Evaluatie Introweekend I 2012

Transcriptie

1 Evaluatie Introweekend I 2012 Plaatsgevonden op 10 en 11 maart 2012 te Den Haag Aangeboden aan de Algemene Vergadering op woensdag 24 oktober

2 Inleiding Geachte leden, Middels dit evaluatieverslag informeer ik u, namens het Hoofdbestuur, over de gang van zaken omtrent Introweekend I Het clichématige een goed begin is het halve werk gold ook voor dit project. Nadat Marijn de Pagter, eind december, officieel tot voorzitter was benoemd heeft de projectgroep direct de eerste vergadering gepland en na de eerste kennismaking, op 21 december, ging de projectgroep voortvarend aan de slag. Na een aantal maanden plannen en vergaderen heeft de projectgroep een aantal bewonderenswaardige doelen bereikt. De projectgroep heeft het voor elkaar gekregen om de deelnemersbijdrage, t.o.v. Introweekend II 2011, met 10,- te reduceren, sprekers zoals minister Kamp en Europarlementariër Hans van Baalen uit te nodigen, en 40 nieuwe leden een onvergetelijk weekend te bezorgen. Verderop in het verslag vind u aanvullende informatie over de projectgroep, een korte toelichting per portefeuille, de financiële realisatie en tot slot de aanbevelingen die de projectgroep graag overbrengt aan diens opvolgers. Noemenswaardig is het feit dat de projectgroep met een resultaat van 199,32 het project heeft gerealiseerd. Tenslotte wil ik Marijn, Jennifer, Céline en Tjitske ontzettend danken voor hun inzet en wens ik u veel wijsheid toe met het lezen van dit evaluatieverslag. Namens het Hoofdbestuur, Met hartelijke groet, Nick Derks Landelijk Voorzitter a.i. 2

3 Projectgroep Voorzitter: Marijn de Pagter afdeling Utrecht e.o. Programma en Sprekers: Jennifer Shek afdeling Baronie van Breda Locatie en Logistiek: Céline Wilton afdeling Utrecht e.o. Marketing en Communicatie: Tjitske Wildervanck afdeling Maastricht e.o. Auditor: Nick Derks afdeling Rijk van Nijmegen c.a. Programma Zaterdag 10 maart 09:00 uur Verzamelen bij het verzamelpunt op station Den Haag Centraal 09:30 uur Inloop met koffie en thee 09:55 uur Welkomstwoord door Marijn de Pagter 10:00 uur Lezing door minister Henk Kamp 10:30 uur Question and answer met Benthe Becker (politiek assistente van minister Henk Kamp) 11:00 uur Welkomstwoord door Bram Dirkx 11:30 uur Bezoek aan de Tweede Kamer met Afke Schaart en Tamara Venrooy van Ark 13:30 uur Lunch op het Algemeen Secretariaat 14:30 uur Cursus Europa door Allard Altena 16:00 uur Lezing over Europa en internationale actualiteiten door Hans van Baalen 17:00 uur Cursus Liberalisme en Inleiding JOVD door Bram Dirkx 18:30 uur Inchecken bij het Stay Okay 19:00 uur Diner bij het Stay Okay 21:00 uur Kennismakingsactiviteit (JOVD-quiz) met afdelingen en borrel 23:10 uur Feesten in het Feest van Sinterklaas Zondag 11 maart 09:30 uur Ontbijt bij het Stay Okay 10:00 uur Uitchecken bij het Stay Okay 10:45 uur Inloop met koffie en thee op het Algemeen Secretariaat 11:30 uur Verhalen uit de oude doos en vragenuurtje met Remco van Lunteren 12:30 uur Lunch op het Algemeen Secretariaat 13:00 uur Debat met o.a. Hero Brinkman 14:30 uur Afsluiting door Marijn de Pagter 15:00 uur Borrel 3

