Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2014

Transcriptie

1 Verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor innovatie en technologie betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van het Instituut 12, rue Alcide De Gasperi - L Luxemburg T (+352) E eca-info@eca.europa.eu eca.europa.eu

2 2 INLEIDING 1. Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (hierna "het Instituut" ofwel "EIT"), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad 1. Het instituut heeft als doel, de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Europese Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Het Instituut kent subsidies toe aan een groeiend aantal "kennis- en innovatiegemeenschappen" (KIG's) die het hoger onderwijs, de onderzoekssector en het bedrijfsleven samenbrengen en waarmee wordt beoogd innovatie en ondernemerschap te stimuleren 2. De KIG's coördineren de activiteiten van honderden partners. Uit de door het EIT verleende subsidies worden de kosten van de partners vergoed alsmede de kosten die voortvloeien uit de coördinatieactiviteiten van de KIG's. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 2. De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de ''management representations''. BETROUWBAARHEIDSVERKLARING 3. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer: 1 2 PB L 97 van , blz. 1. Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut.

3 3 a) de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten 3 en de verslagen over de uitvoering van de begroting 4 betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar, en b) de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij deze rekening. De verantwoordelijkheid van de leiding 4. De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Instituut, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 5 : a) De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Instituut omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels 6 en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Instituut goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Instituut Deze omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen. Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij. Artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van , blz. 42). De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

4 4 b) De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen. De verantwoordelijkheid van de controleur 5. De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad 7 een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Instituut geen materiële afwijkingen bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. 6. De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risicoinschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring heeft de Rekenkamer rekening gehouden met de 7 Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

5 5 controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen 8. Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Instituut op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen 9. Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. Toelichtende paragraaf 10. Zonder iets af te doen aan het in paragraaf 9 afgegeven goedkeurend oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat de financiële bijdrage van het Instituut over de eerste vijf jaren van 1 januari 2010 tot 31 december 2014 maximaal 25 % van de totale uitgaven van een KIG mag belopen. Volgens de door de KIG's gerapporteerde cijfers is deze bovengrens in acht genomen. Het EIT verkreeg vóór 31 maart 2015 controlecertificaten inzake de in de periode gemaakte kosten voor aanvullende activiteiten van de KIG's. Het EIT heeft niet alleen de controlecertificaten verkregen, maar het heeft in 2015 ook een evaluatie uitgevoerd van het portfolio van de aanvullende activiteiten van de KIG's, om ervoor te zorgen dat uitsluitend die activiteiten worden aanvaard die voldoen aan alle wettelijke en operationele voorschriften die aan 8 Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van , blz. 1).

6 6 dergelijke activiteiten zijn gesteld, met inbegrip van de eis dat deze activiteiten verband moeten houden met door de EIT gefinancierde activiteiten met een meerwaarde van KIG's. 11. De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN 12. Het EIT heeft zijn financiële verificatie van de kostendeclaraties van de KIG's geleidelijk aan verbeterd. De operationele verificatie van producten loopt echter achter. De jaarlijkse ondernemingsplannen van de KIG's bevatten nog steeds een ontoereikende omschrijving van producten en er is geen duidelijke koppeling tussen geplande producten en subsidiabele kosten per partner en per kostencategorie. De Rekenkamer heeft ook gevallen aangetroffen waarin het volledige bedrag van de EIT-subsidie was uitbetaald, ondanks het feit dat sommige van de in het bedrijfsplan vastgestelde doelen niet zijn behaald. OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER 13. Het Instituut heeft zijn begrotingsbehoeften voor 2014 overschat met 13,1 miljoen euro ofwel 5,6 % (2013: 3,4 miljoen euro ofwel 2,5 %) en slechts 220 miljoen euro van de beschikbare 233,1 miljoen euro is vastgelegd. De lage uitvoeringsgraad houdt voornamelijk verband met de niet-gebruikte kredieten voor de subsidies (11,4 miljoen euro) ter financiering van KIG-activiteiten. De ondernemingsplannen van de KIG's, op basis waarvan de subsidieovereenkomsten werden ondertekend, vereisten niet dat alle voor het Instituut beschikbare kredieten voor 2014 werden benut. De niet-gebruikte kredieten zullen worden opgenomen in de begrotingen van het Instituut voor de jaren , zoals bepaald in het financieel reglement van het Instituut. OVERIGE OPMERKINGEN 14. Terwijl KIG's strategieën voor financiële duurzaamheid moeten ontwikkelen, zijn zij tot op heden, en in het vijfde jaar van hun bestaan, nog steeds volledig afhankelijk van financiering door het Instituut en de KIG-partners. 15. Sinds de oprichting van het Instituut in 2009 heeft het geleden onder een sterk personeelsverloop en instabiliteit op managementniveau. In juni 2014 heeft de raad van

