Met de meeste hoogachting, de federale ombudsmannen,

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2012

2 JAARVERSLAG 2012

3 Mijnheer de Voorzitter van de Kamer van volksvertegenwoordigers Mijnheer de Voorzitter van de commissie voor de Verzoekschriften Dames en heren volksvertegenwoordigers Wij hebben de eer u het jaarverslag van de federale Ombudsman over 2012 te bezorgen, zoals voorgeschreven in artikel 15 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van federale ombudsmannen. Wij wensen u alvast veel leesgenot en houden ons ter beschikking om het jaarverslag voor te stellen en toe te lichten aan de commissie voor de Verzoekschriften en aan de vaste commissies. Met de meeste hoogachting, de federale ombudsmannen, Catherine De Bruecker Guido Schuermans Verantw. uitg: Guido Schuermans & Catherine De Bruecker Leuvenseweg 48 bus Brussel contact@federaalombudsman.be Vermenigvuldiging van dit verslag of delen ervan is toegestaan mits bronvermelding Realisatie: Vanden Broele Grafische Groep

4 Voorwoord In het vorige jaarverslag hebben we al teruggeblikt op de opdracht die wij de voorbije jaren mochten vervullen en haar diverse facetten onder de aandacht gebracht : een remedie tegen de dreigende kloof tussen burger en overheid, het bevorderen van de dialoog, een drijvende kracht achter de verzoening en zorg voor verantwoordelijkheidszin, het opkomen voor de rechten en drager zijn van burgerparticipatie. 1 In een tijdperk waarin het openbaar bestuur en de administratieve organisatie fundamentele wijzigingen ondergaan, maakt dit de ombudsman tot een instrument waar je niet meer omheen kan op de weg naar een modern bestuur. Met het oog op de toekomst hebben het colloquium 2 van november 2010 in het Paleis der Natie en het cahier 3 waarin de resultaten ervan gevaloriseerd zijn, concrete pistes opgeleverd voor de verankering van de instelling zodat zij ten volle haar opdracht kan volbrengen in het licht van de uitdagingen van de 21 ste eeuw : Wij willen nogmaals allen bedanken zonder wie wij onze opdracht niet hadden kunnen uitvoeren : - onze medewerkers, voor de kwaliteit van het werk dat zij iedere dag leveren ten dienste van de burgers, met toewijding, doeltreffendheid en volharding; - de ambtenaren van de federale administratie, op alle niveaus, voor de constructieve dialoog waartoe wij met hen gekomen zijn en hun participatie in de zoektocht naar oplossingen zowel voor individuele klachten als voor structurele problemen; - de Kamer van volksvertegenwoordigers, voor het vertrouwen dat zij ons geschonken heeft en voor de aandacht die zij geschonken heeft aan onze verslagen en aanbevelingen. - constitutionalisering van het individuele recht om een onafhankelijke ombudsman te vatten; - een betere afstemming op mekaar van het ombudswerk en het beroep bij de rechtbank; - de uitbreiding van het toepassingsgebied van het ombudswerk tot andere overheden in de federale bevoegdheidssfeer; - het toekennen van een initiatiefrecht aan de ombudsman; - het versterken van de aanbevelingsbevoegdheid; - de mogelijkheid om zich uit te spreken naar billijkheid. Sommige van deze pistes worden al concreet bestudeerd en in overweging genomen. Ons mandaat liep ten einde op 8 november Conform de wet tot instelling van federale ombudsmannen, zijn we sindsdien onze functie verder blijven uitoefenen in afwachting van de oproep door de Kamer tot kandidaatstelling teneinde het college van federale ombudsmannen te vernieuwen. De procedure is momenteel bezig. Wij wensen de instelling nu reeds alle succes toe met het derde mandaat dat zal beginnen bij de aanduiding door de Kamer van het college van ombudsmannen voor de volgende zes jaar. 1 Voor een gedetailleerde uiteenzetting zie C. DE BRUECKER en G.SCHUERMANS, Jaarverslag 2011, Brussel, De federale Ombudsman, 2012, Voorwoord 2 Akten van het colloquium Een federale ombudsman voor de 21 ste eeuw: verankering door vernieuwing? gehouden te Brussel op 30 november 2010, Anthemis / Intersentia, B. BLERO en B. HUBEAU, Een federale ombudsman voor de 21 ste eeuw: verankering door vernieuwing? Valorisering van de resultaten van het colloquium van 30 november 2010, Brussel, De federale Ombudsman, 2011

5 I. Werking en beheer 11 II. Algemene cijfers 21 III. Analyse van de klachten 39 IV. Cijfers per administratie 109 V. Aanbevelingen 129 Bijlagen 159

6 I.Werking en beheer

7 De werking van de dienst Om positieve resultaten te kunnen realiseren, moet een ombudsman blijven investeren in de samenwerking met de administratie, het Parlement en de andere ombudsmannen. In 2012 heeft de federale Ombudsman daaraan verder gewerkt. Samen verder werken aan een klantgerichte overheid door de eerstelijnsklachtenbehandeling verder uit te bouwen In het Jaarverslag 2011 heeft de federale Ombudsman de aanbeveling gedaan om bij de volledige federale overheid een gestructureerd en geharmoniseerd klachtenbehandelingsproces in te voeren door bij alle federale overheidsdiensten een interne klachtendienst op te richten volgens eenzelfde standaardmodel. Deze aanbeveling heeft een positieve opvolging gekregen. Op initiatief van de staatssecretaris voor Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Diensten heeft de Ministerraad zijn akkoord gegeven voor een veralgemening van het klachtenbeheer binnen de federale overheidsdiensten. De datum van 21 juli 2013 is vooropgesteld als streefdatum voor de realisatie. De federale Ombudsman zelf heeft intussen ook niet stilgezeten en blijft de ontwikkeling van de eerstelijnsklachtenbehandeling verder ondersteunen. In 2012 hebben we aan de federale administraties voorgesteld om het samenwerkingsprotocol met de federale Ombudsman 1 te herzien om er uitdrukkelijk een rol voor hun interne klachtencoördinator in op te nemen. Zo willen wij zelf nog een bijkomende impuls geven aan de lancering van de klachtenbehandeling door de administratie. 13 De staatssecretaris voor Ambtenarenzaken en Modernisering van de Openbare Diensten heeft de FOD P&O opgedragen een evaluatie op te starten van het klachtenmanagement binnen de federale overheid. Na overleg met de federale Ombudsman heeft het Directoraat-generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling bij de FOD P&O dan een aantal criteria naar voor geschoven waaraan een klachtendienst moet voldoen als garantie voor zijn kwaliteit. Een administratie die al deze criteria gerealiseerd heeft, zal het nieuwe samenwerkingsprotocol met de federale Ombudsman kunnen ondertekenen. In de Senaat is ten slotte een voorstel van resolutie 2 ingediend tot versterking van een cultuur van dienstverlening bij de federale overheid. Een luik ervan vermeldt uitdrukkelijk dat de indieners de mening zijn toegedaan dat een moderne, klantgerichte administratie moet beschikken over een eenvormig gestructureerd en geharmoniseerd model van klachtenbehandeling. Er is dus een ruim draagvlak voor de eerstelijnsklachtenbehandeling. Vorig jaar hebben wij in ons jaarverslag het eerste verslag opgenomen van het Federaal Netwerk Klachtenmanagement. Van het Directoraat-generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling bij de FOD P&O kregen wij voor 2012 het eerste verslag op basis van de resultaten van de eerstelijnsklachtenbehandeling bij de federale administraties. Het kreeg als titel Samen evolueren, ten dienste van de klant! 1Dit protocol is al goedgekeurd door het College van de Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ) en het College van de Instellingen van Openbaar Nut (ION). Het moet nog een laatste maal ter nalezing worden voorgelegd aan het College van de FOD s en de POD s. 2 Parl. St., Senaat, , 30 mei 2012, nr /1.

8 Over de samenwerking vermeldt dit verslag dat via de methode van vrijwillige medewerking, het partnership met de federale Ombudsman, het delen van goede praktijken en het met elkaar in contact brengen van de verschillende klachtencoördinatoren, reeds 57, binnen het Netwerk heel wat resultaten zijn geboekt. Hierbij wordt gedacht aan de concrete implementatie van klachtenmanagement binnen de verschillende federale administraties, de gezamenlijk bepaalde evaluatiecriteria en de jaarlijkse indicatorenmeting. De algemene resultaten 1 van deze indicatorenmeting voor de federale administraties publiceren wij als bijlage 2 bij dit jaarverslag. door een continue opvolging van de aanbevelingen en de voorstellen die de federale Ombudsman jaarlijks aan de administratie richt Ook in de dagelijkse praktijk werkt de federale Ombudsman jaar in jaar uit mee aan de verdere uitbouw van de klantgerichte cultuur binnen de federale administratie. Hij doet dat meer bepaald met zijn aanbevelingen om bepaalde administratieve praktijken aan te passen, in te voeren of af te schaffen. Bij de klachtenbehandeling ziet de federale Ombudsman immers vaak heel concreet wat er fout loopt en hoe dat kan vermeden worden in de toekomst. Een aanbeveling of een voorstel van de federale Ombudsman wordt niet altijd zonder slag of stoot uitgevoerd 3, maar leidt in veel gevallen uiteindelijk toch tot een aanpassing van een praktijk of interne richtlijn van een administratie. 14 Aan de Directie-generaal Personen met een handicap heeft de federale Ombudsman in 2011 aanbevolen om 15 verwijlinteresten te betalen voor alle verschuldigde bedragen die niet betaald zijn bij het verstrijken van de wettelijke behandelingstermijn (zes maanden). De staatssecretaris voor Personen met een handicap deelde eind januari 2013 mee dat de Directie-generaal Personen met een handicap de aanbeveling volgt en haar praktijk in die zin aanpast Het is vaak niet nodig om over te gaan tot een aanbeveling. De administratie neemt in een aantal gevallen snel maatregelen om de door de federale Ombudsman gesignaleerde dysfuncties recht te zetten en engageert zich dan tot een constructieve dialoog op basis van de voorstellen van de federale Ombudsman. Zo gebeurde het bijvoorbeeld in 2012 met de FOD Financiën na de problemen met de inwerkingtreding van de nieuwe regels voor het uitreiken van een attest van erfopvolging. Op ons voorstel paste de FOD Financiën zijn interne richtlijnen aan. Het proces en de draagwijdte van het onderzoek naar de fiscale schulden werden herzien en aan de registratiekantoren werd een termijn van orde van maximum 4 weken opgelegd om het attest af te leveren. 4 Een tweede luik van dit voorstel vertrekt vanuit de bevinding in ons Jaarverslag dat een harmonisering van de presentatie, de minimuminhoud en de verwachte gebruiksvriendelijkheid van de websites van de verschillende administraties een onmiskenbare vooruitgang zou betekenen. En dat het zeker bijzonder nuttig zou zijn mocht de website van elke federale overheidsdienst op een goed zichtbare plek, bijvoorbeeld op de homepage, de algemene contactgegevens van de dienst vermelden. Deze bevinding sloot aan bij onze overkoepelende aanbeveling uit om een performant communicatie- en informatiebeleid voor de federale administratie uit te werken door de algemene principes vast te leggen waarop de externe communicatie van de verschillende federale administratieve overheden moet gebaseerd zijn. met andere ombudsmannen België telt een groot aantal ombudsmannen en -diensten. Het is voor de burger niet altijd gemakkelijk te weten bij welke ombudsdienst hij terecht kan met zijn probleem. Via de website gelanceerd in 2007 door POOL 3, het Belgische netwerk van ombudsmannen, heeft de burger een uniek en centraal toegangspunt tot de verschillende ombudsdiensten die ons land rijk is. De federale Ombudsman is actief lid van POOL en Catherine De Bruecker, de Franstalige ombudsvrouw, heeft op 28 januari 2011 voor twee jaar het voorzitterschap opgenomen. Samen met alle andere ombudsdiensten binnen POOL is in 2012 gewerkt aan de vernieuwing van de website en de verbetering van de zoekfunctie en de gebruiksvriendelijkheid. Op de nieuwe website moet de burger snel en gemakkelijk de gegevens vinden van de juiste ombudsman die hem kan helpen bij zijn probleem. Dat is het hoofddoel. Uitgangspunt hierbij is de bekommernis of het probleem van de burger en niet de bevoegdheidsverdeling tussen de verschillende ombudsmannen. Daarnaast kunnen de leden van het netwerk op de nieuwe website alle (nieuws)berichten over hun ombudswerk kwijt. De vernieuwde website is sinds begin 2013 online. Uit de algemene cijfers 4 van de federale Ombudsman blijkt dat hij in 2012 opvallend weinig doorzendingen aan andere ombudsmannen heeft moeten doen. Hebben de mensen hun weg binnen het ombudslandschap gevonden? Samen zorgen voor de bescherming van de mensenrechten Samenwerken aan een betere informatie voor en oriëntering van de burger binnen de federale administraties We halen hier opnieuw het voorstel van resolutie aan, ingediend in de Senaat, tot versterking van de cultuur van dienstverlening bij de federale overheid. 1 Het implementatieniveau van het eerstelijnsklachtenmanagement verschilt binnen de 57 federale administraties die deel uitmaken van het Federaal Netwerk Klachtenmanagement. Deze algemene resultaten van de indicatorenmeting hebben slechts betrekking op 34 federale administraties. De overige 23 federale administraties (waaronder de FOD Justitie en de FOD Financiën) gaven hun engagement om volgend jaar eveneens te kunnen rapporteren voor wat betreft de indicatoren opgenomen in het verslag. Naast de 57 zijn er nog 14 federale administraties die nog geen deel uitmaken van het Federaal Netwerk Klachtenmanagement. Het Directoraat-generaal Organisatie- en Personeelsontwikkeling bij de FOD P&O zal, in het kader van de beslissing van de Ministerraad van 1 februari 2013, die federale administraties ook uitnodigen om mee te stappen in de generieke aanpak. 2 BiJlage 2, p De ombudsman wijdt in elk jaarverslag een afzonderlijk deel aan de opvolging van de aanbevelingen van de vorige jaren. Zie Aanbevelingen, p. xx. 4 Analyse van de klachten, p. 39. Sinds 2006 onderstrepen we dat de bescherming van de burgers tegen een aantasting van de grondrechten door willekeurig optreden van de administratie een essentiële missie is van de ombudsman. Zij is inherent aan zijn functie ook al is dat niet uitdrukkelijk opgenomen in de teksten tot oprichting van de federale Ombudsman. 5 Sindsdien komt de eerbiediging van de grondrechten door de federale administraties ieder jaar opnieuw terug in het derde deel van ons jaarverslag, de analyse van de klachten. Er is natuurlijk niet alleen de Grondwet. De mensenrechten worden bij uitstek beschermd binnen een internationaal normatief kader van bindende verdragen. De internationale samenwerking tussen ombudsmannen en internationaal vergelijkend onderzoek naar de manier waarop andere landen de bescherming van de mensenrechten georganiseerd hebben, vormen een onmisbare bijdrage aan het debat dat momenteel in ons land gevoerd wordt over de concrete en effectieve uitwerking van het internationaal engagement van België. 1 Jaarverslag 2011,, p AA 10/01, Jaarverslag 2010, p Officieel het Permanent Overleg Ombudslui, afgekort POOL 4 Algemene cijfers, p Analyse van de klachten, pp. 39 e.v.

9 In 2010 hebben we aanbevolen 1 om een onafhankelijk en doeltreffend toezicht op de gevangenissen en de andere federale plaatsen van vrijheidsberoving te waarborgen, Die aanbeveling lag in het verlengde van het engagement van België bij de ondertekening van het OPCAT, Optional Protocol to UN Convention against Torture and Other Cruel, Inhuman, or Degrading Treatment or Punishment. Aansluitend daarbij is de federale Ombudsman een vergelijkende studie begonnen over de manier waarop het OPCAT in de verschillende Europese landen is uitgewerkt. In dat kader heeft de federale Ombudsman begin 2013 een werkbezoek gebracht aan de Oostenrijkse ombudsman (de Volksanwaltschaft). In Oostenrijk is de federale ombudsman sinds kort tevens Nationaal Preventiemechanisme tegen foltering in de plaatsen van vrijheidsberoving (NPM), voorgeschreven door het OPCAT. Maar in het Oostenrijkse model van NPM zijn ook vertegenwoordigers van de burgergemeenschap opgenomen. Ook experts van het vroegere consultatief Comité van de mensenrechten en zijn expertencommissies - sterk vergelijkbaar met onze huidige commissies van toezicht bij de gevangenissen bij de FOD Justitie - verbonden aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken, behoren hiertoe via een nieuwe Adviesraad. door bilaterale samenwerking Het bezoek van de ombudsman van Burundi in april 2012 aan de federale Ombudsman heeft geleid tot een beroepsstage voor twee van zijn medewerkers in januari Zij liepen stage bij de federale Ombudsman, maar ook bij de ombudsman van Charleroi en bij de ombudsman van Wallonië en de Federatie Wallonië-Brussel en brachten een werkbezoek aan de Vlaamse ombudsman. De stage vond plaats met de steun van het programma ter ondersteuning van de recent opgerichte ombudsmaninstanties, uitgewerkt door de Association des Ombudsmans et Médiateurs de la Francophonie. De structuur van de organisatie Het beheer van de instelling De afdeling Frontoffice verzorgt het eerste contact met de burger. Zij onderzoekt de ontvankelijkheid van de inkomende klachten, behandelt de informatievragen en verwijst de klachten die niet voor de federale Ombudsman bestemd zijn zo mogelijk door naar de juiste instantie. De drie Backoffices behandelen de ontvankelijke klachten die betrekking hebben op hun respectievelijke werkterrein, zoals aangeduid in onderstaand organogram. De afdeling Communicatie ondersteunt en realiseert het communicatiebeleid van de federale ombudsmannen. De medewerkers HR, Financiën en materieel beheer vervolledigen het plaatje. Personeelsbezetting en -beleid Federale ombudsmannen Secretariaat Van links naar rechts: Ulrike Grieshofer, Volksanwalt Peter Kostelka, Catherine De Bruecker, Guido Schuermans, Volksanwältin Terezija Stoisits, Valérie Goffin Samen over heel de wereld het concept ombudsman bevorderen door multilaterale samenwerking De federale Ombudsman is lid van het Internationaal Ombudsman Instituut (IOI), een internationale nietgouvernementele organisatie naar Oostenrijks recht, dat wereldwijd de ombudsmannen groepeert. Sinds het ontstaan van de Ombudsman in Zweden in 1809, is het concept wereldwijd verspreid geraakt en in meerdere of mindere mate ingeburgerd. Het is een vernieuwend concept dat flexibel blijkt zonder aan zijn fundamentele kenmerken te raken: de ombudsman is onafhankelijk, objectief en billijk. Het IOI heeft in november 2012 zijn tiende wereldcongres gehouden met als thema Speaking truth to power the role of the Ombudsman in the 21st century. Tijdens de statutaire Algemene Vergadering is een belangrijke herziening van de statuten doorgevoerd. Artikel 2.2. van de nieuwe statuten van het IOI 2 somt een tiental principes op waaraan een ombudsdienst moet voldoen om te beantwoorden aan de internationale standaard van ombudsman. Hoe de ombudsman zijn rol op ideale manier kan invullen staat ingeschreven in de Principes van Parijs en de resoluties van de Verenigde Naties over de rol van de ombudsman. Het IOI heeft ook zijn bestuur hernieuwd. De federale Ombudsman is in de persoon van Catherine De Bruecker,benoemd tot regionaal directeur binnen de Europese afdeling van het IOI. Frontoffice: onthaal, infovragen, ontvankelijkheid Backoffice 1: Justitie, Binnenlandse Zaken, Buitenlandse Zaken Backoffice 2: Werk, Soc. Zekerheid, Volksgezondheid, soc. parastatalen, P&O, ambtenaren, soc. private organisaties Backoffice 3: Financiën, Economie, Mobiliteit, Landsverdediging, POD s, parastatalen, private organisaties Directeur Administrateur Communicatie: int./ext. communicatie, ICT, documentatie Logistiek beheer: HRM, financieel en materieel beheer 1 AA 10/02, Jaarverslag 2010, pp Zie

10 Op 1 januari 2013 telde de instelling 53 medewerkers, verdeeld over 4 niveaus, zoals weergegeven in de volgende tabel. Niveau Taalrol Geslacht Rechtspositie N F M V Statutair Contract effectief in VTE 1 personeelsformatie A (a) 18 (a) (a) 15 (b) (+8) B (c) (+4) C D (d) ,75 (2,75 VTE) Total ,75 38 (+14,75) (a) waarvan een statutair medewerker 1 in verlof voor opdracht (b) waarvan 8 contractuele attachés, artikel 4 van de personeelsformatie (dringende en tijdelijke behoeften) en een contractuele attaché ter vervanging van een statutair medewerker in verlof voor opdracht (c) waarvan 4 contractuele medewerkers, artikel 4 van de personeelsformatie (dringende en tijdelijke behoeften) (d) schoonmaakpersoneel, gelijkgesteld met niveau D, artikel 4 van de personeelsformatie : 3 medewerkers (2,75 VTE) Financieel en budgettair beheer De raming en opvolging van de uitgaven van de federale Ombudsman berust sinds jaar en dag op een langetermijnprojectie van de personeelsuitgaven. Daarnaast dienen wij zoals de andere dotatie-instellingen bij de Kamer van volksvertegenwoordigers voor onze globale uitgavenbegroting een meerjarenraming in, gespreid over drie jaar. De volgende tabel bevat de budgettaire basiscijfers Rekeningen 2011 Begroting Begroting 2013 Uitgaven , , ,00 Financiering dotatie overgedragen boni andere ontvangsten , , , , , , , , , ,00 In vergelijking met de toestand op 1 januari 2012 nam het globale personeelsbestand met twee eenheden toe. Om ons in staat te stellen de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger te blijven garanderen, gaf de Kamer van volksvertegenwoordigers ons de mogelijkheid twee voltijdse universitaire medewerkers aan te werven (één Nederlandstalige en één Franstalige). uitgavenkredieten. Deze uitgavenkredieten worden gefinancierd door de eigenlijke dotatie (het bedrag jaarlijks 18 De instelling blijft regelmatig een beroep doen op het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO). 19 Daarnaast volgen de medewerkers de actualiteit in hun vakgebied via deelname aan studiedagen en andere externe opleidingen. Saldo ,02 De rubriek Rekeningen 2011 vermeldt bij de uitgaven 2011 het bedrag van de werkelijke uitgaven voor De rubrieken Begroting 2012 en Begroting 2013 vermelden daar het bedrag van de door de Kamer toegestane totale opgenomen in de algemene uitgavenbegroting van de federale overheid), het overgedragen boni van vorige jaren en de andere ontvangsten. Materieel beheer Inzake materieel beheer staat 2013 in het teken van onze verhuis einde maart naar het Forumgebouw van het federale Parlement. Uiteraard zijn we reeds in 2012 gestart met de voorbereiding van deze operatie. Zo hebben we onder meer overheidsopdrachten gelanceerd voor de verhuis naar de nieuwe locatie en voor de beveiliging en de inrichting van de lokalen. Als eerste stap werden onze servers verhuisd naar een extern datacenter van de vzw Smals, de ICT-partner van de federale overheden. Het nieuw klachtenbeheersysteem, ontwikkeld met een externe firma, is begin 2013 in productie gegaan. De nieuwe applicatie moet het mogelijk maken om de werkprocessen tijdens de volgende jaren verder te optimaliseren. Een interne werkgroep heeft in 2012 intensief de verdere uitwerking en de introductie van dit systeem begeleid. Zoals vaak het geval is bij nieuwe informaticatools, is de lancering van deze toepassing niet zonder moeilijkheden verlopen. Begin 2013 heeft dit gezorgd voor een vertraging in de normale behandelingstijden van de dossiers. Omwille van een doeltreffende en transparante communicatie hebben we onmiddellijk al onze klagers per brief of hierover geïnformeerd, net als het grote publiek via onze website. 1 Voltijds equivaltent 1De Rekeningen 2012 zullen door het Rekenhof worden gecontroleerd en afgesloten door de Kamer in de loop van 2013.

11 II. Algemene cijfers

12 Inleiding Hier vindt u de algemene statistische gegevens, met onder meer een overzicht van het aantal dossiers, de taal, het communicatiemiddel, de behandelingsstaat, de ontvankelijkheid, de evaluatie en de doorlooptijd van de dossiers. Op basis hiervan kan de federale Ombudsman het resultaat van zijn werk meten. In deel IV Cijfers per administratie staan de gegevens over de verschillende federale administraties. 1 De cijfers betreffen het kalenderjaar 2012 en geven de toestand weer op 31 december Als we deze dossiers niet meetellen bij de berekening van het resultaat, dan leidt de interventie van de federale Ombudsman in 98% van de gevallen tot een positief resultaat. Met andere woorden, wanneer de federale Ombudsman een rechtzetting in het voordeel van de verzoeker nastreefde of een bemiddeling ondernam, was dit bijna altijd met een positief resultaat. Resultaat van de tussenkomst van de federale Ombudsman 2012 Om een juist inzicht te verschaffen in de instroom van dossiers zijn de tabellen en grafieken, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, gebaseerd op de dossiers aangelegd in Zo worden dossiers uit vorige jaren, die nog in behandeling waren in 2012, niet opnieuw opgenomen in de cijfers. Die dossiers worden nog wel globaal vermeld in de commentaren en expliciet opgenomen in sommige grafieken om toch de globale werklast per werkjaar te kunnen illustreren. (gedeeltelijk) gegrond bemiddeling 37,9% (1 035) 62,1% (1 697) Waar mogelijk worden de jaren 2011 en 2012 vergeleken. 1. Resultaat van het optreden van de federale Ombudsman 22 59,5% 23 Als de federale Ombudsman een dossier en de standpunten van de verschillende partijen heeft onderzocht en tot de conclusie komt dat een klacht gegrond is of een bemiddeling mogelijk is, dan komt hij tussen in dat dossier. Wat kan het resultaat zijn van die tussenkomst? 97,9% (1013) 2,1% (22) 28,7% (487) 2,3% (39) 8,3% (141) 1,2% (20) (1010) Een (gedeeltelijk) gegronde klacht : - herstel - gedeeltelijk herstel - herstel geweigerd - herstel onmogelijk : als het materieel niet (meer) mogelijk is om het euvel te verhelpen - structurele tussenkomst : als in duidelijk vooraf bepaalde omstandigheden de federale Ombudsman voor de klachten geen individuele rechtzetting, maar wel structurele maatregelen vraagt die alle soortgelijke klachten ten goede moeten komen. Een bemiddeling : 2 - geslaagd - niet geslaagd. De tussenkomst wordt met een positief resultaat afgesloten als er een herstel of een gedeeltelijk herstel bereikt is. Maar ook wanneer een bemiddeling tot een goed einde wordt gebracht, wat inhoudt dat het geschil is opgelost. Anderzijds wordt een klacht zonder resultaat afgesloten wanneer de administratie het gevraagde herstel weigert of bij een niet geslaagde bemiddeling. Bij een onmogelijk herstel kan er uiteraard geen resultaat zijn en bij een structurele tussenkomst heeft de federale Ombudsman geen resultaat nagestreefd in een individueel dossier. geslaagd niet geslaagd herstel gedeeltelijk herstel herstel geweigerd structurele tussenkomst herstel onmogelijk Tellen we de dossiers wel mee waarin herstel onmogelijk was of waarin geen individuele rechtzetting werd gevraagd dan komen we uit op 75,5% van dossiers met een positief resultaat voor de verzoeker. In 2011 was dit 81,21%. Het verschil is voor een deel het gevolg van de stijging van het aantal dossiers waarin we tot een structurele tussenkomst hebben besloten, 487 in 2012 tegenover 359 in Het gaat hier om klachten die te maken hebben met de behandeltermijn van hangende regularisatiedossiers 9bis bij de dienst Vreemdelingenzaken (DVZ). Als gevolg van de moeilijke situatie waarin de dienst Humanitaire Regularisaties zich bevond, heeft de federale Ombudsman beslist om vanaf eind 2010 behalve bij de mogelijke schending van een grondrecht de talrijke klachten over de behandelingsduur van de aanvragen om machtiging tot verblijf niet langer individueel te bespreken met de DVZ. Dit was nodig om de werklast van deze dienst niet te verzwaren en om de gelijke behandeling van de aanvragers te waarborgen. Sindsdien lijst de federale Ombudsman al die klachten op en bezorgt de lijsten periodiek aan de DVZ. 1 Deel IV, Cijfers per administratie, pp Zie p. 25.

