Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie betreffende het begrotingsjaar 2011

Transcriptie

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Verslag over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van het Agentschap 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INLEIDING 1. Het Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (hierna: 'Agentschap'), gevestigd te Brussel, is het voormalige Uitvoerend Agentschap voor intelligente energie (IEEA). Zijn mandaat en looptijd werden gewijzigd ingevolge Besluit 2007/372/EG van de Commissie 1 tot wijziging van Besluit 2004/20/EG 2. Het Agentschap werd opgericht voor een beperkte periode die inging op 1 januari 2004 en thans zal eindigen op 31 december 2015, om de maatregelen van de Unie op het gebied van energie, ondernemerschap en innovatie, en duurzaam vrachtvervoer te beheren 3. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 2. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat analytische controleprocedures, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie die voortkomt uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de 'management representations'. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie controleerde de Rekenkamer de jaarrekening 4 van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten 5 en de PB L 140 van , blz. 52. PB L 5 van , blz. 85. Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap. Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het budgettair en financieel beheer tijdens het jaar, dat nadere informatie verschaft over de uitvoering en het beheer van de begroting.

3 3 verslagen over de uitvoering van de begroting 6 betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De verantwoordelijkheid van de leiding 4. Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het Agentschap, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten 7. De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten 8 van de organisatorische structuur en van de interne beheers- en controlesystemen en -procedures die van belang zijn om definitieve rekeningen 9 te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn. De verantwoordelijkheid van de controleur 5. De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad 10 een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Agentschap en De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen. De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij. Artikel 25 van Verordening (EG) nr. 1653/2004 van de Commissie (PB L 297 van , blz. 10). Artikel 29 van Verordening (EG) nr. 1653/2004. De regels inzake de rekening en verantwoording en de boekhouding van de agentschappen zijn vastgelegd in hoofdstuk 1 van titel VI van Verordening (EG) nr. 1653/2004, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 651/2008 (PB L 181 van , blz. 15). Artikel 185, lid 2 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad.

4 4 over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. 6. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang bevatten en de onderliggende verrichtingen bij die rekeningen wettig en regelmatig zijn. 7. Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een beoordeling omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met de EU-regelgeving, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risicobeoordeling kijkt de controleur naar de interne controles met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen. 8. De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

5 5 Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 9. Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap 11 op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2011 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels 12. Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 10. Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Agentschap betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. 11. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER 12. De oorspronkelijke begroting 2011 van het Agentschap van 16,2 miljoen euro omvatte 10,7 miljoen euro voor personeelskosten. De werkelijke uitgaven voor personeel bedroegen 10 miljoen euro. Hoewel de begroting 0,7 miljoen De definitieve jaarrekening is op 28 juni 2012 opgesteld en op 28 juni 2012 bij de Rekenkamer ingekomen. De definitieve jaarrekening is te vinden op de volgende website: De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, bij gebreke daarvan, de International Financial Reporting Standards (IFRS).

6 6 euro te hoog was geraamd, was de onderbesteding lager dan in voorgaande jaren (bijvoorbeeld 1,5 miljoen euro in ). ESSENTIËLE CONTROLES VAN DE TOEZICHT- EN CONTROLESYSTEMEN VAN HET AGENTSCHAP 13. In het kader van de in 2010 voor zijn nieuwe pand gesloten huurovereenkomst moet het Agentschap een totaalbedrag van 2,4 miljoen euro betalen voor de renovatie van de kantoorruimte door de verhuurder. Het Agentschap verrichtte in 2010 een eerste betaling van 2 miljoen euro. Het resterende bedrag moest worden betaald in nog drie termijnen in 2011, 2012 en Het Agentschap maakte een onjuiste berekening van het in 2011 te betalen bedrag, en betaalde als gevolg hiervan euro te veel. De verhuurder retourneerde het te veel betaalde bedrag in januari De onjuiste betaling door het Agentschap toont echter aan dat zijn controles moeten worden verbeterd ter voorkoming van dergelijke te hoge betalingen. Dit verslag werd door kamer II onder voorzitterschap van de heer Harald NOACK, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 oktober Voor de Rekenkamer Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President 13 Zie paragraaf 13 van het Verslag over de jaarrekening van 2010 (PB L 366 van , blz. 81).