4 Locatie en logistiek Het eerste Introweekend van 2012 heeft met name plaatsgevonden op het Algemeen Secretariaat in Den Haag. In aanloop naar het Introweekend is er nogmaals geprobeerd, mede door slim met bestaande contacten om te gaan, een externe locatie te gebruiken. Ondanks de inspanning van de projectgroep is het niet gelukt om binnen het bestaande budget een geschikte externe locatie te vinden. Achteraf bezien is het Algemeen Secretariaat geschikt gebleken voor een groep van 40 deelnemers, vier projectgroepleden en acht Hoofdbestuursleden. Voor de overnachting is uiteindelijk gebruik gemaakt van de diensten van het Stay Okay. Eerder is geprobeerd om de deelnemers elders te laten overnachten. Vanwege de beperkte kosten heeft de projectgroep gekozen voor het Stay Okay. Door het logistieke voordeel en de lage kosten van de overnachting, het ontbijt en het diner op zaterdagavond paste dit prima in het budget. De beide lunches heeft de projectgroep op het Algemeen Secretariaat laten plaatsvinden. Bij kruimels.nl zijn er in totaal 150 broodjes voor de zaterdag besteld. Op de zaterdag waren er veel broodjes over, dus het is aan te bevelen om er 30 minder te bestellen. Op zondag heeft de projectgroep broodjes knakworst aangeboden. Op het moment dat duidelijk was waar en wanneer bepaalde activiteiten hebben plaatsgevonden is er door de projectgroep een draaiboek opgesteld. Dit draaiboek betrof de vrijdag, de zaterdag en de zondag en voorzag in de actiepunten per persoon, de benodigde boodschappen die bij albert.nl zijn besteld en de broodjes die bij kruimels.nl zijn besteld. Dit draaiboek fungeerde als een duidelijke leidraad voor zowel de projectgroep als het Hoofdbestuur. Tevens een belangrijk punt, waar de projectgroep van begin af aan rekening mee heeft gehouden, is de verscheidenheid in leeftijd van de deelnemers. Deelnemers van onder de 18 zouden op zaterdagnacht aanvankelijk, onder begeleiding van projectgroepleden, om 02:00 uur naar het Stay Okay gebracht worden. Uiteindelijk is dit niet nodig gebleken. Programma en Sprekers Het programma van het Introweekend was erop geënt dat nieuwe leden een zo breed mogelijk beeld van de organisatie, het liberalisme en andere nieuwe leden kregen. Door, onder andere, cursusleiders, oud-jovd ers en een JOVD-quiz in het programma te verwerken heeft de projectgroep deze doelstelling bereikt. Een bijkomend doel was het enthousiasmeren van leden, zodat zij zich in de toekomst gaan inzetten voor de betreffende afdeling en de landelijke organisatie. Door afdelingsbestuurders bij het avondprogramma welkom te heten wordt het spreekwoordelijke ijs snel gebroken, en heeft de deelnemer en afdelingsbestuurder hier voor lange tijd profijt van. Het is van groot belang om alternatieve programmaonderdelen paraat te hebben. Dit Introweekend bleek weer eens dat de agenda van een aantal sprekers vaak aan wijzigingen onderhevig is. Door snel schakelwerk van de projectgroep en een sufficiënte post onvoorzien heeft men het voor elkaar gekregen om, via Prodemos, een rondleiding door de Tweede Kamer te organiseren. De twee groepen die zijn gevormd werden begeleid door Afke Schaart en Tamara Venrooy van Ark. Om in het vervolg beide groepen kennis te laten maken met de Kamerleden is het aan te bevelen dat hiermee inde planning rekening wordt gehouden. De volgende interne sprekers hebben bijgedragen aan het programma: Dhr. Allard Altena cursusleider en oud-hoofdbestuurslid Dhr. Bram Dirkx cursusleider en Landelijk Voorzitter De volgende externe sprekers hebben bijgedragen aan het programma: Mevr. Benthe Becker politiek assistente van minister Kamp Mevr. Afke Schaart Tweede Kamerlid voor de VVD Mevr. Tamara Venrooy van Ark Tweede Kamerlid voor de VVD Dhr. Hans van Baalen Europarlementariër en voorzitter van Liberal International Dhr. Hero Brinkman Tweede Kamerlid voor de PVV Dhr. Henk Kamp minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Dhr. Remco van Lunteren Gedeputeerde van de provincie Utrecht en Oud-Hoofdbestuurslid Tijdens het avondprogramma is er door de projectgroep een JOVD-quiz gehouden. Deze quiz betrof een aantal vragen waarvan de antwoorden gedurende de dag ter sprake waren gekomen. De deelnemers vonden dit een leuke activiteit en deze activiteit versterkt de kennis over de JOVD. Aanbevelenswaardig is acht te slaan op de slechte akoestiek van de zolder, wanneer deze gevuld is met mensen. De vragen en antwoorden waren vaak slecht te horen. 4