13 We vragen de DVZ niet om een individuele rechtzetting van de situatie in die dossiers, maar hebben geopteerd voor een structurele tussenkomst die allen ten goede moet komen. Anderzijds is ook het aantal dossiers waarin een herstel onmogelijk was, in 2012 toegenomen. In 2011 ging het om 64 dossiers, in 2012 om 141 dossiers. Deze significante stijging, (meer dan) een verdubbeling, is haast uitsluitend te wijten aan de klachten over de directie Inschrijvingen & Homologaties van Voertuigen (DIV) en dit als gevolg van de grote vertragingen die zich daar vooral in de loop van mei en juni hebben voorgedaan bij de inschrijving van de voertuigen. Een vertraging bij de uitreiking van een nummerplaat is niet te herstellen Over deze problematiek schrijven we meer in deel III Analyse van de klachten De evaluatie van de afgesloten klachten Bij de afsluiting van een ontvankelijk dossier duidt de federale Ombudsman aan of de klacht al dan niet gegrond is en dit na toetsing aan de ombudsnormen. 1 Het onderzoek van een klacht kan leiden tot een van de vier volgende evaluaties : 1. gegrond 2. ongegrond een of meerdere ombudsnormen zijn niet nageleefd er is geen schending van een ombudsnorm vastgesteld 3. gedeeltelijk gegrond de klacht omvat verschillende even belangrijke grieven, die echter niet alle gegrond zijn; de verantwoordelijkheid is gedeeld tussen de verzoeker en de administratie; de materiële beginselen zijn nageleefd (vb. de klager heeft geen recht op een toelage waar hij om verzoekt), maar de procedurele beginselen niet (vb. onbehoorlijk onthaal van de verzoeker of foute informatieverstrekking). 4. geen oordeel de bemiddeling: wordt gehanteerd bij klachten die niet onmiddellijk als gegrond of ongegrond kunnen worden beschouwd (de administratie beschikt over een discretionaire bevoegdheid) of waarbij snel een oplossing kan worden bewerkstelligd zonder dat verantwoordelijkheden nader moeten onderzocht worden; de onmogelijkheid om zich uit te spreken over de gegrondheid of niet van de klacht; het gebrek aan antwoord van de verzoeker op een vraag om toelichting van de federale Ombudsman; de klacht die zonder voorwerp is geworden. De grafiek hierna geeft een algemeen beeld van de evaluatie van de klachten afgesloten in 2012 (zonder de opschortingen). Ook de ambtenarenklachten zijn meegeteld in deze cijfers. Evaluatie van de afgesloten klachten (Gedeeltelijk) gegrond Ongegrond Bemiddeling Onvoldoende informatie van de klager Zonder voorwerp geworden Geen oordeel 24,5% ,3% ,7% 865 9,0% ,9% 551 1,6% 74 19,6% ,2% ,1% ,5% ,7% 618 1,8% 96 In 2012 zijn meer klachten als gegrond afgesloten dan in Deel III, Analyse van de klachten, p. 39. Procentueel daalde het aantal gegronde klachten echter ten opzichte van In 2011 waren er 10% meer klachten gegrond dan ongegrond. In 2012 waren 6% meer gegrond dan ongegrond. 1 De lijst en definities van de ombudsnormen staan op onze website

14 3. De toepassing van de ombudsnormen U vindt hierna een overzicht van de ombudsnormen aangewend bij de beoordeling van de klachten die in 2012 werden afgesloten met de evaluatie gegrond of gedeeltelijk gegrond. Meerdere ombudsnormen kunnen geschonden zijn in eenzelfde dossier en een schending van de norm efficiënte coördinatie gaat in beginsel samen met de schending van een andere ombudsnorm. Dit verklaart waarom het aantal keren dat een ombudsnorm geschonden is (2 247) hoger is dan het aantal afgesloten dossiers (1 697). Toepassing van de ombudsnormen: de redelijke termijn uitgezonderd Omdat het grote overwicht van de ombudsnorm redelijke termijn het lezen en interpreteren van de statistische gegevens er niet gemakkelijker op maakt, hebben wij ook dit jaar een tabel opgesteld zonder die ombudsnorm. Zo komt het relatieve belang beter tot uiting van de schending van de veertien overige ombudsnormen. Toepassing van de ombudsnormen Net als de vorige jaren is de redelijke termijn de meest geschonden ombudsnorm. In 55% van de (gedeeltelijk) gegronde klachten is hij niet geëerbiedigd. Redelijke termijn 1241 dossiers 1158 dossiers Andere normen 1006 dossiers 2012: 55,2% 2011: 56,5% 2012: 44,8% dossiers informatieverstrekking 2012: 10,7% : 43,5% Zorgvuldigheid 221 dossiers 214 dossiers Overeenstemming met de rechtsregels 186 dossiers 178 dossiers Passieve informatieverstrekking 152 dossiers 153 dossiers Actieve 108 dossiers 110 dossiers Redelijkheid en evenredigheid 70 dossiers 63 dossiers 2012: 22,0% 2011: 24,0 % 2012: 18,5% 2011: 19,9% 2012: 15,1% 2011: 17,1% 2011: 12,3% 2012: 7,0% 2011: 7,1% Afdoende motivering 43 dossiers 21 dossiers 2012: 4,3% 2011: 2,4% Efficiënte coördinatie 49 dossiers 53 dossiers 2012: 4,9% 2011: 5,9% Gelijkheid 31 dossiers 17 dossiers 2012: 3,1% 2011: 1,9% Vertrouwen 49 dossiers 14 dossiers Afdoende toegankelijkheid 45 dossiers 47 dossiers 2012: 4,9% 2011: 1,6% 2012: 4,5% 2011: 5,3% Hoffelijkheid 5 dossiers 7 dossiers Hoorplicht 2 dossiers 1 dossier 2012: 0,5% 2011: 0,8% 2012: 0,2% 2011: 0,1% Rechtszekerheid 44 dossiers 14 dossiers 2012: 4,4% 2011: 1,6% Onpartijdigheid 1 dossier 1 dossier 2012: 0,1% 2011: 0,1%

15 4. Nieuwe dossiers Tijdens het werkjaar 2012 ontvingen we klachten en informatievragen, samen nieuwe dossiers (tegenover klachten en informatievragen, samen nieuwe dossiers in 2011). We verwachten een stabilisering rond dossiers per jaar. Het aandeel van de informatievragen stijgt lichtjes in vergelijking met 2011 (+ 2,5%). De federale Ombudsman blijft het belang benadrukken van maatregelen voor een federale infolijn. 1 Nieuwe dossiers per taal : evolutie Het aandeel van de Franstalige dossiers is in 2012 afgenomen. Dit heeft te maken met de daling van het aantal klachten over de administraties die deel uitmaken van de sector Gezagsdepartementen, waaronder de dienst Vreemdelingenzaken valt. Een grote meerderheid van de klachten over de dienst Vreemdelingenzaken wordt bij de federale Ombudsman ingediend in het Frans. En in 2012 ontvingen we 681 klachten minder ten aanzien van deze administratie. T6 Nieuwe dossiers : evolutie Naast de klachten en informatievragen, waarvoor de federale Ombudsman een dossier aanmaakt, krijgt hij ook veel telefonische vragen om inlichtingen die niet als dossier worden geregistreerd en onmiddellijk beantwoord worden door Frontoffice. In 2012 registreerde Frontoffice telefonische oproepen. In 1 op 3 van de gevallen kon Frontoffice de mensen rechtstreeks telefonisch verder helpen en werd dan ook geen dossier aangemaakt (2 938 onmiddellijk afgehandelde oproepen). Het gratis nummer 2 was goed voor 60% van alle telefonische oproepen, wat een stijging is van 3% ten opzichte van vorig jaar. Klachten Informatievragen ,3% ,7% : Klachten Nederlands Infovragen Nederlands Klachten Frans Infovragen Frans Klachten Duits / andere Infovragen Duits / andere 37,4% 12,4% 5,4% 0,3% 2,6% 42,0% 42,6% 13,5% 6,7% 0,5% 2,0% 34,7% ,9% ,6% ,6% ,5% ,1% ,4% ,4% ,5% : : : : Deel III, Analyse van de klachten, p

16 Nieuwe dossiers per communicatiemiddel De trend van de elektronische verzoeken is definitief gezet. In 2012 verliep de helft van de verzoeken via of de website. Dat is een stijging met 10% ten opzichte van De spreekuren hebben in 2012 daarentegen duidelijk minder succes gehad. 5. Ontvankelijkheid van de nieuwe klachten In 2012 was 72,3% van de klachten ontvankelijk. Van de resterende onontvankelijke konden er 117 worden doorgezonden naar een andere ombudsdienst. Van 191 klachten was de ontvankelijkheid op het einde van het werkjaar nog in onderzoek. Elektronisch dossiers dossiers Telefoon dossiers dossiers Bezoek 683 dossiers dossiers 2011: 2,9% Brief 682 dossiers 836 dossiers Fax 229 dossiers 319 dossiers 2012: 50,1% 2011: 40,6% 2012: 24,4% 2011: 22,2% 2012: 9,3% 2011: 15,1% 2012: 9,3% 2011: 10,9% 2012: 3,1% 2011: 4,2% Ontvankelijkheid nieuwe klachten Ontvankelijk dossiers dossiers Onontvankelijk dossiers dossiers Doorzending 117 dossiers 180 dossiers Ontvankelijkheid in onderzoek 191 dossiers 408 dossiers 2012: 72,3% 2011: 74,1% 2012: 22,4% 2011: 16,5% 2012: 2,0% 2012: 3,3% 2011: 6,5% Spreekuren 149 dossiers 305 dossiers Andere ombudsdienst 129 dossiers 243 dossiers 2012: 2,0% 2011: 4,0% 2012: 1,8% 2011: 3,2%

17 Nieuwe ontvankelijke klachten per taal : evolutie T Stand ontvankelijke klachten op 31 december 2012 Aan het eind van het werkjaar 2011 bleven er nog klachten te behandelen (ingediend in 2011 of vroeger). Daarvan werden er afgesloten 2 in 2012 en bleven er op 31 december 2012 nog te behandelen. Van de nieuwe ontvankelijke klachten die in 2012 werden ingediend, bleven er nog te behandelen op 31 december Nederlands Frans Duits / andere 54,9% 46,9% Dit brengt ons op een voorlopig totaal van = hangende klachten op 31 december Wanneer we daarbij de dossiers (191) voegen waarin eind 2012 nog niet over de ontvankelijkheid was beslist, komen we op een eindtotaal van = hangende klachten op 31 december Het aantal openstaande klachten daalde dus op één jaar tijd met ongeveer eenheden. Stand ontvankelijke klachten op ,9% 50,7% Hangend Vorige jaren klachten klachten : In 2012 ontvingen we zoals gezegd meer Nederlandstalige dan Franstalige klachten. 32 Bij de FOD Binnenlandse Zaken (hoofdzakelijk de dienst Vreemdelingenzaken), de FOD Buitenlandse Zaken, 33 Fedasil en de FOD Personeel en Organisatie lag het aandeel van de Franstalige klachten nog steeds hoger dan het aandeel Nederlandstalige. Ten aanzien van alle andere administraties kreeg de federale Ombudsman meer Nederlandstalige dan Franstalige klachten. Als uitspringer kunnen we hierbij de FOD Mobiliteit en Vervoer vermelden met de verstoorde aflevering van de nummerplaten waarover we 339 klachten in het Nederlands ontvingen tegenover 48 in het Frans. 3,2% 2,4% Afgesloten klachten klachten : In Jaarverslag 2011 vermeldden wij dat klachten nog in behandeling waren. Het verschil met is te verklaren door de 408 dossiers waarvan de ontvankelijkheid op 31 december 2011 nog in onderzoek was. 2 Een ontvankelijke klacht is gesloten wanneer de klager geïnformeerd werd over het resultaat van de tussenkomst van de Ombudsman (5 270) of wanneer de behandeling ervan werd opgeschort (beroep bij de rechtbank of georganiseerd administratief beroep : 210).

18 7. Nieuwe ontvankelijke klachten per administratie : evolutie De volgende tabellen geven de evolutie weer van de verdeling van het aantal nieuwe ontvankelijke klachten over de verschillende administraties. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen klachten van de gebruikers van de openbare diensten en ambtenarenklachten. 8. Nieuwe ontvankelijke klachten per sector Die laatste zijn klachten ingediend door een ambtenaar tegen zijn (huidige, vorige of toekomstige) administratie en die een ondersteunende staf- of personeelsdienst betreffen of eventueel een operationele dienst (vb. een klacht tegen een rechtstreeks hiërarchische meerdere). De gegevens in deel IV, Cijfers per administratie van dit jaarverslag over de statistieken per administratie bevatten geen ambtenarenklachten meer. Nieuwe ontvankelijke klachten per administratie Kanselarij van de eerste Minister 2 1 Personeel en Organisatie Justitie Binnenlandse Zaken Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Landsverdediging 5 1 Financiën Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (zonder de sociale parastatalen) 7 8 Sociale Zekerheid (zonder de sociale parastatalen) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Enkel in de sector Financiën bleef het aantal klachten ongeveer constant. De sociale sector en de economische 34 Economie, KMO, Middenstand en Energie Mobiliteit en Vervoer Programmatorische Overheidsdiensten 0 2 Sociale parastatalen Parastatalen, overheidsbedrijven en instanties die niet direct verbonden zijn aan een FOD/POD Private organisaties belast met een openbare dienstverlening Andere Gezagsdepartementen Financiën Sociale sector Economische sector Andere 49,9% (2 345) 24,8% (1 166) 7,1% (334) 18,0% (847) sector kenden een stijging met een honderdtal klachten elk en de sector Gezagsdepartementen liep terug van naar klachten. Het relatief belang van de verschillende sectoren in het totaalbeeld verschuift daardoor natuurlijk ook. 0,2% (8) 27,4% (1 157) 39,4% (1 666) 22,6% (957) 10,2% (435) 0,3% (13) Nieuwe ontvankelijke ambtenarenklachten per administratie Personeel en Organisatie 0 2 Justitie Binnenlandse Zaken 7 9 Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking 2 1 Landsverdediging 1 5 Financiën Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (zonder de sociale parastatalen) 0 1 Sociale Zekerheid (zonder de sociale parastatalen) 1 0 Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu 1 0 Economie, KMO, Middenstand en Energie 1 1 Mobiliteit en Vervoer 0 1 Programmatorische Overheidsdiensten 1 1 Sociale parastatalen 6 7 Parastatalen, overheidsbedrijven en instanties die niet direct verbonden zijn aan een FOD/POD Vermits één klacht betrekking kan hebben op verschillende overheden, is het aantal klachten per administratie hoger dan het aantal ontvankelijke dossiers ( = 4 286, voor ontvankelijke klachten ingediend in 2012).

19 9. Behandelingsduur van de afgesloten ontvankelijke klachten Hierna volgt een grafiek met per periode van 30 kalenderdagen het aantal ontvankelijke klachten die in 2012 werd afgesloten. Het betreft zowel de nieuwe klachten als deze van vorige jaren die nog in behandeling waren. Van de klachten werd 51,5% (2 716 dossiers) afgesloten binnen zes maanden. Daarbovenop werd 19,1% (1 008 klachten) binnen het jaar en 13,9% binnen anderhalf jaar en nog eens 8% van de klachten binnen 2 jaar afgehandeld. Voor 7,3% (386 klachten) vergde de afhandeling evenwel meer dan 720 dagen. 10.Verdeling onontvankelijke klachten Deze grafiek vermeldt het aantal klachten per onontvankelijkheidsmotief zoals opgenomen in de organieke wet 1 en het huishoudelijk reglement van de federale Ombudsman. Doorzendingen zijn eveneens een categorie van onontvankelijke klachten. Verdeling onontvankelijke klachten De top van de curve situeert zich nog steeds op 30 dagen : 16,8% van de dossiers wordt binnen de 30 dagen afgesloten. Samengevat werd 70,6% van het aantal ontvankelijke klachten binnen het jaar afgesloten in In 2011 was dat 80%. In 2012 werden wel 653 meer klachten afgesloten dan in 2011 (en meer dan in 2010). Behandelingsduur van ontvankelijke klachten afgesloten in dagen 60 dagen 90 dagen dagen 150 dagen 180 dagen 210 dagen 240 dagen 270 dagen 300 dagen Ratione materiae 678 klachten Ontbreken van vooraf ondernomen stappen 499 klachten Doorzending 117 klachten Duidelijk ongegrond 100 klachten Feiten ouder dan 1 jaar 15 klachten Bevestiging door gebrek aan nieuwe elementen 7 klachten Wanneer de klacht een federale, gewestelijke, gemeenschaps- of lokale administratieve overheid betreft die krachtens een wettelijke regeling over een eigen ombudsman beschikt, wordt de klacht hem systematisch en zonder formaliteiten doorgestuurd en als een doorzending in de statistieken geregistreerd. Slechts 2% van de klachten werd doorgezonden naar een andere ombudsdienst. Dit is het laagste percentage tot hiertoe. Zou de burger zijn weg beginnen vinden in het landschap van de ombudsmannen? Bestemming van de doorzendingen 330 dagen 360 dagen 390 dagen 420 dagen 450 dagen 480 dagen 510 dagen 540 dagen 570 dagen 600 dagen 630 dagen 660 dagen 690 dagen 720 dagen % Vlaamse Ombudsdienst 36 30,8% Ombudsdienst Pensioenen 14 12,0% Ombudsdienst voor Telecommunicatie 14 12,0% Ombudsdienst voor de postsector 14 12,0% Ombudsdienst voor Energie 10 8,5% Ombudsman Waals Gewest 7 6,0% Ombudsdienst Franse Gemeenschap 5 4,3% Hoge Raad voor de Justitie 4 3,4% Lokale ombudsdiensten 4 3,4% Comite P 4 3,4% Ombudsman voor de treinreizigers 3 2,6% Ombudsdienst in financiële geschillen 1 0,9% Vlaams kinderrechtencommissariaat 1 0,9% % Traditiegetrouw vermelden we hier naar wie we de klachten hebben doorgezonden. Net als in 2011 staat de Vlaamse ombudsdienst op één. Dit heeft ongetwijfeld nog steeds te maken met het recente verschuiven van bevoegdheden van de federale naar de Vlaamse administraties. 1 Bijlage 1, pp. 160.

20 III. Analyse van de klachten

21 DEEL III. ANALYSE VAN DE KLACHTEN Thema 1 Eerbiediging van de grondrechten THEMA 1 Eerbiediging van de grondrechten THEMA 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening THEMA 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving THEMA 4 Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening THEMA 5 EHBO voor lange wachttijden THEMA 6 Behandelen als massa, of als individuen? THEMA 7 De kracht van bemiddeling THEMA 8 Vragen om info en klachten over het beleid Opmerking: alle namen in DEEL III zijn fictief inhoud Het hoger belang van het kind Kinderen die met hun ouders illegaal in ons land verblijven, zijn nog steeds de eerste slachtoffers van de opvangcrisis Hangt de opvang van niet-begeleide buitenlandse minderjarigen af van een asielaanvraag? Kinderen van de nieuwe Europeanen : géén recht op opvang? Ook bij het einde van een asielprocedure is bijzondere aandacht vereist Wat is belangrijker: de nationaliteit van de moeder of een ziek kind? Juridisch formalisme en een gebrek aan gezond verstand scheiden vader en kind Het familie- en gezinsleven huwelijk en echtscheiding De administratie kan géén bijkomende voorwaarden stellen aan het recht om te huwen Na 14 jaar eindelijk gescheiden? De rechten van de gedetineerde Wanneer 2 maanden een jaar worden Gelijkwaardige gezondheidszorg binnen en buiten de gevangenis Zonder officieel adres géén identiteitskaart

22 Thema I Eerbiediging van de grondrechten Het hoger belang van het kind Het Verdrag inzake de rechten van het kind is één van de zes internationale verdragen die voortkomen uit de Universele verklaring van de rechten van de mens. Door deze verdragen te ondertekenen, aanvaarden de lidstaten aan de bijhorende wettelijke verplichtingen te voldoen. 1 Het Kinderrechtenverdrag stelt expliciet en principieel het belang van het kind voorop bij alle beslissingen van bestuurlijke autoriteiten waarmee het te maken kan krijgen. Bij alle maatregelen betreffende kinderen, ongeacht of deze worden genomen door openbare of particuliere instellingen voor maatschappelijk welzijn of door rechterlijke instanties, bestuurlijke autoriteiten of wetgevende lichamen, vormen de belangen van het kind de eerste overweging (...). 2 Door aan deze problematiek binnen het jaarverslag een afzonderlijk titel te wijden, willen we extra in de verf zetten dat de administraties het hoger belang van het kind nooit uit het oog mogen verliezen. De opvangcrisis is eindelijk voorbij, en hoe nu verder? Ons land verbindt zich ertoe om vluchtelingen op Belgisch grondgebied te beschermen, conform zijn internationale verplichtingen. 3 Tijdens zijn asielaanvraag heeft een kandidaat-vluchteling recht op huisvesting, voedsel, kleding en ook op psychologische, sociale, medische en juridische ondersteuning. Het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers (Fedasil) organiseert deze opvang. door Fedasil zelf meegedeelde cijfers over de bezetting van het netwerk manifest onjuist Fedasil staat daarnaast ook in voor de opvang van andere categorieën vreemdelingen, die de Belgische staat extra beschermt omwille van hun bijzondere kwetsbaarheid. Dit zijn onder meer de niet-begeleide buitenlandse minderjarigen (NBBM) (al dan niet asielzoekers) en kinderen in staat van behoefte van wie de ouders illegaal in België verblijven. Sinds 2009 was er echter een structurele verzadiging van het opvangnetwerk van Fedasil en zijn partners. Door deze crisistoestand kon Fedasil de opvang niet meer voor iedereen verzekeren en besloot hij voorrang te verlenen aan de categorie algemene asielzoekers, en dit ten nadele van de twee kwetsbare categorieën van kinderen. Met als gevolg dat de niet-begeleide minderjarigen in hotels terechtkwamen, en de illegale families op straat. Kinderen die met hun ouders illegaal in ons land verblijven, zijn nog steeds de eerste slachtoffers van de opvangcrisis Kinderen die met hun ouders illegaal in ons land verblijven, zijn nog steeds de eerste slachtoffers van de opvangcrisis Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers (Fedasil) Voor kinderen die illegaal met hun ouders in ons land verblijven voorziet de wet expliciet in materiële opvang in een centrum. Het OCMW moet hiertoe vaststellen dat de ouders niet in het levensonderhoud van de kinderen kunnen voorzien. 1 Reeds sinds 2009 klaagt de federale Ombudsman aan dat Fedasil systematisch geen opvang biedt aan deze gezinnen 2 en dat de dienst bijgevolg zijn wettelijke verplichtingen niet nakomt. Ondanks de aanbevelingen en diverse uitspraken door rechtbanken en hoven, blijft Fedasil ook in 2012 vasthouden aan zijn weigeringspolitiek. De dienst verleent nog steeds enkel opvang aan die gezinnen na een individuele aanbeveling van de federale Ombudsman of na een gerechtelijke uitspraak. In 2012 heeft Fedasil in 15 individueel voorgelegde dossiers 3 gevolg gegeven aan de aanbeveling van de ombudsman. Zelfs met een bezettingsgraad van het opvangnetwerk van slechts 87% begin 2013, waarbij er van overbezetting of verzadiging geen sprake meer is 4, past Fedasil zijn praktijk nog niet aan. De dienst weigert nog steeds systematisch opvang aan deze gezinnen. De verwijzing in de beslissingen naar de materiële onmogelijkheid om opvang te bieden, blijkt op basis van de Fedasil heeft geen enkel excuus om de wet niet toe te passen. Het dient onmiddellijk te stoppen met het nemen van illegale beslissingen en moet opvang verlenen aan alle kinderen en hun gezin die beantwoorden aan de voorwaarden van de wet en het koninklijk besluit. Deze families hebben recht op opvang, zelfs in afwachting van eventuele noodzakelijke aanpassingen aan het begeleidingstraject dat Fedasil hen aanbiedt. De federale Ombudsman herhaalt dan ook zijn aanbeveling: AANBEVELING Thema I Eerbiediging van de grondrechten Wat is heden de stand van zaken? Fedasil dient een einde te maken aan zijn huidige praktijk die erin bestaat opvang te weigeren aan minderjarigen in staat van behoefte die illegaal met hun ouders op het grondgebied verblijven. 5 1 België ratificeerde het verdrag op 16 december Artikel.3 van het Kinderrechtenverdrag. 3 Conventie van Genève betreffende de Status van Vluchtelingen van De definitie van een vluchteling : Een persoon die uit gegronde vrees voor vervolging wegens zijn ras, godsdienst, nationaliteit, het behoren tot een bepaalde sociale groep of zijn politieke overtuiging, zich bevindt buiten het land waarvan hij de nationaliteit bezit, en die de bescherming van dat land niet kan of, uit hoofde van bovenbedoelde vrees, niet wil inroepen, of die, indien hij geen nationaliteit bezit en verblijft buiten het land waar hij vroeger zijn gewone verblijfplaats had, daarheen niet kan of, uit hoofde van bovenbedoelde vrees, niet wil terugkeren. 1 Koninklijk besluit van 24 juni 2004 tot bepaling van de voorwaarden en de modaliteiten voor het verlenen van materiële hulp aan een minderjarige vreemdeling die met zijn ouders illegaal in het Rijk verblijft.. 2 OA 09/01, 09/02, 09/03, Jaarverslag 2009, pp. 148 e.v. en Tussentijds Verslag 2009 (te consulteren op onze website 3 Het gaat om 15 dossiers van niet-europese families in illegaal verblijf. Voor de cijfers betreffende de Europese families zie verder : Kinderen van de nieuwe Europeanen: géén recht op opvang? 4 Toestand op volgens de cijfers op de website van Fedasil. Algemeen wordt aanvaard dat er sprake is van een verzadiging van het netwerk vanaf een bezettingsgraad van 94%. 5 OA 09/01, Jaarverslag 2009, pp. 148.

