Controle-instrumenten Afnemers. Datum 01 oktober 1994

Transcriptie

1 Controle-instrumenten Afnemers Datum 01 oktober 1994

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Controle spontaan te verstrekken gegevens 5 3 Controle ad hoc te bevragen gegevens 6 4 Controle aantekeningen 7 5 Controle voorwaarderegel ad hoc bevraging 8 6 Controle autorisatie ad hoc-adresvraag 9 7 Controle sleutelrubrieken en 10 Bijlage Foutcodes Berichten 12 Pagina 2 van 13

3 1 Inleiding Een autorisatietabelregel in een gemeentelijk GBA-systeem is de technische vertaling van het autorisatiebesluit. In een autorisatiebesluit geeft de Minister van Binnenlandse Zaken toestemming aan een afnemer om bepaalde gegevens uit de basisadministratie door gemeenten verstrekt te krijgen. De geïnstalleerde tabelregel zorgt er voor dat een afnemer de gegevens verstrekt krijgt waar hij recht op heeft. De foutloze implementatie (of installatie) van autorisatietabelregels is een verantwoordelijkheid van de aangesloten gemeenten. En elke afnemer heeft er groot belang bij dat dit in iedere gemeente goed gebeurt. Het GBA-projectbureau voert bij een aantal pilot-gemeenten een aantal tests en controles uit om de correcte implementatie en werking van de autorisatietabelregels na te gaan. Maar niet alle op het GBA-netwerk aangesloten gemeenten worden zo gecontroleerd. Controle door de afnemer zelf kan derhalve geen kwaad. Dit kan op twee manieren. Passief Afnemers en gemeenten wachten totdat onverhoopte fouten in tabelregels vroeg of laat boven water komen. Nadeel is dan wel dat niet alle daardoor veroorzaakte bestandsfouten bij de afnemer zonder meer te herstellen zijn. Actief Een afnemer kan zelf ook onderdelen van de geïmplementeerde tabelregels actief testen en controleren, zowel na de eigen aansluiting alsook na de aansluiting van nieuwe gemeenten op het GBA-netwerk. In dit document wordt beschreven welke mogelijkheden een afnemer heeft om actief te controleren hoe zijn tabelregel geïmplementeerd is. Daarbij is per controle-instrument aangegeven: wat er gecontroleerd wordt; wanneer een afnemer het instrument kan gebruiken; hoe de controle wordt uitgevoerd; welke fouten kunnen voorkomen (niet alle mogelijke fouten, maar alleen de bijzondere fouten, veroorzaakt door de implementatie van de tabelregel); wat de controle voor de afnemer betekent. Voor alle controle-instrumenten geldt dat de afnemer bij fouten met de desbetreffende gemeente contact opneemt om de fout te laten herstellen en dat de afnemer de fout vastlegt op een formulier (logboek). Een kopie van dat formulier kan aan het einde van iedere week aan het GBAprojectbureau worden gezonden. Dit formulier is in uw bezit of u kunt het aanvragen bij het GBA-projectbureau (kwaliteitsregistratie). Zolang er geen fouten worden geconstateerd, merken gemeenten niets van deze controle-instrumenten. Er is geen verplichting om gebruik te maken van de in dit document beschreven, makkelijk te hanteren en in de praktijk geteste controleinstrumenten. Het wordt sterk aanbevolen om in overleg met uw GBAaccountmanager deze instrumenten te gebruiken als basis voor een op te stellen controleplan. Na uitvoering van de test en controle heeft een afnemer de zekerheid dat zijn autorisatietabelregel in de desbetreffende gemeente(n) correct is geïnstalleerd en goed werkt. Pagina 3 van 13

4 Er worden 6 controle-instrumenten beschreven Controle spontaan te verstrekken gegevens Controle ad hoc te bevragen gegevens Controle aantekeningen Controle voorwaarderegel ad hoc bevraging Controle autorisatie ad hoc-adresvraag Controle sleutelrubrieken en bijbehorende voorwaarderegel Voorts is een bijlage opgenomen met een omschrijving van foutcodes die kunnen voorkomen. Pagina 4 van 13

