Projectverslag Brusselreis 2013

Transcriptie

1 Projectverslag Brusselreis 2013 Plaatsgevonden tussen 26 en 28 maart 2013 te Brussel Aangeboden aan de Buitengewone Algemene Vergadering van 15 juni

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 3 Projectgroep... 3 Programma en Sprekers... 4 Locatie en logistiek... 5 Begroting & Realisatie... 6 Aanbevelingen... 6 Bijlage

3 Voorwoord Geachte leden, Tussen 26 en 28 maart 2013 vond de JOVD Brusselreis plaats. Deze in principe jaarlijkse reis werd voor het eerst in de recente JOVD-geschiedenis georganiseerd door een projectgroep. Eén van de voordelen van het feit dat een projectgroep dergelijke reizen organiseert is dat u door middel van dit projectverslag uitgebreid geïnformeerd wordt over de (financiële) gang van zaken rond de organisatie van een reis. Tevens bevat dit verslag aanbevelingen voor de organisatie van de volgende Brusselreis c.q. Brusselreizen en is het dus een nuttig handvat voor de organisatie van de Brusselreis van De Projectgroep Internationale Reizen werd eind december benoemd door het Hoofdbestuur ten behoeve van de organisatie van drie internationale reizen. De projectgroep wordt geleid door voorzitter Kasim Akdag, die de projectgroepleden Antoinette Bakker (Programma en Sprekers) en Susanne de Geus (Locatie en Logistiek) aanstuurt. Als auditor vanuit het Hoofdbestuur ondersteun en faciliteer ik de projectgroep waar nodig. Ondanks dat er enkele tegenvallers in de voorbereiding geweest zijn, is de projectgroep erin geslaagd de reis ruim binnen de begroting te houden en toch enkele vernieuwende aanpassingen te doen. De reis werd tegen een lagere bijdrage aangeboden dan de laatste Brusselreis (in 2011), terwijl in dit jaar gebruik gemaakt werd van de diensten van een hotel dicht bij het centrum van Brussel in plaats van een hostel daarbuiten. De Brusselreis werd bovendien door zowel de projectgroep als de deelnemers als succesvol beschouwd. Graag wil ik Kasim, Antoinette en Susanne bedanken voor hun inzet ten behoeve van de Brusselreis. Tenslotte wens ik u uiteraard veel plezier en wijsheid toe bij het lezen van dit verslag. Met vriendelijke groeten, Namens het Hoofdbestuur, Marijn de Pagter Algemeen Bestuurslid Internationaal Projectgroep Voorzitter Kasim Akdag Amsterdam e.o. Programma en Sprekers Antoinette Bakker Den Haag e.o. Locatie en Logistiek Susanne de Geus Amsterdam e.o. Auditor Marijn de Pagter Hoofdbestuur (Utrecht e.o.) 3

