Instituut van de Bedrijfsrevisoren Institut des Réviseurs d'entreprises

Transcriptie

1 Instituut van de Bedrijfsrevisoren Institut des Réviseurs d'entreprises De Voorzitter Correspondent Administratie Onze referte EVM/mr Uw referte Datum 15 januari 2008 MEDEDELING AAN DE BEDRIJFSREVISOREN Geachte Confrater, Betreft: Overdracht door de bedrijfsrevisoren van de ledenlijst naar het openbaar register Actualisering van de registergegevens opgenomen in het openbaar register door de bedrijfsrevisoren INHOUDSTAFEL Inleiding Overgang uit te voeren door de bedrijfsrevisoren naar het openbaar register en actualisering van de registergegevens Toegang tot het extranet van het Instituut en gebruik van de Belgische elektronische identiteitskaart Verantwoordelijkheid voor en bijwerking van de registergegevens Overgangsperiode voor het publiekstellen van het openbaar register Samenvattend tijdsschema./.. Rue d'arenbergstraat 13 Brussel Bruxelles TEl.: FAX: Bank/Banque: OQO.(J() Créé par la loi du 22 juillet 1953 Opgericht bij wet van 22 juli 1953

2 Koninklijk Instituut Institut royal Pagina 2 1. Inleiding De omzetting van de Auditrichtlijn van 17 mei 2006 in de Belgische wetgeving heeft ondermeer ook het openbaar register van de bedrijfsrevisoren in het leven geroepen. Dit heeft ook meegebracht dat een aantal nieuwe concepten worden ingevoerd voor de bedrijfsrevisorenkantoren in de wet van 22 juli 1953 en haar uitvoeringsbesluiten, die ook belangrijk zijn in het kader van het openbaar register. Het betreffen onder andere: vennoot: de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die zijn beroepsactiviteit inbrengt in een bedrijfsrevisorenkantoor (zie artikel 2, 14 van de gecoördineerde wet van 22 juli 1953); aandeelhouder: een persoon die participeert in het kapitaal van een bedrijfsrevisorenkantoor; voornaamste contactpersoon: de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die binnen een bedrijfsrevisorenkantoor de verantwoordelijkheid draagt voor de organisatie van de controleactiviteiten (zie Verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 30 april 2007 betreffende de erkenning van bedrijfsrevisoren en het openbaar register); netwerk: in het Verslag aan de Koning met betrekking tot het koninklijk besluit van 17 juni 2007 tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren wordt verduidelijkt: Voor wat de commentaar in het Verslag aan de Koning bij artikel 10, 1, 8, van het koninklijk besluit van 30 april 2007 betreffende de erkenning van bedrijfsrevisoren en het openbaar register betreft, worden ten aanzien van een netwerk vermeld, het lidmaatschap van een netwerk en de lijst van de namen en adressen van de daartoe behorende kantoren in België, alsook een beschrijving in hoofdlijnen van de onderdelen van het netwerk die zich buiten België bevinden, of de vermelding waar deze gegevens toegankelijk zijn voor het publiek. Verder werden in de artikelen 9 en 10 van het koninklijk besluit van 30 april 2007 betreffende de erkenning van bedrijfsrevisoren en het openbaar register (erkenningsreglement) de gegevens overgenomen die het openbaar register ten minste moet bevatten, overeenkomstig artikel 17 van de Auditrichtlijn respectievelijk voor de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen en voor de bedrijfsrevisorenkantoren. Voor meer detail verwijzen wij naar de bij lage bij deze brief..!.

