BESTEK MRMP-L/S2 Nr 12LS302 Open overeenkomst betreffende het herstellen en vervangen van autoruiten op voertuigen van Defensie

Transcriptie

1 DEFENSIE De Nr : MRMP-L- 11 Bijlagen : 7 Algemene Directie Material Resources Divisie Overheidsopdrachten BESTEK MRMP-L/S2 Nr 12LS302 Open overeenkomst betreffende het herstellen en vervangen van autoruiten op voertuigen van Defensie Verkoopprijs : GRATIS Correspondent : Alain GOULIER Lieutenant Tel. : 02/ Fax : 02/ alain.goulier@mil.be MRMP L/S Algemene Directie Material Resources Divisie Overheidsopdrachten Sectie Land Systems Ondersectie Diensten Kwartier Koningin ELISABETH Blok 4 D - 1 e verdiep lokaal 112 Eversestraat, BRUSSEL 1

2 Inhoudstafel Pagina Inhoudstafel Gebruikte afkortingen Afwijkingen van de AAV Overeenkomst 5 a. Voorwerp van de overeenkomst 5 b. Aard van de overeenkomst... 5 c. Technische specificaties. 6 d. Varianten... 6 e. Opties.. 6 f. Gebruik van elektronische middelen Aanbestedende Overheid, Leidende Dienst en Leidende Ambtenaar.. 7 a. Aanbestedende Overheid 7 b. Leidende Dienst voor deze overeenkomst 7 c. Leidende Ambtenaren 8 4. Wijze van gunnen van de overeenkomst Documenten, met uitsluiting van alle andere, van toepassing op de overeenkomst Selectiecriterium 8 7. Offertes. 9 a. Algemeen 9 b. Offertes ingediend op papier. 9 c. Electronische offertes... 9 d. Taal... 9 e. Indienen en/of opening van de offertes f. Modaliteiten voor het indienen van offertes g. Omslagen voor het indienen der offertes.. 10 h. Gestanddoeningstermijn van de INSCHRIJVER i. Informatie vergadering Gunningscriteria Evaluatie Prijzen a. Prijsbepaling.. 11 b. Munt. 11 c. Wisselkoers.. 11 d. Prijsherziening 11 e. Prijsonderzoek f. Prijsstructuur Uitvoering van de opdracht. 12 a. Voor de herstelling. 12 b. Tijdens de herstelling 13 2

3 c. Na de herstelling Opleveringen 13 a. Oplevering van de diensten en/of leveringen op de plaats van uitvoering en/of levering.. 13 b. Definitieve oplevering Economische bepalingen Betalingsmodaliteiten 13 a. Voorschotten en betalingen in mindering.. 13 b. Facturatie 14 c. B.T.W.. 15 d. Financiële verantwoordelijkheid van de aannemer e. Overdracht en inpandgeving van een schuldvordering Bijzondere bepalingen.. 15 a. Rechterlijke bevoegdheid en toepasselijk recht voor de regeling van de geschillen. 15 b. Intellectuele Rechten 16 c. Waarborg 16 d. Milieuwetgevende aspecten 16 e. Publiciteit LIJST VAN DE BIJLAGEN. 17 3

4 0. Gebruikte afkortingen BS : Belgisch Staatsblad De wet : Wet van 24 december 1993 (BS van 22 januari 1994), betreffende de Overheidsopdrachten en sommige overeenkomsten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en zijn wijzigingen. KB : Koninklijk Besluit KB1 : KB van 8 januari 1996 (BS van 26 januari 1996), betreffende de Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en zijn wijzigingen. KB2 : KB van 26 september 1996 (BS van 18 oktober 1996), tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken, en zijn bijlage die de algemene aannemingsvoorwaarden bepaalt voor de Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken en zijn wijzigingen. AAV : Bijlage bij KB2 - De Algemene Aannemingsvoorwaarden en haar wijzigingen Art : Artikel Bijl : Bijlage P.M. : Pro memorie = de rubrieken die het voorwerp vormen van de paragrafen pro memorie vallen onder toepassing van de algemene bepalingen uit paragraaf 5. Z.V. : Zonder voorwerp = de rubrieken die de benaming zonder voorwerp krijgen, zijn niet van toepassing op onderhavige overeenkomst. Par : Paragraaf MRMP-G/F : Ondersectie Prijzencontrole van de Management and Support Section van de Procurement Division. Aanh : Aanhangsel PV : Proces-Verbaal Ref : Referentie RTC : Regional Transport Center 4

