Beleid Misbruik & Oneigenlijk gebruik bij Subsidieverstrekking. Provincie Zuid-Holland

Transcriptie

1 Beleid Misbruik & Oneigenlijk gebruik bij Subsidieverstrekking Provincie Zuid-Holland December 2012

2 Inhoudsopgave Aanleiding 3 Hoofdstuk 1 handeling 1 - Risicoanalyse 5 Hoofdstuk 2 handeling 2 - Verantwoording en (aanvullende) controles 7 Hoofdstuk 3 handeling 3 -Actief en consistent handhaven 11 Hoofdstuk 4 handeling 4 - Register van gevallen waarbij M&O is geconstateerd 14 Hoofdstuk 5 handeling 5-Evaluatie risico's per subsidieregelingen 17

3 Aanleiding Het Rijk heeft op 24 april 2009 het Kader financieel beheer rijkssubsidies vastgesteld. Het is een rijksbreed bindend kader dat de uitvoering en verantwoording van subsidies vereenvoudigt en uniformeert. Door deze vereenvoudiging worden de administratieve lasten voor burgers, bedrijven, instellingen en de uitvoeringslasten voor de overheid teruggedrongen. Vertrouwen speelt een grote rol in het Rijksbreed Subsidie Kader (RSK). Het is van belang dat er voldoende checks en balances in het systeem zijn ingebouwd om te borgen dat deze aanpak niet leidt tot (verruiming van het) misbruik of oneigenlijk gebruik. Dit betekent dat vooraf risico's goed geïnventariseerd moeten zijn, zorgvuldig gevalideerd zijn en hierop moet worden geanticipeerd. Bij misbruik moet consequent worden gehandhaafd. Hier kan ook een preventieve werking van uitgaan. De "Rijksbrede leidraad voor het tegengaan van misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) bij subsidies" (verder: leidraad) Is daarbij een handreiking met praktische voorbeelden, aandachtspunten en randvoorwaarden die kunnen bijdragen aan een succesvol M&O-beleid. In dit beleidsdocument staan vijf handelingen opgenomen die worden uitgevoerd om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De leidraad van het Rijk is uitgangspunt geweest voor onderhavig beleidsdocument. M&O-beleld Is verplicht, maar de provincie heeft de vrije ruimte om invulling te geven aan de vijf verplichte handelingen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. In dit document wordt de volgende definitie van misbruik gehanteerd: "Het verkrijgen en/of genieten van een (te hoge) uitkering door het bewust niet, niet tijdig, niet juist of niet volledig verstrekken van gegevens en inlichtingen." Het kader is gebaseerd op de uitgangspunten: proportionaliteit, sturing op prestaties en hoofdlijnen, uniformering en vereenvoudigingen, en verantwoord vertrouwen. De Algemene subsidieverordening Zuid- Holland (Asv) hanteert het RSK. De Asv Is gebaseerd op drie uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen, waarbij de hoogte van het subsidiebedrag het arrangement bepaalt. Uitgangspunten RSK 1 Uitvoerings- en verantwoordingsarrangementen: proportionaliteit en sturing op prestaties Maatregel Hoogte subsidiebedrag Verantwoording Arrangement 1 Tot Desgevraagd verantwoording over de prestatie (doorgaans steekproefsgewijs) Arrangement 2 Vanaf tot Verantwoording over de prestatie E Arrangement 3 Vanaf Verantwoording over de kosten en prestaties 2 Uniformering en vereenvoudiging van begrippen en subsidieprocessen 3 Het opzetten en uitvoeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te TOorkomen: verantwoord vertrouwen Tabel 1: Uitgangspunten RSK De bovengenoemde uitgangspunten en maatregelen vragen om een nieuwe provinciale risicobenadering, waarbij de subsidieveriening en subsidievaststelling slimmer wordt omgegaan met de beheersing van de

4 risico's om zo misbruik bij subsidies te voorkomen en te bestrijden. Om dit misbruik tegen te gaan zijn er in de Aanwijzingen voor subsidieverstrekking van het Rijk de volgende vijf handelingen opgenomen: 1. Er wordt een risicoanalyse uitgevoerd en schriftelijk vastgelegd bij de totstandkoming van elke subsidieregeling; 2. Er wordt steekproefsgewijs beoordeeld of de verantwoording voldoet aan de voonwaarden die hieraan zijn gesteld. Op basis van risicoanalyses voert de subsidieverstrekker eventueel aanvullende administratieve of fysieke controles uit; 3. Er vindt een actieve en consequente toepassing plaats van de beschikbare handhavingsmogelijkheden; 4. Er wordt een overzicht bijgehouden van misbruik bij subsidieverstrekking; 5. Er vindt een periodieke evaluatie van de risico's per subsidieregelingen plaats. De provincie is verantwoordelijk voor de integratie van deze handelingen in haar beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan. Na vaststelling van dit beleidsdocument wordt er per handeling een ambtelijke werkinstructie opgesteld. Deze werkinstructies geven op uitvoeringsniveau weer welke handelingen moeten worden verricht om het misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan en op welke wijze het beleid moet worden uitgevoerd.

