Huishoudelijk Reglement behorend bij de Statuten van de Federatie van Uitvaartverenigingen in Friesland

Transcriptie

1 1 Huishoudelijk Reglement behorend bij de Statuten van de Federatie van Uitvaartverenigingen in Friesland Artikel 1: Ter uitvoering van artikel 3 lid b het verzorgen van elkaars uitvaarten zonder kosten wordt opgemerkt dat: Mochten de ten dienste van de vereniging staande personen op gehele of bijna gehele ideële basis werken, kan er voor een niet-lid van de uitvoerende vereniging een redelijke vergoeding worden gevraagd. Artikel 2: Inschrijving: Het bestuur adviseert met klem om bij het inschrijven van nieuwe leden de onderstaande tabel te gebruiken. Tabel A: (bedragen in euro's) 18 jaar 0,00 46 jaar 42,50 19 jaar 1,50 47 jaar 44,10 20 jaar 3,00 48 jaar 45,10 21 jaar 4,50 49 jaar 47,50 22 jaar 6,00 50 jaar 48,90 23 jaar 7,50 51 jaar 50,50 24 jaar 9,00 52 jaar 52,50 25 jaar 10,50 53 jaar 53,50 26 jaar 12,00 54 jaar 55,00 27 jaar 13,50 55 jaar 57,00 28 jaar 15,00 56 jaar 58,50 29 jaar 16,50 57 jaar 60,00 30 jaar 18,00 58 jaar 61,50 31 jaar 19,50 59 jaar 63,50 32 jaar 21,00 60 jaar 65,00 33 jaar 22,50 61 jaar 67,00 34 jaar 24,00 62 jaar 69,00 35 jaar 25,50 63 jaar 71,00 36 jaar 27,00 64 jaar 73,50 37 jaar 28,50 65 jaar 76,00 38 jaar 30,00 66 jaar 78,50 39 jaar 31,50 67 jaar 81,50 40 jaar 33,00 68 jaar 84,50 41 jaar 34,50 69 jaar 88,00 42 jaar 35,90 70 jaar 91,50 43 jaar 37,50 71 jaar 95,50 44 jaar 38,80 72 jaar 100,00 45 jaar 40,40 Inleggeld bij inschrijving van een nieuw lid per 100,00 leden. Korting, indien die korting wordt verstrekt. Bij toepassing van tabel A en C dient een dienstenpakket verkapitaliseerd te worden. Mocht voor een in te schrijven lid het inleggeld te hoog zijn, dan is de regeling volgens tabel B aan te bevelen. Bij toetreding op een bepaalde leeftijd heeft men bij overlijden recht, bij betaling van de volledige contributie op een gedeelte van de dan geldende ledenkorting. Tabel B: jaar 100 % na betaling van achterstallige contributie jaar 92 % jaar 81 % jaar 64 % jaar 50 % jaar 39 % jaar 30 % jaar 23 % jaar 18 % jaar 13 %

2 Overschrijving: Artikel 3: Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 4 lid 4 van de statuten van de federatie wordt vastgesteld, dat alle bij de federatie aangesloten verenigingen elkaars leden, ongeacht hun leeftijd, eventueel met echtgenote of partner en kinderen, bij iedere verhuizing hun medewerking aan een overschrijving naar een zuster vereniging moeten verlenen wanneer het betreffende lid daarom verzoekt. Een overschrijvingsverzoek moet binnen drie kalender maanden, nadat het verzoek om overschrijving is binnen gekomen, zijn gerealiseerd. Hiervoor mogen geen kosten in rekening worden gebracht. In het geval in het kader van samenwerkingsverband met hetzij de federatie en/of een van de aangesloten verenigingen, een of meerdere polissen zijn afgesloten, dienen betrokkenen van de overschrijving in kennis worden gesteld door de vereniging die door het betreffende lid respectievelijk leden wordt verlaten. Aan de ontvangende vereniging wordt binnen een periode van drie maanden ten behoeve van het (de) vertrekkende lid (leden) de te berekenen overdrachtswaarde(n) overgemaakt. Deze overdrachtswaarde wordt berekend aan de hand van tabel C. Een overschrijving is van kracht wanneer de nieuwe vereniging de oude vereniging schriftelijk heeft geïnformeerd, dat aan alle voorwaarden door de betrokkenen zijn voldaan binnen het eerder genoemde tijdsbestek van drie maanden. Het betreffende lid wordt daarna schriftelijk geïnformeerd door de 'oude' vereniging. Wanneer een lid zich laat overschrijven van een vereniging met een hogere ledenkorting dan de ontvangende vereniging, kan het betreffende lid, mede op grond van de bepaling van de Wft, daaraan geen rechten ontlenen. Tabel C: De in deze tabel genoemde bedragen zijn gebaseerd op de korting, zoals vastgesteld in de laatstgehouden Algemene Ledenvergadering. Stel pakketwaarde 100,00 * Leeftijd % overdrachtswaarde 1,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00 3,00 4,00 4,00 5,00 6,00 6,00 7,00 8,00 9,00 10,00 10,00 11,00 12,00 13,00 14,00 15,00 16,00 17,00 18,00 20,00 21,00 22,00 23,00 24,00 26,00 27,00 28,00 30,00 Leeftijd % overdrachtswaarde 31,00 33,00 34,00 35,00 37,00 38,00 40,00 42,00 43,00 45,00 46,00 48,00 50,00 51,00 53,00 55,00 56,00 58,00 60,00 61,00 63,00 64,00 66,00 68,00 69,00 71,00 72,00 73,00 75,00 76,00 78,00 79,00 80,00 * Bij overschrijven van een lid naar een zustervereniging heeft deze overschrijving directe gevolgen voor de actuariële reserve voor de overschrijvende vereniging. Wanner dit jonge leden (tot ca. 37 jaar) betreft, ontstaat er een negatieve reactie. 2