7 7 bestuur besloten om de directeur van het Instituut gedurende de laatste elf maanden van diens mandaat voor een langdurige onderzoeksmissie te detacheren bij het Europees Universitair Instituut te Florence. In augustus 2014 nam de waarnemend directeur zijn taken over (kort na diens aanwerving en benoeming tot directeur-generaal administratie) en hij is nu de vierde persoon die de post van directeur vervult binnen een tijdsbestek van zes jaar. De kennisgeving van vacature voor de aanwerving van een nieuwe directeur werd gepubliceerd in juli Sinds 2013 zijn twee van de drie posten voor eenheidshoofden onbezet. Eén daarvan wordt sinds 2013 ingevuld door een waarnemer, hetgeen in strijd is met het Statuut dat een periode van maximaal één jaar bepaalt. De andere post wordt op dit moment ingevuld door de directeur-generaal administratie, die ook optreedt als waarnemend directeur en dus drie functies tegelijkertijd vervult. 17. Hoewel de situatie in vergelijking met 2013 is verbeterd, was aan het einde van 2014 nog steeds 20 % van de posten in de lijst van het aantal ambten van het EIT onbezet (vergeleken met een derde aan het einde van 2013). FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN 18. Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren. Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 september Voor de Rekenkamer Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA President

8 1 Bijlage I Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar Jaar 2012 Opmerking van de Rekenkamer Naast de in de paragrafen 9-13 beschreven kwestie is er het feit dat de budgetten voor de in 2010 en 2011 ondertekende subsidieovereenkomsten, waarvoor in 2012 betalingen werden verricht, niet specifiek genoeg waren. Er was geen verband tussen de goedgekeurde middelen en de te verrichten activiteiten. De subsidieovereenkomsten bevatten geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten, enz.) en evenmin regels voor de aanbesteding voor goederen en diensten door de KIG's en hun partners. In het kader van zijn verificaties vooraf verrichtte het Instituut ook technische verificaties van alle gefinancierde projecten. Er waren echter te weinig kwantificeerbare streefdoelen, hetgeen een doeltreffende beoordeling van de projectactiviteiten en resultaten belemmerde. Bedrijfsplannen bevatten geen gedetailleerde beschrijving van alle te verrichten activiteiten, geen duidelijke mijlpalen en geen af te leveren producten per activiteit of kwaliteitscriteria. Van de uit 2011 overgedragen vastgelegde kredieten ten belope van ongeveer 22 miljoen euro werd ongeveer 10 miljoen euro (45 %) in 2012 geannuleerd. Het hoge annuleringspercentage is vooral te wijten aan het feit dat de door de begunstigden van de subsidieovereenkomsten 2011 gedeclareerde geschatte kosten lager waren dan verwacht (9,2 miljoen euro ofwel 92 % van de geannuleerde overdrachten). Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) Loopt nog

