Projectverslag Introweekend II

Transcriptie

1 Projectverslag Introweekend II Aangeboden aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering van 5 april

2 Projectgroep Portefeuille Naam Afdeling Voorzitter Dex de Boer Rijk van Nijmegen c.a. Locatie en logistiek Marijke Neutgens Rijk van Nijmegen c.a. Sprekers, programma en inhoud Elke Mulder Rijk van Nijmegen c.a. Marketing en communicatie Suzanne van Staveren Rijk van Nijmegen c.a. Auditor Mark Rook Groningen 2

3 Algemeen De PG kijkt terug op een geslaagd op introductieweekend. Een leuke groep met enthousiaste nieuwe leden hebben genoten van een vol en divers programma. Mede door het gebruiken van een gedetailleerd draaiboek is de PG er in geslaagd om zonder problemen het programma te doorlopen. Locatie en Logistiek Algemene opmerkingen In de voorbereidingen voor het Introweekend is er een uitgebreid draaiboek opgesteld waarin per kwartier werd beschreven waar ieder lid van de projectgroep en de auditor mee bezig moest zijn. Het verdient een zeer grote aanbeveling om bij een volgend Introweekend een dergelijk draaiboek op te stellen. Opmerking hierbij is wel dat het draaiboek op meerdere momenten tijdens de voorbereidingen integraal doorgenomen dient te worden. Nu is dat alleen op de vrijdag voor het Introweekend gebeurd. Wanneer het draaiboek vaker wordt doorgenomen, worden pijnpunten in de planning ook sneller opgespoord. Tijdens dit Introweekend bleek bijvoorbeeld dat er in het programma te weinig rekening was gehouden met uitloop van de activiteiten. Introweekend II heeft op meerdere locaties plaatsgevonden, namelijk het Algemeen Secretariaat, het Binnenhof, restaurant het Wapen van Den Haag, danscafé het Feest van Sinterklaas en hotel IBIS. Algemeen Secretariaat Het Introweekend is voor de deelnemers een kennismaking met de JOVD en logischerwijs vindt deze kennismaking plaats op het Algemeen Secretariaat in Den Haag. Het Algemeen Secretariaat heeft voldoende ruimte voor alle deelnemers, er zijn faciliteiten als een printer, een beamer, koeling voor drinken en het zorgt niet voor een extra post op de begroting. Het verdient het dus zeker een aanbeveling om een activiteit als het Introweekend op het Algemeen Secretariaat te houden. Tijdens dit Introweekend is er voor gekozen om de deelnemers in de bar te ontvangen en de deelnemers hier ook alle pauzes door te laten brengen. Dit is erg goed bevallen. De gang voor de keuken stond nu minder vol en de ruimte op het Algemeen Secretariaat wordt hierdoor beter benut. Wanneer er sessies bezig waren, kon de projectgroep in de bar ook weer makkelijk alles opruimen en klaarzetten voor de volgende pauze. De vrijdenkersruimte is gebruikt voor de sessies en de vergaderruimte als bagageopslag. Binnenhof Zie voor een beschrijving hiervan de paragraaf Sprekers en Inhoud. Het Wapen van Den Haag De projectgroep wilde graag eens ergens anders eten dan bij restaurant Gusto op het Plein. Na een rondgang langs enkele betaalbare restaurants, was de keus gevallen op restaurant Het Wapen van Den Haag. Voor 17,25 per persoon werd er een buffet geserveerd met warme en koude gerechten, kon men twee drankjes bestellen en kreeg men koffie of thee na. De samenwerking met Het Wapen van Den Haag verliep heel prettig, maar het eten werd door veel personen als matig en karig beschouwd. Danscafé Het Feest van Sinterklaas De zaterdagavond van het Introweekend wordt traditioneel afgesloten in Het Feest van Sinterklaas en daar vormde dit Introweekend geen uitzondering op. De projectgroep heeft vooraf aan het Introweekend contact gelegd met Het Feest van Sinterklaas en dit heeft tot positieve resultaten geleid. We mochten zonder entreegelden te betalen naar binnen en er is een korting op de bierprijs besproken. Het verdient daarom aanbeveling om in het vervolg weer contact op te nemen met Het Feest van Sinterklaas. De contactgegevens hiervan zijn bij het hoofdbestuur bekend. Hotel IBIS Deze keer is er door de projectgroep weer gekozen voor een hotel in plaats van het StayOkay. De voordelen in luxe en comfort spreken voor zich, maar een ander voordeel is ook dat het bij het hotel mogelijk is om tot uur te ontbijten, wat de rust van de deelnemers voor het zondagprogramma ten goede komt. De auditor heeft voornamelijk het contact met het hotel onderhouden. Hier waren goede praktische redenen voor, maar het verdient ook de aanbeveling om een lid van de projectgroep deel uit te laten maken van dit contact. 3

