Projectverslag Najaarscongres 2013

Transcriptie

1 Projectverslag Najaarscongres 2013 Aangeboden aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering van 5 april

2 Projectgroep Portefeuille Naam Afdeling Voorzitter: Jules Indemans Maastricht e.o. Locatie en Logistiek: Céline Wilton Utrecht e.o. Inhoud en Sprekers: Jasper van Hilten Utrecht e.o. Inhoud en Sprekers: Chantal Kok Maastricht e.o. Marketing en Communicatie: Marc Verdonschot Eindhoven Penningmeester: Wytze Spoelstra Groningen Auditor: Mark Rook Groningen Algemeen Dit congres lag er wederom een mooi programma. Er is deze keer voor het eerst geëxperimenteerd met een nieuwe congresopbouw. Dit hield in dat de eerste sessie drie werkgroepen bevatte, de tweede sessie twee werkgroepen en bij de derde sessie er alleen een plenaire werkgroep was. Aangezien er ook een zekere mate van concentratieafname is tijdens het dagprogramma is ervoor gekozen om werkgroepen nog maar een uur te laten duren met twee sprekers per werkgroep. Op deze manier blijft iedereen geïnteresseerd en krijgen sprekers voldoende tijd om hun verhaal te doen. Ook is er geprobeerd het programma toegankelijker te maken naarmate de dag vorderde. Er is voor het begin van de dag besloten om meer specifieke werkgroepen te nemen waarna er steeds meer werd toegewerkt naar het plenaire gedeelte. Een debat met een thema waar iedereen over mee kan praten en een plenaire dag-afsluiter was in dit geval de kers op de taart. Aanbeveling: De nieuwe congresstructuur is succesvol gebleken. Deze valt dan ook aan te raden voor komende congressen. Inschrijvingen Doordat bij de leden het aantal mogelijke deelnemers bekend was, was de run op congreskaarten veel minder dan voorgaande jaren. Veel leden hebben hierdoor besloten hun kaartje later of helemaal niet te kopen. Aanbeveling: Maak het aantal mogelijke deelnemers op voorhand niet bekend. Aanbeveling: Probeer het moment van inschrijving zo vroeg mogelijk te maken en communiceer dit op tijd. Excessen Excessen zijn door de duidelijke indeling in het draaiboek van de controle-rondes voorkomen. De bar was 24/7 geopend en het feest kon doorgaan tot in de vroege uurtjes. Na-borrels op de kamers zijn minimaal geweest, mede door de voortdurende controle van de projectgroep. Dit heeft geresulteerd in geen excessen. Aanbeveling: Een 24-uurs bar indien mogelijk. Congreslocatie De onderhandeling met het congres zijn niet altijd even soepel verlopen. Dit kwam mede omdat de contactpersoon van het hotel in kwestie wegens medische redenen op een cruciaal punt is weggevallen. De locatie an sich is uiteindelijk gekozen vanwege de grote capaciteit (zodat iedereen die zich zou willen inschrijven hier de kans toe zou hebben), de goede buffetten en de centrale ligging die goed bereikbaar was met het openbaar vervoer. Deze criteria heeft de projectgroep zich op voorhand opgelegd. Dergelijke eisen maken de locatiepoel wel steeds kleiner en het valt dan ook aan te raden om een duidelijk locatiebestand aan te leggen, zodat niet elke projectgroep wederom alle hotels af hoeft te gaan. 2