5 1. Afwijkingen van de AAV In toepassing van het Art 3 1 van het KB2 wijkt dit bestek af van volgende artikels: a. Art 14, 1 betreffende de kosten verbonden aan de octrooirechten (zie Par 15.b. van dit bestek). b. Art 19, 1 betreffende de kosten voortvloeiend uit de opleveringsformaliteiten (zie Par 10.a.(3) van dit bestek) c. Art 67 betreffende de elementen die in de prijs zijn inbegrepen (zie Par 10.a.(2) van dit bestek). 2. Overeenkomst a. Voorwerp van de overeenkomst (1) Meerjarige overeenkomst tegen prijslijst van diensten, voor de periode , betreffende het herstellen en vervangen van autoruiten op de voertuigen van Defensie, overeenkomstig de voorwaarden van dit bestek. (2) In toepassing van Art 18 van de Wet, kan de Aanbestedende Overheid afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. b. Aard van de overeenkomst (1) Deze overeenkomst is een overeenkomst met een perceel. Lijst van de types voertuigen bevindt zich in Bijlage C. Gezien er regelmatig omwisselingen gebeuren is deze lijst niet limitatief. Deze lijst is enkel indicatief. Dergelijke prestaties dienen ook mogelijk te zijn voor voertuigen die niet op de lijst zijn hernomen maar wel eigendom zijn van Defensie (zie 10.a.(9)). Uitzondering wordt gemaakt voor de gevechtsvoertuigen gezien deze beschikken over specifiek gepantserd glas. De hoeveelheden van diensten worden in deze overeenkomst niet bepaald. Zij zijn in functie van de behoeften. (2) Modaliteiten van de overeenkomst. De overeenkomst zal in principe afgesloten worden voor een initiële periode die begint op 01 januari 2012 en vervalt op 31 december van hetzelfde jaar. De overeenkomst zal elk jaar stilzwijgend verlengd worden en zal van rechtswege vervallen op 31 december Na deze datum zal geen enkele nieuwe bestelling kunnen gebeuren in uitvoering van dit contract. Onverminderd de toepassing van eventuele maatregelen van ambtswege, is de overeenkomst opzegbaar : - Vanaf 2013 door de aannemer, mits een opzegtermijn van 180 kalenderdagen, te betekenen met een aangetekend schrijven. - Ten allen tijde door de Aanbestedende Overheid, middels een opzegtermijn van 90 kalenderdagen, te betekenen met een aangetekende brief. - De opzegging van het contract onder de hiervoor vermelde voorwaarden houdt voor geen enkele partij een recht op vergoeding in. 5

6 c. Technische specificaties (1) Vereiste prestaties: Herstelling van de ruiten van alle types voertuigen van Defensie binnen de kwartieren van Defensie en/of de installaties van de contractant. Vervanging van de ruiten van alle types voertuigen van Defensie binnen de kwartieren van Defensie en/of de installaties van de contractant (exclusief de ballistische en/of gevechts voertuigen) (2) Alle voertuigen van Defensie welke uitgerust zijn met gewoon autoglas dienen te kunnen worden opgenomen in het contract. De enige vereiste is dat de leidend ambtenaar bevestigt dat het voertuig behoort tot het wagenpark van Defensie (3) Er zal minimum beroep kunnen gedaan worden op de hersteldienst op de normale diensturen (weekdagen van 09 u tot 17 u). De inschrijver zal een telefoonnummer opgeven welke de Leidend Ambtenaar kan bellen voor het maken van een afspraak. De inschrijver zal aangeven of deze dienst ook buiten deze uren beschikbaar is (24/24 en 7/7) en onder welke voorwaarden (4) De herstelling zal kunnen gebeuren in de herstelcentra van de inschrijver maar ook in de kazerne of het kwartier waarvan het voertuig afhangt De Administratie zal in dit laatste geval een plaats ter beschikking stellen (vorstvrij en droog). Deze moeten kunnen gebeuren in ELK kwartier of kazerne gelegen op Belgisch grondgebied. (5) De firma moet in staat zijn herstellingen uit te voeren op ballistische ruiten Vervanging van deze ruiten zal NIET via deze open overeenkomst uitgevoerd worden. (6) In de linker beneden hoek (buiten kant) van de herstelde ballistische ruit zal er REPAIRED gegraveerd worden. (7) Indien de inschrijver beroep doet op onderaannemingen dient hij in te staan voor de kwaliteit van de uitgevoerde werken en voor de garantie op de geleverde werken. (8) Na de werken zal een factuur worden opgesteld die minimum de nummerplaat van het voertuig zal hernemen, het aantal herstelde barsten, de prijs van de vervangen onderdelen (bij vervanging) en de datum van herstelling. d. Varianten Z.V. e. Opties Z.V. f. Gebruik van elektronische middelen De Aanbestedende Overheid beslist voor deze opdracht om de elektronische offerte en de veiligheidskopie (eventueel op papier) te verbieden. 6