4 Sprekers en Inhoud Kennismaking Deze activiteit had als doel de deelnemers van het Introweekend kort met elkaar kennis te laten maken en het ijs te breken. Leden waren erg tevreden over deze manier van kennismaken. Bovendien is het weinig werk, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering. De opzet was zoals een speeddate. De leden vonden het prettig om elkaar beter te leren kennen op deze manier, maar hadden ook enkele tips voor een volgend introweekend. Allereerst was de tijd voor het speeddaten te lang (3 kwartier). Leden gaven aan dat dit ook wel korter mocht, omdat ze moe werden aan het einde en omdat het veel energie kostte om te spreken. Door de kleine ruimte was er erg veel geluid. Bovendien zaten de leden tegenover elkaar. Hierdoor konden ze elkaar soms niet verstaan. Enkele nieuwe leden hadden na de speeddate last van hun stem. Het zou beter zijn om deze opzet in het vervolg aan te passen, waarbij nieuwe leden bijvoorbeeld naast elkaar zitten om elkaar beter te leren kennen. Ook mogen er meer vragen worden aangeboden aan de leden waarover ze met elkaar in gesprek kunnen gaan. Nu bleven leden zichzelf veel herhalen omdat in bijna alle gesprekken dezelfde openingsvragen werden gesteld. Als het mogelijk is, is ook een grotere ruimte wenselijk, zodat leden niet erg hard met elkaar hoeven te praten. Cursus JOVD (Christiaan Kwint) De inhoud van de cursus bestond uit de ontstaansgeschiedenis, de organisatiestructuur en de cultuur van de JOVD. Christiaan Kwint heeft hier met hulp van Jarico een interactieve presentatie over gegeven. Erg goed ontvangen was het op opschrijven van alle vooroordelen over de JOVD op een flipover om deze vervolgens te bevestigen of ontkrachten. Leden waren hierover ook tevreden. Wel viel het op dat de cursus geen duidelijke opzet had. Dit wordt wel aanbevolen, zodat de cursus een duidelijker doel heeft voor de leden en beter te volgen is. Nu was het inhoudelijk soms verwarrend welke informatie aan de leden werd aangeboden en in welke volgorde dit gebeurde, waardoor sommige informatie niet werd verstrekt en andere informatie juist in overvloede. Rondleiding Tweede Kamer door Menno de Bruine Dit was een succes. De leden vonden het prettig even in een andere omgeving te zijn en een kijkje te mogen nemen. Dit was niet alleen in de vergaderzaal van de Tweede Kamer. De nieuwe leden maakten ook kennis met de vergader- en werkruimtes van de VVD fractie. Tevens kregen de leden een korte rondleiding door het oude gedeelte van de Tweede Kamer, met o.a. een bezoek aan de bibliotheek. Leden vonden het leuk en interessant om zo n uitgebreide rondleiding te krijgen. Daarnaast is de spreker zeer bekwaam in het geven van interactieve, grappige en inspirerende rondleidingen. Het wordt dan ook van harte aanbevolen M. de Bruine opnieuw te vragen voor een rondleiding door de Tweede Kamer. Simulatie AV (Marijke Neutgens, Mathijs van de Burgwal & Remco Vlaming) De simulatie AV bestond uit een presentatie met algemene informatie over de AV, gevolgd door een simulatie AV met een casus. De groep werd verdeeld in afdelingen met een mening over het voorstel. Vervolgens konden de groepen vragen stellen aan de HBer in kwestie en stemmen over een voorstel. Wat leden erg leuk vonden was dat zij in overleg met elkaar moesten en daadwerkelijk een strategie moesten bepalen om bepaalde voorstellen wel of niet te aanvaarden. Daarnaast was het goed dat er enkele ervaren JOVD ers bij waren die vragen stelden aan de hoofdbestuurders, zodat nieuwe leden de kunst konden afkijken. Een aanbeveling is om enkele ervaren JOVD ers in te delen bij de, in groepen opgedeelde, nieuwe leden, om de nieuwe leden attent te maken op bepaalde vragen of onduidelijkheden. Zo kunnen nieuwe leden zelf vragen om opheldering, alvorens een beslissing te maken. JOVD Quiz Het blijft lastig om de volledige aandacht van de zaal vast te houden, maar het was zeer prettig dat er een microfoon aanwezig was. Zo bleven de meeste leden betrokken bij de quiz en dat was precies de bedoeling. Het is aan te bevelen om de microfoon te gebruiken tijdens een interactief avondprogramma, omdat alle leden dan goed kunnen verstaan wat bijvoorbeeld de quizmaster verteld. Daarnaast is het aan te bevelen het programma vlot uit te voeren. Zowel in spreken als in handelen. Doordat de projectgroep de vragen snel achter elkaar stelde en er weinig ruimte was voor afleiding, bleven leden betrokken bij de quiz. Een andere tip is om, als quizmaster, grapjes te maken tussendoor en soms opzettelijk fouten te maken, zodat de leden actief betrokken blijven bij de inhoud. Cursus spreken in het openbaar (Tom Leijte) Opnieuw viel het hier op dat er geen duidelijke opzet leek. Waar voorafgaand was afgesproken dat de cursus (op initiatief van de heer Leijte) zou veranderen naar een debattraining, ging de cursus uiteindelijk vooral over spreken in het openbaar. Dit was jammer omdat het themadebat opzettelijk was gepland na deze training. Zo konden de nieuwe leden nog enkele tips ontvangen van de leider van de training m.b.t. het voeren van een debat en het beargumenteren van een mening. 4