3 Artikel 4: De federatie zal voorts: a. Bevorderen dat de aangesloten verenigingen elkaar zoveel mogelijk van dienst zijn in de uitvoering van hun doelstelling, dit ten behoud van de uitvaartverzorging in verenigingsverband. b. De verenigingen adviseren op juridisch, financieel terrein. c. Wanneer de federatie gevraagd wordt om bijstand bij een zaak met een collectief karakter zijn de kosten voor de federatie. d. In geval van een specifiek verenigingsprobleem zijn de externe of extreem hoge federatiekosten voor rekening van de vereniging. Zulks zal altijd vooraf worden afgesproken. Artikel 5: Verplichtingen van de leden: a. Ter uitvoering van artikel 4 lid 5 van de statuten zullen de leden voor 1 mei van het lopende verenigingsjaar het door de penningmeester van de federatie aan hen opgestuurd formulier aan de penningmeester terugsturen. b. Omschrijving van het in het financieel statuut zoals omschreven in artikel 4 lid 3 van de statuten: Het doel van dit statuut is, op basis van moraal en fatsoen, te waarborgen dat de verenigingen hun verplichtingen aan hun leden kunnen nakomen. Om dit te kunnen bereiken is het nodig dat: In overleg met het bestuur van de vereniging en de actuaris wordt vastgesteld in welke tijdsperiode het vermogen procentsgewijs aanwezig moet zijn voor de actuariële verplichting. Daarnaast moet in verband met calamiteiten een bedrag aanwezig zijn, gerelateerd aan 15% van de jaarlijkse leden bijdrage, met een maximum van ,51. Andere reeds getroffen voorzieningen kunnen hierin worden verrekend. Voor de instelling/uitwerking van het financieel statuut, zijn de volgende afspraken en gegevens (op jaarbasis) noodzakelijk: Aantal leden naar geboorte en geslacht. Eigen vermogen. Totale verenigingskosten. Ledenkorting (diensten pakket verkapitaliseerd), van jaar tot jaar vast te stellen. Periodiek overleg, koepelorganisatie en het actuarieel bureau, over de voortgang. Absoluut geen informatie, door de actuaris, over financiële situatie van de vereniging naar buiten, alleen met toestemming van de vereniging naar de koepelorganisatie. Het actuarieel rapport mag niet ouder zijn dan drie jaar. c. Bij aanvraag voor het lidmaatschap van de federatie dient een exemplaar van de fungerende statuten en huishoudelijk reglement aan het bestuur van de federatie ter inzage worden gegeven. d. Men dient onverkort medewerking te verlenen en of uitvoering te geven aan de in de Algemene Ledenvergadering van de Federatie van Uitvaartverenigingen in Friesland genomen beslissingen. e. Zich gedragen naar de beslissing van het federatiebestuur bij geschillen tussen de leden onderling of tussen een vereniging en haar leden. Artikel 6: a. Ter uitvoering van artikel 10 van de statuten wordt opgemerkt dat: De ledenverenigingen de 1e verantwoordelijkheid hebben in de voorziening van de vacatures in het bestuur. Het bestuur zal pas in de 2e instantie overgaan tot kandidaatstelling, waarna benoeming volgt door de Algemene Ledenvergadering. b. De voorzitter van de federatie heeft toegang tot alle door het bestuur benoemde commissies. Hij tekent na goedkeuring van een officiële vergadering de notulen. Hij heeft het recht een spreker het woord te ontnemen indien deze buiten orde van een federatieve vergadering gaat. Hij is tevens gemachtigd een lid dat de orde verstoort, tot verder bijwonen van een federatieve vergadering te ontzeggen en kan om die reden een vergadering verdagen of schorsen. c. De secretaris is verantwoordelijk voor de officiële briefwisseling, houdt afschrift van alle officiële uitgaande stukken en is verantwoordelijk voor het archief van de federatie. De secretaris is verantwoordelijk voor de notulen van de bestuursvergaderingen en voor het jaarverslag dat op de Algemene Ledenvergadering wordt aangeboden. De secretaris kan zich bij laten staan door een notulist(e). d. De penningmeester is verantwoordelijk voor het doelmatig beheer van alle financiën van de federatie en voert de boekhouding. Na afloop van het boekjaar wordt door hem over dat jaar een financieel verslag gemaakt waarin opgenomen een balans en een rekening van baten en lasten. Dit verslag wordt na goedkeuring van het bestuur aan de Algemene Ledenvergadering aangeboden. Ruim voor het einde van het boekjaar dient hij de begroting voor het komende jaar in, welke na goedkeuring door het bestuur ook aan de Algemene Ledenvergadering wordt aangeboden. Hij bewaakt de begroting en stelt het bestuur bij elke dreigende overschrijding hiervan op de hoogte. Hij kan zich bij laten bijstaan door de 2 e penningmeester of een financiële commissie, welke hem ook vervangt bij ziekte en calamiteiten. e. Het lid dat is aangewezen als vervanger van de voorzitter en of van de secretaris assisteert eventueel het dagelijks bestuur en vervangt bij ziekte of calamiteiten. Artikel 7: Het bestuur zal de functies zo breed mogelijk over de bestuursleden verdelen in commissies die voorwerk verrichten voor het algemeen federatiebestuur. 3

