Aanwijzing SG A/984. Uitvoering van het integriteitsbeleid Defensie

Transcriptie

1 Aanwijzing SG A/984 Uitvoering van het integriteitsbeleid Defensie Datum 14 november 2012 Status Gereed

2 Colofon Hoofddirectie Personeel Directie Personeelsbeleid Afdeling Personeelsbeleid en Rechtspositie Binckhorstlaan BA Den Haag Postbus ES Den Haag Pagina 2 van 23

3 Inhoud 1. Doelstelling 2. Gedragscode Defensie 3. Basisregels integriteit A. Grondhouding/ eigen houding B. Onafhankelijkheid medewerkers C. Managementinstrumenten 4. Verantwoordelijkheden van medewerkers en leidinggevenden 5. Ondersteuning bij de uitvoering van het integriteitsbeleid 6. Meldingsprocedure 7. Rapportage voorzieningen 8. Slotbepalingen Pagina 3 van 23

4 1 Doelstelling Met deze aanwijzing wordt uitvoering gegeven aan het integriteitsbeleid van Defensie. De aanwijzing richt zich tot alle defensiemedewerkers, dat wil zeggen medewerkers en leidinggevenden. Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. Medewerkers worden onder uiteenlopende en vaak zware omstandigheden ingezet. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat wij bij Defensie onder integriteit verstaan, namelijk: Respectvol met elkaar (en met anderen) omgaan, waarbij rekening wordt gehouden met de rechten en met gerechtvaardigde belangen en wensen van alle betrokkenen. In expliciete vorm komt bovenstaande tot uiting in de onderstaande doelen: Professionaliteit en verantwoordelijkheid bij de uitvoering van onze taken; Omgangsvormen gericht op het voorkomen van onbehoorlijk en ongewenst gedrag, misbruik van bevoegdheden en belangenverstrengeling. Het tegen gaan van integriteitsschendingen en indien ze voorkomen, worden ze gemeld. Meldingen worden vervolgens op professionele wijze onderzocht, eventuele maatregelen zijn rechtvaardig en er wordt van de schending geleerd. Deze aanwijzing bevat regels over de uitvoering van het integriteitsbeleid. Ook geeft deze aanwijzing voor medewerkers en leidinggevenden duidelijkheid bij vragen over het integriteitsbeleid. Pagina 4 van 23

5 2 Gedragscode Defensie Elke medewerker en leidinggevende bij Defensie moet zich houden aan de Gedragscode Defensie. Deze code geeft richting aan het werken bij Defensie. Medewerkers spreken elkaar aan op (on)gewenst gedrag. Dit betekent ook dat medewerkers door leidinggevenden en leidinggevenden door medewerkers aanspreekbaar zijn op basis van deze gedragscode Defensie. De gedragscode bestaat uit 5 basisnormen. Dit laat onverlet dat de leidinggevenden en medewerkers onderling aanvullende gedragsregels kunnen afspreken en staat los van de handhaving van het tuchtrecht voor militairen of het treffen van maatregelen wegens wangedrag van militairen, dan wel plichtsverzuim voor burgerpersoneel. 1. Ik maak deel uit van een professionele organisatie Ik houd mijn kennis en vaardigheden, zowel vakinhoudelijk als sociaal, op het vereiste peil. Daardoor kan ik, ook onder moeilijke omstandigheden, mijn taken goed uitvoeren. 2. Ik ben lid van een team met een gemeenschappelijke taak Ik werk samen met collega s en ben mede verantwoordelijk voor hen en het team. Ik spreek anderen aan op hun gedrag en accepteer dat anderen mij op mijn gedrag aanspreken. 3. Ik ben mij bewust van mijn verantwoordelijkheid Ik schaad de belangen van Defensie niet en geef in houding, voorkomen en gedrag het goede voorbeeld. Ik ga verantwoord om met defensiemiddelen en gebruik deze zorgvuldig en rechtmatig. 4. Ik ben integer en behandel iedereen met respect Ik accepteer geen ongewenst gedrag zoals discriminatie, (seksuele) intimidatie en pesten, niet ten aanzien van mijzelf of anderen. Ik houd mij aan de geldende wetten en regels en misbruik mijn macht of positie niet. 5. Ik zorg voor een veilige werkomgeving Ik voel mij verantwoordelijk voor de veiligheid van anderen en mijzelf. Dit geldt voor alle vormen van veiligheid, zoals operationele veiligheid, informatieveiligheid en veilige arbeidsomstandigheden. Ik laat mij niet in met drugs. Alcohol mag nooit invloed hebben op mijn functioneren. Pagina 5 van 23