4 Programma en Sprekers In deze sectie vindt u een overzicht van het definitieve programma van de Brusselreis. Als extra informatie is in bijlage 1, aangehecht aan dit verslag, tevens de exacte hand-out opgenomen die deelnemers per is toegezonden en in Brussel is uitgedeeld. De bijlage dient om u een idee te geven van hoe de deelnemers geïnformeerd werden over het programma in Brussel. Op dinsdag werd meteen gestart met een rondleiding door het Europees Parlement. Een bezoek aan het Europees Parlement is ook in financiële zin vaak een gunstig onderdeel van een reis, aangezien iedere Europarlementariër een bepaald aantal groepen per jaar kan ontvangen tegen een behoorlijke reiskostenvergoeding per deelnemer. Helaas bleek de VVD-fractie in het Europees Parlement uiteindelijk niet in staat de JOVD Brusselreis op die manier financieel te ondersteunen. In eerste instantie was daarmee in de begroting van de Brusselreis wel rekening gehouden, waarna het Hoofdbestuur besloot extra middelen aan te wenden voor de Brusselreis. Wel bood de VVD-fractie een fantastische lunch aan in het Europees Parlement, waarbij alle drie de Europarlementariërs van de VVD in sessies aansloten. Hans van Baalen en Jan Mulder spraken de JOVD ers tijdens de lunch toe, terwijl na de lunch nog lang nagepraat werd met Toine Manders. Vervolgens kregen de deelnemers een rondleiding door het Europees Parlement aangeboden van de persoonlijk medewerker van Toine Manders, Laurens van Doeveren. Via deze weg wil ik Laurens nogmaals bedanken voor de uitstekende organisatie van de lunch en de rondleiding. Op dinsdagavond bezochten de deelnemers het partijkantoor van Open VLD, waarin ook Jong VLD gehuisvest is. Ook leden van LVSV (Liberaal Vlaams Studenten Verbond) waren aanwezig. Dankzij ondervoorzitter van Jong VLD Bart Vanmarcke en internationaal secretaris van LVSV Thais Verhoeven werd een avondprogramma, inclusief een broodjesmaaltijd, voor de groep opgezet. De groep werd door een twintigtal Belgen de stad in meegenomen, wat resulteerde in een gezellige afsluiting van een drukke dag. Woensdag had het meest volle programma. Al vroeg in de ochtend stonden de deelnemers op om naar de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland te gaan. Aldaar was een zaaltje aan ons ter beschikking gesteld, waar twee presentaties gehouden werden: één presentatie door het Huis van de Nederlandse Provincies (HNP) en één door het European Personnel Selection Office (EPSO). De presentatie door het lobbyorgaan HNP was bijzonder boeiend en zeer zeker een aan te raden onderdeel van een volgende Brusselreis. EPSO gaf vooral een presentatie over hoe men kon solliciteren voor verschillende Europese functies in Brussel, waar de groep, zo bleek, geen behoefte aan had. Het is dus de vraag of het EPSO-onderdeel wenselijk is in een volgende Brusselreis. Het bezoek aan de Europese Commissie en de presentatie aldaar op woensdag werd helaas door een aantal deelnemers ervaren als een saai hoorcollege Europees Recht. Anderen schreven naarstig mee en vonden het geheel uiterst nuttig. Het verdient de aanbeveling om de Europese Commissie de volgende keer meer bij het programma te betrekken en hen meer inzicht te geven in de voorkennis van de aanwezige deelnemers en de overige programmaonderdelen van de reis, zodat zij de presentatie daarop kunnen aanpassen. Het bezoek aan de NAVO op donderdag was bijzonder interessant. Allereerst werd een inleiding gegeven aangaande de werking en de geschiedenis van de NAVO. Als tweede onderdeel ging de groep in gesprek met het hoofd van de Permanente Vertegenwoordiging van Nederland bij de NAVO, Frank Majoor. Hoe geweldig het NAVO-bezoek echter ook was, ontstonden in de evaluatie van de Brusselreis twijfels of het een wenselijk programmaonderdeel is. De NAVO ligt immers, buiten de spits, op ongeveer een halfuur rijden met het openbaar vervoer van het centrum van Brussel. Op de terugweg deed de groep er nog aanzienlijk langer over, omdat toen midden in de spits gereden werd. Nogmaals: het bezoek op zich was zeer interessant, dus het is aan de organisatoren van een volgende Brusselreis om te bepalen of de NAVO opnieuw in het programma opgenomen moet worden. Helaas is op woensdag een programma-onderdeel komen te vervallen. Dat onderdeel zou bij de Permanente Vertegenwoordiging plaatsgevonden hebben voor het bezoek aan de Europese Commissie. Deelnemers maakten echter dankbaar gebruik van de door het vervallen programmaonderdeel ontstane vrije tijd om Brussel op eigen initiatief te verkennen. Het programma werd ondanks het vervallen onderdeel nog altijd, zo bleek tijdens gesprekken op de terugreis, als vol ervaren. De aanbeveling is daarom om standaard een soortgelijke hoeveelheid vrije tijd in te plannen tijdens de Brusselreis. 4