4 Na het voorwerk verricht te hebben wordt overleg gepleegd in een bestuursvergadering die na goedkeuring, eventueel door stemming, mede verantwoordelijk is. En die beslissing ook zal uitdragen. Ieder bestuurslid heeft één stem, er kan mondeling zowel schriftelijk gestemd worden. Artikel 8: De plaats, de datum en agenda voor de jaarvergadering wordt tenminste drie weken te voren ter kennis van de leden gebracht. De agenda welke artikel 15 lid twee der statuten vermelde punten moet bevatten, wordt door het bestuur vastgelegd. Voorstellen van de leden voor de Algemene Ledenvergadering moeten tenminste voor 1(één) januari schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend. Het bestuur is bevoegd bij zulk een voorstel een advies harerzijds te voegen bij de oproeping ter vergadering. Het bestuur is bevoegd niet op de agenda vermelde voorstellen, mits geen voorstellen als bedoeld in artikel 4(vier) en 5.2(vijf punt twee) en 9 (negen) en 15 (vijftien) en 17 (zeventien) van de statuten zijnde alsnog op de Algemene Ledenvergadering in behandeling te brengen en aan de beslissing van de Algemene Ledenvergadering te onderwerpen, hetgeen slechts bij hoge uitzondering mag geschieden. Artikel 9: Alleen het bestuur is bevoegd derden, geen lid van de federatie zijnde, uit te nodigen tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering. De voorzitter is verplicht voor de aanvang van de Algemene Ledenvergadering mee te delen, wie de vergadering bijwoont en zijnde geen lid. Artikel 10: Een ledenvergadering bijeengeroepen als vermeld in artikel 13e lid 6 (zes) van de statuten kiest haar eigen voorzitter. Verder gelden alle bepalingen vermeld in de statuten en huishoudelijk reglement van de Federatie van Uitvaartverenigingen in Friesland Artikel 11: Alvorens een stemming op de Algemene Ledenvergadering plaats vindt zal de voorzitter een stemcommissie benoemen, zijnde geen leden van het bestuur maar leden van verschillende verenigingen. Artikel 12: Een nieuw lid kan geen rechten in de federatie uitoefenen alvorens de verplichte contributie is voldaan. Artikel 13: De financiële bijdrage van de leden/verenigingen aan de federatie wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld op de volgende wijze: Per vereniging een vast bedrag. Verder een bedrag per financieel afgehandelde uitvaart waarvan het laatst opgave moest worden gedaan aan de federatie. De bijdrage aan het NARDUS wordt op de zelfde wijze berekend. Artikel 14: De verplichte financiële bijdragen, omslagen of vergoedingen aan de federatie dienen op de eerste uitnodiging aan de penningmeester op de door deze aan te geven wijze te worden betaald. Indien niet betaald wordt zal de penningmeester handelen volgens artikel 8 (acht) lid b van de statuten, na een redelijke termijn in acht te hebben genomen. Restitutie van contributie, andere bijdragen, omslagen of vergoedingen, vindt alleen plaats krachtens besluit van de Algemene Ledenvergadering. Artikel 15: De Algemene Ledenvergadering kan maatregelen treffen voor het collectief verzekeren tegen risico van wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen voor personen, die voor de verenigingen diensten verrichten. Ook kan de Algemene Ledenvergadering eventueel op voorstel van het bestuur overgaan tot annulering van deze verzekering. Artikel 16: Het bestuur van de federatie is bevoegd geschillen niet zijnde rechtsgeschillen, tussen de verenigingen en haar leden te beslissen. De leden van de federatie onderwerpen zich aan de beslissing van het bestuur. Een bestuurslid, wiens vereniging bij zulk een geschil of een andere federatieve bemoeienis is betrokken, neemt aan de behandeling en beslissing geen deel. Artikel 17: Geschillen over toepassing en uitlegging van het reglement worden beslist door de Algemene Ledenvergadering. Artikel 18: Wijzigingen van dit reglement kunnen slechts geschieden op een Algemene Ledenvergadering met meerderheid van stemmen. De voorgestelde wijziging (en) moeten op de agenda van de betreffende Algemene Ledenvergadering worden vermeld of anderzijds duidelijk omschreven onder de aandacht worden gebracht. Dit reglement is vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van 24 november

5 5 Wat is de federatie? De federatie is het overkoepelend orgaan van meer dan 200 uitvaartverenigingen in Friesland, die de statuten hebben aanvaard en heeft tot doel het bevorderen van het verzorgen van de uitvaarten zonder winstoogmerk en het verspreiden en verdedigen van de gedachte van onderlinge hulp. Daarnaast behartigt zij ook de belangen van haar leden op nationaal niveau. Zuster verenigingen zijn die verenigingen die lid zijn van de federatie en die via hun eigen koepelorganisatie lid zijn van NARDUS. De federatie belegt een Algemene Ledenvergadering in maart en in november en jaarlijks rayonvergaderingen in de maand oktober. Ingevolge de doelstelling van de federatie adviseert de federatie haar leden door middel van: het geven van voorlichting a. het bemiddelen, in onderling overleg, in geval er een tekort aan medewerkers ontstaat. b. het bemiddelen bij het tot stand komen van een fusie tussen twee of meer verenigingen. d. adviseren in het opzetten van een ledenbestand c. adviseren bij de administratie en organisatie, voorbeeldrekening en bode instructie. d. voorlichting en advies in het kader van bijverzekeren en de actuariële reserve. Communicatielijnen: a. Het mededelingenblad b. De rayonvergaderingen c. De Algemene Ledenvergaderingen d. Website Externe federatieve relatie: De federatie is lid van Nardus samenwerkende uitvaartorganisaties. Doel van deze samenwerking is de belangenbehartiging van de leden op nationaal niveau. Dit wordt getracht te realiseren door contacten te onderhouden met de overige organisaties in de branche, de landelijke politiek en de opleiding van uitvaartleiders. Kosten lidmaatschap: Het contributiebedrag wordt bij de begroting vastgesteld en kent een vaste en een variabele component. Het verzorgen van de uitvaarten a. Voor eigen leden. b. Voor zusterverenigingen c. Binnen de federatie is afgesproken dat deze uitvaarten verzorgd zullen worden zonder berekening van extra kosten *). Voorwaarde hierbij is, dat de zustervereniging vooraf toestemming vraagt om de uitvaart te mogen verzorgen aan de vereniging waarvan de overledene lid was. De vereniging waarvan de overledene lid was, verzorgt de financiële afwikkeling met de nabestaanden U bent niet verplicht deze uitvaarten te verzorgen. d. Wij adviseren u afspraken te maken met uw bode. e. Wij adviseren u bij aanname van uitvaarten een opdrachtbevestiging te laten ondertekenen. f. Wij raden u aan om uw buitenleden op de hoogte stellen van procedure die zij moeten volgen bij het melden van een overlijden.

