Evaluatie Introweekend II 2012

Transcriptie

1 Evaluatie Introweekend II 2012 Plaatsgevonden op 29 en 30 september 2012 te Den Haag Aangeboden aan de Algemene Vergadering op woensdag 24 oktober 2012

2 Inleiding Geachte leden, Namens het Hoofdbestuur informeer ik u over de gang van zaken omtrent Introweekend II Nadat de projectgroep belast met het voltooien van dit project door het Hoofdbestuur benoemd was, zijn we direct aan de slag gegaan. Met hulp vanuit het Hoofdbestuur is direct een groot aantal sprekers benaderd en is er een definitieve datum vastgesteld. In de periode die volgde is er een mooi programma op de site verschenen met een aantal bewindspersonen, cursusleiders en oud-leden. Het doel van deze samenstelling was om een zo breed mogelijk beeld te geven van de huidige politieke constellatie en uiteraard van de vereniging. Echter bleek de agenda van een aantal sprekers, op het laatste moment, te wijzigen waardoor we noodgedwongen alternatieven moesten vinden. Gelukkig hebben we, ondanks deze tegenslag, een bevredigend programma kunnen neerzetten. Verderop in het verslag vind u aanvullende informatie over de projectgroep, een korte toelichting per portefeuille, de financiële realisatie en tot slot de aanbevelingen die de projectgroep graag overbrengt aan diens opvolgers. Ook bij dit project zijn middelen van het Godfriedus van Heesh-fonds aangewend om het project verder aan te kleden. Tot slot: Max Pieter, Jules, Jerrold en Bob ontzettend bedankt voor de mooie tijd die jullie aan 38 deelnemers hebben meegegeven. Namens het Hoofdbestuur, Met hartelijke groet, Nick Derks Landelijk Voorzitter a.i.

3 Projectgroep Voorzitter: Max Pieter Dijkstra afdeling Friesland Projectgroeppenningmeester: Jerrold Krijgsman afdeling Utrecht e.o Marketing en Communicatie: Jerrold Krijgsman afdeling Utrecht e.o. Programma en Sprekers: Bob Kalkman afdeling Den Haag e.o. Locatie en Logistiek: Jules Indemans afdeling Maastricht e.o. Auditor: Nick Derks afdeling Rijk van Nijmegen c.a. Programma Zaterdag 29 september 09:00 uur Verzamelen bij het verzamelpunt op station Den Haag Centraal 09:30 uur Inloop met koffie en thee 09:55 uur Welkomstwoord door Max Pieter Dijkstra 10:00 uur Kennismakingsactiviteit 10:15 uur Introductiefilm JOVD met o.a. Mark Rutte en Ed Nijpels 11:00 uur Cursus JOVD en liberalisme door Jeroen Diepemaat 12:15 uur Lunch met kroketten 13:00 uur Speurtocht door Den Haag 14:00 uur Lezing door Eric Balemans 15:00 uur Cursus onderhandelen door Rianne van Houten 17:00 uur Inchecken Stay Okay 18:00 uur Diner bij Gusto met Loek Hermans, Frank van Dalen, Mark Verheijen en Ger Koopmans 18:30 uur Inchecken bij het Stay Okay 19:00 uur Diner bij het Stay Okay 20:30 uur JOVD-Quiz 21:30 uur Borrel met afdelingsbestuurders 23:30 uur Feesten in het Feest van Sinterklaas Zondag 30 september 10:00 uur Uitchecken bij het Stay Okay 10:45 uur Brunch bij Gusto 12:00 uur Vrije tijd deelnemers 13:00 uur Verhalen uit de oude doos met Anouk van Eekelen 14:15 uur Afsluiting door Max Pieter Dijkstra 14:20 uur Afsluiting door Nick Derks 14:30 uur Afsluiting met koffie en thee