9 2 Jaar Opmerking van de Rekenkamer In 2013 verrichtte het instituut saldobetalingen en verrekende het voorfinanciering(verrichtingen) voor subsidies ten belope van 84,1 miljoen euro (activiteiten 2012). De subsidie-uitgaven vormden ongeveer 97 % van de totale uitgaven in Alle subsidieverrichtingen moeten door de Commissie worden onderzocht voordat ze door het EIT worden goedgekeurd. Het Instituut bleef zelf grote inspanningen leveren om doeltreffende verificaties vooraf te verrichten en aldus redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van de subsidieverrichtingen. Ongeveer 87 % van de door de KIG's gedeclareerde subsidie-uitgaven wordt gedekt door certificaten die zijn afgegeven door accountantskantoren die door de KIG's en hun partners zijn gecontracteerd. EIT verrichtte zelf verificaties vooraf in de vorm van alomvattende controles op stukken. Het EIT onderzocht de van de KIG's en hun partners ontvangen bewijsstukken indien er specifieke risico's werden geconstateerd. De Rekenkamer stelde echter vast dat hoewel de kwaliteit van de controlecertificaten aan het verbeteren is - deels door betere begeleiding er in het algemeen ruimte is voor verdere verbetering in het werk van de onafhankelijke accountantskantoren. Teneinde aanvullende zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en de regelmatigheid van de subsidieverrichtingen heeft het EIT voor subsidieverrichtingen bijkomende verificaties achteraf gecontracteerd die werden uitgevoerd door een onafhankelijk accountantskantoor. De gedeclareerde kosten van 29 van de 300 KIG-partners (goed voor 29 % van de totale subsidieverrichtingen die in 2013 zijn gedaan) werden achteraf geverifieerd. De resultaten van de verificatie achteraf bevestigden dat verificaties vooraf aan het verbeteren zijn maar nog niet geheel doeltreffend zijn. Op basis van de fouten die aan de hand van verificaties achteraf werden vastgesteld, besloot het EIT in 2014 om een totaalbedrag van euro terug te vorderen, wat gelijkstond aan 3 % van de gecontroleerde subsidies van Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) Afgerond Afgerond

10 3 Jaar Opmerking van de Rekenkamer In 2013 zijn betalingen ten belope van ongeveer euro en euro verricht als betaling op grond van twee kadercontracten die in 2010 en 2012 waren gesloten door middel van een procedure van gunning via onderhandelingen. Uit de controle bleek dat het gebruik van een procedure van gunning via onderhandeling niet gerechtvaardigd was, waardoor de betreffende betalingen onregelmatig zijn. Het gecombineerde foutenpercentage van de aangelegenheden die in paragrafen 9-11 worden beschreven, bedraagt tussen 2 % en 3 % van de totale uitgaven in De kaderpartnerschapsovereenkomsten (FPA's) met de drie KIG's bepalen dat de financiële bijdrage van het EIT over de eerste vier jaren van 1 januari 2010 tot december 2013 maximaal 25 % van de totale uitgaven van een KIG mag belopen. Volgens de door de KIG's gemelde cijfers werd dit maximum door de drie KIG's in acht genomen. Aangezien die cijfers pas in 2015 zullen worden gecontroleerd, bestaat er geen toereikende controle-informatie waaruit blijkt dat de EIT-financiering dit maximum van 25 % niet heeft overschreden. In 2013 bedroeg het algemene niveau van vastgelegde kredieten 97 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen over het algemeen tijdig werden gedaan. De uitvoeringsgraad van de begroting was echter laag - 74 % van de EU-bijdragen voor titel I (personeelskosten) - wat grotendeels te wijten is aan het grote personeelsverloop en de uitblijvende vaststelling van de regelingen aangaande salarisaanpassingen. Het Instituut droeg vastgelegde kredieten over ter waarde van euro (24 %) uit hoofde van titel II (administratieve uitgaven). De overdrachten betroffen hoofdzakelijk nog niet ontvangen facturen en lopende IT-projecten. Het Instituut heeft euro (29 %) van de vastgelegde kredieten die onder deze titel zijn overgedragen van 2012 naar 2013, niet benut, dit was voornamelijk het gevolg van de overschatting van kosten voor een vergadering van de raad van bestuur. Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) Afgerond Afgerond Loopt nog N.v.t. N.v.t.