6 6 Verplichtingen ingevolgde de Wft (Wet Financieel Toezicht) Verplichtingen die voortvloeien uit de Wft. Voorschriften samenstellen agenda Algemene Ledenvergadering Op de agenda voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering moet vermeld worden: - vaststellen ledenkorting - vaststellen contributie Het gaat erom dat de leden elk jaar de hoogte van de ledenkorting en de hoogte van de contributie moeten vaststellen, daarmee aangevend dat dit één van de redenen is waarom de vereniging geen verzekeraar is (zie verenigingsstatuten, art.2, lid 4, en art 10, lid 6). Een agenda zou er dus als volgt kunnen uitzien: ALGEMENE LEDENVERGADERING Van de uitvaartvereniging te Te houden op 20..*). AGENDA Opening Jaarverslag Vaststellen notulen van de Algemene Ledenvergadering van *) Vaststellen jaarrekening over..*) Vaststellen ledenkorting voor..*) Vaststellen contributie voor.*) Rondvraag. Sluiting. *) correct jaartal of betreffende datum invullen Het Burgerlijk Wetboek 2, artikel 48, lid 1, vermeldt: Het bestuur brengt op en algemene ledenvergadering, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene ledenvergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de verenigingen over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een van hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding van gemaakt. Na afloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in recht vorderen dat zij deze verplichting nakomen. B. Aanmelden bij de Friese Federatie. Als een vereniging groeit naar meer dan betalende leden dan moet de vereniging dat melden bij het bestuur van de federatie. Via onze jurist en een bepaalde procedure heeft die overschrijding dan geen gevolgen; niet melden kan vervelende gevolgen hebben. C. Afrekening van de uitvaartkosten De vereniging maakt de nota op voor de nabestaanden De Wft staat niet toe dat er alleen volstaan wordt met het overmaken van de ledenkorting (aan wie dan ook), zoals die is vastgesteld op de laatstgehouden Algemene Ledenvergadering. De voorbeeldnota s zijn door de toezichthoudende organen, waaronder het Ministerie van Financiën goedgekeurd. U mag de afrekening van de uitvaartkosten laten uitvoeren door een ander, op voorwaarde echter, dat de nota wordt aangeboden op papier met het briefhoofd van de vereniging en dat de penningmeester de nota heeft gecontroleerd, voordat ze wordt aangeboden. De nota s *) van de toeleverancier (lijkkist, bloemen, advertenties, enzovoort) moeten bij de eindafrekening worden bijgevoegd. *) voor zover ze door de vereniging zijn voorgeschoten

7 7 Uitvaartleiderrapport/Opdrachtformulier (de factuur is volgens hetzelfde model en bevat dezelfde componenten) Naam: Adres :. Ver. Lid ja / nee Woonplaats. Geboren : te. Overleden : te Ongehuwd/weduwe (weduwnaar)/ echtgenote(echtgenoot) Vader Overleden ja / nee Moeder... Overleden ja / nee Was de overledene ergens anders lid? Bewijs van overlijden ja / nee ja / nee Opbaring aula In nieuw / bestaand graf Aantal jaren Steen afhalen Ja nee door wie: Kerkgenootschap Predikant Organist ja nee Kerk: Rouwdienst vanuit : Om.uur, op... dag, dd Begrafenis crematie Klokluiden ja / nee Condoleantie Register ja / nee Navisite in:... Consumptie : Geneeskundige : Gekist door : Kist no. maat... Crematiekist ja / nee Rouwbrieven gedrukt bij : Postklaar ja / nee Advertenties in : Bloemen van : Lint ja / nee Tekst : Begrafenis rijden door : Volgauto s ja / nee Factuuradres : Naam:... Adres :. Plaats :. Ondergetekende stelt zich bij deze aansprakelijk voor de kosten welke uit deze opdracht voortvloeien. Handtekening:

8 8 Voorbeeldnota Uitvaartvereniging:. (lid van de Federatie van Uitvaartverenigingen zonder Winstoogmerk in Friesland) Volledig adres, Bankrekeningnummer, tenaamstelling, enzovoort. Factuur Voor de familie van wijlen : Adres : Lidnummer : Datum overlijden : Datum uitvaart : Grafkist: Rouwgoederen : Vervoer : Dragers: Verzekeringen/belasting/administratie:... Verzorging begrafenis: Subtotaal : Voorschot kosten: Grafkosten: Crematie: Ziekenhuis/bejaardenhuis: Lijkschouwen: Uittreksels: Rouwbrieven: Advertenties: 1. Leeuwardercourant 2. Friesch Dagblad: 3. Anders: Taxikosten: Bloemen: Kerk: Liturgieën: Aula: Diversen: Subtotaal: Vastgestelde ledenkorting op (datum alv):... Totaal: Het bestuur