4 Locatie en logistiek Introweekend II heeft plaatsgevonden op het Algemeen Secretariaat en bij restaurant Gusto. Beide locaties liggen in het centrum van Den Haag en zijn daarmee goed bereikbaar voor deelnemers van het Introweekend. In aanloop naar het Introweekend is er nogmaals geprobeerd, mede door slim met bestaande contacten om te gaan, een externe locatie te gebruiken. Ondanks de inspanning van de projectgroep is het niet gelukt om binnen het bestaande budget een geschikte externe locatie te vinden. Achteraf bezien hebben we de groep van 40 deelnemers, vier projectgroepleden en zeven Hoofdbestuursleden goed kunnen huisvesten. Voor de overnachting is uiteindelijk gebruik gemaakt van het Stay Okay, vanwege de lage kosten die zij in rekening brengen. Omdat het bezoek aan de Tweede Kamer geen doorgang kon vinden zijn er financiële middelen in de begroting vrijgevallen. Omdat het bezoek aan de Tweede Kamer een dergelijk belangrijk onderdeel van het programma was hebben besloten de rest van het programma beter aan te kleden teneinde de deelnemers niet teleur te stellen. Hieraan hebben wij uitvoering gegeven door het diner op zaterdag en de brunch op zondag extern te organiseren. Dit is goed ontvangen door de deelnemers en de projectgroep. Tevens een belangrijk punt, waar de projectgroep van begin af aan rekening mee heeft gehouden, is de verscheidenheid in leeftijd van de deelnemers. Deelnemers van onder de 18 zouden op zaterdagnacht aanvankelijk, onder begeleiding van projectgroepleden, om 02:00 uur naar het Stay Okay gebracht worden. Dit is nodig gebleken vanwege een aantal zeer jonge deelnemers. Programma en Sprekers Het komt vaak voor dat sprekers op het laatste moment afzeggen. Dit is zeer frustrerend voor de projectgroep en de deelnemers en er is weinig aan te doen. Om voorbereid te zijn op dit soort omstandigheden is het raadzaam alternatieve programmaonderdelen voorbereid te hebben. Denk bijvoorbeeld aan cursussen of een speurtocht door Den Haag. Ook nu weer hebben sprekers zich op het laatste moment afgemeld vanwege uiteenlopende redenen. Met een oud promotiefilmpje, cursussen en een speurtocht hebben we deze uitval kunnen opvullen. Het programma van het Introweekend was erop geënt dat nieuwe leden een zo breed mogelijk beeld van de organisatie, het liberalisme en andere nieuwe leden kregen. Door, onder andere, cursusleiders, oud-jovd ers en een JOVD-quiz in het programma te verwerken heeft de projectgroep deze doelstelling bereikt. Een bijkomend doel was het enthousiasmeren van leden, zodat zij zich in de toekomst gaan inzetten voor de betreffende afdeling en de landelijke organisatie. Door afdelingsbestuurders bij het avondprogramma welkom te heten wordt het spreekwoordelijke ijs snel gebroken, en heeft de deelnemer en afdelingsbestuurder hier voor lange tijd profijt van. De volgende interne sprekers hebben bijgedragen aan het programma: Mevr. Rianne van Houten cursusleider en Hoofbestuurslid Dhr. Jeroen Diepemaat cursusleider en oud-landelijk Voorzitter De volgende externe sprekers hebben bijgedragen aan het programma: Mevr. Anouk van Eekelen Fractievoorzitter VVD Wassenaar Dhr. Eric Balemans Vicevoorzitter Statenfractie VVD Utrecht en oud-landelijk Voorzitter Dhr. Frank van Dalen Oud raadslid VVD Amsterdam en oud-landelijk Vicevoorzitter Dhr. Loek Hermans Eerste Kamerlid voor de VVD Dhr. Ger Koopmans Oud-Kamerlid voor het CDA Dhr. Mark Verheijen Tweede Kamerlid voor de VVD en oud-landelijk Vicevoorzitter Tijdens het avondprogramma is er door de projectgroep een JOVD-quiz gehouden. Deze quiz betrof een aantal vragen waarvan de antwoorden gedurende de dag ter sprake waren gekomen. De deelnemers vonden dit een leuke activiteit en deze activiteit versterkt de kennis over de JOVD. Daarnaast is de speurtocht door Den Haag goed bevallen. Tijdens deze speurtocht moesten de deelnemers op zoek naar verschillende locaties in Den Haag en voor het betreffende punt een groepsfoto maken. De personen die de opdrachten het beste hadden uitgevoerd kregen een presentje Tot slot is het ook goed om gebruik te maken van de contacten die het Hoofdbestuur heeft met Kamerleden en bewindspersonen. Door de korte lijntjes is het vaak mogelijk om snel goeie sprekers vast te leggen.