6 3 Basisregels integriteit Als aan- of invulling van de Gedragscode Defensie zijn er basisregels vastgelegd op het gebied van integriteit voor concrete situaties. Medewerkers en leidinggevenden dienen deze basisregels na te leven. De regels zijn onderverdeeld op een drietal basisthema s: A. Regels gerelateerd aan de grondhouding/ het eigen gedrag van medewerkers. B. Regels gerelateerd aan de waarborging van de onafhankelijkheid van medewerkers. C. Regels gerelateerd aan managementinstrumenten. Daar waar van toepassing wordt verwezen naar onderliggende regelgeving. A. Grondhouding/ eigen gedrag Afleggen van de eed of belofte Bij indiensttreding moet iedere medewerker de eed of de belofte afleggen waardoor hij/ zij belooft zich als een goed ambtenaar te gedragen. Militairen: Art.126a AMAR - MP Regeling Ceremonieel en Protocol Burgers: Art.70a BARD - MP B101. Regeling ambtseed burgerambtenaren Defensie Gewenst gedrag Defensie is verantwoordelijk voor het creëren en borgen van een sociaal veilige werkomgeving voor haar medewerkers. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar omgaan ligt besloten in de Gedragscode. De omgangsvormen bij Defensie zijn gericht op het voorkomen van ongewenst gedrag, misbruik van bevoegdheden en belangenverstrengeling. Dit houdt onder meer in dat medewerkers respectvol met elkaar omgaan en streven naar het voorkómen van psychosociale belasting en elkaars waardigheid intact laten. Binnen Defensie kan sprake zijn van onderlinge (liefdes) relaties. De betrokken medewerkers dragen er zorg voor dat hierbij geen grens wordt overschreden. Daarom dienen de volgende principes in acht te worden genomen: Openheid en eerlijkheid over relaties; het te allen tijde melden van relaties op de werkvloer bij de leidinggevende; die zal bezien welke maatregelen voor het uitoefenen van beider functies noodzakelijk zijn. De meldplicht geldt alleen voor relaties op de werkvloer in enge zin, zoals het schip, de compagnie, het squadron, een afdeling of mogelijk binnen een directie. het op het werk bespreken van privézaken die direct verband houden met de relatie en fysieke intimiteiten tijdens het werk zijn ongepast. in de gevallen waarin gesproken kan worden van een afhankelijke en/of hiërarchische relatie dan wel een andere machtsverhouding zoals leerling instructeur en medewerker leidinggevende, zijn seksuele toenaderingen en een seksuele relatie niet toegestaan in verband met belangenverstrengeling. Pagina 6 van 23

7 Omgang met (personeels) vertrouwelijke informatie Iedere medewerker dient in verband met het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer behoorlijk en zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van anderen. De Wet bescherming persoonsgegevens stelt een aantal eisen aan de verwerking van persoonsgegevens zoals: het verwerken van persoonsgegevens beperken tot de doelstelling(en) waarvoor ze verzameld zijn. Dit betekent dat niet iedereen in een organisatie toegang mag hebben tot persoonsgegevens of deze mag bewerken, verstrekken of verwijderen. Wet bescherming persoonsgegevens B. Onafhankelijkheid medewerkers Nevenwerkzaamheden en financiële belangen Medewerkers zijn verplicht om bij hun leidinggevende nevenwerkzaamheden te melden, die de functievervulling bij Defensie mogelijk kunnen raken. Het melden van financiële belangen is uitsluitend verplicht voor medewerkers die gelet op hun specifieke functie daarvoor specifiek door de minister zijn aangewezen. Het hoofd van het defensieonderdeel registreert de melding en beoordeelt aan de hand van criteria, zoals de (schijn van) belangenverstrengeling en imagorisico, de toelaatbaarheid van de nevenwerkzaamheden en/of de financiële belangen. Nevenwerkzaamheden maken onderdeel uit van functioneringsgesprekken. Militairen: Art. 126 b,c,d,e,f AMAR Burgers: Art. 70 b,c,d,e,f BARD Regeling nevenwerkzaamheden Defensie MP Uitnodigingen en relatiegeschenken Het is gebruikelijk dat zakenrelaties elkaar bij bepaalde gelegenheden uitnodigen voor lunch of diner. Zulke uitnodigingen kunnen worden aanvaard voor zover de lunch of diner een ondergeschikt deel vormt van zakelijke besprekingen. Uitnodigingen van het bedrijfsleven voor het bijwonen van niet uitsluitend zakelijke evenementen, zoals sportieve, culinaire, recreatieve en culturele evenementen en dergelijke, dienen te worden afgeslagen. Geschenken kunnen medewerkers beïnvloeden of de schijn van beïnvloeding opwekken. Defensiemedewerkers mogen in het kader van de dienst geschenken van externen tot een maximum van 50 aannemen. Mocht er sprake zijn van structurele schenkingen van een lagere winkelwaarde of geschenken met een hogere winkelwaarde moeten deze worden gemeld bij de leidinggevende. Geschenken in de vorm van geld, diensten en reizen mogen niet worden aangenomen. Het is medewerkers niet toegestaan om gebruik te maken van voordelen verkregen uit dienstreizen (bijvoorbeeld frequent flyer spaarsystemen). Pagina 7 van 23

8 Zakelijke contacten met voormalige werknemers en het bedrijfsleven Contacten met het bedrijfsleven door medewerkers zijn uitsluitend toegestaan voor zover dit nodig is voor het vervullen van de functie en met in achtneming van de daarvoor geldende regels, zoals voor inkoop en aanbesteding. Deze regels borgen het recht op eerlijke concurrentie en een objectieve beoordeling van marktpartijen. Defensiemedewerkers mogen geen zakelijke contacten onderhouden met voormalige Defensiemedewerkers. Dit geldt voor een termijn van 2 jaar na beëindiging van het dienstverband bij Defensie. Alleen de SG kan in specifieke gevallen anders beslissen. SG A/919 Handboek verwerving Defensie (hoofdstuk 12 integriteitsaspecten) Inhuren van voormalige werknemers (verbod op draaideurconstructie) Defensie behoort in haar contacten met de markt voor zover mogelijk iedere marktpartij een eerlijke kans te geven. Belangenverstrengeling, vooringenomenheid en oneerlijke concurrentie dan wel de schijn ervan, behoren daarom te worden voorkomen. In dat licht is het niet toegestaan een functionaris na beëindiging van zijn dienstverband of tewerkstelling bij Defensie (hieronder begrepen tewerkstelling via uitzendorganisatie, detacheringbureau, adviesbureau of vanuit andere overheden) in de daarop volgende twee jaar op enigerlei wijze in te huren. Slechts in kader van afspraken over het beëindigen van het dienstverband, met als oogmerk de overstap naar een nieuwe functie te vergemakkelijken, kan hiervan voor een bepaalde periode worden afgeweken. Alleen de SG kan hiervoor toestemming verlenen. Sourcing In geval van outsourcing van werkzaamheden en de daarbij overgaande functionarissen naar het bedrijfsleven, geldt het verbod op zakelijke contacten met voormalige werknemers en het bedrijfsleven en het verbod op het inhuren van voormalige werknemers niet. Voor de personele transitie geldt een beleidskader waarin de overdracht van personeel en de uitgangspunten ten aanzien van de overname zijn geregeld. In het defensie sourcingsproces moeten ook de integriteitrisico s en integriteitrisico verhogende factoren die kunnen voorkomen bij outsourcing in beschouwing worden genomen. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan: (Schijn van) belangenverstrengeling Loyaliteitsconflict Conflict tussen doel en taakstelling van Defensie en de marktpartij. SG A/938 Sourcingbeleid en lijst van integriteitsrisico s bij sourcing, vindbaar op Sharepoint van Programmabureau Sourcing. Pagina 8 van 23