11 4 Jaar 2013 Opmerking van de Rekenkamer Het Instituut had onder titel III (operationele uitgaven) euro uitgetrokken voor KIGsubsidies. De relatief lage uitvoeringsgraad van 82 % is toe te schrijven aan het feit dat de KIG's de beschikbare financiële middelen voor activiteiten in 2012 (subsidies 2012) niet volledig hebben geabsorbeerd. Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) N.v.t.

12 1 Bijlage II Europees Instituut voor innovatie en technologie (Boedapest) Bevoegdheden en activiteiten Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (Artikel 173 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) Bevoegdheden van het Instituut (Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EU) nr. 1292/2013 van het Europees Parlement en de Raad) De Unie en de lidstaten dragen er zorg voor dat de omstandigheden nodig voor het concurrentievermogen van de industrie van de Unie, aanwezig zijn. Hiertoe is hun optreden, overeenkomstig een systeem van open en concurrerende markten, erop gericht: de aanpassing van de industrie aan structurele wijzigingen te bespoedigen; een gunstig klimaat voor het ontplooien van initiatieven en voor de ontwikkeling van ondernemingen in de gehele Unie, met name van het midden- en kleinbedrijf, te bevorderen; een gunstig klimaat voor de samenwerking tussen ondernemingen te bevorderen; een betere benutting van het industriële potentieel van het beleid inzake innovatie, onderzoek en technologische ontwikkeling te stimuleren. Doelstellingen Het instituut heeft als doel, de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Hiertoe worden hoger onderwijs, onderzoek en innovatie van het allerhoogste niveau bevorderd en geïntegreerd. Taken Om zijn doelstellingen te verwezenlijken heeft het Instituut tot taak om: a) zijn belangrijkste prioriteiten en activiteiten te bepalen; b) mogelijke partnerorganisaties bewust te maken en hun deelneming aan zijn werkzaamheden aan te moedigen; c) op prioritaire gebieden KIG's te selecteren en aan te wijzen en hun rechten en plichten in overeenkomsten vast te leggen; hun de nodige steun te geven; passende maatregelen voor kwaliteitscontrole toe te passen; hun activiteiten doorlopend te monitoren en regelmatig te evalueren; en voor voldoende onderlinge coördinatie tussen de KIG's te zorgen; d) financiële middelen uit de publieke en de particuliere sector aan te trekken en deze in overeenstemming met deze verordening aan te wenden. Het zal met name trachten een aanzienlijk, stijgend aandeel van zijn begroting uit particuliere bronnen en uit door de eigen activiteiten gegenereerd inkomen te betrekken; e) aan te moedigen dat de graden en diploma's in de lidstaten worden erkend die zijn afgegeven door instellingen voor hoger onderwijs die een