7 3. Aanbestedende Overheid, Leidende Dienst en Leidende Ambtenaar a. Aanbestedende Overheid De Aanbestedende Overheid, zoals begrepen onder art. 4 van de Wet, is het Ministerie van Defensie. Binnen de Aanbestedende Overheid, zijn de ordonnateurs de autoriteit dewelke delegatie van bevoegdheid hebben verkregen op het vlak van overheidsopdrachten. Elke ordonnateur is de enige verantwoordelijke autoriteit binnen de limieten van diens delegatie. Hij is aldus de enige autoriteit dewelke bevoegd is om de opdracht voor te bereiden, over te gaan tot selectie van de inschrijvers, de ingediende offertes te beoordelen, te gunnen, te wijzigen en de problemen te behandelen dewelke zich kunnen voordoen bij de uitvoering van de opdracht. Elke ordonnateur wordt vertegenwoordigd door de Leidende Dienst. Elke belofte, wijziging of instemming dewelke afwijkt van het bestek dient door de Leidende Dienst door middel van een bijakte aan de aannemer te worden genotificeerd en zal dan, na ondertekening, door beide partijen als rechtsgeldig worden beschouwd. Bij het opstellen en goedkeuren van de betrokken bijakte dient te worden nagegaan of het wijzigingsclausules betreffen: die al dan niet afwijken van de essentiële bepalingen en/of voorwaarden van de opdracht; die enkel een administratief karakter hebben; die betrekking hebben op de wijziging van de rechtspersoonlijkheid van de aannemer; die betrekking hebben op de overdracht van de opdracht. In functie van de aard van de betrokken bijakte kan de bevoegde ordonnateur worden bepaald door het naleven van Art 4 1 tot 5 in het Ministerieel Besluit houdende overdracht van bevoegdheid door de Minister van Landsverdediging inzake het gunnen en uitvoeren van overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake diverse uitgaven. b. Leidende dienst voor deze overeenkomst: Algemene Directie Material Resources Divisie Procurement Sectie Land Systems Ondersectie Diensten 2 Kwartier Koningin ELISABETH Blok 4D - 1 ste verdieping - lokaal 112 Eversestraat, BRUSSEL Tel. : 02/ Fax : 02/ Contactpersoon : Luitenant Alain GOULIER alain.goulier@mil.be Bezoekuren : Elke werkdag na afspraak. 7

8 c. Leidende Ambtenaren (1) De Leidende Ambtenaar is gemachtigd alle schikkingen te treffen, binnen de door het contract vastgestelde limieten, teneinde de goede uitvoering van de hieronder toevertrouwde taken toe te laten: De coördinatie tussen Defensie en de aannemer of zijn filiaal voor de praktische afwikkeling van de de herstellingen Het opvragen van bestekken bij de aannemer Het evalueren van bestekken Het indienen van bestelbrieven Het opleveren van de voertuigen (2) Het is de Leidende Ambtenaar in geen geval toegelaten de modaliteiten van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. (3) Elke belofte, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het contract en die niet door de Leidende Dienst is betekend, is door beide partijen als nietig te beschouwen. (4) De lijst van de verschillende Leidende Ambtenaren bevindt zich in Bijl D 4. Wijze van gunnen van de overeenkomst OPENBARE AANBESTEDING. Opmerking Er wordt de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen ruimte laat voor onderhandelingen. De offerte zal worden beoordeeld naar inhoud en samenstelling op het ogenblik van de opening der inschrijvingen. 5. Documenten van toepassing op de overeenkomst a. De toepasselijke wetgeving en in het bijzonder deze betreffende Overheidsopdrachten,: (1) De wet (2) KB1 (3) KB2 b. De documenten waarvan sprake hiervoor zijn beschikbaar via Internet op < c. Onderhavige overeenkomst valt eveneens onder toepassing van: Dit bestek en zijn Bijl, en alle nota's, normen of documenten waarnaar verwezen wordt. 6. Selectiecriterium Documenten te leveren in het kader van de uitsluitingscriteria (Art 69 van het KB1) a. Impliciete verklaring op erewoord Door eenvoudig deel te nemen aan een procedure tot gunning van een overheidsopdracht en door zijn offerte te ondertekenen (Bijl A Vak 12), verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden als bedoeld in de Art 69, 2, 5 van het KB1. b. Nazicht van de persoonlijke toestand door de Aanbestedende Overheid. In het kader van openbare procedures De Aanbestedende Overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is: Voor de Belgische inschrijvers, door zelf de gegevens via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders op te vragen, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Indien dit niet het geval is, zal de Aanbestedende Overheid aan de betrokken inschrijver vragen om via de snelste middelen, en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. 8

9 Voor de buitenlandse inschrijvers zal de Aanbestedende Overheid aan de betrokken inschrijver vragen om via de snelste middelen, en binnen de termijn die zij aanduidt, de documenten, attesten of certificaten afgeleverd door de bevoegde autoriteiten van zijn land te leveren en dit vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Indien deze documenten of certificaten in het betrokken land niet bestaan, dan kunnen deze vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring afgelegd voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie. c. Gevolgen van het onderzoek Een kandidaat of een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. 7. Offertes a. Algemeen In onderaanneming gaan is toegelaten onder de eigen en volledige verantwoordelijkheid van de inschrijvers. Deze onderaannemers dienen ook aan bovenstaande selectiecriteria te voldoen. Op verzoek van de Aanbestedende Overheid, zal de inschrijver, vóór het gunnen van de overeenkomst, alle nodige inlichtingen bijvoegen om het nazicht van conformiteit van deze onderaannemers mogelijk te maken. b. Offertes ingediend op papier (1) Iedere inschrijver mag slechts EEN offerte indienen. De offerte zal opgesteld worden in overeenstemming met het model in bijlage A, onverminderd de bepalingen van Titel VI, Hoofdstuk I van het KB van 08 januari (2) De offerte zal opgesteld worden in vier exemplaren waarvan één exemplaar de vermelding "ORIGINEEL" dient te dragen. Enkel dit exemplaar zal gelden in geval van discordantie tussen de exemplaren. (3) Elk exemplaar zal zodanig samengesteld zijn dat het een gemakkelijke manipulatie toelaat; de bladzijden zullen genummerd worden. c. Electronische offertes De Aanbestedende Overheid beslist voor deze opdracht om de elektronische offerte en de veiligheidskopie (eventueel op papier) te verbieden d. Taal (1) De offerte zal volledig opgesteld worden hetzij in het Frans, hetzij in het Nederlands, met uitsluiting van elke andere taal. (2) Enkel voor de firma s, waarvan de maatschappelijke zetel of de zetel van een afzonderlijke vestiging op het grondgebied van het Belgisch Duitstalig gebied is gelegen, wordt het gebruik van het Duits toegestaan. e. Indienen en/of opening van de offertes (1) Datum en uur 16 november 2011 om uur. (2) Plaats voor het openen van de offerte Aanbestedingslokaal Kwartier Koningin ELISABETH Blok 27 Toegang C Eversestraat 1 B 1140 BRUSSEL (zie plan in Bijl B) 9