7 7 Bijlage Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (Brussel) Bevoegdheden en activiteiten Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) Bevoegdheden van het Agentschap (zoals omschreven in Besluit 2004/20/EG van de Commissie, gewijzigd bij Besluit 2007/372/EG) 1. Het beleid van de Unie op milieugebeid draagt bij tot: behoud, bescherming en verbetering van de kwaliteit van het milieu; bescherming van de gezondheid van de mens; behoedzaam en rationeel gebruik van natuurlijke hulpbronnen; bevordering op internationaal vlak van maatregelen om het hoofd te bieden aan regionale of mondiale milieuproblemen. (Artikel 191 van het VWEU) 2. De Unie en de lidstaten dragen er zorg voor dat de omstandigheden nodig voor het concurrentievermogen van de industrie van de Unie, aanwezig zijn door de aanpassing van de industrie aan structurele wijzigingen te bespoedigen; een gunstig klimaat voor het ontplooien van initiatieven en voor de ontwikkeling van ondernemingen in de gehele Unie, met name van het midden- en kleinbedrijf, te bevorderen; een gunstig klimaat voor de samenwerking tussen ondernemingen te bevorderen; een betere benutting van het industriële potentieel van het beleid inzake innovatie, onderzoek en technologische ontwikkeling te stimuleren. De lidstaten plegen, in verbinding met de Commissie, onderling overleg en coördineren, voor zover nodig, hun activiteiten. De Commissie kan initiatieven nemen om deze coördinatie te bevorderen. (Artikel 173 van het VWEU) 3. In het kader van het gemeenschappelijk vervoerbeleid worden regels neergelegd voor internationaal vervoer vanuit of naar het grondgebied van een lidstaat of over het grondgebied van een of meer lidstaten. Daarin worden tevens de voorwaarden bepaald waaronder vervoerondernemers worden toegelaten tot nationaal vervoer in een lidstaat waarin zij niet woonachtig zijn, alsmede maatregelen die de veiligheid van het vervoer kunnen verbeteren. (Artikelen 91, lid 1, en 100, lid 2, van het VWEU) Doelstellingen Binnen het kader van de Lissabon-strategie voor groei en werkgelegenheid heeft de Europese Unie maatregelen genomen ter bevordering en ontwikkeling van het concurrentievermogen en de innovatie. Deze maatregelen omvatten de vaststelling van een kaderprogramma voor concurrentievermogen en innovatie (CIP) (Besluit nr. 1639/2006/EG), waaronder met name het Programma Intelligente energie Europa (IEE) en het Programma voor ondernemerschap en innovatie (EIP) vallen. Deze maatregelen omvatten tevens het Marco Polo-programma (MP) (Verordening (EG) nr. 1692/2006). De hoofddoelstellingen betreffen het stimuleren van het concurrentievermogen van ondernemingen, in het bijzonder van het middenen kleinbedrijf, het bevorderen van alle vormen van innovatie alsmede van eco-innovatie, en het bevorderen van energie-efficiëntie en nieuwe en hernieuwbare energiebronnen in alle sectoren, ook in de vervoerssector. In het kader van deze EU-programma s is het Agentschap belast met alle uitvoeringstaken betreffende de EU-steun, met uitsluiting van de evaluatie van het programma, wettelijke voortgangscontrole en strategische studies of alle andere maatregelen die uitsluitend tot de bevoegdheid van de Commissie mochten behoren. Taken Uitvoering van de EU-programma's overeenkomstig de delegatie van taken van de Commissie: - alle fasen in de cyclus van specifieke projecten beheren; - alle handelingen verrichten die voor het beheer van de EU-programma s vereist zijn, met name de begrotingsuitvoering inclusief de gunning van overheidsopdrachten en subsidies; - verzamelen, analyseren en aan de Commissie verstrekken van alle informatie die nodig is om de uitvoering van de programma s te sturen, alsmede bevorderen van coördinatie en synergie tussen de programma s; - wat het EIP betreft, ook de verantwoordelijkheid dragen voor het project- en netwerkbeheer van het Enterprise Europe Network, proef- en markttoepassingsprojecten voor eco-innovatie, en innovatieve activiteiten met een hoge mate van standaardisering (IP Base project).