9 9 Begeleidende Brief Uitvaartvereniging : (Lid van de Federatie van Uitvaartverenigingen zonder winstoogmerk in Friesland) Volledig adres, Bankrekeningnummer, tenaamstelling, etc. Geachte heer/mevrouw, Bijgaand ontvangt u de factuur voor de door onze vereniging ten behoeve van de uitvaart Van, overleden d.d. Vooruitbetaalde en gemaakte kosten, Ingevolge artikel 10, lid6, van de Statuten van onze vereniging is op het eindbedrag van de bijgesloten factuur een bedrag van. in mindering gebracht. Dit bedrag is door de leden vastgesteld op de laatst gehouden jaarvergadering. Op grond van bovenstaande verzoeken wij u derhalve.. over te maken. op bankrekening van onze vereniging. (Een acceptgirokaart voor dit bedrag hebben wij bijgesloten. Mocht u nog vragen respectievelijk een nader contact wensen over deze brief en/of onze factuur, wilt u dan contact opnemen met. Hoogachtend, Het bestuur van De penningmeester, Bestuurslid,...

10 10 Inschrijving Inleg bij inschrijving nieuw lid: Familie A. wil lid worden van de plaatselijke uitvaartvereniging. Het gezin bestaat uit vader (42 jaar), moeder (41 jaar), zoon (15 jaar) en een dochter (18 jaar). De contributie bedraagt bij wijze van voorbeeld 16,00 per lid per Jaar, terwijl kinderen t/m 17 jaar vrij zijn. De bijdrage van de vereniging (ledenkorting) beloopt in dit voorbeeld 800,00. Familie A. moet volgens tabel A als inleg betalen: Vader 35,90 x 8,00 = 287,20 Moeder 34,50 x 8,00 = 276,00 Zoon niets Dochter niets (alleen contributie) Totaal 563,20 Met daarnaast aan jaarlijkse contributie: 16,00 per persoon vanaf 18 jaar. N.B. Zie tabel A op pagina 1 Overschrijving Overschrijvingsvoorbeeld 1 Een gezin (de man 45 jaar en de vrouw is 28 jaar) met drie kinderen ( één in de leeftijd van 22 jaar; de beide anderen jonger dan 18 jaar) vraagt overschrijving wegens verhuizing aan bij de vereniging A ( leden korting op dat moment 450,00 ) naar vereniging B (ledenkorting 900,00). Vereniging A moet aan vereniging B overmaken (zie tabel C op pagina 2) : Man (45 jaar) = 21 % van 450,00 94,50 Vrouw (28 jaar )= 5 % van 450,00 22,50 Kind (22 jaar) = 2 % van 450,00 9,00 Totaal 126,00 Vereniging B moet volgens tabel C op pagina 2 ontvangen: Man (45 jaar ) = 21 % van 900,00 189,00 Vrouw(28 jaar) = 5 % van 900,00 45,00 Kind (22 jaar) = 2 % van 900,00 18,00 Totaal 252,00 Er is dus een tekort van 252,00-126,00 = 126,00 Dit bedrag moet door de familie zelf worden bijbetaald aan vereniging B. Kinderen beneden de leeftijd van 18 jaar blijven buiten de berekening. Overschrijvingsvoorbeeld 2 Gezin, lid van vereniging A ( met een voor dat jaar geldende ledenkorting van 540,00) is verhuisd en wenst lid te worden van de plaatselijke vereniging B (ledenkorting 850,00). Vereniging A moet aan vereniging B overmaken (zie tabel C op pagina 2) : Man (49 jaar) = 26 % van 540,00 140,40 Vrouw (46 jaar) = 22 % van 540,00 118,80 Kind (18 jaar) = 1 % van 540,00 5,40 Kind (15 jaar) = 0,00 264,60 Vereniging b moet volgens tabel C op pagina 2 ontvangen: Man (49 jaar ) = 26 % van 850,00 221,00 Vrouw (46 jaar) = 22 % van 850,00 187,00 Kind (18 jaar) = 1 % van 850,00 8,50 Kind ( 15 jaar) = 0,00 416,00 Er is dus een tekort van 416,50-264,60 = 151,90 Dit bedrag moet door de familie zelf worden bijbetaald aan vereniging B om voor de hogere ledenkorting ( 310,00 meer) in aanmerking te komen.