5 Dinsdag 26 maart 09:00 Verzamelen op station Roosendaal 11:22 Aankomst station Brussel Luxemburg 12:00 Lunch in Europees Parlement met Hans van Baalen, Jan Mulder en Toine Manders (VVD) 15:30 Rondleiding door Europees Parlement door Laurens van Doeveren (PM Toine Manders) 17:30 Inchecken bij hotel Sabina 20:00 Diner aangeboden door Jong VLD op hun partijkantoor 21:00 Avond uit met Jong VLD en LVSV Woensdag 27 maart 08:15 Verzamelen in lobby en naar Nederlandse Permanente Vertegenwoordiging 09:00 Presentatie door vertegenwoordiger Huis van de Nederlandse Provincies 10:00 Koffiepauze 10:30 Presentatie door European Personnel Selection Office (EPSO) 15:00 Bezoek Europese Commissie 21:00 Facultatief: verzamelen bij Grote Markt voor avond uit Donderdag 28 maart 11:00 Uitchecken hotel 13:00 Bezoek NAVO 16:30 Einde bezoek NAVO 18:23 Vertrek van Brussel-Centraal naar Roosendaal 19:28 Aankomst te Roosendaal Locatie en logistiek In dit onderdeel van het verslag worden de logistieke kwesties die rond de Brusselreis speelden behandeld. De logistiek is over het algemeen bijzonder goed verlopen, met name gedurende de reis zelf. Toen de Brusselreis echter aangekondigd werd, was uitgegaan van een deelnemersaantal van twintig (exclusief de projectgroep). Uiteindelijk deden veertien mensen mee. Dat heeft een natuurlijk logistieke voeten in de aarde gehad. De data van de Brusselreis werden al in een vroeg stadium vastgesteld. Helaas werd nadat de reis aangekondigd was steeds duidelijker dat veel JOVD-leden tentamens hadden gedurende de drie reisdagen. Daardoor konden veel personen die het programma wel interessant vonden niet mee. In de voorbereiding op de Brusselreis werd een busmaatschappij aangeschreven voor het vervoer van Den Haag naar Brussel. Toen het deelnemersaantal onder de tien bleef steken, werd de touringcar geannuleerd, de begroting aangepast naar tien deelnemers en gekozen voor een reis per trein. Door de touringcarmaatschappij werden geen annuleringskosten in rekening gebracht. Voor deelnemers werd het treinticket vanaf grensstation Roosendaal of grensstation Maastricht naar Brussel vergoed. Deze beslissing zorgde er direct voor dat meer deelnemers zich aanmeldden en het aantal deelnemers toch hoger werd dan de tien die op dat moment verwacht werden. Dat heeft te maken met het feit dat het voor met name personen uit het zuiden van het land mogelijk werd gemakkelijk naar Brussel af te reizen zonder eerst naar Den Haag te moeten om de bus te betreden. Het verdient bij een volgende reis dus zeker de aanbeveling direct voor de trein te kiezen. Zoals gezegd verliep de logistiek gedurende de reis erg goed. Er was een dichtgetimmerd draaiboek, waar de projectgroep gunstig gebruik van maakte om de deelnemers te begeleiden. Verder kreeg iedere deelnemer een 72- uurs OV-ticket om goed te kunnen reizen van en naar de verschillende programmaonderdelen. Er kon uitgebreid gebruik gemaakt worden van het metronetwerk van Brussel. Dergelijke OV-tickets zijn ook zeker bij een volgende Brusselreis aan te raden. De samenwerking met het hotel waarin de groep verbleef, Hotel Sabina, is erg goed bevallen. Brusselse hotels zijn over het algemeen aan de prijs, maar Hotel Sabina kon tegen goede prijzen een combinatie van twee-, drie en zelfs vierpersoonskamers aanbieden. De uitstekende locatie, vrijwel direct naast metrohalte Madou, heeft de projectgroep ervan overtuigd dit hotel ook voor volgende Brusselreizen sterk aan te bevelen. 5