5 Hoofdstuk 1 - handeling 1 Risicoanalyse ln het kader van het provinciale beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen is de eerste randvoorwaarde dat mogelijke risico's bij de totstandkoming van de subsidieregeling In beeld worden gebracht, worden afgewogen en dat hierop wordt geanticipeerd of dat deze bewust worden geaccepteerd. Risicoanalyse Het RSK gaat er vanuit dat voorafgaand aan het opstellen en uitvoeren van een subsidieregeling, regels voor het verantwoorden van die subsidie worden bepaald. De mate van vertrouwen dat vooraf in de subsidieontvangers wordt gesteld, is gebaseerd op een verwachting van de risico's, waarop een subsidieregeling, of titel daaruit vooraf wordt ingeschaald. Een risico bestaat uit de kans dat een vooraf geschetste situatie zich daadwerkelijk voordoet en het effect dat dit tot gevolg heeft. Naarmate de kans en het effect hoger wordt, neemt het risico toe. Een situatie die vrij zeker zal voorkomen, maar waarvan het effect nihil Is, wordt aangemerkt als een laag risico. Een situatie waarvan de kans dat die zich voordoet nihil is, maar als het toch gebeurt een aanzienlijk effect ressorteert, wordt eveneens aangemerkt als een laag risico. Om het risico cijfermatig te kunnen uitdrukken, worden de geschatte situaties gescoord op hun kans en de bijbehorende effecten uitgedrukt in een wegingsfactor. De wegingsfactor Is hoger naarmate het misbruik of oneigenlijk gebruik leidt tot een hogere onrechtmatigheid in de bestede subsidiegelden. De berekening resulteert ln een risicogetal. Op basis van dit getal worden de regelingen ln een risicoprofiel geplaatst; laag, midden, hoog. Deze blijft gelden totdat het risicomodel is geëvalueerd. Over de huidige risico's bij subsidieregelingen bestaat geen voorkennis. Daarom wordt van ledere regeling een nulmeting verricht. Deze resulteert in een risicogetal. Nieuwe regelingen worden bij het ontwerp getoetst op de potentiële risico's. Dit draagt bij aan een ontwerp van een regeling, waarbij de potentiële risico's tot een minimum beperkt zijn. De risico's worden niet kleiner door een analyse. De analyse brengt de risco's in beeld en met dit Inzicht kan de provincie kiezen om het risico te accepteren of om toch ln te grijpen. Regelingen met een hoger risico worden intensiever (bijvoorbeeld door middel van een grotere steekproef) gecontroleerd dan regelingen, waar de risico's lager zijn. Bij het opstellen van nieuwe regelingen, zal het risico-analysemodel en een overzicht van de categorisering (laag, middel, hoog risico) van de subsidieregelingen in het dossier vertrouwelijk worden toegevoegd. Mogelijke risico's komen voor in de volgende aspecten van de regelingen: de doelstelling en voonvaarden doelgroep type kosten de uitvoerbaarheid en controleerbaarheid sanctiemogelijkheden vooriichting staatssteun BIBOB

6 Praktisch betekent dit dat er voor elke subsidieregeling en begrotingssubsidie een risicoanalyse wordt uitgevoerd. Om een uniforme manier van risicoanalyse te kunnen toepassen, wordt gebruik gemaakt van een standaard vragenlijst. De risicoanalyse wordt voor iedere regeling schriftelijk vastgelegd. Na de risicoanalyse: kan de subsidieregeling worden aangepast, teneinde een lagere risicoscore te krijgen; kunnen voor de subsidieregeling extra beheersmaatregelen (bijvoorbeeld selecte steekproef) worden getroffen; kan het risico geaccepteerd worden zonder maatregel; kan op basis van de risicoscore aan de regeling het kenmerk laag, gemiddeld of hoog risico worden gekoppeld. Deze risicoanalyses worden jaariijks geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld. Bij incidentele subsidies worden bij het moment van aanvraag via een (verkorte) vragenlijst de risico's geïnventariseerd. Voortdurend proces De risicoanalyse heeft niet een eenmalig karakter, maar is gericht op permanente beheersing en heeft dus continu invloed en staat dus dooriopend open voor bijstelling. Wijzigingen in een regeling of uitvoering daarvan als gevolg van M&O lopen via de (bijstelling van) de risicoanalyse. Bij de voorbereiding van (subsidie)regelgeving is het van belang dat Integraal aandacht wordt besteed aan de M&O-gevoelige aspecten van de voorgenomen regelgeving. Uitsluitingen De arrangementen 1 (< 25,000) en 2 (> 25, ,000) kunnen niet toegepast worden op subsidies die in verband met staatssteun, Europese cofinanciering of binnenlandse wetgeving (bijvoorbeeld SlSa) alleen kunnen worden vastgesteld op basis van werkelijk gemaakte kosten. Dit betekent dat voor (onderdelen van) subsidieregelingen waarbij alleen sprake Is van vaststellingen op basis van werkelijk gemaakte kosten ook geen risicoanalyse uitgevoerd hoeft te worden. Hierbij wordt tevens opgemerkt dat, voor zover dit ter voorkoming van ongeoorioofde staatssteun noodzakelijk is, subsidies zoveel mogelijk worden verstrekt met goedkeuring van de Europese Commissie of in overeenstemming met een vrijstellingsverordening. Pas indien dit niet mogelijk is wordt gebruik gemaakt van een de-minimisverordening\ ^ Decentrale overheden mogen over een periode van drie belastingjaren één onderneming tot ,- steunen, ln welke vorm dan ook. Dit is de-minimis steun. Voor de landbouw-, visserij- en vervoerssector gelden lagere drempels.