23 Thema I Eerbiediging van de grondrechten Hangt de opvang van niet-begeleide buitenlandse minderjarigen af van een asielaanvraag? Hangt de opvang van niet-begeleide buitenlandse minderjarigen af van een asielaanvraag? Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers (Fedasil) Voogdijdienst bij de FOD Justitie De Voogdijdienst bij de FOD Justitie staat in voor de identificatie en de snelle opvang van niet-begeleide buitenlandse minderjarige jongeren (NBBM). Die opvang gebeurt in een observatie- en oriëntatiecentrum (COO) van het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers 1 en duurt in principe 2 tot 4 weken. Gedurende die periode vindt een observatie van de minderjarige plaats (medisch, psychologisch en sociaal). Hierdoor kan Fedasil samen met de voogd beslissen naar welke opvangstructuur het de minderjarige doorverwijst (oriëntatie). Door plaatsgebrek binnen het opvangnetwerk vangt Fedasil tijdens de opvangcrisis (2009 e.v.) in de COO s enkel nog de asielzoekende NBBM op, en de andere niet-begeleide jongeren niet meer. Tenzij de Voogdijdienst een bijzondere kwetsbaarheid vaststelt, want dan kan de NBBM alsnog opvang krijgen in een COO of een ander centrum van Fedasil. Jongeren die verklaren minderjarig te zijn, maar voor wie er twijfel bestaat over hun werkelijke leeftijd, krijgen opvang in hotels gehuurd door Fedasil. Fedasil moet echter aan álle nietbegeleide jongeren een opvang waarborgen, dus ook aan hen die géén asiel aanvragen. Dat staat oriëntatiecentrum. Wegens plaatsgebrek heeft Fedasil hem dit tot twee keer toe verzadiging van zijn netwerk. De federale heel uitdrukkelijk in een koninklijk besluit. 2 N adir heeft geen opvang gekregen in een observatie- en geweigerd. Op zijn zeventiende bevindt Nadir, die geen asiel heeft aangevraagd, zich in een bijzonder kwetsbare situatie: hij staat op straat, zonder inkomen en moet alleen zijn plan trekken. De Uit een verdere lectuur van dat koninklijk besluit blijkt dat het onderzoek naar de kwetsbaarheid van de jongere sowieso moet plaatsvinden in het COO zelf. 3 federale Ombudsman is van mening dat Fedasil hem moet opvangen en zich niet mag verschansen achter de Ombudsman heeft aan het Agentschap gevraagd onmiddellijk een plaats te vinden voor Nadir in een observatie- en oriëntatiecentrum. Het is aan Fedasil om de jongere éérst op te vangen, en daarna pas om de jongere te laten onderzoeken. Niet omgekeerd. In de herfst van 2012 past Fedasil zijn praktijk aan. Het creëert specifieke opvangplaatsen voor deze doelgroep, in een nieuw centrum in Sugny. Sinds eind 2012 verblijft er bovendien geen enkele NBBM meer op hotel. Ook in afwachting van de resultaten van een leeftijdsonderzoek wordt opvang geboden in een OOC. Voor de NBBM lijkt de situatie momenteel dan ook onder controle en lijkt het ergste van de opvangcrisis voorbij. Hopelijk brengt 2013 daarvan de bevestiging. Begin 2013 sluiten de DVZ, Fedasil en de Voogdijdienst bij de FOD Justitie een samenwerkingsprotocol over de NBBM die géén asiel vragen. Daarin spreken ze af om de voor de NBBM beschikbare middelen samen tebrengen, om een betere opvolging te voorzien via een systematische gecentraliseerde registratie en tevens om misbruiken beter tegen te gaan. Kinderen van de nieuwe Europeanen: géén recht op opvang? Kinderen van de nieuwe Europeanen: géén recht op opvang? Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers (Fedasil) Europese onderdanen mogen zonder veel formaliteiten tot 3 maanden in een lidstaat verblijven. Daarna moeten ze aan bepaalde nationale 1 of Europese 2 voorwaarden voldoen. Die hebben doorgaans te maken met het hebben of zoeken van werk, het volgen van een opleiding of het beschikken over voldoende bestaansmiddelen. Er stelt zich een probleem wanneer het OCMW opvang vraagt voor Europese gezinnen zonder verblijfstitel met een minderjarig kind in staat van behoefte. Het betreft vaak Roma-families afkomstig uit Oost-Europa. Het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers weigert materiële hulp aan deze gezinnen. Een eigen instructie 3 van Fedasil stelt dat Europese burgers, met uitzondering van Roemenen en Bulgaren, géén opvang meer behoeven, omdat ze het vrij verkeer van personen genieten. Hierdoor kunnen ze een tijdelijke verblijfstitel krijgen om gedurende 3 maand werk te zoeken. Als ze werk vinden of een reële kans maken op aanwerving, kan de administratie hun verblijf verlengen. Dit belet echter niet dat ook Europese gezinnen wel degelijk illegaal op het grondgebied kunnen verblijven. Bijvoorbeeld na het afwijzen van hun asielaanvraag met het bevel het grondgebied te verlaten, of indien ze na 3 maanden niet voldoen aan de voorwaarden voor het recht op een verlengd verblijf. Tot eind 2012 weigert Fedasil systematisch om Europese gezinnen op te vangen, met als enige reden dat ze een Europese nationaliteit hebben. In de hem voorgelegde dossiers herhaalde de federale Ombudsman daarom zijn aanbeveling. Ondanks de aanbeveling houdt Fedasil echter vast aan zijn weigering opvang te verlenen, en dit in tegenstelling tot andere dossiers met illegale gezinnen. Slechts in 1 van de 6 dergelijke gevallen verleende de dienst opvang. Het betrof een gezin dat een bevel gekregen had om het grondgebied te verlaten. Fedasil erkende daarop dat het gezin hier inderdaad illegaal verbleef, en volgde de aanbeveling van de Ombudsman. Fedasil hanteert dus andermaal een onderscheid in behandeling ten opzichte van een groep kinderen dat niet bij wet is voorzien. Wel gaat Fedasil akkoord dat het loutere feit dat het om Europese gezinnen gaat, geen afdoende reden is voor een weigering. De dienst zal in concreto motiveren waarom hij de illegaliteit van het verblijf van sommige gezinnen betwist, gelet op het feit dat het OCMW de administratieve toestand van het gezin reeds heeft onderzocht. Thema I Eerbiediging van de grondrechten 1 Fedasil heeft momenteel drie OOC s, in Steenokkerzeel, in Neder-over-Heembeek en in Sugny, met elk 50 plaatsen. 2 Koninklijk besluit van 9 april 2007 tot vastlegging van het stelsel en de werkingsregels voor de centra voor observatie en oriëntatie voor niet-begeleide minderjarige vreemdelingen. Artikel 3: De gelijkheid van behandeling in het centrum wordt gewaarborgd aan alle niet-begeleide minderjarigen, ongeacht hun administratief statuut zoals bepaald door de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. 3 Artikel 2 van bovengenoemd koninklijk besluit stelt: Het verblijf in het centrum moet toelaten de niet-begeleide minderjarige te observeren, met als doel het opstellen van zijn eerste medisch, psychologisch en sociaal profiel, en het achterhalen van een eventuele kwetsbaarheid met het oog op een oriëntatie naar een geschikte tenlasteneming; Artikel 9 voegt daaraan toe: Het centrum stelt een verslag op met betrekking tot het medisch, psychologisch en sociaal profiel van de niet-begeleide minderjarige om hem na afloop van de termijn, bedoeld in artikel 7, naar een geschikte opvang te oriënteren. Dit verslag wordt in het centrum bewaard en meegedeeld aan de voogd. Bij oriëntering van de niet-begeleide minderjarige naar een andere opvangstructuur, wordt een kopie van dit verslag aan deze laatste meegedeeld. 1 Wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen, art. 40, 3 en 4. 2 Zie ook de Richtlijn 2004/38/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 betreffende het recht van vrij verkeer en verblijf op het grondgebied van de lidstaten voor de burgers van de Unie en hun familieleden tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1612/68 en tot intrekking van Richtlijnen 64/221/EEG, 68/360/EEG, 72/194/EEG, 73/148/EEG, 75/34/EEG, 75/35/EEG, 90/364/EEG, 90/365/EEG en 93/96/EEG (voor de EER relevante tekst) 3 De instructie van Fedasil van 28 mei 2009 stelt dat onderdanen van de EU-lidstaten (uitgezonderd Roemenië en Bulgarije) geen opvang meer genieten die voorzien is in het koninklijk besluit van 24 juni 2004 tot bepaling van de voorwaarden en de modaliteiten voor het verlenen van materiële hulp aan een minderjarige vreemdeling die met zijn ouders illegaal in het Rijk verblijft

24 Thema I Eerbiediging van de grondrechten OOK bij het einde van een asielprocedure is bijzondere aandacht vereist Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers (Fedasil) Een vereniging die opkomt ter verdediging van de rechten van minderjarigen doet een beroep op de federale Ombudsman om het hoger belang van het kind gewaarborgd te zien. Met succes want alle betrokken partijen werken hierbij vlot samen. A ndrei en zijn vader moeten het opvangcentrum van het Rode Kruis te Gembloux verlaten. Zij krijgen geen asiel en hebben niet langer recht op materiële hulp. Ze vragen steun bij het OCMW van Gembloux en wachten op een antwoord. Hun toestand is bijzonder zorgwekkend. Nauwelijks 11 jaar oud loopt Andrei het risico samen met zijn blinde vader op straat terecht te komen. De federale Ombudsman vraagt zowel aan Fedasil als aan het opvangcentrum van het Rode Kruis om hen verder te huisvesten in afwachting van een antwoord van het OCMW. Fedasil mag immers verdere materiële hulp verstrekken aan een asielaanvrager die zich in een bijzonder kwetsbare situatie bevindt. Het gaat hier echter ook om het belang van Andrei! De administratieve Soms is bijzondere aandacht vereist bij het einde van een asielprocedure beslissing dient rekening te houden met het hogere belang van het kind. Gezien de leeftijd van Andrei en de gezondheidstoestand van zijn vader, beslist Fedasil uitzonderlijk om de materiële hulp te verlengen en hen een andere opvangplaats aan te bieden. In afwachting van dit verblijf vangt het centrum van het Rode Kruis te Gembloux hen een aantal dagen langer op. Wat is belangrijker : de nationaliteit van de moeder of een ziek kind? Wat is belangrijker : de nationaliteit van de moeder of een ziek kind? Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen ( CGVS) bij de FOD Binnenlandse Zaken Naast de bescherming voor asielzoekers in het Verdrag van Genève, biedt ons land sinds 2006 een bijkomende of subsidiaire bescherming aan. Vreemdelingen die niet voldoen aan de klassieke definitie van vluchteling, kunnen deze subsidiaire bescherming aanvragen als ze vrezen voor een reëel risico op ernstig letsel of onmenselijke behandeling indien ze naar hun land van herkomst terugkeren. Dit is bijvoorbeeld het geval indien men het willekeurig slachtoffer van een burgeroorlog kan worden, of bij hongersnood. Of indien men een ernstige ziekte heeft die in het land van herkomst niet te behandelen valt. In dit laatste geval voorziet de Vreemdelingenwet van in een bijzondere procedure via het artikel 9ter, dat over een verblijf om medische redenen spreekt, als subsidiaire bescherming. De federale Ombudsman komt tussen in een dossier waarbij de dienst Vreemdelingenzaken twijfels heeft omtrent de nationaliteit van de moeder en die belangrijker acht dan de gezondheidstoestand van een ernstig ziek kind. Thema I Eerbiediging van de grondrechten e dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) weigert mevrouw Daar en haar zoon een verblijfsvergunning om de aanvraag te verwerpen, enkel de DVZ Ahmed en zijn moeder de nodige D medische redenen. De dienst verwijst hiervoor naar een beslissing van het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen (CGVS). Deze administratie twijfelt aan hun Somalische nationaliteit. Mevrouw Daar begrijpt deze beslissing niet en maakt zich zorgen over haar zoon. Ahmed, 7 jaar oud, is ernstig ziek en zijn gezondheidstoestand vergt aangepaste medische verzorging die niet te krijgen is in hun land van herkomst. Wat klopt er niet aan deze beslissing? Als de administratie twijfelt aan de Somalische nationaliteit van mevrouw Daar, waarom heeft ze dan, bij haar beslissing om beschikbaarheid van medische zorg in Somalië onderzocht en niet in een ander land? De DVZ wil in geen geval terugkomen op zijn beslissing en eist dat de moeder een nieuwe aanvraag indient met bewijs van haar nationaliteit. Maar de dienst houdt hier geen rekening met het belang van de kleine Ahmed, terwijl de ernst van zijn ziekte erkend is. Indien de DVZ op basis van het dossier bij het CGVS echt meent te moeten besluiten dat mevrouw Daar afkomstig is van een van de buurlanden van Somalië, dan moet hij ook nagaan of de medische zorgen ook ginder beschikbaar zijn. Als ze dáár onbeschikbaar zijn, dan moet de bescherming bieden aangezien hij de ernst van de situatie van het kind heeft erkend. Omdat mevrouw Daar reeds meer dan zes maanden eerder haar nieuwe aanvraag indiende mét bewijs van haar Somalische nationaliteit, dringt de federale Ombudsman aan op een prioritaire behandeling van het dossier. Twee maanden later ontvangen mevrouw Daar en haar zoon een tijdelijke verblijfstitel. 1 De Wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen.

25 Thema I Eerbiediging van de grondrechten Juridisch formalisme en een gebrek aan gezond verstand scheiden vader en kind Juridisch formalisme en een gebrek aan gezond verstand scheiden vader en kind Directie-generaal Consulaire Zaken bij de FOD Buitenlandse Zaken Een Belgische administratie oordeelt autonoom over de geldigheid van authentieke buitenlandse akten. Ze kijkt daarbij na of die akte rechtsgeldig is overeenkomstig het toepasselijke (buitenlandse) recht. 1 Ook de Belgische diplomatieke en consulaire posten moeten zich regelmatig uitspreken over de erkenning van buitenlandse akten van burgerlijke stand, onder meer voor het uitreiken van paspoorten. Dit gebeurt met ondersteuning en onder leiding van de Directie-generaal Consulaire Zaken bij de FOD Buitenlandse Zaken. De administratie kan géén bijkomende voorwaarden stellen aan het recht om te huwen Het familieleven huwelijk en echtscheiding Artikel 8 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden (EVRM) : 1.Een ieder heeft recht op respect voor zijn privéleven, zijn familie- en gezinsleven, zijn woning en zijn correspondentie. 2.Geen inmenging van enig openbaar gezag is toegestaan in de uitoefening van dit recht, dan voor zover bij de wet is voorzien en in een democratische samenleving noodzakelijk is in het belang van de nationale veiligheid, de openbare veiligheid of het economisch welzijn van het land, het voorkomen van wanordelijkheden en strafbare feiten, de bescherming van de gezondheid of de goede zeden of voor de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen. Thema I Eerbiediging van de grondrechten Als een administratie de juridische geldigheid van een buitenlandse akte nakijkt, mag ze zich niet beperken tot een letterlijke lezing van de buitenlandse wetgeving, zonder rekening te houden met de plaatselijke administratieve gebruiken. Ze mag bovendien zeker niet haar interpretatie van die wetgeving opdringen. In de hiernavolgende situaties komt de administratie in aanvaring met dit fundamentele recht van elk persoon op eerbiediging van zijn privé- en gezinsleven. In België hebben rechters, die zich moeten uitspreken over de rechtsgeldigheid van een akte van de burgerlijke stand, oog voor de goede trouw van de burger en die van de buitenlandse ambtenaar van de burgerlijke stand. Zij vernietigen een akte enkel bij het frauduleus niet-naleven van substantiële formaliteiten. 2 De administratie kan géén bijkomende voorwaarden stellen aan het recht om te huwen Het is dan ook niet redelijk om de rechtsgeldigheid van een buitenlandse akte van burgerlijke stand strenger te beoordelen dan de Belgische nationaliteit toegekend over een kopie van het register van opdraagt om éérst de betaling van de kosten voor een eerdere repatriëring te eisen, vooraleer een visum met een Belgische akte. De administratie moet rekening houden met de gevolgen van haar weigering om die akten te erkennen. Ze moet een juist evenwicht vinden tussen het belang dat zij meent te moeten beschermen en het hoger belang van een kind om zijn vaderlijke afstamming erkend te zien. Het is dan ook niet redelijk om de afstamming van een kind in vraag te stellen enkel en alleen omdat een plaatselijke ambtenaar van de burgerlijke stand er zijn eigen gebruik op na houdt. Zeker niet als die buitenlandse ambtenaar wel de essentiële vormvereisten en de voorwaarden ten gronde heeft gerespecteerd. AANBEVELING D e heer Mbendé, Belg van Kameroense herkomst en Mevrouw Foto willen dat hun twee kinderen krijgen. Erwin en Kynan zijn geboren in Kameroen. Het echtpaar gaat naar de gemeente waar de ambtenaar van de burgerlijke stand hen uitlegt dat ze niets hoeven te ondernemen, daar hun kinderen Belg zijn geworden tegelijkertijd met de heer Mbendé, door gezamenlijk gevolg. De ouders vragen dus aan het Belgische Consulaat in Yaoundé om Erwin en Kynan in te schrijven in het consulaire bevolkingsregister en aan beide jongens een Belgisch paspoort te bezorgen. De diplomatieke post vraagt echter kopieën op van de originele akte van de erkenning van vaderschap met de handtekeningen van alle personen die bij de erkenning aanwezig waren. Het echtpaar beschikt echter enkel erkenning en over handgeschreven kopieën van de geboorteaktes en van de erkenning van vaderschap, ondertekend door de Kameroense ambtenaar van de burgerlijke stand. Deze plaatselijke ambtenaar van de burgerlijke stand houdt er zijn eigen gebruik op na: hij alleen tekent de erkenningsakten nadat hij de ouders en de getuigen het register van erkenningen heeft laten tekenen. De DG Consulaire Zaken wil deze akten niet erkennen en weigert dan ook de paspoorten aan de kinderen uit te reiken. Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken De dienst Vreemdelingenzaken schendt artikel 8 EVRM wanneer hij het Belgisch Consulaat-generaal te Marokko het oog op huwelijk uit te reiken. Het probleem zit hem niet in de eis tot betaling van die repatriëringskosten, maar wel in het daarvan afhankelijk maken van het afleveren van het visum. De uitreiking van het visum afhankelijk maken van de terugbetaling van repatriëringskosten heeft geen juridische basis. D e heer Peeters en de heer Bilal wachten op een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg. Zij betwisten de weigering van de ambtenaar van de burgerlijke stand om hun huwelijksaangifte te registreren. Wanneer de rechtbank van eerste aanleg de ambtenaar van de burgerlijke stand oplegt het huwelijk te registreren, is het al te laat. De partner van de heer Deze administratieve praktijk van de DVZ is een ongeoorloofde inmenging in het gezinsleven en schendt het EVRM. Peeters is naar Marokko gerepatrieerd. Zich steunend op het vonnis vraagt de heer Bilal daarop aan het Belgische Consulaat-generaal in Casablanca een visum met het oog op een huwelijk in België. Maar daar krijgt hij het deksel op de neus. Het Consulaat wil geen visum uitreiken, zolang de heer Bilal de kosten voor zijn eigen repatriëring niet heeft terugbetaald. Het gaat om euro. Overigens is er hierdoor nog geen garantie op terugbetaling van de kosten. Wanneer daarentegen de visumaanvrager gehuwd in België zou verblijven, verhindert niets de Belgische Staat om de gemaakte kosten op hem te verhalen, indien de Staat daar effectief recht op heeft. In dit dossier heeft de federale Ombudsman aan de FOD Buitenlandse Zaken aanbevolen om de oorspronkelijke akten van vaderschap, opgemaakt door de Kameroense autoriteiten, voor deze kinderen te erkennen en hen zonder verwijl een Belgisch paspoort toe te kennen. 3 AANBEVELING De dienst Vreemdelingenzaken mag de afgifte van een visum met het oog op huwelijk niet doen afhangen van de betaling van de kosten van een vroegere gedwongen verwijdering. 1 1 OA 12/01, p Artikel 27 Wetboek van internationaal privaatrecht. 2 H. De Page, Traité élémentaire de droit civil belge ; Deel 2, Les personnes, vol. I, 4de druk van J-P Masson., Brussel, Bruylant, 1990, p.299, n 30 3 OA 12/02, p. 173.

26 Thema I Eerbiediging van de grondrechten Na 14 jaar eindelijk gescheiden? Directie-generaal Consulaire Zaken bij de FOD Buitenlandse Zaken In België erkennen administratieve overheden van rechtswege alle buitenlandse gerechtelijke beslissingen die uitvoerbaar zijn in het land waarin ze zijn uitgesproken. 1 Ze moeten evenwel aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals niet strijdig zijn met de openbare orde. En wanneer een administratie meent dat een bepaling uit een buitenlandse gerechtelijk vonnis strijdig is met de openbare orde, moet ze conform de normen van goed bestuur heel duidelijk motiveren waarom dat zo is. 2 De administratie doet dat niet wanneer ze: gedurende meer dan 14 jaar weigert een echtscheidingsvonnis te erkennen; niet met alle pertinente elementen in het dossier rekening houdt, geen nuttige informatie uitwisselt met de andere betrokken administraties; het dossier gedurende vier jaar ongemoeid laat; geen rekening houdt met de gevolgen van het verstrijken van de tijd voor de (ex)echtgenoten en hun rechtmatige vooruitzichten. Als in het concrete geval het daarenboven ook nog eens vaststaat dat de clausule die in strijd leek met de openbare orde enkel is toegevoegd in de meerdere jaren wonen. Zij vragen hij uit de echt gescheiden is. Mevrouw geen gevolgen aan het niet antwoorden van de administratie. 50 gerechtelijke beslissing om de ex- meteen dat de echtscheiding zou worden Talbot wil dan weer hertrouwen en is 51 echtgenote te beschermen, en niet om haar onder het gezag van haar ex-man te plaatsen, en dat die clausule bovendien zonder gevolg is geworden, dan is het motief om de erkenning van die gerechtelijke beslissing te weigeren helemaal niet meer redelijk en niet te verklaren. In die omstandigheden komt de halsstarrigheid van de Directie-generaal Consulaire Zaken om de erkenning van het echtscheidingsvonnis te blijven weigeren in de buurt van machtsmisbruik. Bovendien De FOD Buitenlandse Zaken staat helemaal alleen in zijn weigering om de echtscheiding van het Belgisch- Frans koppel te erkennen. Het Parket, de ambtenaar van de burgerlijke stand, de FOD Justitie, de Franse overheidsdiensten,... elke betrokken overheidsinstantie in dit dossier is voor de erkenning van de echtscheiding of heeft deze reeds erkend. AANBEVELING I n 1998 scheiden de heer Verlinden en Mevrouw Talbot, een Belgisch- Frans koppel, in Dubaï, Verenigde Arabische Emiraten, waar ze al overgeschreven in de registers van de Belgische gemeente waar ze getrouwd zijn. Maar zowel de ambtenaar van de burgerlijke stand als het Parket van de procureur des Konings twijfelen aan de rechtsgeldigheid van de echtscheiding. Een clausule lijkt discriminerend ten overstaan van de echtgenote. Mevrouw Talbot verbindt zich ertoe haar paspoort in handen te laten van de heer Verlinden en niet te hertrouwen zolang haar visum afhangt van het zijne. Nadat de Franse overheid de echtscheiding in 2005 heeft erkend, schrijft ook de ambtenaar van de burgerlijke stand de echtscheiding in de gemeenteregisters in. Maar 4 jaar later beschouwt de FOD Buitenlandse zaken Na 14 jaar eindelijk gescheiden? het koppel nog steeds als getrouwd. De Belgische Ambassade in Dubaï weigert een volmacht te aanvaarden van de heer Verlinden, waarin vermeld staat dat verontwaardigd over het feit dat na al die jaren, haar echtscheiding nog steeds niet erkend werd. De FOD Buitenlandse zaken ondervraagt eerst het Parket van de procureur des Konings en dan de FOD Justitie. Beide geven hetzelfde advies: de echtscheiding is wel degelijk rechtsgeldig. Er is geen sprake van dat de inschrijving door de ambtenaar van de burgerlijke stand geannuleerd wordt. De FOD Buitenlandse zaken legt het advies echter naast zich neer. Meer dan 14 jaar na hun echtscheiding in Dubaï, wachten de heer Verlinden en Mevrouw Talbot nog altijd op een beslissing van de administratie. De FOD Buitenlandse Zaken dient de echtscheiding te erkennen die in 1998 is tot stand gekomen tussen het Belgisch-Frans koppel. 3 Wanneer 2 maanden een jaar worden DE RECHTEN VAN DE GEDETINEERDE Wanneer 2 maanden een jaar worden Directie Detentiebeheer (DDB) van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (DG EPI) bij de FOD Justitie Het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen bij de FOD Justitie staat in voor de rechtsconforme, veilige en humane tenuitvoerlegging van de straffen en de vrijheidsberovende maatregelen. 1 Om de sociale reïntegratie voor te bereiden mag een gedetineerde onder bepaalde voorwaarden de gevangenis voor korte periodes verlaten tijdens zijn straf. Hiervoor moet hij een uitgaansvergunning 2 of penitentiair verlof 3 aanvragen. De gedetineerde richt zijn verzoek aan de gevangenisdirecteur. Deze maakt het verzoek, samen met zijn gemotiveerd advies, over aan de Directie Detentiebeheer (DDB) bij het DG EPI, 4 die erover beslist. De DDB heeft hiervoor 14 werkdagen de tijd. Twee scenario s kunnen zich voordoen wanneer de DDB deze termijn overschrijdt. Is het begeleidend advies van de directeur gunstig, dan verkrijgt de gedetineerde automatisch het verlof of de uitgaansvergunning, conform de voorwaarden voorgesteld door de gevangenisdirecteur. Is het advies negatief, dan blijft de gedetineerde in het ongewisse tot de beslissing valt. De regelgeving koppelt In 2009 is er een eerste keer een structurele achterstand vastgesteld bij de behandeling van de verzoeken om uitgaansvergunning of penitentiair verlof. 5 Drie jaar later doet het probleem zich opnieuw voor, zij het in mindere mate en niet echt structureel. De DDB overschrijdt geregeld de termijn van 14 dagen om te beslissen over de verzoeken wanneer de weigeringsbeslissing gebaseerd is op een negatief advies van de gevangenisdirectie. Het DG EPI wijst erop dat in 2012 de achterstand enkel te wijten is aan bepaalde gebeurtenissen in de gevangenissen en aan de verhuis van de diensten. Sinds 2009 zijn maatregelen genomen om een structurele achterstand te verhelpen en dit zou in 2013 definitief van de baan moeten zijn. De vertragingen doen zich voornamelijk voor bij sommige gevangenisdirecties, die hun advies over een aanvraag tot penitentiair verlof niet binnen de 2 maanden geven en die zich niet binnen een nuttige termijn uitspreken over een aanvraag tot uitgaansvergunning. Het feit dat er voor de strafuitvoering geen consequenties verbonden zijn aan een laattijdige weigeringsbeslissing bij een negatief advies van de directie, beschermt weliswaar de maatschappij, maar heeft wel consequenties voor het leven van de gedetineerde. Deze mag zich toch verwachten aan een correcte behandeling van zijn dossier. 1 Activiteitenverslag 2011, DG EPI. 2 Wet van 17 mei 2006 betreffende de externe rechtspositie van de veroordeelden tot een vrijheidsstraf en de aan het slachtoffer toegekende rechten in het raam van de strafuitvoeringsmodaliteiten. Artikel 4 voorziet dat een gedetineerde op elk moment van de uitoefening van zijn straf, een uitgaansvergunning kan vragen om familiale, medische of juridische redenen. Daarnaast kunnen hem uitgaansvergunningen worden toegekend om zijn sociale reïntegratie voor te bereiden, en dit tijdens de twee jaren die de datum voorafgaan waarop de gedetineerde tot voorwaardelijke invrijheidstelling kan worden toegelaten, De duur van die uitgaansvergunning mag niet langer zijn dan zestien uren. 3 Artikel 6 van diezelfde wet bepaalt dat vanaf het jaar dat de datum voorafgaat waarop de gedetineerde tot voorwaardelijke invrijheidstelling kan worden toegelaten, hij penitentiair verlof kan vragen om zijn familiale, affectieve en sociale contacten in stand te houden en te bevorderen of om zijn sociale reïntegratie voor te bereiden. Het penitentiair verlof laat de veroordeelde toe de gevangenis drie maal zesendertig uren per trimester te verlaten. 4 Artikel 8 4 van die wet bepaalt een termijn van 2 maanden waarbinnen de directeur zijn advies moet uitbrengen, maar dit enkel voor het penitentiair verlof. Voor de uitgaansvergunning is géén termijn voorzien. 5 Jaarverslag 2009, p. 73. Thema I Eerbiediging van de grondrechten 1 In het algemeen sinds de inwerkingtreding van het Wetboek Internationaal Privaatrecht in 2004, en het was reeds vroeger zo voor de vonissen met betrekking tot de staat van personen. 2 Deze ombudsnorm en wat hij inhoudt, staat uitgelegd op 3 OA 12/05, p. 176.