9 Contacten met media en politici Officiële publicitaire mededelingen in mondelinge, digitale en schriftelijke vorm - namens het ministerie van Defensie zijn voorbehouden aan de directeur Communicatie en door hem daartoe aangewezen medewerkers. Gesprekken van ambtenaren met media en politici over functiegerelateerde onderwerpen, vinden uitsluitend plaats op uitnodiging van, of met voorafgaande toestemming van de directie Communicatie. Bij het gebruik van sociale media door defensiemedewerkers wordt onderscheid gemaakt tussen (1) het optreden als privépersoon en (2) zakelijk gebruik (als defensiemedewerker of namens Defensie). In het eerste geval dienen medewerkers er rekening mee te houden dat wat zij op sociale media publiceren, van invloed kan zijn op hun werkomgeving en op de reputatie en het imago van Defensie. In het tweede geval is altijd toestemming vereist van de Directie Communicatie. SG A/978 Extern optreden SG A/973 Richtlijnen voor het gebruik van sociale media door defensiemedewerkers Defensiegoederen en -faciliteiten Gebruik van defensiegoederen zoals telefoon-, kopieer- en ICT apparatuur zijn voor dienstdoeleinden verstrekt. Incidenteel en sporadisch privé gebruik van deze middelen kan door de Hoofden Defensieonderdelen worden toegestaan, al dan niet tegen en passende vergoeding. Privé gebruik van dienstvoertuigen is niet toegestaan. Verwerving en verkoop van defensiegoederen is voorbehouden aan specifieke functionarissen. Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé doeleinden kan onder voorwaarden worden toegestaan. Alle meerkosten die uit de verlenging voortvloeien, komen voor rekening van de betrokken medewerker. Daaronder worden in ieder geval verstaan hogere ticketkosten en extra kosten voor de reisverzekeringspremie. Het meebrengen van partners of anderen gedurende een dienstreis is in beginsel niet toegestaan. Overleg tussen medewerker en leidinggevende is daarvoor noodzakelijk. Besluit dienstreizen Defensie MP regeling 100; Regeling civiel dienstvervoer met of zonder chauffeur; Regeling toewijzing en gebruik civiele dienstauto s binnen Defensie Sg V/17 buitenlandse dienstreizen en het meereizen van partners daarbij SG A/919 Handboek verwerving Defensie (hoofdstuk 12 integriteitsaspecten) Voor gebruik van internet en is de Regeling gedragsregels gebruik - en internetvoorzieningen van toepassing. Pagina 9 van 23

10 Het privé gebruik van defensiegoederen ten tijde van uitzending is beschreven in de CDS aanwijzing A 127, Welfare voorzieningen voor contacten met het thuisfront. Sponsoring Sponsoring door Defensie is alleen toegestaan in het kader van een charitatief doel, uit het oogpunt van goed nabuurschap en ter bevordering van een positieve beeldvorming van Defensie. Met sponsoring (ten gunste) van Defensie door derden is de onafhankelijkheid van de organisatie in het geding. Sponsoring van Defensie, in welke vorm dan ook (het door externen verstrekken van geld, goederen, diensten of faciliteiten aan Defensie) is niet toegestaan. Regeling Maatschappelijke dienstverlening door Defensie aan derden. Aanwijzing HDFC nr. 80 Verrekenen van activiteiten ten behoeve van partijen buiten Defensie C. Managementinstrumenten Kwetsbare organisatie eenheden en functies Hoofden Defensieonderdelen en leidinggevenden zijn ervoor verantwoordelijk om overzicht te hebben van kwetsbare organisatie eenheden en personeel dat werkzaam is op kwetsbare functies. Kwetsbaar zijn eenheden en functies waarbij sprake kan zijn van onnodige verleidingen, kans op onterechte beschuldigingen of meer kans op integriteitsinbreuken door het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. Werving- en selectie De procedures die zien op werving en selectie borgen dat een ieder een eerlijke kans krijgt en selecties plaatsvinden op objectieve gronden. De procedures die gelden voor het sollicitatiegesprek, medische keuringen, het controleren van diploma s en getuigschriften worden door een ieder die daarmee te maken heeft gevolgd. Werknemers die in aanmerkingen komen voor een vertrouwensfunctie dienen te beschikken over een VGB. Zonder een juiste VGB kunnen werknemers niet worden geplaatst. Militairen: Art. 4a AMAR Burgers: Regeling werving en selectie burgerambtenaren MP /a101 Pagina 10 van 23