5 Bovenstaande doelen van de debattraining zijn niet behaald doordat de cursusleider vooral tips gaf over spreken in het openbaar, niet specifiek gericht op het voeren van een debat. Themadebat: Privacy in het digitale tijdperk (Elke Mulder, Tom Leijte) Drie sprekers hebben hun visie gedeeld over privacy in het digitale tijdperk, gevolgd door een debat in lagerhuis stijl. Sprekers waren allen interessant. Helaas was de laatste spreker niet in staat om s middags het debat bij te wonen, waardoor deze als eerste iets vertelde over privacy in het digitale tijdperk. De heer van Oosten was voorbereid, maar was in zijn praatje nog erg algemeen m.b.t. privacy in het digitale tijdperk. Echter was door de projectgroep van te voren duidelijk de wens uitgesproken naar de heer van Oosten om het belang van nationale veiligheid boven de individuele privacy te stellen. De heer van Oosten bleef hierin toch oppervlakkig. Bart de Koning, de tweede spreker, wordt van harte aanbevolen door de projectgroep. Deze spreker is inhoudelijk zeer sterk en weet goed het publiek te boeien. De spreker was gevraagd om een neutraal betoog te houden m.b.t. het thema, wat de spreker goed is gelukt. M.b.v. een powerpoint probeerde de heer de Koning om de leden zelf na te laten denken over hun standpunt m.b.t. privacy in het digitale tijdperk. Hierbij gaf hij veel informatie om de leden te prikkelen en te inspireren. Zowel leden als de projectgroep waren zeer tevreden over Bart de Koning. De derde spreker, Ton Siedsma, wordt ook aanbevolen door de projectgroep. De heer Siedsma heeft een kort betoog gehouden over de voordelen van meer privacy in het digitale tijdperk. Ook de heer Siedsma ondersteunde zijn betoog met een presentatie, dit maal een prezi. De heer Siedsma was inhoudelijk sterk en goed in staat om de vragen van de leden te beantwoorden. Themadebat De heer Leijte is gevraagd als debatleider. De projectgroep was tevreden over de uitvoering van zijn rol en beveelt hem daarom aan als debatleider. De leden waren, mede dankzij de inspirerende betogen vooraf, betrokken bij het debat. Vooraf had de heer Leijte de beste debater een prijs beloofd. Het is aan te raden, wanneer een debatleider een prijs aan de beste debater belooft, dit vooraf af te spreken met de leden van de projectgroep. Zo kan de projectgroep (in overleg met de debatleider) criteria opstellen en deze communiceren naar de nieuwe leden. Op deze manier is iedereen voorafgaand aan het debat goed op de hoogte van de gemaakte afspraken. De stellingen van het themadebat waren niet goed genoeg. De oplossing hiervoor is om zelf het debat met de projectgroep te oefenen om te kijken of de stellingen bruikbaar zijn. Marketing en Communicatie Marketing en Communicatie heeft plaatsgehad middels een drietal media: 1) 2) Twitter 3) Facebook Het meeste contact met de deelnemers en/of afdelingen is verlopen via . Met oog op de professionaliteit van de projectgroep dient er ge- d te worden via adres. Nieuw dit introweekend was het actief mailen naar alle nieuw vergaarde JOVD-leden sinds het voorgaande introweekend en ze uit te nodigen zich aan te melden. Tijdens het introweekend is er positieve feedback ontvangen van de deelnemers op deze benadering, daarnaast is meer dan de helft van de tickets verkocht binnen 48 uur na het sturen van deze mail naar de nieuwe leden. Wij zien dit dan ook als een belangrijk punt voor de portefeuille Marketing & Communicatie dat meengenomen dient te worden bij het organiseren van een volgend introweekend. In de aanloop naar het introweekend is gebleken dat deelnemers met name in de laatste week voor het introweekend behoefte hebben aan contact. Het is dan ook zaak om in deze laatste week de inbox van het mailaccount goed in de gaten te houden. Twitter Het regulier posten op het Twitteraccount heeft een tweeledig doel; ten eerste vergroot het de bekendheid van het evenement, ten tweede zet het de nieuwe deelnemers aan om zich actief voor te bereiden en te verheugen op het introweekend. Verder zijn er tijdens het introweekend foto s geplaatst van activiteiten, hetgeen de betrokkenheid bij de activiteiten dient te vergroten. 5