27 Thema I Eerbiediging van de grondrechten Deze situatie maakt een schending uit van de wettelijke termijnen en de normen van behoorlijk bestuur, meer bepaald de redelijke termijn en de informatieverstrekking. En méér nog dan elders kan het naleven van deze normen in een gevangenis het vertrouwen tussen de burger en de overheid herstellen. Het DG EPI moet bijgevolg de achterstand wegwerken. AANBEVELING D e heer Kubaski schrijft ons omdat hij zijn geduld begint te verliezen. Zal hij een uitgaansvergunning krijgen? Hij wacht al 8 maanden op een antwoord. En meer dan 2 maanden geleden heeft hij ook penitentiair verlof aangevraagd, waarover hij ook geen nieuws krijgt. Zowel de uitgaansvergunning als het penitentiair verlof worden toegestaan op positief advies van de gevangenisdirecteur. De federale Ombudsman meent echter dat de heer Wanneer 2 maanden een jaar worden Kubaski veel te lang heeft moeten wachten. Het feit dat de wetgever geen termijn bepaalt waarbinnen de administratie moet beslissen over de uitgaansvergunning, maakt niet echt uit. De redelijke termijn is ruimschoots overschreden. Wat het penitentiair verlof betreft, heeft de gevangenisdirectie gewoonweg de in de wet bepaalde termijn van 2 maanden niet gerespecteerd, termijn waarbinnen ze haar advies moet geven. Het directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen dient adequate maatregelen te nemen zodat de beslissingen over de penitentiaire verloven genomen worden binnen de wettelijke termijnen en de verzoeken om uitgaansvergunning te zijner tijd genomen worden rekening houdende met het doel van de aanvraag. 1 Gelijkwaardige gezondheidszorg binnen en buiten de gevangenis GELIJKWAARDIGE Gezondheidszorg binnen en buiten de gevangenis Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen bij de FOD Justitie (DG EPI) Rijksinstituut voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (RIZIV ) Het Rijksinstituut voor de Ziekte- en Invaliditeitsverzekering neemt de geneeskundige zorgen voor gedetineerden niet ten laste zolang die in de gevangenis verblijven. Tijdens een penitentiair verlof daarentegen, of een elektronisch toezicht of een strafonderbreking neemt het RIZIV de geneeskundige zorgen wél ten laste, mits de veroordeelde vooraf bij een mutualiteit is aangesloten. 1 Dus zolang de gedetineerde in een gevangenis verblijft, neemt het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen de geneeskundige zorgen ten laste. De dienst moet erop toezien dat een gedetineerde dezelfde gezondheidszorgen geniet als iedere burger B ertrand Warnier onderging een amputatie van het linkerbeen na een verkeersongeval. Sedert hij in de gevangenis zit is zijn prothese gaan verslijten en hij klaagt over pijn aan de heup, de dij en de rug. Een prothese vervangen is erg duur: méér dan euro die de heer Warnier niet kan betalen. Zijn mutualiteit weigert tussen te komen en de gevangenisadministratie wil maar 50 euro bijdragen, niet meer. De federale Ombudsman vraagt naar de redenen voor deze weigering. De mutualiteit antwoordt dat zij maar om de drie jaar een nieuwe prothese mag terugbetalen en dat de heer Warnier recht zou hebben op een nieuwe prothese indien hij niet in de gevangenis zat. De gevangenisadministratie beweert dan weer dat het vernieuwen van een prothese maar om de vier jaar gebeurt. Vanwaar dit verschil? De informatie van de gevangenisadministratie was niet meer up-to-date. Het RIZIV voorziet wel degelijk in de terugbetaling van de kosten voor een nieuwe prothese om de drie jaar. Wanneer de gevangenisadministratie deze inlichtingen krijgt, stemt ze erin toe tussen te komen in een nieuwe prothese voor Bertrand Warnier. Het DG EPI moet vanuit de zorgvuldigheidsplicht dan ook over een zéér goede kennis van de sociale wetgeving beschikken om gedetineerden accuraat te informeren. Thema I Eerbiediging van de grondrechten In complexe of uitzonderingssituaties blijkt dat niet altijd even evident. 1OA 12/03, p Omzendbrief 103 van 3 maart 2011 van het DG EPI aan de gevangenisdirecties.

28 Thema I Eerbiediging van de grondrechten 54 Zonder officieel adres géén identiteitskaart FOD Justitie FOD Binnenlandse Zaken (FOD BIZA) Wanneer iemand in de gevangenis terechtkomt, vermeldt het bevolkingsregister hem als tijdelijk afwezig op het adres van zijn laatste woonplaats. Indien een gedetineerde geen adres (meer) heeft, kan hij zich in het bevolkingsregister laten inschrijven op het adres van de gevangenis, mits akkoord van de gevangenisdirecteur. 1 Om diverse redenen is de inschrijving van de gedetineerden op het adres van de gevangenis niet evident. Sommige gemeenten weigeren de inschrijving en er heerst onduidelijkheid bij gevangenisdirecteurs over de procedure. Kortom, meer duidelijkheid is gewenst over de rol van de gevangenisdirecteurs en die van de FOD Justitie en de FOD Binnenlandse Zaken. De niet-inschrijving in het bevolkingsregister heeft belangrijke gevolgen voor de gedetineerde. Hij kan geen identiteitskaart krijgen. Zijn administratieve situatie is niet in orde, wat de voorbereiding van zijn vrijlating bemoeilijkt. De federale Ombudsman heeft bijgevolg aangedrongen in 2008 op een structurele oplossing voor de méér dan 1300 gedetineerden die nog niet in het bevolkingsregister waren ingeschreven. De FOD Justitie heeft hierop de regionale delegaties van het Rijksregister (FOD BIZA) succesvol doen tussenkomen bij de gevangenisdirecties en de gemeentebesturen. Zo kon de FOD Justitie in 2012 aan de federelae Ombudsman laten weten dat al de Belgische gedetineerden zijn ingeschreven in het bevolkingsregister zodat zij hun identiteitskaart kunnen aanvragen 2 Eind 2012 is volgens de FOD Justitie de procedure als volgt. Zonder officieel adres géén identiteitskaart De gedetineerde vraagt zelf rechtstreeks aan de gemeente of via de gevangenisdirectie om een inschrijving op het adres van de gevangenis. De gemeente vraagt de goedkeuring van de gevangenisdirectie en schrijft de gedetineerde daarna in het bevolkingsregister in. Bij problemen kan de gedetineerde, zoals elke burger, een beroep indienen bij de regionale delegatie van het Rijksregister van de FOD BIZA. Die beslist dan over de aanvraag tot inschrijving in het bevolkingsregister op het adres van de gevangenis. Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening inhoud Efficiëntie en rechtszekerheid: géén eenvoudige combinatie Standaardbrieven: mét of zonder alle informatie? Opgelet met outsourcing Delegatie van bevoegdheden: uitzondering op de regel De context: een belangrijk gegeven De ene gezinslast is de andere niet De ene arbeidsovereenkomst is de andere niet Het ene pensioen is het andere niet Valkuilen bij het toepassen van wetgeving Een onzorgvuldige formulering van artikelen Een strijd tegen fraude, maar buiten proporties Een Europese richtlijn die niet volledig is omgezet Een administratie voegt een extra voorwaarde toe aan de wet 1 Artikel 18 van het koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het bijhouden van bevolkingsregisters - Zie ook Algemene onderrichtingen betreffende het bijhouden van de bevolkingsregisters, pp.147, nr Voor de gedetineerden met een vreemde nationaliteit is de goedkeuring van de dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) nodig. Men mag ze enkel inschrijven in de gevangenis wanneer de DVZ verklaart dat de betrokken vreemdeling voldoet aan de voorwaarden om een verblijfsvergunning te verkrijgen. Wat meestal niet het geval is. Deze categorie gedetineerden krijgt bij het beëindigen van zijn straf het bevel om het grondgebied te verlaten, wat meestal gepaard gaat met een gedwongen repatriëring.

29 Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening Efficiëntie en rechtszekerheid: géén eenvoudige combinatie Standaardbrieven : mét of zonder alle informatie? FOD Binnenlandse Zaken, Algemene directie Instellingen en Bevolking (FOD BIZA) Standaardbrieven : mét of zonder alle informatie? Wie zich wil vestigen in een gemeente in België moet zich laten inschrijven in het bevolkingsregister. Bij een weigering tot inschrijving of een betwisting kan de burger zich tot de minister van Binnenlandse Zaken wenden. 1 De gemeente gebruikt een standaardbrief van de FOD Binnenlandse Zaken 2 bij het betekenen van een weigering tot inschrijving van een burger op het gewenste adres. Die standaardbrief vermeldde niet dat de betrokkene in beroep kan gaan bij de minister van Binnenlandse Zaken en hoe hij dat moet doen. Deze praktijk is niet in overeenstemming met de wet op de openbaarheid van bestuur 3 en biedt onvoldoende rechtszekerheid. Op ons aangeven heeft de FOD BIZA de standaardbrief voor de gemeenten aangepast. Voortaan vermeldt hij uitdrukkelijk dat de burger een beroep kan instellen bij de minister van Binnenlandse Zaken tegen de weigering tot inschrijving in het bevolkingsregister en wat hij daarvoor precies moet doen. Opgelet met outsourcing Opgelet met outsourcing Directie-generaal Consulaire Zaken bij de FOD Buitenlandse Zaken (FOD BUZA) Centrum voor Visumaanvragen en legalisaties (VISABEL) Het Consulaat-generaal van België te Casablanca gelast het privébedrijf VISABEL met het ontvangen van de visumaanvragen. VISABEL moet de aanvragen aan het Consulaat-generaal bezorgen voor verdere afhandeling door het consulaat of de dienst Vreemdelingenzaken. Soms gaat het personeel van VISABEL evenwel zijn boekje te buiten en weigert het visumaanvragen in ontvangst te nemen, omdat die juridisch niet volledig in orde zouden zijn. Door die weigering om de visumaanvraag in ontvangst te nemen, neemt VISABEL impliciet een beslissing over de aanvraag. De aanvrager krijgt hiervan geen schriftelijk bewijs en verliest zo de mogelijkheid om die weigering te betwisten. Er bestaat namelijk geen dossier. VISABEL eigent zich met andere woorden ten onrechte een bevoegdheid toe die het noch 56 wettelijk noch contractueel mag 57 uitoefenen. Zijn opdracht is: de aanvraag in ontvangst nemen en als postbus fungeren. T ofic gaat naar de kantoren van Visabel in Casablanca, om een visum aan te vragen in het kader van de gezinshereniging. Hij heeft de richtlijnen gelezen op de website van het Belgische Consulaat-generaal in Casablanca: alle visumaanvragen moeten worden ingediend bij Visabel. Tofic wil naar België komen om Fati te vervoegen, met wie hij al twee jaar getrouwd is. Maar als hij zijn aanvraag indient, weigert de bediende ze te registreren. Men vertelt hem dat hij nog student is en dat hij dus niet aan alle voorwaarden voldoet om een visum voor gezinshereniging te krijgen. Tofic kreeg geen enkele schriftelijke bevestiging van deze weigering. De FOD BUZA vraagt het consulaat om VISABEL er nog eens expliciet op te wijzen dat het nooit mag weigeren een visumaanvraag in ontvangst te nemen. Tevens draagt de administratie aan het consulaat op om het effectief naleven van deze instructies beter op te volgen. Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening 1Artikel 8 van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen staat: Bij moeilijkheden of betwistingen in verband met het hoofdverblijf, bepaalt de Minister tot wiens bevoegdheid Binnenlandse Zaken behoort, de plaats ervan, na zo nodig een onderzoek ter plaatse te hebben laten uitvoeren. 2 De Algemene Onderrichtingen van 7 oktober 1992 betreffende het houden van de bevolkingsregisters spreken over een brief model 9- beslissing niet-inschrijving 3 Artikel 2, 4 van de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur: Met het oog op een duidelijke en objectieve voorlichting van het publiek over het optreden van de federale administratieve overheden : ( ) 4 vermeldt elk document waarmee een beslissing of een administratieve handeling met individuele strekking uitgaande van een federale administratieve overheid ter kennis wordt gebracht van een bestuurde, de eventuele beroepsmogelijkheden, de instanties bij wie het beroep moet worden ingesteld en de geldende vormen en termijnen; bij ontstentenis neemt de verjaringstermijn voor het indienen van het beroep geen aanvang.

30 Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening Delegatie van bevoegdheden : uitzondering op de regel FOD Buitenlandse Zaken (FOD BUZA) Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Delegatie van bevoegdheden : uitzondering op de regel Enkel de minister bevoegd voor de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen of zijn gemachtigde, de dienst Vreemdelingenzaken (DVZ), mogen beslissen over de visa voor toegang tot het grondgebied. De visa voor de toegang tot het grondgebied worden in het buitenland toegekend door de Belgische diplomatieke en consulaire posten, op instructie van de dienst Vreemdelingenzaken. Ingeval van weigering moet de beslissing worden ondertekend door de Minister of diens afgevaardigde bij de DVZ. De ene gezinslast is de andere niet De context : een belangrijk gegeven Wanneer de overheid een rechtsnorm moet toepassen, en meer bepaald interpreteren, staat het zorgvuldigheidsbeginsel voorop. De administratie moet altijd kijken naar het volledige plaatje, de volledige context van de wetgeving in aanmerking nemen, en niet te snel concluderen. De ene gezinslast is de andere niet Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening En toch blijkt dat sinds enkele jaren de Belgische posten te Casablanca en Kinshasa informeel de toelating hebben gekregen om studentenvisa te weigeren zonder het dossier eerst aan de DVZ voor te leggen. Deze posten worden elke zomer overstelpt met aanvragen voor studentenvisa. Met het oog op een efficiënter beheer van deze vele aanvragen delegeert de DVZ sedert enkele jaren één van zijn ambtenaren naar die posten tijdens de zomerperiode. In 2001 bevestigen de twee betrokken ministers (Binnenlandse en Buitenlandse zaken) deze versterkte samenwerking. Het Consulaat-generaal van België in Casablanca en de Belgische Ambassade in Kinshasa krijgen jaarlijks voor een beperkte periode de toelating om studentenvisa te weigeren, zonder de DVZ hierin vooraf te moeten raadplegen. Deze bijzondere procedure werd daarop jaarlijks verlengd door een instructie per , binnen de beperkingen en in de periode 1 bepaald door de DVZ. 58 daar niet zonder meer uit afgeleid worden dat die bij vonnis opgelegde verplichting plots wegvalt op de dag van 59 De DVZ verdedigt die keuze om strategische redenen, in het belang van de procedure en van de buitenlandse studenten. Ingevolge de tussenkomst van de federale Ombudsman heeft de DVZ nu beslist om deze delegatie te beperken tot de onvolledige dossiers. 2 De volledige dossiers waarover toch twijfel bestaat (misbruik van de procedure, een probleem met de echtheid van de documenten, ) moeten voortaan worden doorgegeven aan de DVZ. De DVZ heeft aan de federale Ombudsman eveneens bevestigd dat die instructies zouden worden verlengd voor het academiejaar 2013, maar betreurt de beperking op de aanvankelijk gegeven instructies. Op zich heeft de federale Ombudsman niets tegen deze delegatie. Dit kan in het voordeel van de aanvrager én van de administratie zijn. Alleen heeft ze geen wettelijke basis. Beslissingen die op die manier genomen worden zijn ten gronde onregelmatig en de informele delegatie maakt een rechtstreekse inbreuk uit op de rechtszekerheid. AANBEVELING Voor een wettelijke omkadering zorgen voor de delegatie van bevoegdheden die de dienst Vreemdelingenzaken toestaat aan bepaalde diplomatieke en consulaire posten om studentenvisa te weigeren. 3 1 Meestal van 1 juni tot 31 oktober 2 Wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen. Artikel 58 van de wet van 15 decmber 1980 somt de vier documenten op: ( ) 1 een attest afgegeven door een onderwijsinstelling overeenkomstig artikel 59; 2 het bewijs dat hij voldoende middelen van bestaan bezit; 3 een geneeskundig getuigschrift waaruit blijkt dat hij niet aangetast is door een der in bijlage bij deze wet opgesomde ziekten of gebreken; 4 een getuigschrift waaruit blijkt dat de betrokkene niet veroordeeld is geweest wegens misdaden of wanbedrijven van gemeen recht, wanneer hij ouder is dan 21 jaar. ( ) 3 AA 12/01, p Personen met gezinslast hebben recht op een hogere werkloosheidsuitkering dan personen zonder. Ook de alleenstaande ouder die een onderhoudsuitkering betaalt voor zijn kinderen op basis van een vonnis wordt beschouwd als werknemer met gezinslast. 1 Om na te gaan of aan die voorwaarde voldaan is, moet de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening natuurlijk kennis nemen van dit vonnis. Maar de RVA dient het vonnis te lezen en te interpreteren met zin voor nuance, zorgvuldigheid, redelijkheid en evenredigheid. Dit houdt onder meer in dat er rekening gehouden moet worden met de bredere wettelijke context. Indien de rechter vonnist dat de ouder onderhoudsuitkeringen moet betalen voor de minderjarige kinderen kan hun meerderjarigheid. De wetgever voorziet bijvoorbeeld expliciet in een continuïteit van de onderhoudsplicht tegenover meerderjarige studerende kinderen. 2 Wat er ook van zij, de RVA moet de manier waarop de rechtbank de beslissing formuleert, steeds binnen het volledige wettelijk kader zien. De federale Ombudsman wijst de RVA er dan ook op dat voor alleenstande ouders die veroordeeld zjin tot het betalen van onderhoudsgeld voor de minderjarige kinderen, het begrip gezinslast van toepassing blijft als zij onderhoudsgeld blijven betalen voor hun studerende kinderen wanneer zij meerderjarig worden. De RVA dient de hogere werkloosheidsuitkering voor die ouder bijgevolg te behouden. De juridische dienst van de RVA past zijn interne instructies aan en interpreteert voortaan de vonissen ruimer. D e heer Struelens krijgt voortaan een werkloosheidsuitkering als alleenstaande, aldus een brief die hij van de RVA heeft ontvangen. Dit verbaast hem, want tot nog toe kreeg hij een uitkering als werknemer met gezinslast en zijn situatie bleef onveranderd. Van waar dan dit gewijzigd statuut? De RVA verwijst naar een vonnis uit Daarin werd het bedrag van het onderhoudsgeld bepaald dat de heer Struelens diende te betalen om tussen te komen in de financiële noden van de minderjarige kinderen. Nu, twaalf jaar later zijn de twee dochters van de heer Struelens meerderjarig geworden en betaalt hij nog elke maand een onderhoudsgeld aan zijn jongste, nog studerende dochter. Volgens de RVA is de heer Struelens ingevolge de meerderjarigheid van zijn dochters niet langer gehouden door het vonnis om onderhoudsgeld te betalen en betaalt hij vrijwillig. En dat is nu net een voorwaarde om recht te hebben op de uitkering voor personen met gezinslast: onderhoudsgeld voor de kinderen betalen op basis van een rechterlijke beslissing. De federale Ombudsman overtuigt de RVA van een andere lezing van het vonnis. In het licht van de bepalingen van het burgerlijk wetboek en van de hele maatschappelijke context kan de vermelding minderjarige kinderen enkel verwijzen naar de leeftijd van de kinderen op het ogenblik van het vonnis. Er wordt trouwens nergens aangegeven dat het onderhoudsgeld slechts betaald moet worden tot ze meerderjarig zijn! De RVA herziet zijn beslissing en de heer Struelens krijgt verder een werkloosheidsuitkering als werknemer met een gezinslast. 1 Koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering, artikel 110, 1 : Onder werknemer met gezinslast wordt verstaan de werknemer die: 3 alleen woont en effectief onderhoudsuitkeringen betaalt : a) op grond van een rechterlijke beslissing. 2 Burgerlijk Wetboek, artikel 203 : De ouders dienen naar evenredigheid van hun middelen te voorzien in de huisvesting, het levensonderhoud, de gezondheid, de opvoeding en de opleiding van hun kinderen.indien de opleiding niet voltooid is, loopt de verplichting door na de meerderjarigheid van het kind.

31 Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening De ene arbeidsovereenkomst is de andere niet Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) De dienst Vreemdelingenzaken beslist over de toegang tot het Belgisch grondgebied en bijgevolg over de diverse visumaanvragen. Geregeld moet de DVZ daartoe controleren of iemand die garant wil staan voor een visumaanvrager voldoende stabiele inkomsten heeft. Tijdelijke uitzendarbeid voldoet volgens de dienst niet aan die voorwaarde. Sinds 2001 bestaat wettelijk gezien de arbeidsovereenkomst dienstencheques. Het gaat om een gewone arbeidsovereenkomst weliswaar met een aantal specifieke kenmerken die volgen uit de wet van 20 juli 2001 tot bevordering van buurtdiensten en -banen. Uit de bepalingen van deze wet volgt D e dienst Vreemdelingenzaken weigert een visum te geven aan de verloofde van de heer Baka. Als uitzendkracht zou hij volgens de administratie niet over voldoende inkomsten beschikken om tegemoet te komen aan de noden van zijn verloofde. De ene arbeidsovereenkomst is de andere niet De heer Baka betwist deze beslissing. Hij is weliswaar aangeworven door een uitzendkantoor, maar hij werkt niet als uitzendkracht. Hij werkt voor dienstencheques en heeft een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur. dat een arbeidsovereenkomst dienstencheques ook een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur kan zijn. Deze contracten vallen dus niet onder de klassieke tijdelijke uitzendarbeid. De RSZ catalogeert de arbeidsovereenkomst dienstencheques uitdrukkelijk niet onder uitzendarbeid, ook niet als 60 de werkgever een uitzendkantoor is. De administratie van de Patrimoniumdocumentatie bij de FOD Financiën bepaalt de aanvullingen voor rekening 61 De DVZ echter neemt hierover een ander standpunt in. Steevast bestempelt hij dergelijke arbeidsovereenkomsten als niet-stabiele uitzendcontracten. De federale Ombudsman toont aan dat dit een miskenning van de wet is en uiteindelijk corrigeert de DVZ zijn standpunt. Voortaan zal de DVZ de contracten met dienstencheques beschouwen als reguliere arbeidsovereenkomsten. Geval per geval zal de DVZ nagaan of ze een stabiele vorm van inkomen zijn of niet. Het ene pensioen is het andere niet Het ene pensioen is het andere niet Algemene administratie van de Patrimoniumdocumentatie bij de de FOD Financiën Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) De bedienden bij de hypotheekbewaarders zijn bij wet gelijkgesteld met rijksambtenaren. Dit houdt in dat zij ook hetzelfde pensioen moeten krijgen als die ambtenaren. 1 De Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) betaalt hun bediendenpensioenen en de hypotheekbewaarder betaalt maandelijks een aanvulling. M élanie Lambot heeft gewerkt als bediende bij een Hypotheekbewaarder en is sinds enkele jaren gepensioneerd. Zij is het niet eens met het bedrag van de pensioenaanvulling die haar voormalige werkgever elke maand uitbetaalt. Die aanvulling moet ervoor zorgen dat zij een pensioen krijgt dat gelijk is aan dat van een ambtenaar in dezelfde situatie. De aanvulling wordt ieder jaar verminderd met het vakantiegeld dat zij krijgt van de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP) omdat de Hypotheekbewaarder ervan uitgaat dat gepensioneerde ambtenaren geen recht hebben op vakantie geld. Zo verliest Mélanie Lambot 47 euro per maand. Op haar vragen om uitleg over die berekening kreeg zij nooit een duidelijk antwoord. Op welke wettelijke basis vermindert men haar pensioenaanvulling? Het totaal van beide moet gelijk zijn aan het overheidspensioen voor een identieke loopbaan. Gepensioneerde bedienden hebben jaarlijks recht op vakantiegeld. Voor gepensioneerde ambtenaren daarentegen is dat slechts het geval onder welbepaalde en strikte voorwaarden van de hypotheekbewaarders. Zij verkeerde echter, volkomen ten onrechte, in de mening dat gepensioneerde ambtenaren nooit vakantiegeld krijgen en gaf daarom ook jaarlijks de instructie om de totale aanvulling op het pensioen te verminderen met het bedrag van het vakantiegeld als bediende. Op die manier wilde ze verhinderen dat de bedienden van de hypotheekbewaarders meer zouden krijgen dan een ambtenarenpensioen. De federale Ombudsman heeft dan ook aan de Patrimoniumdocumentatie gevraagd om de dossiers van de gepensioneerde bedienden van de hypotheekbewaarders geval per geval te onderzoeken en de aanvulling op het bediendenpensioen te herberekenen en recht te zetten in die gevallen waarin ook de ambtenaren recht hebben op vakantiegeld. De behandeling van één klacht door de federale Ombudsman zorgt er hier voor dat de dossiers van alle betrokken gepensioneerden worden nagekeken en indien nodig rechtgezet. Van de 403 dossiers waren er op 13 maart 2013 reeds 332 nagekeken. Van die 332 hebben 94 gepensioneerden recht op vakantiegeld en dus ook op een financiële rechtzetting voor het verleden en de toekomst. Daarnaast worden 71 dossiers nog onderzocht. Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening 1 Artikel 19 van het Besluit van de Regent van 1 juli 1949 houdende het statuut van de bedienden der hypotheekbewaarders stelt: De bedienden der hypotheekbewaarders ( ) ontvangen dezelfde toelagen, vergoedingen, pensioenen en andere voordelen als de Rijksambtenaren met wie zij gelijkgesteld zijn, of dezer rechthebbenden. Ingeval echter de bedienden ( ) op enig voordeel aanspraak kunnen maken krachtens de bepalingen die van toepassing zijn op hen die onder arbeidsovereenkomst voor bedienden slaan, keert de bewaarder aan de bedienden of hun rechthebbenden alleen het aanvullend bedrag uit, opdat zij een zo gunstige regeling genieten als de Rijksambtenaren met wie zij gelijkgesteld zijn, of dezer rechthebbenden.