7 Hoofdstuk 2 handeling 2-Verantwoording en (aanvullende) controles In dit hoofdstuk wordt het beleid ten aanzien van de verantwoording en (aanvullende) controlemogelijkheden uiteengezet. De steekproefmethode voor de controles bij vaststelling zijn eveneens per arrangement uitgeschreven. Europese subsidies en subsidies die zijn verleend met toepassing van bepalingen ter voorkoming van ongeoorloofde staatssteun kennen andere verantwoordingseisen die verder strekken dan het RSK. De handelswijze rondom deze eisen staat ook in dit hoofdstuk uitgeschreven. Verantwoording Met een verantwoording geeft de subsidieontvanger aan in welke mate de subsidievoorwaarden zijn nageleefd. Indien deze verantwoording wordt opgevraagd maakt beoordeling van deze verantwoording deel uit van het subsidieproces. De verantwoording verschilt per arrangement. In de tabel hieronder staat schematisch weergegeven waarover de verantwoording plaats dient te vinden: tthoogte subsidiebedrag Verantwoording ^ ^ H Arrangement 1 Tot 25,000 Desgevraagd verantwoording over de prestatie (doorgaans steekproefsgewijs) Arrangement 2 Vanaf 25,000 tot Verantwoording over de prestatie Arrangement 3 [Vanaf Verantwoording over de kosten en prestaties Tabel 2: arrangementen met verantwoordingseisen Arrangement 1 Binnen arrangement 1 wordt de subsidie direct vastgesteld of verieend en ambtshalve vastgesteld. In belde gevallen hoeft er geen verantwoording over de prestatie of kosten te worden afgelegd. Wel kan er (voornamelijk) steekproefsgewijs worden gecontroleerd. Arrangement 2 Binnen arrangement 2 is de regel dat er wordt afgerekend op basis van prestaties of aan de hand van een Inhoudelijk verslag. Er wordt geen financiële verantwoording gevraagd. Binnen arrangement 2 is een uitzondering van kracht indien bij de een subsidieverstrekking de kosten en opbrengsten terzake van de te verrichten activiteiten in verband met de aard van die activiteiten zodanig ongewis zijn dat een realistische begroting vooraf niet vereist kan worden. Dan kan worden bepaald dat de subsidieontvanger op basis van een verklaring inzake werkelijke kosten en opbrengsten achteraf aantoont dat de activiteiten zijn verricht. Hiervoor heeft de provincie een standaard format ter beschikking gesteld, die al bij de subsidieveriening meegezonden wordt. De opgave van de werkelijke kosten en opbrengsten leidt tot het totale subsidiebedrag. Hierdoor worden detaildiscussies over onderiiggende financiële posten voorkomen. Arrangement 3 Binnen arrangement 3 vraagt de provincie naast een inhoudelijk verslag en een financieel verslag ook een controleverklaring. Indien een subsidieontvanger vanuit meerdere overheidsinstellingen subsidie ontvangt, kan worden overwogen om met één controleverklaring te volstaan. Dit zal ln overieg gaan met de betrokken subsldieverstrekkende medeoverheden. De instelling kan dan één keer over alle ontvangen subsidies verantwoording afleggen met één controleverklaring. Op basis van risicoanalyses voert de subsidieverstrekker eventueel aanvullende administratieve of fysieke controles uit. Indien uit de controleverklaring blijkt dat de subsidieontvanger toerekenbaar niet aan verplichtingen heeft voldaan, kan de subsidie worden ingetrokken, lager worden vastgesteld en/of kan de subsidieaanvrager worden opgenomen in het register van ernstige onregelmatigheden bij subsidies.

