Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2013

Transcriptie

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2013 vergezeld van de antwoorden van het Instituut 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INLEIDING 1. Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (hierna het Instituut ofwel EIT ), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad 1. Het Instituut heeft als doel, de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Europese Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Het Instituut kent subsidies toe aan drie kennis- en innovatiegemeenschappen (KIG s) die het hoger onderwijs, de onderzoekssector en het bedrijfsleven samenbrengen en zodoende pogen innovatie en ondernemerschap te stimuleren 2. De KIG s coördineren de activiteiten van honderden partners. Uit de door het EIT verleende subsidies worden de kosten van de partners vergoed alsmede de kosten die voortvloeien uit de coördinatieactiviteiten van de KIG s. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 2. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de ''management representations''. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer: 1 2 PB L 97 van , blz. 1. Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut.

3 3 a) de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten 3 en de verslagen over de uitvoering van de begroting 4 betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening. De verantwoordelijkheid van de leiding 4. De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Instituut, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 5 : a) De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Instituut omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels 6 en het maken van boekhoudkundige schattingen die Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen. Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij. Artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van , blz. 42). De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

4 4 onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Instituut goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Instituut. b) De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen. De verantwoordelijkheid van de controleur 5. De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad 7 een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Instituut geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. 7 Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

5 5 6. De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. 7. De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 8. Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Instituut op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2013 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

6 6 Grondslag voor een oordeel met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen Geen redelijke zekerheid over de wettigheid en regelmatigheid van subsidieverrichtingen. 9. In 2013 verrichtte het Instituut saldobetalingen en verrekende het voorfinanciering(sverrichtingen) voor subsidies ten belope van 84,1 miljoen euro (activiteiten 2012). De subsidie-uitgaven vormden ongeveer 97 % van de totale uitgaven in Alle subsidieverrichtingen moeten door de Commissie worden onderzocht voordat ze door het EIT worden goedgekeurd. Het Instituut bleef zelf grote inspanningen leveren om doeltreffende verificaties vooraf te verrichten en aldus redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de subsidieverrichtingen. Ongeveer 87 % van de door de KIG s gedeclareerde subsidie-uitgaven wordt gedekt door certificaten die zijn afgegeven door onafhankelijke accountantskantoren die door de KIG s en hun partners zijn gecontracteerd. Het EIT verrichtte zelf verificaties vooraf in de vorm van alomvattende controles op stukken. Het EIT onderzocht de van de KIG s en hun partners ontvangen bewijsstukken indien er specifieke risico s werden geconstateerd. De Rekenkamer stelde echter vast dat hoewel de kwaliteit van de controlecertificaten aan het verbeteren is - deels door betere begeleiding er in het algemeen ruimte is voor verdere verbetering in het werk van de onafhankelijke accountantskantoren. 10. Teneinde aanvullende zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en de regelmatigheid van de subsidieverrichtingen heeft het EIT voor subsidieverrichtingen bijkomende verificaties achteraf gecontracteerd die werden uitgevoerd door een onafhankelijk accountantskantoor. De gedeclareerde kosten van 29 van de 300 KIG-partners (goed voor 29 % van de totale subsidieverrichtingen die in 2013 zijn gedaan) werden achteraf geverifieerd. De resultaten van de verificatie achteraf bevestigden dat verificaties vooraf aan het verbeteren zijn maar nog niet geheel doeltreffend zijn. Op basis van de fouten die aan de hand van verificaties achteraf werden

7 7 vastgesteld, besloot het EIT in 2014 om een totaalbedrag van euro terug te vorderen, wat gelijkstond aan 3 % van de gecontroleerde subsidies in Fouten bij materiële aankopen 11. In 2013 zijn betalingen ten belope van ongeveer euro en euro verricht als betaling op grond van twee kadercontracten die in 2010 en 2012 waren gesloten door middel van een procedure van gunning via onderhandelingen. Uit de controle bleek dat het gebruik van een procedure van gunning via onderhandeling niet gerechtvaardigd was, waardoor de betreffende betalingen onregelmatig zijn. 12. Het gecombineerde foutenpercentage van de aangelegenheden die in paragrafen 9-11 worden beschreven, bedraagt tussen 2 % en 3 % van de totale uitgaven in Oordeel met beperking ten aanzien van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 13. Behoudens de mogelijke gevolgen van de in de grondslag voor een oordeel met beperking beschreven aangelegenheden (zie de paragrafen 9-12) zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening voor het per 31 december 2013 afgesloten jaar naar het oordeel van de Rekenkamer in alle materiële opzichten wettig en regelmatig. 14. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer over de betrouwbaarheid van de rekeningen of aan haar oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