32 Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening Valkuilen bij het toepassen van wetgeving Een onzorgvuldige formulering van artikelen Algemene administratie van de Inning en de Invordering bij de FOD Financiën Een onzorgvuldige formulering van artikelen Sinds 1 januari 2007 is de bescherming van inkomens tegen beslag en onoverdraagbaarheid, uitgebreid naar bedragen die op een zichtrekening staan. Maar de toepassing van alle wetsbepalingen samen leidt ertoe dat de gelden die gestort worden op de zichtrekening op de datum waarop het beslag of de overdracht ingaat, wel opgenomen worden in de activa van de bedragen die het voorwerp uitmaken van het beslag of de overdracht, maar dat diezelfde bedragen toch niet in de lijst van de gecodeerde bedragen opgenomen worden waarvoor de bescherming geldt. Een strijd tegen fraude, maar buiten proporties Een strijd tegen fraude, maar buiten proporties Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken De voorwaarden om een visum kort verblijf te krijgen zijn soepeler dan de voorwaarden om een visum gezinshereniging te verkrijgen. Hierdoor kan het zijn dat een visum kort verblijf misbruikt wordt voor een uiteindelijk lang verblijf. De dienst Vreemdelingzaken is dan ook terecht op zijn hoede daarvoor. Maar dat mag er niet toe leiden dat iedereen er systematisch van verdacht wordt de procedure te misbruiken. Familieleden van Belgische burgers zijn hier in de ogen van de DVZ de usual suspects. De praktijk is dat de DVZ een visum kort verblijf weigert aan de echtgenoten van Belgen. Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening Dat is uiteraard niet de bedoeling van de wetgever. Zijn bedoeling was namelijk om de inkomsten te beschermen gedurende een periode van dertig dagen vanaf hun creditering op een zichtrekening En hoewel de mogelijkheid bestaat om de berekening te betwisten en te bewijzen dat de op de zichtrekening gecrediteerde bedragen wel degelijk beschermd zijn, is een wijziging van de betrokken bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek nodig om betwistingen te vermijden en om beter tegemoet te komen aan de doelstellingen van de wetgever. 62 AANBEVELING zorgvuldig en onbevooroordeeld oneigenlijk gebruik van de procedure over de situatie van het echtpaar. Dankzij 63 Wijzigen van de artikelen 1411quater, 1, en 1452 van het Gerechtelijk Wetboek zodat de bedragen die op een zichtrekening worden gecrediteerd op de datum waarop een derdenbeslag of overdracht ingaat, de bescherming genieten van de op een zichtrekening gestorte inkomsten, als door de wetgever gewenst. 1 De dienst geeft de raad om in plaats daarvan een visum gezinshereniging aan te vragen. En dat terwijl de aanvragers eigenlijk hun familie in België enkel een bezoek willen brengen tijdens een vakantie De administratie moet elke aanvraag om een visum kort verblijf steeds onderzoeken. Als er twijfel is over de intenties van de aanvrager van het visum, dan kan de administratie hem ondervragen en bijkomende elementen vragen. D e heer Piette is Belg en woont in Rusland. Af en toe komt hij naar België terug om zijn familie te bezoeken. Zijn vrouw, een Russische, wil hem vergezellen, maar ze heeft geen visum gekregen. De heer Piette begrijpt de beslissing van de dienst Vreemdelingenzaken niet. De beslissing stipuleert dat er een risico is op het gezinshereniging. De heer en Mevrouw Piette zijn beiden gepensioneerd, ze wonen samen in Rusland en zijn geenszins van plan zich in België te vestigen. Bovendien was Mevrouw Piette vroeger al eens naar België gekomen voor een kort verblijf. Ondanks de verklaringen van de heer Piette, weigert de administratie haar beslissing te herzien. De federale Ombudsman stelt vast dat er informatie ontbreekt in het dossier en geeft de dienst Vreemdelingenzaken wat meer uitleg deze aanvullende inlichtingen levert de administratie een visum kort verblijf af aan Mevrouw Piette. Een burger heeft het recht om gehoord te worden over de zaken die hem aanbelangen en de administratie moet haar beslissing nemen met kennis van zaken. 1 AA 12/02, p. 133.

33 Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening Een Europese richtlijn die niet volledig is omgezet Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening ( RVA) M evrouw Hendrix werkt op de Duitse ambassade in Brussel en zou graag twee maanden voor haar zoontje zorgen. Als ze de Rijksdienst voor arbeidsvoorziening (RVA) onderbrekingsuitkeringen voor ouderschapsverlof vraagt, krijgt zij het antwoord dat er in het Belgisch recht geen wettelijke basis bestaat om ouderschapsverlof toe te kennen aan een personeelslid van een buitenlandse ambassade in België. Zij begrijpt de beslissing van de RVA niet. Twee jaar voordien had zij dezelfde aanvraag ingediend en toen werd die wel aanvaard. Een Europese richtlijn die niet volledig is omgezet Uit onderzoek van de federale Ombudsman blijkt dat de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening het contractuele personeel van buitenlandse ambassades in België geen onderbrekingsuitkering voor ouderschapsverlof kan toekennen. De diverse koninklijke besluiten die ouderschapsverlof mogelijk maken voor verschillende categorieën van tewerkgestelden vermelden het personeel op buitenlandse ambassades niet. Een Europese Richtlijn van 2010 stelt nochtans dat alle werknemers met een geldige arbeidsovereenkomst recht hebben op ouderschapsverlof voor een periode van ten minste vier maanden. De RVA geeft toe dat ze het eerste ouderschapsverlof van Mevrouw Hendrix ook niet had mogen toestaan. Het ging om een vergissing want zonder wettekst mag de administratie geen onderbrekingsuitkeringen voor ouderschapsverlof toekennen. Om uit deze impasse te raken stelt de RVA aan Mevrouw Hendrix voor om een loopbaanonderbreking aan te vragen. Zij stemt hierin toe, maar voelt zich gediscrimineerd. Waarom zou zij geen recht hebben op ouderschapsverlof, zoals alle andere werknemers? Een administratie voegt een extra voorwaarde toe aan de wet Een administratie voegt een extra voorwaarde toe aan de wet Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Een verblijf om medische redenen op grond van artikel 9ter van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen is een van de vormen van subsidiaire bescherming voorzien in het Belgische recht. Hierdoor wil men de personen beschermen die een risico op ernstige schade lopen als ze naar hun land van herkomst worden teruggestuurd, omdat de voor hen noodzakelijke medische zorgen daar niet beschikbaar zijn. De dienst Vreemdelingenzaken kent die bescherming toe. De andere vormen van subsidiaire bescherming worden toegekend door het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen in het kader van een asielprocedure. Het Grondwettelijk Hof 1 besliste in 2009 dat de ontvankelijkheidsvoorwaarde in artikel 9ter (beschikken over een identiteitsdocument) ongrondwettelijk is omdat ze een ongelijkheid creëert tussen enerzijds asielaanvragers die in aanmerking komen voor subsidiaire bescherming 2 wanneer ze toch een risico lopen op ernstige schade én anderzijds de aanvragers van een verblijf om medische redenen. Naar aanleiding van dit arrest wijzigt artikel 9ter in Bij zijn aanvraag kan de vreemdeling voortaan zijn identiteit aantonen door middel van een identiteitsdocument of een bewijselement dat voldoet aan vier voorwaarden. 3 Op basis van de nieuwe tekst van dit artikel meent de DVZ, dat de vreemdeling een geldig identiteitsdocument moet voorleggen of elk ander actueel bewijselement om zijn nationaliteitvast te stellen. De Europese Richtlijn werd in België gedeeltelijk omgezet door de koninklijke besluiten van 31 mei 2012 en juli Het toepassingsgebied van de door deze besluiten aangepaste reglementering bleef echter ongewijzigd Bijgevolg verklaart de DVZ een aanvraag om medische redenen 65 4 vergezeld van een vervallen paspoort onontvankelijk. waardoor de personeelsleden van buitenlandse ambassades ondanks de duidelijke bepalingen van de richtlijn nog steeds verstoken blijven van het recht op ouderschapsverlof en de bijhorende onderbrekingsuitkering. Hierdoor voegt hij een voorwaarde toe aan de wet. Thema 2 De wetgeving toepassen: een delicate evenwichtsoefening De RVA wees erop dat hetzelfde probleem zich stelt voor het personeel van de SHAPE. AANBEVELING De richtlijn 2010/18/EU van 8 maart 2010 volledig omzetten in Belgisch recht en met name het recht op ouderschapsverlof toekennen aan de contractuele personeelsleden van de buitenlandse ambassades en van de SHAPE. 1 In de parlementaire voorbereiding van de wet van 29 december 2010 heeft de wetgever uitdrukkelijk als identiteitsdocument toegelaten een oud nationaal paspoort 5. De letter van de wet vereist nergens dat de aanvrager een actueel bewijs van zijn nationaliteit voorlegt bij wijze van een geldig identiteitsdocument. De interpretatie die de DVZ aan artikel 9ter geeft, is dus niet alleen in strijd met de geest maar ook met de letter van de wet. Door die aanvragen onontvankelijk te verklaren, ontzegt de DVZ een aanvrager de subsidiaire bescherming waarop hij recht zou kunnen hebben. AANBEVELING De dienst Vreemdelingenzaken dient een vervallen paspoort of identiteitskaart te aanvaarden als bewijs van identiteit en nationaliteit voor de indiening van een aanvraag op basis van artikel 9ter van de wet van 15 december 1980, en mag geen voorwaarde aan de wet toevoegen door systematisch te eisen dat de aanvrager zijn actuele nationaliteit aantoont door een niet vervallen document. 6 1 AA 12/03, p Arrest 193/2009 van 29 november Indien het Commissariaat-generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen van mening is dat de persoon niet beantwoordt aan de definitie van vluchteling wordt nagegaan of hij eventueel in aanmerking komt voor subsidiaire bescherming. Dit is het geval indien er zwaarwegende gronden zijn om aan te nemen dat, wanneer hij naar zijn land van herkomst, of in het geval van een staatloze, naar het land waar hij vroeger gewoonlijk verbleef, terugkeert een reëel risico zou lopen op ernstige schade, en hij zich niet onder de bescherming van dat land kan of, wegens dat risico, wil stellen. 3 Art.9ter, 2,1 : het bevat de volledige naam, de geboorteplaats en -datum en de nationaliteit van betrokkene; 2 het is uitgereikt door de bevoegde overheid overeenkomstig de wet van 16 juli 2004 houdende het Wetboek van internationaal privaatrecht of de internationale overeenkomsten betreffende dezelfde materie; 3 het laat toe een fysieke band vast te stellen tussen de titularis en de betrokkene; 4 het is niet opgesteld op basis van loutere verklaringen van de betrokkene. 4 Op basis van artikel 9ter van de wet van 15 december Parl. St., Kamer, , DOC /001, p OA 12/04, p. 165.

34 Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving inhoud Attesten van erfopvolging bij een overlijden Onvoldoende informatie Vertragingen bij het uitreiken van de attesten Nog niet opeisbare schulden en afbetalingsplannen Inbreuk op de privacy De loopbaan even onderbreken: tijdskrediet en overgangsmaatregelen Gezinshereniging Leren omgaan met de nieuwe criteria Afdoende motiveren Extra informatie in lopende dossiers Nieuwe instructies, in evolutie Gezond verstand om absurde situaties te voorkomen

35 Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving Attesten van erfopvolging bij een overlijden Attesten van erfopvolging bij een overlijden Algemene administratie van de Patrimoniumdocumentatie bij de FOD Financiën, waartoe de Registratiekantoren behoren Algemene Administratie van de Inning en de Invordering bij de FOD Financiën, waartoe de ontvangkantoren van de Directie Belastingen en de BTW behoren Bij een overlijden blokkeert de bank de rekeningen op naam van de overledene. Om deze rekeningen te laten deblokkeren, moeten de erfgenamen aan de bank ofwel een akte van erfopvolging opgesteld door een notaris ofwel een attest van erfopvolging gratis uitgereikt door de ontvanger der Registratie voorleggen. 1 Op 1 juli 2012 is een nieuwe reglementering in werking getreden. 2 Vanaf dan mogen de notarissen en ontvangers dit document niet meer onmiddellijk afleveren. Ze moeten de fiscale en sociale administraties op de hoogte brengen dat een attest van erfopvolging is aangevraagd en de uitreiking 12 dagen opschorten. Gedurende die periode kunnen de fiscale en sociale schuldeisers de bestaande schulden van de overledene of van één van de erfgenamen kenbaar maken aan de ontvanger der Registratie en zo het vrijgeven van de banktegoeden blokkeren tot de schulden betaald zijn. De fiscale en sociale schuldeisers geven dus in zekere zin groen of rood licht voor het uitreiken van een attest van erfopvolging. Deze nieuwe reglementering moet voor een betere inning van de fiscale en sociale schulden zorgen. Maar op het moment van de inwerkingtreding van deze nieuwe reglementering, op 1 juli 2012, waren nog niet alle noodzakelijke uitvoeringsmaatregelen genomen. Hierdoor kwamen de notarissen, de ontvangers en de banken 68 voor een groot aantal vragen te staan. 69 Bovendien was er geen informatiecampagne gevoerd om de burgers op de hoogte te brengen van de nieuwe maatregelen. De rouwende families konden de rekeningen van de overledene niet snel laten vrijgeven zoals vroeger. 3 Vanaf half juli kwamen de eerste klachten daarover bij de federale Ombudsman terecht. In september 2012 heeft de federale Ombuidsman aan de Voorzitter van de FOD Financiën gevraagd een overleg te organiseren met de betrokken fiscale administraties om de balans op te maken van de gerezen problemen en maatregelen te nemen. Dit overleg vond plaats vanaf 20 september en heeft in eerste instantie en snel tot nieuwe administratieve richtlijnen en afspraken geleid. in december 2012 werd de situatie verder bijgestuurd door middel van een herstelwet. 4 De klachten brachten vier problemen aan het licht. Onvoldoende informatie Al in juli signaleert de federale Ombudsman de Registratiekantoren dat er te weinig informatie beschikbaar is. In het begin konden de diensten zelf niet aan de burgers uitleggen hoe de nieuwe procedure precies in mekaar zat. De uitvoeringsmaatregelen van de nieuwe reglementering kwamen er pas in de tweede helft van juli De eerste FAQ (Frequently Asked Questions - veel gestelde vragen) zijn op 27 juli 2012 gepubliceerd op de website van de FOD Financiën, maar zijn niet altijd duidelijk. Ze vermelden dat er voortaan een wachtperiode is van 12 werkdagen om te onderzoeken of er fiscale of sociale schulden zijn en dat het attest enkel kan worden uitgereikt als er geen schulden zijn. Over de te volgen procedure als er wel schulden zijn blijven de FAQ onduidelijk. Bovendien blijven de FAQ ook erg vaag over de sommen die de bank toch mag betalen uit de geblokkeerde tegoeden. De website vermeldt aanvankelijk enkel de regels inzake de bevoorrechte schulden van de nalatenschap en die ter bescherming van de langstlevende echtgenoot, zonder verdere verduidelijking. Resultaat is dat sommige langstlevende echtgenoten in geldnood kwamen. Vóór de nieuwe wet was het geld op een gemeenschappelijke rekening snel opnieuw ter beschikking. Nu zijn de banken terughoudend om sommen te deblokkeren die kunnen vrijgegeven worden. Het blijkt nodig om heel concreet eraan te herinneren dat een rekening zonder attest van erfopvolging ten voordele van de langstlevende echtgenoot mag vrijgegeven worden om dringende uitgaven te doen (ten belope van de helft van de geblokkeerde sommen, met een maximum van 5000 euro). Ook moet worden verduidelijkt welke kosten precies met de geblokkeerde gelden mogen worden betaald. Op vraag van de federale Ombudsman heeft de FOD Financiën zijn informatie in de FAQ aangepast. 1 Vertragingen bij het uitreiken van de attesten Sinds het invoeren van de nieuwe wet leveren de Registratiekantoren de attesten van erfopvolging af met een aanzienlijke vertraging, ook als er geen fiscale of sociale schulden zijn. De reglementering legt geen enkele termijn op voor het uitreiken van het attest zelf. Ze voorziet enkel een termijn waarbinnen de fiscale en sociale schuldeisers kennis moeten geven van het bestaan van de schulden. Het is de ontvanger der Registratie die bij de bovengenoemde schuldeisers de vraag moet stellen of er fiscale of sociale schulden zijn. Nu, de termijn binnen dewelke de ontvanger der Registratie die vraag moet stellen, is nergens bepaald. Ook is nergens bepaald wanneer het attest moet worden uitgereikt nadat er duidelijkheid is gekomen over het al dan niet bestaan van schulden. Dus vóór en na die wettelijke 12 werkdagen, is er geen termijn bepaald. Sommige registratiekantoren hebben organisatorische of materiële problemen waardoor ze de aanvragen niet binnen een redelijke termijn kunnen behandelen. Een aantal klagers moet daardoor meer dan 2 maanden wachten op het attest. Na overleg met de betrokken fiscale administraties, heeft de Patrimoniumdocumentatie de ontvanger der Registratie een maximumtermijn van vier weken gegeven te rekenen vanaf de aanvraag door de burger om het attest van erfopvolging uit te reiken. Als een Registratiekantoor die termijn niet kan respecteren, zal de situatie onderzocht worden door de bevoegde Gewestelijke Directie. Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving 1 Wanneer er geen testament is.. 2 Programmawet van 29 maart Zie ook Wet van 13 december 2012, BS 20 december 2012, 4 e ed., te beschouwen als reparatiewetgeving. 3 Binnen de drie tot vijf werkdagen doorgaans. 4 Wet van 13 december De bank mag overgaan tot het betalen van een aantal gewone schulden: -de bevoorrechte schulden (bedoeld in art. 19, 2 et 3 van de hypotheekwet): de begrafeniskosten in verhouding tot de stand en het vermogen van de overledene (ook de rouwmaaltijden en de concessies maken hiervan deel uit) de kosten van de laatste ziekte gedurende één jaar de kosten verbonden aan de laatste woonplaats van de overledene, met een vervaldag binnen de laatste 3 maanden voor en de eerste 6 maanden na het overlijden: de levering van water, elektriciteit, stookolie, gas de brandverzekering de huur de aflossing van een hypothecair krediet (volgens het afbetalingsplan van kracht bij het overlijden).

36 Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving Nog niet opeisbare schulden en afbetalingsplannen Aanvankelijk dachten de fiscale schuldeisers dat ze alle fiscale schulden moesten ter kennis brengen, ook degene die nog niet opeisbaar waren en die waarvoor een afbetalingsplan was toegekend. Zo kwam het dat sommige burgers geen attest van erfopvolging kregen omdat ze hun belasting nog niet betaald hadden, terwijl ze hun aanslagbiljet nog maar pas hadden ontvangen en nog twee maanden de tijd hadden om de belasting te betalen. Anderen respecteerden heel getrouw hun afbetalingsplan en kregen toch geen attest van erfopvolging. Het enige wat ze konden doen was zelf opnieuw contact opnemen met de ontvanger die hen het afbetalingsplan had toegestaan. Ook hier heeft overleg onmiddellijk voor bijsturingen gezorgd. De systematischs kennisgeving van de nog niet opeisbare schulden was het gevolg van een aanvechtbare interpretatie van de nieuwe wet. De schulden in kwestie waren in de wet veel te algemeen geformuleerd. De Algemene administratie van de Inning en de Invordering heeft op 21 september 2012 aan zijn ontvangers de instructie gegeven om aan de ontvangers der Registratie enkel nog de schulden te betekenen die bij het verstrijken van de wettelijke termijn van 12 dagen opeisbaar zijn. De herstelwet van december 2012 heeft later de niet opeisbare schulden ook uitdrukkelijk uitgesloten van de kennisgeving. Als een afbetalingsplan volgens de afspraken met de betrokken ontvanger wordt gevolgd, dan moet deze ontvanger beslissen of het zin heeft om die schuld toch nog ter kennis te brengen waardoor de afwikkeling van een nalatenschap nodeloos vertraging kan oplopen Bovendien voorziet de herstelwet een bijkomende mogelijkheid om een attest van erfopvolging uit te reiken, met vermelding dat de schulden uit de geblokkeerde tegoeden moeten worden betaald, alvorens vrijgave. In dat geval moet de bank de toestemming vragen van alle erfgenamen. Inbreuk op de privacy Aanvankelijk stuurde het Registratiekantoor de beslissing met weigering om een attest van erfopvolging uit te reiken aan de erfgenaam die het attest had gevraagd. De beslissing vermeldde de soort schuld en de identiteit van de schuldenaar. Een familielid met schulden moest zich zo verantwoorden ten opzichte van de andere familieleden Dat kon als een inbreuk op de privacy ervaren worden. Daarenboven blokkeerde één schuld van één erfgenaam ook de vrijgave van het aandeel van de andere erfgenamen. De herstelwet van 13 december 2012 heeft deze twee problemen uit de wereld geholpen. Voortaan wordt een attest per erfgenaam uitgereikt dat enkel de schulden van de overledene en de eigen schulden vermeldt. Elke erfgenaam kan om de vrijgave van de tegoeden verzoeken waar hij recht op heeft nadat hij zijn eigen schulden en zijn aandeel van de schuld van de overledene heeft betaald. De loopbaan even onderbreken : tijdskrediet en overgangsmaatregelen Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) Werknemers kunnen hun carrière even on hold zetten door tijdskrediet of loopbaanonderbreking op te nemen. Eind 2011 beslist de regering dit stelsel te wijzigen 1 en beperkingen in te bouwen. De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening meldt op zijn website dat hij alle aanvragen voor loopbaanonderbreking en tijdskrediet opschort vanaf 20 november En dit tot er meer duidelijkheid is en iedereen de inhoud van de nieuwe reglementering kent. O Het koninklijk besluit verschijnt op 30 december 2011 in het Belgisch Staatsblad en kondigt aan dat de nieuwe voorwaarden van toepassing zijn op alle onderbrekingen of verlengingen van loopbaanonderbreking of tijdskrediet met ingang vanaf 1 januari Er is één overgangsmaatregel. Het oude stelsel geldt nog voor de aanvragen: -ingediend bij de werkgever vóór 28 november 2011 en - toegekomen bij de RVA vóór 24 december p haar vijftigste wil Mevrouw Pirotte halftijds werken om voor haar zieke dochter te zorgen. Op 2 november 2011 vraagt ze bij haar werkgever tijdskrediet aan tegen 1 mei Ze krijgt een ontvangstbewijs van de dienst Human Resources op 10 november en 20 dagen later kent de werkgever het tijdskrediet toe. Haar werkgever moest haar de nodige documenten toesturen, maar Mevrouw Pirotte heeft die nooit ontvangen. Haar De loopbaan even onderbreken : tijdskrediet en overgangsmaatregelen dossier wordt geblokkeerd bij de dienst Human Resources omdat de RVA de behandeling toch opschort. Mevrouw Pirotte begrijpt het niet: ze heeft haar aanvraag ingediend nog voor de nieuwe maatregelen en heeft de interne nota van haar werkgever gerespecteerd, waarin vermeld stond dat een aanvraag voor tijdskrediet moet gebeuren ten vroegste 6 maanden voor en ten laatste 3 maanden voor de gewenste datum. En zo ontstaat er een probleem van rechtszekerheid. De data zijn reeds verstreken op het moment van publicatie en verschillen bovendien van de informatie die de RVA destijds communiceerde. Omdat de RVA vanaf 20 november de behandeling van de aanvragen opschortte, hadden een aantal werkgevers de bij hen ingediende aanvragen voor loopbaanonderbreking of tijdskrediet niet meer onmiddellijk doorgestuurd naar de RVA. Met alle kwalijke gevolgen vandien, zo blijkt achteraf. Hadden ze dit wel gedaan vóór 24 december dan had de RVA de aanvragen nog kunnen behandelen volgens de oude en meer gunstige reglementering. Maar toen dat bekend geraakte, was het al te laat. Zo vallen de werknemers die hun aanvraag gedaan hadden vóór 28 november toch uit de boot voor het oude stelsel van tijdskrediet omdat hun werkgever - te goeder trouw - de aanvraag niet voor 24 december doorgestuurd had naar de RVA. Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving 1 Koninklijk Besluit van 28 december 2011.