5 2 Controle spontaan te verstrekken gegevens Wat Gecontroleerd wordt of de gegevens, waarvan de afnemer spontaan de mutaties moet ontvangen, ook daadwerkelijk als spontaan te verstrekken zijn aangegeven. Wanneer Indien een afnemer is geautoriseerd voor het ad hoc plaatsen van indicaties. In dat geval is rubriek (Plaatsingsbevoegdheid) gelijk aan 1. Hoe Door het plaatsen van een indicatie bij een persoon die binnen de doelgroep van de afnemer valt en waar (nog) geen indicatie staat. In het vulbericht, dat dan retour moet komen, behoren alle gegevens te staan waarvan de afnemer een spontane mutatie moet ontvangen. Fouten Een vulbericht met te weinig en/of verkeerde gegevens. Indien er te weinig gegevens zijn verstrekt, kan dat een fout in de kruisjestabel betekenen. (De kruisjestabel staat op pagina 2 en volgende van de autorisatietabel van de afnemer.) Het is ook mogelijk dat de PL niet alle gegevens bevat. Dan zal de afnemer moeten nagaan of het reëel is dat een gegeven niet op de PL staat. Bij twijfel kan er nog een indicatie worden geplaatst, maar dan bij een persoon waarvan de afnemer zeker weet dat het gegeven op de PL staat. Indien er verkeerde gegevens zijn verstrekt, zijn in de kruisjestabel verkeerde gegevens als spontaan te verstrekken aangegeven. Een Af01-bericht met foutreden R*. In dat geval valt de persoon in kwestie niet binnen de doelgroep. Dat kan een fout van de afnemer zelf zijn of van de gemeente. Als het laatste het geval is, staat er een fout in de voorwaarderegel bij de ad hoc bevraging (rubriek 95.61). Een Af01-bericht met foutreden X*. In dat geval zijn er twee oorzaken mogelijk. Of in de tabelregel bij de gemeenten staat bij rubriek (Plaatsingsbevoegdheid) 0 ingevuld in plaats van 1. Het betekent dat de afnemer in feite niet is geautoriseerd voor het ad hoc plaatsen van indicaties. Of de afnemer heeft één of meerdere gegevens gebruikt voor de identificatie die in de kruisjestabel niet als ad hoc te verstrekken zijn aangegeven. Een Af01-bericht met foutreden U, G, V, H, I of B*. In dat geval is er iets anders aan de hand, maar er is niet vast te stellen of de juiste gegevens als spontaan te verstrekken staan aangegeven. Derhalve de test herhalen bij een ander persoon. Afnemer Per te controleren gemeente hoeft in beginsel maar één indicatie bij een persoon te worden geplaatst. Pagina 5 van 13

6 3 Controle ad hoc te bevragen gegevens Wat Gecontroleerd wordt of de gegevens die de afnemer ad hoc mag bevragen ook daadwerkelijk als ad hoc te bevragen zijn aangegeven. Wanneer Indien een afnemer is geautoriseerd voor het stellen van ad hoc-vragen. In dat geval dient rubriek (Rubrieknummer) te zijn ingevuld. Hoe Door het stellen van een ad hoc-vraag naar alle gegevens van een persoon die de afnemer ad hoc mag bevragen. Als er dan een Ha01- bericht* of een Hf01-bericht met foutcode U, G, V, R of B* retour komt, staan in de kruisjestabel de gevraagde gegevens aangekruist. Het is overigens niet noodzakelijk dat in het antwoord ook alle gegevens worden gemeld, want niet elk gevraagd gegeven hoeft op de PL te staan. Fouten Een Hf01-bericht met foutreden X*. In dat geval heeft de afnemer één of meerdere gegevens gebruikt voor de identificatie die in die in de kruisjestabel niet als ad hoc te bevragen zijn aangegeven Afnemer Per te controleren gemeente hoeft maar één ad hoc vraag gesteld te worden. Opmerkingen Indien een Af01-bericht met foutreden R* retour komt, staan wel de juiste gegevens als ad hoc te bevragen geplaatst, maar valt de persoon in kwestie niet binnen de doelgroep. Dat kan een fout van de afnemer zelf zijn of van de gemeente. Als het laatste het geval is, staat er een fout in de voorwaarderegel bij de ad hoc bevraging (rubriek 95.61). Pagina 6 van 13