5 Tot slot is het ook goed om gebruik te maken van de contacten die het Hoofdbestuur heeft met Kamerleden en bewindspersonen. Door de korte lijntjes is het vaak mogelijk om snel goeie sprekers vast te leggen. Marketing en communicatie De JOVD is de afgelopen maanden ontzettend gegroeid en een groeiende vraag om een gedegen introductie is aanwezig. De projectgroep heeft via Twitter, Facebook, de nieuwsbrief en mailings onder nieuwe leden aandacht gevraagd voor het Introweekend. Door de link van het digitale inschrijfformulier mee te zenden wordt het voor potentiele deelnemers makkelijker zich in te schrijven. Als gevolg van het voorgaande waren de arrangementen snel uitverkocht en moest de projectgroep aan een reservelijst beginnen. Nadat de deelnemers zich hadden aangemeld via de website hebben ze direct een enthousiast geschreven bevestigingsmail ontvangen. Hierdoor wist de deelnemer dat zijn aanmelding in goede orde is ontvangen. Daaropvolgend is er vanuit de projectgroep nog twee maal contact geweest. De eerste keer om de deelnemers betrokken te houden en de tweede keer om de laatste informatie te delen, inclusief een paklijst en programma. Bij ieder project komt het voor dat deelnemers zich, om welke reden dan ook, afmelden. Meestal zijn de vrijgevallen arrangementen op te vangen door uit de reservelijst te putten. Helaas is dit niet altijd mogelijk en kan de organisatie hierdoor financiële schade ondervinden. Daarom is het aan te bevelen om een termijn te stellen waarbinnen men zich kan afmelden en eventueel een financiële sanctie aan de deelnemer op te leggen. Dit dient vooraf goed gecommuniceerd te worden. Realisatie Inkomsten Begroting Realisatie Bijdrage JOVD 2.250, ,00 Bijdrage deelnemers 1.437, ,00 Volledig arrangement ( 27,50) 1.100, ,00 Bestuurdersarrangenet ( 37,50) 337,50 - Totaal: 3.687, ,00 Uitgaven Begroting Realisatie Overnachtingen 2.685, ,00 PG vrijdag (5 deelnemers) 155,00 147,50 HB-PG zaterdag (11 deelnemers) 445,50 445,50 Deelnemers zaterdag (40 deelnemers) 1.620, ,00 Bestuurders zaterdag (11 deelnemers) 465,00 - Lunch 350,00 327,68 Lunch zaterdag (51 deelnemers) 150,00 150,00 Lunch zondag (51 deelnemers) 100,00 90,00 Overige consumpties 100,00 87,68 Bezoek Tweede Kamer 255,00 360,00 Sprekers 100,00 98,00 Borrel zaterdagavond 150,00 150,00 Declaraties PG - - Totaal: 3.540, ,68 Resultaat: 147,00 201,32 5

6 Aanbevelingen Gedurende de organisatie van het Introweekend is de projectgroep tegen een aantal zaken aangelopen die zowel een positieve invloed als een negatieve invloed op de organisatie kan hebben. Hieronder vindt u een lijst van aanbevelingen met een korte toelichting. Aanbeveling 1. Trefpunt op station Den Haag Centraal Door een trefpunt op station Den Haag Centraal in te richten voelen deelnemers zich direct welkom en kunnen ze, onder begeleiding, naar het Algemeen Secretariaat lopen. Dit trefpunt is herkenbaar door de JOVD-banner te plaatsen. Aanbeveling 2. Anders inkopen van lunch Bij kruimels.nl zijn er in totaal 240 broodjes besteld, dat zijn er 150 voor de zaterdag en 90 voor de zondag. Op de zaterdag waren er veel broodjes over, dus het is aan te bevelen om er 30 minder te bestellen. Aanbeveling 3. Akoestiek van de zolder Aanbevelenswaardig is acht te slaan op de slechte akoestiek van de zolder, wanneer deze gevuld is met mensen. De vragen en antwoorden waren vaak slecht te horen. Een andere locatie of een geluidsinstallatie kan een uitkomst bieden. Aanbeveling 4. Diversiteit aan cursusleiders Tijdens het Introweekend hebben twee cursusleiders cursussen aangeboden. Om nieuwe leden kennis te laten maken met meer prominente leden is het raadzaam om verschillende cursussen door verschillende cursusleiders te laten geven. Een bijkomend voordeel is een verbeterde betrokkenheid van cursusleiders bij de organisatie. Aanbeveling 5. Zorg dat slechts één contactpersoon de communicatie met de deelnemers voert Om de aanspreekpunten voor de deelnemers overzichtelijk te houden is het van groot belang de communicatie via één maximaal twee personen vanuit de organisatie te laten lopen. Aanbeveling 6. Stel termijnen en eventueel financiële sancties aan mogelijke afmeldingen Bij ieder project komt het voor dat deelnemers zich, om welke reden dan ook, afmelden. Om financiële schade te beperken is het aan te bevelen om een termijn te stellen waarbinnen men zich kan afmelden, en eventueel een financiële sanctie aan de deelnemer op te leggen. Aanbeveling 7. Maak heldere afspraken Het is van belang dat projectgroepleden en Hoofdbestuurders goed weten wat er van hen verwacht wordt tijdens een Introweekend. Door goeie afspraken te maken en goed met iedereen te communiceren weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt, dit voorkomt irritaties. 6