3 Pagina 3 2. Overgang uit te voeren door de bedrijfsrevisoren naar het openbaar register en actualisering van de registergegevens Artikel 22, 1 van het erkenningsreglement bepaalt: De bedrijfsrevisoren ingeschreven op de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" op datum van 31 augustus 2007 worden beschouwd als zijnde toegelaten tot overdracht naar het "openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren ". In het verslag aan de Koning dat het erkenningsreglement vooraf gaat wordt verder verduidelijkt: "De Raad neemt de nodige maatregelen inzake de overdracht van de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" naar het openbaar register, zoals bedoeld in de artikelen 9 tot 11. Teneinde de bevestiging van de wens tot overschrijving van de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" in het nieuwe openbaar register eenvormig en gestructureerd te laten verlopen, zal de Raad de bedrijfsrevisoren de nodige formulieren, al dan niet elektronisch invulbaar, ter beschikking stellen. Deze zullen hen toelaten de gegevens bij te werken die in het openbaar register voor de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen (artikel 9) en voor de bedrijfsrevisorenkantoren (artikel 1 0) moeten worden bekendgemaakt. Op alle bedrijfsrevisoren rust de verplichting tot actualisering - zoals bedoeld in artikel 15 van dit besluit - van de voor overschrijving in het openbaar register verstrekte registergegevens. " Ten aanzien van artikel 15 van het erkenningsreglement wordt verder in het Verslag aan de Koning gesteld: "dat de bedrijfsrevisoren spontaan binnen de maand alle wijzigingen moeten mededelen in de gegevens waarover het Instituut moet beschikken en stipuleert dat de Raad de modaliteiten bepaalt volgens dewelke het de bedrijfsrevisoren kan worden toegelaten, of verplicht, om zelf de databanken te actualiseren middels een op afstand beveiligde toegang".

4 Pagina 4 De Raad heeft beslist van deze mogelijkheid gebruik te maken en stelt aan elke bedrijfsrevisor natuurlijke personen en aan elk bedrijfsrevisorenkantoor de formulieren ter beschikking op het extranet van het Instituut (nu nog steeds toegankelijk met gebruikersnaam en paswoord) die zij vóór 31 januari 2008 moeten gebruiken: a) voor de overdracht, met de bijwerking, van de gegevens van de ledenlijst naar het openbaar register; en vervolgens b) om hun gegevens te actualiseren, nadat de overdracht naar het openbaar register werd uitgevoerd. Deze elektronische formulieren voor de overdracht naar enlof de actualisering van het openbaar register, alsook een korte handleiding, kunnen worden teruggevonden op het extranet van het Instituut onder de rubriek "Register". U heeft, zoals gebruikelijk, toegang tot het extranet door het sleutelicoontje op de internetsite van het Instituut aan te klikken, dat zich rechts bovenaan het scherm bevindt (of via: Voor een bedrij fsrevisorenkantoor is het de "voornaamste contactpersoon", die zal verantwoordelijk zijn en instaan voor de overdracht en de actualisering van de registergegevens. Het Instituut heeft reeds een eerste import van de gegevens gedaan in het openbaar register, op basis van de gegevens zoals deze door de betrokkenen in het verleden zijn overgemaakt en opgeslagen in de databases van het Instituut. Op basis hiervan werd eveneens ten voorlopige titel, en dus als wijzigbaar gegeven, voor de bedrijfsrevisorenkantoren de naam van de verantwoordelijke contactpersoon ingevuld. 3. Toegang tot het extranet van het Instituut en gebruik van de Belgische elektronische identiteitskaart Bedrijfsrevisoren die hun "gebruikersnaam" enlof "paswoord" zijn vergeten, dat toegang verleent tot het extranet van het Instituut, kunnen het computersysteem vragen om hen dit over te maken op hun adres, voor zover dit adres gekend is door het computersysteem van het Instituut. Indien dit niet is gekend, zal het computersysteem toelaten om uw gebruikersgegevens per op te vragen bij het Instituut. Deze zullen vervolgens, om veiligheidsredenen, per brief worden opgestuurd naar uw privé-adres. Het is, bij gevolg, nodig dat elke bedrijfsrevisor zijn adres kenbaar maakt.