13 2 partnerorganisatie zijn, en die EIT-graden en diploma's mogen worden genoemd; f) de verspreiding van de goede praktijken voor de integratie van de kennisdriehoek te bevorderen met het oog op de ontwikkeling van een gemeenschappelijke cultuur van innovatie en kennisoverdracht; g) te trachten een instelling van mondiaal niveau te worden van topkwaliteit inzake hoger onderwijs, onderzoek en innovatie; h) multidisciplinaire benaderingen van innovatie te bevorderen, waaronder de integratie van technologische, sociale en niet-technologische oplossingen, organisatorische benaderingen en nieuwe bedrijfsmodellen; i) te zorgen voor complementariteit en synergie tussen de activiteiten van het Instituut en de andere communautaire programma's. j) de KIG's binnen en buiten de Unie te promoten als toppartners in innovatie; k) een forum van belanghebbenden op te richten om informatie te verstrekken over zijn activiteiten, ervaringen en beste praktijken en over zijn bijdrage aan het beleid en de doelstellingen van de Unie op het gebied van innovatie, onderzoek en onderwijs en belanghebbenden in de gelegenheid te stellen hun mening te geven. Bestuur Raad van bestuur Samenstelling De raad van bestuur (RB) van het Instituut bestaat uit 12 benoemde leden met een evenwichtige samenstelling uit personen met ervaring en uitmuntendheid in het bedrijfsleven, het hoger onderwijs en de onderzoekssector, alsook uit drie vertegenwoordigers voorgedragen door de kennis- en innovatiegemeenschappen (KIG's). De Europese Commissie is waarnemer. Taken De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het aansturen van de activiteiten van het Instituut, voor de selectie, aanwijzing, toekenning van subsidies aan en evaluatie van de KIG's en voor alle andere strategische besluiten. Uitvoerend comité Samenstelling Het uitvoerend comité bestaat uit vier leden van de raad van bestuur, onder wie de voorzitter en de vicevoorzitter. Het wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur. Taken Het uitvoerend comité ziet toe op de werking van het Instituut en neemt de nodige besluiten tussen de vergaderingen van de raad van bestuur. Directeur Benoemd door en verantwoordelijk jegens de raad van bestuur voor het administratief en financieel beheer van het Instituut; de wettelijk vertegenwoordiger van het Instituut. Externe controle Europese Rekenkamer. Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

14 3 In 2014 (2013) ter beschikking van het Instituut gestelde middelen Definitieve begroting 235,40 (142,20) miljoen euro aan vastleggingskredieten en 174,91 (98,76) miljoen euro aan betalingskredieten. Personeelsbestand per 31 december 2014 Toegestane posten: 60 (58) Bezette posten: 48 (41) Overige posten: 0 (0) Totaalaantal personeelsleden: 48 (41), toegewezen aan: beleidstaken: 33 (25); administratieve en ondersteunende taken: 15 (16) Producten en diensten in 2014 Selectie en voordracht van twee nieuwe KIG's op het gebied van gezondheid en grondstoffen door de raad van bestuur van het EIT in december. Besluit van de raad van bestuur op 11 december 2014 om in 2015 een totaalbedrag van 268 miljoen euro toe te wijzen aan de financiering van activiteiten met een meerwaarde voor de vijf KIG's, na de toepassing van een proces van concurrerende financiering voor 40 % van de totale begroting. De drie KIG's beheerden een totale begroting van euro voor de EIT-financiering van activiteiten met meerwaarde van KIG's en een begroting van euro voor KAVA-activiteiten en aanvullende activiteiten met andere dan EIT-financiering. Het totale aantal KIG-partners dat betrokken is bij de drie KIG's nam toe tot 605 organisaties, waarvan 216 voor Climate-KIC, 122 voor EIT ICT Labs en 267 voor KIC-InnoEnergy. De KIG's hebben het EIT zes essentiële prestatie-indicatoren en de bijbehorende bewijsstukken voor het jaar 2013 verschaft; als onderdeel van een vroegere prestatiebeoordeling van KIG's werden zij door het EIT beoordeeld en gevalideerd met het oog op het concurrerende financieringsproces voor de toewijzing van De KIG's hebben het EIT ook schattingen voor hun essentiële prestatie-indicatoren van 2014 verschaft. Organisatie van de EIT-informatiedag 2014 Oproep voor kennis- en innovatiegemeenschappen (KIG's) in Boedapest, Hongarije, op 14 maart Ontwikkeling van een verfijnde strategie voor de EIT Awards (EIT-prijzen - met inbegrip van de conceptualisatie van een derde categorie: de EIT Innovators Award (EIT-prijs voor innovatoren). Ontwikkeling van een verfijnde opzet van de EIT Roundtable of Entrepreneurs (ronde tafel voor ondernemers van het EIT). Vaststelling van het EIT Community Brand Book (EITgemeenschapsmerkenboek) en lancering op 1 december Bron: Door het Instituut verstrekte bijlage.