8 8 Organisatie In 2011 (2010) ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen In 2011 geleverde producten en diensten Directiecomité Bestaat uit vijf leden, benoemd door de Europese Commissie. Het comité stelt, na goedkeuring door de Europese Commissie, het jaarlijks werkprogramma van het Agentschap vast. Bovendien stelt het de administratieve begroting en het jaarlijks activiteitenverslag van het Agentschap vast. Directeur Benoemd door de Europese Commissie. Externe controle Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Parlement, op aanbeveling van de Raad. Begroting A) Operationele begroting 229,6 (249,8) miljoen euro gepland (100 % algemene begroting van de EU). Het EACI voert de operationele begroting uit onder de verantwoordelijkheid van de Commissie: - 83,8 (71,0) miljoen euro voor IEE; - 38 (35,2) miljoen euro voor EIP eco-innovatie; - 50,9 (79,7) miljoen euro voor EIP-netwerken; - 56,8 (63,8) miljoen euro voor MP. B) Administratieve begroting 15,6 miljoen euro (100 % subsidie van de Unie) voor de administratieve begroting waarover het EACI zelfstandig beschikt. Personeel per 31 december Totaalaantal personeelsleden: 159 (155) geplande ambten, waarvan 156 (142) bezet; - posten voor tijdelijke functionarissen: 37 (37) geplande ambten, waarvan 33 (33) bezet; - arbeidscontractanten: 122 (118) geplande ambten, waarvan 123 (109) bezet. Voor het Programma Intelligente energie - Europa (IEE) werden 384 voorstellen ingediend naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen en werden meer dan 100 projectbijeenkomsten bijgewoond. Eind maart 2011 had het Agentschap de meeste contractonderhandelingen afgerond voor de 44 voorstellen die in het kader van de oproep 2010 werden geselecteerd. De meeste contracten waren eind april 2011 ondertekend. EACI nam deel aan meer dan 20 nationale voorlichtingsdagen. Ook beantwoordde het 200 controleverzoeken voorafgaand aan voorstellen, gemiddeld binnen een week. Er werden bijzondere inspanningen verricht voor de promotie van het nieuwe initiatief Build up Skills voor de opleiding en kwalificatie van bouwvakkers. Op 16 maart organiseerde EACI een workshop voor belanghebbenden om actoren uit de bouw, het onderwijs en de instellingen te informeren over het initiatief. EIP-programma - Enterprise Europe Network Het programma omvat meer dan 580 partnerorganisaties in 47 landen, inclusief de 27 EU-lidstaten. Naast de projectbeheerstaken voor 92 contracten (specifieke subsidieovereenkomsten) en het IPeuropAware -project is EACI ook verantwoordelijk voor de aansturing van het Enterprise Europe Network en voor het beheer van de IT-instrumenten en databases ten behoeve van de interactieve communicatie tussen de netwerkpartners. In 2011 voerde EACI de volgende activiteiten uit namens de Commissie: - Enterprise Europe Network: - netwerkactiviteiten; - netwerkondersteuning (aansturing); - IT-toepassingen voor het netwerk; - IPR-projecten en het portaal Your Europe Business ; - patent- en markttoepassingsprojecten voor eco-innovatie. Eco-innovatie Eco-innovatie wordt via het CIP ondersteund door middel van verschillende soorten maatregelen (financiële instrumenten, netwerken van nationale en regionale actoren en patent- en markttoepassingsprojecten). Het Agentschap is verantwoordelijk voor het beheer van de patenten markttoepassingsprojecten met een indicatieve begroting van 185 miljoen euro voor de periode De inspanningen waren in 2011 geconcentreerd op:

9 9 - de afronding van de tenuitvoerlegging van de oproep tot het indienen van voorstellen 2010: de onderhandelingen werden eind november 2011 afgerond en alle contracten (47) waren eind november ondertekend; - de nieuwe oproep tot het indienen van voorstellen De oproep 2011 werd in april 2011 gepubliceerd en leidde tot 280 voorstellen. Er vond een centrale beoordeling plaats van 21 november tot 9 december. De eindbijeenkomst was gepland voor 14 februari 2012; - het genereren en verspreiden van informatie over de EIP eco-innovatieprojecten zoals vastgesteld in het werkplan Communicatie van het Agentschap (elektronische nieuwsbrieven, regelmatige updates van de eco-innovatiewebsite, overdracht van de databank voor eco-innovatieprojecten naar een nieuwe server, nieuw hosting en onderhoudscontract, organisatie van de Europese voorlichtingsdag 2011 in april 2011); - het beheer van lopende projecten. Marco Polo-programma Kernactiviteiten: - afronding van de tenuitvoerlegging van de oproep tot het indienen van voorstellen 2010 (er werden 101 aanvragen ontvangen); - na de vaststelling van het MP-werkprogramma 2011, het promoten en uitvoeren van de oproep tot het indienen van voorstellen de oproep werd op 21 oktober gepubliceerd met 16 januari 2012 als uiterste datum voor de indiening van voorstellen; - genereren en verspreiden van informatie over het Marco Polo-programma zoals vastgesteld in het communicatiewerkplan van het Agentschap; - doen van aanbevelingen om DG MOVE te begeleiden bij de tenuitvoerlegging van het Marco Polo-programma en de toekomstige ontwikkeling ervan; - beheer van lopende projecten. Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

10 ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP 12. In overeenstemming met de aanbevelingen van de Rekenkamer heeft het Agentschap zijn ramingen in titel 1 (Personeelsuitgaven) verbeterd. Er was inderdaad sprake van een geringe overschatting in 2011, te wijten aan externe factoren of aan factoren die moeilijk te voorspellen waren toen de oorspronkelijke begroting werd goedgekeurd, zoals het ontbreken van een besluit over salarisindexering, personeel dat ouderschaps- of onbetaald verlof opnam, een groter personeelsverloop dan verwacht en aanwervingen voor bepaalde functies die langer duurden dan verwacht. In de begroting voor 2012 is een striktere aanpak voor ramingen aangehouden. De begrotingsuitvoering in 2012 laat zien dat de ramingen voor personeelsuitgaven nauwkeuriger zijn dan in voorgaande jaren. Het Agentschap acht een aanzienlijk overschot in de toekomst onwaarschijnlijk Het Agentschap erkent het teveel betaalde bedrag in kwestie. Zoals opgemerkt door de Rekenkamer, werd het onmiddellijk geretourneerd door de verhuurder. Het voorval is schriftelijk vastgelegd en de aan dit contract gerelateerde renovatiewerkzaamheden zijn nu volledig betaald. Het Agentschap neemt de nodige maatregelen om een dergelijke situatie voor toekomstige contracten met vroege betaling te voorkomen. EACI_NL