5 Pagina 5 De Raad wenst verder dat de bedrijfsrevisor zich vanaf 1 maart 2008, gebruikmakend van de Belgische elektronische identiteitskaart (ook e-id genoemd), zal kunnen legitimeren bij de toegang tot het extranet van het Instituut en om dit verplicht te stellen voor 31 december Dit e-id zal trouwens ook moeten worden gebruikt voor de ondertekening van andere elektronische documenten die de Raad aan de bedrijfsrevisoren zal vragen over te maken aan het Instituut Gaarlijkse mededeling, inschrijving op de vormingsactiviteiten, enz.). Verder is het ook de wens van de Raad om, in een later stadium, te voorzien dat de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon en de voornaamste contactpersoon van het bedrijfsrevisorenkantoor desgevallend volmacht zal kunnen geven aan een andere persoon van zijn kantoor, die in zijn naam en onder zijn verantwoordelijkheid de actualisering van het openbaar register zou kunnen uitvoeren. Om één en ander te kunnen verwezenlijken moet elke bedrijfsrevisor kunnen beschikken over een Belgische elektronische identiteitskaart en een gepaste kaartlezer. Na de overdracht naar het openbaar register, alsook na elke actualisering zal aan de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon, die hiervoor instaat, automatisch door het computersysteem een PDF-archiefexemplaar van de aanvullingen enlof de wijzigingen worden doorgestuurd naar zijn adres. Hij zal dit archiefexemplaar ook kunnen consulteren op het extranet. 4. Verantwoordelijkheid voor en bijwerking van de registergegevens De informatie die getoond zal worden in het openbaar register wordt gevoed door een database, die de gegevens bevat zoals verstrekt enlof geactualiseerd door de bedrijfsrevisoren. Het bedrijfsrevisorenkantoor staat (middels zijn voornaamste contactpersoon) in voor de bijwerking van alle gegevens die het openbaar register ten aanzien van het kantoor moet tonen. Dit is a fortiori ook het geval voor de bijwerking van de gegevens die moeten worden bekendgemaakt ten aanzien van de bedrijfsrevisoren natuurlijke personen die bij het bedrijfsrevisorenkantoor werkzaam zijn of die als vennoot of anderszins aan het kantoor verbonden zijn (art. 10, 1,5 van het erkenningsreglement).

6 Pagina 6 Het voormelde heeft onrechtstreeks tot gevolg dat de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon die bij een bedrijfsrevisorenkantoor werkzaam is, of die als vennoot of anderszins aan een bedrijfsrevisorenkantoor verbonden is, niet zelf de gegevens die hiermee verband houden zal kunnen actualiseren. Hij zal hiervoor, desgevallend, beroep moeten doen op de betrokken bedrijfsrevisorenkantoren. Voor de bijwerking van deze gegevens bestaat er dus de facto een gedeelde verantwoordelijkheid tussen een bedrijfsrevisorenkantoor en de betrokken bedrijfsrevisor natuurlijke persoon. Deze laatste blijft uiteraard gehouden tot de bijwerking van alle andere persoonlijke gegevens, waarvoor hij de uiteindelijke verantwoordelijkheid blijft dragen (zie: art. 9, 1 van het erkenningsreglement). 5. Overgangsperiode voor het publiekstellen van het openbaar register Het volledige openbaar register van de bedrijfsrevisoren zal in een overgangsfase, eindigend op 28 februari 2008, enkel zichtbaar zijn voor de bedrijfsrevisoren en dit op het extranet van het Instituut. Elke derde kan in deze periode reeds op het publieke deel van de website van het Instituut nagaan wie de hoedanigheid van bedrijfsrevisor heeft in België samen met een aantal basisgegevens van het openbaar register. 6. Samenvattend tijdsschema: test vóór 31 januari 2008 uw gebruikersnaam en paswoord uit, dat toegang verleent tot het extranet van het Instituut; vóór 29 februari 2008: overgang door de bedrijfsrevisoren van de "ledenlijst van het Instituut der Bedrijfsrevisoren" naar het "openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren" met aanvulling en bijwerking van de vereiste gegevens gebruikmakend van het daartoe bestemd elektronisch formulier (wat voor de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon ongeveer 15 min. zal vragen); na uw datum van de overgang naar het openbaar register: actualisering van de gegevens van het openbaar register door de bedrijfsrevisoren gebruikmakend van het daartoe bestemde elektronisch formulier op het extranet van het Instituut;

7 Pagina 7 29 februari 2008: publicatie van alle gegevens die moeten getoond worden in het openbaar register op de website van het Instituut door het Instituut; vanaf 1 maart 2008: invoering van de mogelijkheid voor de bedrijfsrevisoren om hun gebruikersnaam en paswoord dat toegang geeft tot het extranet te vervangen door hun e-id voor hun identificatie; vanaf 31 december 2008: verplicht gebruik van het e-id en mogelijkheid voor de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon en de bedrijfsrevisor natuurlijke persoon, die optreedt als voornaamste contactpersoon van een bedrijfsrevisorenkantoor, om mandaat te geven aan een andere persoon om in zijn naam en onder zijn verantwoordelijkheid de gegevens van het openbaar register te actualiseren. Voor meer informatie ten aanzien van het openbaar register van de bedrijfsrevisoren, wil ik verder verwijzen naar de bijlage bij deze brief, alsook naar de wetgevende teksten die werden opgenomen in het Vademecum 2007, Deel Il. Pi RGER