6 Begroting & Realisatie Post Opbrengsten Realisatie Begroting 1. Deelnemersbijdrage 630,00 450,00 2. Bijdrage JOVD 1.433, ,00 Totaal 2.063, ,00 Post Kosten Realisatie Begroting 3. Annuleren busreis ,00 4. Treinreis -431,80-350,00 5. Drie-dagenmetrotickets -252,00-196,00 6. Hotel , ,00 7. Onvoorzien ,00 Totaal , ,00 Resultaat - - Basisgetallen: Deelnemers PG'ers 4 4 Deelnemersbijdrage 45,00 45,00 Kosten treintickets p.p. -23,99-25,00 Kosten metrotickets -14,00-14,00 Aanbevelingen Tijdens de reis en de voorbereidingen daarop is een aantal dingen bijzonder goed verlopen en een aantal zaken minder. Eerder is al het een en ander aan aanbevelingen genoemd. Om dit verslag af te sluiten zet ik graag de aanbevelingen die de projectgroep heeft, op een rij. 1. Begin vroeg Hoewel tijdens deze Brusselreis vroeg begonnen is met de planning en organisatie, werd de reis relatief laat aangekondigd. Ook dat kan debet zijn aan het kleinere aantal deelnemers. Het advies is nog eerder, minstens drie maanden voor aanvang, te beginnen. Dat was deze keer lastig vanwege het feit dat de sollicitatieprocedure van de projectgroep pas eind december c.q. begin januari was afgerond. Echter wordt dat na 2014, met de veranderende Hoofdbestuursperiode, gemakkelijker. 2. Probeer Europese subsidie te krijgen In de communicatie met de VVD-fractie leek eerst duidelijk te zijn dat de VVD wél subsidiering van de reis zou kunnen regelen, maar enkele weken voor aanvang van de reis werd duidelijk dat dat niet het geval was. Op die korte termijn kon geen subsidie meer bij andere parlementariërs aangevraagd worden. Het is beter om meerdere parlementariërs, van verschillende partijen, aan te schrijven om kans te maken op subsidie. 3. Reis per trein De reis per touringcar leek een goed idee, maar vormde voor deelnemers uit het zuiden van het land juist een belemmering omdat zij eerst naar Den Haag zouden moeten afreizen. De trein is een comfortabel en relatief goedkoop alternatief en zorgt ook voor flexibiliteit aangezien deelnemers zowel vanuit Maastricht als vanuit Roosendaal het ticket vergoed konden krijgen. Het advies is dan ook gewoon per trein te reizen. 4. Zorg voor 72-uurs OV-tickets Brussel heeft goed functionerend openbaar vervoer. Het is handig om daar als groep gebruik van te maken. 72-uurs OV-tickets kosten slechts 14 euro per deelnemer en maken het mogelijk gedurende het verblijf veelvuldig gebruik te maken van met name het metronetwerk van Brussel. 6

7 5. Verblijf in Hotel Sabina Het verblijf in Hotel Sabina is goed bevallen. Sommige kamers waren wat krapper dan andere kamers, maar het hotel zelf is schoon en goed gelegen. Een metrohalte zit om de hoek, waardoor alle programmaonderdelen goed en snel bereikbaar waren. De kamers zijn daarnaast goed geprijsd in een stad waar de hotels doordeweeks bijzonder prijzig zijn, vanwege de vele Brusselse lobbyisten en belangengroepen die er dan verblijven. 6. Stem het programma beter af met de Europese Commissie Zoals vermeld werd de presentatie bij de Europese Commissie door sommige deelnemers ervaren als een saai hoorcollege. De JOVD is geen standaard groep. Het is bij de Europese Commissie mogelijk specifieke programma s voor een groep op te zetten, zodat meer aan de vraag van de deelnemers voldaan wordt. Het advies is daarvan gebruik te maken en het programma in ieder geval twee maanden voor aanvang al aangevraagd te hebben bij de Europese Commissie. 7. Hou voldoende vrije tijd over in het programma Het vervallen programmaonderdeel op woensdag gaf deelnemers de gelegenheid Brussel op eigen initiatief te verkennen. Dat werd als erg prettig ervaren. Het is aan te bevelen standaard een dagdeel vrije tijd in te plannen. 7