8 8 OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN 15. De kader-partnerschapsovereenkomsten (FPA s) met de drie KIG s bepalen dat de financiële bijdrage van EIT over de eerste vier jaren van 1 januari 2010 tot december 2013 maximaal 25 % van de totale uitgaven van een KIG mag belopen. Volgens de door de KIG s gemelde cijfers werd dit maximum door de drie KIG s in acht genomen. Aangezien die cijfers pas in 2015 zullen worden gecontroleerd, bestaat er geen toereikende controle-informatie waaruit blijkt dat de EIT-financiering dit maximum van 25 % niet heeft overschreden. OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER 16. In 2013 bedroeg het algemene niveau van vastgelegde kredieten 97 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen over het algemeen tijdig werden gedaan. De uitvoeringsgraad van de begroting was echter laag - 74 % van de EU-bijdragen voor titel I (personeelskosten) - wat grotendeels te wijten is aan het grote personeelsverloop en de uitblijvende vaststelling van de regelingen aangaande salarisaanpassingen. 17. Het Instituut droeg vastgelegde kredieten ter waarde van euro (24 %) uit hoofde van titel II (administratieve uitgaven) over. De overdrachten betroffen hoofdzakelijk nog niet ontvangen facturen en lopende IT-projecten. Het Instituut heeft euro (29 %) van de vastgelegde kredieten die onder deze titel zijn overgedragen van 2012 naar 2013, niet benut. Dit was voornamelijk het gevolg van de overschatting van kosten voor een vergadering van de raad van bestuur. 18. Het Instituut had onder titel III (operationele uitgaven) euro uitgetrokken voor KIG-subsidies. De relatief lage uitvoeringsgraad van 82 % is toe te schrijven aan het feit dat de KIG's de beschikbare financiële middelen voor activiteiten in 2012 (subsidies 2012) niet volledig hebben geabsorbeerd.

9 9 FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN 19. Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Pietro RUSSO, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 16 september Voor de Rekenkamer Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President

10 1 Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren BIJLAGE I Jaar 2012 Opmerking van de Rekenkamer In 2012 verrichtte het Instituut saldobetalingen en verrekende het voorfinanciering(verrichtingen) voor subsidies ten belope van 11,3 miljoen euro (activiteiten 2010) en 48,6 miljoen euro (activiteiten 2011). Alle subsidieverrichtingen moeten door de Commissie worden onderzocht voordat ze door het EIT worden goedgekeurd. Het Instituut deed zelf grote inspanningen om doeltreffende verificaties vooraf te verrichten en aldus redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de subsidieverrichtingen. Ongeveer 80 % van de door de KIG s gedeclareerde subsidie-uitgaven wordt gedekt door certificaten die zijn afgegeven door accountantskantoren die door de KIG s en hun partners zijn gecontracteerd. EIT verrichtte zelf verificaties vooraf in de vorm van alomvattende controles op stukken. Aanvankelijk onderzocht het EIT de van de KIG s en hun partners ontvangen bewijsstukken alleen indien er specifieke risico s werden geconstateerd. Toch vond de Rekenkamer dat de kwaliteit van de auditcertificaten in vele gevallen ontoereikend was 1. Teneinde aanvullende zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en de regelmatigheid van de subsidieverrichtingen, voerde het Instituut eind 2012 bijkomende verificaties achteraf in voor subsidies die verband hielden met activiteiten in Deze werden uitgevoerd door onafhankelijke accountantskantoren Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) Afgerond