3 Er is dit keer voor gekozen om de hotelkamersleutels zelf uit te delen, met het idee dat dit vlugger zou gaan. Door het grote aantal dubbele achternamen bij de aanmeldingen, de grote afstand tussen de receptie en de uitgiftebalie, het redelijke aantal drie- en vierpersoonskamers en de onderlinge uitwisseling van tickets heeft de uitgaven van de kamersleutels onnodig lang geduurd. Door het op voorhand aanpakken van deze punten kunnen lange wachtrijen bij de sleutelverdeling voorkomen worden. Aanbeveling: maak een lijst met hotels, hotelkamers, contact persoonsgegevens om zo overbodig uitzoekwerk te voorkomen. Aanbeveling: laat de kamersleutels uitdelen bij receptie zodat problemen door hen meteen opgelost kunnen worden. Aanbeveling: hoewel drie- en vierpersoonskamers de kosten behoorlijk drukken zou het beter zijn dit zo minimaal mogelijk te. Aanbeveling: Indien er meerdere-persoonskamers zijn is het verstandig dit al op voorhand te melden, zodat leden hierop kunnen anticiperen Samenwerking met het Hoofdbestuur Traditiegetrouw is het stukje samenwerking met het Hoofdbestuur een terugkerend punt van discussie. Hoewel de projectgroep geen ernstige problemen heeft ondervonden, is er uiteraard ruimte voor verbetering. Als er bijvoorbeeld het plan ligt om een controversiële spreker aan te schrijven, is het prettig dat dit door de auditor tijdig en duidelijk gecommuniceerd worden naar het Hoofdbestuur, zodat, wanneer zij het hier niet mee eens zijn, hun veto kunnen uitspreken. Hoewel dit door de auditor was gedaan, bleek het hoofdbestuur uiteindelijk alsnog iemand uit het programma te willen hebben. Als een spreker reeds geregeld is, is het niet gepast om iemand op een laat tijdstip weer af te zeggen. Daarbij is het voor de projectgroep ook niet prettig om op het laatste moment haar plannen te wijzigen. De samenwerking met het Hoofdbestuur verliep verder zoals verwacht. Aanbevelingen: Bij sprekers die tot een discussie kunnen leiden, dient het Hoofdbestuur op tijd haar mening te geven. Inhoud en Sprekers Tijdens het congres is, op een paar dingen na, alles vlekkeloos verlopen. Wel waren deze keer enkel de projectgroepleden met de portefeuille inhoud en sprekers degene die de sprekers ook moesten uitgeleiden. Aangezien in diezelfde tijd ook weer nieuwe sprekers klaar staan zou het in het vervolg wellicht beter zijn dat hier meer mensen bij betrokken worden of zelfs specifiek voor worden ingedeeld. Een goedwerkend team van twee personen op de portefeuille Inhoud en Sprekers is van essentieel belang. Het is dan ook aan te raden om kandidaten bij de sollicitaties al duidelijk te maken dat interne communicatie heel belangrijk is. Ook zijn dingen als tijdens kantoortijden bereikbaar zijn zeer belangrijk. Voorafgaand aan het congres is het aan te raden om alle informatie die verzameld wordt over sprekers (bijvoorbeeld voor Facebook) reeds te bundelen zodat er meteen al een concept van het smoelenboek klaar is om te gebruiken tijdens het congres. Een nette afhandeling is iets waar ook dit congres veel tijd aan is besteed. De bedankbrieven naar de sprekers zijn zeer positief ontvangen. Het is dan ook verstandig om tijdens de sessie aantekeningen te maken, zodat er later in de brieven naar de sprekers gerefereerd kan worden aan iets dat tijdens het congres gebeurd of gezegd is. Aanbevelingen: Maak de congresstructuur zo aangenaam mogelijk. Aanbevelingen: Zorg voor duidelijke communicatie tussen portefeuillehouders. Aanbevelingen: Bundel alle reeds verzamelde informatie over sprekers, zodat dit later in het smoelenboek opgenomen kan worden. Aanbevelingen: Spreek duidelijk af wie welke spreker uitgeleid. Aanbevelingen: Maak aantekeningen tijdens sessie, zodat hier achteraf gebruik van kan worden gemaakt bij het schrijven van de bedankbrieven. 3

4 Marketing en Communicatie Voor de marketing via de diverse communicatiekanalen is bij het JOVD Najaarscongres gekozen voor een duidelijke lijn. Veel illustraties en een vlotte schrijfstijl moesten leden enthousiasmeren, overtuigen en activeren. Aan het grote aantal reacties hierover mag worden gesteld dat dit goed gelukt is. Het Congresboekje bleek te laat te zijn aangeleverd bij de drukker, waardoor de goedkope aanbieder ze niet meer op tijd gedrukt kon krijgen. Hierdoor heeft de projectgroep uit moeten wijken naar een snellere maar wel duurdere drukker. Met het op tijd beginnen van het verzamelen van de stukken zouden dergelijke problemen weggenomen worden. Op de Powerpointslides stonden fundamentele spelfouten. Dit is iets dat zeer negatief overkomt bij leden en vooral sprekers en hier is dan ook veel commentaar op gekomen. Met dyslexie dient dan ook meer rekening gehouden te worden tijdens de sollicitaties. Als dergelijke problemen pas later geconstateerd worden is het meestal te laat en kan de rest van de projectgroep niet meer inspringen. Aanbeveling: Tijdens sollicitatiegesprekken duidelijk aangeven dat dyslexie een verklaring maar geen legitieme reden mag zijn voor spelfouten. Mocht het voorkomen kan het projectgroeplid hulp vragen van bij andere projectgroepleden. Aanbeveling: Op tijd alle stukken verzamelen voor het congresboekje. Penningmeester en Acquisitie Het afgelopen Najaarscongres heeft wederom een bedrag van 1000,- aan acquisitie opgeleverd. Hiervoor zijn de penningmeester en het projectgroep lid Marketing en Communicaties gezamenlijk aan de slag gegaan. Desalniettemin blijft het vinden en daadwerkelijk binnenhalen van acquisitiegelden een hels karwei. De motivatie voor vrijwel alle afwijzingen was de politieke kleur van de JOVD en een te specifieke doelgroep. Het is altijd aan te raden tijdig te beginnen met het aanschrijven van bedrijven en fondsen. Het hebben van een netwerk met potentiële sponsoren is natuurlijk mooi meegenomen voor toekomstige projectpenningmeesters. Ook blijkt dat standaard benadering van bedrijven (door contactformulieren en uniforme acquisitiebrieven) niet werkt. Een persoonlijke benadering en het aanschrijven van het eigen netwerk blijkt wederom beter te werken. Wat betreft dit afgelopen Najaarscongres is een goede band met de sponsoren opgebouwd. Wellicht zijn deze hierdoor nogmaals te benaderen voor komende congressen. Aanbeveling: Persoonlijke benadering van bedrijven. Aanbeveling: Meer gebruik maken van het eigen netwerk. Aanbeveling: Aangehaalde sponsorbanden aanhouden. 4

5 Begroting en realisatie 5