10 f. Modaliteiten voor het indienen van de offertes (1) Ofwel op de plaats van opening der offertes, alvorens de zitting voor geopend verklaard wordt. (2) Ofwel per drager in het bureau van de LEIDENDE DIENST vermeld in Par 3.b. hiervoor, tot UITERLIJK 1 uur voor het voorziene openingsuur. In dat geval geldt het ontvangstbewijs, door een ambtenaar van de LEIDENDE DIENST gedateerd en ondertekend, als rechtsgeldig. (3) Hetzij met de Post als gewoon of aangetekend stuk. Hierbij zijn de voorwaarden voorzien bij Art 104 van het KB1 betreffende tijdig indienen van offertes via de post van strikte toepassing. (4) Alle andere vormen voor het indienen van de offertes, zoals TAXIPOST, UPS, DHL, EMS, zijn op het risico van de inschrijver. (5) Conform Art 81 Quater van het KB1, kunnen de aanvragen tot deelneming of de offertes niet via elektronische middelen worden opgesteld en/of verzonden. g. Omslagen voor het indienen van de offertes Conform Art 104 van het KB1 dient de offerte in een definitief gesloten omslag (of in een pakje) geschoven worden waarop zijn vermeld : de datum en het uur van de openingszitting : Zie Par 7.d.(1) hierboven. het nummer van het bestek : 12LS302. Bij verzending via de post als gewoon of aangetekend stuk, moet deze gesloten omslag (of pakje) in een tweede gesloten omslag (of pakje) geschoven worden met opgave van het adres van de Leidende Dienst en met de vermelding "OFFERTE". h. Gestanddoeningstermijn van de INSCHRIJVER De inschrijver blijft door zijn OFFERTE gebonden ten minste tot 29 februari 2012 i. Informatievergadering Teneinde alle dubbelzinnigheden betreffende het bestek te vermijden, organiseert de Aanbestedende Overheid een voorafgaande informatievergadering op 11 oktober 2011 om 09.30uur waarop alle kandidaat-inschrijvers uitgenodigd zijn op het hierna volgende adres: Kwartier Koningin ELISABETH Blok 4D 1 e verdieping lokaal 4D1.14 Everestraat, EVERE De kandidaat-inschrijvers dienen hun vragen schriftelijk over te maken aan de Aanbestedende Overheid en dit ten laatste voor 03 oktober Ter gelegenheid van deze vergadering zal er mondeling geantwoord worden op de hierboven vermelde vragen. In principe zullen de antwoorden geen enkele wijziging met zich meebrengen aan dit bestek; zij dienen alleen om verduidelijkingen te geven. De Aanbestedende Overheid zal aan de gekende kandidaat-inschrijvers een verslag versturen met de behandelde vragen en de antwoorden en zal tevens het verslag publiceren op < 8. Gunningscriteria a. Gunning aan de laagst regelmatige offerte. b. De prijzen zullen conform Vak 3 van de bijlage A opgemaakt worden. c. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting met afkondiging van de evaluatieprijs hernomen in vak 3 van de bijlage A. 10