11 2 Jaar Opmerking van de Rekenkamer die door de EIT waren gecontracteerd en als betrouwbaar worden beoordeeld. De resultaten van de verificatie achteraf bevestigden dat verificaties vooraf niet helemaal doeltreffend zijn. Het Instituut heeft evenwel de vastgestelde onrechtmatige betalingen teruggevorderd en het percentage resterende fouten voor subsidieverrichtingen 2011 is niet van materieel belang. Er zijn evenwel nog geen verificaties achteraf uitgevoerd voor de verrichtingen die betrekking hebben op subsidies voor activiteiten in 2010 (11,3 miljoen euro). Gezien de beperkte zekerheid die kan worden ontleend aan verificaties vooraf is er bovendien geen redelijke zekerheid over de wettigheid en regelmatigheid van die verrichtingen. De Rekenkamer kon niet voldoende geschikte controle-informatie verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de gecontroleerde subsidieverrichtingen die verband hielden met activiteiten in Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

12 3 Jaar 2012 Opmerking van de Rekenkamer Naast de in de paragrafen 9-13 beschreven kwestie is er het feit dat de budgetten voor de in 2010 en 2011 ondertekende subsidieovereenkomsten, waarvoor in 2012 betalingen werden verricht, niet specifiek genoeg waren. Er was geen verband tussen de goedgekeurde middelen en de te verrichten activiteiten. De subsidieovereenkomsten bevatten geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten, enz.) en evenmin regels voor de aanbesteding voor goederen en diensten door de KIG s en hun partners. In het kader van zijn verificaties vooraf verrichtte het Instituut ook technische verificaties van alle gefinancierde projecten. Er waren echter te weinig kwantificeerbare streefdoelen, hetgeen een doeltreffende beoordeling van de projectactiviteiten en -resultaten belemmerde. Bedrijfsplannen bevatten geen gedetailleerde beschrijving van alle te verrichten activiteiten, geen duidelijke mijlpalen en geen af te leveren producten per activiteit of kwaliteitscriteria. Van de uit 2011 overgedragen vastgelegde kredieten ten belope van ongeveer 22 miljoen euro werd ongeveer 10 miljoen euro (45 %) in 2012 geannuleerd. Het hoge annuleringspercentage is vooral te wijten aan het feit dat de door de begunstigden van de subsidieovereenkomsten 2011 gedeclareerde geschatte kosten lager waren dan verwacht (9,2 miljoen euro ofwel 92 % van de geannuleerde overdrachten). Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) Loopt nog

13 4 Jaar 2011 Opmerking van de Rekenkamer Subsidieovereenkomsten die leidden tot betalingen in 2011, werden systematisch door de Europese Commissie (Directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur) en door het Instituut ondertekend nadat de meeste activiteiten reeds waren afgerond. Tussen september en december 2011 verrichtte het Instituut saldobetalingen 2 ten bedrage van 4,2 miljoen euro voor drie subsidieovereenkomsten die lang na de aanvang van de activiteiten waren ondertekend 3. Dit is problematisch uit het oogpunt van goed financieel beheer. Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) Afgerond Zo vermeldden de auditcertificaten niet altijd de gecontroleerde kostendeclaratie. Niet alle kostencategorieën hoefden voldoende grondig te worden gecontroleerd (bijvoorbeeld de werkelijke indirecte kosten, die onbeperkt kunnen worden gedeclareerd, werden niet gecontroleerd aan de hand van de oorspronkelijke bewijsstukken). Het risico op dubbele financiering van als kosten gedeclareerde uitrusting werd niet uitgebreid gecontroleerd. De meeste auditcertificaten vermeldden niet de dekking van de gecontroleerde kosten en er was geen gemeenschappelijke methode om de globale fout in de kostendeclaraties te bepalen. De Europese Commissie had voorschotbetalingen verricht. In één geval werd het contract 14 dagen voor het eind van de uitvoeringsperiode van 13 maanden ondertekend.