15 European Institute of Innovation and Technology ANTWOORD VAN HET INSTITUUT 10. Volgens de controlecertificaten voor aanvullende activiteiten van de KIG's bedroegen de financieringspercentages van het EIT voor de periode % voor de Klimaat-KIG, 19 % voor de KIG InnoEnergy en 21 % voor EIT ICT Labs. Al deze percentages liggen duidelijk onder de 25 %-drempel die was vastgesteld in de kaderpartnerschapsovereenkomsten tussen het EIT en de KIG's. Bovendien heeft het EIT waardevolle conclusies getrokken uit de door de Rekenkamer vermelde beoordeling van de portfolio's van aanvullende activiteiten van de KIG's, die zal worden gebruikt om de relevantie van deze activiteiten en de link ervan met door het EIT gefinancierde KIG-activiteiten met een toegevoegde waarde te verbeteren. 12. Het EIT erkent dat de verificatie van de prestaties van de KIG's nog ruimte voor verbetering laat. De technische beoordeling ex ante van de uitvoering van KIG-activiteiten is echter al aanzienlijk verbeterd ten opzichte van de voorgaande jaren. De KIG-verslagen van 2013 werden opgesteld overeenkomstig de door het EIT uitgevaardigde verbeterde richtsnoeren voor de opstelling van verslagen. De gestructureerde analyse van de enorme hoeveelheid informatie die op die manier werd ontvangen en die het werk van externe deskundigen aanvulde, stelde het EIT in staat een bevredigend niveau van zekerheid te verkrijgen over de levering van de in de ondernemingsplannen opgenomen producten door de KIG's. Dankzij de betere begeleiding van de KIG's door het EIT bevatten de ondernemingsplannen voor 2014 en daarna aanzienlijk meer gegevens over elke geplande KIG-activiteit met een toegevoegde waarde. Bovendien is nu een degelijkere methodologie ingevoerd voor de beoordeling van de KIG-prestaties op basis van de verslagen. Niettegenstaande de opmerking van de Rekenkamer over gevallen van gedeeltelijke verwezenlijking van de in de ondernemingsplannen vermelde doelstellingen, dient te worden opgemerkt dat het EIT geen kosten aanvaardt die verband houden met niet-uitgevoerde onderdelen van KIG-activiteiten met een toegevoegde waarde. Bovendien, als een KIG in een bepaald jaar ondermaats presteert ten opzichte van de doelstellingen in het ondernemingsplan, heeft dat een negatieve invloed op de maximumsubsidie die als gevolg van EIT s jaarlijkse competitieve toewijzing van financiering aan die KIG zal worden toegekend voor het jaar N Door de lopende onderhandelingen over het meerjarig financieel kader en Horizon 2020 werd de jaarlijkse begroting 2014 van het EIT door vele onzekerheden omgeven. EIT's raad van bestuur koos daarom voor een voorzichtige benadering en besloot in september 2013 slechts 180 miljoen euro als eerste tranche voor de subsidieovereenkomsten van 2014 toe te kennen. Nadat de jaarlijkse begroting 2014 was bekrachtigd, heeft het EIT in maart 2014 voor in totaal nog eens 38,5 miljoen euro subsidies aan de drie KIG's toegekend als tweede tranche. Doordat de KIG's minder subsidie van het EIT vroegen dan wat op basis van de overblijvende IET-begroting kon worden toegekend, was het niet mogelijk het volledige bedrag van de resterende vastleggingskredieten te gebruiken. Bovendien, aangezien de tweede tranche subsidies werd toegewezen toen al drie maanden van het kalenderjaar waren verstreken, zou de toekenning van hogere bedragen de volledige uitvoering van de ondernemingsplannen in gevaar hebben gebracht. 14. Het EIT erkent dat de EIT-subsidie in 2013 de voornaamste financieringsbron voor KIG-activiteiten met een toegevoegde waarde was, maar wijst erop dat de stappen die de KIG's hebben ondernomen om strategieën EIT_NL

