Artikel 1. Reglement 1.1 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN).

Transcriptie

1 Artikel 1. Reglement 1.1 Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van Stichting Pensioenfonds Notariaat (SPN). 1.2 Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van het bestuur na afstemming met de leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie, al dan niet op voorstel van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie. 1.3 In geval van strijdigheid van dit reglement met bepalingen uit de wet, statuten of overige voor de leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie bindende interneof externe regelgeving, gaan de bepalingen uit de wet, statuten of overige voor de leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie bindende interne- of externe regelgeving voor. Artikel 2. Samenstelling en functies 2.1 De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie bestaat uit ten minste twee bestuursleden. De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie wordt bijgestaan door een vaste adviseur. De vaste adviseur heeft een adviserende rol naar de BVC en geen stemrecht. 2.2 Het bestuur wijst de leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie aan alsmede de voorzitter, niet zijnde de voorzitter van het bestuur. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie wijst de voorzitter van het bestuur zijn plaatsvervanger aan. 2.3 De samenstelling van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie dient zodanig te zijn dat de commissie beschikt over (een volgens een deskundigheidsmatrix evenwichtig verdeelde) voldoende kennis van, inzicht in en ervaring met: a. macro-economie; b. financiële markten; c. institutioneel vermogensbeheer; d. beleggingsstructuren; e. beleggingsstrategieën; f. integraal balans- en risicomanagement; g. derivaten; h. speciale beleggingsinstrumenten en andere (complexe) financiële producten; i. uitbestedingsprocessen; j. relevante regelgeving; k. overeenkomsten (en adequate niveaus van dienstverlening); l. selectie en bewaarneming (alsmede zekerstellingen en adequate niveaus van dienstverlening). 2.4 De deskundigheid van individuele leden op voornoemde terreinen wordt getoetst aan een adequaat functieprofiel. 1/6

2 2.5 De leden voldoen naar het oordeel van het bestuur aan de normen van DNB en AFM ten aanzien van de deskundigheid, integriteit en geschiktheid. 2.6 De volgende functies zijn - behoudens voorafgaande instemming van de compliance officer - niet verenigbaar met het lidmaatschap van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie: a. zitting in het verantwoordingsorgaan van SPN b. zitting in de audit- en risk commissie van SPN c. (neven- of advies)functie bij de externe accountant van SPN d. (neven- of advies)functie bij de adviserend actuaris van SPN e. (neven- of advies)functie bij de certificerend actuaris van SPN f. (neven- of advies)functie bij een adviseur of opdrachtnemer van SPN 2.7 Commissieleden worden benoemd voor een periode van vier jaar en zijn tweemaal herbenoembaar. De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie stelt een rooster van aftreden vast. 2.8 Lidmaatschap van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie eindigt door de in artikel 8 lid 5 van de statuten genoemde situaties. Artikel 3. Taken, bevoegdheden en werkwijze 3.1 De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie initieert formeel beleid voor en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur over de volgende onderwerpen: a. risicomanagementbeleid aangaande balansmanagement, beleggingen, compliance en de controleverslagen van de audit- en risk commissie op uitvoering van het risicomanagementbeleid; b. identificatie, analyse, beheersing, monitoring, rapportage en evaluatie van alle risico s aangaande balansmanagement, beleggingen en compliance zaken, binnen het kader van dit risicomanagementbeleid; c. risicoambities, risicodiversificatie en risicobudget; d. ALM-studies en continuïteitsanalyses, waartoe het bestuur formeel opdracht geeft; e. afdekking mismatch- en valutarisico en derivatenstrategieën; f. strategische beleggingsportefeuille: de verdeling (met bandbreedtes) over beleggingscategorieën, -strategieën en stijlen, en de vaststelling van benchmarks, allocatie van risicobudget, herbalanceringsbeleid; g. duurzaam beleggingsbeleid en stemrichtlijnen, de verklaring inzake beleggingsbeginselen alsmede uitgangspunten die van belang zijn in het kader van transparante uitvoering van vermogensbeheer; h. actief versus passief vermogensbeheer voor de verschillende onderdelen van de beleggingsportefeuille; i. interne of externe uitvoering van vermogensbeheer, inclusief risicoanalyse aangaande uitbesteding; j. selectie, aanstelling, monitoring en ontslag van (externe) beheerders, bewaarders en financiële tegenpartijen; k. monitoring, performancemeeting, rapportages van dienstverleners en evaluatie van SLA s en kosten; l. bewaarneming, beleggingsadministratie(s) en bijbehorende rapportageverplichtingen; 2/6