7 4 Controle aantekeningen Wat Gecontroleerd wordt of alle aantekeningen van de afnemer in de autorisatietabel staan. Wanneer Indien een afnemer is geautoriseerd voor spontane omzetting van aantekeningen in indicaties. Er staan dan in de tabelregel van de afnemer één of meer aantekeningen in rubriek (Aantekening). Hoe Door na te gaan welke aantekeningen in de vulberichten staan (spontaneof selectie-vulberichten). Fouten In een vulbericht staan geen aantekeningen, terwijl die wel op de desbetreffende persoonskaart staan en dus op de persoonslijst moeten staan. In dat geval is er waarschijnlijk iets fout met het gemeentelijke GBAsysteem. De fout zit dan niet in de tabelregel. Indien de afnemer ook is geautoriseerd voor spontaan plaatsen van indicaties d.m.v. sleutelrubrieken is het mogelijk dat daardoor het vulbericht is binnengekomen. Echter in dat geval staan de aantekeningen niet (juist) op de persoonslijst en/of niet (juist) in de autorisatietabel. Afnemer Aanbevolen wordt om per gemeente de vulberichten te bekijken. Voor de afnemer is deze controle arbeidsintensief. Opmerkingen Indien geen vulberichten binnenkomen van personen bij wie een bepaalde aantekening op de persoonskaart staat, terwijl mag worden aangenomen dat er wel wijzigingen zijn geweest die de afnemer gemeld had moeten krijgen, dan zit er waarschijnlijk ook iets fout. In dat geval kan het zijn dat de aantekening niet (juist) in de autorisatietabel staat en/of dat de aantekening niet (juist) op de persoonslijst staat. Het kan ook zijn dat in de kruisjestabel een of meer gegevens niet als spontaan te verstrekken staan geplaatst. Dit laatste is aan de hand van controle-instrument 1 vast te stellen. Pagina 7 van 13

8 5 Controle voorwaarderegel ad hoc bevraging Wat Gecontroleerd wordt of de voorwaarderegel die van toepassing is op de ad hoc-vraag, de ad hoc-adresvraag alsmede het ad hoc-plaatsen van indicaties goed is geïmplementeerd. Wanneer Indien in de tabelregel van een afnemer een voorwaarde voorkomt ten behoeve van de ad hoc-bevraging en de afnemer is geautoriseerd voor ad hoc-vragen en/of rubriek (plaatsingsbevoegdheid) is 1, ad hocadresvragen of ad hoc plaatsen van indicaties. In dat geval is rubriek (Voorwaarde) ingevuld. Ook rubriek (Rubrieknummer) is ingevuld of rubriek (Adresbevoegdheid) is 1. Hoe Door ad hoc-vragen te stellen bij personen die (net) binnen de doelgroep vallen. De controle is ook met de ad hoc-adresvraag of ad hoc plaatsen van indicaties uit te voeren. Als dan een Ha01-bericht* of een Hf01- bericht met foutcode B* retour komt, is de voorwaarderegel goed geïmplementeerd. De controle kan ook worden uitgevoerd in combinatie met de controle-instrumenten 1 en 2. Fouten Er komt een Hf01-bericht met foutcode R* retour. In dat geval valt de persoon in kwestie volgens de voorwaarderegel buiten de doelgroep en is de voorwaarderegel niet juist geïmplementeerd. Er komt een Hf01-bericht met foutcode X, U, G, V of H* retour. Er is iets anders aan de hand, maar het is niet vast te stellen of de voorwaarderegel goed is geïmplementeerd. Derhalve de test herhalen bij een ander persoon. Afnemer Afhankelijk van de voorwaarde stelt de afnemer per gemeente een of meer ad hoc-(adres)vragen. Per grens (bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, gemeente) hoeft maar één vraag te worden gesteld. Opmerkingen Met (net) binnen de doelgroep wordt bedoeld de juridische doelgroep zoals die in een autorisatiebesluit staat en niet de technische doelgroep. De technische doelgroep is altijd groter dan of gelijk aan de juridische doelgroep. Gemeenten merken van deze controle in principe niets, zolang de afnemer slechts controleert of een persoon die binnen zijn doelgroep valt ook volgens de voorwaarderegel, die bij een gemeente is geïmplementeerd, binnen de doelgroep valt. Een afnemer dient daarom niet te controleren of iemand die niet in zijn doelgroep valt ook volgens de voorwaarderegel buiten de doelgroep valt. Bovendien maakt het voor een afnemer niets uit als deze voorwaarderegel ruimer is geïmplementeerd dan bedoeld. Pagina 8 van 13