11 Klachten over gedragingen van defensiepersoneel Bij klachten over gedragingen zal de defensiemedewerker eerst waar mogelijk zelf de ander(en) aanspreken op hun gedrag. Medewerkers kunnen ook een (schriftelijke) klacht indienen over de wijze waarop een andere medewerker zich heeft gedragen (onbehoorlijk gedrag). Daarbij kan het ook gaan om een klacht inzake ongewenst gedrag, zoals (seksuele) intimidatie, agressie, pesten, discriminatie etc. Medewerkers moeten over ongewenst gedragingen kunnen klagen zonder angst voor repercussies. Leidinggevenden dienen te zorgen voor een veilige werk en leefomgeving door proactief te handelen en elke melding serieus te nemen. Een beschrijving van vormen van ongewenste gedragingen en de procedure over hoe met klachten om wordt gegaan is te vinden in de Klachtenregeling Gedragingen Defensiepersoneel. In ernstige gevallen waarin het ongewenste gedrag mogelijk een strafbaar feit is, staat het medewerkers en leidinggevende vanzelfsprekend vrij om aangifte te doen. Klachtenregeling Gedragingen Defensiepersoneel Bovenstaande regels beschrijven de meest voorkomende onderwerpen op het gebied van integriteit. Als er zich een situatie voordoet, bespreek deze dan altijd met uw leidinggevende. Voor advies kunnen leidinggevenden en medewerkers contact opnemen met de Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID). Pagina 11 van 23

12 4 Verantwoordelijkheden van medewerkers en leidinggevenden Defensiemedewerkers dragen de verantwoordelijkheid om elkaar aan te spreken op de Gedragscode Defensie en dienen de basisregels op het gebied van integriteit na te leven. Defensiemedewerkers gaan zorgvuldig en verantwoordelijk om met bevoegdheden, middelen en informatie en laten het algemeen belang leidend zijn. Voor de hoofden van de defensieonderdelen en leidinggevenden is er een specifieke rol weggelegd. Het is hun opdracht om voorbeeldgedrag te tonen en ondergeschikten van het belang van integriteit te doordringen en de regels op dat gebied te handhaven. Hiertoe verrichten zij onderstaande taken. 4.1 Hoofden van de defensieonderdelen De hoofden van de defensieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het integriteitsbeleid van Defensie. Op het gebied van integriteit hebben zij de volgende taken: het initiëren van integriteitsbijeenkomsten binnen het eigen defensieonderdeel ten behoeve van de bevordering van integriteitsbewustzijn en het leerproces van zowel de individuele medewerker als de groep. Hiertoe wordt ook morele scholing en vorming aangeboden ten behoeve van leidinggevenden en voor medewerkers. Dit moet zijn vastgelegd in het desbetreffende jaarplan; het aan de orde stellen van integriteit en casuïstiek tijdens managementoverleg binnen het organisatieonderdeel; er voor zorgen dat leidinggevenden tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek integriteit aan de orde stellen; het onderkennen van integriteitrisico s en waar mogelijk beheersbaar maken daarvan door het uitvoeren van risicoanalyses binnen de eenheid; het hebben van overzicht van kwetsbare organisatie eenheden en personeel dat werkzaam is op kwetsbare functies; het, waar nodig, initiëren van integriteitonderzoeken en het (laten) opleggen van evenwichtige, consequente en rechtvaardige maatregelen en/of sancties bij geconstateerde integriteitschendingen; het opstellen van een jaarrapportage met daarin een volledig overzicht van meldingen, afdoening van meldingen, trends en risicogebieden op het vlak van integriteit binnen het defensieonderdeel. Pagina 12 van 23

13 4.2 Leidinggevenden De leidinggevenden spelen in de uitvoering van het integriteitsbeleid een belangrijke rol. Zij dienen zich te realiseren dat zij een voorbeeldfunctie hebben en daarnaar moeten handelen. Daarbij dienen leidinggevenden kennis te hebben van de sociale aspecten van leidinggeven. Op het gebied van preventie hebben zij de volgende taken: bespreekbaar maken van het beleid ten aanzien van ongewenst gedrag onder de medewerkers; alert te zijn op de werksfeer en regelmatig te peilen hoe medewerkers die ervaren. Daarnaast hebben leidinggevenden dezelfde verplichtingen voor de uitvoering van het integriteitsbeleid die overeenkomen met de onder 4.1 genoemde punten. Op het gebied van het afhandelen en onderzoeken van mogelijke schendingen hebben leidinggevende de verantwoordelijkheid om te zorgen dat dit op een transparante en zorgvuldige wijze verloopt binnen een redelijk termijn. Daarbij zijn zij verantwoordelijk om er melding van te maken. Op het gebied van het herstellen van integriteit inbreuken hebben zij de volgende verantwoordelijkheden: stimuleren van of actief bijdragen aan de conflictoplossing; leren en bespreken. 4.3 Hoofddirecteur Personeel De Hoofddirectie Personeel is toezichthouder integriteit. Vanuit deze verantwoordelijkheid worden in samenwerking met de COID de volgende taken uitgevoerd: Defensiebrede onderzoeken op het gebied van integriteit; Het vaststellen van trends en ontwikkelingen binnen de organisatie op het gebied van integriteit; Actualiseren van de regelgeving. Pagina 13 van 23