14 1 Europees Instituut voor innovatie en technologie (Boedapest) Bevoegdheden en activiteiten BIJLAGE II Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikel 173 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) Bevoegdheden van het Instituut (Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad) De Unie en de lidstaten dragen er zorg voor dat de omstandigheden nodig voor het concurrentievermogen van de industrie van de Unie, aanwezig zijn. Hiertoe is hun optreden, overeenkomstig een systeem van open en concurrerende markten, erop gericht: de aanpassing van de industrie aan structurele wijzigingen te bespoedigen; een gunstig klimaat voor het ontplooien van initiatieven en voor de ontwikkeling van ondernemingen in de gehele Unie, met name van het midden- en kleinbedrijf, te bevorderen; een gunstig klimaat voor de samenwerking tussen ondernemingen te bevorderen; een betere benutting van het industriële potentieel van het beleid inzake innovatie, onderzoek en technologische ontwikkeling te stimuleren. Doelstellingen Doel van het Instituut is de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Gemeenschap te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Hiertoe worden hoger onderwijs, onderzoek en innovatie van het allerhoogste niveau bevorderd en geïntegreerd. Taken Om zijn doelstellingen te verwezenlijken heeft het Instituut tot taak om: a) zijn prioritaire gebieden vast te stellen; b) mogelijke partnerorganisaties bewust te maken en hun deelneming aan zijn werkzaamheden aan te moedigen; c) op prioritaire gebieden KIG s te selecteren en aan te wijzen en hun rechten en plichten in overeenkomsten vast te leggen; hun de nodige steun te geven; passende maatregelen voor kwaliteitscontrole toe te passen; hun activiteiten doorlopend te monitoren en regelmatig te evalueren; en voor voldoende onderlinge coördinatie tussen de KIG s te zorgen; d) financiële middelen uit de publieke en de particuliere sector aan te trekken en deze in overeenstemming met deze verordening aan te wenden. Het zal met name trachten een aanzienlijk, stijgend aandeel van zijn begroting uit particuliere bronnen en uit door de eigen activiteiten gegenereerd inkomen te betrekken; e) aan te moedigen dat de graden en diploma s in de lidstaten worden erkend die zijn afgegeven door instellingen voor hoger onderwijs die een partnerorganisatie zijn, en die EIT-graden en diploma s mogen worden genoemd; f) de verspreiding van de goede praktijken voor de integratie van de kennisdriehoek te bevorderen met het oog op de ontwikkeling van een gemeenschappelijke cultuur van innovatie en kennisoverdracht; g) te trachten een instelling van mondiaal niveau te worden van topkwaliteit inzake hoger onderwijs, onderzoek en innovatie; h) te zorgen voor complementariteit en synergie tussen de activiteiten van het Instituut en de andere communautaire programma s.

15 2 Organisatie In 2013 (2012) ter beschikking van het Instituut gestelde middelen Producten en diensten in 2013 Raad van bestuur Samenstelling De raad van bestuur (RB) van het Instituut bestaat uit 18 benoemde leden met een evenwichtige samenstelling uit personen met ervaring en uitmuntendheid in het bedrijfsleven, het hoger onderwijs en de onderzoekssector, alsook uit vier vertegenwoordigers voorgedragen door de kennis- en innovatiegemeenschappen (KIG s). De Europese Commissie is waarnemer. Taken De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het aansturen van de activiteiten van het Instituut, voor de selectie, aanwijzing, toekenning van subsidies aan en evaluatie van de KIG s en voor alle andere strategische besluiten. Uitvoerend comité Samenstelling Het uitvoerend comité bestaat uit vijf leden van de raad van bestuur, onder wie de voorzitter en de vicevoorzitter. Het wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur. Taken Het uitvoerend comité ziet toe op de werking van het Instituut en neemt de nodige besluiten tussen de vergaderingen van de raad van bestuur. Directeur Benoemd door en verantwoordelijk jegens de raad van bestuur voor het administratief en financieel beheer van het Instituut; wettelijk vertegenwoordiger van het Instituut. Externe controle Europese Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad. Definitieve begroting 142,20 miljoen euro aan vastleggingskredieten en 98,76 miljoen euro aan betalingskredieten. Personeelsbestand per 31 december 2013 Toegestaan: 58 (52) Bezette posten: 41 (47) Overige posten: 0 (0) Totaalaantal personeelsleden: 41 (47) voor het verrichten van: uitvoerende taken: 25 (26) administratieve en ondersteunende taken 16 (21). Organisatie van vier vergaderingen van het EIT-Forum met de KIG s (een platform voor een regelmatige dialoog tussen de directeur van het Instituut en de CEO s van de KIG s) en van een lenteworkshop met de raad van bestuur van de KIG's en het EIT. Besluit van de raad van bestuur van 5 december 2013 betreffende de toewijzing voor het jaar 2014 van een totale begroting ad 180 miljoen euro aan de financiering van activiteiten met een meerwaarde voor de drie KIG s, na de toepassing van een proces van concurrerende financiering voor 36 % van de totale begroting. De raad van bestuur heeft tevens besloten een aanvullende begrotingstoewijzing van 40 miljoen euro aan de KIG's tot 2014 uit te stellen. Deze begroting dient apart te worden toegewezen en gelijk te worden verdeeld op basis van onder meer de opvolging van strategische aanbevelingen. In het jaar 2013 beheerden de drie KIG s een totale begroting van euro voor de EIT-financiering van activiteiten met meerwaarde van KIG s en een begroting van euro voor KAVA-activiteiten met andere dan EIT-financiering en aanvullende activiteiten. In 2013 waren in totaal 487 instellingen partners van de drie KIG s: Climate-KIC(187), EIT ICT Labs (105), en KIC InnoEnergy (195). In 2013 hebben KIG's het EIT voorzien van prestatiekernindicatoren en van hun respectievelijke bewijsstukken voor het jaar 2012; als onderdeel van een vroegere