9 6 Controle autorisatie ad hoc-adresvraag Wat Gecontroleerd wordt of is aangegeven dat een afnemer geautoriseerd is om ad hoc-adresvragen te stellen. Wanneer Indien een afnemer is geautoriseerd voor het stellen van ad hocadresvragen. In dat geval is in rubriek een 1 aangegeven. Hoe Door het stellen van een ad hoc-adresvraag over een adres waar een persoon woont die binnen de doelgroep van de afnemer valt. Als een Xa01-bericht of een Xf01-bericht met foutcode U, G of Z* retour komt, is aangegeven dat een afnemer geautoriseerd is om ad hoc-adresvragen te stellen. Fouten Een Xf01-bericht met foutreden X*. In dat geval is niet aangegeven dat een afnemer geautoriseerd is om ad hoc adresvragen te stellen; in rubriek (Adresbevoegdheid) staat een 0 in plaats van een 1. Afnemer Per te controleren gemeente hoeft maar één ad hoc adresvraag gesteld te worden. Opmerkingen Indien een Xf01-bericht met foutreden Z* retour komt, is er wel aangegeven dat een afnemer geautoriseerd is om ad hoc-adresvragen te stellen. Er staat evenwel niemand als woonachtig op dat adres ingeschreven of geen van de personen die op dat adres als woonachtig staan ingeschreven, vallen binnen de doelgroep. Dat kan dan een fout van de afnemer zelf zijn of van de gemeente. Ingeval van het laatste, staat er een fout in de voorwaarderegel bij de ad hoc bevraging (rubriek 95.61). Pagina 9 van 13

10 7 Controle sleutelrubrieken en Wat Gecontroleerd wordt of de juiste sleutelrubrieken in de autorisatietabel staan en of de bijbehorende voorwaarderegel goed is geïmplementeerd. Wanneer Indien de afnemer is geautoriseerd voor sleutelrubrieken en niet geautoriseerd is voor spontane omzetting van aantekeningen in indicaties. In dat geval is rubriek (Sleutelrubriek) ingevuld resp. staan in rubriek (Aantekeningen) geen aantekeningen. Het maakt niet uit of sprake is van spontaan plaatsen indicaties dan wel conditionele gegevensverstrekking; rubriek (Conditionele verstrekking) is gelijk aan 0 resp. 1. Verder is het niet noodzakelijk dat in de tabelregel van een afnemer dan ook een voorwaarde ten behoeve van de sleutelrubrieken voorkomt, dat wil zeggen dat rubriek (Voorwaarde) is ingevuld. Zie ook de laatste opmerking. Hoe Door bij de spontane vulberichten dan wel de conditionele verstrekkingen na te gaan als gevolg van welke sleutelrubriek het bericht is geleverd en of die persoon binnen de voorwaarderegel valt. Fouten Er komt een spontaan vulbericht of conditionele verstrekking binnen, de persoon valt binnen de voorwaarderegel maar er is geen sleutelrubriek-gegeven gewijzigd. In dat geval staat er een onjuiste sleutelrubriek in de autorisatietabel. Er komt een spontaan vulbericht of conditionele verstrekking binnen, er is een sleutelrubriek-gegeven gewijzigd maar de persoon had buiten de voorwaarderegel moeten vallen. In dat geval is de voorwaarderegel niet goed geïmplementeerd. Indien er maar één sleutelrubriek-gegeven is gewijzigd, is hierbij vastgesteld dat die sleutelrubriek in de autorisatietabel staat. Zodra het er meer zijn, is niet vast te stellen als gevolg van welke sleutelrubriek het bericht is verzonden. Er komt een spontaan vulbericht of conditionele verstrekking binnen maar er is geen sleutelrubriek-gegeven gewijzigd en de persoon had ook buiten de voorwaarderegel moeten vallen. In dat geval staat er èn een onjuiste sleutelrubriek in de autorisatietabel èn is de voorwaarderegel niet goed geïmplementeerd. Afnemer Aanbevolen wordt om per gemeente de vulberichten te bekijken. Voor de afnemer is deze controle arbeidsintensief. Opmerkingen Indien er geen spontaan vulbericht of conditionele verstrekking binnenkomt, terwijl de afnemer mag aannemen (uit ervaring) dat er een sleutelrubriek-gegeven is gewijzigd bij een persoon die binnen de doelgroep valt, is er waarschijnlijk ook iets fout. In dat geval kan de sleutelrubriek niet in de autorisatietabel staan en/of de voorwaarderegel niet goed zijn geïmplementeerd. Hier wordt niet de term doelgroep gehanteerd zoals bij controleinstrument 4, maar de term voorwaarderegel. Dit gebeurt omdat het gemeentelijke GBA-systeem toetst of een persoonslijst aan de voorwaarderegel voldoet en de voorwaarderegel de technische doelgroep aangeeft en in dit geval is de technische doelgroep altijd gelijk is aan de juridische doelgroep. Pagina 10 van 13

