Organisatievoorwaarden Nationale jeugdkampioenschappen

Transcriptie

1 Organisatievoorwaarden Nationale jeugdkampioenschappen

2 1. Bepaling Volley Vlaanderen richt de nationale jeugdkampioenschappen in, volgens de hieronder gegeven richtlijnen. Het reglement van Nationale Jeugdkampioenschappen is van toepassing. 2. Algemeenheden De datum van de Nationale Jeugdkampioenschappen is bepaald op zaterdag 18 mei en zondag 19 mei De algemene leiding berust bij: Verantwoordelijke Volley Vlaanderen Danny Lyssens Gsm Verantwoordelijke Administratie Karin Verlinden Tel De Nationale Jeugdkampioenschappen zijn voorbehouden voor volgende categorieën: U19 jongens en meisjes U17 jongens en meisjes U15 jongens en meisjes U13 jongens en meisjes U11 jongens en meisjes Per categorie nemen er twee ploegen deel per vleugel zijnde Volley Vlaanderen (VV) én Fédération Volley Wallonie-Bruxelles (FVWB). Er zal worden gespeeld volgens de volgende planning zijnde: Zat. 18 mei 2019 meisjes U19, U15 en U11 jongens U17 en U13 Zon. 19 mei 2019 jongens U19, U15 en U11 meisjes U17 en U13 3. Organisatie 3.1 Algemeen Ten laatste op 01/01/2019 deelt VV de plaats en zaal mee waar de organisatie zal plaats vinden. Ten laatste één week voor de organisatie zullen VV en FVWB de deelnemende ploegen meedelen aan de organisator. Tevens zullen de deelnemende ploegen en wedstrijdschema gepubliceerd worden op de sites Volley Belgium, FVWB en VV.

3 3.2 Accommodatie Vereisten: Za(a)len met in totaal minimum vijf terreinen: o 2 terreinen (U19-U17): BBCBCBBBAAAB o 3 terreinen (U15-U13-U11): CBCBCBBBAAAB o Bij voorkeur binnen hetzelfde complex of ten hoogste 5 km van elkaar verwijderd Terreinen dienen speelklaar te zijn van 8.30u tot 22.00u. Temperatuur: minimum 15 C Voldoende zitplaatsen voorzien (minimum 50 per terrein). Per terrein min 2 kleedkamers met douches voor de ploegen. Per zaal min 2 kleedkamers met douches voor de scheidsrechters. 1 voldoende groot lokaal voor het wedstrijdsecretariaat 1 voldoende groot lokaal voor de scheidsrechters Ruimte voorzien voor Volley Vlaanderen-shop EHBO (Rode Kruis) aanwezig in afzonderlijk lokaal Cafetaria Er moet publicitaire ruimte voorzien worden voor de officiële sponsors van het Volley Belgium, Volley Vlaanderen en FVWB zijnde Ethias, Nationale Loterij en Sport Vlaanderen. voorzien van de nodige persfaciliteiten voor ± 5 journalisten + TV Telefoon en stabiele internetaansluiting verplicht aanwezig in het secretariaat. voorzien van de nodige VIP faciliteiten voldoende grote parking voor publiek, en gratis voorbehouden parking voor teams, organisatie, officiëlen, pers en VIP s Indien gemeentelijk reglement inzake geluidsoverlast aanwezig is, moet dit toegepast worden. Aan te duiden door de lokale organisator (hierna vernoemd als LO): 1 Verantwoordelijke organisatie 1 Zaalwachter per zaal 1 Terreinafgevaardigde per zaal 1 Ontvangst scheidsrechters 1 Persverantwoordelijke 2 Scorebordbedieners per terrein 5 Markeerders 1 quickmopper per terrein 1 speaker

4 3.3 Materialen Vereisten: wedstrijdbladen, scheidsrechtersbladen & opstellingsbriefjes eventueel materiaal voor plaatsen van de boarding en staanders of ledboarding 5 officiële netten, 10 antennes, 10 palen en paalbeschermers; o te voorzien in reserve: 1 stel (net, 2 antennes, 2 palen en paalbeschermers) per zaal of 2 stellen indien in één complex wordt gespeeld. Voldoende banken (minimum 2 per terrein) of stoelen (minimum 6 per ploeg) voor wisselspelers en coachen. scheidsrechtersstoel (dienen afgeschermd te worden) 2 officieel goedgekeurde wedstrijdballen Mikasa MVA 200 per terrein opwarmingsballen worden voorzien door deelnemende clubs ballenpomp en ballendrukmeter manometer materiaal voor droog houden van terrein (veegdoekjes) stoeltje voor de quickmopper voldoende water voorzien 2 flesjes/0,5l/speler 2 manuele scoreborden per terrein naambordjes kleedkamers: ploegen, scheidsrechters, secretariaat markeerderstafel + 2 stoelen (per terrein) wisselbordjes (niet verplicht) IJs voorzien printer op wedstrijdsecretariaat geluidsinstallatie & micro 4. Communicatie en public relations Volley Vlaanderen zorgt voor een uniform ontwerp van affiche voor alle LO. Iedere LO heeft het recht max. 4 lokale sponsorlogo s op de affiche te publiceren. De LO is vrij om sponsoring te zoeken voor deze organisatie met uitzondering van de volgende sectoren: Verzekeringen (Ethias) Kansspelen (Nationale Loterij) Overheid (Sport Vlaanderen) Er moet publicitaire ruimte voorzien worden voor de partners van de federatie: indien ledboarding, voorziet de federatie de nodige ledanimatie iedere LO haalt vooraf het promotiemateriaal af op de federatie, zijnde: o 2 beachvlaggen Ethias o 1 rolbanner van Ethias o 2 beachvlaggen EuroMillions o 1 rolbanners EuroMillions o 2 beachvlaggen Volley Vlaanderen o 1 spandoek Volley Vlaanderen o 1 rolbanner Sport Vlaanderen