37 Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving De loopbaan even onderbreken: tijdskrediet en overgangsmaatregelen Vanwaar komt de verwarring? Initieel bevatten de ontwerpteksten voor de hervorming de datum van 20 november 2011 als scharnierdatum voor de overgang. 1 In ieder geval schortte de RVA de behandeling op van de dossiers daterend van na die datum en moest dus uiteraard ook de betrokkenen informeren over de reden van de opschorting van hun dossier. Dat deed hij zoals gezegd via zijn website. Pas op 23 december 2011 s middags verneemt de RVA dat niet 20 november zal gelden als scharnierdatum, maar wel 28 november (bij de werkgever) en 24 december (ontvangst RVA). Gezinshereniging Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Het recht op gezinshereniging biedt vreemdelingen de mogelijkheid om bij een familielid in België te komen wonen. Sinds september 2011 zijn nieuwe voorwaarden van toepassing voor de gezinshereniging. 1 De toepassing hiervan zorgde in de praktijk voor nogal wat vragen bij de ambtenaren van de dienst Vreemdelingenzaken, en soms ook voor verwarring. Hierna volgt een overzicht van de meest voorkomende problemen. Gezinshereniging Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving Na de publicatie van het koninklijk besluit werd ook de RVA zelf overstelpt met klachten en signaleerde hij de problemen aan de regering. In juni 2012 heeft de federale Ombudsman de moeilijkheden en mogelijke oplossingen besproken met de dienst Gezinshereniging van de DVZ. Er greep een overleg plaats tussen de sociale partners en de RVA om te proberen het probleem op te lossen. Half februari publiceerde de RVA nieuwe overgangsmaatregelen en begon die ook toe te passen : - de schriftelijke kennisgeving aan de werkgever moest uiterlijk op 27/11/2011 gebeurd zijn; - het tijdskrediet moet uiterlijk maandag 2/4/2012 aanvangen; - de ontvangstdatum van de uitkeringsaanvraag op het bevoegde RVA-kantoor is uiterlijk donderdag 1/3/ De wettelijke basis voor deze nieuwe overgangsmaatregelen is er echter pas later gekomen, in augustus. Opnieuw dus nadat de erin opgenomen scharnierdata reeds waren verstreken. Daardoor weigeren ze een visum 72 De federale Ombudsman stelt evenwel vast dat deze nieuwe overgangsmaatregelen nog steeds geen oplossing omdat diegene die men wil e heer Majid kan geen begrip juist boven het bedrag van euro 73 bieden voor alle situaties waaraan ze moesten tegemoetkomen. De RVA beroept zich op de politieke beslissing die ten grondslag ligt aan de opeenvolgende overgangsmaatregelen. Samengevat komt het hierop neer. De RVA zette gedurende meerdere weken informatie op zijn website waardoor achteraf een heel aantal aanvragen niet meer onder de overgangsmaatregelen konden vallen die voorzien waren in het koninklijk besluit van 28 december Daarna paste de RVA de nieuwe en in principe ongunstigere overgangsmaatregelen toe, waarvoor aanvankelijk geen reglementaire basis bestond. Toen die er door de publicatie van het koninklijk besluit van 25 augustus 2012 uiteindelijk wel was, waren opnieuw de te respecteren indieningsdata reeds verstreken. De administratie heeft dus geprobeerd om zo goed mogelijk om te gaan met een onzorgvuldige wijziging van de reglementering waar sommige burgers hebben moeten voor opdraaien. Leren omgaan met de nieuwe criteria De nieuwe wetgeving bepaalt dat de burger waarmee de aanvrager wil samenwonen, over toereikende, stabiele en regelmatige bestaansmiddelen 2 moet beschikken. In het begin maken de ambtenaren van DVZ beoordelingsfouten bij de berekening van de bestaansmiddelen: er zijn leesfouten van de loonfiches, van de aanslagbiljetten vervoegen onvoldoende inkomsten heeft, terwijl die persoon in werkelijkheid wel degelijk over het wettelijk vereiste bedrag beschikt. De DVZ corrigeert de vergissingen die de federale Ombudsman signaleert. De dienst vraagt ook een opleiding voor zijn ambtenaren bij de FOD Financiën. D opbrengen voor de beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken. De administratie heeft een visum voor gezinshereniging geweigerd aan zijn echtgenote omdat hij niet over voldoende inkomsten zou beschikken. De loonfiches in zijn dossier bewijzen echter het tegendeel: de heer Monsieur Majid werkt met een arbeidsovereenkomst van onbeperkte duur en hij verdient tussen de en euro netto, als toen door de wet vereist. Is er een fout begaan? Inderdaad, de Dienst Vreemdelingenzaken heeft bij zijn berekening het vakantiegeld vergeten dat de heer Majid trekt. Nadat de loonfiches voor een tweede keer onderzocht worden, herziet de administratie haar beslissing. De echtgenote van de heer Majid krijgt de toelating om haar man in België te vervoegen. Indien de persoon waarmee de aanvrager wil samenwonen een werkloosheidsuitkering geniet, dan moet die persoon ook bewijzen dat hij actief naar werk zoekt. De federale Ombudsman stelt vast dat de DVZ soms strengere criteria hanteert dan de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening, de instantie bevoegd om het actief zoeken naar werk te beoordelen in het kader van de werkloosheidsreglementering. Zo aanvaardt de DVZ aanvankelijk bijvoorbeeld het volgen van een opleiding met het oog op tewerkstelling bij de VDAB niet als voldoende bewijs van het actief zoeken naar werk. De DVZ ging akkoord om zijn standpunt daarover te herzien. Op aanraden van de federale Ombudsman vindt er in het najaar van 2012 een overleg plaats tussen de DVZ en de RVA over de criteria die de RVA hanteert bij de controle of iemand actief op zoek is naar werk. De DVZ is vervolgens nagegaan hoe hij die criteria in de praktijk kan toepassen in zijn dossiers. 3 1 Het is niet duidelijk waarom voor die datum gekozen werd. Ook de Raad van State stelt dit vast. In zijn advies bij het koninklijk besluit betreffende het tijdskrediet schrijft de Raad expliciet dat het onduidelijk is op basis waarvan 20 november als scharnierdatum geldt. Het spreekt echter wel voor zich dat de overheid de keuze van die datum moet kunnen verantwoorden in het licht van het grondwettelijke beginsel van gelijkheid en niet-discriminatie, aldus nog de Raad. 1 Wet van 8 juli 2011 tot wijziging van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen wat betreft de voorwaarden tot gezinshereniging. 2 De burger moet bewijzen dat hij stabiele, regelmatig en toereikende bestaansmiddelen heeft. Dat is het geval wanneer de inkomsten gelijk zijn aan tenminste 120% van het leefloon (tarief persoon met een gezin ten laste). Momenteel bedraagt dit 1 282,14 euro. 3 Het overleg tussen DVZ en RVA geeft aanleiding tot een interne nota bij de DVZ over wat de RVA als actief zoeken naar werk beschouwt en welke documenten dit kunnen bewijzen. Resultaat: de betrokkene moet nog steeds bewijzen dat hij werk zoekt, maar elk dossier beoordeelt de administratie individueel door rekening te houden met de professionele en persoonlijke achtergrond. De DVZ past hiermee de criteria toe die de ook de werkloosheidsreglementering hanteert.

38 Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving Gezinshereniging afdoende motiveren Als de DVZ meent dat het inkomen lager is dan het wettelijk vereiste minimum, en bijgevolg de aanvraag tot gezinshereniging afwijst, dan moet hij dit afdoende motiveren 1. De DVZ moet daartoe een concrete analyse maken van de gezinssituatie, en nagaan welke bestaansmiddelen het gezin effectief nodig heeft om in zijn behoeften te voorzien, zonder ten laste te vallen van de overheid 2 en expliciet in zjin beslissingen motiveren waarom de opgegeven bestaansmiddelen niet volstaan. Extra informatie in lopende dossiers Bij de inwerkingtreding van de nieuwe wet vraagt de DVZ - in de hangende dossiers - het familielid in België om de bewijzen van zijn inkomen te verschaffen. Maar noch de brief, noch de website van de DVZ vermeldt dat men bij werkloosheid ook een bewijs moet leveren van het feit dat men actief werk zoekt. De DVZ vergeet ook te zeggen dat de burger zoveel mogelijk informatie moet bezorgen om de echte financiële situatie te beoordelen: het bedrag van de huur bijvoorbeeld of andere inkomsten. En dit zeker indien de reguliere inkomsten lager zijn dan het wettelijk vereiste minimumbedrag. De federale Ombudsman vraagt de DVZ om méér werk te maken van de verplichte actieve informatieverstrekking. De dienst past zijn website aan en wijst de gemeentebesturen en de diplomatieke en consulaire posten extra op deze problematiek. 74 De wet schrijft echter voor dat de DVZ rekening moet houden met de aard en de hechtheid van de gezinsband 75 nieuwe instructies, in evolutie De DVZ wijzigt zijn instructies aan de diplomatieke en consulaire posten. Gezond verstand om absurde situaties te voorkomen Soms leidt de abrupte inwerkingtreding van een nieuwe wet tot absurde en zelfs illegale situaties. Op de dag van de inwerkingtreding van de nieuwe wet, zijn een aantal visumaanvragen van echtgenoten van Belgen nog in behandeling bij de DVZ. Enkele dossiers zijn ouder dan een jaar (zie voorbeeld). Er zijn ook problemen voor personen die in België een vreemdeling vervoegen en die nog onder de oude wetgeving een machtiging tot verblijf voor gezinshereniging kregen. Wanneer ze heden hun kaart met de machtiging tot verblijf van één jaar willen verlengen, moeten ze H et verhaal van Pia Lallemand grenst aan het absurde. Pia is 20 als ze een aanvraag tot gezinshereniging indient bij haar gemeente. Ze heeft er goede hoop op om haar verblijfsvergunning te krijgen, want ze denkt aan alle voorwaarden te voldoen. Drie dagen na haar aanvraag wordt echter de nieuwe wet op de gezinshereniging van kracht: aanvragers moeten vanaf nu 21 jaar oud zijn in plaats van 18. En daar er geen overgangsmaatregelen zijn, past de dienst Vreemdelingenzaken de nieuwe voorwaarden toe op alle lopende dossiers. En hoewel Pia haar verblijfstitel heeft aangevraagd nog voor Gezinshereniging de toepassing van de nieuwe wet, weigert de dienst Vreemdelingenzaken die haar, omdat ze 20 was op het ogenblik van haar aanvraag en geen 21. En dat is natuurlijk het toppunt, want ondertussen is ze wel 21 geworden! Gezien de absurde situatie vraagt de federale Ombudsman aan de administratie om haar beslissing in te trekken, maar inmiddels heeft Pia Lallemand al een nieuwe aanvraag ingediend en een tijdelijke verblijfstitel gekregen. En uiteindelijk krijgt Pia een definitieve verblijfsvergunning, gezien ze 21 jaar oud is, zoals door de wet vereist. plots aan de nieuwe wettelijke voorwaarden voldoen : de vervoegde vreemdeling moet voldoende inkomsten hebben. Anders verlengt de DVZ het verblijf niet. van de betrokken persoon en met de duur van zijn verblijf in het Rijk, alsmede met het bestaan van familiebanden of culturele of sociale banden met zijn land van herkomst 1 voordat hij het verblijf kan beëindigen van een vreemdeling die niet aan de voorwaarden van de nieuwe wet voldoet. Thema 3 Moeilijkheden bij nieuwe wetgeving Zo moeten personen vanaf nu twaalf loonfiches indienen om het inkomen te staven, in plaats van drie zoals voorheen. Maar de DVZ moet daarbij keuzes maken. Ofwel vraagt hij expliciet negen bijkomende loonfiches op om daarna pas te beslissen. Ofwel beoordeelt hij de lopende dossiers op basis van de voorheen ingediende drie loonfiches. K arim Berrada is kwaad als hij ons schrijft. De dienst Vreemdelingenzaken heeft hem nooit gevraagd om te bewijzen dat hij actief op zoek is naar werk. Daar is hij absoluut zeker van. En hoe komt het dat de administratie in haar beslissing vermeldt dat hij niet bewijst actief naar werk te zoeken? De heer Berrada legt zich niet neer bij die beslissing. Volgens hem begaat de dienst Vreemdelingenzaken een vergissing door zich op dit element te baseren om te weigeren dat zijn echtgenote in België komt wonen. Sinds de visumaanvraag van zijn vrouw heeft hij trouwens een job gevonden. Indien de administratie hem erom had gevraagd, dan had Karim Berrada de antwoorden van de werkgevers op zijn sollicitatiebrieven kunnen voorleggen. Hij had er zo meer dan honderd bijgehouden. Hij kan evenwel niet zomaar visumaanvragen afwijzen van aanvragers die slechts 3 loonfiches hadden bezorgd, en die hij nooit gewezen heeft op het feit dat er twaalf nodig waren. In het begin blijkt uit de beslissingen van de DVZ dat hij niet ten volle rekening houdt met deze elementen alvorens een verblijfstitel in te trekken. Na de tussenkomst van de federale Ombudsman past de DVZ zijn praktijk aan. V oor Alyssa werkt de nieuwe wet op de gezinshereniging als een valbijl. Haar verblijfstitel wordt ingetrokken. Na het overlijden van haar mama en het huwelijk van haar twee zussen was Alyssa uit Egypte overgekomen om bij haar vader te komen wonen. Op dat ogenblik was ze minderjarig en kreeg ze een tijdelijke verblijfstitel. Haar vader is ernstig ziek en krijgt OCMW-steun. Sindsdien is ze beginnen studeren voor onderwijzeres en volgde ze taallessen. De gevolgen van de beslissing van de dienst Vreemdelingenzaken zijn op z n minst dramatisch te noemen. Alyssa moet het Belgisch grondgebied verlaten. Wat rechtvaardigt een dergelijke situatie? Sedert de nieuwe voorwaarden van kracht werden, mogen mensen die een OCMWuitkering krijgen hun familie niet meer laten overkomen. Bovendien was de dienst Vreemdelingenzaken van mening dat, gezien haar korte verblijf, Alyssa nog geen hechte banden had in België en dat niets in haar dossier erop wees dat zij geen familiebanden meer had in Egypte. Was de administratie misschien vergeten dat de moeder van Alyssa overleden was en dat haar vader in België moet blijven om hier de nodige zorgen te krijgen? De federale Ombudsman heeft de dienst Vreemdelingenzaken verzocht om rekening te houden met Alyssa s situatie in België. De administratie stemt erin toe haar dossier opnieuw te onderzoeken en annuleert uiteindelijk haar beslissing. 1 Artikelen 42 en 10ter van de wet van 15 december De DVZ zal dus niet automatisch een aanvraag gezinshereniging weigeren indien men geen bestaansmiddelen kan bewijzen gelijk aan 1 282,14 euro, maar wel kan bewijzen dat men bijvoorbeeld over een gratis logement beschikt. 1 Wet van 15 december 1980, artikel 11, 2, alinea 4..

39 Thema 4 Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening inhoud Hoeveel kost een beschadigd paspoort? Hoeveel kost een wespennest? Hoeveel kost de legalisatie van documenten? Hoeveel kost een kids-id? Hoe meer controles, hoe duurder. Maar wie bepaalt het aantal controles en hoe? Een deurwaarder inschakelen, met extra kosten voor de burger tot gevolg : altijd verantwoord? Wanneer is een betaling op tijd / te laat?

40 Thema 4 Hoeveel kost een beschadigd paspoort? Hoeveel kost een wespennest? Thema 4 Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening Hoeveel kost een beschadigd paspoort? FOD Buitenlandse Zaken (FOD BUZA) In de periode levert de producent een serie paspoorten met een productiefout aan de FOD Buitenlandse Zaken, zo blijkt achteraf. Het transparante tussenblaadje vooraan in het paspoort komt vrij snel los bij intensief gebruik. Op het eerste gezicht een vrij banaal feit, ware het niet dat het paspoort dan niet meer geldig is. Het doorzichtige blaadje bevat immers een stuk beveiligingstechniek. Wie het loskomen en bijgevolg de niet-geldigheid pas op het laatst meemaakt, ontdekt of verneemt, bijvoorbeeld op het vliegveld, en daardoor zijn vlucht mist en/of een nieuwe vlucht moet boeken, heeft onverwacht niet geringe extra kosten. Meerdere burgers melden aan de federale Ombudsman dat ze problemen ondervinden bij het verkrijgen van een antwoord of een schadevergoeding van de FOD BUZA naar aanleiding van het beschadigde paspoort. Na onze tussenkomst blijkt dat de FOD BUZA de procedure voor het verkrijgen van de schadevergoeding pas in 2012 op punt zette. De ambassades, de consulaten en de Belgische gemeenten zijn nog maar net op de hoogte dringend een nieuw paspoort aanvragen, bewijsstuk, stemt de FOD BUZA erin 78 Op zijn website vermeldt de FOD een andere vlucht boeken en bijkomende toe, de ouders van Sofie te vergoeden. - de operationele eenheden krijgen nog een keer duidelijke interne instructies over de werkelijke kostprijs van te 79 BUZA voortaan hoe de burger een nieuw paspoort kan verkrijgen alsook de procedure voor het indienen van een schadeclaim. H et transparante tussenblaadje van Sofie s paspoort raakt los bij de grenscontrole op de Londense luchthaven en ze mag niet verder reizen. Ze mist haar vlucht naar de Verenigde Staten waar ze een sportopleiding volgt. Ze moet terugkeren naar België, training volgen om haar gemiste lessen aan de universiteit in te halen. De ouders van Sofie vragen een schadevergoeding. Alles bij elkaar moesten ze volgens hen 2000 euro neertellen voor deze tegenslag. De FOD BUZA laat hen weten dat de procedure voor de terugbetaling van bijkomende kosten die resulteren uit een defect paspoort nog niet gevalideerd is. Na de tussenkomst van de federale Ombudsman en met een brief van de Belgische Ambassade in Londen als De FOD stelt een bedrag voor van 800 euro voor de retourvlucht, het nieuwe paspoort en het boeken van een andere vlucht naar de Verenigde Staten. Hoewel ze menen dat de daadwerkelijke kosten merkelijk hoger zijn, aanvaarden de ouders van Sofie het bedrag. Hoeveel kost een wespennest? Algemene Directie Civiele Veiligheid bij de FOD Binnenlandse Zaken De operationele diensten 1 van de Civiele Bescherming zijn niet altijd even duidelijk over de werkelijke kostprijs van hun te betalen interventies, bijvoorbeeld de verdelging van een wespennest. Achteraf blijkt de kostprijs soms heel wat hoger dan aangekondigd,, omdat het basistarief doorgegeven is zonder de nog toe te passen indexering. D e heer Breughel ontdekt in zijn tuin een wespennest en belt meteen naar de Civiele Bescherming om te vragen hoeveel het kost om het nest te verdelgen. Men geeft hem de prijs van 75 euro door en hij laat de Civiele bescherming tussenkomen. Maar de rekening is een onaangename verrassing: 115,95 euro! Dat is niet Uit de facturen van de Civiele Bescherming valt achteraf niet op te maken hoe de vork aan de steel zit. De federale Ombudsman heeft gevraagd om beide zaken te optimaliseren : duidelijke informatie aan de burger vóór de tussenkomst, en overzichtelijke facturen na de tussenkomst. De Algemene Directie Civiele Veiligheid reageert positief : het bedrag dat hem via de telefoon was meegedeeld. Vanwaar het verschil? De factuur maakt hem niet wijzer. Het meegedeelde bedrag van 75 euro hield geen rekening met de indexering. De tussenkomst van de Civiele Bescherming kost wel degelijk 115,95 euro (of het geïndexeerde bedrag van 75 euro). betalen interventies; - de factuursjablonen worden aangepast, ze vermelden voortaan het basisbedrag en de indexering ervan zodat de kostprijs duidelijk is voor iedereen. Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening 1 Er zijn 6 operationele eenheden: Brasschaat, Crisnée, Ghlin, Jabbeke, Libramont en Liedekerke.

41 Thema 4 Hoeveel kost de legalisatie van documenten? Hoeveel kost een Kids-ID? Thema 4 Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening Hoeveel kost de legalisatie van documenten? Dienst Legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken (FOD BUZA) Soms moet de burger documenten laten legaliseren om ze in het buitenland rechtsgeldig te kunnen gebruiken (bv. een uittreksel uit een geboorteakte). Dit gebeurt door de Dienst Legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken. De legalisatie bevestigt de oorsprong van documenten. Het is de certificatie door een officiële autoriteit van de echtheid van een handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld of de identiteit van een zegel of stempel op het document. Op de website van FOD BUZA staat te lezen dat een legalisatie 15 euro kost. Deze informatie blijkt in de praktijk onvoldoende duidelijk te zijn. Het bedrag voor een legalisatie kan immers oplopen tot enkele honderden euro als iemand vraagt om een document in meerdere exemplaren te laten legaliseren. Ieder exemplaar kost 15 euro ongeacht het feit dat het steeds dezelfde handtekening is die wordt gelegaliseerd. Men zou echter 80 ook kunnen veronderstellen dat FOD BUZA moeten ze 420 euro betalen. ingelicht over het bedrag dat ze voor de 81 de legalisatie van een document 15 euro kost ongeacht het aantal exemplaren. G illes Bouvard moet z n diploma s laten legaliseren. Hij heeft een master in talen gehaald en woont al enkele maanden in Taiwan, waar hij verder studeert. Hij vraagt zijn ouders om het nodige te doen: twee diploma s en vijf lijsten met behaalde cijfers, dus zeven pagina s om te legaliseren, elk in vier exemplaren. Een simpele formaliteit dat denkt hij althans. Wanneer zijn ouders de documenten gaan ophalen bij de Dienst Legalisatie bij de Ze kunnen zich nauwelijks voorstellen dat men zo n bedrag van hen verwacht. Maar de administratie levert enkel gelegaliseerde documenten af en geen kopieën van gelegaliseerde documenten. Een document legaliseren kost 15 euro. Als dat er 28 zijn (zeven pagina s in vier exemplaren), zoals het echtpaar Bouvard heeft aangevraagd, betekent dit een kost van 420 euro. De ouders van Gilles kunnen niet terugkrabbelen en moeten betalen. Ze betreuren het dat de loketbediende hen vooraf niet heeft legalisaties zouden moeten betalen. De FOD BUZA heeft ons verzekerd dat de loketbedienden voortaan aan de aanvragers vooraf het te betalen bedrag zullen meedelen en de goedkeuring zullen vragen vooraleer over te gaan tot de legalisatie van het opgegeven aantal documenten of exemplaren. Bovendien zal de dienst Legalisatie in de wachtzaal zo snel mogelijk een affiche ophangen met duidelijke informatie daarover. Hoeveel kost een Kids-ID? FOD Binnenlandse Zaken (FOD BIZA) Om binnen Europa te reizen hebben kinderen jonger dan 12 een geldige Kids-ID nodig. De gemeente levert deze elektronische identiteitskaart voor kinderen af op vraag van de ouders 1. Een kids-id kost drie euro, maar als de ouders de kids-id laattijdig aanvragen, dan kan de kost oplopen tot 106 euro voor de spoedprocedure en 170 euro voor de hoogdringende procedure. 2 De informatie over de kids-id die de FOD Binnenlandse Zaken verspreidt via zijn website en zijn kids-id campagne is zeker voor verbetering vatbaar. De FOD BIZA spoort de ouders aan om het Kids-ID tijdig aan te vragen, en plakt daar een termijn van twee weken op. Maar dat zijn twee weken enkel en alleen voor de pure administratieve verwerking. Tussen de effectieve aanvraag bij de gemeente en de eigenlijke ontvangst van de kids-id verstrijken al gauw drie weken. Uit overleg met de FOD BIZA blijkt dat de periode van twee weken geen rekening houdt met: de pick-up and drop-frequentie van de diverse transporten per gemeente (naar de producent van de ID-kaarten), de toezendingstermijn van de PIN- en de PUK-codes naar de burger, eventuele fouten in het productieproces. De burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat de informatie van de FOD BIZA correct is en de werkelijke behandelingstermijn tussen aanvraag en afgifte van de Kids-ID vermeldt. De informatie van de FOD BIZA is onvolledig en onvoldoende genuanceerd. Op verzoek van de federale Ombudsman past de FOD BIZA de informatie op zijn website aan. De website vermeldt nu: Om je Kids-ID tijdig te ontvangen voor je naar het buitenland vertrekt, moet je de kaart gemiddeld 15 dagen voor je vertrek bij de gemeente aanvragen. Deze termijn heeft enkel betrekking op het afhalen van het basisdocument, de aanmaak en de levering van de Kids-ID. LET OP: in deze termijn is geen rekening gehouden met de op- en afhaalfrequenties in de gemeenten van de documenten door de transportfirma, met de toezendingstermijn van de pin- en pukcodes en met het aantal zon- en feestdagen in de periode na het indienen van de aanvraag. De informatie geeft nu dus weer dat de reële termijn tussen de aanvraag en het daadwerkelijk verkrijgen van de Kids- ID langer kan zijn dan twee weken en afhankelijk is van een aantal niet te voorspellen elementen. Ook de andere informatiekanalen, zoals affiches en folders vermelden voortaan een leveringstermijn van 3 weken. Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening Er is nog een ander probleem met de Kids-ID. De hoge kosten bij een spoedprocedure zijn blijkbaar het gevolg van de kosten voor het transport door een privéfirma. Als al de kids-id s van één gezin samen worden verzonden, is het daarom niet redelijk om voor elke ID afzonderlijk die extra kosten aan te rekenen. De federale Ombudsman pleit er dan ook voor om in zo n geval dit tarief maximum één keer aan te rekenen per huishouden. Er vindt immers ook maar één transport plaats. T e laat! Twee dagen voor ze met vakantie willen vertrekken merken de Heer en Mevrouw Vanseveren dat de identiteitskaarten van hun vier kinderen vervallen zijn. Indien ze tijdig nieuwe Kids-ID s willen krijgen, zijn ze verplicht aan de gemeentelijke administratie te vragen om ze te hernieuwen in hoogdringende procedure. Die kost hen 170 euro, per identiteitskaart. Deze hoge kostprijs heeft te maken met het feit dat de bestelling en de levering van de kaarten via een speciaal transport gebeurt. De Heer en Mevrouw Vanseveren betalen noodgedwongen de 680 euro, maar begrijpen niet waarom het transport vier maal aangerekend wordt. Het hoofd van de gemeentelijke administratie stelt hen voor contact op te nemen met de federale Ombudsman. Het feit dat het echtpaar Vanseveren de hernieuwing aanvroeg van niet één maar van meerdere Kids-ID s,veranderde niets aan de transportkosten. Hun vier Kids-ID s werden in één keer besteld én geleverd. Op verzoek van de federale Ombudsman herziet de FOD BIZA de rekening van het echtpaar Vanseveren, rekent hen maar één keer het transport aan en betaalt hen 510 euro terug. Op vraag van de federale Ombudsman onderhandelt de FOD BIZA met de kaartproducent over een verlaging van de kostprijs voor één gezin dat op hetzelfde ogenblik meerdere Kids-ID s via de spoedprocedure aanvraagt. 1 Sinds het ontstaan in april 2009 hebben de Belgische gemeenten al Kids-ID s uitgereikt. 2 Bedragen te vermeerderen met de gemeentelijke taksen, bedragen geldig tot 1 april 2013.