11 9. Evaluatie Een strikte verificatie van conformiteit ten opzichte van alle specificaties in dit bestek zal uitgevoerd worden. 10. Prijzen a. Prijsbepaling (1) BTW De aangeboden prijzen zijn exclusief BTW. (2) Elementen begrepen in de prijs De prijzen, zowel de eenheids- (toegepast uurloon) als de globale prijzen (prijzen van de wisselstukken), gegeven door de dienstverlener worden geacht inclusief alle kosten (milieutax ) en algemene heffingen dewelke de diensten bezwaren te zijn, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. (3)(zie Bijl R)(1). Indien voor het plaatsen van bepaalde ruiten (oudere modellen van autoruiten) bijkomende wisselstukken nodig zijn zullen die in de prijs van de ruit begrepen worden (3) Kosten verbonden aan de kosten voortvloeiend uit de opleveringsformaliteiten In afwijking van Art 19, 1 van de AAV, dat voorziet dat de kosten voortvloeiend uit de opleveringen beschreven in 13 van dit bestek, ten laste zijn van de aannemer, zullen de reis- en verblijfskosten van degenen die opleveren ten laste zijn van de Aanbestedende Overheid. (4) Prijs standgeld: In principe is het niet voorzien dat een voertuig in de herstelcentra zou moeten blijven. Indien dit het geval zich voordoet, mag geen standgeld gefactureed worden. (5) Kosten opmaak bestek: Kosten voor het opmaken van een bestek zullen nooit gefactureerd worden. (6) Herstelling : zie prijsofferte (7) Transportkosten : zie prijsofferte (8) Vervanging voor voertuigen hernomen op de offerte: zie prijsofferte (9) Vervanging voor voertuigen NIET hernomen op de offerte: op bestek (met gehanteerde korting op wisselstukken) b. Munt Alle prijzen zullen verplicht vermeld worden in euro. c. Wisselkoers Geen enkele formule van binding aan een wisselkoers zal aanvaard worden. d. Prijsherziening Zie bijlage A, rubriek 3 (1) tot (4) e. Prijsonderzoek (1) De inschrijvers zullen alle inlichtingen verstrekken om de Aanbestedende Overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. (2) De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uit te voeren, teneinde de juistheid van de verstrekte gegevens na te gaan en dit eveneens bij de onderaannemers / medecontractanten. (3) Door zijn offerte in te dienen verbindt de inschrijver (aannemer) zich ertoe de controleoverheden, zowel nationale als de autoriteiten van het land van oorsprong van het materieel, gemachtigd door de nationale controleoverheden, toe te laten alle gegevens met betrekking tot de prijs en/of de prijsherzieningsformule na te gaan aan de hand van de verificatie van de boekhoudkundige stukken en de controle ter plaatse niet alleen bij hemzelf doch eveneens bij zijn eventuele onderaannemers en leveranciers. 11

12 (4) Op nationaal vlak, maken de daartoe bevoegde ambtenaren van de Aanbestedende Overheid deel uit van de Onder-sectie MRMP-G/F. De ingewonnen inlichtingen mogen door de Aanbestedende Overheid niet voor andere doeleinden dan het bij deze titel bepaalde onderzoek worden gebruikt. (5) Indien de Aanbestedende Overheid beslist om over te gaan tot een prijsonderzoek, dan zal de inschrijver officieel op de hoogte gesteld worden door middel van een aangetekend schrijven door MRMP-G/F. (6) Bijkomende inlichtingen met betrekking tot de prijsonderzoek werden opgenomen in de algemene boekhoudkundige clausule (Bijl N). f. Prijsstructuur Z.V. 11. Uitvoering van de opdracht a. Voor de herstelling: (1) De Leidende Ambtenaar zal: Beslissen of het over een herstelling of een vervanging gaat (beschadiging kleiner of groter dan een muntstuk van 2 EURO) Vraagt een bestek aan de contractant in het geval de prijs niet bepaald is in het contract. Aan de eenheid alle bijkomende gegevens vragen van het beschadigde voertuig zodanig dat het herstelorganisme exact kan bepalen welk type ruit noodzakelijk is. In samenspraak met de eenheid een locatie bepalen die geschikt is voor het uitvoeren van de herstelling of vervanging van de ruit. Indien er geen lokatie beschikbaar is zal hij het voertuig in het (militair) herstelorganisme laten binnenkomen om de herstelling daar te laten uitvoeren. Hij kan ook beslissen om het voertuig te laten herstellen in een van de herstelcentra van de contractant. Wanneer het over een herstelling gaat, duidelijk op de bestelbon het aantal barsten die hersteld moeten worden vermelden (om daarna de controle van de facturatie te vergemakkelijken). Een afspraak maken met de contractant waar hij duidelijk alle gegevens overmaakt aangaande het te herstellen voertuig, de geconstateerde gebreken, de tijd en de plaats van de herstelling en de te contacteren persoon. Hij zal tevens reeds een schatting van de gevraagde prestaties vragen. (2) De contractant zal steeds nagaan of het gaat om een voertuig behorend tot het patrimonium van Defensie. In geen geval mag hij onder het contract privewagens herstellen. Alle militaire voertuigen hebben een specifieke immatriculatie (nummerplaat beginnend met een V) met uitzondering van enkele specifieke wagens (toebehorend aan enkele generaals). Bij twijfel zal hij steeds contact opnemen met de leidend ambtenaar. In geen geval mag hij een voertuig herstellen ZONDER toestemming van de leidend ambtenaar. (3) De herstelling dient steeds binnen de twee dagen te kunnen aanvangen startend vanaf het moment dat de Leidend Ambtenaar het herstelcentrum alle noodzakelijke gegevens (voertuigtype, bouwjaar, herstelling/vervanging, voor- achter- of zijruit) doorgeeft. Het exacte moment voor de herstelling zal dan in onderling overleg worden gekozen. 12