16 European Institute of Innovation and Technology voor financiële duurzaamheid te ontwikkelen, volledig voldoen aan de desbetreffende wettelijke verplichtingen. Volgens de oprichtingsverordening van het EIT bedraagt de normale levensduur van een KIG zeven tot vijftien jaar. Bovendien bepaalt de strategische innovatieagenda van het EIT het volgende: Ofschoon KIG's niet volledig financieel onafhankelijk van het EIT zullen zijn, worden zij aangemoedigd om op middellange termijn duurzaam te worden, d.w.z. om voor hun verdere consolidering en expansie minder afhankelijk van de EIT-begroting te zijn. Conform de oprichtingsverordening van het EIT werken de KIG's aan de verdere verbetering van hun strategieën voor financiële duurzaamheid. De ondernemingsplannen van zowel 2014 als 2015 bevatten een samenvatting van deze strategieën. Voorts heeft EIT's raad van bestuur op 5 maart 2015 de Beginselen voor de financiële duurzaamheid van KIG's goedgekeurd. Dit document bevat definities, financieringsbeginselen en stimulansen voor de KIG's om aan hun financiële duurzaamheid te werken, en geeft op die manier een duidelijke richting aan. Als volgende stap zal het EIT de KIG's specifieke richtsnoeren voor de correcte toepassing van de Beginselen voor de financiële duurzaamheid van KIG's verstrekken, waaronder een speciale sjabloon voor verslaglegging over de voortgang die is geboekt op het gebied van financiële duurzaamheid. 15. Om het sterke personeelsverloop in te perken heeft het EIT tot verbeteringen in het beheer van vacatures besloten. Die worden nu aan de hand van een actieplan ten uitvoer gelegd. Daarnaast heeft het EIT in de herfst van 2014 een evaluatie- en herindelingssysteem ingevoerd om het EIT-personeel betere loopbaanperspectieven te bieden. Het EIT heeft ook zijn beleid inzake opleidingen herzien en verbeterd. Bovendien wordt nu met vertrekkend personeel een gesprek gehouden om de redenen van hun vertrek te analyseren. Het EIT heeft in 2015 ook een personeelswerkgroep opgezet. Verder heeft het EIT het middenmanagementniveau versterkt door een nieuw eenheidshoofd voor het beheer van subsidieverrichtingen te benoemen, die op 1 augustus 2015 in dienst zal treden. Als gevolg van deze maatregelen is het personeelsverloop in 2014 gedaald tot 12 %, tegenover 20 % à 25 % in De managementvacatures worden geleidelijk ingevuld: de directeur-generaal administratie is al sinds augustus 2014 in dienst, terwijl het eenheidshoofd Partnerschapsbeheer op 1 augustus 2015 zijn taken zal opnemen. De functie van eenheidshoofd Beleid en Communicatie zal naar verwachting eind 2015 zijn ingevuld. Het EIT is vastberaden de wervingsprocedures voor de managementfuncties op een volledig correcte en transparante manier af te ronden en zo een eind te stellen aan de tijdelijke regelingen die nodig waren om de operationele continuïteit te garanderen. 17. Het EIT erkent de opmerking van de Rekenkamer over het aantal onbezette posten eind 2014, maar wijst erop dat sinds juni 2015 nog slechts zeven van de zestig toegelaten posten bij het EIT onbezet zijn, m.a.w. de vacaturegraad is van 20 % in de eerste helft van 2015 gedaald tot 12 %. The remaining vacant positions are expected to be filled during EIT_NL