42 Thema 4 Hoe meer controles, hoe duurder. Maar wie bepaalt het aantal controles en hoe? Een deurwaarder inschakelen, met extra kosten voor de burger tot gevolg : altijd verantwoord? Thema 4 Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening Hoe meer controles, hoe duurder. Maar wie bepaalt het aantal controles en hoe? Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) Het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen staat onder meer in voor de inspecties bij bedrijven uit de voedselindustrie. De regelgeving bepaalt hoeveel controles een bedrijf uit de vlees- en vissector jaarlijks krijgt. Dit gebeurt via het opstellen van een risicoprofiel van elk bedrijf. 1 De resultaten van de inspecties gedurende de voorbije drie jaar bepalen in jaar vier hoeveel inspecties er in het vijfde jaar zullen plaatsvinden. Dus wie gedurende drie jaar goede punten haalde, heeft minder controles in het vijfde jaar, en omgekeerd. 2 Minder controles betekent minder kosten, want het FAVV factureert elke inspectie door aan de bedrijven. In de loop van 2007 past het FAVV de evaluatieformulieren voor dit systeem van risicoprofielen aan, om de inspecties te optimaliseren voor elk bedrijf. Hierdoor bleken de checklists van 2007 voor een reeks operatoren onbruikbaar geworden en besliste het FAVV in 2010 om de controles van het jaar 2007 niet te betrekken bij de berekening van de risicoprofielen voor De risicoprofielen en classificatielimieten werden voor alle operatoren op dezelfde wijze opgesteld. Voor de aanpassing van de controlefrequentie voor 2011 gebeurde de berekening voor alle operatoren op de resultaten van de controles in 2008 en Dus op basis van slechts twee jaren in plaats van de reglementair opgelegde drie jaren. Maar wat indien een bedrijf nu net in 2007 een beter inspectieresultaat had dan in ? Met dat I n 2011 heeft het FAVV het vleesversnijdingsatelier van de heer positieve resultaat houdt de dienst Verbiest in totaal 16 keer gecontroleerd, tegenover slechts 8 controles het jaar de hele lijn in orde! Door zich enkel sociaal verzekeringsfonds in februari gerechtsdeurwaarderkosten niet te dan geen rekening meer! Dit kan dan een ongunstiger risicoprofiel inhouden, met extra controles en daaraan verbonden kosten tot gevolg. Het FAVV stelt dat het weglaten van dat referentiejaar 2007 voor de meeste bedrijven door de bank genomen een positieve invloed gehad heeft. Dat is echter alvast niet het geval voor het concrete dossier dat bij de federale Ombudsman belandde. voordien. En daar elke inspectie hem aangerekend wordt, ziet hij de kosten voor zijn bedrijf aanzienlijk toenemen. Hij neemt contact op met het FAVV en hun bemiddelingsdienst, maar krijgt geen bevredigend antwoord. Waarom is het aantal controles verdubbeld in één jaar tijd? Voor het bepalen van de controlefrequentie in 2011 heeft het FAVV net als voor alle andere bedrijven in die sector geen rekening gehouden met de inspectieresultaten van het jaar 2007, want in de loop van dat jaar heeft het agentschap zijn beoordelingssysteem gewijzigd. En net in dat jaar 2007 was het bedrijf van de heer Verbiest over te baseren op de resultaten van 2008 en 2009, twee jaar in plaats van de reglementaire drie jaar, kreeg het bedrijf een hoger risicoprofiel en werd het dus vaker gecontroleerd. Op vraag van de federale Ombudsman heeft het FAVV een nieuw risicoprofiel opgemaakt voor het atelier van de heer Verbiest, rekening houdend met de resultaten van Op basis van het nieuwe profiel heeft het agentschap de helft van de 16 inspecties uit 2011 geannuleerd, en aan de heer Verbiest de som van 712 euro terugbetaald. Het FAVV mag niet als gevolg van een wijziging van het systeem van de checklists zomaar afwijken van de reglementair opgelegde referentieperiode van drie jaar. Bedrijven kunnen hiervan zeker niet de dupe zijn. Het FAVV treedt dit standpunt bij en neemt in het concrete dossier het vlekkeloze jaar 2007 mee op als bijkomend referentiejaar voor het bedrijf. Een deurwaarder inschakelen, met extra kosten voor de burger tot gevolg : altijd verantwoord? Sociaal Verzekeringsfonds voor zelfstandigen Indien een zelfstandige zijn sociale bijdragen niet (tijdig) betaalt, dan kan zijn sociaal verzekeringsfonds de openstaande bedragen doen invorderen door een deurwaarder. 1 Dit brengt uiteraard extra kosten mee. Het gaat al gauw om enkele honderden euro s. Het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder moet dan ook zorgvuldig gebeuren, in alle redelijkheid en evenredigheid. D e heer Michel, een zelfstandige, had voor de jaren 2009 en 2010 vrijstelling van sociale bijdragen aangevraagd bij de Commissie voor Vrijstelling van Bijdragen. De commissie had hem die vrijstelling ook toegestaan voor 2009, maar niet voor De bijdragen voor 2010 had hij meteen betaald nadat hij in oktober 2010 de beslissing van de commissie gekregen had. Toch schakelt zijn 2011 nog een gerechtsdeurwaarder in om de bijdragen voor 2009 en 2010 in te vorderen. Het fonds ziet daarbij de informatie over het hoofd waarover het al enkele maanden beschikte. Het kende de beslissing van de Commissie voor Vrijstelling van Bijdragen en had de bijdragen voor 2010 ontvangen van de heer Michel. Uiteindelijk herziet het verzekerings-fonds zijn beslissing en zet de invorder-ingsprocedure stop. De heer Michel hoeft de 387 euro betalen. Wel is de heer Michel nog een verhoging van de bijdragen voor 2010 verschuldigd omdat hij die bijdragen laattijdig betaald had. Hij had immers gewacht op de beslissing van de Commissie voor vrijstelling. Het fonds heeft hem nu ook laten weten dat hij aan het RSVZ, het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen, kan vragen af te zien van de nog verschuldigde verhogingen. Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening 1 Koninklijk besluit van 22 december 2005 tot vastleggen van de frequenties van inspecties waarvoor de aanwezigheid van een agent van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen in inrichtingen van de vlees- en vissector in het raam van het controleprogramma van het Agentschap vereist is 2 Artikel 3, 1, 2 en 4 van het bovengenoemd koninklijk besluit: De inspectieresultaten in de inrichting bekomen in de drie voorgaande jaren zijn bepalend voor de frequentie ( ). De bepaling van de frequentie van de inspecties voor een bepaald jaar gebeurt in de maand april van het voorafgaand jaar op grond van de in rekening te brengen gegevens uit de daaraan voorgaande jaren. Ze wordt aan de inrichtingen meegedeeld in de loop van het laatste trimester voorafgaand aan het jaar waarin ze van toepassing zal zijn. 1 Koninklijk besluit van 19 december 1967 houdende het algemeen reglement in uitvoering van het koninklijk besluit nr. 38 van 27 juli 1967, houdende inrichting van het sociaal statuut der zelfstandigen.

43 Thema 4 Wanneer is een betaling op tijd / te laat? Duidelijke overheidscommunicatie over de kosten van de dienstverlening Wanneer is een betaling op tijd / te laat? FOD Financiën De Nederlandstalige en de Franstalige versies van het aanslagbiljet in de personenbelasting vermelden duidelijk dat de belasting moet betaald worden vóór de eerste van de opgegeven maand, bijvoorbeeld vóór 1 augustus. Zo is het ook wettelijk bepaald. De Duitstalige versie is op zijn minst dubbelzinnig om niet te zeggen onjuist. In het Duits staat er te betalen tegen de eerste van de opgegeven maand. Dergelijk onduidelijk en dus onzorgvuldig taalgebruik moet een administratie in alle omstandigheden vermijden. Het is absoluut uit den boze als de rechten en verplichtingen van de burger op het spel staan, zoals hier het geval is (mogelijke sanctie van verwijlintresten bij laattijdige betaling). Na de interventie van de federale Ombudsman past de fiscus de tekst aan op het Duitstalige aanslagbiljet om betwistingen in de toekomst uit te sluiten. Thema 5 EHBO voor lange wachttijden 84 V olgens zijn aanslagbiljet moest de heer Weynand uit Eupen zijn belastingen betalen tegen 1 juli. Zijn storting kwam op 1 juli op de bankrekening van de fiscus, een dag te laat volgens de administratie. Ze eist daarom 85 euro verwijlintresten. De heer Weynand is het daarmee niet eens. Hij is van mening dat hij op het verkeerde spoor werd gezet door de tekst op het aanslagbiljet. De fiscus erkent het probleem en de heer Weynand moet geen verwijlintresten betalen. inhoud Snel en duidelijk communiceren Van 24 uur naar enkele weken wachttijd Van 20 dagen naar 17 maanden wachttijd Gepaste maatregelen zodat de doos van Pandora dicht blijft De gevolgen financieel verzachten Hoe later de reactie van de overheid, hoe meer interesten? Interesten voor de volledige periode van de vertraging

44 Thema 5 Van 24 uur naar enkele weken wachttijd Van 20 dagen naar 17 maanden wachttijd Thema 5 EHBO voor lange wachtijden Snel en duidelijk communiceren Van 24 uur naar enkele weken wachttijd Directie Inschrijving van Voertuigen (DIV) bij de FOD Mobiliteit en Vervoer Via de internetapplicatie WebDIV van de Directie Inschrijving Voertuigen schrijven meer dan verzekeringsmaatschappijen en -makelaars snel en vlot nieuwe voertuigen in, en dat 7 dagen op 7. De burger krijgt dan zijn nummerplaat binnen de 24 of 48 uur. In mei 2012 voert men DIVNew in, een nieuwe informaticatoepassing. Het doel is een snellere gegevensoverdracht tussen het Rijksregister, de autokeuringscentra en de Kruispuntbank van de Ondernemingen, én een betere controle op de kwaliteit van de gegevens. Van 20 dagen naar 17 maanden wachttijd Algemene administratie van de Douane en Accijnzen (Administratie Douane) bij de FOD Financiën De Algemene administratie van de Douane en Accijnzen verwerkt jaarlijks gemiddeld bijna aanvragen tot terugbetaling van de bijzondere accijns op professionele diesel. 1 Dit kadert binnen een reglementering voor de wegtransportsector die zo, dankzij deze terugbetalingen, niet al te zeer lijdt onder de plotselinge stijging van de aardolieprijzen. Dankzij dit systeem is de dieselbrandstof voor de sector bij ons minder duur dan in de buurlanden. Sinds 1 februari 2006 heeft de administratie zich ertoe verbonden de terugbetalingen binnen de 20 dagen uit te voeren voro de Belgische bedrijven. EHBO voor lange wachtijden Maar bij de lancering loopt het mis ingevolge softwareproblemen. Inschrijvingen via het internet lopen vast. De makelaars kunnen hun klanten niet informeren over de status van de aanvraag. In plaats van enkele dagen moet de burger soms weken wachten op zijn inschrijvingsbewijs en kentekenplaat. Sommige makelaars dienen hun aanvragen terug schriftelijk in zoals de particulieren dit ook doen. Hierdoor stijgt het aantal papieren inschrijvingsaanvragen aanzienlijk. Op zijn beurt zorgt dit voor een extra vertraging bij de behandeling ervan. Bedrijven moeten deze periode van achterstand in terugbetaling zelf financieel overbruggen Bij de lokale DIV antennes ontstaat daarop een toeloop van ontevreden burgers, met ook daar lange wachtrijen tot gevolg. Aanvankelijk meldt de DIV deze achterstand niet op zijn website. Het callcenter van de Infokiosk van de DIV is de enige informatiebron. Maar dit callcenter is ondertussen op zijn beurt quasi onbereikbaar. En wat het verkeer naar de DIV betreft: de dienst antwoordt niet of pas na enige tijd. De DIV ondervindt zo op korte tijd het gecumuleerde effect van zijn gebrek aan communicatie. Na 4 weken communiceert de DIV op zijn website over de problemen. De dienst lanceert tevens een nieuwe online-applicatie. Hierdoor kan iedereen via het formuliernummer van de inschrijvingsaanvraag een stand van zaken opvragen. Die kan men ook opvragen bij het callcenter van de Infokiosk. De DIV lost stap na stap de problemen op en haalt de achterstand in. De behandelingstermijnen zijn terug normaal. Maar het initiële gebrek aan efficiënte communicatie deed de problemen eerst uit de hand lopen, en maakte de situatie moeilijk beheersbaar. Waardoor nadien alles moelijker op te lossen viel. De DIV had er beter aan gedaan om vanaf dag één op zijn website de burger informeren over de vertraging en de oorzaak ervan. Hoogstwaarschijnlijk hadden vele burgers dan het nodige begrip aan de dag kunnen leggen. En dan waren er niet zoveel extra informatievragen geweest, of aanvragen op papier. De dienst had dan vlotter de toevloed aan info-aanvragen en dossiers kunnen kanaliseren. De burger kan meestal begrip opbrengen voor onverwachte problemen waarmee de overheid te kampen heeft, als hij maar tijdig en voldoende informatie krijgt hierover. Helaas zorgt een samenloop van personeelsomstandigheden (pensionering, mutaties, ) binnen de dienst ervoor dat de termijnen van controle en dus ook van terugbetaling steeds langer uitlopen. In april 2012 is er plots een wachttijd van drie maanden voor de Belgische bedrijven, en 14 maanden voor de buitenlandse bedrijven. Deze verschillende termijnen hebben te maken met een verschilende procedure qua controle. Voor Belgische bedrijven is dit a posteriori : controle van de boekhouding gebeurt bij het bedrijf ter plaatse. Buitenlandse bedrijven controleert de administratie daarentegen vooraf, aan de hand van de geleverde facturen, omdat een audit ter plaatse niet mogelijk is. Om het probleem op te lossen belast de administratie der Douane en Accijnzen drie extra diensten met de buitenlandse aanvragen tot terugbetaling, om zo de opgelopen achterstand in te halen. Tevens wil men naar de toekomst toe een softwaretoepassing ontwikkelen ter automatisering van het proces. D e heer De Beter staat aan het hoofd van een transportfirma die actief is in België en in het buitenland. Hij moet alsmaar langer wachten op de terugbetaling van de bijzondere accijns op professionele diesel. In april 2012 was er een wachttijd van drie maanden voor zijn twee Belgische bedrijven en iets In december 2012 deelt de administratie mee dat de wachttijden twee tot drie weken belopen voor de Belgische bedrijven en helaas bijna 17 maanden voor de buitenlandse ondernemingen. De administratie had hier in het algemeen sneller moeten reageren. meer dan één jaar voor de twee filialen die in Luxemburg en in Slovakije gevestigd zijn. In september beloopt de wachttijd voor zijn twee buitenlandse bedrijven al 17 maanden. De heer De Beter maakt zich zorgen, want hij moet die vertraging met eigen kapitaal aanvullen. 1 In 2010 : aanvragen, uitbetaald bedrag ,48 euro. In 2011: aangiften, uitbetaald bedrag ,24 euro.

45 Thema 5 Gepaste maatregelen zodat de doos van Pandora dicht blijft Hoe later de reactie van de overheid, hoe meer interesten? Thema 5 EHBO voor lange wachtijden Gepaste maatregelen zodat de doos van Pandora dicht blijft Deposito- en Consignatiekas (Depositokas) bij de FOD Financiën De Deposito- en Consignatiekas beheert in België de gelden op de slapende rekeningen. Dit zijn geld- en effectenrekeningen waarop gedurende vijf jaar geen verrichtingen meer gebeurd zijn en waarover er ook geen contact meer is tussen de titularis (of de rechthebbende, bvb. erfgenamen) en de financiële instelling. Er zijn ook slapende kluizen en levensverzekeringen. Financiële instellingen en verzekeringsondernemingen moeten actief zoeken naar rechthebbenden van slapende rekeningen. Vinden zij die niet, dan maken zij de tegoeden over aan de Deposito- en Consignatiekas. 1 Sinds 2010 kan de burger via een online opzoekingsregister nagaan of hij slapende tegoeden heeft. 2 Als dat het geval is, dan kan hij bij de Depositokas een aanvraag tot uitbetaling indienen. Eind 2011 lopen er meldingen binnen over het uitblijven van deze uitbetalingen. Wat is er aan de hand? De dienst Slapende Rekeningen heeft af te rekenen met een informaticaprobleem in zijn Pandora-applicatie. De informatie die de banken en verzekeringsmaatschappijen overmaken aan de Depositokas komt in die applicatie terecht. Ook de uitbetaling van de tegoeden gebeurt via Pandora. De applicatie blijkt echter onstabiel, waardoor er problemen ontstaan met de betalingen. In afwachting van een oplossing pakt de administratie het probleem van de uitbetalingen reeds manueel aan. Tevens plaatst zij een bericht over de vertragingen op de website en op het antwoordapparaat van de dienst. Alle wettelijke intrest 7 % op jaarbasis 88 aanvragers ontvangen hierover een informatiebrief. Aan de hand van een systeem van vragen en antwoorden kan aan de spelregels. Om zijn recht op klein niet verantwoordelijk te zijn voor de - berekend op de aanvullende 89 elke betrokkene op de website meer info over zijn situatie verkrijgen. De administratie communiceert ook over de te verwachten termijnen: alle aanvragen daterend van vóór 22 juni 2012 zijn prioritair en worden uiterlijk 22 december 2012 betaald. Aanvragen van na 22 juni komen op een wachtlijst, en de uiterste betaaldatum hiervan communiceert ze later op de website. Dit is een goed voorbeeld van communicatie met de burger wanneer een administratie in een moeilijke situatie terechtkomt: -spontaan en snel informeren over de reden van de achterstand en een idee geven van de impact voor de betrokken burgers; -continu communiceren over de termijn waarbinnen de dienst de dossiers zal afhandelen. De gevolgen FINANCIEEL verzachten Hoe later de reactie van de overheid, hoe meer interesten? Algemene administratie van de Patrimoniumdocumentatie bij de FOD Financiën Wie een woning koopt in België betaalt daarop registratierechten, een belasting die de overheid heft voor de registratie van de koopakte. In Wallonië bedraagt het algemene tarief 12,5% en het verminderd tarief, het zogenaamde klein beschrijf, bedraagt er 6%. 1 Een van de voorwaarden om het verminderd tarief te kunnen genieten is dat de koper minimum drie jaar in het aangekochte goed moet blijven wonen. 2 Doet hij dit niet dan vordert de fiscus, in casu het Registratiekantoor, alsnog de resterende 6,5% registratierechten na. Tevens komt er een rechtenververmeerdering bovenop. In principe is het bedrag van die boete gelijk aan het bedrag van de aanvullende rechten. Ze kan dus oplopen tot nog een keer de niet betaalde 6,5% aan registratierechten! Maar de Gewesten 3 verzachten dit uitgangspunt. Voor het Waalse Gewest bijvoorbeeld is de boete gelijk aan het bedrag van de rechten vanaf de datum van registratie van de aankoopakte, met een maximum gelijk aan de helft van die rechten. In dat systeem hangt het bedrag van de boete af van de termijn die de administratie nodig heeft om vast te stellen dat niet aan de voorwaarden van het klein beschrijf is voldaan. Hoe langer het duurt vóóraleer de administratie de boete heft, hoe hoger het bedrag aan interesten wordt. D rie maanden te vroeg, een beslissing die duur uitvalt! Door bij zijn vriendin in Brussel in te trekken, heeft de heer Tasiaux zich niet gehouden beschrijf te behouden moest hij drie jaar blijven wonen in het huis dat hij in 2003 in Namen had gekocht. Hij had er zijn verblijfplaats gedurende 2 jaar en 9 maanden. Het Registratiekantoor in Namen vordert nu de registratierechten na die hij aanvankelijk niet moest betalen, plus een boete van meer dan euro. De boete komt overeen met de interesten op de nagevorderde registratierechten over de periode gelegen tussen de aankoopdatum en de datum waarop het Registratiekantoor de nabetaling heeft gevraagd. De heer Tasiaux is het daar niet mee eens, omdat hij meent administratieve vertraging in zijn dossier. Het Registratiekantoor in Namen heeft de rechten bij hem pas ingevorderd in 2011, terwijl het de mogelijkheid had dit reeds vanaf het jaar 2006 te doen. Op vraag van de federale Ombudsman stemt de administratie erin toe, de vertraging niet te laten doorwegen in het bedrag van de boete en brengt ze terug op drie jaar verwijlinteresten, zijnde een bedrag van euro. Méér moeten betalen omdat een administratie trager werkt en achterstand heeft, dat kan niet De gewestelijke directeurs van de Registratie hebben nieuwe instructies gekregen voor de toekomst. Voortaan is er een uniforme rechtenvermeerdering: 21% van de aanvullende rechten 4, en dit ongeacht de datum waarop de administratie het euvel vaststelt. EHBO voor lange wachtijden 1 De wet op de slapende rekeningen van 24 juli In Vlaanderen bedraagt het algemene tarief 10% en het verminderd tarief 5% 2 Wetboek der Registratie-, hypotheek- en griffierechten, artikel 60, $2: Het voordeel van de in artikel 53, 2 bedoelde vermindering blijft alleen dan behouden zo de verkrijger of zijn echtgenoot ingeschreven is in het bevolkings register of in het vreemdelingenregister op het adres van het verkregen onroerend goed. Deze inschrijving moet geschieden binnen een termijn van drie jaar te rekenen van de datum van de authentieke akte van verkrijging en ten minste drie jaar zonder onderbreking behouden blijven. 3 De reglementering inzake registratierechten valt onder de bevoegdheid van de gewesten. De toepassing van de reglementering gebeurt evenwel nog steeds door de federale administratie. 4 In concreto: drie jaar onterecht genoten verminderd tarief x 7% wettelijke interest.

46 Thema 5 Interesten voor de volledige periode van de vertraging EHBO voor lange wachtijden interesten voor de volledige periode van de vertraging Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (RKW) De instellingen van sociale zekerheid moeten in het dossier van een sociaal verzekerde een beslissing nemen binnen de vier maanden 1. De termijn start vanaf de ontvangst van een verzoek of vanaf het feit dat aanleiding geeft tot het ambtshalve onderzoek. Valt de beslissing later en is de vertraging te wijten aan een instelling van sociale zekerheid, dan is er interest verschuldigd vanaf het verstrijken van die termijn van vier maanden. 2 Interesten betalen voor vertraging: het maakt niet uit welke instelling van sociale zekerheid de vertraging heeft veroorzaakt, de sociaal verzekerde heeft altijd recht op de intresten volgens de spelregels van het Handvest van de sociaal verzekerde. Het is geenszins noodzakelijk dat de instelling die de interesten moet betalen, ook zelf de vertraging heeft veroorzaakt Thema 6 behandelen als massa, of als individuen? 90 De Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers was lange tijd de mening toegedaan dat dit wel het geval moest zijn en beperkte de uitbetaalde intresten op basis van die interpretatie. De federale Ombudsman kon de RKW ervan overtuigen dat deze praktijk niet in overeenstemming was met de geest noch de letter van de wet.. Het Handvest spreekt duidelijk over een vertraging die te wijten is aan een instelling van sociale zekerheid, met andere woorden eender welke instelling van sociale zekerheid. Het is dus niet nodig dat de vertraging de schuld is van de instelling van sociale zekerheid die uitbetaalt. E ric Nys schrijft ons, ten einde raad: Sedert meerdere jaren probeer ik de kinderbijslag te krijgen die mij nooit werd uitbetaald, maar zonder resultaat. Ik ben zelfs ter plaatse geweest en ik heb de indruk dat men mij liever ziet gaan dan komen. Ik kan niet meer en weet echt niet meer wat doen. Om te begrijpen wat er aan de hand is, onderzoekt de federale Ombudsman elk element van het dossier en gaat daarbij terug tot in Dat jaar heeft het kinderbijslagfonds per vergissing het dossier van de heer Nys naar zijn filiaal voor zelfstandigen gestuurd. Het dossier werd daar gedurende enkele maanden vergeten en de uitbetaling van de kinderbijslag werd gedurende een jaar onderbroken. Na tussenkomst van de federale Ombudsman in november 2011, ontvangt de RKW die de bevoegde instantie blijkt te zijn de ontbrekende documenten en betaalt aan de heer Nys de kinderbijslag die hij niet gekregen had, een bedrag van meer dan euro. Omdat noch de RKW, noch het kinderbijslagfonds de laatste jaren ook maar iets gedaan hebben aan zijn dossier, vraagt Eric Nys terecht om verwijlinteresten. Maar vanaf welke datum? De RKW meent dat hij niet verantwoordelijk is voor de nalatigheid van het fonds en houdt dus rekening met de datum in november 2011, waarop hij de ontbrekende inlichtingen heeft gekregen van het kinderbijslagfonds. Hij kent een intrest toe van 10 euro. De heer Nys had nochtans een aanvraagformulier correct ingevuld op 13 februari 2008 en dit staat in zijn dossier vermeld. Wanneer de federale Ombudsman de RKW hieraan herinnert, stemt die erin toe, de verwijlinteresten vanaf die datum te berekenen. De RKW betaalt uiteindelijk 700 euro interesten aan Eric Nys. inhoud Het sociaal tarief voor gas en elektriciteit : vanaf wanneer? Een overleden burger, géén rijksregisternummer, en wat nu? Is anonimiteit bij de overheid anno 2012 out? De identiteitskaart regelmatig vervangen : ook voor 75-plussers? 1 Handvest van de Sociaal Verzekerde, art.8 : [ ] beslist de instelling van sociale zekerheid binnen vier maanden na de ontvangst van het verzoek of na het feit dat aanleiding geeft tot het ambtshalve onderzoek [ ] 2 Handvest van de Sociaal Verzekerde, art.20 : [ ] Indien de beslissing tot toekenning genomen werd met een vertraging die te wijten is aan een instelling van sociale zekerheid is de intrest evenwel verschuldigd vanaf het verstrijken van de in artikel 10 bedoelde termijn en ten vroegste vanaf de datum waarop de prestatie ingaat.