14 5 Ondersteuning bij de uitvoering van het integriteitsbeleid Om medewerkers, de hoofden van de defensieonderdelen en leidinggevenden te ondersteunen bij de uitvoering van het integriteitsbeleid kunnen zij een beroep doen op de hieronder beschreven functionarissen en instanties. 5.1 Vertrouwenspersoon Als een medewerker of leidinggevende een ongewenste situatie op de werkplek bespreekbaar wil maken, kan hij/zij in vertrouwen een vertrouwenspersoon benaderen. De vertrouwenspersoon kan begeleiding bieden bij het vinden van een oplossing en adviseren over mogelijke vervolgstappen indien overgegaan wordt tot het doen van een melding van een (vermoedelijke) integriteitschending. De vertrouwenspersoon kan niet verplicht worden om informatie te verstrekken aan andere medewerkers van Defensie ongeacht hun functie of rang, uitgezonderd opsporingsambtenaren als het strafbare feiten betreft. Alle Defensieonderdelen hebben een netwerk van lokale vertrouwenspersonen. Deze worden ondersteund door een Coördinator Lokale Vertrouwenspersonen of een Centrale Adviseur Integriteit. De vertrouwenspersonen vallen onder de lijnverantwoordelijkheid van de hoofden van de defensieonderdelen. Zij zorgen ook voor de borging van de opleidingskwaliteit. 5.2 COID als expertisecentrum De Centrale Organisatie Integriteit Defensie (COID) is het expertisecentrum op het gebied van integriteit en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers bij het uitvoeren van het integriteitsbeleid. De COID biedt hiertoe diensten en producten aan als: Advies, analyses, training en voorlichting: iedere medewerker kan vragen om een algemeen advies op het gebied van integriteit. Hiermee kan de COID behulpzaam zijn bij het zowel preventief als repressief nemen van maatregelen om de integriteit van de organisatie te vergroten. De COID ondersteunt de hoofden van de defensieonderdelen bij het opstellen van een jaarverslag. Risicoanalyse: de COID voert op verzoek van leidinggevenden risicoanalyses uit om te kunnen vaststellen welke organisatiedelen of medewerkers kwetsbaar zijn voor (de beschuldiging van) integriteitschendingen. Een risicoanalyse is daarmee een goed preventief instrument om recht te doen aan mensen en organisaties. Meldpunt: de COID beheert het meldpunt voor leidinggevenden en medewerkers voor ongewenst gedrag en (vermoedens van) andere integriteitschendingen. Onderzoek: soms is de aard van ongewenst gedrag of een ander vermoeden van een integriteitschending reden voor een nader onderzoek. De COID kan deskundigen leveren die onderzoeken kunnen ondersteunen. Pagina 14 van 23

15 De COID beschikt voor de uitvoering van haar taken onder meer over de volgende functionaliteiten: Centrale Adviseur Integriteit defensie (CAID) en de Functionaris Integriteitszorg (FIZ) Ieder defensieonderdeel beschikt over een of meer Centrale Adviseurs Integriteit (CAID) en Functionarissen Integriteitszorg (FIZ), tewerkgesteld vanuit de COID. Deze functionarissen hebben tot taak: leidinggevenden te adviseren en ondersteunen bij het uitvoeren van het integriteitsbeleid; voorlichting te geven binnen het defensieonderdeel over integriteit; aanspreekpunt zijn voor (vermoedelijke) integriteitschendingen. Adviestaken ten aanzien van vraagstukken die betrekking hebben op het gedrag van medewerkers ten opzichte van de organisatie (zakelijke aspecten van integriteit) worden uitgevoerd door de FIZ; adviestaken ten aanzien van een veilige werk- en leefomgeving voor het personeel (de sociale aspecten van integriteit) worden uitgevoerd door de CAID. 5.3 Conflictbemiddeling Defensie biedt een aantal diensten en mogelijkheden aan op het gebied van ondersteuning en bemiddeling bij conflicten. Dit kan zijn: een collega met gezag en vertrouwen van beide betrokkenen, bedrijfsmaatschappelijk werker, een bedrijfsarts, P&O adviseur, geestelijk verzorger of een opgeleide mediator. Deze laatste optie is alleen mogelijk als beide partijen instemmen. De mediator zorgt ervoor dat belangen en wensen stap voor stap worden afgepeld waardoor partijen zelf tot een oplossing kunnen komen. De afspraken worden tevens door beide partijen ondertekend. Het besprokene tijdens het proces is vertrouwelijk. intranetpagina: Commando DienstenCentra > BG DPD Juridische Dienstverlening Bemiddelingstaak van de Inspecteur Generaal der Krijgsmacht (IGK) De Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht (IGK) bemiddelt in individuele kwesties die betrekking hebben op Defensie. Individuele verzoeken om bemiddeling door de IGK vinden plaats als de medewerker via reguliere wegen heeft geprobeerd tot een oplossing te komen, maar die voor betrokkene niet naar volle tevredenheid is afgehandeld. Doel van de bemiddeling is de kwestie die door een van de partijen aan de orde wordt gesteld met inspanning van partijen op te lossen, onder regie van de bemiddelaar. De daarbij behorende spelregels zijn vastgelegd in een protocol. Pagina 15 van 23

16 5.4 Commissie Ongewenst Gedrag De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor de behandeling van klachten binnen de eenheid of afdeling. Is er sprake van een schriftelijke klacht over ongewenst gedrag, dan bestaat de mogelijkheid dat dit wordt voorgelegd aan de door de minister ingestelde Commissie Ongewenst gedrag voor advies. Voordat dit gebeurt, spreekt de leidinggevende die voor de klachtbehandeling verantwoordelijk is met de klager. Daarbij komen de mogelijke wijzen van de behandeling van de klacht aan de orde waaronder de Commissie Ongewenst Gedrag. Indien klager dat wenst, zal de Commissie Ongewenst Gedrag adviseren. De Commissie Ongewenst Gedrag zal echter niet adviseren als klager daar niet mee instemt. De commissie bestaat uit onafhankelijke onderzoekers die verder verwijderd staan van de eenheid of afdeling waar het onderzoek plaatsvindt. Het onderzoeksteam bestaat uit multidisciplinaire kennis en expertise, afhankelijk van de aard van de schending. Klachtenregeling Gedragingen Defensiepersoneel 5.5 Afdeling veiligheid en Integriteit van de Koninklijke Marechaussee Vanwege haar taakstelling als politiekorps met een militaire status voert de KMar op het gebied van integriteit een strikt beleid. De KMar heeft in verband met haar opsporingstaak een afdeling veiligheid en integriteit (AV&I). Deze afdeling adviseert en ondersteunt leidinggevenden en medewerkers bij het uitvoeren van het integriteitsbeleid en verricht indien nodig onderzoek naar, meldingen over beveiliging, klachten, ongewenst gedrag, integriteitschendingen en strafbare feiten. AV&I verricht zowel bestuursrechtelijke onderzoeken als ook strafrechtelijke onderzoeken naar KMar medewerkers. Deze laatste onderzoeken worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van het openbaar ministerie. De KMAR registreert meldingen in de politiesystemen en rapporteert direct aan de SG en jaarlijks aan de COID. 5.6 Personeelsfunctionarissen en juridische adviseurs Indien vast is komen te staan dat er sprake is geweest van een integriteitschending dan kan het wenselijk zijn om maatregelen te nemen die de rechtspositie van medewerkers raken (orde- of strafmaatregelen). De leidinggevende kan voor advisering en ondersteuning zich laten bijstaan door een personeelsadviseur of een juridische adviseur. Pagina 16 van 23