13 b. Tijdens de herstelling: (1) De herstelling dient in principe in een tijdspanne van 4 uur te kunnen gebeuren maar mag nooit langer dan één dag in beslag nemen (2) In geval van: (a) Afspraak in de eenheid: de contractant zal zich aanbieden bij het wachtlokaal welke hem zal doorverwijzen naar de contactpersoon en de afgesproken lokatie. Daar zal hij de herstelling uitvoeren en de bestelbon laten aftekenen door de contactpersoon. (b) Afspraak bij de contractant: de herstelling zal ter plaatse uitgevoerd worden en de bestelbon zal door de contactpersoon (chauffeur, ) getekend worden (3) Indien de contactpersoon vermoedt of denkt dat het werk niet naar behoren is uitgevoerd zal hij het voertuig weigeren en de LA op de hoogte stellen (4) Voor het vervangen van autoruiten zal steeds beroep gedaan worden op hetzelfde type ruiten dan deze die ook door de constructeur op dat type van wagen worden gebruikt. (5) In de herstelde ballistische ruit zal er REPAIRED ingegraveerd worden(zie technische specificaties - 2.c). c. Na de herstelling 12. Opleveringen (1) De contractant zal na de herstelling een factuur overmaken aan de leidend ambtenaar met in copij de getekende bestelbon. Op iedere factuur dient steeds de nummerplaat van het voertuig te worden hernomen, de uitgevoerde werken, de eventueel vervangen ruiten en de datum van de herstelling (2) De Leidende Ambtenar zal bij ontvangst nagaan of de gegevens van de factuur corresponderen met de door hem gevraagde prestaties en de gegevens vermeld op de door de eenheid getekende bestelbon. Indien deze gegevens niet overeenkomen zal hij contact opnemen met de contractant. (3) Hij zal de conforme factuur tekenen Voor uitvoering van de prestaties en deze aan BFA overmaken. a. Oplevering van de diensten op de plaats van uitvoering De oplevering bestaat in de eindcontrole van de uitgevoerde diensten door de Leidende Ambtenaar. Na uitvoering van de diensten tekent een afgevaardige van de eenheid, met duidelijke vermelding van zijn naam, graad en eenheid, de bestelbon voor uitvoering van de prestaties. Het immatriculatienummer van het voertuig en het contractnummer 12LS302 moeten hierop vermeld staan. De diensten en/of leveringen die niet voldoen aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht of die niet uitgevoerd worden volgens de regels van de kunst, zullen door de dienstverlener opnieuw worden uitgevoerd en/of geleverd. De niet voldoende uitvoering van prestaties zal altijd schriftelijk (fax, brief, mail) door de Leidende Ambtenaar aan de dienstverlener bekendgemaakt worden. De Leidende Ambtenaar tekent vervolgens Gezien voor uitvoering van de prestatie op de factuur die hem door de contractant wordt overgemaakt. b. Definitieve oplevering Het einde van de waarborgperiode geldt als definitieve oplevering 13. Economische bepalingen Z.V. 14. Betalingsmodaliteiten a. Voorschotten en betalingen in mindering Geen enkel voorschot noch betaling in mindering zal toegestaan worden. 13

14 b. Facturatie Geen enkele betaling (contant of niet) dient te worden uitgevoerd ter plaatse. Alle kosten dienen te worden gefactureerd aan het adres van de Administratie. Er mag geen enkele borgstelling of voorschot gevraagd worden. (1) Elke betaling zal geschieden na het indienen van de regelmatig opgemaakte factuur (facturen), in EEN exemplaar. Na het uitvoeren van een prestatie op een voertuig zal een gedetailleerde factuur worden opgesteld die minimum de nummerplaat van het voertuig, het contractnummer (12LS302), het nummer van de bestelbrief, de uitgevoerde diensten en de datum van de herstelling zal hernemen.. Iedere factuur zal overgemaakt worden aan de Leidende Ambtenaar met in bijlage een kopij van de bestelbrief (afgetekend door de afgevaardigde van de eenheid). (2) Teneinde als regelmatig beschouwd te worden dienen op de factuur tevens volgende gegevens te worden verstrekt: - het International Bank Account Number (IBAN) = internationaal bankrekeningnummer; - de Bank Identification Code (BIC) = identificatiecode van de bank ook SWIFT-adres genoemd; (3) De betaling mag enkel gebeuren voor uitgevoerde en aanvaarde prestaties. (a) Voor de opmaak van een bestek en de facturatie zal steeds uitgegaan worden: Van de catalogusprijs van de constructeur voor de wisselstukken nodig voor de herstelling. Daarop zal de door de inschrijver vooropgestelde korting worden toegepast. Dat alle eventuele bijkomende kosten (milieutax, ) in de prijs inbegrepen zijn. (b) Er mag geen standgeld worden aangerekend. (c) Er mogen geen aparte kosten voor de opmaak van het bestek worden aangerekend. (4) De factuur dient geadresseerd te worden aan het volgende betalingsadres: DEFENSIE Algemene Directie Budget & Financiën Sectie Vastlegging & Vereffening (BFA-L) Kwartier Koningin ELISABETH Everestraat, BRUSSEL Tel: +32.(0)2/ Fax: +32.(0)2/ (5) Indien de aannemer op zijn factuur een bankinstelling vermeldt buiten de SEPA-zone of een betaling in deviezen vraagt, dan dient deze aannemer er rekening mee te houden dat de financiële instelling(en) die hij zelf heeft gekozen, of die noodzakelijkerwijs tussenkomen om de financiële transactie te realiseren tussen de Nationale Bank van België en de door de aannemer op de factuur vermelde bank, voor een dergelijke transactie eventuele bankkosten (ten zijne laste) zal verrekenen op het doorgestorte bedrag. (6) De regelmatig opgestelde factuur, vergezeld van de bestelbrief zal binnen de kortst mogelijke termijnen aan de Leidende Ambtenaar worden overgemaakt. De betaling zal plaatsvinden binnen de 50 kalenderdagen, vanaf de oplevering van de diensten en of leveringen, dus de datum van de handtekening Gezien voor uitvoering van de diensten of Gezien voor ontvangst van de levering aangebracht door de Leidende Ambtenaar op de factuur, op voorwaarde dat deze oplevering werd gerealiseerd binnen de voorziene termijn en dat de factuur op dit ogenblik beschikbaar is. 1 Ter volledige info worden de oproepen op dit nummer enkel tussen 09 en 12 uur beantwoord; buiten deze uren wordt een antwoordapparaat aangezet. 14