11 11 Overschrijvingsvoorbeeld 3 Bij overschrijving van een vereniging met een hogere ledenkorting naar een vereniging met een lagere worden de percentages genomen van de lagere ledenkorting. Man 58 jaar, wil worden overgeschreven in verband met verhuizing van vereniging A (ledenkorting 770,00) naar B (ledenkorting 500,00) A: man (58 jaar) = 38 % van 770,00 292,98 B: man (58 jaar) = 38 % van 500,00 190,00 102,98 Dit bedrag blijft bij de oude vereniging A, de nieuwe vereniging B ontvangt 190,00 Overschrijvingsvoorbeeld 4 Voorbeeld overschrijving van een gezin dat pas later van een vereniging lid is geworden, zonder entreegeld te betalen(volgens de gestaffelde inschrijfregeling tabel B op pagina 1): Familie X man 45 jaar, vrouw 35 jaar, twee kinderen, resp. 25 en 15 jaar oud is drie jaar geleden lid geworden van vereniging A ledenkorting 650,00 op basais van tabel B pagina 1 ). De familie wil verhuizen naar vereniging B ledenkorting 1200,00. Vereniging A moet aan vereniging B overmaken: Tabel C Tabel B Man (45 jaar) = 21 % van 253,50 (39 % van 650,00 = 53,40 Vrouw (35 jaar) = 10 % van 416,00 (64 % van 650,00 = 41,60 Kind (25 jaar) = 3 % van 598,00 (92 % van 650,00 = 17,94 Totaal 112,78 Vereniging B moet ontvangen: Tabel C Tabel B Man (45 jaar) = 21 % van 468,00 (39 % van 1.200,00 ) = 98,28 Vrouw (35 jaar) = 10 % van 768,00 (64 % van 1.200,00 ) = 76,20 Kind (25 jaar) = 3 % van 1104,00 (92 % van 1.200,00 ) = 33,12 Totaal 208,04 Er is dus een tekort van 208,04-112,78 = 95,26 Dit bedrag moet door de familie zelf worden bijbetaald aan de vereniging B. Zij gaan immers naar een hogere ledenkorting. Kinderen beneden de leeftijd van 18 jaar blijven buiten de berekening. Opmerking: het bedrag van de ledenkorting is altijd het bedrag dat in de laatste Algemene Ledenvergadering is vastgesteld.

12 12 Richtlijnen contributie voor onvolledige gezinnen 1. Komen beide ouders te overlijden, dan houden de kinderen de zelfde rechten (op basis van moraal en fatsoen) op de ledenkorting zonder contributie betaling, tot de leeftijd van 18 jaar. 2. Wanneer één van de partners lid is van de vereniging (de andere niet) en de kinderen zullen volledig recht hebbend zijn op het dan geldende vergoedingsbedrag, dan moet er 75 % van de contributie worden betaald. Zo niet dan zijn de kinderen niet recht hebbend op het dan geldende vergoedingsbedrag. 3. A. Wanneer partners lid zijn van verschillende uitvaartverenigingen en een niet contributieplichtig kind komt te overlijden, wordt de uitvaart verzorgd en financieel afgehandeld door die vereniging waarbij het kind stond ingeschreven. B. Wanneer de partners lid zijn van verschillende uitvaartverenigingen en een niet contributieplichtig kind komt te overlijden wordt de uitvaart in samenwerking met beide verenigingen geregeld en financieel afgehandeld. Iedere vereniging vergoedt niet meer dan de helft van de ledenkorting. 4. Wanneer het lidmaatschap is gebaseerd op de regeling, zoals staat vermeld op pagina 1 dan gelden uiteraard de ledenkortingen die verbonden zijn aan de leeftijd en het daarbij behorende percentage. Dubbel lidmaatschap Het komt in de praktijk voor dat een lid van de plaatselijke uitvaarvereniging ook nog van een andere uitvaartorganisatie lid is. Die keuze vrijheid heeft het lid uiteraard. Om te voorkomen dat er na het overlijden van dat lid problemen ontstaan met het uitbetalen van de ledenkorting aan de nabestaanden, adviseren wij u met klem dat u die leden er bij herhaling op wijst dat er met u overleg gepleegd moet worden, wanneer niet duidelijk vaststaat of uw vereniging ook de uitvaart zal verzorgen Indien er met u overleg is geweest over wie de uitvaart zal verzorgen en u ermee akkoord gaat dat er een ander dat zal doen, dan geeft u in zekere zin toestemming om die uitvaart namens u te verzorgen. Als u dan achteraf van die uitvaart nota s krijgt, dan kunt u de ledenkorting op deze nota s in mindering brengen. Het is niet toegestaan alleen te volstaan met het overmaken van de ledenkorting, aan wie dan ook; dat wijst in de richting van verzekeren, hetgeen in strijd is met uw statuten en wij hebben beloofd te zullen handelen naar onze statuten en huishoudelijk reglement. Door u niet aan het voorgaande te houden, loopt niet alleen uw eigen vereniging risico, maar wordt de gehele Friese federatie daarop aangezien en aangesproken. Gestaffelde Inschrijfregeling Voor het geval dat de in tabel A (pagina 1) genoemde bedragen te hoog zijn, kan de hierna volgende tabel als alternatief dienen om toch de persoon in kwestie lid van de vereniging te kunnen maken (er wordt in dit geval geen entreegeld betaald en geldt de normale contributie) Tabel B Bij toetreding op de leeftijd van: Heeft men recht op *: 19 en 20 jaar 100 % 21 t/m 25 jaar 92 % 26 t/m 30 jaar 81 % 31 t/m 35 jaar 64 % 36 t/m 40 jaar 50 % 41 t/m 45 jaar 39 % 46 t/m 50 jaar 30 % 51 t/m 55 jaar 23 % 56 t/m 60 jaar 18 % 61 t/m 65 jaar 13 % *) men heeft recht op het percentage dat is gerelateerd aan de toetredingsleeftijd en aan de ledenkorting, zoals die is vastgesteld in de laatst gehouden Algemene Ledenvergadering: Voor kinderen die voor hun 18 e jaar overlijden en waarvan de ouder(s) op basis van bovenstaande tabel lid van de vereniging zijn geworden, geldt een ledenkorting voor het gedeelte van de uitvaartkosten, waarvan nota s kunnen worden overlegd, met een maximum van de volledige ledenkorting.