5 Marketing en communicatie De JOVD blijft groeien en de wens van een gedegen introductie te worden blijft aanwezig. We wisten de leden met deze vraag goed te bereiken via Twitter, Facebook en de landelijke nieuwsbrief. Tevens heeft een extra mailing aan nieuwe leden bijgedragen aan zoeken van deelnemers. Voor verbetering vatbaar is het contact met afdelingsbesturen inzake het Introweekend. In aanloop naar deze editie zijn zij te weinig betrokken en geïnformeerd waardoor de bestuurders hun leden niet op tijd konden enthousiasmeren. Nadat de deelnemers zich hadden aangemeld via de website hebben ze een bevestigingsmail ontvangen. Hierdoor wist de deelnemer dat zijn aanmelding in goede orde is ontvangen. Daaropvolgend is er vanuit de projectgroep nog twee maal contact geweest. De eerste keer om de deelnemers betrokken te houden en de tweede keer om de laatste informatie te delen, inclusief een paklijst en programma. Bij ieder project komt het voor dat deelnemers zich, om welke reden dan ook, afmelden. Meestal zijn de vrijgevallen arrangementen op te vangen door uit de reservelijst te putten. Om de financiële gevolgen te ondervangen was het voor deelnemers mogelijk om zich tot één week van te voren kostenloos af te melden. Daarna moesten zij de volledige deelnemers bijdrage voldoen. Bij twee deelnemers is dit voorgevallen. Realisatie Inkomsten Begroting Realisatie Bijdrage JOVD 2.250, ,00 Bijdrage deelnemers 1.700, ,00 Volledig arrangement ( 27,50) 1.100, ,00 Bestuurdersarrangement ( 35,-) 350,00 280,00 Godfriedus van Heesh-fonds 250,00 200,00 Totaal: 3.950, ,00 Uitgaven Begroting Realisatie Overnachtingen 2.345, ,00 PG vrijdag (5 deelnemers) 175,00 147,50 HB-PG zaterdag (11 deelnemers) 385,00 445,50 Deelnemers zaterdag (40 deelnemers) 1.400, ,00 Bestuurders zaterdag 385,00 290,00 Lunch 1.379, ,00 Lunch zaterdag (51 deelnemers) 25,00 150,00 Diner zaterdag 870,00 870,00 Brunch zondag (51 deelnemers) 484,00 90,00 Overige consumpties - - Bezoek Tweede Kamer 255,00 - Sprekers 100,00 55,86 Borrel zaterdagavond 150,00 150,00 Declaraties PG - - Totaal: 4.229, ,86 Resultaat: -279,00 11,14

6 Excessen Tijdens Introweekend II heeft zich één exces voorgedaan waarvan de oorzaak en de gevolgen nog niet helder zijn. Afdelingsbestuurders zijn tijdens het Introweekend van harte welkom om kennis te maken met de nieuwe leden. Zij kunnen, naast de borrel, gebruik maken van een bestuurdersarrangement zodat zij in Den Haag kunnen overnachten. Zij dienen zich alvorens aan te melden bij de organisatie zodat deze rekening met hen kan houden wat betreft de reservering. Tijdens dit Introweekend heeft men op de avond zelf aangegeven dat men wilt blijven slapen en heeft vervolgens op eigen gelegenheid een kamer geboekt op kosten van de JOVD. Buiten het feit dat dit in slecht overleg met de organisatie is gegaan is het onwenselijk dat het Stay Okay hier zomaar mee akkoord gaat. Aanbevelingen Gedurende de organisatie van het Introweekend is de projectgroep tegen een aantal zaken aangelopen die zowel een positieve invloed als een negatieve invloed op de organisatie kan hebben. Hieronder vindt u een lijst van aanbevelingen met een korte toelichting. Aanbeveling 1. Trefpunt op station Den Haag Centraal Door een trefpunt op station Den Haag Centraal in te richten voelen deelnemers zich direct welkom en kunnen ze, onder begeleiding, naar het Algemeen Secretariaat lopen. Dit trefpunt is herkenbaar door de JOVD-banner te plaatsen. Aanbeveling 2. Akoestiek van de zolder Aanbevelenswaardig is acht te slaan op de slechte akoestiek van de zolder, wanneer deze gevuld is met mensen. De vragen en antwoorden waren vaak slecht te horen. Een andere locatie of een geluidsinstallatie kan een uitkomst bieden. Aanbeveling 4. Zorg voor back-up Zoals in het verslag staat aangegeven is het van groot belang om back-up te hebben, waarmee het programma gevuld kan worden, voor wanneer er een spreker uitvalt. Gelukkig waren er twee cursusleiders bereid om de gaten in het programma op te vangen. Aanbeveling 5. Overweeg of een derde Introweekend een bijdrage levert Gezien het feit dat de twee Introweekenden van 2012 binnen afzienbare tijd vol zaten en het feit dat ledenaantal van de JOVD snel groeit, is het raadzaam te overwegen over er in 2013 mogelijk drie Introweekenden moeten plaatsvinden. De financiën van de vereniging laten het toe en de vraag is voldoende gewaarborgd. Aanbeveling 6. Zorg voor een heldere rolverdeling Omdat Hoofdbestuursleden met een andere functie een bijdrage kunnen leveren aan een project wordt er veelvuldig samengewerkt met hen. Deze samenwerking kan er toe leiden dat de auditor en het betreffende Hoofdbestuurslid conflicterende beslissingen, ten aanzien van de projectgroep, neemt. Een heldere rolverdeling kan dit voorkomen.