15 (7) Indien de factuur werd overgemaakt aan de Leidende Ambtenaar na het verlopen van de termijn beschikbaar voor de oplevering (15 dagen of 30 dagen vanaf het beëindigen van de levering of de diensten), dan zal de termijn van 50 dagen slechts ingaan op datum van de ontvangst van de regelmatig opgestelde factuur. Indien de factuur niet volledig is of niet regelmatig werd opgesteld, dan zal deze teruggestuurd worden naar de aannemer en zal de betalingstermijn gestuit worden. Het indienen van een gecorrigeerde factuur laat de betalingstermijn opnieuw starten. (8) De Leidende Ambtenaar maakt de factuur vervolgens over aan de bevoegde betalingsdienst (BFA-L) hierboven vermeld. c. B.T.W. B.T.W. identificatienummer van het Ministerie van Landsverdediging : BE Toepassing van de BTW - zie bijlage R d. Financiële verantwoordelijkheid van de aannemer Iedere aannemer verbindt er zich toe, door het feit van een militair materieel in zijn installaties te aanvaarden, dat hij alle kosten en verantwoordelijkheden door verlies of beschadigingen op zich neemt voor de duur dat het militair materieel aan hem werd toevertrouwd. e. Overdracht en inpandgeving van een schuldvordering De overdracht en de inpandgeving van een schuldvordering worden,bij deurwaardersexploot of per aangetekend schrijven, door de cessionaris aan BFA-L ondersectie Externe Betrekkingen / Geschillen (adres hierna) betekend. DEFENSIE Algemene Directie Budget & Financiën Sectie Vastlegging & Vereffening (BFA-L) Ondersectie Externe Betrekkingen / Geschillen Kwartier Koningin ELISABETH Everestraat, BRUSSEL Tel: +32.(0)2/ of Fax: +32.(0)2/ Bijzondere bepalingen a. Rechterlijke bevoegdheid en toepasselijk recht. (1) Toepasselijk recht voor het interpreteren van het contract Het Belgisch recht is toepasselijk voor het interpreteren van de contractuele clausules en voor het bepalen van de rechten en verplichtingen die NIET door deze clausules zouden geregeld zijn. (2) Procedures en toepasselijk recht voor de regeling van de geschillen De geschillen betreffende verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de Overheidsopdrachten regelen, kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Bij ontstentenis en alvorens hun rechten voor de rechtbank te laten gelden, kunnen de partijen overeenkomen een beroep te doen op één of meer door beide partijen aanvaarde deskundigen. De aldus aangestelde deskundigen dienen binnen de dertig dagen na hun aanstelling hun besluiten voor te leggen bij beide partijen. Deze aanstelling sluit de maatregelen van ambtswege niet uit. In laatste instantie zijn uitsluitend de Belgische rechtbanken bevoegd. 15

16 Toepasselijk recht: Belgisch recht Alle geschillen die uit of met betrekking tot deze overeenkomst mochten ontstaan zullen definitief worden beslecht volgens het arbitragereglement van CEPINA ( door één of meer arbiters die conform dit reglement zijn benoemd. Het scheidsgerecht zal uit (een) of (drie) arbiters bestaan. De zetel van het scheidsgerecht zal Brussel zijn. De taal van de procedure zal het Nederlands/Frans zijn. De kosten van de arbitrage zullen integraal gedragen worden door de partij die de zaak aanhangig maakt bij het scheidsgerecht. b. Intellectuele Rechten Octrooien In afwijking van Art 14 1 van de AAV vallen de aankoopprijzen van eventuele octrooirechten, alsmede de vergoedingen van eventuele octrooilicenties en voor het aanhouden van de octrooien ten laste van de aannemer, ongeacht het feit of hun bestaan al dan niet vermeld is in huidig bestek. c. Waarborg (1) Herstelling : Levenslange garantie (lekkage, spontane barsten, roestvorming, ) Deze garantie omvat uiteraard geen steenslag en/of ongevallen. (2) Vervanging : 12 MAANDEN (3) Beroep op waarborg Als gedurende de garantieperiode een probleem ontdekt wordt dat gelinkt kan worden aan een uitgevoerde herstelling in het kader van dit contract, zal het RTC de Leidende Ambtenaar hiervan verwittigen. Deze laatste zal de Leidende Dienst (MRMP) contacteren om een beroep op waarborg bij de contractant in te dienen. d. Milieuwetgevende aspecten De in het kader van de dienstprestaties eventueel te leveren artikelen dienen te beantwoorden aan de geldende EG-, federale en regionale regelgeving e. Publiciteit De leverancier verbindt zich ertoe over deze overeenkomst geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Leidende Dienst. Hij mag evenwel de overeenkomst vermelden als referentie. Voor de Minister van Landsverdediging Bij machtiging P. ACKET Majoor Militair Administrateur Chef van de Ondersectie Diensten 16