8 Controlebeleid Gecontroleerd dient te worden of de subsdieontvanger de subsidievoonwaarden en -verplichtingen heeft nageleefd. Hiertoe wordt de verantwoording van de subsidieontvanger geverifieerd. Voor een goede handhaafbaarheid moet de voorgestelde subsidieregeling en de afgegeven beschikking voldoende controlemogelijkheden bieden. De invulling van de controle is afhankelijk van verschillende factoren zoals aard en omvang van de doelgroep en het Inzicht in het M&O-risico. Gedacht kan worden aan administratieve controles vooraf (extra informatie vragen bij de aanvraag) en achteraf (waarnemingen ter plaatse, boekenonderzoek en dergelijke). Uitgangspunt is dat naarmate het risico groter Is, des te uitgebreider en frequenter de controle dient te worden uitgevoerd. Als basis hiervoor geldt dat de risicoanalyse input levert voor de categorisering van het risico: laag, gemiddeld, hoog. De verantwoording en controle richten zich op de verplichtingen die aan een subsidie zijn gesteld. Als deze verplichtingen gericht zijn op het behalen van een prestatie/uitvoeren van een activiteit, dan richt de controle zich op de vraag of deze prestatie correct is geleverd. De uitkomsten van de verantwoording en/of controle kunnen er toe leiden dat de subsidie lager wordt vastgesteld en een mogelijk voorschot wordt temggevorderd (eventueel met wettelijke rente). In de subsidieverleningsbeschikking dient aangegeven te worden dat de mogelijkheid bestaat dat de subsidieontvanger wordt gecontroleerd voorafgaand aan of na vaststelling van de subsidie. Arrangement 1 Met de hierboven genoemde uitgangspunten ziet het controleschema voor arrangement 1 er als volgt uit: Arrangement 1: tot Risico Standaardmaatregel Aanvullende maatregel Laag Direct of ambtshalve Beperkte steekproefsgewijze controle op resultaat vaststellen Gemiddeld Direct of ambtshalve vaststellen Gemiddelde steekproefsgewijze controle op resultaat Hoog Direct of ambtshalve vaststellen Intensieve steekproefsgewijze controle op resultaat Tabel 3 : verantwoordingsmaatregel en aanvullende controlemaatregelen Arrangement 1 Binnen arrangement 1 staat de prestatie centraal. Controle is gericht op het resultaat van het project. Afhankelijk van het risicoprofiel zal de steekproefsgewijze controle, beperkt, gemiddeld of intensief zijn. In de steekproef zal de prestatie conform de vaststelling behind desk of via een werkbezoek worden gecontroleerd. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht als hij ln de steekproef is gevallen en er een controle via een werkbezoek op prestatierealisatie zal plaatsvinden. Na afronding van de controle wordt de aanvrager schriftelijk op de hoogte gebracht van de bevindingen. Arrangement 2 Het controleschema voor arrangement 2 ziet er als volgt uit: Risico Standaardmaatregel Aanvullende maatregel Laag Prestatieverantwoording Beperkte steekproefsgewijze controle op resultaat Gemiddeld Prestatieverantwoording Gemiddelde steekproefsgewijze controle op resultaat Hoog Prestatieverantwoording Intensieve steek proefsgewiize controle op resultaat

9 Tabel 4: verantwoordingsmaatregel en aanvullende controlemaatregelen Arrangement 2 Binnen arrangement 2 staat de prestatie centraal. Controle Is gericht op het resultaat van het project. Afhankelijk van het risicoprofiel zal de steekproefsgewijze controle, beperkt, gemiddeld of Intensief zijn. In de steekproef zal de prestatie conform de vaststelling behind desk of via een werkbezoek worden gecontroleerd. De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht dat de aanvrager ln de steekproef is gevallen en dat een controle op prestatierealisatie zal plaatsvinden. Tot slot kan een laag risico in arrangement 2 aanleiding zijn om een regeling onder een lager arrangement te laten vallen. Arrangement 3 Het controleschema voor arrangement 3 ziet er als volgt uit: rangement 3: boven Risico Standaardmaatregel Aanvullende maatregel Laag Prestatieverantwoording en Kostenverantwoording De standaardmaatregel Is 100% controle daarnaast is er review mogelijk via een controleverklaring Gemiddeld Prestatieverantwoording en Kostenverantwoording De standaardmaatregel is 100% controle daarnaast is er review mogelijk via een controleverklaring Hoog Prestatieverantwoording en Kostenverantwoording vla een controleverklaring De standaardmaatregel is 100% controle daarnaast is er review mogelijk Tabel 5: verantwoordingsmaatregel en aanvullende controlemaatregelen Arrangement 3 In arrangement 3 Is door een controleverklaring zekerheid verkregen over de prestatierealisatie, naleving van de gestelde voorwaarden en de gemaakte en betaalde kosten indien die verklaring goedkeurend Is. Op basis van de prestatieverantwoording, de kostenverantwoording en de controleverklaring wordt de subsidie vastgesteld. Bij een laag gemiddeld en hoog risico ln arrangement 3 wordt de 100% controle vertrouwd en kan met een redelijke mate van zekertieid worden beoordeeld dat de prestatie Is geleverd en dat de kosten subsidiabel zijn. Wel is er nog de mogelijkheid om een review te houden. Deze kans Is groter naar mate het risico groter is. Tot slot kan een laag risico ln arrangement 3 aanleiding zijn om een regeling onder een lager arrangement te laten vallen. Review beleid Onderdeel van het algemene controlebeleid is het zogenaamde revlewbeleld om te waarborgen dat door de instelllngsaccountant ook aan de wet- en regelgeving is getoetst. In het opgemaakte controleprotocol is opgenomen dat de provincie gemachtigd Is om een review uit te voeren bij de instelllngsaccountant op kosten van de aanvrager van de subsidies. Aanvullende controlemaatregelen Aanvullend kan vooraf aan de subsidievaststelling een administratieve controle, waarneming ter plaatse, boekenonderzoek en soortgelijk onderzoek plaatsvinden. De controlemogelijkheden en bevoegdheden van de ambtelijke organisatie zijn vastgelegd in hoofdstuk 5 van de algemene wet bestuursrecht (Awb).