3 m. jaarlijkse (concept)beleggingsplan inclusief normportefeuille (beleggingscategorieën, - regio s, -strategieën en -stijlen) en toegestane marges ten opzichte van de normportefeuille; n. afwijkingen van het afgesproken beleggingsbeleid op voorstel van de uitvoerders van het beleggingsbeleid; o. het in overleg met of op verzoek van het bestuur verrichten van onderzoeken inzake vermogensbeheer; 3.2 De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie controleert de uitvoering van het beleggingsbeleid en beoordeelt de rapportages en verantwoordingen van de (interne/externe) uitvoerders van dat beleid. 3.3 Ten behoeve van deze taken hebben leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie recht op: a. alle informatie die de leden nodig achten om de taak van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie goed te kunnen uitvoeren, inclusief de rapportages van de audit- en riskcommissie; b. overleg met het bestuur over de doelstelling en inrichting rond beleggings- en balansmanagement en controle. 3.4 De vaste adviseur woont de vergaderingen van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie bij. De vaste adviseur: a. geeft gevraagd en ongevraagd advies tijdens de vergaderingen b. geeft inhoudelijk advies op o.a. strategisch beleggingsbeleid, jaarplan beleggingen en risicomanagement c. duidt/opinieert tijdens de vergadering rapportages d. voert op verzoek aanvullende taken uit. 3.5 De leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie rapporteren aan het voltallige bestuur over de in lid 1 en 2 bedoelde aangelegenheden en op welke wijze het in lid 3 bedoelde is nageleefd, uitmondend in een advies waarna het bestuur - eventueel na de vereiste interne procedures rond advies - op basis van die rapportages en adviezen beslissingen neemt. 3.6 Bij al hetgeen de beleggings- en balansmanagementcommissie verricht wordt het principe van goed huisvaderschap (prudent person rule) gehanteerd. 3.7 Leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie en de vaste adviseur handelen in de uitoefening van deze functie in overeenstemming met uitsluitend de belangen van SPN. Artikel 4. Vergaderingen balansmanagement- en vermogensbeheercommissie 4.1 De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie vergadert zo vaak als haar dit wenselijk voorkomt, doch ten minste zes maal per jaar en gelijkmatig verdeeld over het jaar ( reguliere vergadering ). 3/6

4 4.2 De vergaderingen van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie worden bijeengeroepen door de voorzitter en bij zijn afwezigheid door de plaatsvervangend voorzitter. Een verzoek tot bijeenroeping kan worden gedaan door een lid van de balansmanagementen vermogensbeheercommissie, door het bestuur of door de directie. In het verzoek wordt melding gedaan van de samenstelling waarin de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie vergadert. 4.3 Uiterlijk zeven dagen vóór de vergadering ontvangen de commissieleden de agenda en de daarbij behorende stukken. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter (en bij zijn afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter) bepalen dat de agenda en/of de daarbij behorende stukken tot uiterlijk één dag vóór vergadering worden toegezonden. Het bestuursbureau stelt de agenda in overleg met de voorzitter van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie en de directie samen. De agenda bevat een aanduiding ten aanzien van de samenstelling waarin de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie vergadert. 4.4 De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie bepaalt wie voor de vergaderingen worden uitgenodigd. 4.5 De agenda van een reguliere vergadering kent een evenwichtige verdeling over onderwerpen van strategisch, controlerende en operationele aard, waarbij volgens een planning alle taken genoemd onder artikel 3 in 12 maanden aan de orde komen. 4.6 Van de vergaderingen van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie wordt ten minste verslag gedaan van besluiten met motivering en verslag over de voortgang van de implementatie van de besluiten. De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie stelt het verslag vast, dat door de voorzitter wordt ondertekend. Op de eerstvolgende bestuursvergadering na iedere vergadering van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie brengt de voorzitter van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie verslag uit over het door haar gevoerde beleid. 4.7 Besluiten in de vergadering van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie worden genomen met meerderheid van stemmen van haar leden in een vergadering waarin de meerderheid van het aantal leden aanwezig is. Bij staking der stemmen zal er over het betreffende onderwerp besluitvorming in het bestuur plaatsvinden. Artikel 5. Geheimhouding 5.1 Alle leden van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie zijn verplicht geheim te houden hetgeen hun in deze functie ter kennis is gekomen en waarvan de geheimhoudingsplicht uit de aard der zaak voortvloeit of waarvan hun voorzitter geheimhoudingsplicht heeft opgelegd. Artikel 6. Ondersteuning 6.1 Het bestuursbureau van SPN ondersteunt de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie bij de werkzaamheden en tijdens de vergaderingen. 4/6

5 Artikel 7. Zaken van aanmerkelijk belang 7.1 De balansmanagement- en vermogensbeheercommissie legt zaken van aanmerkelijk belang te allen tijden voor aan het bestuur. Onder aanmerkelijk belang wordt verstaan: transacties van bijzondere aard en omvang; ontwikkelingen en gebeurtenissen die de realisatie van het strategisch beleggingsbeleid en de uitvoering in materiële zin raken. Artikel 8. Onvoorzien 8.1 In geval dit reglement niet voorziet in een ontstane situatie overleggen de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de balansmanagement- en vermogensbeheercommissie over de te volgen procedure. Artikel 9. Inwerkingtreding en wijzigingen Dit reglement is vastgesteld in de bestuursvergadering van 20 september 2017 en treedt in werking per direct en vervangt alle eerdere reglementen. De bijlage bij dit document wordt van tijd tot gewijzigd na besluitvorming door het bestuur over een verleend of ingetrokken mandaat. 5/6

6 Bijlage: Mandaten balansmanagement- en vermogensbeheercommissie en/of bestuursbureau Mandaat BVC/BB Vanaf Tot 6/6