17 6 Meldingsprocedure Defensie streeft naar zo min mogelijk integriteitschendingen en als ze voorkomen, worden deze gemeld. De melder en beklaagde moeten erop kunnen vertrouwen dat de melding zorgvuldig en rechtvaardig wordt behandeld. Belangrijk daarbij is om allereerst elkaar aan te durven spreken op gedrag. Meldingen die onderzoek vereisen dienen op een professionele wijze te worden onderzocht. Nazorg en normalisatie van de verhoudingen na een incident en/of de oplegging en uitvoering van rechtspositionele maatregelen vormen een belangrijk onderdeel van het integriteitszorgsysteem. 6.1 Het doen van een melding door de defensiemedewerker Uitgangspunt: Melden bij de leidinggevende Binnen de defensieorganisatie is en blijft het uitgangspunt dat ongenoegens over gedragingen of vermeende andere integriteitschendingen bij de direct leidinggevende of de leidinggevende van beklaagde moeten worden geuit. Indien de melder dit niet wenst, kan het vermoeden gemeld worden aan een hogere leidinggevende. Tweede mogelijkheid: Meldpunt COID Indien het door de melder, om welke reden dan ook, bezwaarlijk wordt geacht om bij de (direct) leidinggevende te melden, dan kan worden gemeld bij het Meldpunt van de COID. De COID medewerker bespreekt samen met de melder de vervolgstappen en zal de leidinggevende of een hogere leidinggevende indien dat wenselijk en noodzakelijk is vanwege de benodigde distantie van de melding op de hoogte brengen. Externen kunnen zich richten tot de leidinggevende van de beklaagde of tot de COID om ongewenst gedrag of andere integriteitsschendingen van Defensiemedewerkers te melden. Melden kan via de servicedesk defensie: of *06 733, optie 4 (vanuit het buitenland ) Direct contact COID: of per COID@mindef.nl Derde mogelijkheid: Buiten Defensie melden Indien een medewerker van Defensie van mening is dat intern Defensie de melding niet, of niet genoegzaam is behandeld, kan een melding gedaan worden bij de Commissie Integriteit Overheid (CIO) als het een vermoeden van een misstand betreft of bij de Nationale Ombudsman. Beide instanties evalueren wat Defensie zelf heeft ondernomen alvorens onderzoek te doen. Pagina 17 van 23

18 Vertrouwenspersoon voor advies en ondersteuning Indien de medewerker besluit om een melding van de (vermoedelijke) integriteitschending te doen bij een van de bovengenoemde meldpunten, dan kan hij/zij bijstand en advies krijgen van de vertrouwenspersoon zowel bij het doen van de melding als gedurende de behandeling van de melding. De vertrouwenspersoon is behoudens aan opsporingsambtenaren als het een strafbaarheid betreft niet verplicht om informatie over de melding aan derden te geven. Integriteitsschendingen tijdens internationale missies Bij militairen van een Nederlandse eenheid in een internationale missie wordt de melding van een integriteitsschending gedaan in het systeem Melding Voorvallen. De militair die op individuele basis is geplaatst bij een onderdeel van een bondgenoot kan een beroep doen op de commandant van de desbetreffende eenheid. Wanneer dit niet mogelijk of wenselijk is, kan de hoogste nationale vertegenwoordiger, de Senior National Representative, worden ingeschakeld. Ten slotte kan de militair ook zelf rechtstreeks een melding doen bij het meldpunt van de COID. 6.2 Behandeling van een melding door de leidinggevenden Een leidinggevende die een melding krijgt, is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en correcte behandeling. Vooral bij meldingen van ongewenst gedrag moet de leidinggevende de betrokken mensen horen en vervolgstappen ondernemen. Die stappen hangen af van de aard van de melding. Indien het strafrechtelijke incidenten betreft, wordt het onderzoek direct overgedragen aan de KMar of het Openbaar Ministerie. Van de leidinggevende wordt een zorgvuldige en slagvaardige werkwijze verwacht: de melder heeft mogelijk een grote drempel genomen en wil serieus worden genomen; de melder wordt gevraagd vraag wat deze wil (oplossing) met de melding; de leidinggevende verzamelt snel alle relevante feiten en omstandigheden, zowel belastende als ontastende informatie past hoor en wederhoor toe; gaat af op de feiten; kiest geen partij; is alert op verschillen in het verhaal en/of de beleving van partijen. Stap 1 Een goed gesprek Aanspreken en aangesproken worden is de meest directe manier om een medewerker te laten weten dat ander gedrag gewenst is. Dat je last hebt van zijn gedrag of dat de organisatie of andere collega s er last van hebben. Door elkaar aan te spreken kun je elkaar corrigeren zodat het ongewenst gedrag ophoudt. De taak van de leidinggevende is hierbij: Belangen en wensen van betrokkenen worden besproken; Leidinggevende heeft gezag, kan afspraken (laten) maken en erop toezien; Leidinggevende geeft tegenwicht bij eventuele machtsongelijkheid; Leidinggevende kan rol spelen in communicatie naar afdeling. Pagina 18 van 23