10 Deelwaarneming of Steekproeven In het RSK vraagt de subsidieverstrekker niet meer altijd standaard verantwoording, maar worden de subsidlevaststellingen steekproefsgewijs gecontroleerd. Er wordt dan gecontroleerd of de activiteit is verricht en al dan niet aan de verplichtingen Is voldaan. Binnen het controlebeleid wordt gebruik gemaakt van de combinatie van 'risico georiënteerde kritische deelwaarneming' (select) en de statistische steekproef (a-select). Bij de 'risico georiënteerde kritische deelwaarneming' (select) Is het risicogehalte gekoppeld aan het arrangementenmodel (driedeling naar subsidiebedrag) en de risicoanalyse (handeling 1). Een hoog risicogehalte betekent dat er meer subsidieontvangers gecontroleerd worden. Kritische deelwaarneming (select) Naast het bepalen van de arrangementen en de risicoanalyse per regeling vindt er bovendien op het niveau van de individuele subsidieaanvraag een risicoanalyse plaats. Hier wordt rekening gehouden met de risico's verbonden aan: hoogte van de subsidie politieke gevoeligheid van een subsidiedossier (aandacht in de pers) openstaande vragen bij de subsidieveriening (die wel tot subsidieverstrekking hebben geleid zoals bijvoorbeeld een onzekere of onduidelijke kosten/begroting) bevindingen uit voorgaande controles bij (soortgelijke) gesubsidieerde Instelling bevindingen uit reviews van andere inspectiediensten (Indien openbaar) datum van vorige steekproefcontrole dekking over verschillende deelpopulaties subsidieadviseurs aantal aanvragen binnen één subsidieregeling tijdvak subsidie (jaargang / tender / oid) datum waarop de aanvrager de vaststelling moet indienen (werkplanning / capaciteitsplanning) Statistische steekproef (a-select) De steekproef kan tevens worden bepaald of worden aangevuld (nadat er een voorselectie heeft plaatsgevonden op basis van de 'risico georiënteerde kritische deelwaarneming') door gebruik te maken van de a-selecte steekproef. Dit betekent dat een keuze wordt gemaakt op basis van willekeurigheid. Elke subsidie uit de totale hoeveelheid subsidies maakt even veel kans om geselecteerd te worden. Begrotingsubsidies en incidentele subsidies worden bij de aanvraag voor wat betreft risico's vergeleken met aanvragen (van een regeling) met gelijksoortige risico's (zie handeling 1). Ook hiervoor geldt dat de steekproef kan worden bepaald door de combinatie van 'risico georiënteerde kritische deelwaarneming' (select) en de statistische steekproef (a-select). Systeemgerichte controle De provincie voert periodiek controles uit op de onderdelen van het M&O beleid binnen het proces Verstrekken Subsidies. Deze controles zijn onderdeel van het jaariijkse door GS vastgestelde Concern Interne Controle Plan van de Provincie Zuid-Holland. 10

11 Hoofdstuk 3 handeling 3 - Actief en consistent handhaven De derde maatregel is dat conseguent wordt opgetreden wanneer het vertrouwen wordt geschonden. De meldingsplicht is belangrijk en moet in de voorlichting naar de subsidieaanvrager goed worden benadrukt. Leidraad M&O Het Is van belang dat gedurende het subsidieproces (aanvraag, voortgang en vaststelling) de subsidieontvanger goed wordt voorgelicht over het sanctiebeleid. Hierdoor kan er vanuit het sanctiebeleid ook een preventieve werking uitgaan. In de eerste plaats worden de verplichtingen helder beschreven in de beschikking. Consequent en tijdig gebruik van beschikbare sanctiemogelijkheden is van belang om de handhaafbaarheid te vergoten en zorgt voor een beperking van de schade die door het misbruik is ontstaan. Preventief handhaven wil zeggen dat tijdens behandeling van een subsidieaanvraag, dus voordat de subsidie is verleend, kan worden gehandhaafd door de subsidieaanvraag te weigeren. Repressief handhaven dient tijdens de uitvoering (fase voortgang) en bij de vaststelling of binnen vijfjaren na de vaststelling van de subsidie plaats te vinden. Hieronder is dat in beeld gebracht. Aanvraag Voortgang (uitvoering project) Vaststelling (+ 5 jaar) Preventief Repressief Figuur 6: preventief en repressief handhaven Preventief (vooraf) handhaven De subsidieverstrekker kan na beoordeling van de subsidieaanvraag, de subsidie preventief weigeren op basis van artikel 4:35 van de Awb. De weigerlngsgronden betreffen ondermeer het bestaan van een gegronde reden om aan te nemen dat: de activiteiten niet zullen plaatsvinden, of dat de aanvrager niet aan zijn verplichtingen zal voldoen, of dat de aanvrager niet in voldoende mate verantwoording zal kunnen afleggen. Wanneer de aanvrager in het M&O register Is opgenomen (handeling 4) is dit eveneens een gegronde reden om preventief te weigeren. Zo nodig kunnen in aanvulling op de weigeringsgronden uit de Awb in de betrokken subsidieregeling nog extra weigeringsgronden worden opgenomen. Voor het weigeren van een subsidie op grond van artikel 4:35 van de Awb moet een gegronde reden zijn. Dit betekent dat objectiveerbaar (concrete feiten en omstandigheden) moet worden aangetoond dat er sprake is van één van de in het artikel genoemde weigeringgronden. Hierbij hoeft overigens geen opzet in het spel te zijn. Deze weigeringsgronden kunnen ook gebruikt worden bij iemand die een subsidie aanvraagt voor een project dat evident zijn kennis of capaciteiten te boven gaat en daarbij niet ter kwader trouw handelt, maar slechts naïef is.