6 Hoewel het twitteraccount met enige regelmaat werd bijgehouden, is de effectiviteit van het twitteraccount voorafgaand aan en tijdens het introweekend niet duidelijk gebleken. Wellicht is het in de toekomst een idee om actiever de twitter accounts van nieuwe leden die zich hebben ingeschreven te benaderen, zodat zeker gesteld kan worden dat zij het account ook daadwerkelijk volgen. Facebook Via de landelijke JOVD facebook groep is een event aangemaakt door Mark Rook. Deze werd beheerd door Suzanne van Staveren. Dit event is actief bekendgemaakt op de verschillende JOVD facebook sites. Hierdoor werd de bekendheid van het evenement vergroot, maar werden nieuwe leden ook uitgenodigd om aan te geven aanwezig te zullen zijn, ter bevordering van de onderlinge kennismaking van de deelnemers. Tevens is er in de bevestigingsmail naar deelnemers expliciet gevraagd of alle deelnemers via de link op het event wilden aangeven aanwezig te zijn, ter bevordering van eerdergenoemde punten. Na afloop van het introweekend werd duidelijk dat de facebook groep aangemaakt moet worden als privé-groep, dit met name om compromitterende foto s, of met name de mensen op deze foto s, te beschermen. Begroting en realisatie 6

7 Aanbevelingen Rondleiding Tweede Kamer door Menno de Bruine Gebruik van draaiboek per kwartier per persoon Tijdens de eerste vergadering alle vergaderdata vastleggen Kennismaking in het programma opnemen Dropxbox of Google Drive om alle bestanden toegangkelijk te maken voor de PG 7