19 Stap 2 Registratie Indien een medewerker zelf nog geen melding heeft gemaakt van de (vermoedelijke) integriteitschending in de PeopleSoft applicatie voor het Melden van Voorvallen (MVV) dient de leidinggevende de melding te registreren. Dit is belangrijk omdat met deze applicatie het hoger management en betrokken functionarissen ingelicht worden. In dit systeem moet door de behandelaar tevens het proces van begin tot eind worden ingevuld om zicht te houden op een zorgvuldige en slagvaardige behandeling van de melding. Op grond van de politiewet registreert de KMAR de meldingen ook in het Politie Bedrijfs Processen systeem (BPS). Stap 3 Conflictbemiddeling Bij conflictbemiddeling wordt ernaar gestreefd om conflicten in de organisatie tijdig en op adequate wijze op te lossen. Daarbij is het onder meer van belang dat een conflict tijdig wordt gesignaleerd en dat er een passende interventie volgt. Voordelen van conflictbemiddeling zijn: snelheid: de doorlooptijd is in verhouding tot een juridische procedure veel korter, waardoor bijvoorbeeld de kans op (verdere escalatie) afneemt; maatwerk: door de actieve inbreng van partijen is maatwerk en creativiteit in de oplossing mogelijk; duurzaamheid oplossing: de oplossing komt tot stand door de inbreng van partijen zelf, waardoor de oplossing beter gedragen wordt door beide partijen; behoud van de relatie: de onderlinge verhoudingen blijven door de gekozen aanpak vaak ook op langere termijn in stand; positieve invloed op motivatie: door de toegepaste methodiek ontstaat meestal weer een werkbaar(dere) sfeer tussen de partijen. Stap 4 Onderzoek Als besloten wordt tot het houden van een onderzoek dan geeft het Hoofd Defensieonderdeel aanwijzingen over de onderzoeksvraag of het formuleren van de opdracht. Indien het strafrechtelijke incidenten betreft, wordt het onderzoek overgedragen aan de KMar of het Openbaar Ministerie. Niet alle delen van een voorval zijn ten alle tijden tevens strafrechtelijk van aard. Defensie heeft ten aanzien van die onderdelen een eigen verantwoordelijkheid. In overleg met de KMar kan afgestemd worden of een intern (bestuursrechtelijk) onderzoek parallel of later opgestart kan en zou moeten worden. Pagina 19 van 23

20 Onderzoek ten dienst van leidinggevenden Intern onderzoek Een intern onderzoek vindt plaats naar aanleiding van een melding of waarneming. Een hoofd van een defensieonderdeel dient adequate maatregelen te nemen als er een situatie binnen zijn onderdeel wordt aangetroffen die een bedreiging vormt of kan vormen voor de integriteit. In de lijn hiervan is elk hoofd van een defensieonderdeel verantwoordelijk voor de uitvoering van integriteitonderzoeken binnen zijn onderdeel. Voor het uitvoeren van een intern onderzoek geldt het door de SG vastgestelde onderzoekprotocol. Hierin wordt beschreven hoe een intern onderzoek dient te verlopen, wat de eisen zijn waaraan een dergelijk onderzoek moet voldoen en wat de rechten en plichten zijn van de bij het onderzoek betrokken personen en de commissie. Aanwijzing SG/A 868 Procedure afstemming intern Defensie onderzoek en strafrechtelijk onderzoek Onderzoek geïnitieerd door medewerkers Een onderzoek naar een (vermoedelijke) integriteitschending kan ook op basis van een binnen Defensie vastgestelde ministeriele regeling plaatsvinden. Afhankelijk van de aard van de schending zijn er twee mogelijkheden te weten: Klachtenregeling gedragingen defensiepersoneel Een medewerker kan een schriftelijke klacht indienen bij de leidinggevende over (door zelf ondervonden) ongewenst gedrag. De klacht wordt, indien de medewerker dat wenst, door de leidinggevende doorgeleid naar de Commissie Ongewenst Gedrag die de klacht zal onderzoeken conform de Klachtenregeling gedragingen defensiepersoneel. Klachtenregeling gedragingen defensiepersoneel Regeling voor het melden van een vermoeden van een misstand Deze betrekkelijk zware procedure (ook wel klokkenluidersregeling genoemd) is bedoeld voor het aan de orde stellen van misstanden die van voldoende gewicht zijn. Dit vloeit voort uit het woord misstand dat gelijk staat aan wantoestand of maatschappelijk onrecht. Het gaat dan om het schenden van wettelijke voorschriften of beleidsregels, een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu, en een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst. Een melder doet de melding in beginsel bij de leidinggevende. Deze brengt per direct het Hoofd defensieonderdeel en de Secretaris-Generaal op de hoogte. In gezamenlijk overleg wordt er een onderzoek gestart. Deze regeling biedt de ambtenaar die te goeder trouw een misstand meldt extra rechtspositionele bescherming zodat deze tijdens en na deze meldprocedure geen nadelige gevolgen ondervindt voor zijn rechtspositie als gevolg van de melding. Regeling voor het melden van een vermoeden van een misstand art. 126g tot en met 126ac van het AMAR. Art. 70g tot en met 70ac van het BARD. Pagina 20 van 23