13 13 Collectieve verzekeringen Via de federatie bestaat de mogelijkheid de volgende verzekeringen af te sluiten. 1. Wettelijke Aansprakelijkheid Deze verzekering dekt de schade die is ontstaan wanneer één Van de medewerkers een schade veroorzaakt tijdens het uitoefenen van de werkzaamheden, die behoren tot het verzorgen van een uitvaart. (zie brief Goudse Verzekeringen op pagina 13). 2. Ongevallenwet Geldt voor ongevallen die zijn ontstaan tijdens het verzorgen van de uitvaart. Is alleen van toepassing voor die medewerkers die door het bestuur gevraagd zijn. 3. Groot ongeval (verplicht voor alle leden). Alle soorten ongevallen vallen onder deze verzekering, uitgezonderd overlijden tengevolge van oorlogshandelingen en de dood ten gevolge van ziekte. Er wordt alleen uitgekeerd wanneer: a. het meer dan drie leden betreft die allen lid zijn van een uitvaartvereniging aangesloten bij de federatie. b. het één en het zelfde ongeval betreft. c. de dood het gevolg is van één en het zelfde ongeval. De vereniging kan dan via de federatie een claim indienen van 500,00 vanaf het derde sterfgeval. Aanvullende voorziening Daar de verenigingsbijdrage de totale kosten van een uitvaart niet dekt, kunnen uw leden een aanvullende verzekering afsluiten. Brief Goudse Verzekeringen Betreft: De aansprakelijkheid van de werkgever. Met betrekking tot de vraag wie aansprakelijk is voor schade aan derden veroorzaakt door de grafdelver tijdens zijn werkzaamheden delen wij u het volgende mede. De huidige situatie: De aanstelling van een grafdelver wordt volgens Reglement door de beheerder/eigenaar van de begraafplaats verricht door de beheerder/eigenaar van de begraafplaats. Krachtens deze overeenkomst kan de beheerder/eigenaar van de begraafplaats instructies/op drachten geven, loon uitbetalen en sociale premie inhouden. In de praktijk blijkt dit niet zo te gaan. Wellis waar verricht de beheerder/eigenaar van de begraafplaats de aanstelling, maar daar blijft het dan bij. De begrafenisvereniging geeft aan de grafdelver opdrachten, betaalt het loon en houdt de sociale premie in, kortom manifesteert zich in de praktijk als werkgever. Formeel gezien is de beheerder/eigenaar van de begraafplaats te beschouwen als werkgever. Wordt er en schade veroorzaakt dan is de werkgever van de beheerder/eigenaar van de begraafplaats formeel aansprakelijk. Aangezien in de praktijk de begrafenisvereniging zich opstelt als werkgever en zich derhalve moreel verantwoordelijk voelt, wordt bovengeschetste situatie als een niet gewenst ervaren. Om aan deze situatie een einde te maken is het raadzaam om conform het Reglement van de beheerder/eigenaar van de begraafplaats de aanstellingdoor de beheerder/eigenaar van de begraafplaats te laten verrichten en de krachtens deze overeenkomst aan de beheerder/eigenaar van de begraafplaats toekomende bevoegdheden met name instructies geven, loon uitbetalen en de sociale premie inhouden door de beheerder/eigenaar van de begraafplaats zelve te laten uitvoeren.

14 14 OVEREENKOMST inzake het uitvoeren van uitvaarten voor zusterverenigingen. Hierbij verklaren ondergetekenden, namens de Bond van Uitvaartverenigingen in de Provincie Drenthe, de Federatie van Uitvaartverenigingen in Friesland en de Federatie van Uitvaartverenigingen in de Provincie Groningen, te zijn overeengekomen dat zij uitvaarten van leden van de bij hun bond / federaties aangesloten uitvaartverenigingen te zullen uitvoeren tegen kostprijs zonder toeslag. Hierbij het volgende overwegende: De doelstelling van deze overeenkomst is dat zij willen bevorderen, dat bij overlijden van leden in een andere woonplaats, de daar gevestigde vereniging assistentie verleent bij de verzorging van de uitvaart. Het uitbesteden van uitvaarten aan zusterverenigingen bevordert de onderlinge samenwerking en bespaart familie / nabestaande(n) extra kosten daar andere instanties veelal hogere kosten in rekening brengt dan de aangesloten verenigingen. Interprovinciaal willen wij deze service graag promoten en hiervoor de uitgangspunten op papier zetten, zodat dergelijke verzoeken op een en dezelfde wijze worden gehonoreerd. De volgende regels zijn op deze overeenkomst van toepassing. 1. Er zullen concrete prijsafspraken worden gemaakt ter voorkoming van teleurstellingen achteraf, daarbij denken wij aan de volgende uitgangspunten: a. de uitvaart wordt uitgevoerd op basis van kostprijs van de uitvoerende vereniging c.q. gemaakte prijsafspraken voor eigen leden; b. omslag algemene administratiekosten van de eigen organisatie is mogelijk; c. geen toeslag in rekening brengen zoals bij uitvaarten voor derden. 2. Organisatorische / procedurele afspraken: a. de opdrachtverlening om een uitvaart te verzorgen dient door de zustervereniging, waar het lid c.q. de overledene is ingeschreven, gegeven te worden; b. de uitvoerende vereniging zal een gespecificeerde nota zenden aan de opdrachtgevende vereniging, tenzij anders wordt overeengekomen. c. de opdrachtgevende vereniging zal de complete eindafrekening opstellen voor de nabestaande(n) van hun lid. d. de opdrachtgevende vereniging zal de door de uitvoerende voorgeschoten kosten binnen dertig dagen na ontvangst van de nota voldoen. Federatie Groningen Drentse Bond Friese Federatie