12 Het al bij voorbaat diskwalificeren van een aanvrager is een ingrijpende maatregel. De provincie moet deze weigering uiteraard zorgvuldig kunnen motiveren. Een ander Instrument dat bij preventieve weigering kan worden Ingezet is de Wet BIBOB (bij verieningen > 250,000). Deze wet heeft mede betrekking op subsidieverstrekking. Artikel 14 van de Asv bepaalt dat wij de subsidie kunnen weigeren indien ernstig vermoeden bestaat dat de beschikking mede zal worden gebruikt om strafbare feiten te plegen of voor witwassen. Dat vermoeden kan o.a. worden afgeleid uit eerdere vergelijkbare strafbare feiten. Subsidie kan dan worden geweigerd, verminderd of ingetrokken (vgl. artikel 6 Wet BIBOB). Van deze mogelijkheid moet vanuit het oogpunt van uitvoeringslasten zeer terughoudend gebruik worden gemaakt. Hierbij speelt de proportionaliteitsafweging een belangrijke rol. Repressief (achteraf) handhaven Het vertrouwen in de aanvrager is het uitgangspunt. Dit is expliciet ln het RSK kader in de 'meldingsplicht' van de aanvrager vastgelegd. Mocht een aanvrager het vertrouwen schenden, dan is het de bedoeling hier consequent tegen op te treden. De hierna genoemde sancties (tabel 6) kunnen voorafgegaan worden door een corrigerend gesprek of verscherpt toezicht gedurende een bepaalde periode. Gevolgen van nietnaleving van de voonwaarden moeten helder zijn. Als de subsidieontvanger zich niet aan de verplichtingen houdt kan de subsidiebeschikking worden ingetrokken en het voorschot (of een deel hiervan) worden teruggevorderd. Vanuit het oogpunt van rechtszekerheid gelden er ruimere mogelijkheden voor het Intrekken van een subsidieveriening (artikel 4:48 en 4:50 Awb) dan voor de subsidievaststelling (artikel 4:49 Awb). De verleningsbeschikking kan worden gewijzigd of ingetrokken als de activiteiten waarvoor subsidie is verieend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden of zullen plaatsvinden, de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen (met name de meldingsplicht) of de subsidieontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt. Bij het lager vaststellen van een subsidie kan er ook een vaste korting worden toegepast. Dit kan toegepast worden als activiteiten (deels) niet zijn uitgevoerd, als activiteiten niet of anders zijn uitgevoerd dan in de beschikking is gemeld, als er niet aan de meldingsplicht Is voldaan of als voortgangsrapportages niet zijn ingediend. In onderstaande sancties (tabel 6) staan de percentages waarmee de subsidieverlening en de subsidievaststelling (na steekproef) gekort kunnen worden. De niet gemelde nalatigheid tav de prestatie Het volledig niet uitvoeren van de prestatie(s) en/of activiteiten Het volledig niet uitvoeren van een deelprestatie Het anders uitvoeren van een ln de beschikking genoemde (deel)prestatie waarbij gewogen wordt of het uiteindelijke doel mogelijk wel is bereikt. Het niet tijdig aanleveren van voortgangsrapportages [bij meerjarige subsidies) en verzoek tot vaststelling Tabel 7: Sancties Korting op de subsidie 100% 100% van de deelprestatle 10%-100% per (deel) prestatie Te laat 1% en daarna per week 1% extra met een maximum van 13%. Daarna kan de subsidie worden ingetrokken. 12

13 Bij alle nalatigheden kan de wettelijke rente over de terugvordering van het door de subsidieontvanger ontvangen voorschot in rekening worden gebracht. In geval van fraude kan er aangifte worden gedaan bij het Openbaar Ministerie en kan er een registratie plaatsvinden in geval van ernstige onregelmatigheden. De subsidievaststelling kan tot vijfjaar (art. 4:104 Awb) na de vaststelling worden gewijzigd of worden ingetrokken wanneer bijvoorbeeld sprake is van feiten of omstandigheden waarvan de provincie Zuid- Holland bij de subsidievaststelling redelijkerwijs niet op de hoogte kon zijn en op grond waarvan de subsidie lager dan overeenkomstig de subsidieveriening zou zijn vastgesteld. Dit kan ook als de subsidievaststelling onjuisl was en de subsidieontvanger dit wist of behoorde te weten, of indien de subsidieontvanger na de subsidievaststelling niet heeft voldaan aan de subsldleverplichtingen (met name de meldingsplicht). 13