21 Onafhankelijkheid onderzoekscommissie Belangrijke voorwaarden bij het instellen van een onderzoekscommissie zijn dat de onderzoekers verder verwijderd staan van de eenheid of afdeling waar het onderzoek plaatsvindt en het onderzoeksteam moet bestaan uit multidisciplinaire kennis en expertise, afhankelijk van de aard van de schending. 6.3 Gevolg van de melding Tuchtrechtelijke en administratiefrechtelijke maatregelen Onderzoeken kunnen aanleiding zijn tot het opleggen van een rechtspositionele maatregel. Het opleggen van sancties heeft doorgaans een gedrag beïnvloedende werking. Consequent en rechtvaardig optreden is hierbij van essentieel belang. Willekeur dient hierbij te worden voorkomen; een soortgelijke straf in soortgelijke gevallen. De basis voor eventuele maatregelen zijn het AMAR en BARD en het militaire tuchtrecht. Ook niet bestraffende maar verbetermaatregelen kunnen een uitvloeisel zijn van de uitkomsten van een onderzoek. De maatregel moet worden geregistreerd in het systeem Melden Voorvallen. Handleiding Rechtspositionele maatregelen Nazorg De begeleiding van slachtoffers van ongewenst gedrag of melders in het algemeen moet centraal binnen de defensieonderdelen zijn belegd, op een manier die waarborgt dat slachtoffers dan wel melders zich gesteund weten door de organisatie en dat snel passende maatregelen worden genomen om hun verdere ontwikkeling en functioneren te verzekeren, gericht op de normalisering van de verhoudingen. De vertrouwenspersoon, CAID en FIZ kunnen hierin ondersteunen. Communicatie Melders moeten adequaat geïnformeerd worden over de genomen acties naar aanleiding van hun melding. De leidinggevende ziet hierop toe. Middels het registratiesysteem Melden Voorvallen moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn welke acties er zijn genomen en tot welke maatregelen dit heeft geleid. Communicatie met externe partijen vindt plaats volgens de kaders van de Directie Communicatie. De Wet bescherming persoonsgegevens is daarbij van toepassing. Pagina 21 van 23

22 7. Rapportagevoorzieningen Een complete registratie van het aantal meldingen van integriteitsschendingen en de maatregelen die naar aanleiding daarvan zijn genomen past bij de transparantie die Defensie als integere organisatie wil betrachten. Zo worden trends en risicogebieden tijdig gesignaleerd en wordt het mogelijk gemaakt dat Defensie daarop adequaat kan reageren. 7.1 Registratiesystemen Melden en afdoen van voorvallen In het softwaresysteem Melden Voorvallen worden alle gemelde (vermoedelijke) integriteitschendingen geregistreerd en de afdoening gevolgd. Een melding wordt per verspreid aan belanghebbende functionarissen binnen Defensie. Naast de informatievoorziening via het meldingensysteem wordt de Secretaris-Generaal van geval tot geval formeel en informeel door de hoofden van de defensieonderdelen op de hoogte gesteld. Overige registratiesystemen De vertrouwenspersonen, Centrale Adviseurs integriteit en Functionarissen Integriteitzorg (FIZ) registreren en rapporteren contacten en vermoedelijke schendingen aan de COID. Ook de meldingen die gedaan worden via de meldtelefoon worden door de COID geregistreerd. Medewerkers kunnen integriteitkwesties ook bespreekbaar maken bij Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW). BMW registreert, verwijst door en rapporteert periodiek aan de COID. Geestelijke Verzorging (GV) krijgt ook geregeld met de opvang van medewerkers te maken, die (vertrouwelijk) integriteitkwesties bespreken. GV registreert niet, maar geeft een kwalitatieve analyse van de analyses van de COID. Bij bureau Secretaris-Generaal (BSG) worden de meldingen van een vermoeden van een misstand geregistreerd. En de directie juridische dienstverlening (JDV) registreert de onderzoeken die gedaan worden door de klachtencommissie ongewenst gedrag conform de procedure klachtenregeling gedragingen defensiepersoneel. Strafrechtelijke schendingen worden gerapporteerd door de KMar. De KMAR verwerkt de registratie in het Politie Bedrijfs Processen systeem (BPS). Een overzicht van het aantal geregistreerde meldingen wordt in het jaarverslag integriteit gerapporteerd. 7.2 Jaarverslag integriteit Defensie Hoofden van de defensieonderdelen moeten verantwoording afleggen in een jaarverslag aan de Secretaris-Generaal over de status van de integriteit van hun organisatiedeel. Dit houd in een overzicht van: het aantal meldingen, het aantal onderzoeken en de getroffen maatregelen. De COID biedt hierbij ondersteuning. Dit verslag zal de Tweede Kamer op de derde woensdag van mei worden aangeboden, als onderdeel van het Defensie Jaarverslag. Pagina 22 van 23

23 8. Slotbepalingen Uitvoering aanwijzing De hoofden van de defensieonderdelen dragen zorg voor de naleving van deze aanwijzing. Informatie-eigenaar De Hoofddirecteur Personeel is informatie-eigenaar van deze aanwijzing. Intrekking bestaande regelingen De aanwijzing SG nr. A/872 Integriteitbescherming d.d. 25 september 2001 wordt ingetrokken. De aanwijzing CDS A-1600 Borging Gedragscode Defensie wordt ingetrokken. Inwerkingtreding en evaluatie Deze aanwijzing treedt in werking de dag volgend na publicatie op intranet. Na drie jaar, of zoveel eerder als nodig, zal de aanwijzing worden geëvalueerd. 's-gravenhage, 14 november 2012 DE WND. SECRETARIS-GENERAAL, Mr. F.H. Herman de Groot Pagina 23 van 23