16 3 Bron: Door het Instituut verstrekte bijlage. prestatiebeoordeling van KIG's werden zij door het EIT beoordeeld en gevalideerd met het oog op het concurrerende financieringsproces voor de toewijzing van De KIG's hebben het EIT ook schattingen voor hun prestatiekernindicatoren van 2013 verschaft. Organisatie van de conferentie "Fostering Innovation and Strengthening Synergies within the EU" in Dublin, Ierland op 29 en 30 april 2013 onder bescherming van het Ierse voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie. Publicatie van de studie "Analysis of Synergies fostered by the EIT in the EU Innovation Landscape". Rondetafelconferentie van ondernemers over het onderwerp "Matching Entrepreneurship with Venture Capital" werd van 11 tot 13 juli georganiseerd in Grundlsee, Oostenrijk. Lancering van de Alumnigemeenschap van het EIT op 11 november in Boedapest, Hongarije. EIT-Awards 2013 met drie winnaars van de EIT Venture Award en drie winnaars van de nieuwe EIT CH.A.N.G.E. Awards op 12 november in Boedapest, Hongarije. Verspreiding van een groot aantal succesverhalen dankzij de uitvoering van KIG-activiteiten.

17 EIT - European Institute of Innovation and Technology ANTWOORDEN VAN HET INSTITUUT 9: Het EIT verheugt zich erover dat de Rekenkamer erkent dat het EIT aanzienlijke inspanningen heeft geleverd om doeltreffende verificaties vooraf te verrichten en aldus redelijke zekerheid te bieden over de wettigheid en regelmatigheid van de subsidieverrichtingen. Het EIT verplicht zich ertoe de instructies aan auditoren verder te verbeteren om de door de Rekenkamer vastgestelde gebreken op te heffen en om de mate van garantie die deze controlecertificaten bieden, te verhogen. 10: In overeenstemming met de strategie van het EIT voor controle achteraf worden de te controleren KIG-partners geselecteerd op basis van een risicobeoordeling om maximale doeltreffendheid met beperkte middelen te waarborgen. Om echter een representatief foutenpercentage te kunnen verschaffen, selecteert het EIT een deel van de steekproef op basis van toeval. Dit garandeert een evenwichtiger dekking van de KIG-partners gedurende de looptijd van de kaderpartnerschapsovereenkomsten. Wat de subsidieovereenkomsten voor 2012 betreft, bedroeg het foutenpercentage in de steekproef slechts 1,37 %, terwijl het totale foutenpercentage van de gecontroleerde subsidies, zoals gerapporteerd door de Rekenkamer, inderdaad 3 % bedroeg. Het vastgestelde foutenpercentage van 3,29 % in de op risico s gebaseerde steekproef is per definitie niet representatief voor de totale populatie. Aangezien het representatieve foutenpercentage van 1,37 % onder de materialiteitsdrempel van 2 % is gebleven, heeft het EIT in zijn Jaarverslag geen voorbehoud gemaakt en is het van mening dat er bij het verstrekken van subsidies in het kader van de subsidieovereenkomsten geen inhoudelijke fouten gemaakt zijn. 11: Het EIT heeft proactief gehandeld en op het gebied van aankopen zonder dralen de volgende corrigerende maatregelen getroffen: 1) uitgebreide toetsing van de interne procedures, kringlopen en modelformulieren om te voldoen aan de respectieve regels voor openbare aanbestedingen, met bijzondere aandacht voor een gedegen planning en raming van de behoeften; 2) om de noodzakelijke dienstverlening te waarborgen, is het EIT begonnen gebruik te maken van de beschikbare kadercontracten van de Commissie en heeft het aanbestedingsprocedures voor nieuwe dienstverleningscontracten uitgeschreven; 3) het EIT heeft een reeks opleidingen voor zijn EIT-NL