5 5. Financieel Uitgaven voor de LO: 50 % van de organisatiebijdrage dient na de toekenning van het bid en na ontvangst van de factuur gestort te storten op rekeningnummer van Volley Vlaanderen. De resterende 50% dient betaald te worden na afloop van de organisatie (na ontvangst van de 2 e factuur). o IBAN : BE o BIC : KREDBEBB huur van de accommodatie dagvergoeding van de markeerders: 30 /pp met een max. van 150 /dag 25 consumpties ( 2 inclusief BTW/consumptie) en 10 maaltijden ( 16 inclusief BTW /maaltijd + consumptie) voor organisatiecomité en scheidsrechters Koffie en broodjes op het wedstrijdsecretariaat. Druk steunkaarten, affiches, programmaboekje e.d. (voorbeeld voor te leggen ter controle) polis Burgerlijke Aansprakelijkheid (organisatieverzekering m.b.t. de gebruikte accommodatie en eigen/gehuurde of geleende materialen) Uitgaven voor Volley Vlaanderen: Vergoeding en verplaatsingsonkosten voor de scheidsrechters o U17 & U19 jongens: 2 scheidsrechters o alle andere categorieën: 1 scheidsrechter Medailles en trofeeën o U19-U17-U15: 17 medailles o U13 en U11: 13 medailles o Trofee voor de 1 ste per categorie Inkomsten voor de LO: Steunkaart: max. 6 per kaart. verbruik cafetaria De organisator is vrij om sponsoring te zoeken voor deze organisatie. Vrije toegang: Per deelnemende ploegen vrijkaarten voor spelers en officiëlen van op het wedstrijdblad (max. 14 splers en 5 officiëlen (waarvan 1 dokter moet zijn) en 1 teambegeleider (niet op wedstrijdblad). Aangeduide scheidsrechters. Jeugd minder dan 12 jaar. Officiëlen in het bezit van een voor het lopend seizoen gevalideerde vergunning van Volley Belgium, de LIGA s, het FVWB of Volley Vlaanderen. Genodigden van Volley Belgium, FVWB en Volley Vlaanderen (max. 20 personen).

6 6. Biedingen Alle clubs aangesloten bij Volley Vlaanderen kunnen bieden voor de organisatie. De bieding moet: vermelding geven van de zaal waar organisatie zal plaatsvinden attest van de zaaleigenaar met vermelding dat de zaal beschikbaar worden gesteld op de data van de organisatie type wedstrijdbal een minimum bedrag van 3000 (drieduizend euro) ondertekend door clubvoorzitter en secretaris per mail of persoonlijk afgegeven te worden op het secretariaat. ten laatste op 14/12/2018 Opening van de biedingen op de raad van bestuur van Volley Vlaanderen van 17/12/2018. *Zendingen die, ongeacht welke omstandigheden, toekomen na die datum kunnen niet in aanmerking worden genomen. In geval van gelijkheid van bod zal het lot beslissen. *De bekrachtingen van de aanbestedingen zal gebeuren door de raad van bestuur Volley Vlaanderen van 17/12/2018 Bij weigering van een offerte zullen de motieven vermeld worden. 7. Verloop van het tornooi & huldiging Wedstrijdschema is bepaald als volgt: Zaterdag en Zondag VOLLEY VLAANDEREN - 2 VOLLEY VLAANDEREN FVWB - 2 FVWB VOLLEY VLAANDEREN - 1 FVWB FVWB - 1 VOLLEY VLAANDEREN VOLLEY VLAANDEREN - 2 FVWB VOLLEY VLAANDEREN - 1 FVWB Huldiging: Te voorzien door inrichtende vleugel: aandenken (max. 19 (14 spelers/speelsters en 5 officiëlen) per ploeg) en trofeeën (min. 1 plaats per categorie). In beide landstalen Zo snel mogelijk na beëindigen laatste wedstrijd van de dag; Iedere vleugel mag aard en wijze van huldiging zelf bepalen maar rekening houdend met het feit dat de ploegen vragende partij zijn dit zo kort en eenvoudig mogelijk te houden, gezien sommigen nog een lange terugweg hebben Met nationale hymne