47 Thema 6 behandelen als massa, of als individuen? Het sociaal tarief voor gas en elektriciteit: vanaf wanneer? Het sociaal tarief voor gas en elektriciteit: vanaf wanneer? Algemene Directie Energie bij de FOD Economie Directie-generaal Personen met een Handicap (DGPH) bij de FOD Sociale Zekerheid Sinds 1999 heeft een aantal burgers recht op een sociaal tarief voor elektriciteit en/of aardgas. 1 Het betreft mensen die een laag inkomen hebben of zich in een kwetsbare situatie bevinden. Vandaag de dag gaat het onder meer om personen met een OCMW-uitkering, een gewaarborgd inkomen voor bejaarden of een inkomensgarantieuitkering voor ouderen. Ook wie een tegemoetkoming voor personen met een handicap geniet 2 kan dit sociaal tarief voor gas en elektriciteit krijgen. Tot in 2010 moest het sociaal tarief aangevraagd worden. De Directie-generaal Personen met een Handicap bij de FOD Sociale Zekerheid reikte een attest uit met hierop de ingangsdatum van het recht op een tegemoetkoming. De persoon met een handicap vroeg met dit attest het sociaal tarief aan bij zijn leverancier, die het tarief toekende vanaf de ingangsdatum vermeld op het attest. Dezelfde procedure gold voor de personen met een inkomensgarantie voor ouderen of een OCMW-uitkering. Omdat het recht op een tegemoetkoming voor personen met een handicap in principe ingaat op de eerste van de maand volgend op de aanvraag en omdat de DGPH in principe over zes maanden beschikt om te beslissen over de aanvraag ze doet er in een aantal gevallen langer over kan het sociaal tarief nooit op voorhand aangevraagd worden en moet er een regularisatie voor het verleden gebeuren. 92 De federale Ombudsman vraagt dan ook aan de administratie om, in overeenstemming met de wet en het 93 De Algemene Directie Energie bij de FOD Economie start in 2010 met een automatiseringsproces voor de toepassing van het sociaal tarief voor gas en elektriciteit. Op zich positief, want de automatisering zorgt ervoor dat de meeste rechthebbenden het sociaal tarief krijgen zonder het zelf te moeten aanvragen. Enkel bij falen van het automatisme moeten ze nog een aanvraag doen. De Algemene Directie Energie maakt praktische afspraken over dit automatiseringsproces met de diverse leveranciers van gas en elektriciteit. 3 Ze deelt elke drie maanden mee welke klanten het sociaal tarief moeten krijgen, voor welke aansluitingspunten (contracten) vanaf wanneer en voor hoe lang. En hier wringt het schoentje. De Algemene Directie Energie stelt dat het onwerkbaar is om rekening te houden met de daadwerkelijke ingangsdatum van het recht op tegemoetkoming aan personen met een handicap. Daarom standaardiseert de dienst het automatisme. Het sociaal tarief voor gas en elektriciteit wordt niet meer toegepast op de reële ingangsdatum van het recht maar start slechts vanaf de eerste dag van het trimester waarin de beslissing wordt genomen, een datum die meestal wat later ligt. Er zijn dan ook slechts vier mogelijke startdata in een jaar : 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober. Door deze héél beperkte retroactiviteit in te voeren, die geen rekening houdt met een eventuele veel vroegere ingangsdatum van de beslissing van de DGHP, beknot de Algemene Directie Energie eenzijdig het bestaande recht op sociaal tarief zonder dat er een wetswijziging is geweest die dit toelaat of mogelijk maakt. Even een praktisch voorbeeld. Iemand vraagt in december 2010 een tegemoetkoming aan voor personen met een handicap maar om allerlei redenen neemt de DGPH pas 12 maanden later, in januari 2012, zijn beslissing tot toekenning.. Zijn recht op tegemoetkomingen als persoon met een handicap gaat dan in vanaf 1 januari Maar door het uniforme systeem van automatische toekenning van het sociaal tarief voor gas en elektriciteit krijgt hij niet vanaf januari 2011 maar pas vanaf januari 2012 dit sociaal tarief, de eerste dag van het trimester waarin de beslissing wordt genomen. In dit voorbeeld verliest de burger - die zich toch al in een precaire situatie bevindt - 12 maanden sociaal tarief voor gas en elektriciteit. Gelukkig slaagt de DGPH er in de meeste gevallen in te beslissen binnen 6 maanden en blijft het verlies relatief beperkt. Maar zelfs indien de DGPH beslist binnen de wettelijke termijn van 6 maanden, zal de burger bijna altijd een trimester het recht op sociaal tarief verliezen. Maar hoe langer de DGPH nodig heeft om een beslissing te nemen, hoe meer trimesters een rechthebbende verliest van het sociaal tarief voor gas en elektriciteit terwijl dit voor 2010, voor de automatisering dus, niet het geval was. De Algemene Directie Energie vervangt aldus op eigen houtje een objectief criterium, geregeld in de wet, door een aleatoir criterium, vervat in een afsprakennota zonder juridische waarde. grondwettelijk beginsel van de gelijke behandeling, de datum van ingang van het sociaal tarief samen te laten vallen met de ingangsdatum van de tegemoetkoming voor personen met een handicap. Afgezien van het feit dat de Algemene Directie Energie op geen enkele manier aantoont dat of uitlegt waarom het in de praktijk onmogelijk is om voor de automatische toepassing rekening te houden met de reële wettelijke ingangsdatum, van het recht, blijft het een feit dat een automatisering van het sociaal tarief niet ten koste mag gaan van de correcte en gelijke toepassing van de wetgeving voor alle burgers. En de automatisering mag uiteraard evenmin het recht op sociaal tarief zelf beknotten. Hetzelfde geldt mutatis mutandis voor de burgers die recht hebben op een gewaarborgd inkomen voor bejaarden of een inkomensgarantieuitkering voor ouderen. AANBEVELING Het sociaal tarief voor gas en elektriciteit : vanaf wanneer? De Directie-generaal Personen met een Handicap dient ervoor te zorgen dat iedere eindafnemer die behoort tot een rechtgevende categorie het sociaal tarief geniet conform de wet, namelijk vanaf de ingangsdatum van de beslissing die de eindafnemer maakt tot een residentieel beschermde klant met een laag inkomen of die zich in een kwetsbare situatie bevindt en niet slechts vanaf de eerste dag van het trimester van de datum van die beslissing. 1 Op 18 maart 2013 deelde de staatssecretaris voor Leefmilieu, Energie, Mobiliteit en Staatshervorming ons mee dat deze aanbeveling zijn volledige aandacht geniet. Er dient echter nog verder onderzocht te worden hoe hieraan concreet gevolg kan worden gegeven. De staatssecretaris verzoekt de administratie dan ook dit dossier verder op te volgen, eventueel samen met de FOD Sociale Zekerheid en de andere sociale instellingen, om efficiënte voorstellen te zoeken die tegemoet komen aan de bezorgdheden van de federale Ombudsman. Thema 6 behandelen als massa, of als individuen? 1 Wet van 29 april 1999 betreffende organisatie van de elektriciteitsmarkt 2 Ministerieel besluit van 30 maart 2007 houdende vaststelling van sociale maximumprijzen voor de levering van elektriciteit. 3 Afsprakennota opgesteld door de Algemene Directie Energie. 1 OA 12/06, p. 168.

48 Thema 6 behandelen als massa, of als individuen? Een overleden burger, géén rijksregisternummer, wat nu? Een overleden burger, géén rijksregisternummer, wat nu? Algemene administratie van de Patrimoniumdocumentatie bij de FOD Financiën Sinds 1984 is in België het rijksregister verplicht, dit is een databank met bevolkingsgegevens over elke burger. 1 Resultaat: bij de geboorte krijgt elke Belg een uniek rijksregisternummer waaraan heel wat informatie gekoppeld is: woonplaats, adres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke stand, Heel wat administraties gebruiken dit nationaal nummer in hun dossierbeheer en computerapplicaties, ten minste voor zover ze hiervoor de officiële toestemming gekregen hebben van het Rijksregister. Zo bepaalt het rijksregisternummer van een overledene welk registratiekantoor het attest van erfopvolging aflevert. Maar wat indien de persoon overleden is vóór 1984 zonder rijksregisternummer? S urrealistisch! Zo bestempelt de heer Smet wat hem is overkomen. Hij wacht al meer dan drie maanden op een attest van erfopvolging van het registratiekantoor. Hij had vernomen dat zijn overleden broer nog een spaarrekening had bij de bank en wilde de slapende rekening afsluiten en het geld opvragen. Maar blijkbaar kreeg de ambtenaar te maken met een situatie die hij niet kende Hoe uitzonderlijk kon de vraag van de heer Smet dan wel geweest zijn? De broer van de heer Smet had De oplossing bestaat al lang en is eigenlijk vrij eenvoudig. Het Rijksregister kan de creatie van een bisnummer toestaan, waarmee de administraties verder aan de slag kunnen. Maar omdat die situatie steeds minder voorkomt, 94 om niet te zeggen uiterst zelden, zijn niet alle ambtenaren daarvan op de hoogte. Door dit gebrek aan kennis kan De administratie geeft nieuwe richtlijnen aan zijn ICT Service Desk. Bij deze gespecialiseerde tweedelijns 95 de behandeling van een dossier onnodig lang aanslepen. geen nationaal nummer. Hij overleed in 1976, een hele tijd voor het rijksregister verplicht werd. Zonder dit nummer kan de administratie met het huidige systeem geen attest van erfopvolging afleveren. De ambtenaar zoekt een oplossing, maar dit zorgt voor heel wat vertraging. Er wordt uiteindelijk een zogenaamd bisnummer van het rijksregister toegekend aan de overleden broer van de heer Smet en deze laatste krijgt vijf maanden na zijn vraag het attest van erfopvolging waar hij op wachtte. De Patrimoniumdocumentatie waaronder de Registratiekantoren ressorteren, zal nu op zijn intranet de nodige bijkomende informatie verspreiden, zodat de ambtenaren in de toekomst weten dat ze in dergelijke situaties een bisnummer moeten creëren of doen creëren. Is anonimiteit bij de overheid anno 2012 out? FOD Financiën De medewerkers van de ICT Service Desk delen nooit telefonisch hun naam mee. De federale Ombudsman checkt bij de FOD Financiën waarom zij anoniem moeten blijven en wat de bezwaren zijn tegen het opheffen van die anonimiteit. W Immers, door de anonimiteit komen de toegankelijkheid tot en het vertrouwen in de administratie onder druk te staan. Mocht er iets mislopen dan kent de burger niet eens de naam van zijn gesprekspartner bij de overheid. anneer de ICT Service Desk van de FOD Financiën hem vraagt een schermafbeelding door te mailen om zijn probleem met de applicatie Intervat op te lossen, wenst Dries Bosman de naam te kennen van de persoon die hij aan de lijn had. Hij wil er zeker van zijn dat zijn bij de juiste bestemmeling terechtkomt. Maar hij krijgt niets: Is anonimiteit bij de overheid anno 2012 out? geen naam, geen voornaam! De FOD Financiën vraagt de medewerkers om anoniem te blijven. Dries Bosman beslist dan maar om het algemene mailadres - info.intervat@minfin.fed.be te gebruiken. Hij richt zich echter wel tot de federale Ombudsman omdat hij wat méér transparantie wenst vanwege de administratie. De administratie concludeert nu dat anonimiteit inderdaad kan overkomen als een gemis aan transparantie of als té afstandelijk. De bedoeling destijds was het verzekeren van een continue dienstverlening via de anonimiteit: de naam van een medewerker is ondergeschikt aan het besproken probleem. informatiedienst moeten de medewerkers voortaan hun volledige identiteit meedelen, met het oog op transparantie en klantvriendelijkheid. Deze maatregelen stroken ook met onze aanbeveling 10/01 over de externe communicatie van de federale administratieve overheden 1. De federale overheid moet een performant communicatie- en informatiebeleid uitwerken, gebaseerd op de principes van transparantie, pro-activiteit en loyauteit tegenover de burger. Ook het Charter voor een klantvriendelijke overheid voorziet expliciet in de vermelding van de naam van de ambtenaar in het contact met de burger. 2 Hoewel het daar gaat over de ambtenaar die het dossier behandelt, kunnen we dit basisbeginsel toch als uitgangspunt nemen om ook van de medewerkers bij een callcenter een minimum aan identificatie te verwachten. Thema 6 behandelen als massa, of als individuen? 1 Koninklijk besluit van 3 april 1984 betreffende de samenstelling van het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het rijksregister van de natuurlijke personen. 1 AA 10/01,Jaarverslag 2010, p Punt 6 : Elke communicatie van de overheid bevat de naam, de hoedanigheid, het telefoonnummer en het adres van de behandelende ambtenaar.

49 Thema 6 De identiteitskaart regelmatig vervangen: ook voor 75-plussers? behandelen als massa, of als individuen? 96 de identiteitskaart regelmatig vervangen : ook voor 75-plussers? FOD Binnenlandse Zaken (FOD BIZA) De eid of elektronische identiteitskaart is sinds 2003 de Belgische identiteitskaart. In de kaart zit een chip die extra informatie en functionaliteiten bevat: een identificatiecertificaat en een handtekeningcertificaat. Hiermee kan de burger documenten elektronisch ondertekenen, inloggen op beveiligde sites van de overheid, zijn belastingaangifte online invullen, enzovoort. De kaart is momenteel slechts vijf jaar geldig. Dit betekent dat de burger om de vijf jaat naar het gemeentehuis moet gaan, er een nieuw basisdocument moet ondertekenen en een recente pasfoto moet bezorgen. Maar dit schept soms ernstige praktische problemen rond het behoud van de menselijke waardigheid voor (bedlegerige) bejaarden of zieke personen. Vóór de invoering van de eid hadden de identiteitskaarten van personen boven de 75 jaar een onbeperkte geldigheidsduur. Dat bood al voor veel gevallen een oplossing. Ook nu is de mogelijkheid voorzien in de wet om bij koninklijk besluit voor bepaalde leeftijdscategorieën een langere geldigheidsduur van de eid te bepalen. Deze wetsbepaling is echter nog niet van kracht. De federale Ombudsman vraagt om deze bepaling zo spoedig mogelijk te activeren en een langere geldigheidsduur te bepalen voor de eid van bejaarden. De Vice-eerste minister, minister van Binnenlandse Zaken onderzoekt de vraag maar laat alvast weten dat er in ieder geval eerst een aantal technische problemen moeten opgelost worden. AANBEVELING Een langere geldigheidsduur bepalen voor de elektronische identiteitskaart van bejaarden. 1 Thema 7 De kracht van bemiddeling inhoud Als het nodig is om kort op de bal te spelen Het ziekenhuis is klaar, maar de patiënt nog niet Het schooljaar is begonnen, maar waar zijn de kinderen? Het huwelijk gaat door, maar niet alle genodigden zijn er Als het nodig is om creatief te zijn Omdat de federale Ombudsman niet bevoegd is voor een gemeente Omdat de verzoeker zelf fouten maakt Omdat het probleem grensoverschrijdend is In uiterst delicate omstandigheden Wanneer de relaties danig verzuurd zijn 1 AA 12/04, pp 135.

50 Thema 7 Het ziekenhuis is klaar, maar de patiënt nog niet Het huwelijk gaat door, maar niet alle genodigden zijn er Thema 7 de kracht van bemiddeling Als het nodig is om kort op de bal te spelen Het ziekenhuis is klaar, maar de patiënt nog niet Directie-generaal Consulaire Zaken bij de FOD Buitenlandse Zaken De federale Ombudsman heeft welgeteld één dag om een oplossing te zoeken. S amir Khaldoun neemt op een donderdag contact met ons op en vraagt om een dringende tussenkomst. Op maandagmorgen moet hij een derde sessie chemotherapie ondergaan in een Brussels ziekenhuis, maar hij heeft nog steeds geen beslissing gekregen van de Belgische Ambassade in Algiers over zijn aanvraag voor een medisch visum. Het ziekenhuis kan de afspraak moeilijk verplaatsen, gezien de voorbereidingen die een dergelijke behandeling vergt en de heer Khaldoun heeft zijn vlucht al geboekt. Op verzoek van de federale Ombudsman bekijkt de dienst Vreemdelingenzaken het dossier van Samir Khaldoun meteen. Zijn visum was hem net toegekend. Heeft de ambassade de instructies van de dienst Vreemdelingenzaken al gekregen? De federale Ombudsman wil er zich van vergewissen bij de Directie-generaal Consulaire Zaken Zaken, des te meer daar de Ambassade op vrijdag en zaterdag gesloten is. Maar zelfs een vijftiental telefoontjes lossen niets op er komt niemand aan de lijn. De federale Ombudsman neemt dan rechtstreeks contact op met de Belgische Ambassade in Algiers, die bevestigt dat ze wel degelijk de instructies van de dienst Vreemdelingenzaken heeft gekregen. Door informaticaproblemen kan het visum echter niet worden afgeleverd voor zondagnamiddag. De heer Khaldoun boekt een andere vlucht en komt maandagnamiddag in Brussel aan. Het ziekenhuis had erin toegestemd om zijn behandeling een dag uit te stellen en hij kan zo toch nog de nodige zorgen krijgen. Het huwelijk gaat door, maar niet alle genodigden zijn er Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Soms lukt een bemiddeling helaas niet. W anneer ze de website van de dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) raadplegen, zien de twee tantes en de oom van Rose Elombé die van Congolese herkomst is dat het visum hen alle drie geweigerd werd. Zonder dit visum kunnen ze niet naar het trouwfeest van hun nicht, 3 weken later in Brussel. Ze willen dus de redenen kennen voor die weigering, zodat ze eventueel een nieuwe aanvraag kunnen indienen. Het nodige doen op zo n korte tijd blijkt echter onmogelijk. Eerst moeten ze naar de dichtstbijzijnde Belgische Ambassade in Kinshasa of Kigali, om er kennis te nemen van de beslissing, dan moeten ze terug naar huis om hun dossier te vervolledigen en tenslotte moeten ze terug naar de Ambassade met een nieuwe aanvraag. Voor alle drie betekent die onderneming een reis van meerdere honderden kilometers. De DVZ heeft de visa geweigerd omdat hij niet over voldoende informatie beschikte over de gezinstoestand en de financiële en professionele situatie van de oom en de tantes. De federale Ombudsman meent dat de vereisten van de administratie buitensporig zijn, gezien het doel van de reis. Hij bezorgt de administratie een brief van Rose Elombé, waarin haar trouwplannen worden uitgelegd en details worden gegeven over de situatie van elk van haar familieleden, alsook hun gewaarborgde terugkeer. De administratie wil hier echter geen rekening mee houden. Ze weigert een dossier te vervolledigen zonder het advies te vragen van het Consulaat over de echtheid van de documenten. Ook meent de administratie dat een nieuwe, dringende visumaanvraag wel degelijk tot de mogelijkheden behoorde. De twee tantes en de oom van Rose Elombé zijn niet naar het trouwfeest kunnen komen. de kracht van bemiddeling Het schooljaar is begonnen, maar waar zijn de kinderen? Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Ook al wordt de beslissing genomen binnen de wettelijke termijn van zes maanden, dan nog kan het schooljaar meer dan half om zijn. B egin september. Het schooljaar is net begonnen en de heer Mboma maakt zich zorgen over de kinderen van zijn echtgenote. Enkele maanden voordien was zij vanuit Gabon naar België gekomen om haar man te vervoegen. Haar twee kinderen van 6 en 8 jaar had ze toevertrouwd aan haar zuster in Benin. In april had ze een voorlopige verblijfstitel gekregen en de DVZ heeft zes maanden om over haar definitieve verblijfstitel te beslissen. In augustus vroeg ze voor haar kinderen een visum aan in het kader van een gezinshereniging. Het echtpaar verneemt dat de beslissing niet voor februari genomen zal worden, waardoor de twee kinderen wellicht de helft van het schooljaar zullen missen. Eigenlijk liet de dienst Vreemdelingenzaken aan de ouders weten dat hij pas over de kinderen zou beslissen nadat mevrouw Mboma een definitieve verblijfstitel had gekregen. Dan nog zou de behandeling van de visumaanvraag van de kinderen zes maanden kunnen duren. Maar kan, gezien de bijzondere gezinssituatie, de behandeling van de aanvraag van Mevrouw Mboma niet versneld worden? De federale Ombudsman vraagt dit aan de Dienst Vreemdelingenzaken, die toestemt. Op 18 oktober verkrijgt mevrouw Mboma een verblijfsvergunning voor 5 jaar en op 23 oktober krijgen de kinderen een visum voor gezinshereniging. Zij komen op 5 november in België aan en kunnen het schooljaar volgen zonder al te veel achterstand.

51 Thema 7 Omdat de federale Ombudsman niet bevoegd is voor een gemeente Omdat de verzoeker zelf fouten maakt Omdat het probleem grensoverschrijdend is Thema 7 de kracht van bemiddeling Als het nodig is om creatief te zijn Omdat de federale Ombudsman niet bevoegd is voor een gemeente Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Wat indien de federale Ombudsman een fout van de gemeente opmerkt in een dossier? Hij kan de bevoegde federale overheid vragen om tussen te komen bij de gemeente; M evrouw Annan is Duits onderdaan en heeft een nieuwe job in Brussel gevonden. Omwille van haar beroepsactiviteit krijgt ze een verblijfstitel voor meer dan 3 maanden. Haar Ivoriaanse echtgenoot vergezelt haar en ook hij heeft een verblijfstitel aangevraagd. De gemeentelijke administratie weigert echter de aanvraag te registreren, omdat ze twijfelt aan de rechtsgeldigheid van hun huwelijk. De heer en Mevrouw Annan zijn een jaar voordien in Denemarken getrouwd. De gemeente heeft het advies gevraagd van het Parket van de procureur des Konings en in afwachting daarvan levert ze geen enkel document af. Enkele maanden later neemt Mevrouw Annan contact op met de federale Ombudsman. Haar man heeft een document ontvangen, maar niet datgene waar hij op wachtte De DVZ heeft hem een bevel bezorgd om het grondgebied te verlaten! Het spreekt vanzelf dat de gemeentelijke administratie de wetgeving correct moet toepassen, wat betekent dat ze niet het recht heeft om de registratie van een aanvraag voor een verblijfstitel te weigeren. In voorkomend geval komt het de DVZ toe om het verblijf te weigeren indien die het huwelijk niet erkent. Gezien de federale Ombudsman de handelingen van een gemeentelijke overheid niet kan controleren, vraagt hij rechtstreeks aan de DVZ om tussen te komen. In opdracht van de DVZ annuleert de gemeente het bevel om het grondgebied te verlaten en verzoekt de heer Annan om zich aan het loket te melden om een verblijfstitel aan te vragen als echtgenoot van een Europese onderdaan. Omdat het probleem grensoverschrijdend is FOD Financiën Soms kan een samenwerking tussen ombudsmannen uit verschillende landen bijdragen tot een oplossing M ijnheer Dos Santos heeft enkele jaren als leraar gewerkt in België, waardoor hij recht heeft op een Belgisch pensioen. De pensioendienst houdt bedrijfsvoorheffing af op zijn pensioen maar de heer Dos Santos maakt zich daar geen zorgen over. Tot meerdere jaren later ook de Portugese belastingadministratie belastingen heft op zijn Belgisch pensioen. Hij betwist deze belasting bij de Portugese fiscus, maar zijn klacht wordt verworpen. Waarom? België en Portugal tekenden een Overeenkomst tot het vermijden van dubbele belasting en volgens die overeenkomst is het Belgische pensioen van de heer Dos Santos wel degelijk onderworpen aan Portugese belasting. De FOD Financiën had dus geen bedrijfsvoorheffing mogen afhouden. Mijnheer Dos Santos wenst te worden terugbetaald, maar de feiten die meer dan 5 jaar teruggaan, zijn verjaard. Omdat er in het Belgisch recht geen oplossing voorhanden is, onderzoeken de federale Ombudsman en de Provedor de Justiça, de Portugese Ombudsman, de mogelijkheden om een beroep te doen op de procedure van onderling overleg, die voorzien is in de Overeenkomst tussen beide landen. Op basis van de klacht die de heer Dos Santos had ingediend bij de Portugese fiscus, heeft de Provedor de Justiça de Portugese belastingsadministratie overgehaald om een procedure van onderling overleg op te starten. Van zijn kant verkrijgt de federale Ombudsman van de FOD Financiën dat deze instemt met het beroep op de procedure van onderling overleg en een terugbetaling wil doen in voorkomend geval. De weduwe van de heer Dos Santos (hij is odnertussen helaas overleden) heeft dan ook de euro bedrijfsvoorheffing teruggetrokken die ten onrechte waren afgehouden door België, vermeerderd met verwijlinteresten. de kracht van bemiddeling Omdat de verzoeker zelf fouten maakt Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) bij de FOD Binnenlandse Zaken Soms is het moeilijk om alle formaliteiten juist te vervullen. Met de federale Ombudsman als tussenpersoon kan het dan wel lukken. D e dienst Vreemdelingenzaken heeft geweigerd een visum voor gezinshereniging toe te kennen aan de heer Cruz om twee redenen. Het huurcontract dat zijn echtgenote heeft voorgelegd, is niet geregistreerd en het attest van de mutualiteit, dat bewijst dat de heer Cruz wel degelijk gedekt wordt door haar ziekteverzekering bij zijn aankomst in België, is niet geldig. De echtgenote van de heer Cruz heeft twee fouten begaan bij het samenstellen van het dossier. Ze heeft het verkeerde attest van de mutualiteit bezorgd en heeft de achterkant van de huurovereenkomst niet gefotokopieerd, waarop de stempel staat die bewijst dat het contract wel degelijk geregistreerd is. Nadat hij de naar behoren ingevulde documenten heeft ontvangen van de echtgenote van de heer Cruz, vraagt de federale Ombudsman aan de dienst Vreemdelingenzaken om de visumaanvraag een tweede keer te onderzoeken, rekening houdend met de nieuwe elementen. De administratie stemt hierin toe, waardoor het echtpaar geen tweede dossier moet aanleggen voor een nieuwe aanvraag. Enkele maanden later wordt het visum toegekend en de heer Cruz kan naar zijn vrouw in België afreizen.

52 Thema 7 Wanneer de relaties danig verzuurd zijn... de kracht van bemiddeling 102 In uiterst delicate omstandigheden wanneer de relaties danig verzuurd zijn... Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen (DG EPI) bij de FOD Justitie Als de relaties danig verzuurd zijn, kan de tussenkomst van de federale Ombudsman de situatie deblokkeren. T ussen de heer Lambert en de gevangenisadministratie is de relatie verziekt. De strafuitvoeringsrechtbank weigert elke maatregel tot invrijheidstelling of alternatieve strafuitvoering zolang hij geen uitgaansvergunning of penitentiair verlof heeft gekregen. Maar als de heer Lambert daar een aanvraag voor indient, weigert de gevangenisadministratie keer op keer. Soms krijgt hij zelfs de beslissing na de datum waarvoor hij een uitgaansvergunning had aangevaagd. Hij zit al 15 jaar in de gevangenis en er werd nog geen enkel herintegratieprogramma opgestart. Het parcours van de heer Lambert maakt dat zijn dossier uiterst gevoelig is. Hij is schuldig bevonden aan verschillende misdrijven, waaronder een moord gepleegd tijdens een van zijn penitentiaire verloven in Bovendien is hij twee keer ontsnapt. Volgens de gevangenisadministratie is het risico op recidive groot. De strafuitvoeringsrechtbank legt als voorwaarde het volgen van een therapie op, maar de dialoog tussen de heer Lambert en de psychosociale dienst van de gevangenis is verstoord. De federale Ombudsman vraagt aan de administratie om proactief te zijn en mogelijke oplossingen te zoeken, want anders zal de heer Lambert zijn straf uitzitten zonder dat zijn herintegratie werd voorbereid. Indien in dit stadium een uitgaansvergunning niet kan worden overwogen, dan moet er een therapie kunnen worden opgestart in de gevangenis, waar de heer Lambert natuurlijk moet aan meewerken. De psychosociale dienst, de heer Lambert en zijn zuster zijn meerdere keren samengekomen. De dialoog kwam langzaam terug op gang en de relatie evolueerde in positieve zin. De heer Lambert kreeg twee uitgaansvergunningen en twee penitentiaire verloven, die goed verlopen zijn. Als een gevolg hiervan heeft de strafuitvoeringsrechtbank hem het dragen van een elektronische enkelband toegestaan. In mei 2012 werd hij onder voorwaarden vrijgelaten. Thema 8 Vragen om info en klachten over het beleid inhoud Plotse wijzigingen in het beleid brengen klachten mee Burgers zoeken hun weg naar de informatie die ze nodig hebben De gecentraliseerde federale infolijn laat op zich wachten