17 16. Lijst van de bijlagen Bijlage A: Model van offerte en inventaris Bijlage B: Toegangsplan Kwartier Koningin ELISABETH (EVERE) Bijlage C: Overzicht types voertuigen Bijlage D: Lijst Leidende Ambtenaren Bijlage E: Kwaliteitszorgeisen : zonder voorwerp Bijlage F: Modaliteiten van evaluatie : zonder voorwerp Bijlage G: Adoptie : zonder voorwerp Bijlage K: Bankattest model : zonder voorwerp Bijlage L: Modellen van attest en van ontheffing van verantwoordelijkheid : zonder voorwerp Bijlage M: Veiligheidshabilitatie : zonder voorwerp Bijlage N: Algemene boekhoudkundige clausule Bijlage O: Model van fiche van prijsstructuur : zonder voorwerp Bijlage P: Specificaties betreffende de nijverheidscompensaties : zonder voorwerp Bijlage R : Modaliteiten betreffende de BTW Bijlage Z: Lijst der bestemmelingen 17

18 OFFERTE BIJLAGE A Vak 1 - Voorwerp van de offerte Bestek MRMP 12LS302 Voorwerp van de opdracht : Het herstellen en/of vervangen van autoruiten op de voertuigen van Defensie. Vak 2 Identificatie van de inschrijver De firma : Handelsnaam of benaming ( * ) Rechtsvorm ( * ) Nationaliteit ( * ) Adres van de maatschappelijke zetel ( * ) Postcode plaats ( * ) Telefoonnummer ( * ) Fax Contactpersoon ( * ) adres ( * ) B.T.W. nummer ( * ). Ondernemersnummer ( * ) Inschrijvingsnummer RSZ ( * ) Inschrijvingsnummer in het handelsregister De ondergetekende(n) : Naam en voornaam Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats met volledig adres (Tf, fax, ) Opmerking : ( * ) is verplichte informatie a.u.b.

19 Vak 3 - Aangeboden prijzen a. De inschrijver(s), in vak 2 geïdentificeerd, verbindt (verbinden) zich ertoe, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek, de opdracht uit te voeren in vak 1 en prijzen ernomen in aanhangsel 2 van Bijlage A toe te passen. b. De evaluatieprijs (prijs gebruikt voor de gunning van de opdracht;) wordt berekend via onderstaande formule: (Som A/8 + B/45 + C/90 + D/90 + Ex100 + Fx100 + Gx100 + Hx100) bedraagt:.euro. c. Prijsherziening (1) Onderstaande formule zal van toepassing zijn voor de berekening van de prijsherziening: Mb S P = Po ( a + b n ) Mbo So waarin: P = herziene prijs P 0 = inschrijvingsprijs a,b,c,,n = coëfficiënten waarvan de som = 1 a = vaste coëfficiënt, met een minimum van 20 % S x = indices der salarissen en sociale lasten M x = materiaalindices (2) De inschrijver zal de officiële indices, waarde bij inschrijving (= X-1 waar X = datum offerte) vermelden. De indices uitgegeven door AGORIA zullen gebruikt worden (bron: D=5328&vUserID=999999&FAction=searchtopic&TopicID=2216 Indices der salarissen en sociale lasten (+ coéficient) Materiaalindices (+ coéficient) (3) De aanvraag tot prijsherziening dient minimum drie maanden voor zijn effectieve toepassing door de aannemer per aangetekend schrijven aan de Aanbestende Overheid voorgelegd te worden. De nieuwe prijzen zullen van toepassing zijn na goedkeuring ervan door de Leidende Dienst Vak 4 - Gestanddoeningstermijn De offerte blijft geldig tot 31 januari 2012.

20 Vak 5 Leveringstermijn in werkdagen (WD) De herstelling dient steeds binnen de twee dagen te kunnen aanvangen startend vanaf het moment dat de leidend ambtenaar het herstelcentrum alle noodzakelijke gegevens (voertuigtype, bouwjaar, herstelling/vervanging, voorachter- of zijruit) doorgeeft. Het exacte moment voor de herstelling zal dan in onderling overleg worden gekozen Ja / Neen* De herstelling dient in principe in een tijdspanne van 4 uur te kunnen gebeuren maar mag nooit langer dan één dag in beslag nemen Ja / Neen* * Opmerking: Het niet naleven van deze termijnen is een uitsluitingscriterium Sluitingsperioden van de onderneming van de aannemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald : Vak 6 - Inlichtingen Nationaliteit van de eventuele onderaannemers of leveranciers waarop de inschrijver een beroep zal doen voor de uitvoering van de opdracht : Nationaliteit van het personeel dat door de inschrijver zal belast worden met de uitvoering van de opdracht: Naam van de fabrikant(en) van het materieel / van de voornaamste onderdelen / materialen / producten : Vak 7 - Betalingen Conform aan Par.15. het bestek, de betalingen zullen gebeuren op postrekening of op bankrekening. Nummer bankrekening ( * ) Het International Bank Account Number (IBAN-nummer) De Bank Identification Code (BIC of SWIFT-code) Benaming van de rekening ( * ) Voor rekening van ( * )