15 15 Afstand verantwoordelijkheid Formulier voor afstand verantwoordelijkheid Steeds vaker geven nabestaanden te kennen actief te willen deelnemen aan de uitvaart van de overledene. Het bestuur is van mening dat hieraan moet worden gehoorgegeven. Overdracht van de taken, die normaliter door het personeel van de uitvaartvereniging worden verricht, aan de nabestaanden impliceert echter tevens de overdracht van de aansprakelijkheid voor de schade, van welke aard ook, die bij de uitvoering door de nabestaanden onverhoopt ontstaat. Taken / activiteiten te verrichten door de nabestaanden kunnen o.a. bestaan uit: het uitdragen van de overledene vanuit de plaats van de bijeenkomst naar de rouwauto; het dragen van de overledene, bij aankomst op de begraafplaats, naar zijn / haar graf. Door ondertekening van dit formulier verklaren de nabestaanden volledig aansprakelijk te zijn voor alle schade, van welke aard ook, die een gevolg is van de door hen verrichte werkzaamheden. Voor akkoord, Gevolgmachtige namens de familie: Uitvaartvereniging: (handtekening) (naam vereniging)

16 16 Taakomschrijving van de uitvaartleider 1. De algehele leiding van een uitvaart berust bij de uitvaartleider. Hij / zij verzekert zich tijdig van de benodigde hulp van dragers/aflegsters, vervoerders, grafdelver en klokluider. 2. Het is zijn / haar taak er voor te zorgen dat de uitvaart en alles wat daarmee verband houdt wordt uitgevoerd overeenkomstig de wens van de overledene / nabestaande(n), daarbij rekening houdende met de plaatselijke gebruiken en gewoontes. 3. Hij / zij informeert zich bij welke uitvaartorganisatie de overledene aangesloten was. Blijkt dat de overledene aangesloten was bij een andere organisatie dan waarbij de bode in dienst is dan vraagt hij/zij de nabestaanden welke organisatie de uitvaart moet verzorgen. In geval hij/ zij de uitvaart moet verzorgen, dan moet er contact worden opgenomen met de andere organisatie met de melding dat hij/zij de uitvaart moet verzorgen. 4. Zo spoedig mogelijk na de melding van een overlijden begeeft hij / zij zich naar de locatie waar de overledene zich bevindt om, in overleg met de nabestaanden, welke werkzaamheden te verrichten welke niet kunnen worden uitgesteld. 5. Elk aangemeld sterfgeval moet gemeld worden aan de penningmeester of diens vervanger, wanneer gebruik gemaakt wordt van het personeel van de vereniging. 6. Hij / zij zal toezicht houden op en behulpzaam zijn bij het afleggen en opbaren. In opverleg met de nabestaanden wordt de dag en het uur van de uitvaart vastgesteld. Aangaande die dag en het uur informeert hij de beheerder van de begraafplaats of het crematorium. 7. Hij / zij kan de nabestaanden adviseren over de aankoop van een kist, behulpzaam zijn bij het opstellen van een rouwbrief, rouwadvertentie en verdere aangelegenheden. 8. Hij / zij neemt de benodigde bescheiden mee voor het doen van aangifte bij de burgerlijke stand. Bij een onnatuurlijke dood handelt hij / zij volgens de richtlijnen bij de Wet op de Lijkbezorging. 9. Hij / zij is behulpzaam bij het verkrijgen van grafruimte 10. Hij / zij regelt het vervoer van de overledene naar de plaats de overledene wordt opgebaard en verder alle vervoer tot aan de begraafplaats, c.q het crematorium. 11. In de periode gelegen tussen de dag van overlijden en de dag van de uitvaart, houdt hij / zij dagelijks contact met de nabestaanden. 12. Op de dag van de uitvaart zijn hij /zij en de dragers ruim voldoende voor het tijdstip van de uitvaart aanwezig, opdat alles naar behoren kan verlopen. Nadat hij / zij de stoet op een rustige en ordelijke manier heeft geformeerd gaat hij / zij aan het hoofd van de stoet naar de begraafplaats of het crematorium. 13. Na de uitvaartplechtigheid begeleidt hij / zij de stoet naar de uitvaartgelegenheid of een andere lokaliteit, overeenkomstig de wens van de nabestaanden. 14. De financiële afwikkeling van een sterfgeval loopt via de penningmeester van de vereniging. 15. Uitvaarten van niet leden en uitvaarten in opdracht van zusterverenigingen lopen via de vereniging. 16. Het is de uitvaartleider niet toegestaan provisie in ontvangst te nemen die betrekking heeft op door derden gedane leveringen. Deze provisie komt te goede van de vereniging. Voor akkoord: Uitvaartvereniging Voor akkoord: De uitvaartleider Voorzitter Secretaris Deze taakomschrijving is opgemaakt op en gaat in op Plaats:. Algemeen: Bespreek als bestuur wat de taken zijn voor dragers en aflegsters, en wijs hen vooral op de consequenties van hun taak.

17 17 Afspraken met instellingen Wanneer een lid van u verhuist naar een bejaardenhuis of een verpleeghuis moet u haar of hem erop wijzen dat de administratie van het tehuis weet wie er gewaarschuwd moet worden bij overlijden. van het lid, met het oog op de verzorging van de uitvaart. Voor de verzorging van de uitvaart vanuit de instellingen zijn geen uniforme richtlijnen aan te geven voor de allereerste handelingen bijeen overlijden (zoals het afleggen en kisten van de overledene). Dit geld ook voor de ziekenhuizen. Er zijn afspraken gemaakt, maar niet met alle. Tijdig overleg van de uitvaartleider met het tehuis / ziekenhuis voorkomt veel narigheid.