8 Programma Brusselreis 2013 Jongeren Organisatie Vrijheid en Democratie Advies: print dit programma uit, zodat je de gegevens altijd bij de hand hebt. Neem ook een pen mee, zodat je eventuele wijzigingen op het programma kunt aanbrengen. Dinsdag 26 maart 09:00 Verzamelen op station Roosendaal bij trappen naar tunnel op spoor 1 09:22 Trein naar Antwerpen vertrekt van spoor 3a 10:08 Aankomst Antwerpen, overstap naar Brussel op spoor 24 (10:17) 10:55 Aankomst Brussel Noord, overstap naar Brussel Luxemburg, spoor 7 (11:12) 11:22 Aankomst Brussel Luxemburg 11:30-12:00 Beveiliging Europees Parlement (tevens achterlaten bagage) 12:00 Lunch in Europees Parlement met Hans van Baalen en Jan Mulder (VVD) 14:00 Workshop over Europa met Toine Manders (VVD) 15:00 Rondleiding door Europees Parlement 17:30 Inchecken bij hotel Sabina Vrije tijd 19:30 Verzamelen Grote Markt 20:00 Diner aangeboden door Jong VLD op hun partijkantoor 21:00 Avond uit met Jong VLD en LVSV Woensdag 27 maart 07:30 Ontbijt 08:15 Verzamelen in lobby 08:45 Aankomst Permanente Vertegenwoordiging 09:00 Presentatie door vertegenwoordiger Huis van de Nederlandse Provincies 10:00 Koffiepauze 10:30 Presentatie door European Personnel Selection Office (EPSO) Vrije tijd 14:15 Verzamelen bij Grote Markt 15:00 Aanwezig bij Europese Commissie 17:00 Verwachte eindtijd bij Europese Commissie Vrije tijd 21:00 Facultatief: verzamelen bij Grote Markt om uit te gaan met Belgische liberale jongeren Donderdag 28 maart 11:00 Uiterlijke uitchecktijd (bagage achterlaten bij hotel) 12:00 Verzamelen bij hotel Sabina 13:00 Bezoek NAVO 16:00 Verwachte eindtijd bezoek NAVO 17:00 Bagage ophalen van hotel Sabina 18:23 Vertrek van Brussel-Centraal naar Roosendaal 19:28 Aankomst Roosendaal Neem contact op met de Projectgroep Internationale Reizen via deze telefoonnummers: Kasim Akdag (voorzitter) Antoinette Bakker (Programma en Sprekers) Susanne de Geus (Locatie en Logistiek) Marijn de Pagter (auditor) Bel in geval van nood het Europese noodnummer 112. De Nederlandse Ambassade is bereikbaar via: Adres: Kortenberglaan 4-10 Telefoon: Belangrijke metrohaltes Hotel Grote Markt Permanente Vertegenwoordiging Europese Commissie Madou De Brouckere Schuman Maalbeek Bijlage: metrokaart Brussel

9 Heysel Heizel Munthof Hôtel des Monnaies Horta Albert Porte de Hal Hallepoort Sint Gillisvoorplein Parvis de Saint-Gilles Anneessens Lemonnier Bourse Beurs A Madou Botanique Kruidtuin Rogier Yser IJzer De Brouckère Zuidstation Gare du Midi Ribaucourt Clemenceau Delacroix Pannenhuis Stuyvenbergh Belgica Bockstael Houba-Brugmann