliteit of zijn eigen mobiele telefoon. 5 Artikel 8 CAO PBO 6 Artikel 17 Wet op de bedrijfsorganisatie 9

10 3.6 Inkoop Voor het afnemen van diensten of goederen boven een bepaald drempelbedrag 7, gelden uitgebreide Europese en Nationale aanbestedingsregels. Voor het afnemen van goederen of diensten waarvoor deze aanbestedingsregels niet gelden zijn interne regels vastgesteld. In beginsel geldt voor iedere medewerker dat het inkopen van goederen of diensten onafhankelijk behoort te gebeuren. Het is niet toegestaan eigen voordeel of voordeel van een ander, materieel of immaterieel, ten koste van de productschappen te verwerven. In de Mandatenregeling Productschappen Vee, Vlees en Eieren en de Hoofdlijnen van contractbeheer en contractregistratie bij de PVE zijn nadere (interne) regels vastgesteld die betrekking hebben op onder andere de inkoop van goederen en diensten. In de Mandatenregeling Productschappen Vee, Vlees en Eieren is in hoofdlijnen aangegeven welke medewerkers binnen de PVE bevoegd zijn om onder voorwaarden financiële verplichtingen aan te gaan. Het betreft de inkoop van goederen en diensten, contracten, toekennen van subsidies en financiële bijdragen, etc. met betrekking tot de autonome activiteiten. In de Hoofdlijnen van contractbeheer en contractregistratie bij de PVE is bepaald op welke wijze door medewerkers contracten afgesloten worden en dat een contractenregister wordt bijgehouden. Beide regelingen maken deel uit van deze Integriteitscode. 3.7 Gebruik bedrijfsmiddelen Bedrijfsmiddelen mogen in beginsel niet privé worden gebruikt. Onder bedrijfsmiddelen wordt verstaan alle materiaal dat door de PVE ter beschikking van de medewerker wordt gesteld, zoals computers, laptops, mobiele telefoons, PDA s of auto s en algemene bedrijfsmiddelen als kopieerapparaten, pennen en papier. Wanneer bedrijfsmiddelen voor privé-gebruik worden ingezet, dient dat te passen binnen de fiscale mogelijkheden en dient dat schriftelijk te zijn geregeld. De fiscale mogelijkheden worden bepaald in de Wet op de loonbelasting De in de Wet op de loonbelasting 1964 bepaalde normen zijn nader uitgewerkt in het Handboek Loonheffingen. De productschappen kunnen in een gebruikersovereenkomst nadere regels stellen aan het gebruik van bedrijfsmiddelen. In paragraaf 2.3 van deze code zijn al enkele regels opgenomen die betrekking hebben op het gebruik van algemene bedrijfsmiddelen. 4. Voorzieningen en maatregelen ter bevordering van Integriteit 4.1 Vertrouwenspersoon integriteit. De Integriteitscode PVE kende, voordat de huidige Integriteitscode van kracht werd, in de persoon van de sectiecoördinator van de sectie Personeel & Organisatie (afdeling Algemene Zaken), een vertrouwenspersoon. Een medewerker, die een situatie signaleert die zijns inziens niet door de beugel kan, maar deze om wat voor reden dan ook niet op de gebruikelijke wijze durft aan te kaarten of hierover eerst vertrouwelijk van gedachten wil wisselen, kon terecht bij deze vertrouwenspersoon. In het kader van de moderne, ,- (excl. BTW) voor diensten en leveringen en ,- (excl. BTW) voor bouwwerken. 8 Artikel 15b 10

11 onderhavige Integriteitscode is echter gekozen voor een externe vertrouwenspersoon. Hiermee worden eventuele resterende psychologische drempels weggenomen. Het gaat hier om situaties waar de Klokkenluiderregeling (zie paragraaf 4.2) niet in voorziet (lichtere onregelmatigheden). 4.2 Klokkenluidersregeling Het Productschap Vee en Vlees en het Productschap Pluimvee en Eieren achten het van belang dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in de organisatie waarin zij werkzaam zijn. Een goede procedureregeling is daarbij van belang. De Klokkenluidersregeling is opgesteld om hierin te voorzien. Hetgeen in de Klokkenluidersregeling is bepaald maakt integraal onderdeel uit van deze Integriteitscode. Voor de inhoud wordt volstaan met een verwijzing naar de Klokkenluidersregeling. 4.3 Sancties. Mocht een medewerker onverhoopt zijn plichten verzaken dan zijn sancties mogelijk. Deze sancties kunnen bestaan uit: - een (schriftelijke) berisping; - schorsing 9 ; - ontslag (op staande voet). 9 Artikel 11 CAO PBO 11