11 Indien een afnemer is geautoriseerd voor spontaan plaatsen indicaties d.m.v. sleutelrubrieken en voor spontane omzetting van aantekeningen in indicaties, is moeilijk te controleren of de juiste sleutelrubrieken met de bijbehorende voorwaarderegel goed zijn geïmplementeerd. Bijna altijd zal het spontane vulbericht binnenkomen omdat de aantekening is omgezet naar een indicatie. In dat geval zal er bij een binnengekomen spontaan vulbericht zonder aantekening waarschijnlijk iets fout zijn (zie controle-instrument 3). Pagina 11 van 13

12 Bijlage Foutcodes Berichten Af01-bericht met foutcode Ha01-bericht Hf01-bericht met foutcode B G H I R U V X B G H R U V X Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat de PL is geblokkeerd in verband met verhuizing naar gemeente... Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat de persoon niet in de GBA van de gemeente voorkomt. Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat de persoon om geheimhouding heeft verzocht. Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat bij de persoon reeds de indicatie staat. Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat er geen autorisatie is voor het plaatsen van de indicatie bij deze persoon. Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat de identificatie niet lukt. Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat de persoon is verhuisd naar gemeente... Plaatsen indicatie is niet mogelijk omdat er of geen autorisatie is voor het plaatsen van de indicatie of geen autorisatie is voor het gebruiken van één of meer gegevens voor de identificatie. Antwoord op een gestelde ad hoc-vraag Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat de PL is geblokkeerd in verband met verhuizing naar gemeente... Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat de persoon niet in de GBA van de gemeente voorkomt. Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat de persoon om geheimhouding heeft verzocht. Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat er geen autorisatie is voor het stellen van een ad hoc-vraag over deze persoon. Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat de identificatie niet lukt. Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat de persoon is verhuisd naar gemeente... Stellen ad hoc-vraag is niet mogelijk omdat er of geen autorisatie is voor het stellen van een ad hoc-vraag of geen autorisatie is voor het gebruiken van één of meer gegevens voor de identificatie. Pagina 12 van 13

13 Xa01-bericht Xf01-bericht met foutcode G U X Z Antwoord op een gestelde ad hoc-adresvraag Stellen ad hoc-adresvraag is niet mogelijk omdat het adres niet in de GBA van de gemeente voorkomt. Stellen ad hoc-adresvraag is niet mogelijk omdat de identificatie niet lukt. Stellen ad hoc-adresvraag is niet mogelijk omdat er geen autorisatie is voor het stellen van een adhoc-adresvraag. Stellen ad hoc-adresvraag is niet mogelijk omdat de autorisatie niet geldt voor één of meerdere personen op het adres. Pagina 13 van 13