14 Hoofdstuk 4 handeling 4 - Register van gevallen waarbij M&O is geconstateerd Het Rijk heeft voor handeling 4. 'departementaal overzicht van misbruik bij subsidieverstrekker', op 6 september 2010 een andere, meer specifieke, invulling geleverd. Deze invulling is overgenomen van het Rijk. Registratie van ernstige onregelmatigheden bij subsidies De titel 'misbruik' is beperkter dan de gewenste en geformuleerde criteria om te voldoen aan het doel van de registratie, namelijk het voorkomen van misbruik en het uitvoeren van risicoanalyse voor subsidieregelingen en steekproefsgewijze verantwoording/controle. Daarom heet het register 'Register van ernstige onregelmatigheden bij subsidies'. Bij onregelmatigheden gaat het om een wijziging van feiten en omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag. Deze feiten en omstandigheden bevatten ook de gevallen van misbruik. Uitgangspunt voor de operationalisering en uitwerking van de registratie is dat de registratie informatie verschaft die bijdraagt aan goede risicoafwegingen. De registratie wordt op één centraal punt binnen de organisatie opgezet en onderhouden en biedt Input voor: de risicoanalyse die ten grondslag ligt aan het ontwerpen en bijstellen van subsidieregelingen, om zodoende herhaald of nieuw misbruik van subsidies te voorkomen; het uitvoeren van risicoanalyses bij de verantwoording en/of eventuele controle; de risicoafweging om al dan niet een subsidie toe te kennen bij Individuele subsidieaanvragen van geregistreerde aanvragers. Informatie uit de registratie kan worden gebruikt voor dossiervorming ten behoeve van preventieve weigering van subsidieveriening op basis van art. 4:35 Algemene wet bestuursrecht (Awb). Criteria voor registratie 1. Registratie vindt plaats indien sprake is van één of meer van de volgende omstandigheden: a. indien Is geconstateerd dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt niet, niet tijdig of niet geheel zijn verricht, of dat er niet, niet tijdig of niet geheel aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan en dat de subsidieontvanger dit niet of niet tijdig heeft gemeld en vanwege deze constatering de verienlngs- of vaststelllngsbeschikklng is Ingetrokken of minimaal 50% lager is vastgesteld met toepassing van afdeling van de Algemene wet bestuursrecht; b. aangifte is gedaan bij het Openbaar Ministerie vanwege vermoedens van strafbare feiten. 2. Registratie kan facultatief plaatsvinden bij een minder dan 50% lagere vaststelling Indien Gedeputeerde Staten van mening zijn dat de ernst van de aanleiding voor lagere vaststelling een reden voor registratie is. Toegang tot de registratie De registratie wordt op één centraal punt opgezet en onderhouden en biedt input voor de risicoanalyse (Handeling 1), het uitvoeren van risicoanalyses bij de steekproefsgewijze verantwoording en/of conti^ole (Handeling 2) en de risicoafweging om al dan niet een subsidie toe te kennen bij individuele subsidieaanvragen van geregistreerde aanvragers (preventief weigeren. Handeling 3). De voor de registratie benodigde gegevens zijn al beschikbaar In de individuele subsidiedossiers. Het betreft onder meer gegevens over de subsidie en de subsidieontvanger, het verieende en/of vastgestelde subsidiebedrag, de aanleiding om te registreren en de ondernomen actie. De registratie is te raadplegen door medewerkers die daarvoor zijn geautoriseerd door de beheerder(s) van de registratie. Hiertoe wordt een lijst met geautoriseerde medewerkers of afdelingen opgesteld en worden de benodigde (technische) maatregelen genomen die uitsluitend raadpleging door geautoriseerde medewerkers mogelijk maken. 14

15 Gegevens registratie De voor de registratie benodigde gegevens zijn reeds beschikbaar in de individuele subsidiedossiers. Het gaat om: 1. de naam van de subsidle(-regeling); 2. de persoonsgegevens, en de hoedanigheid van de subsidieontvanger; 3. de persoonsgegevens van een eventuele gemachtigde; 4. het dossiernummer; 5. een beschrijving van het door of namens Gedeputeerde Staten geconstateerde misbruik; 6. de toegepaste sanctie; 7. het verleende en het uiteindelijk vastgestelde bedrag. De geregistreerde gegevens dienen, evenals alle andere aan de subsidieverstrekking gerelateerde gegevens, ook ln het individuele subsidiedossier te worden vastgelegd. De voor het desbetreffende subsidiedossier verantwoordelijke medewerker beheert deze gegevens in het kader van de subsidieverlening c.q. subsidievaststelling. Wie wordt geregistreerd? Zowel rechtspersonen als natuurlijke personen worden geregistreerd. Indien de subsidie is aangevraagd door een gemachtigde of bemiddelingsbureau zullen ook naam, adres en woon- of vestigingsplaats van de gemachtigde of het bemiddelingsbureau worden geregistreerd. Ook deze informatie kan worden gebruikt voor dossiervorming ten behoeve van preventieve weigering van subsidieveriening op basis van art. 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht. Op de registratie van gegevens betreffende natuuriijke personen is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. De hier aan de orde zijnde registratie voldoet aan de voona/aarden van de Wbp. Hoe lang blijven de gegevens in het register opgenomen? De gegevens blijven vanaf het moment van registratie voor een periode van drie jaar in het provinciale register opgenomen. Registratie vindt niet eerder plaats dan na afloop van het project. Uitzondering vormen de gevallen waarbij sprake is van een lopende juridische procedure. De gegevens zullen in de registratie blijven opgenomen zolang de procedure loopt. Na het verstrijken van de termijn van driejaar worden de gegevens uit de registratie verwijderd. Hoe en op welk moment registreren? De subsidieverstrekker is verplicht om de subsidieontvanger te informeren indien persoonsgegevens of direct tot natuuriijke personen te herieiden gegevens ln het register worden opgenomen. Met het oog op de preventieve en afschrikkende werking die van het Informeren van de subsidieontvanger uitgaat, wordt de subsidieontvanger - dus natuurlijke personen, Instellingen en bedrijven - altijd geïnformeerd over opname van gegevens in de registratie, zowel wanneer het persoonsgegevens als wanneer het nietpersoonsgegevens betreft. 15