18 EIT - European Institute of Innovation and Technology medewerkers gepland op het gebied van aankopen. Het EIT verplicht zich ertoe corrigerende maatregelen te treffen om in de toekomst procedurefouten bij het gunnen van contracten te vermijden. 12: Op grond van de eigen berekening, gebaseerd op de methodiek van de Rekenkamer, bedroeg het gecombineerde foutenpercentage voor uitgaven van het EIT in ,12 %. Dit foutenpercentage valt inderdaad binnen de in het verslag van de Rekenkamer vermelde marge. Evenwel moet opgemerkt worden dat het niveau van financiële fouten bij subsidies (i.e. een representatief foutenpercentage van 1,37 %) ver onder de materialiteitsdrempel van 2 % ligt. Voorts verplicht het EIT zich ertoe zijn interne procedures te verbeteren om in de toekomst procedurefouten bij het gunnen van contracten te vermijden. 15: Het EIT zal auditcertificaten verkrijgen betreffende de kosten van aanvullende KIG-activiteiten in het eerste kwartaal van 2015, en de inachtneming van het maximumplafond van 25 %, zoals vastgelegd in de kaderpartnerschapsovereenkomsten, zal worden gecontroleerd op basis van de laatste cijfers over het eerste halfjaar in Wordt het plafond van 25 % overschreden, dan wordt het dienovereenkomstige bedrag teruggevorderd van de KIG( s) in overeenstemming met de bepalingen van de kaderpartnerschapsovereenkomst. Een dergelijke terugvordering zal worden weergegeven in de jaarrekeningen van het EIT voor het begrotingsjaar : Het EIT verheugt zich over de opmerking van de Rekenkamer wat betreft de begrotingsuitvoering. De totale uitvoeringsgraad van de vastleggingskredieten voor Titel 1 (personeelskosten) bedroeg 84 %. De uitvoeringsgraad van de EU-bijdrage bedroeg weliswaar 74 %, zoals gerapporteerd door de Rekenkamer, maar het is belangrijk op te merken dat de bijdrage van het gastland voor 100 % uitgevoerd is. Het niet-uitgevoerde deel van de personeelskosten houdt verband met het grote personeelsverloop en de gereserveerde kredieten voor salarisaanpassingen voor de jaren 2011 en Het Europees Hof van Justitie heeft uiteindelijk een uitspraak gedaan in dezen, maar het bleek onmogelijk deze salarisaanpassingen nog voor het einde van het jaar uit te betalen. 17: Het EIT aanvaardt de opmerkingen van de Rekenkamer betreffende de uitvoering van overdrachten in Titel 2 (administratieve uitgaven). Niet-uitvoering van uit 2012 naar 2013 EIT-NL

19 EIT - European Institute of Innovation and Technology overgedragen kredieten in deze titel was grotendeels toe te schrijven aan te hoog geraamde kosten voor een bijeenkomst van de raad van bestuur in december De uiteindelijke kosten vielen lager uit dan de ramingen. 18: Het EIT erkent de opmerkingen van de Rekenkamer over de uitvoering van vastleggingen voor KIG-subsidies voor 2012, die van 2012 op 2013 werden overgedragen. EIT-NL