16 Indien er sprake is van een omstandigheid die leidt tot opname in het register, deelt de subsidieverstrekker aan de desbetreffende ontvanger mee welke gegevens geregistreerd zullen worden en wat de redenen daarvoor zijn, hoe lang deze gegevens in de registratie blijven opgenomen en hoe de betrokkene gebruik kan maken van zijn/haar inzage- en correctierecht. Deze mededeling kan worden opgenomen in de verienlngs- of vaststellingsbeschikking betreffende de intrekking of lagere vaststelling dan wel de boetebeschikking. In geval er sprake is van een strafvervolgingsaangifte, zal een aparte melding moeten worden verzonden. Conform artikel 40 van de Wbp kan de betrokkene bij de verantwoordelijke beheerder van de registratie verzet aantekenen tegen opname in de registratie ln verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden. Uit het oogpunt van kenbaarheid en duidelijkheid worden alle subsidieaanvragers al voorafgaand of ten tijde van het indienen van de aanvraag voor een subsidie over het register geïnformeerd. Daarbij wordt aangegeven wat de registratie Inhoudt zoals: de gegevens die worden geregistreerd, hoe lang deze gegevens in de registratie blijven opgenomen en hoe de betrokkene gebruik kan maken van zijn/haar inzage- en correctierecht. Inzage- en correctierecht uitoefenen De betrokkene kan. als het gaat om persoonsgegevens, volgens artikel 35 van de Wbp een verzoek bij de verantwoordelijke beheerder indienen om zijn/haar gegevens in te zien. Voor correctie van de gegevens kan hij/zij bij de verantwoordelijke beheerder een verzoek indienen volgens artikel 36 van de Wbp. Aangezien de gegevens vertrouwelijk zijn, dienen twee personen te worden aangesteld voor het beheer van de registratie. Deze beheerders registreren de door de dossierhouders aangeleverde informatie. Uitsluitend de aangestelde beheerder(s) of diens plaatsvervanger kunnen gegevens bewerken. De registratie Is te raadplegen door medewerkers die daarvoor zijn geautoriseerd door de beheerder(s) van de registratie. Hiertoe wordt een lijst met geautoriseerde medewerkers of afdelingen opgesteld en worden de benodigde (technische) maatregelen genomen die uitsluitend raadpleging door geautoriseerde medewerkers mogelijk maken. Doel registratie Doelstelling van de registratie is om inzicht te verkrijgen in de risico's die kunnen leiden tot herhaald of nieuw misbruik van subsidies en om hierop te anticiperen. Dit is een risicogerichte benadering. Bij onregelmatigheden gaat het om een wijziging van feiten en omstandigheden die invloed hebben op de hoogte van het subsidiebedrag. Deze feiten en omstandigheden bevatten ook de gevallen van misbmik. 16

17 Hoofdstuk 5 handeling 5 - Evaluatie risico's per subsidieregelingen Als laatste handeling van het M&O-beleid en sluitstuk van de uitvoering van een subsidieregeling is er de evaluatie van nsico's van de subsidieregelingen. Hierbij wordt ook gekeken naar eventueel oneigenlijk gebruik van de subsidieregeling en de verbeterpunten die blijken uit de registratie van het misbruik. Beleidscyclus De laatste stap vormt de evaluatie ten aanzien van de risico's van de subsidieregeling. Gebreken in de subsidieregeling en het proces kunnen worden ontdekt en hersteld. Deze evaluatie is nodig voor zowel bestaande als nieuwe regelgeving. Naar aanleiding van de evaluaties kan wellicht een indicatie worden gegeven van de effectiviteit van het M&O-beleid. Bovendien krijgen we inzicht in de toereikendheid van de controlemogelijkheden. De evaluatie van de risico's staat los van de vierjaariijkse toetsing van de effectiviteit van subsidies. Evaluatie van het proces en de steekproeven Het proces en de praktijk worden geëvalueerd. Deze worden beide apart Ingepland en de frequentie wordt vooraf bepaald. De resultaten van de evaluatie hebben hun weerslag op het proces en de subsidieregelingen. Hieronder zijn de onderwerpen geformuleerd die van belang zijn voor de evaluatie van het proces en de steekproeven. Proces - welke risico's hebben zich daadwerkelijk voorgedaan en wat was de impact - hoe waren de doorlooptijden - hoe waren de kosten - welk effect hebben de aanpassingen op basis van de vorige evaluatie Steekproef - hoe vaak en bij welke subsidieregelingen Is M&O geconstateerd Subsidieregelings dossier Om de koppeling met de in het verleden gemaakte keuzes en evaluaties te maken, wordt in het subsidieregelingsdossier de volgende zaken opgenomen: de subsidieregeling. (aanvraag)formulieren, risicoanalyse, controlerapporten (controles in het kader van M&O beleid, zoals de steekproeven), evaluatieverslagen. 17